总结会会务操作要点.doc

文秘知识/秘书基础 总结会会务操作要点 1确定会议的规模1)效率会议的规模直接制约会议的效率。也就是说，会议人数越少，会议所花的时间就越少，会议效率就越高；反之，会议人数越多，意见越不容易集中，会议时间也越长，效率就越低。所以必须注意一点，人数越多就可能出现懒于思维者。因此，除了发布性会议和必须举行的大规模会议之外，要尽可能地控制与会人数。2)成本会议规模与会议成本两者构成正比关系，规模越大，动用的人力、物力、财力就越多，会议成本也就越高。在确定会议规模时，先要考虑清楚预计的会议成本，做到量力而行。除了考虑会议的显性成本外，还要预算一下隐性成本。3)效果会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议保密性较强，必须严格控制与会人数和会务人员，以防会议内容的扩散。有的会议要求造成声势，扩大影响，需要达到一定的规模才能产生效果。需要加强注意的是，盲目追求规模定会产生不良影响和效果。4)场地一般来说，规模决定场地，但由于场地的限制，规模必然受到相应的限制。因此，决定会议规模之前应当先考察场地条件。2确定会议的时间1)需要把握的原则会议的时间问题首先是一个准确把握会议召开时机的问题，具体包含3方面含义。(1)时机必须成熟。如果说会议的目的是为了解决问题，那么解决这些问题的时机成熟与否，则是会议的组织者在确定会议时间时，不得不首先考虑的因素。只有当解决问题的条件充分具备，时机完全成熟时，适时召开会议，才能水到渠成，瓜熟蒂落。时机未到，条件不具备，宁可推迟会议，否则，会议的效果就得不到保证，甚至还会适得其反。(2)及时召开。当问题迫切需要解决，条件也已具备，时机已经成熟时，会议应及时召开。拖而不议，则会错失良机，贻误工作。(3)会议时间要合理。合适的会议时间一是指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题。例如，纪念性会议放在纪念日举行最能突出其主题；庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。二是指会议召开的时间有利于推动工作。例如，总结工作、安排计划的会议应当在工作完成之后、计划开始之前举行；工作性例会，如党委、厂长经理办公会等，一般安排在周一或周五。三是指举行会议的具体时间应当符合人的生理和心理规律，注意劳逸结合。2)需要注意的问题(1)会议的主要领导人、嘉宾、报告人是否能在这一时间参加会议。(2)会议的各项组织和准备工作是否能够完成。(3)学术性会议、招标性会议、论证会、听证会等与会者是否有足够的时间准备提交相关文件或发言材料。(4)会议的具体日期一定要考虑周到，是否同与会者的民族风俗不符或有可能伤害与会者的宗教感情。由法律法规、组织章程或议事规则明确规定会期的，应当严格按规定的会期召开，非特殊情况不得提前或推迟。