国际船代操作流程.doc

业务流程图：委托方-电传.电报.信函等-委托方-船务公司受理-复函代理确认-致电船长-通告港口.海关.海事.边防.检疫.装卸公司.商检等业务主管部门及货主船舶抵港派员登轮洽谈-提出实施方案-委托实施-自行验收-递交船方（或船东）-验收签字-向委托方收取费用。 一.商务商务人员负责船舶航次代理中港口使费.备用金的报价.索要；所代理船舶的各种货运单证以及统计工作。1 收到委托方地船舶代理委托后，对其委托进行审核，包括船舶规范，来港任务，和约主要条款，来港，去港，以及预抵时间等，确认无误后，接收委托书。2 商务报价：(1) 船舶使费报价主要项目包括：港务费.拖轮费.检验检疫费.系解缆费.停泊费.交通通讯费.杂费.代理费.等等。因业务需要还可能产生如下费用：租船费（出海检疫）.移泊费.困难作业费.护航费（船长超过250米/载货超过80000吨/载运一级危险品）.为油栏费（危险品船）.理货费等。(2) 船东保护代理报价主要项目：A 换船员：食宿费.签证费.交通费.边防费.代理费等B 上备件：交通费.租船费.报关.报检费.仓储费.代理费等C 加淡水：淡水费.加水劳务费等3. 催收备用金：发送报价单并得到委托方无异议后确认后，立即将公司FULL STYLE发送至委托方，根据确认金额催收备用金。4. 搜集.整理.核对引航站.理货公司.装卸公司.拖轮公司.检疫站.等送来的费用单，将其逐航次归纳。5. 待费用到齐，制作单航次航次结账单一式三份，一份连同费用单装订成本寄给委托方结算，一份与费用单复印件装订成本，作为航次结算档案，一份留存备查。船舶离港后，30天内把航次结算单制作完毕，费用结算应按照“多退少补”为原则。6. 负责公司合同和协议的管理。7. 负责印章.空白单证的管理二.计划调度 负责公司所有船舶的动态管理，负责日常值班电话及高频电话的接听，负责代理船舶的靠泊计划工作，为船舶联系补油.补水等工作。1. 迅速.详细的书面答复船公司来电询问的本港港口情况.费率.装卸率等情况。2. 委托关系确认后，主动与各有关方（包括船东.租家.发货人.收货人及货代）联系，了解各有关方的要求，并获得船舶.货物的资料。3. 与船舶取得联系，及时将进港指南传真（电传）至船舶，向船方了解预报（确报）抵港时间，抵港吃水等情况，并将传真（电传）保存于单船档案袋中。4. 缮制进港申报，根据港口习惯（日照港为船舶预抵7日内/航程不足7日的在驶离上一港），将填妥地进港申报分送海事局.检疫局.海关.边防.港务局等有关方。（各部门所需单证：海事-进港申报书.船舶规范；海关-进港申报书.作业准单；边防-进港申报书.船员名单.总申报单；卫检-进港申报书.入境检疫申报单）。5. 与货主联系，落实货物性质。如果是危险品，协助内勤缮制危险品申报单，并向海事局申报。6. 及时将进港申报书.进出口舱单.提单.引航通知单.靠泊保证函等资料7. 落实所代理船舶的靠泊计划后，及时通知各有关方，并将传真（电传）留存于单船档案袋中。8. 保持与船舶.船东.货主.货代地联系，船舶靠泊计划落实后，立即通知各有关方。9. 船舶靠泊前一个工作日内，向外勤通报委托方及各有关方的要求及注意事项。10. 每日早9：00前将最新船舶动态如预抵/预离时间.预完货时间.开工头数.作业进度等等报送更有关方。11. 电话.传真.高频联系各有关方三.外勤 船务外勤是船舶代理公司为抵港船舶提供现场服务的第一线人员，是船务代理公司的主力，其业务素质地高低，服务质量地好坏，直接反映出船代公司的服务水平和是否具有竞争力。外勤负责登轮办理船舶进出口手续，协调落实船舶作业计划，送递有关单证，完成船方委托事项，掌握船舶作业进度，缮制装卸时间事实记录等工作。1. 登轮准备（1） 接到计划调度转交的单船工作记录本，认真仔细了解船舶规范，来港任务，委托关系合同主要条款，检疫资格等。（2） 联系计划调度.综合服务，了解各有关方委办事项，收取船舶邮件，物品。（3） 联系商务了解进出口货物单证情况及备货情况，有关货物单证预送海关.作业公司及理货公司（如需）。2. 登轮工作（1） 应在船舶抵泊位前到达码头，协调码头.货主.理货.商检.各联检部门与船方的关系。（2） 登轮时，须与船长核实如下信息，并在单船记录本上做好记录，同时电话通知值班调度。由值班调度向委托方第一时间发送船舶的靠泊（离港）动态报。 A 船舶抵港情况记录 B 船长临时委办地其他事项 C 向船方索取相关联检单证，并检查其准确性。如装货，将装货清单递交船长（大副），如卸货，将正本舱单从船上取下，叫内勤。 D 与船长共同签署装卸准备就绪通知书，一份交船长，一份传送委托方，并留底。 E 办理船舶吨税申请手续，船长递交的海事声明签证手续，安检复查手续。 F 办理船舶进口手续。 G 正常情况下，每日至少登轮两次与船方.码头核对装（卸）货进度，报值班调度并转各有关方。特殊情况，船方随叫随到。 H 装卸作业结束，即与船长共同签署装卸事实记录正本一式两份，一份留船长，一份带回转委托方，并留底。 I 落实船舶离港情况，（存油水.开航水尺.预抵下港时间等），通报值班调度。 J 办理船舶出口手续，洽值班调度联系引水.拖轮。 K 船舶离港后，在第一时间内通知值班调度，向委托方发送船舶离港报。 L 整理好装卸准备就绪通知书，装卸事实记录，整套货运单证，传真给委托方，正本交内勤（商务）寄给委托方。 M 填写单船记录，单船费用通知单交内勤（商务）。3.处理船舶应急采购和零星采购。4.处理突发事件，协助做好综合服务工作四.综合综合服务人员负责进口.过境危险品申报，负责遣返船员手续，提取免税备件，并为来港船舶提供各类劳务服务，为船舶正常营运提供必要保障。1. 负责进口.过境危险品的船舶载运申报工作，将海事局批准的进口.过境船舶载运危险品申报单转外勤，并通报计划调度，值班调度。2. 船员遣返和船员就医。3. 进口免税备件的供应。4. 船务单船工作记录本，单船记录的填写。单船工作记录本和单船记录是船务代理工作的纪录.交接及归档凭证，船务部各岗位均应在相应处如实详尽的填写。5. 签发出口提单。6. 签发进口船舶提货单。7. 电子舱单的申报。8. 单船档案的整理.装订.归档第一部分：船务计划/调度主要业务1. 代理委托这是指国外或国内的船公司或船舶经营人以书面形式（电子邮件或传真）委托船舶代理公司为其即将来港进行货物装卸等办理船舶进出口业务的正式委托。委托函电的主要内容包括：(以DAESHIN SHIPPING KR为例)1）要有委托方全称及通讯联系办法- 包括公司名称、电话、传真、EMAIL地址等。这是为业务工作联系所必需的。2）.要有明确“委托“的字样，诸如APPOINT/APPOINTMENT;NOMINATE/NOMINATION等。如：SUBJECT- AGENT NOMINATION FOR MV PANAMAXMARS(V-0502)或：WE ARE PLEASED TO APPOINT YOUR GOOD COMPANY AS AGENT FOR MV XXXXXX3). 船舶规范4). 有关货物情况包括- 船东、货主（发货人）、装货数量、装港、卸港等5). 提单（B/L- BILL OF LADING）一般包括使用何种提单格式、在提单上加注、委签提单申请、以及在装货完毕将提单清样（DRAFT B/L）传委托人，在获得明确的书面确认后才能将提单签放给货主。注：关于提单格式，一般大的船公司都有自己的专用格式，如日本第一中央、日本邮船、川崎汽船、中远等。没有本公司专用格式的船公司一般使用CONGENBILL94 格式。也有使用 SEAWAY BILL或其他特殊格式的6). 船舶动态（SHIPS ITINERARY）包括船舶何时抵、离某港。7). 给代理公司提出的一些要求或咨询： 包括 港口、泊位、航道水深、吃水限制，装卸设备、装卸率、星期天/节假日是否工作、能否加油加水、供应伙食、添加物料、更换船员以及备货等。2. 确认委托：收到船公司委托电后应立即回电予以确认。确认电通常以传真或电子邮件形式发出。内容包括：1).报港口使费预算（PRO-FORMA PORT DISBURSEMENT）,内容包括：引水费（PILOTAGE）、码头停泊费（WHARFAGE.）、港务费（HARBOUR DUES）、系解缆费（MOORING/UNMOORING）、拖轮费（TOWAGE FEE）、护航费（ESCORT FEE）、代理费（AGENCY FEE）、检疫费（QUARANTINE FEE）、压舱水消毒费（DISINFECTION OF BALLAST WATER）、杂费（SUNDRIES）、通讯费（COMMUNICATIONS）、吨税（TONNAGE DUES）等。2).告知本公司全称、地址、通讯联络方式及银行帐号（美圆或人民币），以便对方汇款。3).回复对方咨询或要求（见上）。3.办理国际航行船舶进口申请书（俗称挂号单）接受委托，在船舶资料齐备后即可办理船舶进口申请书，在海事局批准后，分别呈送海关、边防、检验检疫、港口业务处、货主等单位。4.办理超限制船舶申请黄骅港海事局对长宽超过226米/32.2米的船舶需事先经引水同意后方可办理进口申请。进口申请格式如后。今后随着黄骅港航道加深，这种限制自然就会取消了。5.索要国际航行船舶保安信息申报表所需证书资料这些资料主要包括：ISSC(INETERNATIONAL SHIP SECURITYCERTIFICATE.国际船舶安全证书）；DOC(DOCUMENT OF COMPLIANCE. 符合证书)；SMC(SAFETY MANAGEMENT CERTIFICATE. 安全管理证书)。此外，还有卫检所需的：免予除鼠证书（DERATTING EXEMPTION CERT.）; 卫生证书（SANITARY INSPECTION CERT.）; 前两周的挂港记录（VOYAGE MEMO OR PORTS OF CALL FOR LAST TWO WEEKS）6.缮制出口载货清单（EXPORT MANIFEST）和装货单（LOADING LIST）（予录舱单）在接货主下货纸（SHIPPING ORDER）后缮制出口载货清单若干份，主要是报海关1份，代理留底1-2份。根据下货纸或出口舱单若干份，给船方一份做为绘制船图（STOWAGE PLAN OR PRE-STOWAGE PLAN）的依据。船方交出船图后（一般由大副作），代理再转交港口生产调度部门及货主。（以船图为例）注：在黄骅港，船舶抵港后代理必需清楚了解船上压舱水情况，船舶代理论坛包括在何地装载、压舱水数量及排水时间。压舱水数量及排水时间与装货有关。而装载地则与卫检决定是否消毒有关，如来自疫区，则需对压舱水进行消毒，并根据数量收取消毒费。7.接听电话、收发传真、处理电子邮件这是代理计划或调度日常的大量工作。随着因特网的普及应用，为我们与国内外船公司之间业务联系提供了极大的便利。所以对于电子邮件必需及时、准确予以处理，以便在我们的客户中树立优质服务的形象。8.有关船舶动态的业务工作从船东委托代理到我方确认，从船舶抵港下锚、靠泊、开始装卸、结束装卸到开航，整个船舶的动态委托方均十分关注。一般来讲，从委托到靠泊前，其关注重点在货物是否备妥、船舶排队等泊情况（LINE-UP）、何时能靠泊等。这时代理计划或调度的工作就是将每天港口安排的靠泊计划以及备货等情况告知委托方（以LINE-UP形式）。对于船舶抵港到开航这段时间的动态，主要通过抵、靠、离三电告知委托方。对于某些单项事情的委托、咨询大多以电话或电 子邮件予以及时处理，比如安排船长借支、船员遣返就医、安排 航修等。三电的主要内容包括：a. 抵电= 主要内容有 船舶抵港下锚时间，存油存水，抵港吃水，备货情况，ETB/ETCD，等b. 靠电= 主要内容有 靠泊时间，装卸开始时间，ETCD 等。离电= 主要美容有 开航时间，装货量，离港吃水，离港存油水，以及予抵下一港的时间等。9).有关船舶货运文件（单证）的处理船舶货运文件主要包括：提单（BILL OF LADING）,进出口舱单（IM/EXP MANIFEST）,通知书（NOTICE OF READINESS）,装卸时间事实记录/时间表（STATEMENT OF FACTS/TIME SHEET）,货物积载图/船图（STOWAGE PLAN）。以上文件必须在船舶开航后尽快传送给委托方，供对方在卸货港办理报关和提货手续。出口流程 1、出口船档文件的建立： 船舶接受定舱前，建立出口船档文件，内容：船名、航次、预计离港日期。 2、场站收据膳制： 场站收据(共计11联)由发货人或其委托的一级货代膳制。 订舱： 出口科审核场站收据，如可以接受定舱，在场站收据的第五、六、七、八联上盖单证专用章，第二联留底，其余的退还订舱人。 箱管部门提箱人提供的场站收据第五联及提箱申请书，签发出口集装箱设备交接单。提箱人凭出口设备交接单向集装空箱堆场提取出口用的空箱。 3、装箱、盖进场章： 装箱可能在场站或发货人工厂/仓库，装箱后应制作装箱单。 货物装箱后，应对集装箱施铅封，并箱号、铅封好、发货件数填入场站收据6、7、8联中。 出口重箱拖入海关监管的码头/场站后，码头/场站在场站收据6联上盖进场章和填写日期。 4、膳制预配清单： 接受订舱后，根据场站收据的内容制作集装箱预配清单，按与码头/船公司商的时间开航前送码头等有关单位，以便码头安排船舶配载。 5、接受装箱单： 订舱人将装箱单交出口科，出口科核对装箱单的箱好、铅封号、提单号等内容与场站收据第六联的内容一致无误后，在场站收据第六联装货单盖申报专用章。 6、报关： 发货人自己或委托报关行报关。 7、膳制出口舱单： 出口舱单在船舶开航前制作完成，一供船务外勤人员办理船舶离港结关手续。 8、装船： 码头必须根据订舱人提供的盖有海关放行章的场站收据第六联安排集装箱货物装船。 9、船舶离港： 装货完毕后，外勤人员向物流一科办理船舶离港结关手续。 10、提供资料： 出口舱单：箱号清单;拼箱货的装箱单;船员名单;总申报单。 11、签发提单： 订舱人缴完运费后，凭场站收据第八联(场站收据)运费发票到出口科签发提单。