合同管理程序.doc

合同管理程序1.目的：明确合同的要求，并通过合同评审确保公司有能力满足这些要求。2适用范围：适用于公司产品销售合同、订单的管理。3定义：略4职责分配：4.1销售部：负责确定合同/订单要求，组织对合同/订单进行评审，并对合同/订单的执行情况进行跟进。4.2制造部、采购部、品质部、研发部等部门参与合同/订单评审，并实施合同/订单中的有关部分。4.3 总经理：负责合同/订单评审表的批准。5. 过程分析乌龟图:计算机系统 电话电子邮箱、微信等用什么资源（设备、材料等）？谁来做？销售部：合同/订单管理的归口管理部门各部门：参与合同/订单的评审合同/订单评审表顾客订货要求表签订正式合同合同/订单更改通知单合同/订单统计台账顾客合同/订单及其变更法律法规要求合同管理过程业务洽谈 接收合同/订单合同/订单的评审合同的签订和合同/订单的执行合同/订单的更改/取消输出输入合同/订单评审及时率订单交期准确率合同管理程序用何指标衡量？用何程序、方法？6流程图：流程图责任部门相关表单业务洽谈合同/订单接收通过未通过合同/订单的保存合同/订单的更改/取消合同的签订与合同/订单的执行合同/订单评审7程序内容：7.1业务洽谈7.1.1销售部做好与顾客的业务洽谈。洽谈前，要做好充分的准备；洽谈过程中，要充分听取顾客的意见，帮助顾客掌握完整的产品信息，同时要了解顾客的资信情况。7.1.2 洽谈过程中，要就合同的基本要求，如品名、规格、数量、价格、交付、包装、交货期、交付方式、结算方式、违约责任、仲裁与索赔等，逐条与顾客明确，达成一致意见。7.2 接收合同/订单7.2.1 本公司只接收书面的购货合同/订单。对于顾客的口头订单，销售部应将其记录在顾客口头订单记录表上，用电子邮件发给顾客，由顾客书面确认后回传。7.2.2 销售部应将合同/订单送至销售部跟单员，由销售部跟单员组织对合同/订单的评审。7.2.3 销售部跟单员根据合同/订单的性质将其分成常规合同/订单或特殊合同/订单； 1）常规合同/订单是指针对公司已有的产品所订的合同/订单 2）特殊合同/订单是指常规合同/订单外的合同/订单，包括针对新产品或者对现有产品有附加技术要求、包装要求的合同/订单7.2.4 销售部跟单员填写合同/订单评审表，连同合同/订单一起送有关部门进行评审。7.3 合同/订单的评审7.3.1 合同/订单的要求。合同/订单评审要保证： 1）顾客的各项要求（规格、数量、性能、交货期、结算方式等）得到确定并形成文件 2）合同或订单中各项要求不存在含糊不清之处，特殊要求有明确说明，多次洽谈前后不一致的地方得到了解决 3）合同或订单符合有关法律法规、标准的要求 4）顾客的潜在要求得到识别，这些要求是预期或者规定用途所必需的 5）本公司的附加要求能确保兑现 6）本公司有履行合同或订单要求的能力7.3.2 常规合同/订单的评审 1）销售部跟单员从进销存系统中知道有现货时，只需将合同/订单评审表送计划科及销售部经理进行评审 2）无现货时，由销售部跟单员将合同/订单评审表交计划科就生产能力、生产完成日期进行评审，如果库存中无所需产品的物料，则还应将合同/订单评审表送采购部就采购能力、到货日期进行签字评审，之后由销售部经理就交货期限进行评审。7.3.3 特殊合同/订单的评审 1）以专题会议的形式进行，由销售部牵头，副总经理主持，研发部、工艺部、采购部、制造部、计划科、品质部参加 2) 评审时应注意： 设计、采购和生产的周期 要衡量本公司的设计、工艺和检测能力 要识别新的质量要求、产品颜色要求、包装要求 对成本和利润进行核算7.3.4 评审后，参加评审的部门应在合同/订单评审表中的相应栏目中签字，最后将合同/订单评审表送总经理批准。7.3.5 在合同/订单评审过程中，评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或者修改建议时，由销售部跟单员负责与顾客联络，征求其书面意见，经协商确定后的变动事项需在合同/订单评审表中予以记录。7.4 合同的签订与合同/订单的执行7.4.1 合同评审后，销售部经理根据合同草案与批准的评审结果，负责与顾客正式签订合同，订单评审通过后即生效。7.4.2 销售部跟单员将合同/订单及合同/订单评审表中的内容转化为顾客订货要求表，连同有关的顾客资料分发给有关部门，作为设计、生产、检验、出货等的依据。7.4.3 销售部跟单员应建立合同/订单跟进控制表，记录合同/订单的执行情况。若发生与合同/订单不一致的情况，应及时与顾客协商解决。7.5 合同/订单的更改/取消7.5.1 若因非顾客原因需修改订单或合同时，由产生原因的部门通知销售部跟单员。销售部跟单员及时与顾客联系，得到顾客的同意后，在原合同或订单上注明更改内容并填写合同/订单更改通知单。销售部跟单员应将合同/订单更改通知单送到与合同/订单修改有关的部门进行评审，并报送总经理批准，然后发至有关部门。7.5.2 若因顾客提出合同/订单条款修改时，应由销售部跟单员填写合同/订单更改通知单，经与合同/订单修改有关的部门评审后送至总经理评审，然后发至有关部门。销售部跟单员应在原合同或订单中注明修改情况。7.5.3 顾客取消合同/订单时，销售部跟单员需与顾客协商，就本公司已投入的物料、已生产的半成品和产品的处理，以及由此产生的损失，与顾客达成一致意见。销售部跟单员应用合同/订单更改通知单将合同/订单的取消情况通知有关部门。7.6 合同/订单的保存7.6.1 所有已经确定的订单/合同及其后的修订，以及合同/订单评审表、合同/订单更改通知单均由销售部负责存档。存档时应注意将合同/订单与相应的合同/订单评审表、合同/订单更改通知单保存在一起。7.6.2 合同/订单履行中的来往电子邮件应予以保存，作为合同/订单的附件。8 过程绩效的监视：目标名称计算公式目标值监视时机监视部门8.1合同/订单评审及时率1.常规合同需半天评审完毕，特殊合同/订单需1天评审完毕2.合同/订单评审及时率=（按时完成的合同/订单评审次数）/（合同/订单评审总次数）*100%98%每月销售部8.2订单交期准确率1-（交期变动订单数/订单总数）*100%90%每月销售部9 过程中的风险和机遇的控制（风险应对）：风险应对措施执行时间负责人监视方法因合同评审不严谨导致开发的新产品不能满足顾客要求1.新产品合同的评审应在合同签订之前进行，确保顾客的各项要求合理、明确、书面化，确保公司有能力满足2.销售部经理在检查各部门评审的有效性的基础上，在确定合同/订单评审表已得到总经理批准的情况下，方可与顾客签订合同每份新产品的合同均需按此办理销售部经理总经办每月对新产品合同的签订情况进行检查，看有无违规情况10相关文件：11相关记录：