企业档案管理业务讲座.ppt

企业档案管理 业务讲座,档案：中华人民共和国档案法将档案定义表 述为：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个 人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教 等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案工作的基本内容：档案工作的基本内容包括 档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检 索、编研等8个环节。 档案工作的基本原则： 根据中华人民共和国 档案法第一章第五条规定：“档案工作实行统一领 导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于 社会各方面的利用。”,企业档案：是指企业在生产、经营、管 理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有 保存和利用价值的各种形式的历史记录。 档案载体包括纸张、胶片、磁带、光盘 等。 企业各种门类各种载体的档案主要分 为：党群工作、行政管理、经营管理、生产技 术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设 备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档 案、荣誉实物档案、电子档案等13个门类。,企业开展档案工作需从四个方面入手： 一、组织建设。 二、制度建设。 三、基础设施建设。 四、业务建设。（包括档案的收集、整理、 鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个 环节）,一般企业档案分类示意图,一、建立档案工作体制 企业应建立有分管档案工作领导、各部门和项目负责人的 档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人 员为基础的档案管理工作网络。 二、制定档案工作管理制度 （一）、制定企业档案工作规章制度的要求 1、制定本企业档案工作的各项规章制度不能有悖于国 家、本系统、本地区关于档案工作的有关规定，同时内容即要 全面又要有针对性。 2、要了解本企业管理及档案形成的特点，充分征求企业 内部有关部门的意见，与他们密切配合，使制定的规章制度及 内容更加切合本单位的工作实际。,（二）、企业档案工作制度的内容 企业档案工作制度一般分三部分： 第一部分是工作规章。包括企业档案工作规定（内容要 包括三纳入、四参加、四同步制度）、档案工作责任追究制 度、档案管理应急预案。 第二部分是管理制度。包括文件材料归档制度、档案鉴 定销毁制度、档案保密制度、档案利用制度、档案移交制 度、电子文件管理制度、科技档案补充更新制度、档案保管 制度、档案统计制度、档案管理系统操作制度、库房管理制 度。 第三部分是业务标准规范。包括档案整理规则、档案分 类标准、档案归档范围、档案保管限期表、各门类档案管理 标准长远规划。,1、三纳入、四参加、四同步制度。 三纳入： 将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。 四参加： 企业档案部门或档案人员参加产品鉴定；科研课题审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。 四同步： 企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步。,2、档案工作责任追究制度。 3、档案管理应急预案。 4、归档制度。 归档时间中要明确各门类档案具体的归档时间。 归档要求中要说明归档的文件材料 齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益 于长久保存等情况。 5、档案保管制度。 6、档案鉴定销毁制度。,7、档案保密制度。 8、档案统计制度。 9、档案利用制度。 10、档案保管期限表。 11、移交制度。 12、电子文件管理制度。 13、科技档案补充更新制度。 14、档案管理系统操作制度。 15、库房管理制度。,三、配备档案管理基础设施 档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案 人员办公室、档案查阅室、档案柜架（五节铁柜皮或 密集架）档案装具用品（卷皮、卷盒、各种目录、备 考表、登记表、装订线、装订机、夹子、锥子、铅笔 等）。 档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、 防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。,四、开展档案业务工作 （一）、档案收集 1、收集的定义 档案的收集就是档案室按照有关规定，通过例 行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机 关、部门、个人手中和散失在其他地方的档案，有 组织、有计划地集中保存的工作。 企业档案的收集工作分两部分： 第一部分是管理性档案的收集。 第二部分是科技档案的收集。,2、收集工作的要求 （1）、管理类档案收集工作的要求 归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期 保管的质量要求。 归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企 业的业务活动。 要加强收集工作的调查。 （2）、科技档案收集工作的要求 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 要遵循科技档案的自然形成规律。 要保证科技档案的完整、准确。,3、收集工作的方法 （1）、管理性档案的收集方法 严格按照本单位归档制度的有关规定进行收 集。 建立相关制度，加强对零散文件的收集。 在实际工作中，可以采取下列做法： 一是将文件材料的形成积累工作纳入有关部门和人员 的岗位职责，并与经济责任制挂钩，确保各部门形成的文 件，尤其是未经收发文登记的文件能够齐全、完整地收集。 二是对于外出学习（包括出国学习）或开会的人员，应 规定只有将带回的文件向档案人员移交后，才能到财务部门 办理报销手续。 三是对于工作变动的人员，应规定只有将手中保管的文件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。, 明确具体人员职责，保证归档文件 齐全完整。 （2）、科技档案的收集方法 按照归档制度的规定接收科技文件归 档。 纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。,企业可以实行多种方式相结合来收集 档案。 1）、正常收集和现场收集相结合。 2）、随时收集和集中收集相结合。 3）、对内收集和对外收集相结合。 确定和疏通科技档案收集渠道，定 向、定内容收集。 抓住的重要环节和关键的阶段进行收集。,这4种方法概况起来就是3点： 第一、档案实行集中管理。 第二、制定并落实各种管理制度、人员 岗位责任制及档案归档制度、档案保管期限 表。 第三、制定并落实“三纳入”、“四参加”、 “四同步”制度。 （3）、会计档案、干部人事档案、荣誉 实物档案、电子档案的收集,会计档案应由会计人员在会计年度终了 后按照会计档案管理办法的规定收集、 整理、归档。 干部人事档案由主管人事的人员按照 企业职工档案管理工作规定的要求随时 收集、整理、归档。 企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等 荣誉实物档案应由档案人员随时收集，随时 归档。,电子档案的收集有许多具体的要求比如：文字 处理技术形成的电子文件；扫描仪设备形成的电子 文件；计算机辅助设计形成的图形电子文件；视 频、音频、多媒体设备形成的电子文件；通用软件 形成的电子文件等等在收集时都有关于技术环境、 相关软件、数据类型、格式、被操作数据、检测数 据等的技术要求。只有在充分考虑了电子文件的这 些技术因素后电子档案才能实行逻辑归档和物理归 档。 具体的方法在后半年国家档案局出台了新的电子档案管理办法后我们再参照执行。）,（二）、档案整理 档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等 方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排 列、编目的工作。 1、档案分类 档案分类就是要制定分类方案即分类大纲。 分类大纲：是指用文字或图表的形式表示某一 单位内档案分类体系的一种指导性文件，它是进行档 案分类、整理和排架工作的依据，是档案分类工作的 一项重要内容，也是业务建设的一项重要工作。,企业档案一般设置党群工作、行政管理、经营 管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本 建设、设备仪器、会计、干部职工、声像、荣誉实 物和电子档案等13个一级类目（可根据实际情况合 并），每个一级类目下设若干二级类目，二级类目 以下的类目可根据企业实际情况增减。 2、制定企业档案保管限期表 企业档案保管期限一般分为永久、长期、短期 三种。 永久是指反映企业主要职能活动和基本历史面 貌的，对企业、国家建设和科学研究有长远利用价 值的档案。,长期指反映企业一般职能活动，在较长时间内 对企业工作有查考利用价值的档案。（15年以上至 50年，含50年）。 短期：是指在较短的时间内对企业有参考利用 价值的档案（15年以下，含15年）。 党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管 理档案保管期限参照2006年9月国家档案局第8号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规 定的要求，分为永久、定期（30年和10年）。 产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、 实物档案保管期限分为永久、长期（16年以上至50 年，含50年）、短期（15年以下，含15年）。,声像档案的保管期限要与同类的管理类 档案的保管期限一致，分为永久、定期（30 年和10年）。 会计档案保管期限按照会计档案管理办 法规定分为永久、25年、15年、5年、3 年。 干部职工档案、电子档案的保管期限按照国家有相关规定执行。,3、组卷 （1）、以件为单位整理的档案（归档文件整 理）。 以件为单位进行整理就是按照文件材料形成 和处理的基本单位进行整理。比如：一份文件材 料，一张图纸，一本表册等均为一件。 党群工作、行政管理、经营管理、生产技术 管理等文件材料按照国家档案局发布的归档文件 整理规则和山西省归档文件整理规则实施细 则的规定按件整理归档。,党群工作、行政管理、经营管理、生产技术 管理档案的定义。 党群工作档案：是中共党组织、工青妇组织、 协(学)会组织在各项工作活动中形成的全部档案的总 和。 行政管理档案：是行政事务、公安保卫、人事 管理、教育、医疗卫生、后勤福利、外事工作中形 成的全部档案的总和。 经营管理档案：是经营决策、经销管理、广告 宣传和用户服务工作中形成的全部档案的总和。 生产技术管理档案：是生产调度、质量管理、 劳动管理、能源管理、安全管理、科技管理、环 保、计量、标准、档案和信息管理过程中形成的档 案。,归档文件及归档文件的整理 归档文件： 指立档单位在其职能活动 中形成的、办理完毕的应作为文书档案保存 的各种纸质文件材料。 归档文件的整理： 指对归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编制目 录、装盒，使之有序化一个的过程。 归档文件的整理原则： 遵循文件材料的 形成规律和特点，保持文件之间的有机联 系，区分不同价值，便于保管和利用。,归档文件的整理单位及质量要求 归档文件的整理单位：以件为整理单位进行文件级整 理，就是将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从 而达到简化概念、简化操作的目的。整理单位一般应为“自 然件”，即单份文件为一“件”。 整理时应注意6点： 1、文件正本与定稿应作为一件； 2、正文与附件为一件； 3、正文与文件处理单为一件； 4、原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一 件； 5、转发文与被转发文为一件； 6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式， 一册（本）为一件。,归档文件整理质量要求： 整理归档文 件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符 合档案长久保管的要求。 归档文件的装订 装订，即采用符合档案保护要求的装订 材料，将归档文件以件为单位固定在一起。 1）、装订前文件的修整。即修裱破损 文件、复制字迹模糊或易褪变的文件；超大 纸张的文件要折叠、要去除文件中易锈蚀的 金属物。,2）、装订前件内排序：正本在前，定稿在 后；正件在前，附件在后；原件在前，复制件在 后；转发文在前，被转发文在后。不同文字的文 件材料（无特殊规定的）汉文本在前、少数民族 文本在后；中文文本在前，外文文本在后。 3）、编制页号。将归档文件按件逐页编制页 号。页号用阿拉伯数字在有文字的正面的右下 角，背面的左下角标注；已有页码的报表、图册 不再新编页号；文件材料的封面不编页号。,4）、装订方式。另加封面采用三孔一线（孔 距总长160，中孔到边距长80，件脊到垂直距 离15）、缝纫、不锈钢夹等方法在左侧装订。已 经成册的报表、图册保持原册封。装订线必须结 实，装订必须牢固。 归档文件的分类 归档文件的分类：归档文件一般采用年度 组织机构保管期限分类法（年度问题 保管期限分类的），归档文件数量较少的单位可按 年度保管期限进行分类。,1）、按年度分类 将文件按其形成年度分类。 2）、按组织机构分类 将文件按其形成或承办机构分类。归档数量少 的单位可以不按组织机构分类。 3）、按保管期限分类 将文件按其保管期限划为永久、定期（30年和10 年）两类。 归档文件排列 归档文件排序： 应在分类方案的最低一级类目 内、按事由结合时间顺序或重要程度排列，会议文 件、统计报表、关于同一事的由来与复文等成套性文 件应集中排列。, 编制档号 档号由全宗号、类目号、件号、 页数、保管期限等项目组成。 全宗号：档案馆给立档单位编制 的代号。 类目号：分类方案中类目的标识 符号。一级类目代号：指一个档案分类 方案中一级类目的标识符号。比如：某 企业党群工作类档案标识符号为01。二 级类目代号：以四位阿拉伯数字标识公 元纪年。 比如：二八年标识 2008。上、下位类目之间用 “” 隔开。 如：某单位党群工作类2008年党支部 类可标识为 0120081 件号:是按照归档文件排列顺序逐 件编的号,即文件的排列顺序号。（只 编室编件号 ） 页数：指每一件归档文件的页 数。 保管期限：根据国家规定划定的 文件的保管期限。,归档章的格式：,15mm,30mm,20mm,20mm,10mm,15mm,编制目录 归档文件目录设件号、责任者、 文号、题名、日期、页数、备注等项 目。 件号：填写室编件号。 责任者：制发文件的组织或个 人，即文件的发文机关或署名者。 文号：文件的发文字号。 题名：文件标题。没有标题或者 标题不规范的，可自拟标题，外加 “ ”号。 日期：文件的形成日期，以8位阿 拉伯数字标注年月日。比如：2002年3 月15日标注为20020315；对于没有年 月日的用0补齐。如：20020300。 页数：每件归档文件的页数。 备注：注释文件需说明的情况。 归档文件目录用纸幅面尺寸采用 国际标准A4型 （长*宽为 297mm*210mm）。,归档文件目录格式：,归档文件目录应装订成册并编制封面。 归档文件目录封面格式：,（全宗名称） 归档文件目录 全宗号 类目号 组织机构 保管期限 起止件号,太原市单位 归 档 文 件 目 录 全宗号 类目号 012009 组织机构 保管期限 永久 起止件号 1100, 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并 填写档案盒脊背及备考表。 档案盒 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形 尺寸为310mm*220mm（长*宽），盒脊厚度以根 据需要设置30mm、40mm等几种规格。 档案盒设全宗号、类目号、组织机构、室编 件号、馆编件号等项目。件号写盒内第一件文件和 最后一件文件的件号，中间用“”号连接。不按 组织机构分类的单位，组织机构空置不填。 档案盒用无酸纸制作。 档案盒由档案行政管理部门监制。,档案盒脊背,档案盒封面,全宗号 类目号 组织机构 室编件号 馆编件号,备考表 备考表置于盒内文件之 后，项目包括盒内文件情况 说明、整理人、检查人和日 期。 盒内文件情况说明：填 写盒内文件的档号及文件的 缺损、修改、补充、移出、 销毁等情况。 整理人：负责整理归档 文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档 文件整理质量人员的姓名。 日期：归档文件整理完 毕的日期。,备考表的格式： 备 考 表,盒内文件情况说明 整理人： 检查人： 年 月 日,（2）、以案卷为单位整理的档案 以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件在形 成和处理过程中的联系将其组合成案卷。立卷是一 个分类、组合、编目的过程。 分类即按照已确定的分类方案，对文件材料进 行实体分类； 组合即将已经过分类的文件材料按一定形式组 合起来； 编目即将经过组合以后的文件材料进行系统排 列和编目。 基本建设、科学技术、设备仪器、产品、会 计、干部职工、声像、实物档案按卷整理。, 基本建设、科学技术、设备仪器、产品档案 组卷原则。 要遵循文件材料的形成规律和特点,保持案卷内 文件材料之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和 利用。 基本建设、科学技术、设备仪器、产品档案 组卷的要求。 案卷内文件材料内容必须准确反映生产、科 研、基建、设备及其管理活动的真实情况；案卷内 文件材料要齐全、完整；案卷内文件材料的载体和 书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸、不能 有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书 写的字迹。, 基本建设、科学技术、设备仪器、产 品档案整理方法 1）、基本建设档案 基本建设档案：是指建筑物、构筑物地 上地下管线等基本建设工程在规划、设计、 施工、改建、维修和管理过程中形成的档 案，包括基建工程的前期工作档案、设计档 案、施工档案和竣工验收档案。,A、组卷方法 基本建设档案按工程项目结合工程性质分 类。即按项目依据性材料、基础性材料、工程设 计(含初步设计、技术设计、施工图设计)、工程施 工、工程监理、工程竣工验收等分类，按其结构 或阶段分别组卷。 其中，管理性材料分不同阶 段，按问题结合责任者、时间等特征组卷，与工 程项目关系密切的管理性文件材料，列入工程项 目组卷；图样材料按子项工程、单位工程、专业 性质等特征组卷。,B、卷内文件材料的排列 一般按项目依据性材料、基础性材料、 工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设 计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等 顺序排列。管理性文件材料按问题、时间、 重要程度排列；技术性文字材料按问题、时 间、责任者、名称排列；图样材料可依总体 布置图、系统图、平面图、（或立面图、剖 面图）大样图等排列。也可按通用图、标准 图等排列。,2）、科学技术研究档案 科学技术研究档案：简称科研档案：是指在基 础研究、应用研究和开发研究等自然科学技术研究 活动中形成的科研档案，包括科学研究的依据性材 料、实验材料、总结鉴定验收材料、成果奖励申报 材料和推广材料 。 A、组卷方法 科研档案可按科研项目或课题分类。 根据文件材料数量，可以一个课题组一卷，或按 科研课题的准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶 段、成果申报奖励阶段、推广应用阶段分别组卷。,B、卷内文件材料的排列 由一个课题和全部文件材料组成的案 卷，按科研课题的准备阶段、研究实验阶 段、总结鉴定阶段、成果申报奖励阶段、推 广应用阶段结合时间顺序或重要程度排列； 由科研课题各阶段分别组卷的案卷，按时间 顺序或重要程度排列。 3）、设备仪器档案 设备仪器档案：是指在设备仪器购置、 验收、安装、使用、维修、改造、事故处理 和报废等过程中形成的档案。,A、组卷方法 设备仪器档案按设备仪器种类或型号分类。 根据文件材料的数量，较少的按台体或型号组成 一卷；较多的按其部件、组件为单位分别组成数 卷。 B、卷内文件的排列 由设备仪器的全部文件材料组成的案卷，按设 备购置材料（设备依据性材料）、设备开箱验收 材料（包括外购设备开箱验收材料和自制设备的 设计、制造、验收材料)、随机文件材料和图样、 设备安装调试材料、设备运行维修材料等排列， 并要求文字材料在前，图样在后。,4）、产品档案 产品档案：是指生产部门在采掘自然资 源、原材料加工及产品设计、研制和生产、 制造活动中形成的科学技术档案。 A、组卷方法 产品档案按产品型号或种类分类。 按产品的种类或型号进行整理，同一种 类或型号内按阶段、结构或工艺组卷，文字 材料按问题结合重要程度、时间组卷。,B、卷内文件材料的排列 按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、 试制（小批量生产试制、批量生产试制）、工艺、 工装、加工制造、生产定型、产品创优等工作程 序排列，也可按产品系列、结构（部件或组件）排 列。 联系密切的文件材料，一般设计说明在前，附 图在后；印件在前，原稿在后；产品目录文件在 前，图样在后。机械产品可以按总图组件图 部件图分部件图零件图的顺序排列。,5）、基本建设档案、科学技术研究档案、设备仪器档 案、产品档案案卷的编目 A、编写页号 案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。每页 为一个号，不能跳编页号和漏编页号。同一案卷内不能有重 复的页号。 单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的 文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图 样页号在右下方编写在页号（标题栏外）。 成套图样印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录 可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他材料组成一卷 的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内 目录，不必重新编写页号，可在备注中注明页数。 卷内目录、卷内备考表不编写页号。,B、卷内目录的编制 序号： 应用阿拉伯数字从1起 依次标注卷内科技文件材料件数 的顺序。 文件编号：应填写科技文件材 料的文号或图样的图号、设备代 号、项目代号等。 责任者：应填写科技文件材料 的形成部门或主要责任者。 文件材料题名：应填写科技文 件材料的全称。 日期：应填写文件材料的形成 日期。（8位阿拉伯数字） 页号：应填写每件科技文件材 料的首页，最后一件标注首尾页 号。 备注：注释文件需说明的情 况。 卷内目录排列在卷内科技文件 材料首页之前。,卷内目录的格式： 案卷文件目录,C、案卷封面的编制 案卷封面，是以一 定的格式概要介绍案卷 内科技文件内容与特征 的一种工具。 主要填制内容有： 档号、档案馆号、案卷 题名、立卷单位、起止 日期、保管期限、密 级。,案卷封面格式：,档 号 档案馆号 案卷题名 立卷单位 起止日期 保管期限 密 级,档号：应填写全宗号、分类号（项目代号或 目录号）、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法 人的变更情况自行设定，需向国家档案馆移交的档 案，其全宗号另定（暂时不填）；分类号是指按统 一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别 号；项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、 课题、设备的代字或代号，目录号一般指分类目录 号；案卷号指科技档案按一定顺序排列的流水号。 档案馆号：应填写国家档案行政部门赋予的 档案馆代码。（暂时不填）,案卷题名：即案卷标题，它应简明、 完整、准确地揭示科技文件的内容。 案卷题名的主要内容由三部分组成： 一是项目的名称、代字、代号；二是项目 的组件、部件、专业、阶段名称、代号； （即文件材料的特征）；三是科技文件的 名称。,一般文件材料案卷题名由责任者、文件材料内容、 文件材料名称构成。内容之前要用介词“关于”，内容与名称 之间要加结构助词“的” 。 例如：厂 关于 型号产品投入生产的 通知。 责任者 内容 文件名称 图样材料案卷题名应包括项目名称、针对内容、和图 样材料名称。 例如： 大学物理楼 电器照明 竣工图。 项目名称 针对内容 图样材料名称 技术性文件材料案卷题名由项目名称和文件材料名称 构成。 例如： 工程 设计任务书。 项目名称 文件材料名称 案卷题名一般由立卷人拟写。,立卷单位：应填写负责文件材料组卷的 部门或项目负责部门。 起止日期：应填写案卷内文件材料形成 的起止日期。 保管期限：应依据有关规定填写组卷时 划定的保管期限。 密级：应依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。（暂时不填）,档 号 070110 档案馆号 案 卷 题 名 工程的请示、批复、任务书 立卷单位 单位全称 起止日期 2009050220090601 保管期限 永久 密 级,D、卷内备考表的编制 卷内情况说明：案卷内科技文 件材料的件数、页数以及在组卷和 案卷提供使用过程中需要说明的问 题（如缺损、修改、补充、移动、 销毁等）。 立卷人：应由责任立卷人签 名。 审核人：应由案卷质量审核者签 名 立卷时间：应填写整理完毕的时 间。 卷内备考表排列在卷内文件材料 之后。,卷内备考表格式： 卷 内 备 考 表,卷内情况说明 立 卷 人 审 核 人 立卷时间,6）、案卷的装订案卷可采用装订和不 装订两种形式。 装订的卷内文件装订之前，要去掉金属杂 物，对破损、字迹扩散的文件材料进行修裱，对 大小不一、长短不齐的文件要折叠为统一幅面。 幅面一般采用国际标准A4型 （297mm210mm)或国家通用16开型 （260mm185mm)。蓝图要将正面向内，以手风 琴式折叠成A4幅面大小，不宜反折。右下角的图 标应反折后露在外面。 不装订的案卷，应在每份科技文件材料的右 上角加盖档号章。,档号章的格式：,7）、编制分类目录 分类目录，是以案卷为著录对象，著录项目组成的条目按科技档案实体分类整理的顺序进行排列的一种目录。 分类目录有档号、案卷题名、份数、页数、形成日期、保管期限、原编号、备注组成。,档号：填写全宗号分类号案卷号 案卷题名：填写拟定的案卷标题。 份数：填写该案卷的归档套数。用阿拉伯数字表示。 页数：填写该案卷总页数。用阿拉伯数字表示。 形成日期：填写该案卷内容的形成年度。 保管期限：填写该案卷划定的保管期限。 原编号：填写图纸的编号。 备注：填写需说明的事项。如移出销毁等。,分 类 目 录 档案类别：,会计档案的整理方法 会计档案：是指经济管理活动中形成的具有保存 价值的核算材料，包括会计凭证、会计帐簿、会计报 表等。 1）、会计凭证组卷 会计凭证：是记录经费收支的原始材料，是记账 的依据，它们严格按时间顺序逐日形成，按月结算。 会计凭证组卷：就是将各种记账凭证连同所附的 原始凭证按形成的时间顺序排列，去掉金属物，根据 其数量多少，每月装订一册或数册，一册即是一个保 管单位，每册的厚度以1.5厘米左右为宜。,会计凭证组成案卷后，应给每一册会计凭证分 别加上会计凭证档案封面、封底，用线绳三孔一线 装订成卷，并填写封面和卷脊，填写备考表，由财 务负责人和立卷人签名盖章，以示负责。 2）、会计账簿的组卷 会计帐簿的立卷范围一般包括总帐、各类日记 帐、明细分类、分户或登记簿，现金出纳帐、银行 存款帐、固定资产卡片、税收日记账、税收票证分 类出纳账及其它辅助帐簿（如固定资产登记簿，支 票领用登记簿等。）,会计账簿立卷时应注意以下几点： 1、死页账的硬填充面和空白页不得拆去，只需抽掉塑料 封套，然后采用脱脂糨糊粘贴上会计档案卷皮即可，以保持 死页账簿的完整性。 2、活页账要去掉空白页，将实际使用的账页按账户顺序 进行排列，用铅笔编写页号，另加会计档案卷内目录和会计 档案卷皮，用线绳三孔一线装订成卷。在新加的会计档案封 面上标明有关项目内容，填写备考表。 3、采用计算机会计软件进行会计核算的单位，应打印 出账簿，按顺序排列用线绳三孔一线装订成卷。 4、 跨年度使用的固定资产账簿或卡片，可以在使用完的 那一年立卷。,3）、财务报告的组卷 财务报告一般可按年度、季度和月份的种类分 别组卷，报告所涉时限不同，保管期限就不同，一 般应分开立卷，其中年报要单独立卷，月、季报的 保管期限短，可视其多少分开或合并组卷。 整理财务报告时，要去掉金属物，另加卷内目 录、会计档案卷皮，编页号，填写卷内目录、封面 和备考表，用线绳三孔一线装订成卷装订成册。 对于采用计算机会计软件进行会计核算的单 位，应打印出报表，按顺序排列用线绳三孔一线装 订成卷。,4）、其他会计文件材料的组卷 会计移交清册、会计档案保管清册、销毁清 册，每一个清册就是一个保管单位，即为一卷，每 册要填写会计档案封面和备考表。 5）、会计核算材料案卷的编目 会计核算材料案卷编目主要包括：将组合好的 案卷编页号，编制卷内目录，填写备考表，填写案 卷封面等。 A、编页号 由会计账簿和财务报告（会计报表）组成的案 卷，在有文字（数字）页面的正面右下角、背面左 下角按顺序编页号。 B、卷内目录的编制,会计账簿、财务报告使用统 一的卷内目录格式编制。其主要项 目有：顺序号、文号、作者、标 题、日期、所在页号、备注。 顺序号：以卷内文件材料排列 先后顺序填写的序号。会计账簿和 财务报告一般以会计科目或财务报 表名称，按科目或件编制顺序号。 文号和作者：一般不填写。 标题：会计账簿填写科目名 称，财务报告填写报表和文字说明 名称。 日期：会计账簿填写每一科目 所在的首页号，最后一个科目填写 起止页号；财务报告填写每一财务 报表和文字说明的首页号，最后一 个均填写起止页号。 备注：留待对卷内文件材料有 变化时说明之用。,卷内目录的格式： 会计档案卷内目录,单位1998年财务报告卷内目录,C、备考表的填写 卷内备考表项目包括： 本卷要说明的情况、立卷 人、财务负责人。 本卷要说明的情况：填 写卷内文件材料缺损、改补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：由经办会计签 名。 财务负责人：由财务部 门负责人签名。,备考表的格式：,本卷要说明的情况： 财务负责人： 立卷人：,D、会计档案封面的填写 会计档案封面项目包括：立卷部门、类案卷标题、起止时间、卷内张号、保管期限、档号。 立卷部门：一般填写财务部门名称，由办公室负责的填写办公室。 类别：据实填写。 案卷标题：一般由立档单位名称案卷针对时间会计核算材料名称组成。如：“太原市档案局1998年3月份记账凭证”。 起止时间：据实填写。 卷内张号：会计凭证填写记账凭证编号的首末号。会计账簿、财务报告和其他类填写案卷的首页号和尾页号。 保管期限：填写依据会计档案保管期限表划定的保管期限。 档号：由全宗号、目录号、案卷号组成。,E、编制案卷目录 会计档案案卷目录项目有：案卷号、类别、案卷标题、起止年月、卷内张数、保管期限、存放地点、备注。 案卷号：填写同一类目内案卷的顺序号。 类别：填写案卷所属类别的题名。 案卷题名：抄录案卷封面的题名。 起止年月：填写卷内会计核算材料所属的起止年月。 卷内张数：填写卷内会计核算材料总页数。 保管期限：填写立卷时划定的案卷保管年限。 存放地点：填写案卷排列上架后所处的具体位置。 备注：留待对案卷调整时说明之用。,、声像档案 声像档案：是指利用现代科学技术将声音和图 像记录在磁性材料、感光材料或其他合成材料等非 纸质材料上形成的档案。 1）、录音、录像档案组卷 录音、录像材料以自然盒（盘）为单位组卷， 每盒（盘）为卷。以自然盒（盘）为单位填写登记 卡，注明录制部门、地点、作者、内容、时间、使 用机器型号、技术质量、录制人、检查人、审听 （视）意见等，附有与录音、录像有关内容的附 件。如报告的文字稿、唱词、解说词等，应同时归 档。 以自然盒（盘）为单位编制目录。,录音、录像、影片档案目录,2）、照片档案的组卷 照片的整理组卷，应以保持照片的有机联系、有利于保 管、便于提供利用为原则，将其分为照片、底片、照片说明 三大部分进行。 A、底片的整理方法 一个单位内的底片应按照形成时间顺序大流水编号。编 号时用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，然后装入 底片袋，并在底片袋的右上方标明底片号，最后按底片号顺 序将底片插入底片册。 底片编号的结构为：全宗号一底片号 B、照片的整理方法 分类：一个单位形成的照片，一般按年度问题分 类，形成数量多的单位也可采用专题年度分 类。分类应保持前后一致，不能随意变动。,组卷：根据分类情况，将照片及其说明，按像 片内容的时间顺序排列，固定在芯页上，组成案 卷。 编写照片号：根据卷内照片的排列，以张为单 位，依次编顺序号。并将照片号填写在说明签照片 号栏内。每张照片的背面，应编上档号，以便于照 片抽取和归入。档号的结构组成如下： 全宗号类 目号案卷号照片号 编写照片说明： 照片说明包括符号说明（照片号、底片号和参 见号）和文字说明（事由、时间、地点、人物、背 景、摄影者 ）两个部分。,照片号：案卷内照片的顺序。 底片号：底片的编号。 参见号：与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。 事由：照片所反映事件、事物的情由。 时间：照片所反映事件发生或事物变化、产生 的时间和拍摄时间。 地点：被摄物所在的具体地点。 人物：照片上主要人物的姓名、身份。从前到 后，从左到右。填写不下，可填写说明栏里。 背景：对揭示影像主题具有一定作用的背景。,摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人姓名。 编写文字说明要求综合运用六个要素，概括地 揭示照片反映的全部信息。文字简洁，语言通顺， 一般不超过二百字。 一般以照片的自然张为单元编写说明。一组(若 干张 )密切联系的照片应加总说明，凡已编有总说 明的，单张照片的说明从简。,照片号/底片号 1 拍摄时间20080325 文字说明 2008年3月25日太原市档案局在局机关院内举办第三届全体职工趣味运动会。 参见号 摄影者 张三,编目：照片案卷的编目主要包括卷内 目录、备考表、案卷封面和案卷目录的编制 工作。,照片档案卷内目录 照片案卷卷内目录一般以照片的自 然张为单元编制；若干张有密切联系的 一组照片，可以把一组照片作为一个单 元编制。一个案卷内既有单张、又有成 组照片的，可以结合进行编制。题名文 字要精练，尽量保证基本要素内容的完 整。 卷内目录由顺序号、题名、页号、 张数、备注等项目组成。 顺序号：每张（每组）照片的起号 或起止号。 题名： 拟写每张（组）照片的标 题。 页号：填写每张（组）照片的首页 号，最后一组填写起止页号。 张数：填写每张（组）照片的总张 数。 备注：填写需要说明的情况，,照片档案案卷目录,照片档案卷内目录,卷内备考表：包括本 卷情况说明、立卷人、检查 人、立卷时间。 本卷情况说明：案卷内 需要说明的情况。 立卷人：应由责任立卷 人签名。 检查人：应由案卷质量 检查者签名。 立卷时间：应填写整理 完毕的时间。 备注：填写卷内需要说明 的情况。,卷内备考表,本卷情况说明 立 卷 人 检 查 人 立卷时间,照片档案封面的格式：,照片档案案卷目录采用分类目录，编制的方法同分类 目录相同。 分 类 目 录 档案类别：照片档案,荣誉实物档案 荣誉实物档案：是指获得各种奖励的荣誉证书、奖 状、锦旗、奖杯、奖牌等。 荣誉实物以奖状、奖杯、锦旗、奖牌、证书、徽章、 印章的每一件作为一个保管单位组卷，用口曲纸标注档 号，编制分类目录。如：12045 分 类 目 录 档案类别：证书,谢谢大家 再见！,