电子表格处理软件Excel.ppt

第4章电子表格处理软件Excel 学习目标熟练掌握工作簿 工作表和单元格的操作熟练使用公式和函数进行计算熟练掌握数据图表化的方法熟练掌握数据的排序 筛选和分类汇总的方法 了解数据透视表的应用 4 1Excel2003应用基础 4 1 1Excel2003工作界面 4 1 2Excel的基本概念 工作簿工作表单元格以及单元格区域 4 1 3工作簿的基本操作包括新建 保存 打开等 4 1 4工作表的基本操作在当前工作表标签上单击鼠标右键 弹出有关工作表操作的快捷菜单 通过该菜单即可完成工作表的插入 删除 移动 复制等操作 4 1 5窗口操作1 拆分工作表2 冻结工作表窗格 4 2编辑工作表 4 2 1选定单元格4 2 2在单元格内输入数据4 2 3插入行 列或单元格4 2 4删除行 列或单元格4 2 5清除单元格内容4 2 6移动和复制单元格4 2 7查找或替换单元格内容 4 3工作表的格式化 4 3 1设置单元格字符格式字符格式包括字符的字体 字号 颜色等 操作提示 单击 格式 单元格 字体 选项卡 在其中设置字符格式的方法与在Word中类似 设置的单元格字符格式只在单元格内显示 在编辑栏内不显示 4 3 2设置单元格数字格式Excel在 格式工具栏 中提供了几个常用的数字格式设置按钮 更多有关数值 时间 日期的格式需要单击 格式 单元格 数字 在对话框中设置 对于货币格式和日期格式的数字 单元格中显示 表示数据在单元格内显示不下 只要加宽该列就可以显示完整 4 3 3设置对齐方式默认情况下输入时 文本沿单元格左边界对齐 数值右对齐 如果需要对数据的对齐方式进行修改 可以单击 格式 单元格 对齐 在对话框中设置文本的水平对齐方式和垂直对齐方式以及文本的倾斜角度等 4 3 4添加边框和底纹 单元格或单元格区域的边框设置包括线条样式和颜色 单击 格式 单元格 边框 单击预置选项 预览草图以及边框按钮就可以为选定单元格区域添加选定颜色的各种边框 底纹是指单元格区域的背景 包括类型和颜色 单击 格式 单元格 图案 完成此项工作 4 3 5调整行高和列宽 在新创建的工作表中 每列的宽度及每行的高度都是一样的 用户可以根据自己的需要对行高和列宽进行调整 简便的方法是将鼠标指针指向要调整列宽 或行高 的列标 或行号 分割线上 指针变为双向箭头形状时拖拽分割线 如果需要进行精细调整 可以单击 格式 行 行高 或 列 列宽 在对话框中输入具体数值 4 3 6使用格式 1 自动套用格式Excel2003内置的工作表格式组合了数字 字体 对齐方式 边框 行高及列宽等属性 选定需要自动套用格式的单元格区域 单击 格式 自动套用格式 在弹出的对话框中选择某种格式 2 使用条件格式 条件格式是指选定单元格中数值满足特定条件时所应用的底纹 字体 颜色等格式 一般在需要突出显示公式的计算结果或监视单元格内容变化时应用条件格式 4 4公式与函数 使用公式和函数 可以完成一般的运算 还可以完成复杂的财务 统计及科学计算 公式中可以包含数值 文本 运算符 函数及单元格引用 其中函数是Excel预先定义好的一些能完成特殊运算的公式 输入公式时是以等号 开始 然后输入公式的表达式 输入公式后 单元格中显示的是公式的计算结果 而在编辑栏显示输入的公式 4 4 1运算符 4 4 2单元格引用 1 相对引用相对引用指向相对于公式所在单元格某一位置处的单元格 当该公式被复制时 Excel将根据新的位置自动更新引用的单元格 2 绝对引用绝对引用指向工作表中固定位置处的单元格 它的位置与包含公式的单元格的位置无关 在固定单元格的列标字母和行号数字前加上 符号即表示绝对引用单元格 3 混合引用混合引用是指在公式中对单元格的引用既包括相对引用 又包括绝对引用 复制这样的公式时 相对引用的部分随公式位置的变化而变化 绝对引用的部分则保持不变 4 4 3函数 Excel2003提供了强大的函数功能 包含数学与三角函数 统计函数 财务函数 时间与日期函数等十大类400多个函数 函数由函数名和参数组成 函数名表示函数的功能 如SUM函数表示求和运算 参数是函数的运算对象 可以包含常量 单元格引用 也可以包含函数 各函数的参数数量及类型依具体函数而定 多个参数之间用逗号分开 所有参数放在小括号内 常用函数使用举例 条件函数IF根据对条件的判断返回不同的结果 例题7在例题6的工作表中 根据针刺前后痛阈的变化在第D列单元格中输入 下降 或 上升 操作提示 1 选中D3单元格 2 单击 插入 函数 打开 插入函数 对话框并选择IF函数 3 参照图4 13输入参数后 在单元格及编辑栏显示函数的表达式 4 拖拽填充柄复制D3单元格的内容到D4 D11 即可给出每名受试者痛阈的变化状态 图4 13 4 5数据的图表化 使用图表可以将数据显示成图表格式 从而更清晰 直观地反映数据之间的关系 图表与工作表中的数据相连接 并随工作表中数据的变化而变化 4 5 1创建图表 例题9对例题6中的数据用柱形图表示 操作提示 1 选定B2 C11单元格区域 2 单击 插入 图表 打开 图表向导 对话框 选择图表类型为 柱形图 3 单击 下一步 查看图表预览 4 单击 下一步 在 图表标题 处输入 9名受试者针刺膻中穴前后痛阈值 5 完成所有图表设置后 单击 完成 图表将插入到工作表中 4 5 2图表格式化 对图表的格式化操作包括修改图表区格式 绘图区格式 网格线格式 数据系列格式 标题及图例格式 坐标轴格式以及设置三维格式等 例题10将例题9生成的图表格式化为课本图4 17所示的格式 操作提示 双击图表中的空白区域 打开 图表区格式 对话框 在 图案 选项卡中设置浅黄色填充色及填充效果为水平底纹样式 双击绘图区的空白位置 在 绘图区格式 对话框的 区域 中选择 无 双击网格线 在 网格线格式 对话框中选择网格线的线条样式为点划线 双击表示针刺前数据的数据系列 在 数据系列格式 对话框中单击 填充效果 在 图案 选项卡中选择 宽上对角线 图案 双击需要修改格式的标题或图例进行修改 双击数值轴 Y轴 在 坐标轴格式 对话框中选择 刻度 选项卡 将Y轴的刻度单位改为300 4 6数据的管理和分析 Excel2003提供了强大的数据排序 筛选 分类汇总和数据透视等功能 用户利用这些功能可以方便地管理数据 从不同的角度观察和分析数据 从数据中挖掘更多的信息 Excel进行数据管理和分析是针对数据清单的 数据清单是指包含标题及一组相关数据的一系列工作表数据行 其中的行表示记录 列表示字段 第一行的列标志则是数据库中字段的名称 课本图4 2中的数据就可以认为是一个数据清单 它共有22条记录 6个字段 4 6 1数据排序 数据排序是指把数据清单中的数据按一定的顺序要求重新排列 排序时依据的字段称为关键字 Excel最多可以有三个关键字 排序时 数值按数字大小排列 文本及数字文本按0 9 a z A Z的顺序排列 日期和时间按前后顺序排列 汉字可以按拼音字母顺序或笔画顺序排列 排序分按升序排序和按降序排序 简单排序可以按数据清单中某一列的数据对整个数据清单中的数据进行排序 单击此列中任一单元格 然后单击常用工具栏中的 升序排序 或 降序排序 即可按指定列进行相应方式的排序 复杂排序则可按多列数据进行排序 例题11对图4 2中的数据清单依次按患者所在组的升序 透析前数据的升序 透析后2个月的数据的降序排列 操作提示 1 单击数据清单中的任一单元格 2 单击 数据 排序 打开 排序 对话框 选择关键字及排列方式 确定 4 6 2数据筛选 例题12对图4 2中的数据清单 只显示透析前数值小于4的数据行 操作提示 1 单击数据清单中的任一单元格 2 单击 数据 筛选 自动筛选 则在数据清单中每个字段名的右侧出现一个筛选箭头 3 单击 透析前 旁的筛选箭头 选择 自定义 在 自定义自动筛选方式 对话框中输入筛选条件 见课本图4 20 则得到课本图4 21所示的结果 4 再次单击 数据 筛选 自动筛选 退出自动筛选状态 4 6 3分类汇总 分类汇总是指按照某一字段的取值对数据清单中的数据进行分类 分别计算每一类某项汇总指标 例题13对图4 2中的数据清单 按患者所在组分别计算透析前后的平均值 操作提示 1 对分类字段 所在组 排序 使分类字段取值相同的记录集中在一起 图4 22 分类汇总 对话框 2 选择 数据 分类汇总 打开如图4 22所示的 分类汇总 对话框 3 设置分类汇总的有关选项 分类字段 中选择 所在组 汇总方式 中选择 平均值 选定汇总项 中选择 透析前 透析后2月 透析后4月 透析后6月 4 6 4数据透视表 1 建立数据透视表例题14对图4 24中的数据清单创建显示两名医生对良恶性肿瘤诊断结果的数据透视表 操作提示 1 选定数据清单中的任意单元格 2 单击 数据 数据透视表和数据透视图 打开向导对话框 3 前两步骤选择建立数据透视表的数据源区域 4 在步骤3中单击 布局 打开图4 25所示对话框 其中页字段为数据透视表中指定不同数据透视表源数据表中的字段 拖拽 医生 到页字段处 行字段为数据透视表中指定不同行的源数据表中的字段 拖拽 病理结果 到行字段处 列字段为数据透视表中指定不同列的源数据表中的字段 拖拽 诊断 到列字段处 数据字段为含有数据的源数据表的字段项 拖拽 例数 到数据字段处 5 完成整个向导过程 6 单击页字段 行字段和列字段旁的筛选按钮可以有选择地显示需要的内容 2 编辑数据透视表 数据透视表的编辑操作包括修改布局 添加或删除字段 复制或删除数据透视表 格式化表中数据等 在数据透视表中可以通过拖拽的方法交换行字段与列字段 从而查看源数据的不同汇总结果 生成数据透视表后 将自动显示 数据透视表字段列表 面板 利用该面板通过拖拽鼠标可以方便的添加和删除数据透视表中的字段 3 自动套用数据透视表格式 对于数据透视表 Excel2003提供了10种带缩进格式的报表格式和10种非缩进的交叉表格式 用于对数据透视表进行整体的格式化 同时将行字段与列字段作适当调整 单击数据透视表区域中的任意单元格 单击 格式 自动套用格式 弹出 自动套用格式 对话框 在对话框中选择希望应用的格式即可 4 更新数据透视表 数据透视表中的数据不能被直接修改 而且即便源数据区域中的数据被修改 数据透视表中的数据也不会自动更新 这时可通过 数据 刷新数据 命令 或 数据透视表 工具栏中的刷新数据按钮来完成 4 7打印工作簿 4 7 1页面设置页面设置用于控制打印工作表的外观或版面 包括页面方向 纸张大小 页边距 页眉和页脚等 功能与Word中的页面设置类似 而Excel所特有的是 工作表 选项卡 4 7 2添加页眉和页脚 页眉页脚就是在文档的顶端和底端添加的附加信息 它们可以是文本 日期和时间 图片等 单击 视图 页眉和页脚 页面设置 选项卡 打开的 页眉和页脚 对话框如图4 31所示 在对话框中可以选择系统提供的常用页眉和页脚 也可以单击 自定义页眉 或 自定义页脚 根据需要添加任意内容的页眉和页脚 4 7 3设置分页 1 插入分页符2 删除分页符3 调整分页符 4 7 4打印工作簿 1 打印预览在打印输出之前 可以使用打印预览功能在屏幕上查看打印的效果 对不满意的地方做最后的调整和修改 单击 文件 打印预览 切换到打印预览窗口 其中的 页边距 用于显示或隐藏代表页边距和页眉页脚位置的虚线及操作柄 如图4 33所示 通过拖拽操作柄或虚线可以调整页边距 页眉和页脚边距以及列宽 2 打印 单击 文件 打印 弹出 打印 对话框 需要在 打印内容 选项区指定是打印工作簿里的全部工作表 当前工作表 默认 还是工作表中的选定区域