销售与收款循环内部控制制度设计——基于安盛公司案例

C AIZHENGJIANDU 案 例 分 析68 财 政 监 督 CAIZHENGJIANDU 2013 8【 摘 要 】 内 部 控 制 一 直 是企 业 界 ， 尤 其 是 会 计 界 关注 研 究 的 热 门 话 题 。 本 文主 要 介 绍 分 析 了 安 盛 公 司销 售 与 收 款 环 节 内 部 控 制设 计 的 具 体 措 施 ， 并 进 行了 评 价 ， 指 出 其 内 部 控 制设 计 的 有 效 性 和 存 在 的 问题 ，【 关 键 词 】 销 售 与 收 款 有效 性 评 价 内 部 控 制销售与收款循环内部控制制度设计探究-基 于 安 盛 公 司 的 案 例 分 析 武 汉 长 江 工 商 学 院 刘 芬 芳当 前 ， 很 多 专 家 学 者 对 内 部 控 制 整 体 的 实施 情 况 都 有 系 统 调 查 研 究 ， 但 对 具 体 执 行环 节 的 研 究 并 不 多 。 安 盛 公 司 是 _家 准 备上 市 的 综 合 性 药 品 生 产 企 业 ， 公 司 准 备 在筹 备 上 市 的 过 程 中 ， 加 强 业 务 环 节 的 内 部控 制 ， 提 升 公 司 综 合 竞 争 力 。 因 此 ， 本 文主 要 选 取 安 盛 公 司 的 销 售 与 收 款 内 部 控 制制 度 的 情 况 做 具 体 分 析 。一 、 销 售 与 收 款 业 务 关 键 控 制 点一 般 来 说 ， 销 售 与 收 款 主 要 有 销 售 计 划 管 理 、 客 户 开 发 与 信 用 管 理 、 销 售 定 价 、订 立 销 售 合 同 、 组 织 发 货 与 装 运 、 收 款 和客 户 服 务 等 内 容 ， 进 一 步 细 化 则 为 ： 从 指定 销 售 计 划 开 始 ， 在 计 划 的 指 引 下 有 针 对性 地 实 施 客 户 开 发 与 信 用 管 理 ； 根 据 销 售定 价 和 取 得 的 赊 销 授 权 进 行 销 售 谈 判 并 订立 销 售 合 同 ， 在 此 基 础 上 组 织 发 货 ， 并 开具 销 售 账 单 ； 根 据 内 外 部 凭 证 完 成 会 计 系统 核 算 ， 在 赊 销 的 情 况 下 跟 踪 收 款 并 完 成会 计 处 理 或 核 销 坏 账 ； 特 殊 情 况 下 可 能 发生 销 售 退 回 业 务 ， 销 售 退 回 属 于 客 户 服 务的 范 畴 ， 对 客 户 提 出 的 问 题 要 及 时 给 予 回复 ， 如 果 需 要 ， 卖 家 要 及 时 办 理 退 货 和 验收 入 库 等 。那 么 企 业 在 设 计 销 售 与 收 款 业 务 的 关 键 控 制 点 主 要 包 括 ： 适 当 的 不 相 容 职 务 分 离 、 在 销 售 计 划 环 节 要 经 过 授 权 批 准 、 在信 用 管 理 环 节 要 健 全 有 效 才 能 有 效 保 证 赊销 的 销 售 方 式 ， 会 计 信 息 系 统 要 保 证 凭 证记 录 完 整 、 内 部 复 核 程 序 严 密 等 。 从 战 略层 面 来 看 ， 销 售 与 收 款 循 环 在 内 部 控 制 上需 要 注 重 销 售 计 划 环 节 、 信 用 管 理 环 节 、授 权 与 批 准 ； 从 操 作 层 面 来 看 ， 销 售 前 与客 户 谈 判 谈 判 与 订 立 合 同 、 严 密 的 信 用 管理 制 度 、 授 权 发 货制 度 ， 及 时 收 缴 款 项 ， 通 过 沟 通 机 制 加 强客 户 服 务 。二 、 安 盛 公 司 销 售 与 收 款 业 务 内部 控 制 制 度 的 内 容安 盛 公 司 销 售 与 收 款 业 务 涉 及 的 部 门 主 要 有 销 售 部 、 商 务 部 、 运 营 部 、 财 务 部 、综 合 部 。 商 务 部 和 运 营 部 由 一 名 副 总 经 理分 管 ， 财 务 部 和 综 合 部 由 总 经 理 直 接 管 理 ，销 售 部 由 另 一 名 副 总 经 理 分 管 ， 销 售 部 下设 销 售 一 处 和 销 售 二 处 。 商 务 部 下 设 信 用管 理 处 、 合 同 管 理 处 、 采 购 处 、 物 资 处 、综 合 处 。 财 务 部 下 设 会 计 处 、 财 务 管 理 处 ，综 合 部 下 设 办 公 室 、 运 输 处 、 物 业 处 。 安盛 公 司 销 售 与 收 款 业 务 的 主 要 制 度 如 下 ：第 _， 销 售 部 由 销 售 _处 专 门 人 员 负 责 了 解 客 户 的 基 本 情 况 后 ， 制 定 销 售 计 划 ，确 定 交 易 的 初 步 意 向 ， 填 写 客 户 资 料 表 ，并 将 填 好 的 客 户 资 料 表 交 给 商 务 部 的 信 用管 理 处 。 第 二 ， 商 务 部 信 用 管 理 处 负 责 对销 售 部 提 交 的 客 户 进 行 经 营 能 力 、 资 信 状况 等 进 行 评 核 后 ， 对 客 户 的 授 信 额 度 进 行建 议 并 由 商 务 部 负 责 人 审 批 后 ， 再 返 回 给销 售 部 。第 三 ， 销 售 部 负 责 人 依 据 商 务 部 授 信 文 件 。 核 准 与 客 户 的 交 易 方 式 及 给 予 客 户 的 信 用 额 度 后 ， 由 销 售 二 处 负 责 谈 判 并 签 订 销 售 合 同 。第 四 ， 区 别 不 同 的 销 售 方 式 从 而 采 取 不 同 收 款 方 式 。 如 果 是 采 用 现 金 销 售 方 式 ，当 收 到 客 户 订 货 单 时 ， 由 销 售 二 处 依 据 客 户 的 缴 款 填 写 单 并 送 交 财 务 部 会 计 处 出 纳 处 ， 由 出 纳 人 员 在 收 款 后 ， 同 时 明 确 禁 止销 售 人 员 收 取 现 金 货 款 ， 应 将 缴 款 单 的 一联C AIZHENGJIANDU 案 例 分 析68 财 政 监 督 CAIZHENGJIANDU 2013 8交 财 务 部 会 计 处 负 责 收 款 的 会 计 人 员 进 行 电 脑 系 统 缴 款 确 认 。 如 果 采 用 赊 销 方 式 ， 赊 销 商 品 一 般 应 取 得 客 户 的 书 面 确 认 后 由 销 售 部 销 售 一 处 先 将 已 获 准 的 授 信 单 送 交 财 务 部 负 责 应 收 账 款 核 算 的 会 计 进 行 电 脑 系 统 的 的 授 信 额 度 确 认 。第 五 ， 合 同 的 系 统 确 认 完 成 后 ， 财 务 部 要 将 客 户 订 货单 的 一 联 及 相 应 的 销 售 合 同 一 份 还 给 销 售 部 ， 再 由 销 售 二处 转 交 商 务 部 合 同 管 理 处 ， 由 该 处 业 务 人 员 将 电 脑 系 统 中制 作 的 销 货 通 知 单 交 送 物 资 处 。第 六 ， 物 资 处 收 到 销 货 通 知 后 ， 依 据 销 货 通 知 单 标 明的 品 种 、 数 量 准 备 发 货 ， 并 向 综 合 部 运 输 处 交 接 装 运 货 物 ，将 生 成 一 式 四 联 的 送 货 单 送 交 财 务 部 会 计 处 。第 七 ， 财 务 部 会 计 处 专 门 岗 位 负 责 对 价 格 、 收 款 金 额无 误 后 签 字 ， 并 通 过 会 计 信 息 系 统 确 认 生 成 销 货 清 单 ， 据此 填 制 销 货 发 票 ， 在 开 具 每 张 销 售 发 票 之 前 ， 要 检 查 销 售清 单 然 后 予 以 记 账 ， 再 将 销 货 发 票 及 三 联 送 货 单 送 交 商 务部 物 资 处 。第 八 ， 商 务 部 物 资 处 留 存 一 联 ， 其 余 两 联 送 货 单 及 销货 发 票 连 同 货 物 由 运 输 处 送 交 客 户 。 另 一 联 送 货 单 由 商 务部 物 资 处 返 还 给 财 务 部 ， 财 务 部 将 它 作 为 作 为 记 录 销 售 收入 或 应 收 账 款 的 依 据 。三 、 安 盛 公 司 的 销 售 与 收 款 内 部 控 制 制 度 评 价从 案 例 内 容 来 分 析 ， 安 盛 公 司 销 售 与 收 款 业 务 内 部 控制 基 本 流 程 设 计 清 晰 ， 规 定 比 较 详 细 ， 采 用 了 多 个 部 门 相互 牵 制 和 监 督 的 内 部 控 制 措 施 ， 可 在 _定 程 度 上 防 止 贪 污舞 弊 行 为 的 发 生 ， 避 免 企 业 利 益 受 损 。 具 体 分 析 如 下 ：第 _， 基 本 确 保 不 相 容 职 务 分 离 。 由 销 售 _处 负 责 对 客 户 甄 选 以 及 调 查 客 户 信 用 调 查 度 、 信 用 管 理 部 门 接 受 客 户 订 单 ； 销 售 二 处 核 准 付 款 条 件 ； 合 同 管 理 处 填 制 销 货 通 知 单 ；物 资 处 发 出 商 品 ； 财 务 部 开 具 发 票 及 会 计 记 录 等 ， 基 本 保证 不 相 容 岗 位 所 涉 及 的 相 关 职 务 分 离 。第 二 ， 公 司 为 加 强 对 应 收 账 款 的 管 理 ， 设 立 信 用 管 理部 门 并 且 建 立 了 信 用 管 理 机 制 ， 这 样 可 以 有 效 加 强 对 应 收账 款 的 事 前 控 制 ， 从 源 头 上 减 小 了 形 成 坏 账 损 失 的 风 险 。第 三 ， 公 司 采 用 了 会 计 信 息 系 统 授 信 额 度 确 认 的 权 限控 制 。 通 过 信 息 化 管 理 ， 采 用 电 脑 系 统 对 授 信 额 度 进 行 确认 ， 可 以 提 高 销 售 与 收 款 业 务 的 工 作 效 率 ， 并 且 能 够 保 证保 证 营 业 收 入 的 真 实 、 合 理 以 及 完 整 有 效 。第 四 ， 实 行 了 比 较 严 格 的 销 售 回 款 制 度 。 对 销 售 收 款管 理 区 别 现 销 和 赊 销 两 种 方 式 进 行 电 脑 系 统 确 认 。但 通 过 分 析 发 现 存 在 如 下 问 题 ：第 一 ， 商 务 部 是 信 用 管 理 部 门 ， 却 仅 有 信 用 额 度 的 建议 权 ， 而 由 负 责 签 订 合 同 的 销 售 部 门 确 定 信 用 额 度 。 但 这样 没 有 切 实 达 到 信 用 管 理 的 作 用 ， 而 应 当 由 独 立 的 信 用 管理 部 门 负 责 信 用 额 度 的 确 认 ， 并 由 公 司 主 管 审 批 授 权 。第 二 ， 销 售 前 期 活 动 中 的 谈 判 活 动 和 签 订 合 同 ， 均 由销 售 二 处 完 成 ， 但 理 应 由 两 个 不 同 岗 位 分 别 执 行 。第 三 ， 实 施 销 售 业 务 与 现 金 收 款 由 销 售 二 处 独 自 完 成 ，存 在 利 用 现 金 收 款 业 务 舞 弊 的 风 险 。 故 企 业 应 该 防 止 由 销售 人 员 直 接 收 取 款 项 ， 若 有 必 须 由 销 售 人 员 收 取 的 ， 应 有财 务 部 门 加 强 监 控 。第 四 ， 合 同 管 理 处 和 物 资 处 同 属 商 务 部 负 责 人 领 导 ，由 合 同 管 理 处 负 责 开 具 销 售 通 知 单 ， 由 物 资 处 组 织 实 施 发货 。 这 两 项 流 程 均 由 同 一 个 部 门 负 责 人 审 批 ， 与 相 容 职 务分 离 原 则 相 违 背 ， 故 不 按 销 售 通 知 单 发 货 的 风 险 很 大 。第 五 ， 合 同 管 理 处 负 责 制 作 销 售 通 知 单 会 使 得 实 际 与销 售 合 同 事 项 相 分 离 与 职 责 分 配 混 乱 ， 理 应 由 销 售 部 负 责 。第 六 ， 销 售 清 单 应 该 有 货 运 发 货 部 门 即 本 案 例 中 的 物资 处 负 责 制 作 ， 交 由 财 务 部 复 核 并 开 具 销 售 发 票 和 记 录 相关 会 计 核 算 内 容 。 本 例 中 ， 由 财 务 部 来 开 具 销 售 清 单 ， 脱离 了 实 际 的 发 货 业 务 。第 七 ， 应 完 善 应 收 账 款 的 管 理 ， 销 售 部 门 按 照 客 户 设置 应 收 账 款 台 账 ， 及 时 催 收 应 收 款 项 ， 催 收 记 录 应 妥 善 保存 ， 对 于 确 信 无 法 收 回 的 应 收 账 款 ， 要 履 行 审 批 程 序 ， 核销 坏 账 。从 安 盛 公 司 销 售 与 收 款 业 务 所 体 现 的 问 题 来 看 ， 企 业设 计 内 部 控 制 流 程 ， 不 仅 要 从 形 式 上 追 求 完 整 性 和 连 贯 性 ，更 要 认 真 分 析 各 关 键 控 制 点 的 适 配 性 。 如 果 找 准 了 关 键 控制 点 ， 但 却 没 有 将 它 设 置 在 合 适 的 节 点 上 ， 那 么 往 往 会 增加 控 制 风 险 ， 甚 至 给 舞 弊 提 供 机 会 。 例 如 ， 信 用 管 理 部 门对 赊 销 实 施 审 批 制 度 ， 但 是 由 于 没 有 真 正 实 现 不 相 容 职 务的 分 离 ， 授 信 额 度 的 确 定 最 终 仍 由 销 售 部 门 确 定 ， 信 用 管理 部 门 只 有 建 议 权 ， 那 就 违 背 了 相 互 牵 制 的 原 则 。 同 时 在设 计 执 行 完 善 内 部 控 制 体 系 时 ， 要 意 识 到 内 部 控 制 有 _定的 局 限 性 ， 即 使 内 部 控 制 体 系 设 计 得 很 好 ， 也 会 出 现 故 障 。内 部 控 制 首 先 要 约 束 的 对 象 是 权 力 拥 有 者 ， 否 则 再 完 美 的内 部 控 制 体 系 也 会 成 纸 空 文 。 参 考 文 献1. 企 业 内 部 控 制 编 审 委 员 会 .2012.企 业 内 部 控 制 M.上海 :立 信 会 计 出 版 。2. 宋 建 波 .2012.内 部 控 制 与 风 险 返 利 M.北 京 ： 中 国 人民 大 学 出 版 社 。