合同管理规定

.原版已签字发.有限公司合同管理规定司规字第20号第一条 目的为规范公司合同管理程序，明确管理职责，防范经营风险，提高管理效能，特制定本规定。第二条 适用范围本规定适用于公司合同的管理。第三条 定义合同：是指除劳动合同外，公司与平等主体的自然人、法人和其它组织间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第四条 合同分类与管理规定1、合同管理实行分级归口与有限集中管理，组织形式为：1）合资、合作项目合同；2）投资合同以及金融、证券投资项目合同；3）借（贷）款及其他融资合同；4）企业合并、兼并、联营合同以及担保合同；5）建设工程合同，包括工程勘察、设计、施工合同、预决算审计合同；6）技术合同，包括技术开发、转让、咨询、服务合同；7）有效期一年以上的或对公司生产经营有重大影响的买卖、运输、委托合同等；前述第1）-6）以及7）项中涉及固定资产购置、建造和处置的需按公司法及公司章程规定报股东同意并批准，签订后需报备。3）除以上规定范围以外的合同，由公司按本规定执行。2、管理规定1）签订合同，除即时结清外，都必须采用书面形式。2）综合经营管理科为公司合同归口管理部门，随时接受上级检查。3）以公司名义订立各种具有履约性质协议、文件的部门，为合同承办部门。承办部门应根据合同项目需要指定承办人，由法定代表人授权后承办，借调、借用、试用期人员不得被指定为承办人。4）合同签订前应经公司各部门联合评审，承办部门负责人、财务负责人、公司主要负责人必须参加评审，其他参评人员由承办部门根据项目所涉及的关联内容确定；采用的新版合同或条款的应报法律顾问审查，提供书面法律意见。5）合同管理实行承办部门负责制与评审责任制相结合的责任制度。合同承办部门对合同订立、履行和执行全过程负责，合同承办人为直接责任人；评审部门根据本部门职责及本规定要求，对合同项目中应当提出相关意见而未提出的，承担相应的责任。6）公司所属职能部门一律不得以自己的名义对外签订合同或者其它具有履约性质的任何书面文件（经法定代表人授权除外）。被授权资质人员应为科级以上干部。7）合同承办部门和归口管理部门应当分别建立合同台帐，实行履约跟踪统计报告责任制。8）在合同订立、履行中，对有下列行为之一，且产生较大影响或严重后果的，将追究责任单位（部门）负责人和直接责任人的责任。涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：A 不按本规定签订、履行合同的；B 订有重大缺陷或无效合同的；C 审查人员延误审查时间或未审出合同缺陷的；D 不按法律或本制度规定履行变更或解除合同职责的；E 应当追究对方违约责任而擅自放弃的；F 提供虚假资料的；G 不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的；H 未按规定进行授权或擅自转委托的；I 与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的；J 泄露合同意向、商业秘密或有关机密的；H延误纠纷处理法定时效期限的；E在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。第五条 职责划分1、合同归口管理部门职责1）贯彻执行合同管理法律、法规和规章制度，为承办部门提供法律服务。2）建立健全本单位合同管理制度，监督、检查、考核各部门及所属、所管单位合同管理情况。3）参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理。4）统一管理法定代表人授权委托书和公证、签证事宜，管理合同专用章。5）负责合同备案、归档文本的管理，合同登记、统计及报告。6）组织合同管理知识培训，负责合同承办人员资格审查。7）在会签或参与重大合同谈判过程中，负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性。8）其他相关管理工作。2、合同承办部门职责合同承办部门包括公司经营、行政、技术等开展对外业务联络与合作部门以及由因特殊事项由公司指定的专职部门或机构。1）负责合同立项，指定合同承办人，进行可行性论证，意向接触，资信调查，报请主管领导审批。2）组织合同的谈判。3）起草合同文本，并组织审查、评审（其中代销、代采等涉及多方的合同，需经相关单位审定）。4）组织合同的签订，办理所需的法定代表人授权委托书。5）负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理。6）负责合同履约及文档归档前的管理。7）负责报送审核合同事项的办理及相关保密工作。8）收集本规定的执行情况信息，提供修改意见。3、合同审查、评审部门职责1）财务部门负责对合同的价款、支付方式的合理性、可行性，资金预算及来源可靠性，财务手续的合法性、合规性，担保财产合法、安全性进行评审；对合同变更或解除的经济性进行评估，出具书面意见。2）相关业务部门按本部门职责，负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相关标准及文件规定等问题提出审查意见。3）归口管理部门对合同的合法性及法律条款的符合性、有效性进行评审。4）合同承办人对合同自商洽时起至履行完毕止的全过程负责，对期间出现的任何与合同有关的问题，按国家有关法律法规及本制度的规定，须及时与本部门负责人、归口管理部门协商，并以承办人为主进行处理。 4、公司董事长或总经理负责合同的批准。第六条 工作程序1、合同送审及备案按第四条1款规定，合同主管部门需按要求将所需的合同草案或复印件、立项依据、事项所涉及的有关原始资料，并附相关情况说明，按规定的要求办理报批和备案。2、合同签订程序1）意向接触：各部门根据实际的生产经营需要，确定合同合作的主要条件及运作方式，与相关方开展合作条件或价格方面的咨询，或者按招投标管理规定组织招投标。2）资信调查,确定合作主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力，主要范围包括：资质证照、履约信用等。对不符合要求的当事人，如果必须与其签订合同时，应由其提供合法、真实、有效的担保。3）草拟合同文本 凡公司、行业、国家有标准示范文本或条款的，应当优先使用或借鉴。 合同必备条款必须齐全。 具有支付条件的合同，首期预付款原则上不超过合同总价款的30%；如数额较大或必须超过30%，合同他方应当提供相应担保或约定担保条款；特殊情况下不能提供担保或约定担保条款的需总经理批准。 具有收回条件的合同，质量保证金原则上不超过合同总价款的10%。 合同有效期限应至合同所有权利义务履行完毕之日止。 合同文本份数按实际需要确定，但至少保证承办部门存档、附财务付款手续留存、归口管理部门备案各一份。4）谈判 重大合同应组成谈判小组进行谈判，承办部门负责确定人员范围。 召开准备会议，明确谈判事项，确定谈判原则、策略、重点及主谈人员，统一部署。 承办人对谈判中遇到的重大问题，应及时向本部门负责人汇报，必要时向本部门分管领导请示。 谈判结束后，承办人制作谈判备忘录，经公司全体参加人员签字确认。备忘录内容要记载齐全。5）评审、审查 承办人在签订合同前填制合同评审表，附合同草案，连同合同立项依据、他方当事人的资信状况证明材料，送评审部门评审。 评审部门应据实提出具体审查意见。如没有具体意见，应在合同评审表上签署同意或不同意的确定性意见，并由评审人签字。若连续六次不按职责要求填写审查意见的，公司有权取消评审人资格。 评审意见处理承办人应就评审意见与评审人充分沟通，将评审意见处理情况如实填入合同评审表中，对未予采纳的意见，应注明原因。 承办人将经评审且修改完毕的合同报审查部门（一般指法律顾问）进行审查，承办人根据审查结果进行修改直至审查通过。 承办人将合同评审表连同合同草案、合同审查意见书、谈判备忘录，以及承办部门认为必须提交的其他材料，送归口管理部门进行审核。 评审、审查部门在接到合同评审表或合同审查意见书后，原则上应在当日完成评审、审查；每份合同总的审核、审查期限，一般不得超过五个工作日，具体由承办人负责催办和控制。7）归口管理部门审核 对符合本规定程序和要求，所附资料齐全的合同，由归口管理部门经办人在会签单上签字、统一编号。 对未按本制度规定履行相应程序、所附资料不全的合同，由归口管理部门提出补正意见，承办部门整改。8）审批归口管理部门审核、编号后，由承办人将合同草案及相关资料送公司总经理审批。总经理或法定代表人根据合同评审表记载的事项、部门意见及相关情况，决定是否批准。9）签署 承办人对合同逐页签字后，送法定代表人签署。法定代表人授权委托代理人签署的，应由承办人会同合同归口管理部门办理授权委托书。 法定代表人或受托人签署后，送归口管理部门加盖合同专用章，多页合同应加盖骑缝章。承办人应将合同副本、授权委托书（各1份）留存归口管理部门备案。 合同他方由代理人承办、代签合同的，应索取其法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。 根据法律规定或当事人的约定，办理合同签证、公证或审批、备案手续。10）简易程序前述须股东同意的合同签订，应履行特别程序；除此之外，其余各类合同应遵照上述程序组织签订，对于标的数额及风险较小的采购、服务类合同（具体数额和衡量标准由公司制定，归口管理部门存档），以及特殊紧急情况下的应急合同，可直接办理。具体包括： 因履行长期（一年以上）合同、协议签署的单笔或批次交易合同，合同交易条件在长期合同约定条件范围之内的； 特殊紧急情况下经法定代表人批准的合同。3、履行程序1）合同经签字、盖章，且约定的生效条件成熟时方可全面实际履行。合同生效之前，不得实际履行。2）承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同履行，及时填写合同履约台帐。如有付款事项，承办人应向财务部门提供合同副本。3）承办部门实施履约跟踪统计，掌握实际履行情况。对出现的各种问题，及时获取证据、协调处理并向归口管理等相关部门报告。重大事项，必须及时向合同签署人报告。4、变更或解除程序1）合同需要变更或解除时，承办部门应以书面形式通知他方，说明变更或解除合同的原因和答复的期限。变更或解除合同的协议草案一经达成，需重新履行合同评审程序。2）合同承办部门收到合同他方要求变更、解除合同的信息，应请示合同签署人后，在法定或约定的期限内书面答复对方。如果必须变更或解除，应与他方达成变更或解除合同的书面协议草案，确定索赔条件，并按规定办理。3）对不可抗力或国家宏观政策调整原因而使合同不能履行或延期履行的，应及时书面通知对方或者及时取得对方遇有上述情况的证明材料，主动与合同有关各方协商处理。4）有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位公章或者合同专用章。5）需经有关政府部门批准的合同，变更或解除合同应报原批准部门批准。经公证、鉴证的合同，所达成的变更或解除合同的协议需报原公证、鉴证机关备案；涉外合同的变更或解除，法律有特殊规定的应按规定办理。5、纠纷处理程序1）合同他方当事人违反约定或提出履行异议的，承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。2）出现纠纷，承办部门应立即向合同签署人和归口管理部门报告，并收集整理处理合同争议的文件和证据资料。3）合同纠纷协商、调解,应由合同承办部门与归口管理部门共同进行。协商或调解达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成一致时，应在法律规定的时效期间内，可按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷，承办部门应商同归口管理部门确定代理人、应对方案等，并向受托签署人、法定代表人请示。6、档案管理与使用程序1）归口管理部门依据合同审核情况，建立适时动态统计台账。2）合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由承办人整理、保管合同档案，并按公司档案管理办法及时归档。具体范围包括： 合同正式文本及附件； 合同评审表和合同审查意见书； 与合同签署有关的基础、背景资料； 合同他方当事人资信证明材料； 双方或有的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明； 合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等，或有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等； 有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等； 其它应当存档的相关资料。3）档案的使用，按公司档案管理办法执行借阅登记审批。7、监督检查管理1）归口管理部门要对各部门合同管理执行情况进行检查，发现的问题，要及时纠正，并向检查部门反映。2）承办部门要根据检查部门的检查和整改意见，按期组织整改。3）对依据事实情况需要做出处理的，由检查部门提出处理意见，依据有关规定或决议处理。第七条 本规定自下发之日起执行。编制： 审核： 批准： 生效日期：2017年9月1日版本：第一版欢迎您下载我们的文档，后面内容直接删除就行资料可以编辑修改使用资料可以编辑修改使用致力于合同简历、论文写作、PPT设计、计划书、策划案、学习课件、各类模板等方方面面，打造全网一站式需求Ppt课件制作设计，word文档制作、图文设计制作、发布广告等，秉着以优质的服务对待每一位客户，做到让客户满意！感谢您下载我们文档精选资料