公文写作9批复和函.ppt

公文写作 第十三节批复 一 批复的概念 二 批复的特点 三 批复的类型 四 批复的结构与写法 五 批复写作注意事项 假如 某某厂青年工人 同志 自2000年入厂以来 虚心向老师傅学习 刻苦钻研技术 积极提合理化建议技术革新成绩卓著 广州市 机械厂向上级轻工业局写了一份关于给技术革新能手 同志晋升两级工资的请示 请代表广州市轻工业局拟写一份同意的批复 你会怎么写 华南师范大学南海学院中文系 为完善实验设备 更好地为教学服务 打算购买50台电脑 需要金额150000 向学院领导写了一份请示 请代表学院拟写一份同意的批复 怎么写 导入 批复是被动行文 是上级机关针对下级机关请示中请求指示 批准的事项 给予明确的答复 简单来说 批复是用于 答复下级机关的请示事项 的公文 批复为下行文 一 批复的概念 批 产生于唐代 三皇帝答复大臣奏章的文书 后逐渐变为所有上级机关答复下级机关的文书 民国时期 上级对下级的呈请 以 指令 行文 政府对百姓的呈请 以 批 行文 批复 最早建于1948年11月18日华北人民政府政务会议通过的 办事通则 建国后 中央人民政府政务院1951年颁布的 公文处理暂行办法 规定 答复下级的轻视或报告时相识用 批复 1957年后 请示和报告明确分工 批复则仅限于答复 请示 了 二 批复的特点 1 权威性 指导性 批复代表着上级机关的权利和意志 对请示事项的单位有约束力 受文机关必须执行批复内容 2 针对性 批复必须是针对下级机关请示事项而发 属被动行文 一文一事 内容简单 针对性强 批复的内容是由请示的内容来决定的 批复的主送单位只能是请示机关 三 批复的类型 1 指示性批复 对请求指示的批复 是针对下级机关提出的难以理解的政策 法规和没有明文规定的疑难问题 作出具体明确的解释和答复 提出处理意见 带有指导下级工作的性质 P1842 表态性批复 对请求审批 批准类的批复 是针对下级机关请求批复的事项 进行认可和审批 具有表态性和手续性 P183 四 批复的结构与写法 批复一般由标题 发文字号 主送机关 正文和日期等构成 一 标题 标题由 批复机关名称 事由 文种 组成 如 国务院关于同意开放 航空口岸的批复 二 发文字号 主送机关与日期的写法 与一般通用公文相同 批复一般比较短 表态性的批复常常只有几十个字或一两百字 指示性批复略长 通常也只有几百字 三 正文 批复的正文一般由批复引据 批复内容 批复结语三个部分组成 1 批复引据 也称引语 批复的开头通常要引述来文作为批复的起因或依据 主要说明应什么来文而批复 应当先引来文标题 后引发文字号 2 批复内容 即批复的主体 也称主文 针对下级机关请示的事项 表示同意与否的态度 有时还要阐述理由 对请求批准的批复 一般有三种情况 一是予以同意或批准 二是如不同意或不批准 需要说明理由或根据 三是 基本同意 原则同意 则应写明修正意见或补充处理方法 3 批复结语 批复结语有三种写法 第一种是提行写 此复 或 特此批复 第二种是写希望和要求 给执行请求事项的答复指明方向 第三种是秃尾 就是请示事项答复完毕就告结束 此种结尾方法使用的频率越来越高 1 要核实请示缘由的真实性 研究请示所提意见或建议的可行性 有些情况应先作调查研究 2 凡请示事项涉及其他部门或地区的问题 批复前都要与其协商 取得一致意见 3 先回应后批复 4 及时批复 以免贻误工作 应按行文的时限和正常渠道办理 以免误事 5 态度鲜明 措辞明确 坚持一请示一批复 6 正确使用发文字号 批复属指挥性下行文 应注意编号 五 批复写作注意事项 批复例文 批复例文 第十五节函 一 函的涵义和用途二 函的特点三 函的类型四 函的结构和写法五 函的写作要求 函 重点与难点 函的正文写作函与请示的区别复函与批复的区别 函作为公文种类之一 与其他文种一样具有由制发公文机关权限决定的法定效力 函的使用范围比较广泛 涉及公务活动各方面的联系事宜 在不适合采用某些文种如请示 报告 通知 批复的的情况下 往往可以用函替代 函的适用范围 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 使用范围广泛 涉及各方面的公务联系 是任何法定组织的任何级别的机关都可以使用的公文 一 广泛性函的行文对象具有广泛性 函可以是任何不相录属机关之间的单一行文 函是不相隶属机关 社会团体和企事业单位之间广泛开展公务活动的纽带和桥梁 函的特点 二 多重性函的行文关系具有多重性 主要用于平行文 也可用于上行文 还可用于下行文 具体行文关系的选择 可以根据实际需要而定 有隶属关系的上下级机关之间一般不使用函 三 多样性函的文体形态多种多样 格式比较特殊 有的采用正式公文的标准格式 有的不受正式公文的标准格式的拘束 函的功能多种多样 商洽工作 传递信息 交流情况 询问事项 请求帮助解决困难 支持协助工作 催办公务 答复问题等等 都可以 四 灵活性函作为沟通上下 联系左右 关照今昔的一个重要文种 注重务实 函的内容大多简约直接 一般都是一函一事 形式精短 因而在商洽工作 联系有关事项时十分灵活 便捷 凡是其它文种不宜涉及的事项 都可以采用函来表述和传递 运用函的形式 显得比较平和委婉 可以使不相隶属机关之间相处更加融洽 函的作用 一 商洽公务 协调工作函主要是一种典型的平行公文 相互之间没有隶属关系的机关在商洽 协调工作 了解有关情况 寻求互相支持 进行交流往来时 经常使用这一种公文 二 解决疑难 开展工作不相隶属机关之间要求办理一般业务上的疑难事项 也可以采用函的形式 三 批复事项 推进工作向没有隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项可以采用函的形式 反之 业务主管部门可以用函的形式审批或者答复没有隶属关系的机关请求批准的事项 国家行政机关也可以采用函的形式与个人进行公务联系 函的种类一 请批函请批函是指向无隶属关系的平级机关或者有关主管部门请求批准事项的函 二 商洽函商洽函是指用于请求无隶属关系的有关单位协助 商洽解决办理某一问题的函 三 告知函告知函是指不相隶属平级机关或者单位之间相互交流传递信息时使用的函 四 询问函询问函是指无隶属关系的单位之间相互咨询有关事项时使用的函 五 答复函答复函是指无隶属关系的单位之间相互答复有关询问事项时使用的函 此外 按行文方向不同 可将函划分为去函和复函 函的格式 根据 国家行政机关公文格式 函的格式不具有特殊性 一般来说 按照国家标准编写即可 函一般包括标题 发文字号 主送机关 正文 发文机关 日期等 1 标题一般由 发文机关 事由 文种 或 事由 文种 组成 一般发函为 发文机关 关于 事由 的函 复函为 发文机关 关于 答复事项 的复函 函的结构和写法 2 发文字号 正式的函 无论是发函还是复函 都应标注发文字号 写法同一般公文发文字号 一般需加一个 函 字 3 主送机关 函的主送机关应写全称或规范化简称 原则上只有一个主送机关 复函的主送机关即来函机关 4 正文 函的正文一般包括三部分 开头简要介绍背景情况 主体写商洽 询问 答复的事项和问题 结语提出希望和要求 正文是函的主要部分 要根据函的不同作用来确定写法 去函要把商洽的原委 询问的问题 请求的事项 告知的情况等写清楚 以便得到对方的支持 理解或回答 复函应在正文的首句或首段说明收到对方函的时间及内容概要 然后针对来函所询问的问题 商请的事项逐一给予明确答复 不能含糊其词 模棱两可 不着边际 结语如去函用 为要 为盼 为感 为荷 复函用 特此复函 此复 等 也可不写结语 正文写完即结束 写作函的注意事项 第一 内容单一 主旨集中 一函一事 第二 措辞要掌握分寸 语言要简洁得体 语气要坦诚谦和 要摒弃套话空话 对上级机关应该尊重 对下级机关应该谦逊 对平级机关或不相隶属机关应以礼相待 要体现平等精神 第三 恰当使用习惯用语即结语 例文 关于建立XXX贸易公司的函XX函 2006 XX号XX省计划经济委员会 为促进我省民政工业发展 拓宽福利生产市场 积极发展外向经济研究 决定建立XXX贸易公司 该公司为集体所有制 实行独立核算 自负盈亏 经营范围 主营民政福利企业产品及出口创汇产品外贸经营 兼营各类生产资料 经济技术咨询 产品开发有偿服务及其他民用商品 经营方式 零售 批发 代购 代销及调拨 当否 请批复 XX省民政厅二OO六年一月六日 一般包括开头 主体 结尾三层 简要介绍背景情况 商洽 询问 答复的事项和问题 希望和要求 5 发文机关和日期 发函和复函均需要写明发文机关和日期 并加盖公章 有的函还写明抄送单位机关名称 函的写作要注意 1 要一函一事 切忌一函数事 2 要体现平等坦诚精神 文字恳切得体 简洁朴实 用语谦和有礼 切不可盛气凌人 3 凡是不相录属机关之间商洽工作 答询问题和请批事项等 都应用函 函的写作要求 函与请示的区别 1 行文方向不同 函可以是平行文 也可以是上行文或者下行文 在向不相隶属的主管部门请求批准时 不管其级别与本单位平行还是高于本单位 都一律用函 请示是上行文 必须是下级向上级行文 它可以是直属上下级机关的关系 也可以是业务部门和业务主管部门之间的关系 2 收文处理方式不同 回答请示的公文是批复 回答请求批准函的公文则是复函 值得特别注意的是政府的内设机构办公厅 室 经授权或征得政府部门同意 可代替政府向本部门机关以外的其他机关 包括本系统 制发政策性和规范性文件 如果经政府同意或授权代替政府审批下达应当由政府审批下达的事项 只能用函的形式行文 并在文中说明经政府同意 3 发文字号不同 函的发文字号在发文字号的机关代字后常常需要加一个 函 字 而请示则按机关发文的顺序编号 复函与批复的区别 复函即答复性函 是专为答复问题而制发的函 批复同复函虽然都属于回复性公文 但毕竟是完全不同的两个文种 以下两点区别较为突出 1 行文方向有所不同 复函可以是平行文 也可以是上行文或者下行文 批复属于下行文 2 重要程度有所不同 复函针对的事项相对比较一般 批复针对的事项相对比较重要 按照不同的标准 函可以有不同的分类 1 按照行文方向分为发函与复函 发函也称去函 问函 是本机关主动向对方去函的 回复对方来函称为复函 是指回复询问或批准事项等的函 2 按内容和目的分类 有商洽函 答询函 请批函 告知函等 商洽函用于不相隶属机关之间商洽工作 答询函用于不相隶属机关或部门之间相互询问或答复问题 请批函用于向有关部门请求批准事项 告知函亦称通报函 用于将某一活动或情况告知对方 告知函不需对方回复 三 函的类型 3 按内容的轻重分有公函和便函公函的内容比较重要 行文郑重 有完整的公文格式 便函大多适用于一般性的事务性工作 没有完整的公文格式 只有上款和下款 不列函件标题与发文字号 可以加盖公章 也可以个人署名 便函一般不归档 但仍用于公务 事实上 公函与便函只是内容重要程度以及公文格式上的区别 写法上实质上几乎没有差异 思考 1 掌握两种文种的相关知识2 根据材料拟写批复和函