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程序書編寫 09 ISO推動工作小組2007 07 21 程序書編寫的基本要求程序書編寫的文字要求程序書內容的框架如何繪制程序文件流程圖讨论 訂單處理程序 本次內容 程序書編寫的要求 基礎要求 系统性应对质量体系文件结构进行策划 要求覆盖ISO9001全部相关要素的要求和规定 具体等明天手册定下来 才能确定有哪些需编程序 符合性应符合ISO9000标准条款的要求 应符合本公司流程的实际情况 应以满足实际需要为度 而不是越多越严就越好 要适度 通过清楚 准确 全面 简单扼要的表达方式 实现唯一的理解 所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到 协调性文件和文件之间应相互协调 避免产生不一致的地方 从整体上结构针对编写具体某一文件来说 应紧扣该文件的目的和范围 尽量不要叙述不在该文件范围内的活动 应认真处理好各种过程的接口 避免不协调或职责不清 程序書編寫要求 文字部分 职责分明 语气肯定 避免用 大致上 基本上 可能 也许 之类词语 结构清晰 文字简明 文风一致 遵循 最简单 最易懂 原则编写各类文件 程序文件的編制框架 目的 说明为什么开展该项活动 范围 说明活动涉及的 产品 项目 过程 活动 范围 职责 说明活动的管理和执行 验证人员的职责 定义 说明文件中使用的专有之名词 缩写 作业内容 流程步骤的详细文字说明 流程图 使用统一的符号 以图解方式说明流程 相关文件 列出支持本程序的第二 第三层文件 相关表单 列出支持本程序的第四层文件 表单 程序文件編制技巧 先繪制流程圖 首先確保流程正確 確定過程的涉及部門及職責 結合ISO要求和實際工作 確定流程圖應涉及的內容 例如 合約評審時就涉及到對産品有關過程的確定 合同或訂單處理程序 評審程序 內容 權限 結果處理 合同或訂單的變更等內容 根據流程圖及程序內容編寫文件 學會繪制流程圖 注意事項 使用部門稱謂應統一如文管中心 業務部 生管課 品保課不要出現許多程序書或流程圖上有文件中心 營業部 銷售部 品檢課等 在程序書或流程圖中所引用的文件名稱或記錄 表單的名稱亦應正確統一 如有的程序書上引用的是EB操作指導書 有的程序書上引用的是EB操作標准書等 學會繪制流程圖 圖形形狀 所引用表單 結案 歸檔 審查 檢查 動作處理 No Yes 學會繪制流程圖 示例 舉例 訂單處理程序流程圖 此流程图的错误在哪里 此流程图的错误在哪里 示例 订单处理作业程序 目的 及时并正确处理订单 范围 始自客户对Pioneer下单 终于客户订单移转生产管理 职责 无定义 无 目的 识别并确定客户的要求 规范合同或订单评审程序 确保公司和客户双方之利益 范围 适用于本公司所有产品销售合同或订单的评审及处理 职责 业务部组织对合同的评审 相关单位配合合同或订单的执行 定义 新订单 新材料 新产品或新规格的订单 此段内容的错误在哪里 示例 訂單處理作業程序 作业内容 客户对Pioneer下单后 口头或书面 如果为新产品 则为 特殊订单 特殊订单负责之业务专员应填写 接单检查表 产品规格 表单 300 99 01 送请各相关单位会签 确认生产技术可行 如果生产技术有问题 则由业务专员召开会议 行销 制造及品管等人员依需要参加 特殊订单 技术已经确认后或 一般订单 旧料号 负责之业务助理应确认 1 产品规格 并凭此转换成Pioneer内部之料号 及 2 单价 3 交期 4 数量 5 送货地址 6 付款条件 7 交易条件 8 货运方式等八项 如果该订单为新产品或新客户 业务助理应由各相关单位处搜集资料 将系统上之基本资料 客户基本资料 依客户调查问卷 表单 300 99 02 录入 料品基本资料 建立完成 业务助理负责将订单资料输入系统 未核准订单 查核单价 信用额度 产销协调 交期 并打印出 销售订单 表单 300 99 03 一式四联 未核准 合约 订单内容的确定业务助理受理客户的订单及合约时 应与客户明确 1 产品规格 2 单价 3 交期 4 数量 5 送货地址 6 付款条件 7 交易条件 8 货运及包装方式 对于口头的订单业务助理应以书面形式发到客户处 让客户签字认可 合同 订单的审查对于 业务部须会同相关生管 工程 品保 资材等部门共同评审 以确保公司有能力满足顾客要求 对于 业务部对相关的价格 信用额度等评审 由生管部评审订单交期 以确定是否可以达到顾客的要求 合约审查若不通过 则由业务通知客户 若审查OK 则由业务助理进行系统订单的列印 并经负责人核准 分发销售订单 同时告知客户公司已受理 生管则依核准订单排单生产 此段内容的错误在哪里 示例 訂單處理作業程序 如果客户有书面之订购资料且与 销售订单 未核准 之资料完全一致 业务助理将 销售订单 未核准 并客户之书面订购资料依核决权限送业务主管签核完毕 即完成订单书面核准作业 如果客户没有书面之订购资料或有书面之订购资料但是与 销售订单 未核准 之资料不完全一致 业务助理将 销售订单 未核准 送签核完毕 再传真给客户签认后并传回Pioneer 才算完成订单书面核准作业 订单核决权限如 核决权限一览表 600 99 09 每年年底修订一次 合约订单的更改 废止 取消 合约订单的更改客户要求更改 业务依客户更改要求组织相关部门评审客户要求 若达不成 则不同意更改 若可以更改 则以修改销售订单的方式告知相关单位 公司要求对订单更改 由于自身原因导致交期达不成 或数量达不成时 生管应通知业务 业务与客户确认 若客户同意更改则依修改销售订单的方式会相关单位 不同意则 合约的取消 同合约的更改 资料归档新客户 新规格新材料时 业务助理负责对相关资料的归档 示例 訂單處理作業程序 客户订单之外部原始凭证 客户之书面订购资料或客户签认之 销售订单 业务助理依客户别妥善保存 完成订单书面核准作业后 业务助理请业务主管进行系统之订单核准作业 并将已签核之 销售订单 一式四联给生管签收后分发各单位 第一联业务助理留存 第二联给生管 第三联给包装 第四联给品管 如果是5 3项之状况 业务助理应传真已签核之 销售订单 第一联 通知客户Pioneer已经接受该订单 时间控制 自客户对Pioneer下单至Pioneer回复客户订单消息 5 5项或5 9项 一般订单最多3个工作天 急单一个工作天 下周工作安排 手册试行稿确定 二三级文件的确定 需要与管代和总经理共同讨论 小组成员每人写一份简单的程序书 写小程序书 有流程图 文字部分最好是两三页 周六单独辅导 谢谢大家 ISO推動工作小組2007 07 21 请离开会议室时把桌椅摆放整齐