《秘书学》考试复习题.pdf

第1页共9页 秘书学考试复习题一、填空题：1、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是的出现；二是的出现。2、公文处理包括、和三个基本环节。3、礼仪基本内容包括、。4、办公室管理包括四个要素：、。5、秘书是在各种社会组织中，为领导者或私人、和的参谋和助手。6、秘书人员的是秘书人员在职业活动中应该遵守的行为规范的总和，体现了秘书工作者对社会承担的道德责任和义务。 7、，适用于记载、传达会议情况和议定事项。8、是对某一情况、事件、经验或问题，根据市场调查研究成果而写出的有情况、有分析的书面报告。9、我国现行的13种行政公文中最典型的上行文种是和，即可上行又可下行，还可平行的公文文种是。10、办公室布局一般有和两种。传统的办公室主要是的，现在较多采用布局。11、秘书在商务场合的着装应做到四个协调：与协调、与协调、与协调和与协调。12、秘书工作的主要构成要素可以概括为、和。13、一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准：、。14、秘书面临的沟通有两种形式：、。15、商务谈判通常包括、。 二、判断题：1、通知是最为常见的行政公文，属于知照性公文。2、通告的使用范围大于公告。3、缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印和用印。4、会议记录是记载、传达会议情况和议定事项的公文。5、公文处理包括收文处理、发文处理和公文管理三个基本环节。6、会议具有必要性、适宜性、合法性、可行性等特征。 7、公文处理要遵循及时、准确、公开、统一、简化的基本原则。8、启封是秘书特有的职责，单位和领导的所有文件、信件，秘书人员都有权拆封。9、文稿经领导签发即成为定稿，文稿据此可以生效。 第2页共9页 10、文件用印要核实份数，超过份数的文件不能盖印，并要及时销毁。11、接待通常包括五要素：来访者、来访意图、接待地点、接待任务、接待方式。12、下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通。13、礼貌是人们在日常活动，特别是交际活动中，表达敬意、问候、致意、祝愿、慰问等时惯用的规则。14、握手应遵循“尊者决定”的原则，即由身份尊贵的人决定双方有无握手的必要。15、跨部门的横向沟通通常采用会议、备忘录、报告等形式，其中报告是最经常采用的沟通形式。16、开放参观活动是指将组织内部有关场所和作业程序对外开放的活动。 17、一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准：方便；整洁舒适；和谐统一；安全。18、所谓办公自动化，主要是利用计算机、通信和自动控制等技术与设备，实现办公业务的自动化。19、宴请和会谈的座次安排一般应遵循国际上“主左客右”的惯例安排。20、我国办公自动化自20世纪80年代开始发展，大致经历了从打字机、电脑到网络技术的普遍应用等三个阶段。21、秘书是在各种社会组织中为领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手。22、印章最早出现于先秦时期，印章管理制度以唐代规定最为严格和具体。 23、贴黄是宋朝首创的公文纠误制度，就是在文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。24、请示具有一文一事、请批对应、事后行文等特点。25、礼貌是礼节的基础，礼节是礼仪的基本组成部分，礼仪在层次上要高于礼貌、礼节，其内涵更加深广。26、秘书面临的沟通有两种形式：纵向沟通和横向沟通。27、印章是一种标志，具有权威作用、法律效力和凭证作用。28、社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件。29、我国秘书制度创立于秦汉、发展于魏晋南北朝，成熟于唐宋，完备于明清。 30、我国最早的秘书机构产生于唐代。31、拟办工作通常是由秘书人员承担。 第3页共9页 32、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。33、商务交际的礼节与礼貌主要包括：致意、介绍、握手、寒暄等。34、在落款处加盖的印章要“骑年盖月”，以示庄重、严肃，并防止他人作弊。35、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构太史寮。36、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是文字的出现；二是公文的出现。37、为他人作介绍时，应将男士介绍给女士，将职位低者介绍给职位高者。38、总结表彰会的会场布置应该喜庆、热烈。 39、贺信既可以宣读，也可以通过邮寄送达对方。40、值班时应做到：准确、严谨、及时、热情。三、选择题1、我国最早的秘书机构产生于：（）A、商朝B、战国C、秦朝D、汉朝2、( )的出现是秘书活动产生的前提条件。A、皇帝B、社会管理组织C、文字D、公文3、贴黄是（）首创的公文纠误制度，就是在制敕等文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。A、商朝B、秦朝C、汉朝D、唐朝4、指出下列不属于秘书工作主要内容的选项：（）A、办文B、办事C、办证D、办会 5、汉末曹操为魏王时，设“（）”，从此，“秘书”由指物转为指人。A、太史B、尚书C、丞相D、秘书令6、请指出对公文处理的特点说法错误的一项。（）A、政治性B、时限性C、公开性D、规范性7、代表大会的会场布置要体现的是（）气氛。A、庄严肃穆B、热烈喜庆C、庄严隆重D、自由活泼8、下列选项不属于公文处理的作用的一项是：（）。A.助手作用B.枢纽作用C.查考作用D.总结作用9、下列程序中不属于发文处理阶段的是（）。拟稿审核缮印批办10、下列选项不属于会后工作的一项是（）。A、清理会议文件B、离会与送别C、撰写会议记录D、会议工作总结 11、法规性公文以（）日期为成文日期。A、签发B、用印C、批准D、定稿12、官印被作为公文有效性的标记，是从（）开始的。A、商朝B、汉代C、唐朝D、宋朝13、（）是指主要领导人对审核过的文稿进行最后审阅，并签字同意发文。A、批办B、注办C、签发D、分发 第4页共9页 14、横向沟通最经常采用的沟通形式是（）。A、面谈B、会议C、备忘录D、报告15、下列选项不属于商务交际的礼节与礼貌范畴的是（）。A、致意B、介绍C、宴请D、寒暄16、下列选项不属于办公室的办事原则的是：（）。A、服务原则B、高效原则C、保密原则D、分散原则17、下列选项不属于办公室日常事务管理的是：（）。A、邮件管理B、值班管理C、印信管理D、后勤管理18、下列选项不属于目前在办公领域使用的信息采集设备的是（）。A、计算机B、扫描仪C、数码相机D、打印机19、下列选项不属于公文处理的作用的是（）。A、参谋作用B、助手作用C、纽带作用D、查考作用20、“尊者决定”的原则适用于（）。 A、致意B、介绍C、握手D、寒暄21、下列选项不属于秘书职业着装“TOP”原则是（）。A、整齐的B、适合特殊场合的C、舒适愉快的D、高级的22、下列中不符合设计合理的办公室环境标准的选项是（）。A、方便B、安全C、整洁舒适D、豪华23、接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（）。、告诉他打错了，然后挂电话。、告诉对方你的号码是什么。、仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。、告诉他，查清楚号码再打。24、下列中不属于公文处理的基本环节的选项是（）。A、收文处理B、发文处理C、办文处理D、公文管理25、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构（）。A、太史寮B、丞相府C、尚书台D、太尉府26、请选择对“签发”说法错误的选项：（） 、签发属于发文处理的环节。、是对文稿进行最后审阅并签字同意发文。、由办公室负责人对文稿进行签发。、文稿经签发即成为定稿，文件据此可以生效。27、（）适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。A、报告B、请示C、函D、调查报告四、简答题1、秘书活动产生必须具备的条件是什么？ 2、我国古代秘书活动的基本特点有哪些？ 第5页共9页 3、请简述秘书工作有什么作用？4、请简述秘书职业道德规范的具体内容是什么？ 5、请写出我国现行的13种行政公文文种。6、会议纪要与会议记录有什么区别？ 7、请简述会务工作的原则 第6页共9页 8、请简述接待工作的原则9、请简述商务谈判的特点 10、请简述办公室的办事原则11、请简述公文处理的程序。 12、请简述会见与会谈的区别 第7页共9页 五、案例分析（一）意外的电话这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。d、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话！e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。 （二）某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。A秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。A秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？ （三）办公室主任老宋把会议一切准备工作都作了安排，但到了开会的前一天，突然因公必须外出，临行前，他反复交待要认真仔细地检查会场，秘书们都点头答应。大会开幕那天，仍不放心的老宋还是赶了回来。到主持大会者宣布奏国歌时，扩音器传上的却不是国歌，当场人惊呆了。原来音响设备没有检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道“起来，不愿”指挥与会者唱国歌，人们这才从国歌声中把思想集聚到会场上来。请你谈谈你对此事的看法。 第8页共9页 （四）某单位领导与刚来的客商正在会客厅里寒暄，秘书前来泡茶。他用手指从茶叶筒中拈了撮茶叶，放入茶杯内，然后冲上水这一切，领导和客商都看到了。领导狠狠地瞪了秘书一眼，但碍于客商在场而不便发作。客商则面带不悦之色，把放在自己面前的茶杯推得远远的，同时说：“别污染了我的肠胃!”领导知道自己属下做事欠妥，所以只得忍气吞声。谈判时，双方讨价还价。领导一时动怒，与客商发生争执。秘书觉得自己作为单位的一员，自然应该站在领导一方，于是与领导一起共同指责客商。客商拂袖而去。领导望着远去的客商的背影，气得脸红脖子粗，冲着秘书嚷：“托你的福，好端端的一笔生意，让你给毁了，唉!”秘书丈二和尚摸不着头脑，知道自己有什么失误，他为自己辩解：“我，我怎么啦?客商是你得罪的，与我何干?”问题：请问这位秘书在接待礼仪上有哪些失误?你认为应该怎么做？ （五）会谈超时按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法：a、“老总，李总已到。你已经超过30分钟了！”b、“老总，李总已到。还让李总等多久？”c、“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？”d、“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。”e、“老总，李总已到。我怎么向他解释？”对于于雪的以上几种写法，你认为哪种写法比较合适，请说明理由，并对其他几种写法进行评析。 第9页共9页 (六)一天上午,某公司董事长突然收到一封非常无礼的来信,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来,让她记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这么不讲理的信,尽管我们之间有那么长时间的业务往来,但事到如今,我也不得不终止我们之间的一切交易,并且按照惯例,我要将这件事公之于众！董事长口述完上述复信内容,要秘书将信打好寄走。对于董事长的吩咐,秘书应该采取什么样的态度呢？下面是四种不同的处理办法：.“是,我立刻照办！”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。.秘书认为董事长在盛怒中做出的决定有欠妥当,如果将信寄出,对公司和董事长本人都非常不利,所以,没有执行董事长的指示,而是将信“压下来”。.秘书不执行董事长的指示,并提出忠告：“董事长,请您冷静一点！想一想这样的信寄出去会有什么样的后果吧。对方写来这样的信,是不是跟我们公司某些地方做得不妥有一定关系呢？我们还是先反省一下自己,再慎重处理这件事吧。”.秘书退下去将信打印出来,但没有马上寄走,而是等到当天快下班的时候,见董事长怒气已消,将打印 好的信递给董事长,“董事长,您交代的信已经打印好,请您过目,您觉得这样可以寄出去吗？”(材料来源：夏目通利秘书常识趣谈)请问,在以上A、B、C、D四位秘书的处理方法中，哪一种最妥当？哪一种最不妥当？为什么？