归档文件整理ppt课件

归档文件整理规则 1 归档文件整理规则 DA T22 2000 七 归档文件编号与编目 五 归档文件整理与装订 六 归档文件排列 一 什么是归档文件 二 归档文件整理 三 什么是 件 四 归档文件分类 五 归档文件整理与装订 八 归档文件装盒与排列 七 归档文件编号与编目 2 一 什么是归档文件 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕的 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 3 二 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编目 装盒 使之有序化的过程 4 三 件 归档文件的整理单位 一般以每份文件的自然件为一件 卷 与 件 5 四 什么是归档文件的分类 归档文件为什么要分类 归档文件分类 是指全宗内归档文件的实体分类 包括选择分类方法 制定分类方案 文件归类等工作 细则 中的分类 是指全宗内归档文件的实体分类 即将归档文件按其来源 时间 内容和形式等方面的异同 分成若干层次和类别 构成有机体系的过程 分类不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系 使全宗成为一个有机整体 便于排列 编目 利用等后续工作 6 常见的几种分类方法 按年度分类 是指根据归档文件形成的年度进行分类 文件签发日期 即落款日期 为文件所属年度 一 跨年度形成的文件分类 应视不同情况作不同处理 跨年度的会议形成的文件材料放在会议闭幕年 跨年度的请示与批复放在批复年度 跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年 其它文件材料的整理归档应按有关规定执行 7 二 有专门年度的单位 如教学单位等 形成的文件 应按照专门年度进行分类 三 文件没有标注日期的 需要分析文件内容 制成材料 格式 字体以及各种标识 来考证和推断文件的准确日期或近似日期 并据此按年度合理归类 8 1 对计划 规划 总结 统计报表等涉及不同年度问题 取消了原有的按针对年度归类的做法 统一按文件签发 落款日期 断定文件所属年度 如 2003年形成的 2002年机关工作总结 应归入2003年 跨年度形成的规划 计划放在针对的第一年整理归档 如 2001年形成 2001 2005年工作规划 应归入2001年度 跨年度形成的总结放在针对的最后一年整理归档 如 2000年形成的 1996 2000年工作总结 应归入2000年度 9 2 跨年度的会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档 如跨2001年 2002年两个年度的会议形成的文件材料 统一在闭幕年即2002年整理归档 跨年度的请示与批复放在批复年度整理归档 如下级单位2001年12月写的请示 上级单位2002年2月才批复 则请示与批复一起归入2002年 跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档如 跨2001年 2002年两个年度处理的案件形成的文件材料统一在结案 即2002年整理归档 其它文件材料的整理归档应按有关规定执行 10 3 几份文件作为一件时 以排在前面的文件日期为准 如请示与批复 4 如学校以学年为单位进行工作 其形成的文件应按教学年度分类 其他文件仍按一般年度分类 综合管理时可将两种年度的文件依次划分年度类别 如1995年1995 1996学年归入同一类 11 按机构分类 是指根据单位内设承办机构对归档文件进行分类 采用机构分类法 原则上一个机构设置一个类 机构名称就是类名 采用机构分类法不能同时采用问题分类法 一 由业务部门起草 以机关或办公厅 室 名义发文的 如果内容属该部门职责或业务范围 则应归入负责起草文件的机构 12 二 由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构 三 立档单位内设置的临时机构 一般应和其他机构一样设类 形成的归档文件归入该类保存 如果临时机构与该立档单位某一内部机构合署办公的 并以该机构为常设机构 形成的文件应归入该内部机构类中 13 按问题分类 是指根据归档文件内容所反映的问题对归档文件进行分类 采用问题分类法 各类不能互相包含 问题的类别与类名 原则上应根据内设机构的职能性质来设置 不允许按文种设类 更不能以 通知类 文件类 等设类 采用问题分类法不能同时采用机构分类法 14 问题的类别与类名 原则上应根据内设机构的职能性质来设置 不允许按文种设类 更不能以 通知类 文件类 等设类 通常设立 党群类 行政类 业务类 计财类 人事类 教育类等 15 按保管期限分类 是指根据归档文件划定的不同保管期限进行分类 比如 永久 长期 短期 或者永久 定期 30年 10年 16 3 什么是复式分类法 在档案分类实践中 由于档案数量较多 不仅需要分类 还必须分层次进行 单一使用年度 机构 问题 或保管期限的分类方法较少 较多的机关单位将几种分类方法结合使用 我们将分类的联合使用称之为复式分类法 需要注意的是 年度和保管期限是必选项 不能舍弃 17 我市归档文件分类的要求是什么 两种分类方法 1 保管期限 年度 机构 问题 2 保管期限 年度立档单位文件材料较少的 可采取保管期限 年度分类法 每个立档单位的分类方案应保持相对稳定 18 五 归档文件的整理和装订 1 归档文件整理单位 件 的具体含义是什么 归档文件以 件 为单位进行整理 一般以每份文件的自然件为一件 或与一个事由紧密联系的相关文件为一件 下列文件或文本在实体装订时 可为一件 19 一 正本与定稿为一件 二 正文与附件原则上为一件 如果附件内容比正文重要且件数较多 则各为一件 三 原件与复制件或手抄稿为一件 四 转发文与被转发文为一件 五 文件处理单与文件为一件 六 来文与复文一般可为一件 20 七 会议记录一次为一件 如果几次会议研究同一问题则为一件 八 报表 名册 图表等应按其原装订方式 一册 本 为一件 九 中文文本与外文文本为一件 如果重要文件 如法律 法规等 须保留历次修改稿 其正本与历次稿 包括定稿 各为一件 21 对字迹模糊或易褪变的文件 目前一般采用抄写 扫描等方式进行复制 比如铅笔 圆珠笔 纯蓝墨水书写的材料等 归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 归档文件所使用的书写材料主要是指档案字迹材料的耐久性 字迹是档案的精髓 因为这是关系到档案寿命长短的重要因素 字迹发生褪色 扩散等而变得模糊不清时 就会影响档案的利用 最耐久是以碳黑为色素成分 以结膜为字迹转移固定方式的字迹材料 如墨和墨汁 黑色油墨等 比较耐久是以颜料为色素成分 以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料 如彩色油墨 蓝黑墨水 印泥等 不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料 如纯蓝墨水 红墨水 复写纸 圆珠笔油等 不耐久的还有以粘附为转移固定的字迹材料 如铅笔 纸张一般用脱酸纸 22 3 归档文件装 订 袋应注意的几个问题 归档文件应按 件 为单位装 订 袋 装 订 袋时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件或手抄稿在后 转发文在前 被转发文在后 来文与复文为一件时 复文在前 来文在后 结论性材料在前 依据性材料在后 汉文在前 少数民族文字在后 中文本在前 外文本在后 特殊规定除外 文件处理单在前 文件在后 23 归档文件装 订 袋前 应去除原装订文件的金属物和易变脆的塑料物 短期保存的档案 精装或平装等书本式的档案材料除外 对大于A4纸型规格的报表 图样等文字材料 应根据实际情况 按照A4纸型的尺寸加以折叠 尽量减少折叠层次 折叠应尽量位于字迹间隙处 减少文件受损 便于阅读 24 4 归档文件装订方法有哪些 1 线装式 2 粘接式 3 穿孔式 4 变形材料 5 无酸纸封套 鞍山地区采用 装订要采用对档案文件无损的材料和方法 如无酸纸袋 不锈钢材料和夹装 线装等方法 装订要牢固 做到文件不损页 不倒页 不压字 装订前应将 件 内的各页按一定方式对齐 采用袋装的 袋内文件尽量大小一致 采用左侧装订的 应将左 下侧对齐 采用左上角装订的 应将左 上侧对齐 25 26 27 六 归档文件的排列 1 什么是归档文件的排列 通过分类 归档文件整体上具有了一定的系统性 但具体到每一类仍处于零散杂乱状态 需要通过排列进一步系统化 归档文件的排列 是指在分类方案的最低一级类目内 按照事由结合时间 重要程度等排列 28 归档文件的排列的几种方法 同一事由的归档文件排列 1 按文件形成时间的先后顺序 即日在前的归档文件排列在前 日期在后的归档文件排列在后 2 按文件的重要程度排列 即相对重要的归档文件排列在前 其它文件排列在后 29 不同事由的归档文件排列 1 按不同事由形成时间的先后顺序排列 按文件材料的办结时间的先后顺序 这种方法适用于 随办随归 2 按事由的重要程度排列 任何一个单位职能有重要次要之分 按事由的重要程度排列的方法就是将主要职能或重要活动形成的文件排列在前 其它排列在后 或者将综合性工作的文件材料排列在前 具体业务工作排列在后 如党组会议记录等 30 应该注意的是 同一事由的归档文件排列时必须体现出顺序 即 时间或重要程度 在实际工作中往往反映同一事由的文件可能有几件或几十件 如果不体现出时间或重要程度的顺序 就不能反映文件之间的历史联系和事物发展的过程或因果关系 就不能很好地利用 如何结合时间 重要程度等因素进行归档文件的排列 要看其什么特征突出 如会议记录 时间突出 信访纪检案件 结论性材料在前 所以说是重要程度突出 如果是界于两者之间的看情况而定 31 5 成套性文件如何排列 所谓 成套性 是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散 但这些事由之间却有着较密切的联系 如 一个年度的统计报表 2月与1月的统计数字等各不相同 但每个月之间却有着较密切的内在联系 形成了系统性 因此 集中排列更方便检索和利用 另外会议文件 非诉讼案件 内部刊物 简报等成套性文件也宜于集中排列 32 6 如何确保 随办随归 所谓的 随办随归 是指某一事由办完之后可以随时归档 不需要等到年底 要做到 随办随归 前提是将某一事由办完后的所有须归档的文件材料收集齐全 然后再整理 只有这样才能保证同一事由的归档文件材料排列在一起 我们要求档案人员在整理档案的时候要本着 先全的先整理 原则 而不是先来的先整理 33 七 归档文件的编号与编目 1 如何为归档文件编号及排列方法 归档文件编号 是指归档文件在全宗内的位置标识 并以归档章的形式在归档文件上注明 主要内容有 编件号 盖归档章及填写归档章内项目 34 首先 了解什么是件号 件号 是指文件的排列顺序号 件号又分为室编件号 档案室编件号 和馆编件号 档案馆编件号 两种 室编件号的编制方法为 按不同保管期限 在分类方案的最低一级类目内 如机构 按文件排列顺序每年都从 1 开始编制 类别与类别之间件号不连编 馆编件号暂不编制 待档案移交进档案馆时按馆的要求编制 35 如 某局采用的是保管期限 年度 机构分类法 则 永久的2003年的档案 党委归档文件从 1 开始编一个流水号 办公室归档文件从 1 开始编一个流水号 业务处归档文件从 1 开始编一个流水号 长期的2003年的档案 党委归档文件从 1 开始编一个流水号 办公室归档文件从 1 开始编一个流水号 业务处归档文件从 1 开始编一个流水号 短期的2003年同前 36 37 2 归档章的加盖方法及如何填写 归档章设置全宗号 年度 保管期限 机构 问题 室编件号 馆编件号 页数等项目 见图1 38 归档章式样 图1 39 归档章的格式为长60mm 宽16mm 分为8格 每格刻上项目内容 字体为宋体字 加盖归档章应使用印泥 填写归档章内项目时 应使用碳素墨水等符合档案保护要求的书写材料 禁止使用圆珠笔 铅笔 纯蓝墨水等不耐久的书写材料 40 归档文件要逐件编号 在文件的首页上端空白处加盖归档章并填写相关内容 归档章不应压盖字迹 不应与收文章等重叠 文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸 填写文件题名后加盖归档章 41 归档章的填写 全宗号 档案馆给立档单位编制的代号 年度 文件形成年度 用4位阿拉伯数字标注 如 2010 室编件号 按照分类方案 在分类方案的最低一级类目内 按文件排列顺序从 1 开始标注的流水号 馆编件号 档案移交进馆时编制 42 归档章的填写 页数 是指每一件归档文件的有效页数 文件中有图文的页面为一页 每件归档文件以原有页码为序 无页码的文件以件为单位 从 1 开始编制流水页码 正面在文件右上角 背面在文件左上角 机构 问题 按分类方案类目的设置标注名称或规范化简称 保管期限 分别标注 永久 30年 和 10年 盒号 按照保管期限年度从 1 开始编制的顺序号 43 3 归档文件目录的编写方法 归档文件的编目 是指归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 归档文件目录包括件号 室编件号 馆编件号 责任者 文号 题名 日期 页数和备注等项内容 每页归档文件目录在右上方标注所属机构 问题 见图2 44 归档文件目录及封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mmx2l0mm 长x宽 归档文件目录原则上采用竖式 填写归档文件目录时 采用计算机管理档案的单位 可使用档案管理软件生成并打印出目录 采用手工填写归档文件目录的单位 应使用耐久的书写材料 45 图2 46 件号 填写室编件号 责任者 制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 填写责任者一般应使用全称或通用简称 不能使用 本局 本部 等简称 联合发文一般应将所有责任者照实抄录 责任者过多时可适当省略 但立档单位是责任者的必须抄录 对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件 责任者可填写领导人姓名 47 文号 文件制发机关的发文字号 文号一般由机关代字 年度 顺序号三部分组成 填写文号要照实抄录 不能省略 题名 文件标题 文件题名原则上应照实抄录 文件没有题名或题名不规范 不能全面反映文件内容的 应根据文件内容重新拟写或补充题名 并在新拟写或补充题名之外加 号 题名拟写要求 48 一 会议记录的题名拟写 应写明议题及会议的时间 主要内容 二 总结 计划的题名拟写 应录入作者 具体内容及时间 如 xxx1998年安全工作计划 三 简报的题名拟写 会议简报录入会议名称 简报名称及期号 工作简报还应根据其内容拟定综合性或揭示部分主要内容的题名 四 报表的题名拟写 应以件为单位 要写明报表内容 时间 涉及个人的要写明具体人员 五 人事任免 处分材料的题名拟写 文件涉及的人员要尽可能全部录入或录入主要人员 与本单位有关人员 49 日期 文件形成的日期 以8位阿拉伯数字标注年月日 不足8位用0占位 如20100909 页数 每一份文件的页数 文件中凡是有文字信息的都计算页数 备注 填写归档文件需补充和说明的情况 如缺损 修改 移出 销毁 插入文件等 50 归档文件目录的编制 归档文件目录采用按年度 保管期限编制 即永久 长期 短期分别装订成册 对文件较少的单位 可将若干年按保管期限编制归档文件目录 归档文件目录封面设置全宗名称 年度 保管期限等项目 见图3 其中全宗名称即立档单位的名称 填写时应使用全称或规范化简称 51 52 八 归档文件装盒与排列 1 了解档案盒格式与如何摆放 档案盒是归档文件的装具 应采用无酸纸制作 封面应标明立档单位的全宗名称 全称或规范化简称 档案盒的外形尺寸为3l0mmx220mm 长x宽 盒脊厚度可以根据需要设置为20mm 30mm 40mm等 见图4 53 54 归档文件按室编件号顺序装入档案盒 并填写档案盒封面 盒脊及备考表项目 装盒时 应按照分类方案 将同一年度 同一保管期限 同一机构 问题 的文件按照件号顺序装入一盒或若干盒 按照保管期限 年度分类的单位 可将同一保管期限 同一年度的文件按照件号顺序装入一盒或若干盒 55 2 了解档案盒封面 脊背的项目及如何填写 档案盒应根据摆放方式的不同 在盒脊背或底边填写全宗号 年度 保管期限 机构 问题 起止件号 盒号等必备项 56 起止件号 在室编栏内填写盒内归档文件第一份和最后一份文件的件号 中间用 号连接盒号即档案盒的排列顺序号 在档案移交进馆时按进馆的要求编制 为方便档案室管理 可用铅笔编制盒号 同一保管期限的档案盒排一个流水号 57 鞍山市档案局全宗 58 鞍山市劳动局全宗 59 3 如何填写备考表 备考表置于盒内文件之后 备考表用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mmx2l0mm 长x宽 项目包括盒内文件情况说明 整理人 检查人和日期 见图5 60 盒内文件情况说明 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 整理人 填写负责整理该盒归档文件的人员姓名 检查人 填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名 日期 填写归档文件整理完毕的日期 61 62 联系方式 办公电话 5839903QQ号 714205427微信号 13065489333 63 谢谢大家 64