酒店 组织架构

北方汉沙杨建筑工程设计有限公司深圳分公司第一章 组织架构分公司合伙人会议分公司董事会联席董事会监事独立董事董事执行董事董事长副总经理副总经理副总经理副总经理财务总监总经理地区董事项目董事副董事技术委员会(总工程师)总建筑师总结构师总机电师副总经理财务部设计一部设计二部设计三部综合部营销部行政部景观室机电室结构室建筑室伙伴企业办事处工作室商务人事档案注：虚线表示待发展第二章 岗位职责岗位一览表一、董事层二、高管层总经理总工程师(技术委员会)总建筑师副总经理副总建筑师/总结构师/首席建筑师副总结构师总设备工程师副总设备工程师三、骨干管理层部门经理/室主任/主任工程师/主任建筑师副经理/副主任工程师/副主任建筑师项目负责人/高级主管专业负责人/初级主管四、各专业设计人员建筑师/景观建筑师/室内建筑师/工程师（结构、水、电等专业）/高级主办/高级会计助理工程师/初级主办/初级会计五、其他人员技术员/高级文员（行政文员、商务文员、出纳）初级文员（行政文员、商务文员、出纳）实习生/清洁工第一节 合伙人会议一、合伙人会议： 合伙人会议（或股东会）为本公司最高权利机构。根据合伙联营章程确定的投资人构成本公司合伙人，合伙人会议决定本公司董事会无法解决的重大事宜。二、董事会： 1、董事会成员由合伙人会议选举产生和任命，董事会决定联席董事会或总经理会议不能解决的问题。 2、董事会由董事长、执行董事、董事、独立董事、监事组成。（根据目前情况，合伙人中任各技术部门第一负责人者为执行董事，其余为董事或独立董事或监事） 3、为促进公司发展，不断优化经营管理结构，经合伙人会议批准，行政、财务或营销部等其他公共部门重要岗位人选可以入选为董事会董事。三、联席董事会： 1、董事会根据公司发展需要可以任命地区董事、项目董事、助理董事（副董事）等职务，其权利责任单立协议约定，由董事会批准，公司根据需要或联席董事会成员提议，召开联席董事会，协调和决定各地区、各项目、各部门同公司相关的事宜。 2、联席董事会成员任命范围主要指：各地区办事处负责人、同公司密切合作的单位或个人，工作室中有影响力的独立建筑师、规划师、顾问等成员。四、总经理会议： 负责本公司日常经营和管理，按职权决定日常经营管理中发生的各种事宜。第二节 总经理岗位名称总经理岗位定员1人直接上司董事会直接下级副总经理、各总师、各部室负责人工 作 内 容 1、根据董事会下达的年度经营目标，提出公司的业务规划、经营方针和经营形式；并监督、控制经营计划的实施过程，并对结果负全面责任；2、领导制定公司的发展战略，并根据内外部环境变化进行调整；3、组织实施财务预算方案及利润分配，使用方案；4、主持公司的基本团队建设，规范内部管理，协调各部门关系；5、参与行业活动，指导处理各种对外关系；6、主持公司日常经营工作，领导各部门开展工作；7、推进公司企业文化的建设工作；工 作 权 限1、人事权：副总经理以上岗位由董事会推荐，并经董事会批准； 行政、营销、财务等部门经理由总经理推荐，并经董事会批准； 行政、营销、财务等部门经理以下级人员由总经理直接任免；2、财务审定权： 公司所有支付均先由部门负责人审批，再由总经理签字审定或盖私章后方能办理支付；3、签发权：所有行政、营销、财务文件由总经理签发后方可下达和发放； 所有人事合同、经营合同由总经理签发后方生效； 员工的奖惩决定由总经理签发后生效；4、公司公章的批准使用权、管理权、合同章批准权；5、总经理可授权他人办理以上事务；6、其它未尽事项经董事会授权后直接办理；任 职 资 格任 命：总经理由公司董事会选举，并由北京总公司批准和任命专业要求：大学本科以上，管理相关专业；经验要求：10年以上工作经验，8年以上本行业或相近行业管理经验，5年以上高层管理经验知识技能：通晓企业管理知识，具备技术管理、人事行政管理、财务管理、法律等方面知识，了解建筑领域专业知识性别年龄：性别不限，年龄不限第三节 总工程师岗位名称总工程师岗位定员1人直接上司董事会直接下级各总师、副总师工 作说 明1、 领导制定和实施公司技术管理制度，完成董事会下达的技术管理目标，负责建设高效的技术委员团队2、 负责技术委员会的各项工作：负责对公司所有技术文件（图纸）的审核审定；负责结公司执业注册师的管理，组织注册师的设计文件（图纸）上签字盖章；参加公司设计项目重大技术问题的讨论、处理和决定；根据需要参加项目接标及投标答疑等会议；参加编写并讨论通过公司的各项技术规定；负责项目负责人及以上人员的工作考评；职称评审；指导公司设计人员在设计工作中不断提高设计质量，根据需要适时对设计人员进行培训。工作 权 限1、所有技术合同由总工程师签发后方生效；2、对技术负责人的任免有建议权；3、负责项目负责人及以上人员的工作考评；4、职称评审；5、技术文件的签发权；6、所有图章、技术专用章、注册师章的管理及批准使用权。任 职 资 格任 命：总工程师由公司董事会推荐，并由北京总公司批准和任命专业要求：大学本科以上，建筑类相关专业；经验要求：20年以上工作经验，10年以上本行业或相近行业管理经验，5年以上高层管理经验知识技能：精通建筑领域各专业知识性别年龄：性别不限，年龄不限第四节 总建筑师（暂缺）第五节 首席建筑师（暂缺）第六节 副总建筑师（暂缺）第七节 总结构师/副总结构师（暂缺）第八节 总设备工程师（暂缺）第九节 副总设备师（暂缺）第十节 副总经理岗位名称副总经理岗位定员直接上司总经理/董事会直接下级部门经理、室主任工作内容1、 负责本部的所有经营事务及内部管理；2、 签署本部的所有经济合同或协议；工作权限1、 人事权：对本部门室主任/主任工程师有推荐权，并经总经理/技术委员会批准，报行政部备案； 对本部门室主任/主任工程师以下人员有直接任免权，报行政部备案； 负责本部门所有人员的考评工作；2、财务审批权： 批准、审核本部门所有收入和支付（执行董事兼任时）。3、批准权：本部门文件的批准权； 本部门所有人事合同、经营合同的批准权；4、其他项目的批准权。任职资格 暂缺第十一节 其他技术岗位（暂缺）第十二节 行政部经理（暂缺）岗位名称行政部经理岗位定员1人直接上司总经理直接下级行政主管、设备主管工 作 内 容 1、协助公司领导制订各种经营发展规划、战略和目标，并贯彻执行；2、建立健全公司管理制度，并对制度予以解释、执行和监督； 3、制定本部门的发展计划、战略目标；4、负责员工招聘、培训、考核及人力储备和调配，实现人力资源的优化配置；5、负责组织公司各部门绩效考评，监督协调各部门对所属员工绩效考评的执行； 6、负责行政部保管的各类印章的使用及管理工作；7、负责审核与控制公司办公管理费用，监督公司办公设施和用品的购买；8、负责公司薪酬体系的制定和定期修正工作；9、负责公司大型会议的筹办工作；10、负责协同营销部进行公司企业文化建设工作；11、负责跟进处理公司突发事件的处理；12、监督行政文件、档案、破损图书等的健全、核查、监督及销毁；13、协调公司的公共关系。工 作 权 限1、人事权：有对行政主办以下级的人事任免的提名权，并报总经理批准；2、财务审批权： 批准、审核本部门所有财务费用；3、批准权：本部门文件的批准权；4、行政章的使用管理权。任 职 资 格专业要求：大学本科以上，管理相关专业；经验要求：8年以上工作经验，5年以上管理工作经验知识技能：通晓企业人事行政管理、了解服务咨询行业相关知识性别年龄：性别不限，年龄3040岁第十三节 行政主管岗位名称行政主管岗位定员1人直接上司行政部经理直接下级行政主办、商务主办、档案管理员、清洁工工 作 内 容 1、编制部门工作计划，对实施全过程进行管理监控；2、负责部门内员工业务培训、作业指导和监督考核工作；3、负责办理公司员工的应聘面试、晋级评定、绩效考核、离职审核等工作；4、负责审核员工入职、离职及人事调动手续办理工作；5、协助行政经理核定员工工资与福利待遇，实现员工劳动工资、福利待遇的合理化；6、负责公司管理文件的拟订、校对、编号、下发工作；7、监督、检查公司固定资产管理工作，确保公司资产的保值、增值；8、具体指导公司的商务建设；9、完成行政部经理下达的其他份内的工作；工 作 权 限1、有对行政文员和商务文员以下级的人事任免的提名权；2、行政经理暂缺时代行其职；任 职 资 格专业要求：大学本科以上，管理相关专业；经验要求：5年以上工作经验，3年以上管理工作经验知识技能：通晓企业人事行政管理、了解服务咨询行业相关知识性别年龄：性别不限，年龄3040岁第十四节 设备主办岗位名称设备主办岗位定员1人直接上司行政主管直接下级设备员工 作 内 容 1、根据公司需求进行网络建设与维护；2、负责公司的所有电脑设备的日常维护、维修和报废，以及电脑软件的及时升级，电脑病毒的防护工作；3、负责公司的电子文档的建立，实物档案的校对、日常维护工作；4、负责制作公司的网页以及网页的日常维护；5、负责公司的门钥匙和柜钥匙的保管与发放、防盗、防火、防病毒等财产安全事项；6、行政部经理交办的其它事务；工作权限对设备员有任免的提名权；任 职资 格专业要求：大学专科以上，相关专业；经验要求：3年以上相关工作经验；知识技能：通晓电脑等办公设备维护、网页信息建设、安全及卫生管理；性别年龄：男性，年龄2540岁第十五节 行政主办（暂缺）岗位名称行政主办岗位定员1人直接上司行政主管直接下级行政文员工作内容具体经办行政主管布置的行政事务工作权限任职资格专业要求：大学专科以上，相关专业；经验要求：3年以上相关工作经验；知识技能：通晓行政事务办理；性别年龄：性别不限，年龄2530岁第十六节 商务主办岗位名称商务主办岗位定员1人直接上司行政主管直接下级商务文员岗位概要具体经办行政主管布置的商务事务，并负责图书室、会议室的日常管理工作内容具体经办行政主管布置的商务事务，并负责图书室、会议室的日常管理工作权限任职资格专业要求：大学专科以上，相关专业；经验要求：3年以上相关工作经验；知识技能：通晓商务事务办理；性别年龄：女性，年龄2530岁第十七节 行政人事文员岗位名称行政文员岗位定员1人直接上司行政主办直接下级岗位概要具体负责公司行政人事事务办理工作内容1、严格执行考勤制度：按公司有关考勤规定，认真、准确地记录员工出勤情况；2、工资基础数据的计算，保证每月5日工资的正常发放；3、严格按人力资源管理制度办理好员工的入职、离职手续；4、完善人事档案，及时更新人事信息表，每月底制作出上月人事月报表；5、劳动合同签订的及时性准确性；6、定时购买社保及办理员工暂住证、社保卡等事务；7、人事调动手续的办理；8、兼职（会计）财务文员工作。工作权限任职资格专业要求：大学专科以上，相关专业；经验要求：2年以上相关工作经验；知识技能：通晓行政人事具体事务办理；性别年龄：女性，年龄2030岁第十八节 档案管理员岗位名称档案管理员岗位定员1人直接上司行政主管直接下级岗位概要具体负责公司各类档案的登记、整理、归档、提档、保存；工作内容1、负责公司除财务外的各种文件、员工人事档案、各类合同等的登记、整理、归档、提档、保存并负责档案的完整性和安全性；2、负责各类文件、档案、图表等的销毁工作；3、完成部门主管安排的其它份内的工作任务；工作权限任 职资 格专业要求：大学专科以上，相关专业；经验要求：2年以上相关工作经验；知识技能：通晓档案管理具体事务办理；性别年龄：女性，年龄不限第十九节 商务文员岗位名称商务文员岗位定员2人直接上司商务主办直接下级岗位概要具体负责公司商务事务的办理工作内容1、商务人员必须熟练掌握诸如WORD、EXCEL、POWERPOINT、CORELDRAW、CAD、PHOTOSHOP等办公和设计软件，工作包括并不限于：2、负责公司前台总机电话的接转工作，确保公司话务联系正常；3、负责公司来访客人接待工作，并及时通知被访者；4、负责公司快件、信函的寄收、登记及报刊杂志等的订阅、收发工作；5、负责公司各部室文件、资料的打印、复印工作； 6、负责公司各部室传真的接、发工作，并做好登记与月底上报财务；7、负责公司办公用品、饮用水及其他低值易耗物品的订购工作；8、负责会议室的使用工作；9、负责图书室的日常管理及维护；10、完成商务主办安排的其它份内的工作；工作权限任 职资 格专业要求：大学专科以上，相关专业；经验要求：2年以上相关工作经验；知识技能：通晓商务具体事务办理；性别年龄：女性，2030岁第二十节 财务部经理（暂缺）岗位名称财务部经理岗位定员1人直接上司总经理直接下级会计、出纳工作内容1、全面负责财务部工作计划和日常管理事务，直接对总经理负责；2、制订、完善财务管理制度、业务流程和行为准则；3、负责指导、检查、控制部门内各项工作的实施，对相关人员进行财务知识培训及考核；4、负责收集、整理财务会计资料和市场销售信息，拟订公司经营分析报告，定期将公司经营情况反馈给总经理和相关部门负责人；5、负责编制年度、季度财务计划，加强经营核算和总结，及时分析和反馈公司经营情况和财务计划的执行情况6、负责公司成本控制，拟订成本核算细则，主动对产品进行成本核算，编制项目成本计划，提供有关成本资料。全面监控公司成本费用状况，对异常情况要及时向上级汇报并采取措施；7、编制和执行公司费用预算、财务收支计划，拟定资金的使用方案，提倡开源节支，确保公司资金的良性运转；8、制定科学合理的财务工作流程，合理分配工作，提高财务工作效率；9、负责落实上级领导安排的其他工作。10、复核其他部门的财务凭证，审核本部门的财务凭证；11、审核各种财务报表（包括内部、外部）12、制作各种财务分析报表13、税务筹划，审核各种报税资料及税务报表14、与其他部门的沟通往来工作权限1、人事权：有对会计、出纳的人事任免的提名权，并报总经理批准；2、财务审批权： 批准、审核本部门所有财务费用；3、批准权：本部门文件的批准权；任职资格专业要求：大学本科以上，财务会计专业或金融类专业；经验要求：具有会计师资格，8年以上会计工作经验，3年以上财务管理工作经验；知识技能：具备相应的财务管理知识、熟练使用各种办公软件和财务软件；性别年龄：性别不限，3040岁第二十一节 会计岗位名称会计岗位定员1人直接上司财务部经理直接下级工作内容总账: 1.负责月末结帐、制作财务报表（包括内部、外部）2.制作工资表3.保管财务专用章4.整理及保管会计档案费用: 1.审核报销的原始单据是否齐全、合法、有效2.制作费用报销凭证3.清理备用金4.制作费用报表收入: 1.审核收入单据2.把握收入作帐时限，制作收入凭证往来帐: 1.审核往来单据 2.制作往来凭证，清理、催收所有往来款 3.与往来单位对帐 4.保管与往来单位的合作合同，对合同的条款清晰明确 5.制作应收帐款帐龄分析表及坏帐分析表 6.审核付款凭证是否严格按合同规定的时间和付款方式付款税务: 1.制作涉税报表2.报税、领购发票3.装订凭证负责公司报税、办理财务证照及年检和有关社保工作；及时编制资产负债表、损益表和各类销售报表工作权限1、原始单据的审核权：原始单据必须合理合法，否则会计有权将其打回；2、按公司财务制度及国家财务规章制度行使权力。任职资格专业要求：大学专科以上，财务会计专业或金融类专业；经验要求：具有会计师资格，5年以上会计工作经验；知识技能：具备相应的财务管理知识，熟练使用各种办公软件和财务软件；性别年龄：女性，3040岁 第二十二节：出纳岗位名称出纳岗位定员1人直接上司财务部经理直接下级工作内容1、负责支付费用报销款2、按工资表准时发放工资3、负责取银行回单并与银行对帐4、负责登记银行日记帐和现金日记帐5、发票及收据的开具与管理6、支票的审领、填开与保管7、备用金的管理8、临时性工作及其他工作权限可拒绝报销签名手续不全的凭证，拒绝办理违反财务制度的做法。任职资格专业要求：大学专科以上，财务会计专业或金融类专业；经验要求：3年以上财务工作经验；知识技能：具备相应的财务管理知识、熟练使用各种办公软件和财务软件；性别年龄：性别不限，2040岁第二十三节：营销部经理（暂缺）岗位名称营销部经理岗位定员1人直接上司总经理直接下级营销主管、营销员工作内容1、负责公司的市场拓展、品牌推广等有关活动；2、 负责公司经营管理工作并配合各部门的经营工作；3、负责统筹管理和协调公司各地办事处、各工作室、战略合作伙伴的设立，及其同公司之间的经济往来；4、公司各项合同的拟订、复核及签订，负责所有合同号的编制及合同管理；5、定期准确地向公司总经理和相关部门提供有关营销情况、费用控制、应收账款等反映公司营销工作现状的信息，为公司重大决策提供信息支持；6、制定本部门工作计划和预算，并组织执行；7、协同行政部共同进行公司企业文化的建设；8、负责设计费用的催收。工作权限1、人事权：有对营销主管以下级的人事任免的提名权，并报总经理批准；2、财务审批权： 批准、审核本部门所有财务费用；3、 批准权：本部门文件的批准权；4、总公司、分公司合同章的使用管理权。任职资格专业要求：大学本科以上，营销管理、财务管理或公共关系专业；经验要求：5年以上营销工作经验，3年以上本行业或相近营销管理工作经验；知识技能：精通市场营销管理知识，通晓财务管理、法律等知识；性别年龄：男性，3040岁第二十四节：营销主管岗位名称营销主管岗位定员1人直接上司营销部经理直接下级营销员工作内容主管营销部具体事务工作权限营销部经理暂缺时，代行其职任职资格专业要求：大学专科以上，营销管理、财务管理或公共关系专业；经验要求：3年以上营销工作经验，2年以上本行业或相近营销管理工作经验；知识技能：精通市场营销管理知识，通晓财务管理、法律等知识；性别年龄：男性，3040岁第三章 办公管理第一节 考勤制度一、总体规定1、考勤是公司规范管理的基础，是计发工资奖金、享受福利待遇的主要依据；2、公司的考勤管理由行政部指定考勤员负责；3、公司董事、监事、工作室负责人、独立建筑师可以不参加考勤。二、打卡1、公司实行五天工作制，周一至周五，工作时间为：上午9：0012：30 下午 14：0017：302、公司实行上、下班打卡制，周一至周五早上、下午所有参加考勤的人员必须按上、下班时间准时打卡两次：3、卡上不得出现任何未办理手续的空白格子，对未办理请假手续而出现空白格子者按旷工半天或一天处理；4、任何人不得代人或托人打卡，违者双方当次打卡无效，各以旷工半天论处；5、有急事外出或工作而忘记打卡者，须由直属部门负责人补签。若补签失实，对补签和被签者各以旷工半天论处。6、每月允许三次忘打卡补签，从第四次起忘打卡一次按旷工半天处理，以此类推。7、因考勤系统或停电等特殊原因而不能打卡的，由行政部和各部门核实后统一签字。三、违反考勤制度的处理1、迟到、早退严格按公司规定的上、下班时间工作，以电脑打卡机记录时间为准，否则以迟到、早退论处（事先请假、因公外出、出差除外），每迟到或早退1分钟扣2元，依此类推 。连续迟到或早退五次或全月累计十次的，予以解聘；2、旷工 上班时间半小时后或下班时间半小时前打卡者以旷工半天论处； 上班时间1小时后或下班时间1小时前打卡者以旷工1天论处； 未经准假或假期已满未续而不到职者以旷工论处，旷工天数按应到未到岗天数计； 伪造休假证明者以旷工论处，旷工天数按应到未到岗天数计； 无正当理由，拒绝直属主管或公司领导安排工作者以旷工一天论处； 不服从工作调动，经教育仍不到岗者以旷工论处，旷工天数按应到未到岗天数计； 旷工一天扣3倍等时工资总额，以次类推（日工资=月标准工资/22）； 连续旷工3天，当月累计旷工5天，全年累计旷工15天者按自动离职办理；第二节 请、休假制度一、请、休假天数审批权限请假人员天 数审批者室主任/主任工程师及以下人员1天（含）以上部门负责人副总及以上人员假期无论时间长短总经理假期最小计算单位为1小时，不足1小时的按1小时计。所有请假书面手续必须交于行政部统一管理，作为当月考勤的依据。二、假期分类 1、法定节假日10天：元旦节1天 （1月1日）； 春节3天（农历正月初一、初二、初三）；劳动节3天（5月1日、2日、3日）； 国庆节3天（10月1日、2日、3日）； 国际妇女节0.5天(3月8日下午半天,限女员工)。2、事假员工凡请与工作无关的事假扣发事假期间内工资（日工资=月标准工资/22）；假满上班时应到考勤员处办理核销，否则按旷工处理；3、病假员工请病假单由各部门负责人审批后交考勤员，假满上班时凭医院开具的诊断证明或其它医院证明到考勤员处核销，拒不提供医院证明的，按旷工处理；病假期间内的工资按月标准工资的60%发放（日工资=月标准工资/22）；其他事宜按国家有关规定执行。4、试用期员工在试用期间事假累计10天以上，正式员工事假月累计15天或年累计50天以上的，均按自动离职处理。遇特殊情况，报部门负责人或总经理批准可不受此限制。5、婚假正式员工可申请婚假，婚假7天，员工申请婚假，在请假或销假时必须提供结婚证书，否则按旷工处理。婚假必须在结婚当年使用。6、产假、合同期内的女员工符合计划生育政策生产时，可申请产假。产假90天。7、看护假合同期内的男员工，配偶生产时，可申请看护假。看护假5天。8、丧假员工的父母、配偶或子女死亡，可申请丧假。丧假5天9、带薪年假员工在公司连续工作期满一年，第二年可享受七天的有薪年假，以后每增加一年则有薪年假增加一天，但最长不超过十五天，带薪年假当年有效，不可累计使用。请带薪年假者，须提前一周填写申请表办理相关审批手续，办完工作交接后方能休假，且假满上班时应到考勤员处办理核销，否则按旷工处理； 10、员工按以上5、6、7、8、9项休假时按标准工资带薪，一种假期最多分两次以内休完，假满上班时须到考勤员处核销，否则按旷工处理；11、所有假期时间连续计算，含公休日，不含法定节假日。三、假期奖金和福利待遇发放标准： 月累计休假7天及以上（国家法定节假日除外）取消当月奖金及津贴；四、请、休假办理流程： 填写申请表按假期长短办理审批手续办理工作交接考勤员备案、归档假满核销第三节 出差制度一、办理出差手续：1、员工出差，应由派遣出差部门的负责人填写出差派遣表一式两份，一份交行政部以便考勤，一份由出差人凭以预借或报支旅费交通费报销：2、员工出差结束后应及时到考勤员处办理核销，否则按旷工处理；3、员工出差销差后三日内应填具出差旅费报销单，送请各部门负责人审批，总经理审定后，交财务部凭票报销。二、交通费报销：1、公司员工乘坐火车、轮船、飞机等交通工具按实际购票证明单报销交通费；2、搭乘公司的交通工具者，不得再报支交通费。3、市内及短程(一日内)办公事人员，按公司要求乘坐交通工具，并凭实际产生的交通票报销。三、出差福利：职务级别住宿标准伙食补助标准借支备用金标准公司董事500.00/天/人0.005000.00-20000.00/人*次副总以上400.00/天/人60.00/天2000.00-5000.00/人*次副经理以上1、250.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人*次2、150.00/天/人专业负责人和初级主管以上1、180.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人*次2、120.00/天/人员工1、120.00/天/人40.00/天1000.00-2000.00/人*次2、80.00/天/人 说明：副总以上出差可住单间，副总以下人员出差按两种住宿标准执行：一人出差时按1项住宿标准执行，两人及以上人员同时出差时按2项住宿标准执行。四、工地补助（长期出差）：连续七天及以上天数派驻同地区工地工作者为长期出差，享受工地补助，每天160元（包括：市内交通费、伙食费在内），住宿标准经公司批准，凭工地派出单报销。第四节 办公环境管理制度一、环境绿化1 行政部根据办公实际需要经审批后对外签定花草租/购协议；2 除花草公司定期维护和保养外，行政部指定专人进行护理；3 每位员工不得有意伤害花草，违者照价赔偿；二、环境卫生1. 办公环境的日常管理工作由行政部负责；2. 公司环境卫生由行政部清洁员负责。3、每位员工要保持个人办公区域的整洁，办公用品摆放整齐，设计图纸等无须带走的重要文本下班后一定要妥善处理，如因个人处理不当造成重要图文丢失，则个人负全责，公司视具体损失情况另行处罚；4、任何员工不许在办公家具和公共设施上乱涂乱画，违者口头警告，第三次按旷工半天处理；5、公共办公区域内严禁吸烟和就餐，违者口头警告，第三次按旷工半天处理；6、办公时间内不许随意喧哗和嬉戏，以免防碍他人的正常工作，违者口头警告，第三次按旷工半天处理；7、办公区两翼为休息区和吸烟区，员工不能乱扔报纸或烟头，保持环境卫生；8、厕所卫生规范：严禁在厕所内吸烟、乱扔烟头 严禁乱倒茶叶等物堵塞下水道 节约用水、纸 便后冲水三、办公设备 1、办公设备的添置与更换由各部门负责人批准后，统一由行政部办理；2、行政部负责办公设备的日常维护、保养工作。3、每位员工的办公设备都需登记存档，未经许可不得私自调换；4、不得损坏办公场所的设备设施，若有遗失或损坏，将予以赔偿；5、各部门要保证办公区域的设备设施的完成，做到下班时关停所的设备电源；四、员工仪表1、员工进入办公区需佩带员工证，由行政部负责监督；对于拒不佩带者，行政部予以口头警告，当天口头警告达3次者，按旷工1天处理；2、员工仪容仪表整洁、大方，不许披头散发、穿拖鞋上班；在工作区域内，不大声喧哗、不高声谈笑、聊天、工作时间不谈论与工作无关的事宜；不得在工作时间躺卧、打瞌睡；工作时间不得浏览与工作业务无关的书籍、杂志、报纸；不准在办公区域上网聊天或打游戏；工作时间不得吃早点、零食。3、修饰仪容应在卫生间或其它相对隐闭的地方进行；第五节 固定资产管理制度一、固定资产的购置和变更：固定资产的购置和变更统一由行政部负责办理，不允许各部门或员工私自购置与摆放，以保持办公环境的统一与协调，特殊需购置的需先由部门负责人审批再由行政部上报总经理审定，最后在行政部备案；二、 登记：所有固定资产均需登记造册，要清楚记载使用人和使用地点；三、 领用：固定资产的领用需先由部门负责人审批，再由行政部领用,并登记备案；四、 维护：行政部负责固定资产的日常维护，每位员工应小心和爱惜地使用自己支配的固定资产资源，对于由于员工明显的过错而造成的固定资产损坏，应视情况予以赔偿；五、 管理：行政部每月应对公司的所有固定资产进行定期盘点，及时掌握固定资产的动态情况，对帐物不符的，要彻查；行政部每月底制作固定资产月报表由部门负责人审批,总经理审定。六、 报废固定资产的处理：对于不能使用的固定资产，经部门负责人审批由行政部上报总经理批准后予以变卖或报废，并及时报送财务室；第六节 低值易耗品管理制度一、 申购：1、每周各部门拟定所需的低值易耗品的计划，交行政部商务人员统一对外采购。2、行政部商务人员根据各部门的采购计划，进行货比三家，在指定的供应商处进行采购。二、 领用：1、低值易耗品的领用采取登记制，各部门指派专人根据采购计划在商务文员处领取。2、新入职人员的低值易耗品，商务文员负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；三、管理：1、负责购发低值易耗品的商务人员要做到货品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好； 2、负责购发低值易耗品的商务人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。3、每月5日由商务文员制作低值易耗品月报表，以此作为月底结算的依据。4、员工个人购买的由个人妥善保管与摆放。5、员工应本着节约的原则妥善使用与保管。第七节 证照年审与变更管理制度一、 证照类别：1、公司经营运作所需的各类证、照，包括工商、税务、劳动、人事等政府部门颁发的证、照、下发的批文和行业协会、社会团体、银行等颁发的证、照。 2、公司获得的各种荣誉、文件、证书、牌匾等。一、 证照保管部门：税务证由财务部负责管理和保存；其他证照如：企业营业执照（正、付本）、企业代码卡、职称证、注册师证、劳动、人事证照等由行政部负责管理和保存；二、管理方法：1、管理部门必须建立登记台账，记录证照的出入情况，保证其使用及安全；2、因业务需使用复印件、影印件的，必须在管理部门登记备案；3、证照原本原则上不予借用，特殊情况因工作需要借用的，必须办理书面借用审批手续，需公司总经理或其授权人审批同意借用。三、年审日期： 税务证：长期有效，不必年审； 营业执照：每年1月1日至4月30日； 企业代码卡：每年5月份； 职称证：按规定时间办理； 注册师证：按规定时间办理； 暂住证：按规定时间办理； 其他证照：按规定时间办理；四、公司及员工的各种证照由行政部负责办理年审；五、变更：根据相关部门具体要求或公司实际需要另行办理；六、公司副总以上级的车辆年审（按车牌尾数所对应的月份）及养路费（每年12月份）、车船使用费（按车牌尾数所对应的月份）等的交纳由行政部负责办理；第八节 印章管理一、 印章的种类及保管部门：印章种类 数量（枚） 保管部门/人 分公司公章 1 行政部 银行印鉴私章（分公司） 1 总经理 合同章（总公司、分公司） 各1 营销部 行政章 1 行政部 财务章 1 财务部 技术专用章 1 技术委员会 出图章 1 技术委员会 注册师章（建筑、结构） 各 1 技术委员会 二、 印章使用流程：印章专管人首先应有授权人的书面授权方可保管公章、印鉴私章：申请人填表部门负责人审批总经理或其授权人批准盖章申请表交总经理留存合同章：申请人填表部门负责人审批总经理或其授权人批准盖章申请表交营销部留存行政章：申请人填表部门负责人审批总经理或其授权人批准盖章申请表交行政部留存财务章：申请人填表部门负责人审批总经理或其授权人批准盖章申请表交财务部留存技术专用章：申请人填表部门负责人审批总工程师或其授权人批准盖章申请表交总工程师留存出图章、注册师章：申请人填表部门负责人审批总经理或其授权人批准盖章申请表交技术委员会留存第九节 文件管理制度一、 文件分类：1、规定：发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。2、决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。3、通知：转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。4、通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。5、申请、请示、报告：向上级请求批示与批准，用“申请、请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。6、批复：答复请示事项用“批复”。7、函：商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。8、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”二、发文格式与编号：1、 根据公司目前的管理架构，文件分为：红头文件：公司制定的各种规章制度、重大决定、对外公函等；蓝头文件：公司有关部门签发的一般性、临时性文件；2、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成。2、所有文件按行政、人事、财务、技术、董事、营销字样加以区分，文件保管人须按“行政”、“人事”、“财务”、“技术”、“董事”、“营销”分类造册以便查找；3、文件编号：采用“BFHSY04001XZ”方式，其中“BFHSY”为“北方汉沙杨”的拼音缩写，“04”表示年份，“001”表示文件序号，“XZ”是“行政”的拼音缩写，类似地，“RS”表示人事、“CW”表示财务、“JS”表示技术、“DS“表示董事、“YX“表示营销；总经理签发二、文件签发：部门起草 提交行政部编号、打印 部门负责人审批 总工程师签发（技术类）行政部留档 各部门归档三、文件密级管理： 1、公司秘密的密级分为“机密”、“秘密”二级。机密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。机密文件仅发给公司董事一级，包括：合伙协议、合作协议、临时聘用及合作协议、不公开的董事会决议或会议纪要、财务报表、统计资料、公司经营情况、公司尚未进入市场或尚未公开的各类信息、重要会议记录、公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。秘密文件可发给普通员工，包括公司的各种规章制度；公开文件指让所有员工知晓的并可贴于公告栏的临时性、紧急性通知、通告属于公司秘密的文件、资料，应当标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密；所有文件都应有对应的电子文档2份，每季度还应有2份光盘备份；2、保密措施对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：非经总经理批准，不得复制和摘抄；收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；在设备完善的保险装置中保存。在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。3、责任与处罚出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下：a泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；b已泄露公司秘密但采取补救措施的。出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：a故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；b违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；c利用职权强制他人违反保密规定的。第十节 档案管理制度 档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。一、档案分类：共分六大类，所有档案均需有纸质文档和电子文档备份1、行政类：装修合同、办公家私合同、租赁合同、电话及网络、公司各类证照原件及复印件，其它行政文件；2、人事类：面试人员档案（分部门、分职能）：个人简历及其它证明；员工档案：个人简历及其它证明、聘用人员人事档案表、劳动合同、毕业生接收协议（或有）、考勤记录、奖惩记录、工作变更、晋级记录、合同解除手续等；3、财务类：收入合同；满一年须移交行政部；4、技术类：设计前期成果（A3/A4纸档 1，电子档 2）、概念方案成果（A3纸档 1，电子档 2）、报建方案成果（A3纸档 1，电子档 2）、扩初设计成果（底图 1，电子档 2）、施工图成果（底图 1，电子档 2）、各阶段甲方往来函件及施工变更文件（纸档 1，电子档 2）5、董事类：董事会决议或会议纪要等文件；6、营销类：营销部文件、协议、合同等。二、档案编号及归档：按时间先后进行编号；按行政、人事、技术、财务、董事、营销六大类进行归档保存，其中财务档案由财务部专人负责保管，行政、人事、技术、董事档案由行政部专人专夹、专柜保管，同时应做到第三人按标识随时可查，营销档案由营销部专人负责保管。三、调档、归档流程：调档人填写调档申请表部门负责人审批行政部经理审批总经理或总工程师批准档案专管员提档并签名档案专管员及时归档并签名；调档人必须对所调档案的完整性、安全性付全责。档案若出现破损，则应及时修补，档案遗失，则行政降级，并视损失严重性另行处罚；四、档案的销毁：档案保管员填写“档案销毁审批表及清单”行政部经理审批总经理或总工程师批准行政部经理监督销毁作销毁登记第十一节 安全管理制度一、安全管理：公司实施节假日值班制度，由行政部负责每月的值班安排和监督工作，值班人员必须按时到岗，并认真履行值班职责，并填写值班记录。 二、消防安全：1行政部每天指派专人巡查办公区域的消防控制点，及时发现、报告、排除消防隐患；2及时制止违规吸烟者，员工连续三次被发现在公共办公区内吸烟的予以解聘；二、钥匙管理：1、每套钥匙需有编号，并登记使用、不得私自配制；丢失钥匙必须追究责任；2、余匙存放在档案室墙上明列。场 所 总数量 使用人/数量 余匙保管人/数量各办公室门匙 3 董事、合伙人/1 行政主管/2行政部门匙 3 行政主管、档案员、营销主管各 1 行政主管/0档案室门匙 3 档案员、周老/1 行政主管/1财务部门匙 3 会计、出纳共3 行政主管/0会计档案柜 2 会计/1 总经理/1出纳档案柜 2 出纳/1 总经理/1会议室门匙 3 商务文员/1 行政主管/2会议室柜匙 3 商务文员/1 行政主管/2两翼及中间消防门 3 值班人员/1 行政主管/2电梯铁闸门（2个） 2X2 商务文员/1X1 行政主管/1X1员工柜匙 2 员工/1 行政主管/1三、网络信息安全：1、行政部应指定专人定期对公司的电脑进行必要的杀毒处理，确保资料不受电脑病毒的侵害; 2、行政部只保留各办公室、行政部、各部门负责人的USB接口和网卡，以防病毒入侵和资料外泄；第十二节 沟通与交流公司鼓励员工与员工、上级与下级之间保持平等的对话。这种良好、融洽、坦诚的人际关系与交流沟通，保持了我们和谐、相互信任、共同进步的工作氛围，是我们高效协作的基础，而且使我们及时了解自己工作的得失，不断得到改进。一、内部投诉和合理化建议当你认为你个人的利益受到不应有的侵犯，或对公司的经营管理措施有不同的意见，或发现有违反公司各项规定的行为时，可以向相关当事人或部门提出投诉。如果被投诉人或被投诉部门无法提供给你满意的解决意见，你的投诉会被逐级提交，保证有明确的反馈。 公司鼓励员工对公司提出合理化建议，如果你对公司的发展，管理等问题有自己的看法和观点，无论是大的问题、小的细节公司都希望得到你的建议。行政部负责收集员工的合理化建议，并负责它们得到准确的传递。二、公司内部网站公司的内部网站是我们信息传递与交流的最为丰富和频繁的地方，在这里你可以了解公司的最新动态、项目展示、内部信息，并可在论坛上发表高见，我们可以实现充分的信息资源共享。第四章 商务服务 商务服务对外提供商务接待，对内提供快件收发、邮件收发、接听电话、复印、打字、打图、会议室管理、图书室管理、票务等一切与商务有关的技术支撑。采用前台窗口办公形式，工作目标是为公司提供专业、高效、全面的星级商务服务。第一节 商务接待 一般员工 电话通知被访人出前台带进办公区 商务人员起身迎客询问被访人 部门负责人 带客人进被访人办公室 倒水 起身相送第二节 邮件收发外来邮件一律由商务人员签收分发。一、收件：审核按部门登记送交收件人签收每年12月31日前清理一次，由行政经理验收并监督销毁；二、发件：送件人填写送件清单并签名部门负责人或授权人签发商务人员核对签名填写快递单通知快递公司快递人员签收预计收件时间确认快件是否收到收妥登记 三、快件应及时发送给有关人员。因积压迟误而致工作失误、损失的，追究当事人的责任。第三节 网络邮件的收发一、收件：收件人填写收件登记表部门负责人或其授权人签发商务人员核实签名收件人查阅或拷贝二、发件：发件人填写发件登记表部门负责人或其授权人签发商务人员核实签名发邮件确定发件成功通知发件人 第四节 接听来电工作中每一台电话都是公司的一扇窗口，应意识到自已是代表整个集体接打电话，对方虽然看不见您的表情，但完全可以从您的声音中感受到您的情感。所以请注意电话礼节：1、必在电话铃响三声内接听电话，超过三声后接电话应先道歉：“对不起，让您久等了”。2、 接听电话时先说：“你好，汉沙国际！请问找谁”或者“你好，汉沙杨！请问找谁”。3、 根据情况转分机，若需找的同事不在应礼貌处理：“请问您有什么事，需要留言转告吗？”4、 通话时声音轻柔自然，音量适中，一般不使用免提，以免影响他人；5、 做好通话记录，委托事宜应及时交有关人员处理；6、 工作时间原则上不接打私人电话，工作电话力求语言简洁。第五节 复印 登记按要求复印递交复印人第六节 传真一、收传真：