公文写作中必须把握的几个问题.ppt

公文拟制 必须把握的几个问题 一 公文写作的重要性及意义 二 新 条例 与旧 办法 的主要区别 一 文种 1 相同的文种有 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 纪要 会议纪要 2 增加的文种有 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 二 公文格式 1 相同的组成有 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码 2 增加的组成有 发文机关署名 3 取消的组成有 主题词 4 公文格式组成内容的新旧区别 份号 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关等 份号 公文印制份数的顺序号 涉密公文应当标注份号 编号 用6位阿拉伯数字顶格标注在版心内左上角第1行 绝密 机密级公文还应当标明份数序号 密级和保密期限 公文的秘密等级和保密的期限 涉密公文应当根据涉密程度分别标注 绝密 机密 秘密 和保密期限 绝密 机密级公文还应当标明份数序号 紧急程度 根据紧急程度 紧急公文应当分别标注 特急 加急 特急 急件 发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字组成 也可以使用发文机关全称或者规范化简称 联合行文时 发文机关标志可以并用联合发文机关名称 也可以单独用主办机关名称 联合行文 主办机关排列在前 发文字号 由发文机关代字 年份 发文顺序号组成 联合行文时 使用主办机关的发文字号 签发人 上行文应当标注签发人姓名 在新版党的机关文件印制格式标准中要求附注联系人 联系电话 签发人 会签人姓名 其中 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 标题 由发文机关名称 事由和文种组成 多个发文机关名称之间用空格分开 不加顿号 换行时省略 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 主送机关 公文的主要受理机关 应当使用机关全称 规范化简称或者同类型机关统称 正文 公文的主体 用来表述公文的内容 附件说明 公文附件的顺序号和名称 发文机关署名 署发文机关全称或者规范化简称 成文日期 署会议通过或者发文机关负责人签发的日期 联合行文时 署最后签发机关负责人签发的日期 以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准 电报以发出日期为准 印章 公文中有发文机关署名的 应当加盖发文机关印章 并与署名机关相符 有特定发文机关标志的的普发性公文和电报可以不加盖印章 除会议纪要和电报形式发出的以外 应当加盖印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 附注 公文印发传达范围等需要说明的事项 附件 公文正文的说明 补充或者参考资料 抄送机关 除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关 应当使用机关全称 规范化简称或者同类型统称 印发机关和印发日期 公文的送印机关和送印日期 页码 公文页数顺序号 三 行文规则 新的总体比较粗 我个人认为原有的规则还是应当遵循 1 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 2 向上级机关行文 应当遵循以下规则 3 向下级机关行文 应当遵循以下规则 4 同级党政机关 党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文 属于党委 政府各自职权范围内的工作 不得联合行文 党委 政府的部门依据职权可以相互行文 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 四 公文拟制 公文拟制包括公文的起草 审核 签发等程序 主要强调一下公文的签发 五 公文办理和管理 主要强调一下涉密公文的办理和管理 标题 用22磅小标宋体 2号字 标注在横线下方位置 上空5至6个4号字 一行或多行居中排布 多行标题排列为正宝塔 倒宝塔或菱形 不采用上下长度一样的长方形和上下长 中间短的沙漏形 每行词意完整 长度适宜 字距恰当 六 新版印制格式 正文 注意段尾单字不成行 发文机关署名 居右排 后空2个字 视情上空1行或2行 联合发文 发文机关名称上下并排 等距撑开 长度相同 成文日期 首字比发文机关首字右移2个字 如长于发文机关 则居右排时后空2个字 成文日期用阿拉伯数字 条码 位于文件末页右下角 与版记的最后一条横线空开约5mm 三 文种的使用与常用公文的拟制方法 决议适用范围 适用于会议讨论通过的重大决策事项 命令 令 适用范围 1 公布行政法规和规章2 宣布施行重大强制性行政措施3 批准授予和晋升衔级4 嘉奖有关单位和人员 决定适用范围 1 对重要事项作出决策和部署2 奖惩有关单位和人员3 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 公报适用范围 适用于公布重要决定或者重大事项 通告适用范围 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 通告与公告的区别 一 内容有差别 二 发文机关级别不同 三 使用范围不同 四 发布形式不同 五 写作要求不同 通知 适用范围 1 发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 2 批转 转发公文 标题的写法要求 1 一般使用完整式公文标题 也可使用省略式标题 省去发文机关 如 五一 放假通知 如果遇到紧急 特殊情况或具体需要时 可在 通知 前加上 紧急 补充 联合 一类词 如国家经贸委 关于立即停止生产一次性发泡塑料餐具的紧急通知 2 对批转 转发类通知的标题要特别注意 1 批转 转发类通知的标题 由批转 或转发 公文的机关 事由和文种三个要素组成 如 国务院批转国家医药管理局关于进一步加强中医药工作报告的通知 2 批转 转发类通知标题中的 事由 一般由 批转 或转发 两字加被批转 或转发 公文的标题组成 3 在批转 或转发 公文机关和事由之间 常省略介词 关于 两字 使之简洁 4 批转转发性通知或发布印发性通知的标题 除了法规规章名称可以加书名号外 一般不用标点符号 如 国务院办公厅工商局等部门关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动意见的通知 如果批转 或转发 发布 印发 的是规章 办法 规定 细则 则应加书名号 如 国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知 通报 适用范围 1 表彰先进 发扬正气2 批评错误 抵制歪风3 传达重要精神和告知重要情况 议案 适用范围 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 1 决策要事 提供审议2 传递信息 加强联系 报告 适用范围 1 向上级机关汇报工作 向上级机关汇报工作进展情况 工作中的经验教训 今后的打算等 2 向上级机关反映情况 向上级机关反映工作中出现的重大 紧急情况或未曾遇到过的新情况 3 回复上级机关的询问 回复上级机关对于某些具体事项的查询 写作要求 一 要总结具有规律的东西 二 处理好 点 和 面 的关系 三 情况要真实 四 报告中不得夹带请示 五 尽量把报告写短些 请示 适用范围 适用于向上级请求指示 批准 请示范围很广 具体有以下五种情况 1 属于上级机关明确规定必须请示批准才能办的 2 对国家的有关方针政策 法律 法规或上级机关的有关规定 决定 意见等不甚了解 需请上级机关解释的 3 工作中出现了新情况 新问题 而又无章可循 或有了处理办法 但不知是否可行 有待上级机关批示的 4 本机关职权范围无权解决的问题 需请上级机关指示的 5 工作中遇到直接不能解决的困难 需请上级机关帮助的 请示的行文规则 1 遵循 确有必要 的原则2 坚持一文一事的原则3 请示不得越级 请示不能下抄 不能转报4 请示不能直接送上级机关负责人 一般只写一个主送机关 不得多头主送 5 报告中不夹带请示 请示要有签发人 签发人必须是行政机关的正职或主持工作的负责人 要有附注 告知联系人姓名 电话 写作要求 一 标题 二 主送机关 三 正文 1 请示缘由 2 请示事项 3 请示要求 四 落款 报告与请示的区别 一 行文目的不同 二 行文时间不同 三 上级机关处理方式不同 四 内容的要求不同 五 文末的结束语不同 批复 适用范围 适用于答复下级机关的请示事项 批复是上级机关对下级机关请示事项的答复 有指挥 判断的效能 对请示单位具有约束力 尤其对重要事项或问题的答复 常常具有明显的法规作用 批复只用答复下级机关的请示 如果是同级或不相隶属机关的询问和请求 或下级机关请示以外的文件 均不能使用批复 注意事项 1 要一事一批 批复件原则上一文一事 一个批复针对一件请示 有时数个下级机关上报请示同一件事 经研究同意后 应分别行文批复 而不应一件批复数文 2 批复要有理有据 对下级的请示进行批复 必须根据有关法律和政策规定 根据本机关的职权范围 经过周密思考或调查研究 做出具体明确的答复 为慎重起见 有时还要写明批复的根据 尤其是对其中不同意不赞成部分 更应该写得理据充分 不容置疑 切忌随便批复 滥用职权 3 态度要明确 批复中的观点必须明确 同意就是同意 不同意就是不同意 缓办就是缓办 绝不能含糊其辞 模棱两可 让人不得要领 4 措词要准确 批复用词应字斟句酌 防止发生歧义 贻误工作 切忌使用 似属可行 酌情办理 最好去做 之类的词语 意见 适用范围 适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见与相关文种的联系与区别 一 意见与决定 二 意见与通知 三 意见与请示 四 意见与报告 函 适用范围 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 写作要求 1 标题 函的标题一般由发文机关 事由和文种构成 有时也可以只由事由和文种构成 2 主送机关 函的主送机关就是受文并办理来函事项的机关单位 在文首顶格写明全称或规范化简称 其后用冒号 3 正文 函的正文包括三方面内容 1 发函缘由 2 发函事项致函要把商洽 联系 询问 告知的事项清楚明了地表达出来 单一事项可与发函缘由合成一段 复杂的事项可分条列项 3 结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望 或请对方协助解决某一问题 或请对方及时复函 或请对方提出意见 或请主管部门批准 等等 4 落款 一般包括署名 公章和成文时间三项内容 注意事项 1 实践中该用 函 这一平行文的 往往不恰当地误用了 请示 通知或其他文种 2 函也应遵循一文一事原则 不应在一份函中商洽多项问题 3 函中商洽事项应是往来单位职权范围内的事项 4 行文要简明扼要 开门见山 直截了当 切忌寒暄客套或随意联想发挥 语气要平和 礼貌 得体 忌用命令 生硬或过于媚上 乞求的语气 5 便函在文面格式上可以适当简化 可以不作为正式公文印制 用机关便笺抄印书写即可 也不编发文字号 纪要 适用范围 适用于记载会议主要情况和议定事项 四 公文拟制中几种常见的错误类型 一 标题不规范 1 标题使用标点符号 如 厦门市外商投资局 厦门市财政局关于重点大型外商投资企业增值税贴息办法的请示 关于提请审议 建设节约型机关的实施意见 送审稿 的请示 关于印发 厦门市2012年道路交通安全工作意见 的请示等 2 标题缺发文机关 如 关于组团赴北美参加2012年世界邮轮博览会和开展邮轮旅游考察的请示 关于厦门市残疾人艺术馆规划情况的报告 二 文种使用不当 1 生造文种 或者说缺文种 2 报告中夹带请示事项 3 报告中夹带提建议 三 不符合行文规则 1 公文报送领导个人或者抄送领导个人 2 受文单位错误 或者说主送单位错 四 版式错误 1 用下行文版式印制平行文 2 用下行文版式印制上行文 3 没有版记 没有红头 没有印章 五 格式不规范 1 上行文签发人标注不正确 2 上行文没有标注联系人 联系电话 3 印章使用不规范 六 文字错漏 附件错报 漏报或附件标注不规范 谢谢大家 再见