现代职业秘书实务第一章绪论.ppt

现代职业秘书实务 21世纪高职高专精品教材 现代秘书系列 现代职业秘书实务 谭一平编著 北京 中国人民大学出版社 2007年7月第1版 21世纪高职高专精品教材 现代秘书系列 谭一平 目录 第一章绪论第二章秘书的基本条件第三章秘书的工作知识第四章秘书的社会常识第五章人际关系第六章交流沟通第七章上司办公室的管理第八章接打电话第九章接待客人第十章信息工作第十一章上司的日程安排第十二章会务工作第十三章文书工作第十四章档案管理工作第十五章上司出差前后的工作第十六章办公自动化第十七章其他工作 第一章绪论 秘书是为上司 即秘书的直接领导 本书下同 而存在的 由于行业和职位的不同 上司 们的工作千差万别 但他们工作的本质是一样的 那就是 决策 为了让领导人的决策做到科学而又及时 就必须为他们创造一个良好的决策环境 就需要有专门的人为领导人收集和整理各种信息 这种专门从事为领导人创造决策环境的工作就是秘书工作 所以 秘书是为上司创造最佳决策环境的人 第一节秘书的含义 第二节秘书的分类 在我国大多数企业中 秘书们之间的分工似乎都不是十分明确 而且秘书负责的工作范围也很宽 所以 给秘书分类也只能是勾勒出一个大致的轮廓 日本著名学者田中笃子在其 秘书的理论与实践 一书中将秘书的日常工作分为四个层次 并称之为 钻石图 见下图 知识链接 秘书的理论与实践 引进版 作者 日本 田中篤子 译者 谭一平 高等教育出版社 2004 06出版 中译本序言 亲爱的中国读者 你们好 拙著 秘书的理论与实践 这次能在贵国翻译出版 本人感到非常之荣幸 本人从1973年开始研究秘书理论并着手准备写这本书 日本的法律文化出版社在1977年第一次以现在的形式正式出版了本书 为了形成有自己特色的 秘书学 我对本书进行了多次修订 现已成为一些日本大学选用的教材 因此 本书在中国翻译出版后 如果也能选作培养青年学生的教材 我将非常高兴 本人一直对中国人民和文化怀有深深的敬意 最早的文字都是由秘书记录下来的 翻开秘书的历史 文字的载体经历了黏土 纸莎草 papyrus 和羊皮纸等形式 直到中国发明了纸 才真正实现了文字载体的飞跃 一想到中国有如此悠久的文明 我的敬佩之情油然而生 我们日本受中国文化的恩泽实在太多了 本人在年轻的时候也从事过秘书 或者称之为上司的助理 的工作 深知这是一种需要具备相当亲和力和忍耐力的职业 但是 无论计算机如何普及 作为秘书都需要掌握一些基本的技能 这一点在全世界都是一样的 由于中日两国文化有长期的交流 在现在的日本语中还使用相当多的汉字 两国文化同属汉字圈 因此 我确信中国的读者能充分理解本书的内容 这本书当初就是为那些迎接国际化挑战的秘书而写的 我相信本书对同样面临国际化挑战的中国秘书有一定的帮助 最后 当本书在中国出版发行之际 我要对中国的高等教育出版社 日本的法律文化出版社和为翻译本书付出辛勤劳动的谭一平先生表示衷心的感谢 秘书工作 钻石图 钻石图 图解 钻石图 中的a部分工作是指参与企业经营决策 协调与各方面的关系和负责秘书部门的管理等工作 b部分工作包括上司办公室的管理 负责文件起草 信息收集 日程管理 上司出差准备等工作 c部分工作包括为上司接打电话 接待客人 收发邮件等工作 d部分工作主要足负责办公用品管理 安检 卫生等行政后勤工作 第三节秘书的起源与现代意义秘书的诞生 一 我国古代秘书的起源我国的秘书工作到底起源于什么时候 目前学术界似乎还没有定论 从秘书的职责是辅助领导的工作这个意义上来说 早在人类还处于原始部落的时代秘书就已经诞生了 二 现代意义秘书的诞生 作为一种正式的社会职业 现代意义上的秘书是在发明打字机之后才正式形成的 1714年亨利 米尔 HenryMill 打字机的出现再加上速记法的改进 大大提高了办公室的工作效率 秘书要能够用速记将上司口述的指示 迅速用打字机打出来 形成正式的文件 这逐渐成为欧美国家雇佣秘书的首要条件 知识链接 键盘非常悠久 早在1714年 就开始相继有英 美 法 意 瑞士等国家的人发明了各种形式的打字机 最早的键盘就是那个时候用在那些技术还不成熟的打字机上的 直到1868年 打字机之父 美国人克里斯托夫 拉森 肖尔斯 ChristopherLathamSholes 获打字机模型专利并取得经营权经营 又于几年后设计出现代打字机的实用形式和首次规范了键盘 即现在的 QWERTY 键盘 为什么要将键盘规范成现在这样的 QWERTY 键盘按键布局呢 这是因为最初 打字机的键盘是按照字母顺序排列的 而打字机是全机械结构的打字工具 因此如果打字速度过快 某些键的组合很容易出现卡键问题 于是克里斯托夫 拉森 肖尔斯 ChristopherLathamSholes 发明了QWERTY键盘布局 他将最常用的几个字母安置在相反方向 最大限度放慢敲键速度以避免卡键 肖尔斯在1868年申请专利 1873年使用此布局的第一台商用打字机成功投放市场 这就是为什么有今天键盘的排列方式 三 秘书的性别 女性秘书真正引起社会关注 是在一战期间 由于性别特点而使男女秘书在工作中各自具备优势 一般来说 男性秘书在知识结构 组织能力等方面占有一定优势 而女性秘书工作细心 善于沟通等优势 第四节秘书工作的发展趋势 随着IT技术的迅猛发展 特别是互联网走进千家万户 秘书工作的方式也开始发生革命性的变化 而且 企业领导人对秘书的要求正也在悄悄地发生变化 因此 秘书工作的综合化 信息化和国际化己成为历史的潮流 一 秘书工作的综合化 由于企业经营活动日趋复杂化和多样化 使秘书工作开始综合化 比如 在公司的新产品新闻发布会上 秘书要像外交部礼宾司的官员那样既能显示出深厚的教养 又能娴熟地应付各种突然的情况 而在与客户进行业务谈判时 则要求秘书有坚韧的耐性和丰富的业务知识 能处理谈判中各种棘手的技术性问题 二 秘书工作的信息化 目前 利用在线办公进行经营管理也可以说是一种趋势 尽管计算机处理信息的能力是我们人类无法比拟的 但是它对信息的质量 即信息的重要性 机密性和紧急性的判断却无能为力 只有靠具备相应经营管理意识的秘书 用自己的经验与知识来进行过滤和取舍 三 秘书工作的国际化 1 全球化的时代2 绝对会说英语3 国际文化素养 第五节迎接时代的挑战 在今后 作为秘书除了具备秘书本身的基本知识和技能外 还应有一定的经营意识 并有相当的语言造诣 具备了必要的交涉能力 在另一方面 秘书的最大作用是帮助上司处理一些因误会等原因在交流沟通中生产的隔核 秘书如果具备了这些能力 才是一个为将来社会所需要的真正 人才