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办公室管理形成性考核册答案作业1一、单选选择题 1、级别高的办公室一般称为( B办公厅 )2、中央机关风别采用分理制和宗理制设置下属机构，其办公厅属于分理制的是？（ D国务院 ）3、办公室的核心功能是（ A 塑造出组织文化及价值观 ）4、办公室的本质属性是（ C 服务性 ）5、办公室工作的第一要义是 （ A服务 ）6、常用办公用品中属于办公文具的是 （ A中性笔 ）7、发主办公用品的人员要求是 （ D发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品 ）8、办公用品库存管理中的再订货量是指 （ C判定需要订购新的办公用品的库存余额 ）9、正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是 （ B名牌和高档 ）10、有权对政府采当重同进行监督和管理的是(A. 国家级或省部级财政部门 )二、判断题1.任何办公室,都是指的单位里的综合办事机构 。( V )2.省府的办公厅比其他厅的行政级别要高 。( X)3.信息调研是办公室的一项具体职能。( V )4.办公室的工作具有综合性特点 。( V )5.办公室管理要严格按既定条条框框办事,不能引用弹性原理。( X )6.发放办公用品的时候,不需要对用品库存进行记录。( X )7.办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。( V )8.办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。( X)9.办公用品的库存管理和监督中,出货卡即是申请领用单 。( V )10办公设备使用权的获取只能是通过购买。( X )三、简答题1、简答办公室的主要特点。（l）辅助性：办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助性。办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下，充分发挥自己的辅助管理职能，当好领导的参谋和助手。（2）综合性：办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门；办公室工作也是一项综合性的工作办公室工作是多元化的。（3）服务性：服务性是办公室工作的本质属性。办公室的设立与工作的开展，首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要，为领导工作提供辅助性的服务，同时也要为各部门和基层提供服务。2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。善谋：能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；要“参”到点子上，“谋”到关键处，注重谏言技巧，学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。3、 简述办公室设备使用规范。（l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务（5）办公设备的使用环境温度为5至35，相对湿度为20至85%，温度过低时需用加温器，湿度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。（6）如果办公设备不处于工作状态，应及时切断电源。（7）使用电脑时要做到；不要让阳光照射电脑，以免机壳老化，不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄温电脑，造成短路；不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要使用来历不明的软件，防止病毒浸入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护错施不要自己随意处理电脑硬件故障不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。4,简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。储藏间或物品柜要上锁，确保安全。储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新物应放置的地方；新物品置于旧物品的下面或后面；先来的物品先发出，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前面，易于找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。订立物品发放制度，确定物品发放人。作业2一、设计题调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和完成阶段，请对调研工作的三个阶段进行详细设计。 P341调研工作的准备阶段（l）准备调研内容：确定调研课题：领导提出、有关部门确定、调查者自选。选题要求：既要注重现实意义，又要具有前瞻性既要注重领导和群众关注的当前工作和社会生活中的重点、热点、难点问题，又要注重易被公众忽略而又十分重要的冷门问题。选题原则；价值原则、可行原则、适量原则、新颖原则。（2）调研课题的审定： 一般调研课题由机关单位或者授权调研部门的领导审定批准重点调研课题可以采取申报、委托或招标等形式，经专家评审、领导批准来确定。（3）成立调研小组，确定调研人员： 成立调研小组时要考虑的因素包括，成员应具备良好的政治业务素质；有调研需要的专业能力或专家成员有丰富的调研经验；注意新老搭配，以便成员相互取长补短少而精，避免人浮于事。（4）调研任务前的准备工作： 学习和掌握与课题相关的党和国家的方针、政策、规定等；查阅与课题相关的研究成果和文献资料；学习与课题相关的自然科学和社会科学知识；了解与课题相关的背景资料。（5）明确调研各阶段的任务和要求：调研的初期，要求明确调研对象的性质和发展方向。调研的成长期，应当明确如何使调研对象进一步发展，主要是理清思路、摆明措施。调研的成熟期，应当讲清楚如何使事物进一步完善提高。调研的末期，拟定调研提纲。调研提纲的内容，主要包括调研的目的要求，调研的对象、范围和方式方法，调研的时间、步骤和过程，调研的人员组织与注意事项，调研经费的预算等。2调研工作的实施阶段 实施阶段是调研工作的中心阶段。其实施步骤为：确定调查方法，搜集、整理调研材料，综合分析调研材料。（l）调查方法主要包括全面调查法、重点调查法、典型调查法、抽样调查法、问卷调查法、观察法、试点调查法、开会调查法、访谈法、网络调查法、BS（Brain-storming头脑风暴）法、专家调查法、哥顿法等。小提示：各调查方法常综合、交替使用。（2）搜集、整理调研材料，要求全面、系统、丰富、充分、多多益善。（3）认真分析调研材料，综合提炼调研成果。3调研工作的完成阶段 本阶段的主要工作是撰写调研报告，其中包含确定主题、选用材料、拟写提纲、按纲写作，修改定稿五个步骤。（l）确定主题：主题要正确、新颖、鲜明、集中、有一定高度。（2）选用材料一：材料要具有典型性、生动性、新颖性，多样性和准确性等特点。（3）拟写提纲：注意观点和材料，大纲和细目的统一，如“导引案例一案例1”。（4）按纲写作：如表3-1所示。（5）修改定稿：检查所用资料是否有误、观点是否明确、语言是否流畅、有无错别字、标点使用准确与否等。表3-1调研报告版面结构模式标题分单标题和双标题（即正副题）前言也叫导语，介绍调研目的，原因，时间，地点，对象范围，调查方法等正文正文开头有开门见山、结论先行、提出问题等方式：论述结构有纵式、横式、纵横式等结尾概括全文，形成结论，提出看法和建议附件包括数居汇总表、原始资料、背景材料、必要的工作技术报告等调研时间（略）二、案例分析题办公室的李敏每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，使别人找不到。办公室的小刘上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。你怎样评价这三位工作人员的行为？*点评：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序，直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。可见，李敏符合要求；小王的工作存有误区；小刘工作不合要求。*工作程序加强对日常环境的管理，营造一个令人神静心怡的工作环境，是公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。秘书对日常环境的管理包括3个方面的内容，即个人工作区的环境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。*1.保持你所参与的公共区域整洁(1)要保持上司会客室和会议室的清洁，在来访客人离开及会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。(2)正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。(3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放归原处，保持整洁有序。(4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。2.保持你的上司的工作环境的整洁(1)经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。(2)每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。(3)经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。(4)对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机;对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。(5)上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。(6)经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行处理，时刻保持良好的状态。3.整理个人工作环境办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间，所以在布置自己的办公桌时，既要使自己感觉舒适，又要保持桌面上有条不紊。有了整齐清洁的办公环境，不仅可以提高工作效率，还有助于提升专业形象，甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光，并成为典范，对办公室人际关系也有意想不到的益处。(1) 办公桌的必备物品及其整理摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。电话。电脑。参考书。文具用品盒。文件夹。办公桌抽屉。(2)整理办公桌的技巧要想快速治理办公桌的混乱局面，营造出高效率的办公环境，可以采取以下5个步骤：将不常用的东西转移到其他的地方。清理过期的文件。注意你的电脑显示器。充分利用办公空问。清理旧的阅读材料。作业3一、单选选择题1.下画属子文书的是( A.书信 )。 2.在公文行文中,下级向上级行文时,错误的是(C.抄送下级机美 )。3.公文写作的规范要求( C.異有规范体式,行合公文橋式标准 )。4.向上级做请示时,下面哪个做法不妥( C.地级市政府越过省政府直接向国务院行文请示 )。5.意向书的特点不包括( C.的東性 )。6.在办理发文时,经复核,对于不符合要求的公文应该( B.退交起草部门补充成修正 ) 。7.在收文过程中,可以由办公室人员启封的信件是( D.公开出版的杂志的贈阅信件 )。8.“四分四注意”立卷方法不包括(D.分纸型)。9.电子公文的属性是( C.具有规范格式 )。10.电子公文的处理( C.可以印制成纸质文件分发处理 )。 二、判断题1.狭义的文件即指公文。（ X ）2.公文行文时越级行文是普遍現象。（ X ）3.办文能力就是指写文能力。（ V ）4.意向书简单而言就是传送意向的文书。（ V ）5.协议书本身与合同的法律效力是一样的。（ V ）6.上行发文的主送机关必须为上级机关,而不是上组领导个人。（ V ）7.收文时应逐件清点,并以签字成盖章的方式签收。（ V ）8.档案保管期限就是对档案划定的存留年眼, 它与档案本身的价值大小无美。（ X ）9. 档案库房要坚固、安全、专用,适宣保管档案,和阅览室,办公室实行三分开。（ V ）10.电子文档不存在销毁问题,。（ X ）三、简答题1、简要回答公文写作的五部曲。公文说什么领悟核心思想内容是在什么背景下产生的内容是怎么表达的是否符合国家公文格式标准。 第一步，公文说什么，领悟领导意图；要求准确、全面地提炼领导意图，增加“贴近度”。 第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题。 第三步，内容是在什么背景下产生的，关键把握常用思维方法：模式化思维方法，对象化思维方法，辩证思维方法，散点思维方法，求同存异思维方法。 第四步，内容是怎么表达的，关键是牢记拟写公文的要素及要求：格式，公文的包装；主题，公文的灵魂；材料，公文的血肉；结构，公文的骨骼；语言，公文的细胞。目的明确，行文有据；主旨单一，内容合法；文字表达准确、鲜明、简练、得体。 第五步，符合国家公文格式标准党政机关公文格式（GB/T9704一2012）。 总之，找好角色定位与行文角度；清晰拟写公文是受领导之命，代机 关立言。代拟公文：要认准领导的身份和职位特征；对外发文：要考虑收发文机关的地位特征，区别文稿应用范围，内外、上下有别。2、简要回答起草请示的“五步棋”。起草请示的思维模式沿着以下“五步棋”思路走（l）因为什么请示对于原因、目的的说明。（2）请示什么问题提出请示的主题内容。（3）怎样解决问题提出解决问题的建议或方案。（4）请求上级回复结尾用语的使用。 （5）有无附件需要说明根据需要确定附件的使用与否。3、简述公文校对工作要求。答：校正.补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等：解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码、与注文之间衍接以及页码编排问题：进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理：需要使用标准校对符号：对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错。4、 简答电子公文处理过程的五个环节。P143答：电子公文处理过程可分为五个部分（电子公文的生命周期）（1）创建：根据一定的规则建立电子公文。（2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。（3）交换；按始发者意图进行跨系统的公文传递。（4）归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。（5）销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。作业4一、填空题常用礼貌用语七字诀：与人相见说“您好” 问人姓氏说“贵姓” 问人住址说“府上”仰慕已久说“久仰” 长期未见说“久违” 求人帮忙说“劳驾”向人询问说“请问” 请人协助说“费心” 请人解答说“请教”求人办事说“拜托” 麻烦别人说“打扰” 求人方便说“借光”请改文章说“斧正” 接受好意说“领情” 求人指点说“赐教”得人帮助说“谢谢” 祝人健康说“保重” 向人祝贺说“恭喜”老人年龄说“高寿” 身体不适说“欠安” 看望别人说“拜访”请人接受说“笑纳” 送人照片说“惠存” 欢迎购买说“惠顾”希望照顾说“关照” 赞人见解说“高见” 归还物品说“奉还”请人赴约说“赏光” 对方来信说“惠书” 自己住家说“寒舍”需要考虑说“斟酌” 无法满足说“抱歉” 请人谅解说“包涵”言行不妥“对不起” 慰问他人说“辛苦” 迎接客人说“欢迎”宾客来到说“光临” 等候别人说“恭候” 没能迎接说“失迎”客人入座说“请坐” 陪伴朋友说“奉陪” 临分别时说“再见”中途先走说“失陪” 请人勿送说“留步” 送人远行说“平安”二、简答题1、简述公共关系的三大构成要素及其原则。P167（1）公共关系的三大构成要素包括：社会组织主体；公众客体；传播手段。（2）公共关系的原则：公众利益至上，实事求是，互惠互利，双向沟通，始终如一，开拓创新，整体统一。2、提高会议质量的主要方法和措施。P148（l）严格执行会议审批制度，不合乎条件的会议一律不开。（2）建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度。（3）科学、有效、充分地做好会议准备工作。（4）严格控制会议人数，不允许无关人员与会。（5）保证会场秩序，禁止无关人员随意入场、与会人员中途退场。（6）议题应集中，日程要紧凑，尽量缩短时问，保证与会者精力集中。（7）充分运用现代化的技术手段。电话、录音、录像、电脑等设备有助于提高信息传递的效率和质量，能节约时间、缩短会期、提高会议效率。（8）提高会议主持人和与会者的开会水平。（9）制定切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不管效果的倾向，以保证会议的有效性。3、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？P147（l）会前：会议是否确有召开的客观必要性；会议目的和会议风气是否端正；会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。（2）会中：会议规模和规格是否适度，绝不可小会大开或大会小开，随意升格或降格；会议节奏是否紧凑，要尽可能化繁为简，绝不短会长开；会议是否守规守法，一切应有条不紊地进行，主持人和与会者是否掌握了科学的方式方法。（3）会后：评价会议的正面实际效益，包括社会效益、经济效益和学术效益 4、简述会务管理的要求。P156（l）会务的含义：指有关会议议程安排的事务，有关某些团体组织或会议的事务。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作等。（2）会务管理的含义：指有关会议议程安排事务的计划、组织、控制等工作。（3）常见的会务管理：主要有针对代表会议、全局性会议、专题会议、办公会议、座谈会议、学术讨论会议、新闻发布会议、听证会议、仪式典礼会议、培训会议、网络会议等会议的会务管理。一、单项选择： 1、级别高的办公室一般成为（办公厅） 。 2、中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅属于（国务院） 3、办公室的核心功能是（塑造出组织文化及价值观） 。 4、办公室的本质属性是（服务性） 。 5、办公室工作的第一要义是（服务） 。 6、常用办公用品中属于办公文具的是（中性笔） 。 7、发放办公用品的人员要求是（发放人员要提醒适用部门和人员节约办公用品） 。 8、办公用品库存管理中的再订货量是（判断需要订购新的办公用品的库存余额） 。 9、正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是（名牌和高档） 。 10、有权对政府采购合同进行监督和管理的是（国家级或省部级财政部门） 。 11、办公室人员辅助领导进行决策，意味着（只能充当领导的参谋和助手） 。 12、办公室在做调查研究工作时不能（调查时，牢记领导对问题的预判来筛选。 。 ） 13、办公室调查研究的选题原则不包括（易出成果原则） 。 14、监督工作部门的基本任务不包括（在督查中就有关重大问题作出重新决策） 。 15、办公室信息工作的要求不包括（信息量越大越好） 。 16、在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪要素（要有“诚心” ） 。 17、下列电话礼仪中错误的是（与女士通电话，男士先挂） 。 18、介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（年龄） 。 19、行政办公费用中的“三项经费”不包括（业务招待费） 。 20、行政事业单位压缩办公经费不包括 （把事权尽量分给下属机构，单位本身做事） 21、根据 1990 年 9 月 19 日国家保密局发布，绝密事项不超过（三十年） 。 22、公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（6厘米） 。 23、在组织中当一个人工作量不多的时候，个体行为符合（他会故作忙碌状） 24、下面属于文书的是（书信） 。 25、在公文行文中，下级想上级行文时，错误的是（抄送下级机关） 。 26、公文写作的规范要求（具有规范体式，符合公文格式标准） 。 27、向上级做请示时，下面做法不妥（地级市政府经常越过省政府直接向国务院） 。 28、意向书的特点不包括（约束性） 。 29、在办公室发文时，经复核，对于不符合要求的公（退交起草部门补充或修正） 30、在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件（公开出版的杂志的赠阅信件） 31、“四分四注意”立卷方法不包括（分纸型） 。 32、电子公文的属性是（具有规范格式） 。 33、电子公文的处理（可以印制成纸质文件分发处理） 。 34、公共关系工作的特点不包括（以慧己为原则） 。 35、危机的特点不包括（经常性） 。 36、危机管理的原则不包括（转移焦点原则） 。 37、下面属于办公室用语禁忌的是（领导交代的工作超出自己能力时，坦诚地说） 38、会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（茶歇） 。 39、中型规模的会议人数一般是（数百人） 。 40、会议的直接成本不包括（会议工时成本） 。 41、制度会议策划方案时，要明确 6 个 W，其中“Who”是指（会议参加人员） 。二、判断题： 1、办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。 （） 2、省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。 （） 3、信息调研是办公室的一项具体职能。 （） 4、办公室的工作具有综合性特点。 （） 5、办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理。 （） 6、发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。 （） 7、办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。 （） 8、办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。 （） 9、办公用品的库存控制和监督中，要求进货、出货和库存的三卡一致。 （） 10、办公设备使用权的获取只能是通过购买。 （） 11、我国古代的谋士、谏官和官僚，以及当今各国的智囊团、思想库等都是（） 12、调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定（） 13、调查和研究是一回事。 （） 14、决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的（） 15、办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、 失效和无效信息进行剔除 （） 16、涉外礼仪中以右为尊。 （） 17、迎宾时应在门口或机场（车站）出口处停留寒暄，不应立即引导客人进入（） 18、名片递送应选择初识之际，而不可选择分别之际。 （） 19、举行开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。 （）20、签字仪式中应使用签字笔，不能使用圆珠笔。 （） 21、印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。 （） 22、无限忠于祖国、忠于人民，把祖国的利益看得高于一切，自觉维护祖国的（） 23、狭义的文件即指公文。 （） 24、公文行文时越级行文是普遍现象。 （） 25、办文能力就是指写文能力。 （） 26、意向书简单而言就是传递意向的文书。 （） 27、协议书本身与合同的法律效力是一样的。 （） 28、上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。 （） 29、收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收。 （） 30、档案保管期限就是对档案划定的留存年限，它与档案本身的价值大小无关 （） 31、档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三（） 32、电子文档不存在销毁问题。 （） 33、办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。 （） 34、危机的诱致因素是组织外部环境变化，组织内部管理都是预防危机的。 （） 35、危机管理是指当组织发生了危及组织和公众利益的各种矛盾、纠纷、重大（） 36、请人勿送的常用礼貌用语是说“留步” 。 （） 37、会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。 （） 38、会议的主办者就是会议的主持者。 （） 39、大型会议的主持人宣布会议闭幕，通常对会议举办者而言会议的基本流程 （） 40、大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。 （） 三、简答题 1、简答办公室的主要特点。 （l）辅助性： （2）综合性： （3）服务性 2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。 (1)办公室人员善谋要求： 能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务； 要 “参” 到点子上，“谋”到关键处，注重谏言技巧，学会把握职场环境的运作方法，一是 个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。 （2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生” 想法，加强于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损 失，造成被动。 3、简述办公室设备使用规范。 （l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的 要求进行操作。 （2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非 是配置给个人专用或指定公用的办公设备。 （3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。 （4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于 处理私人事务 （5）办公设备的使用环境温度为 5至 35，相对湿度为 20至 85%，湿度过低时需用加涅器，温度过高时需用除湿器，并放在距办公设备 5 米左 右的有效影响距离内。 （6）如果办公设备不处于下作状态，应及时切断电源。 4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。 储藏间或物品柜要上锁，确保安全。 储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。 在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新 物应放置的地方；新物品置干旧物品的下而或后面；先来的物品先发出，体积大、 分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前而，易 干找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能 轻松找到 储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。 办公用晶应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将有可能导 致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。订立物品发放制度，确定物品发放人。 5、简述调查研究的三个阶段及其主要任务。 （1）准备阶段：主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。 （2）实施阶段：主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调 研成果。 （3）完成阶段：主要是撰写调研报告。 6、办公室督查工作的方式。 （1）现场督查； （2）会议督查； （3）书面督查； （4）电话督查； （5）互联网督查 7、办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。 （1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的 综合。 （2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能 环境和办公活动工作环境。 8、信访工作中网络来信的处理要求。 （1）定时打开信箱，及时处理电子邮件。 （2）重要信访，及时报请。 （3）转办信 访，跟踪督办。 （4）网络保密，脱机阅读。 9、第三代时间管理的 ABCD 法则及其内容。 第三代时间管理讲究优先顺序的观念，即把要做的事情分清轻重缓急，成为 ABCD 法则。 A、重要且紧急：必须立刻做； B、紧急但不重要：在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事情； C、重要但不紧急：只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是 拖延； D、既不紧急也不重要：有闲工夫再说。 10、简要回答公文写作的五部曲。 第一步，公文说什么，领悟领导意图；要求准确、全面地提炼领导意图，增加“贴 近度” 。 第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题。 第三步，内容是在什么背景下产生的，关键把握常用思维方法：模式化思维方法，对象化思维方法，辩证思维方法，散点思维方法，求同存异思维方法。 第四步，内容是怎么表达的，关键是牢记拟写公文的要素及要求： 第五步，符合国家公文格式标准。 11、简述起草请示的“五步棋” 。 起草请示的思维模式沿着以下“五步棋”思路走 （l）因为什么请示对于原因、目的的说明。 （2）请示什么问题提出请示的主题内容。 （3）怎样解决问题提出解决问题的建议或方案。 （4）请求上级回复结尾用语的使用。 （5）有无附件需要说明根据需要确定附件的使用与否。 12、简述公文校对工作要求。 公文校对工作要求：校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格 式等；解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页 码编排问题； 进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人和撰稿 人处理；需要使用标准校对符号；对于重要的或者大量印制的公文，应实施三 校、四校，以确保公文的正本不出差错。 13、 简答电子公文处理过程的五个环节。 （1）创建：根据一定的规则建立电子公文。 （2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。 （3）交换；按始发者意图进行跨系统的公文传递。 （4）归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。 （5）销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。14、简述公共关系的三大构成要素及其原则。 （1）公共关系的三大构成要素包括：社会组织主体；公众客体；传播 手段。 （2）公共关系的原则：公众利益至上，实事求是，互惠互利，双向沟通，始终如 一，开拓创新，整体统一。 15、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？ （1）会议是否确有召开的客观必要性； （2）会议目的和会议风气是否端正； （3）会议时机是否已经成熟； （4）会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位 （5）各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。 16、简述会议的积极作用。 （1）交流信息，互通情报； （2）发扬民主，科学决策； （3）增强友谊，促进团结； （4）统一认识，协调行动； （5）带动消防，促进经济。 17、简述会务管理的要求。 （1）会前的最后检查：工作认真负责、细心、耐心； （2）组织签到和登记：任劳任怨能连续作战； （3）做好联络协调：沟通协调能力强； （4）会议记录与保密：业务素质与原则性； （5）会议后勤保障：服从分配协作意识好。四、案例分析题： 1、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责 （1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主 管领导请示了，就应该按照孙的意见办，不应多头请示。 （2）在工作中不应过分亲近和疏远某领导，以致落到尴尬的境地。 （3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办 事，求得谅解后，按孙的意见办。 （4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一 个方法遵照执行。 （5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或 张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。 2、新加坡利达公司销售部新聘任了文员陈小姐，试用期三个月。 （1）该问的没有问（指对方情况，手套的需要量） （2）该记的没有记录（对方的姓名、公司、电话号码） （3）该说的没有说（没有及时向上司汇报） （4）不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司请示） （5）不懂得保护自己（即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉 上司，使自己陷入被解雇的境地） （6）电话礼仪方面，铃响了没有自报家门 （7）不等对方说完，就“啪”挂上电话 3、爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着 （1）文秘人员接听电话时，首先应自报家门。挂断电话应遵循“谁先打谁先挂” 的原则。丁秘书做错了。 （2）丁秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三 次来电时，丁秘书应该说“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理 无意参与，尚未考虑与你联系。请你以后不要来电话了。如果情况有了变化，我会 主动与你联系的。谢谢！ ” （3）审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请示上司 是否想与对方通话。如果上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；如上司不想 通话，应想办法拒绝对方。 （4）在电话中应既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。 4、公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午 9:00 到 11:00 召开销售会 （1）应该搞清楚销售员的人数和姓名，准备这份名单 （2）打印好书面通知 （3）在 3 天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内 容等）到名单上的每个人 （4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意 （5）通知上应写清会议的时间（开始到结束时间） 、地点 （6）应详细写清会议内容，应做好哪些准备 （7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作 5、某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司 （1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”，办公室人员不能替上司做主； （2）接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听； （3）对提出重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司； （4）应热情，不能对来访者冷嘲热讽； （5）对言辞激烈的 来访者应有礼有节，宣传政策； （6）应尽快为总经理解围，可以请保安或打 110。 6、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎欢迎”嘴里说着，（1）主人和客人之间，应该主人先伸手 （2）在替客人拿行李前应征求同意“我替你拿可以吗？” （3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意 （4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下” （5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座 （6）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不适合的话题 （7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等 7、为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会 问题一：会议通知缺少主题(议题)；时间上缺少从几点到几点；请哪些人出席不明 确；发放会议通知要交到会议出席者手上,可进行说明解释；如本人不在,应请代收 人(或秘书)签字,打电话确认是否出席。 问题二:针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？会前准备工作的每个细节问题 都应认真对待；小万没有认真校对材料；最后也没能仔细审查所有会议材料,加以 改正。补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边,耳语了几句,又拿出底稿解释了一翻,作了自我检讨,终于扭转了尴尬局面.代表们 按原来小组划分展开了讨论。 五、设计题： 1、设计一份 A4 纸白文件纸库存记录卡。 库存记录卡 项目 A4 白文件纸 库存参考号 最大库存量 最小库存量 单位数量包（1 令=500 页） 日期 接收的 数量 发票号 供应商 B4 100 令 15 令 25 令 再订货量 发放 发放 数量 申请号 个人 部门 余额 2、设计一份电话记录单。 来电人： 来话时间： 通话地点： 。姓名 年 。来电人地点： 1. 单位部门： 月 日 时 分 。 。通话要点： 2. 结束时间 年 1.交由 2.请由 月 日 时 分 。 。处理要点 记录人 进行处理 尽快回电 3、设计一份归档文件目录。 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 4、 几位领导同时布置任务怎么办？X 市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份 （1）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他 人完成杨副市长交办的事项。 （2）李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。 （3）他人查找完杨副市长所需的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如 果可能，可以顺带把参与查找人员名字讲一下。 5、设计一个开业典礼的筹备工作流程。 开业典礼的舆论宣传工作可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告和告 示栏中张贴开业公示要做好来宾邀请工作发放请柬现场的布置 准备开幕词、致答词要做好接待服务工作要做好礼品馈赠工作拟定典 礼程序做好各种物质准备。 6、设计一个新闻发布会的筹备流程。 主题的确定时间的选择地点的确定人员的安排材料的准备 发放请柬准备胸卡和名签准备好视听设备制定预算计划。 办公室管理补充： 一、单项选择题 1以下哪点不是办公室事务管理的特征？（决策性 2办公室布置要注意（各种沟通、保密 3文员在进行办公室布置时，不适宜（较大的物品放在稍高于眼光平行的层 4以下关于文员对办公室布置的情况，错误（办公桌抽屉里的物品摆放要注 5在办公室里，（靠近窗户）的位置是上座。 6传真机的使用哪一项是不对的？（随时随地可向对方发送 7在使用复印机的过程中，以下哪项不恰当（接通电源可立即复印操作 8以下关于录音机的使用不适宜（录音时需将监听开关至于“ON”位置 9以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（应设置电脑的桌面屏幕保护功能 10以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（制造 11以下文员订购和储备办公用品的行为中，不适宜（让员工们随意领取办公用品 12以下文员的工作顺序中，正确（文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变 13文员按照“优先顺序”处理工作，不适宜（可以按照文员自己的习惯进行工作 14文员必须管理好自己的时间，不适宜（每天把工作安排得超出工作时间，给自 15以下关于文员管理好时间的说法，不正确（把零散工作安排在安静、有效的时 16以下文员对办公室零用现金管理的行为中，不适宜（标准的零用现金单据有一 17文员传达上司的指示时，不适宜（传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意 18文员必须具有合作精神，不适宜（应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 19以下接打电话的行为中，不适宜（应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院 20以下哪个接打电话的行为不正确（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 21文员在接打电话时，正确（在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就 22以下文员应遵守的电话礼仪中，不适宜（打出电话，而对方无人接听，等铃声 23以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（按私人公务标准分拣 24文员在拆邮件时，不正确的做法（拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 25文员如果误拆了非本公司的信，应该（在信封上注明“误拆”，写上自己姓名 26邮件送到单位所租的信箱，不一致（应提高办事效率，把取邮件与其他事一起 27邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（爱好 28文员打印寄往欧美国家的信封，收信人打印顺序（姓名、部门、地址、国名 29传真机最好用来传送以下哪种邮件？（感谢信 30以下关于握手的礼节，不正确的是（双方有很多人时，可以交叉握手 31文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信（初次写信，或有过激言行的 32文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时不应（处理信件按照“分级 33在会议开始前和进行过程中，不恰当（作会议记录时离开会议室接听电话 35文员做会议记录时，可以在会议记录中（与发言者用词不一致但意思完全一致 36会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录（征求主持人意见，停止笔录 37上司决定参加某个会议时，文员不应该（只在便笺上写好会议名称 38以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（圆桌型 39以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（审查功能 40有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员（发表意见 41文员根据上司指示，向对方要求约会时，错误（如果上司出差，可以在他回来 42文员制作日程安排计划表时，应避免（日程安排计划笔记本如果已经使用一年 43在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得，另一是具有（说话的技巧 44以下关于确认上司日程安排计划的行为中，不适宜（以电话方式决定面谈或开 45文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，不适宜（代替上司制定约会计划 46以下关于预订工作的行为中，不适宜（不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其 47上司出差，文员预订机票时，不正确（不必提前在取票前或出发前再用电话予 48照料上司身边琐事的说法，不正确（应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，49以下关于名片的使用方式，正确（如果对方给你名片，你恰好没有带，应说明 50文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（请教对方“可否请问一下，这 51以下关于交际礼仪的举止行为，适宜（穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿 52社交场合很讲究次序礼仪，一般（ 以右为尊 53当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（ 查证消息的可靠性 54文员协助举行宴会时，不用考虑（ 有无休息室 55以下说明宴会的种类与形式的内容，正确（工作餐是非正式宴请形式，早、午、 56以下关于文员的宴会礼仪中，正确（吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向 57以下餐巾的使用方法是正确的（ 用来擦嘴唇嘴角 59以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，不适宜（未用完一道莱时，应将刀叉平 60上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（通知上司家人把衣服 61以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（由过程先说 62接受忠告的正确反应是（ 切勿感情用事 63办公室人员在社交活动中应如何选择话题，属于合适（有共同利益的话题 64将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖，这是（骑边章 65值班人员不应该做以下哪类事情？（ 签发文件 66文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（下级单位报送的报告，统计报 67以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。（按通讯者特征立卷 68文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括（归档范围、归档时间、归档耍求 69文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（ 归档时间 ）和归档要求。 二、判断题 1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（ 2办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（ ） ） ） ） ） 3在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（ 4没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的（ 5文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（ 6 善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、 谨慎，对同事尊重和理解，即不 （ 7文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（ ） ） 8文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收（ 9 文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来 （ 10 文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到 （ ） ） ） ） ） 11 如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员 （ 12 文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的 （ 13 文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行 （ ） 14文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（ 15文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。（ 16男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。（ ） ） ） ） ） ） 17按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（ 18 如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看 （ 19如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。 （ 20 如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手 （ ） ） ） 21 如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后 （ 22 介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员； 若同 （ 23文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（ ） 24文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（ 25同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（ ） ） 26如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个（） 27为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会（） 28 假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情 （） 29 如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，（） 30 会议租用的设备，文员必须确保宾馆 （或其他供应者） 把所需用设备都送过 （） 31 代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应 （） 32 如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文 （） 33 受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响 （） 34如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自（） 35 上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先 （） 36文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。“做过（） 37 对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上 “该地址不对”，并 （） 38 假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独 （） 39拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（） 40当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的（） 41即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（） 42 如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置” 是在右边，三个人并行 （） 43 文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可 （） 44 女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小 （） 45 当与人擦肩而过，或越过长辈、 上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一 （） 46 交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏 （） 47宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产（） 48不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（） 49用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（） 50 宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的 （） 51 无论何种礼服都应考虑宴会的地点