材料采购制度.doc

材料采购制度一、 制订本管理制度目的为规范集团公司内材料采购管理，控制和降低工程施工中的材料消耗、减少材料浪费现象、努力降低工程施工成本、提高经济效益，特制订本制度。二、 材料请购的提出与采购方式1、 由工程部、项目部依据工程现场情况，结合现有库存量，提出采购申请。采购申请要有一个前置期，每月25日前提出下月所需物资材料的采购计划单，内容包括主材、辅材、工具、设备维修配件、劳保防护用品、临时设施等。每周五提出下周材料进场计划，临时加急需用材料可临时提出。在ERP上设置月计划、周计划、加急临时计划三个表式流程。2、 材料采购计划单应详细注明材料名称、规格型号、数量、质量、品牌要求及要求进场时间。3、 计划单在ERP流程上由项目部发起，传送给工程部，在传至采购部执行。4、 计划单的撤销与变更，由于各种原因，需要撤销或变更，必须提出采购计划撤销变更通知单，注通知单与采购计划单号相连接，原计划自动调整。5、 采购方式，根据目前市场的情况，采购采取以下三种方式：合同采购零星采购网上招标采购三、 询价议价1、 采购部在桀骜计划单后，即展开询价议价工作。2、 询价议价对象在合格供应商信息网未建之前，可依据多家供应商历史信息，参照现有行情，咨询多家供应商，供应商选择一般不少于三家，并在ERP上填报询价表。3、 询价议价的对象要遵循先厂家后物资代理最后经销商的顺序。4、 专业冷门材料，采购部门应会同公司专业人员共同参与询价议价，在特殊情况下，可不走货比三家程序。四、 议价定价原则1、 始终获取最低价格的原则，大宗材料在有明显下滑的形势下，要约定价格随下滑度调整价格下调比例，如水泥及水泥制品、钢材等。2、 确保采用最优供应商的原则，确定供应商要有四比：比价格、比质量、比付款条件、比售后服务，一旦价格确定下来，首先要选择其他三项条件，谁家最优就选谁家。3、 稳定合格供应商队伍的原则，在一般情况下，要优先保证与我公司长期合作且信誉度好的供应商。4、 定价审批原则，在确定供应商后，价格走流程审批，供应商必须按合同约定，提供材料封存样品，保证材料按质送货。五、 合同签约与管理1、 合同分统一合同与简易合同两种。统一合同是公司统一模式的采购合同，适用于大宗材料的约定。简易合同是用于金额在1-5万元之间的零星采购。2、 供应商一旦确定后，应在最短时间内完成合同会签工作流程，合同签约完成后应立即组织采购。3、 合同的内容、格式、要素必须符合合同法，对双方的权利和义务必须公平、公正、平等。合同中必须明确价格、数量、质量、技术性能、质量标准、保修年限、供货方式及时间、付款方式、售后服务、退货索赔、违约责任、法院仲裁地等条款，并附上供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户银行账号、增值税开票资料、联系电话等信息。合同一式四份，甲乙双方各执两份，采购部留一份，公司档案室存一份。4、 零星采购在5万元以下（含5万元）1万元以上，采购时必须签署简易合同，简易合同由采购员直接与供应商协商签订，价格由采购部拍板，但合同上必须要有开户银行及账号，加盖与付款单位名称相符的法人章，附上营业执照及联系人电话等信息。六、 付款申请及流程1、 预付款，合同约定有预付款的，在申请付款时可不需要通过材料结算，直接申请付款，流程自动弹出预付款金额，在需要先付款后发货的情况下，也走预付款流程，单无论哪种付款，先必须提供相应的发票。2、 合同材料进度付款合同材料进度款是指供应商供货至一定阶段的供货金额总量，按合同约定付款方式申请拨款的款项。支付进度款时必须具备以下条件：符合合同约定的付款条件。按合同规定提供相应的发票。材料进度结算单与付款条件一致。由项目部提出申请。发票、账号、收款单位三者同源。3、 零星材料款的支付。零星材料采购在1000元以下，可用现金支付货款。零星采购在1000元以上10000元以下，必须用转账支票支付货款。简易合同付款，必须按合同通过银行打入对方账户。所有零星材料必须先入库再报销，入库单上没有上传ERP经办人的签字，拒绝付款。付款附近要包括发票、入库单、送货单、简易合同、转账支票存根，存根上有收货人签字。使用支票付款人，要走ERP流程予以核销。七、 入库、出库及保管。1 材料入库1、入库单的填写，要求有关信息都能体现。在入库单上要注明项目名称，供货商名称、入库时间。要把材料名称、规格型号（有品牌的要注明品牌）填写清楚。合理使用计量单位，一般情况下不允许出现“捆”“桶”“箱”等模糊计量单位。如必须使用要注明这些模糊计量单位的单位量。在入库单上要签署收货人、保管人的姓名，特殊重要物质要有项目经理、质检员签字。在入库单上备注送货单单号或时间。所有入库单要及时报送公司，每月25日前必须把所有入库单连同送货单全部报送公司。2 材料的验收确认供应商所送材料是否按我们计划上所需材料相符，如有不符，需及时上报及时作出处理。查验送货量与送货单上的量是否一致、规格型号是否相符。所送货物根据合同要求是否具备合格证、备案证、检验证书这三证，收货人要把该三证一同收下，送交项目部备案。仓管员协调质量人员检查材料是否与合同相符，与封样是否相符，质量不好的坚决拒收。对按理论计算材料重量、体积的材料（如刚才、砂石等）要详细记录计算依据，绝不能让供应商欺骗。在验收大堆材料时，要按项目部指定位置，一次卸货到现场，减少二次搬运费用。需要过磅的材料，要拍专人到磅站验磅，绝不允许弄虚作假。3 材料的保管与出库。材料要分类别，整齐存放，对易燃、易爆、易潮、有毒材料采取相应措施，妥善存放，大堆材料要在指定位置码放整齐，杜绝因保管失责而造成的材料浪费。严格出库手续，领料人除项目经理人员外，施工班组必须指定专人领料，领料单上必须签署领料人的姓名，并及时报上传到ERP流程。出库单必须妥善保管，一份也不能缺少并在每月25日前上报公司。低值易耗品及工具的出库要建立台账管理，详细记录借用人的姓名、借出、归还时间。所借物品长时间不归还的要查清原因提出索赔。4 仓库盘存与调拨。仓库应每月全面盘存或重点盘存一次，确保库存存量正确无误，保持与账上物资存量一致，为项目编排采购计划提供有效数据。盘存中出现无空缺，要分析原因查出问题，及时向主管部门汇报情况，如若是因偷到而产生短缺，数量巨大时要向四方机关报案，如是保管不当而造成短缺，要追究当事人责任。工程竣工要对仓库进行全面盘存清点，列出库存明细表，计算出金额，并把物资有价值的转移，并根据出库明细表冲减项目成本。在施工过程中项目与项目之间材料调拨，要通过“材料调拨单”进行合理分担成本，绝不允许随意动用无手续关系的材料。八材料退货与索赔在使用过程中发现材料质量问题，必须及时向供应商提出退货，供应商拒不退货的，应提出索赔，并在材料款中扣除，数额巨大的应到合同规定的法院提出诉讼。合同规定按实结算付款的在该材料产生结余的情况下应予以退货。退货是要出具退货单，退货单上手续齐全，比如项目有关人员及收货人签字，标明材料名称、规格型号、数量及时间。退货单一律用入库单办理，在入库单上标明“退货”两字，数量用红字或负数表示，必要时附上退货清单。九、 应付材料款及材料成本核算。所有材料不管是通过合同采购或零星采购，都要通过会计“原材料”科目核算，不得直接进入“工程施工”科目。通过“原材料”科目来归集“应付材料款”合同材料往往是发票与送货不同步，现规定通过“暂估材料”科目过度，待发票到位冲转“暂估材料”，转入“应付材料款”，只有这样才能清晰反映材料款往来情况。正常施工项目（除小型并短缺完工的项目外），每月必须结转材料成本，根据当月出库单，借“工程施工”，贷“原材料”科目，及时反映项目成本情况，同时在ERP上清楚反映各施工班组领料情况，为工程审计创造条件。小型并短期内完成的项目，在工程竣工时一次性结转材料成本。十、 采购部门的自律与要求。采购人员应勤勉工作、严格自律，不能有损害公司利益的行为，不能接受回扣及其他名义的馈赠，不能谋取私利，如有发生必须严肃处理。要围绕一切服务于项目为中心的指导思想，严格履行合同。执行计划，想方设法保障材料供给。采购部门要了解各项目材料库存情况，合理采购、合理调剂、合理替代，最大限度提高库存材料的利用率，