公文与公文处理工作.ppt

公文与公文处理工作 邹永斌 内容提要 概述公文种类公文格式行文规则公文办理公文管理 一 概述 一 公文的定义 特征和作用 公文即公务文书 是机关 团体 企事业单位实施领导 处理公务的具有特定效力和规范格式的文书 是传达政令 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告和交流情况的工具 二 公文处理工作 公文处理工作是指包括公文的办理 管理 整理 立卷归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 公文处理工作的主管机构 各级党委政府办公室及各部门的办公室 原则 实事求是 精简 高效要求 及时 准确 安全 保密 三 公文处理的原则和要求 四 规范公文处理工作的两个重要文件 中国共产党机关公文处理条例 国家行政机关公文处理办法 二 公文文种 一 中国共产党机关公文处理条例 规定了党的机关公文14种文种 1 决议用于经会议讨论通过的重要决策事项 2 决定适用于对重要事项作出决策和安排 3 指示用于对下级机关布置工作 提出开展工作的原则和要求 4 意见用于对重要问题提出见解和处理办法 5 通知用于发布党内法规 任免干部 传达上级机关的指示 转发上级机关和不相隶属机关的公文 批转下级机关的公文 发布要求下级机关办理和有关单位共同执和或者周知的事项 6 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 7 公报用于公开发布重要决定或者重大事件 8 报告用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 答复上级机关的询问 9 请示适用于向上级机关请求指示 批准 10 批复适用于答复下级机关的请示事项 11 条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作 活动和党员行为的规章制度 12 规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范 13 函用于机关之间商洽工作 询问和答复问题 向无隶属关系的有关主管部门请求批准等 14 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 二 国家行政机关公文处理办法 规定了行政机关公文13种文种 1 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 2 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 3 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 4 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 5 通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 6 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 7 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 8 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 9 请示适用于向上级机关请求指示 批准 10 批复适用于答复下级机关的请示事项 11 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 12 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 13 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 党的机关公文文种 14 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 行政机关公文文种 13 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 上述文种使用最多的是 通知 报告 请示 总结 计划 工作要点不是独立使用的公文文种 一般与报告 通知等文种搭配使用 党的机关公文由版头 份号 密级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 发文机关署名 成文日期 印章 印发传达范围 主题词 抄送机关 印制版记等17个部分组成 三 公文格式 一 党的机关公文格式要素构成 1 版头由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字或者加括号标明文种组成 用套红大字居中印在公文首页上部 联合行文 版头可以用主办机关名称 也可以并用联署机关名称 1 版头由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字或者加括号标明文种组成 用套红大字居中印在公文首页上部 联合行文 版头可以用主办机关名称 也可以并用联署机关名称 中共XX文件 用于发布 传达贯彻党的方针 政策 作出重要工作部署 转发上级机关的文件 批转下级机关的重要报告 请示 中国共产党XX委员会 XX 用于通知重要事项 任免干部 批复下级机关的请示 向上级机关报告 请示工作 2 份号公文印制份数的顺序号 标注于公文首页左上角 秘密公文应当标明份号 3 密级公文的秘密等级 标注于份号下方 4 紧密程度对公文送达和办理的时间要求 紧急文件应当分别标明 特急 加急 紧急电报应当分别标明 特提 特急 加急 平急 5 发文字号由发文机关代字 发文年度和发文顺序号组成 标注于版头下方居中或者左下方 联合行文 一般只标明主办机关的发文字号 5 发文字号由发文机关代字 发文年度和发文顺序号组成 标注于版头下方居中或者左下方 联合行文 一般只标明主办机关的发文字号 6 签发人上报公文应当在发文字号右侧标注 签发人 签发人 后面标注签发人姓名 7 标题由发文机关名称 公文主题和文种组成 位于发文字号下方 8 主送机关主要受理公文的机关 主送机关名称应当用全称或者规范化简称 位于正文上方 顶格排印 9 正文公文的主体 用来表述公文的内容 位于标题或者主送机关下方 10 附件公文附件 应当置于主件之后 与主件装订在一起 并在正文之后 发文机关署名之前注明附件的名称 11 发文机关署名应当用全称或者规范化简称 位于正文的右下方 12 成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期 联合行文 署最后签发机关领导人的签发日期 特殊情况署印发日期 成文日期应当写明年 月 日 位于发文机关署名右下方 决议 决定 条例 规定等不标明主送机关的公文 成文日期加括号标注于档题下方居中位置 12 成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期 联合行文 署最后签发机关领导人的签发日期 特殊情况署印发日期 成文日期应当写明年 月 日 位于发文机关署名右下方 决议 决定 条例 规定等不标明主送机关的公文 成文日期加括号标注于档题下方居中位置 13 印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外 公文应当加盖发文机关印章 14 印发传达范围加括号标注于成文日期左下方 15 主题词按上级机关的要求和 公文主题词表 标注 位于抄送机关上方 16 抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级 下级和不相隶属机关 抄送机关名称标注于印制版记上方 17 印制版记由公文印发机关名称 印发日期和份数组成 位于公文末页下端 二 行政机关公文格式要素1 密级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限 其中 绝密 机密 级公文还应当标明份数序号 2 紧急程度急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 急件 其中电报应当分别标明 特提 特急 加急 平急 3 发文机关标识发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称 联合行文 主办机关排列在前 上报公文发文机关标识位置有特殊要求 4 发文字号应当包括机关代字 年份 序号 联合行文 只标明主办机关发文字号 5 签发人上行文应当注明签发人 会签人姓名 其中 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 6 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类 一般应当标明发文机关 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 7 主送机关指公文的主要受理机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 8 正文9 附件公文如有附件 应当注明附件顺序和名称 10 成文日期以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 电报以发出日期为准 11 印章公文除 会议纪要 和以电报形式发出的以外 应当加盖印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 12 附注公文如有附注 需要说明的其他事项 应当加括号标注 13 主题词公文应当标注主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词 14 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 15 印发机关和印发时间16 印数 发文机关标识 发文字号 标题 主送机关 正文 份号 密级 紧急程度 正文 印章 成文日期 主题词 抄送机关 印发机关 印发时间 印数 签发人 一级标题 小2号标宋体二级标题 3号黑体三级标题 3号楷体正文 3号仿宋体密级 紧急程度 3号黑体签发人姓名 3号楷体主题词 3号黑体主题词词目 3号小标宋结构层次 一 一 1 1 三 公文用字要求 公文中的数字 除结构层次序数 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 三 公文用纸及排版规格党的机关公文 公文用纸幅面规格可采用16开型 长260毫米 宽184毫米 行政机关公文 采用国际标准A4型 长297毫米 宽210毫米 16开型排版 每面20行 每行25字 A4型排版 每面22行 每行28字 四 行文规则 一 行文关系与行文方式1 行文关系 领导与被领导的关系指导与被指导的关系平行或不相隶属关系 2 行文方式 上行文下行文平行文 二 行文规则1 确有必要 注重实效 少而精 2 按隶属关系和职权范围行文 3 向上级机关行文 应当主送一个上级机关 如需其他相关的上级机关阅知 可以抄送 4 党政各部门在各自职权范围内可以向下级党委政府有关部门行文 党委政府办公厅 室 根据党委政府授权 可以向下级党委政府行文 党委政府的其他部门 不得对下级党委政府发布指示性公文 5 向下级的重要行文 应当同时抄报直接上级单位 6 不得越级请示和报告 7 请示应一文一事 一般只写一个主送机关 不得对下抄送 报告不得夹带请示事项 8 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 9 同级党的机关 政府机关与其他机关之间必要时可以联合行文 五 公文办理公文办理分为发文办理和收文办理 发文办理 以本单位名义制发公文的过程 收文办理 指对收到外来公文的办理过程 发文办理程序 草拟 审核 签发 登记 复核 缮印 用印 分发 归档 收文办理程序 签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 办结归档 一 由主管机构集中统一管理 二 机关应建立公文管理制度 三 上级的公文不得随意翻印 四 不得随意变卖 销毁公文 五 三密 公文更要严格管理 六 公文管理 谢谢大家 欢迎批评指正2009 9 7