《Word文字编辑》PPT课件.pptx

第四章Word文字编辑,Office概述,随着信息化办公在各行各业的普遍应用，计算机办公自动化软件的使用也就越来越普及，这些软件往往都是成套的，一般都包括文字处理软件、电子表软件、演示软件、数据库软件等。常见的办公软件包括微软Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、致力协同OA系列等。我们主要是学习微软Office系列。,Office概述,微软Office系列软件是美国微软公司开发的、全面支持简繁体中文的办公信息化，具有强大的办公功能，并且与Internet技术有效地结合，便于高效的完成各项信息化工作。发展到今天，占据了全球办公软件90%以上的市场份额。,Office概述,Office套件自推出至今，版本不断更新，功能也逐渐增强。微软Office2010系列主要包括文字处理软件Word2010、电子表格处理软件Excel2010、电子幻灯演示软件PowerPoint2010、数据库软件Access2010等12个应用组件。,学习指导,【学习目标】学习Office办公软件的Word组件，掌握简单的文字、对象的编辑。【学习要求】描述Word的基本知识；在Word中进行文件操作和文本编辑；使用Word的模板与样式；设置Word的格式与版面；在Word中建立与编辑表格；在Word中插入与编辑对象；进行Word文档的打印。【重点难点】重点：文本编辑，格式设置，表格的建立与编辑，对象的插入与编辑，页面设置；难点：图文混排、表格处理。,学习指导,Word基本知识（启动退出，窗口界面，功能区，编辑区等）Word文件操作和文本处理的基本技能（文档的基本操作，视图，文本编辑，剪贴板，拼写检查，自动更正）Word的格式设置（字符，段落，页面，其他格式等）Word的模板与样式Word表格的建立与编辑（创建表格，表格结构编辑，表格格式设置等）Word对象的插入（图片，绘制对象，对象操作，文本框，SmartArt图形，艺术字）Word的打印（页面设置）,4.1初识Word2010,1、Word2010的窗口界面,功能区,快速访问栏,文档编辑区,状态栏,标题栏,控制菜单,菜单栏,2、功能区,字体组,段落组,样式组,开始选项卡,功能区由8张功能选项卡组成，每张选项卡又根据功能分为若干设置组。每组中的命令按钮都可执行一项命令或显示一个命令菜单。,3、文档编辑区,水平标尺,垂直标尺,水平滚动条,垂直滚动条,上一页按钮,下一页按钮,选择浏览对象按钮,版心标记,编辑区,4、标题栏,5、状态栏,6、快速访问工具栏,4.2Word文件操作和文本处理,学习指导,学习指导,一、文档的基本操作,1、文档的创建2,（1）创建空白新文档,方法一：直接启动Word,方法二：在快速访问工具栏中新建,“新建”按钮,方法二：“文件”“新建”“空白文档”,一、文档的基本操作,（2）创建基于模板的新文档,操作方法：“文件”“新建”“样本模板”双击选择的模板,一、文档的基本操作,2、文档的保存4,一、文档的基本操作,3、文档的关闭,方法一：“文件”“关闭”命令,方法二：直接单击程序关闭按钮,4、文档的打开2,（2）打开以前创建的文件：“文件”“打开”命令，弹出“打开对话框”选择要打开文件的位置及文件“打开”按钮,（1）打开最近使用的文件：“文件”“最近所用文件”命令单击某一文档即打开该文档,视图模式是指查看或编辑文档的视觉效果。为满足不同用户对各种文档的编辑习惯，从而提供了多种视图方式供用户选择，如页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图、草稿视图等。各种视图各具优点，可依实际工作选择使用。,二、视图的使用,视图模式是指查看或编辑文档的视觉效果。为满足不同用户对各种文档的编辑习惯，从而提供了多种视图方式供用户选择，如页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图、草稿视图等。各种视图各具优点，可依实际工作选择使用。,二、视图的使用,1、页面视图,页面视图是打开Word2010的默认视图，也是最常用的视图模式，用于显示文档所有内容在整个页面的分布状况，可编辑,二、视图的使用,2、阅读版式视图,阅读版式视图采用图书翻阅的样式，同时分为两屏显示文档内容，适合在阅读和编辑长篇文档时采用。,二、视图的使用,3、WEB版式视图,Web版式视图以网页的形式显示文档。在该视图下，文档可以自动换行以适应当前窗口的大小，且以不带分页符的长页显示。,二、视图的使用,4、大纲视图,大纲视图用缩进文档标题的形式组织文档的层级结构，并可以方便地折叠和展开各种层级的文档。,二、视图的使用,5、草稿视图,草稿视图是Word2010新增加的一种视图方式，取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。,学习指导,三、文本编辑的基本操作,1、插入点的移动和定位,将插入点移到想要插入内容的位置，就地在插入点的位置输入文本、插入图形、创建表格等，这个功能称为“即点即输”。,2、文本的选择,用户可以对文档进行编辑，但是编辑文本必须遵循“先选择，后操作”的原则。,三、文本编辑的基本操作,三、文本编辑的基本操作,三、文本编辑的基本操作,3、输入内容,（1）输入文字,（2）输入符号和特殊字符,确定插入点“插入”选项卡“符号”组中单击“符号”在下拉列表中单击需要插入的符号（若需要插入的符号未列出，则单击“其他符号”命令，再在弹出“符号”对话框中选择单击“插入”,三、文本编辑的基本操作,（3）插入其它文件的内容,利用这种功能可以将几个文档组合成一个文档。将要插入其它文件内容的位置设定为插入点;“插入”选项卡的“文本”组中单击“对象”按钮右侧的下拉箭头，在下拉列表中选择“文件中的文字”命令，弹出“插入文件”对话框。在对话框中选择要插入的文件，再单击“插入”按钮，被选文档的全文便插入到当前文档的插入点处。,三、文本编辑的基本操作,4、删除,（1）删除单个字符Delete键、Backspace键,（2）删除大段文本,选定要删除的文本Delete键，或“开始”“剪贴板”组中单击“剪切”，或使用组合键Ctrl+X,三、文本编辑的基本操作,5、撤销与恢复,（1）撤销：,（2）恢复：,学习指导,四、移动和复制操作,1、移动文本,（1）鼠标拖动移动文本：选定要移动的文本鼠标指针移动到该文本上，鼠标指针变为指向左上方的箭头按住鼠标左键，拖动鼠标指针,直到目标处，然后释放鼠标。,（2）剪贴板移动文本：,选定要移动的文本“开始”“剪贴板”组中单击“剪切”（或Ctrl+X）将插入点定位到目标处“开始”“剪贴板”组中单击“粘贴”（或Ctrl+V）,四、移动和复制操作,2、复制文本,（1）鼠标拖动移动文本：选定要移动的文本鼠标指针移动到该文本上，鼠标指针变为指向左上方的箭头按住鼠标左键，同时按Ctrl键，拖动鼠标指针直到目标处，释放鼠标。,（2）剪贴板移动文本：,选定要移动的文本“开始”“剪贴板”组中单击“复制”（或Ctrl+C）将插入点定位到目标处“开始”“剪贴板”组中单击“粘贴”（或Ctrl+V）,五、查找、替换和定位操作,1、查找,“开始”“编辑”组中单击“查找”，打开“导航”窗格在文本框中输入需要查找的文本，则需要查找的内容以黄色底纹显示,在此处输入需要查找的文本,五、查找、替换和定位操作,2、替换,“开始”“编辑”组中单击“替换”，打开“查找和替换”对话框在“查找内容”栏里输入要查找的内容，在“替换为”框中输入用来替换找到文本的内容根据情况单击“替换”或“全部替换”,在此处输入需要查找的文本,在此处输入用来替换找到文本的内容,五、查找、替换和定位操作,3、定位,“开始”“编辑”组中单击“查找”按钮右侧的下拉箭头“转到”命令，打开“查找和替换”对话框选择“定位”选项卡输入页号，如:P4L7则表示第4页第7行,六、剪贴板的使用,“开始”“剪贴板”组中右下侧的“展开”按钮，打开“剪贴板”窗格。,七、拼写检查,如果输入错误的或者不可识别的单词时，Word会在可能存在拼写错误的单词下面显示一条红色的波浪线；如果认为文档中有语法错误，Word会在可能存在的语法错误下方显示一条绿色波浪线。Word的拼写检查只能查出文档中一部分比较简单或者低级的错误，一些逻辑和语气的错误还要自己去检查。,1、键入时纠正拼写和语法错误2、对整篇文档进行拼写和语法检查,在用户输入或编辑文档时，Word可以自动将每个单词与Word自身标准词典中的词进行比较。,八、自动更正,自动更正功能帮助用户更正一些常见的键入错误、拼写错误和语法错误等，这对英文输入很有帮助。对中文输入更大用处是将一些常用的长词、特殊符号定义为自动更正的词条，再用一个缩写词条名来取代它。,1、设置自动更正选项,2、添加自动更正词条,4.3Word的格式设置,宋京燕,一份文档如果版面编排上没有任何变化，会让人觉得单调沉闷。因此，用户在完成文档输入后，可以对其进行合理的格式设置，使得文档不仅层次分明，而且便于阅读。文档的格式设置分为三个层次：最基础的是字符格式，其次是段落格式，最后是决定整体布局的页面设置。,学习指导,学习指导,一、字符格式设置,字符格式是指对英文字母、汉字、数字和各种符号设置字体（宋体、仿宋体、隶书等）、字形（常规、加粗、倾斜等）、字号、颜色、下划线和各种效果等。,1、字体、字号和字形的设置,（1）通过功能区“字体”组设置,字体,字号,宋体黑体隶书楷体华文彩云加粗倾斜二号小二五号24磅20磅16磅,一、字符格式设置,2、颜色的设置,（1）通过功能区“字体”组设置,字体颜色,一、字符格式设置,3、字符的修饰效果,（1）通过功能区“字体”组设置,增大字体,缩小字体,粗体,斜体,下划线,删除线,下标,上标,文本效果,突出显示,字符底纹,带圈底纹,一、字符格式设置,（2）使用“字体”对话框设置字号、字形,“开始”“字体”组右下角的“展开”按钮，或者使用鼠标右键单击所选对象，在弹出的快捷菜单中选择“字体”命令，打开“字体”对话框,一、字符格式设置,（2）通过“字体”对话框设置颜色,一、字符格式设置,（2）通过字体对话框设置字符修饰,一、字符格式设置,4、字符的间距,字符缩放：字符的缩放是指字符本身宽度的缩放。“开始”“段落”中单击按钮选择缩放比例字符间距：字符间距是指字符之间的距离。字符位置：字符位置表示字符在行中的上下位置。“开始”“字体”组右下角单击“展开”按钮，打开“字体”对话框“高级”选项卡中进行间距和缩放的设置,一、字符格式设置,5、字符的其他格式拼音指南,拼音指南是给选定的中文字符标注汉语拼音。,“开始”“字体”组中单击拼音指南按钮,偏移量：“拼音”对“基准文字”垂直方向上的偏移量,一、字符格式设置,6、复制格式,在Word中，字符格式同字符一样是可以复制的,即如果一篇文档中有多处字符格式相同，只需要设置一次,其他处都可以从已设置格式的地方复制格式，从而避免了重复操作。格式刷就是“复制”格式用的，格式越复杂，越显得使用格式刷的效率高。,在已有格式文本中定位；“开始”“剪贴板”组中单击格式刷按钮在目标位置使用格式刷,一、字符格式设置,7、清除所有格式,在如果文档中设置的字符格式效果不理想，用户可以随时将其恢复为Word默认的格式。,选择要清除格式的文本信息“开始”“字体”组中单击清除格式按钮,学习指导,文档是由段落组成的。因此，一份文档的编排是否美观大方,这不仅取决于字符编排，还取决于段落的编排。段落的排版是指整个段落的外观，包括段落缩进、对齐、行间距等。,二、段落格式设置,1、段落标记,在Word中，段落是指以用户键入回车键标记结束的一段图文（包括文本和图形)。当结束一个段落的输入并按下回车键时，在段落的尾部(即按下回车键的位置)会出现一个弯曲的箭头，这就是落标记。,“文件”“选项”“显示”设置在屏幕上设置的标记信息,二、段落格式设置,2、对齐方式,对齐方式是最基本的段落格式，直接影响文档的版面效果。水平对齐方式控制了段落中文本行的排列方式。,段落的水平对齐方式有“两端对齐”、“左对齐”、“右对齐”、“居中对齐”、“分散对齐”五种。,“开始”“段落”组或使用“段落”对话框,二、段落格式设置,两端对齐：默认的文字对齐方式。段落中除最后一行文本外，其余行的左、右两端分别以文档的左右边界为基准向两端对齐。这种对齐方式不会出现左右边界参差不齐的情况。左对齐：段落中每一行文本一律以文档的左边界为基准向左对齐，右边到下个字不能再放下为止，可能并不整齐。右对齐：段落中每一行一律以文档的右边界为基准向右对齐，左边界是不规则的。右对齐方式一般用于文档尾部的署名等。居中对齐：一般文档的标题或表格内的内容采用该对齐方式。分散对齐：段落中所有行文本的左右两端分别沿文档的左右两边界对齐。,二、段落格式设置,3、段落缩进,对齐编排中文文档时，通常希望每个段落的第一行文字向里缩进两个汉字的位置；有时，又希望文档中的某一段相对于其他段落水平方向偏移一定距离，以突出文章的层次，而把文字排列成锯齿状。为此，Word提供了很方便的工具“段落缩进”。段落缩进是指段落中的各行文字的两端到页面打印区域的边界或窗口显示区域边界的距离。段落缩进包括左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进四种方式。,二、段落格式设置,Word提供了多种设置段落缩进的方法：标尺、“段落”对话框、“段落”组等，其中最便捷的是使用标尺。,（1）使用“标尺”设置,选中需要设置缩进的段落。将标尺工具调整为显示。“视图”“显示”组中勾选即可。在标尺上拖动相应的滑块设置缩进。如需精确标尺，按住Alt键,二、段落格式设置,（2）使用“段落”对话框或“段落”组设置,选中需要设置缩进的段落。“开始”“段落”组下拉箭头打开段落对话框“缩进和间距”选项卡，或直接在“段落”组中设置。在对话框中根据实际需求设置各项的值,二、段落格式设置,4、行间距与段间距,文本的间距包括行间距和段间距。段间距是指前后相邻段落之间的距离，包括段前距离与段后距离。行间距是指段落内相邻行之间的距离，称行距或行高。,选中需要设置行间距和段间距的段落。“开始”“段落”组下拉箭头打开段落对话框“缩进和间距”选项卡，或直接在“段落”组中设置。在对话框中根据实际需求设置各项的值,二、段落格式设置,5、首字下沉,在报刊文章中，经常看到段落的第一个字变得很大，目的是希望引起读者的注意，并由该字开始阅读。这可以利用“首字下沉”功能来实现。,选中需要设置首字下沉的段落。“插入”“文本”组中选择。首字下沉选项：,学习指导,页面设置是针对文档的宏观格式设置。一个文档要打印在纸介质上，就有页面安排的问题，如纸张大小，页边距、页眉与页脚等。,一、分页与页码,1、分页和页码,Word是自动分页的，一页内容放满，自动转到下一页。如果希望在某个指定的位置分页，可以插入一个强制分页符。,选插入点定位到需要分页的位置。“插入”“文本”组中选择按钮。或者“页面布局”选项卡“页面设置”组中单击按钮右侧的下拉箭头，在下拉列表中选择“分页符”命令。,（1）分页,一、分页与页码,打印在纸上的文档如果没有页码，在没有装订之前是很容易将各页的顺序搞乱的。如果要在文档中显示和打印页码，就必须先插入页码。,“插入”“页眉和页脚”组中单击按钮,在下拉列表中选择设置页码在文档中出现的位置，并可在级联菜单中进一步选择菜单的样式。“设置页码格式”命令：,（2）页码,二、页眉与页脚,页眉是显示在每个打印页顶部的文本，页脚是显示在每个打印页底部的文本。用户可以在页眉和页脚中插入文本或图形，如页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者名等。,“插入”“页眉和页脚”组中页眉或者页脚按钮此时会新增加“设计”选项卡，在该选项卡中，可以设置丰富多样的页眉与页脚。,二、页眉与页脚,“页眉和页脚”组：修改页眉与页脚的样式、删除页眉与页脚、编辑页眉与页脚的内容。“插入”组：在页眉与页脚区输入当前日期和时间、图片、剪贴画等。“导航”组：实现光标在各节页眉、页脚之间的切换。“选项”组：设置文档首页与其它页面的页眉与页脚是否相同、奇偶页的页眉与页脚是否相同、设置页眉与页脚时是否显示文档正文的文字。“位置”组：设置页眉（脚）与文档顶（底）端的距离。页眉页脚边框的取消,三、分栏,有些文档尤其是报纸与杂志，需要将页面分成纵向的若干栏，使得版面更生动、更具有可读性。这可以利用分栏功能实现。建立分栏必须切换到“页面视图”,才能显示分栏的效果。,选中需要分栏的文本。如果没有选中任何文本，则表示对整个文档进行分栏。“页面布局”“页面设置”组中单击“分栏”按钮右侧的下拉箭头，在下拉列表中直接选择用户需要的栏数效果。,三、分栏,“更多分栏”命令栏数：宽度和间距：分隔线：,四、分节,节的概念主要用于划分页面格式设置的有效范围。如果一篇文档是由相对独立的几大块组成，在页面格式上也要求各具风格，则可以将每一大块设为一节。例如，一本书的前言、目录和正文这三部分的页面格式通常要求都不相同，如果这三部分内容同在一个文档中，则可以分别设置为节，每一节都可以根据需要设置成不同的页面格式。通常情况下，Word一个文档就只有一节。当用户选择了段落进行分栏后，Word自动在段落的前后插入分节符。分节符在草稿视图或大纲视图下，显示为标有“分节符”字样的两条水平虚线。,四、分节,插入点移到文档中需要分节的位置。“页面布局”“页面设置”组中单击“分隔符”按钮，在下拉列表的“分节符”区域中选择所需要的分节符类型。下一页：分节符后的文档从新的一页开始。连续：分节符后的文档与分节符前的文档在同一页显示。偶数页：分节符后的文档从偶数页开始显示。奇数页：分节符后的文档从奇数开始显示。如果想取消分节标记，只需在草稿视图或大纲视图下将插入点移到分节标记行上，按Del键即可。,五、页面设置,文档中的内容编辑完成后，如果准备将文档打印出来，应该对打印纸张的页面进行设置，包括页边距、纸张方向、文字方向等。,“页面布局”“页面设置”组中“页边距”按钮选择页边距类型或自定义页边距，在“页面设置”对话框中设置“纸张”选项卡设置纸张方向,学习指导,Word中还有一些有关格式设置的问题，如边框和底纹、项目符号和编号、文字方向等。这些问题不是单纯的字符格式问题，也不完全是段落格式的问题，甚至不属于纯粹的页面设置问题。,一、项目符号和编号,编辑文档时，若文档中出现若干具有同等地位的段落时，可以在段落前加一个统一的符号，即项目符号；也可以为段落用数字标记，项目编号。适当采用项目符号和编号，可以突出一些提纲挈领的内容，从而增强文档的可读性。,一、项目符号和编号,选定要设置添加项目符号或编号的段落。“开始”“段落”组中，单击“项目符号”或“项目编号”按钮右边的下拉箭头，在下拉列表中选择所需的样式，其中“无”表示取消项目符号的设置。“编号”按钮下单击“设置编号值”,（1）添加项目符合、编号,一、项目符号和编号,选定要创建项目符号的段落。单击“项目符号”按钮右边的下拉箭头，在下拉列表中选择“定义新项目符号”选择新符号,（2）创建项目符号,一、项目符号和编号,选定要创建项目编号的段落。单击“项目编号”按钮右边的下拉箭头，在下拉列表中选择“定义新编号格式”定义新编号,（3）创建项目编号,二、边框和底纹,在文档中恰当地使用边框和底纹，可以突出文档中某些重要的内容，使其更为醒目。边框和底纹的设置可以针对字符、段落，甚至页面。,二、边框和底纹,1、添加文本、段落及页面边框,（1）利用功能区“段落”组,选定要设置添加边框的文本、段落或页面。“开始”“段落”组中，单击边框和底纹按钮，或单击“边框和底纹”命令，在边框和底纹对话框中进行设置,二、边框和底纹,2、添加文本、段落底纹,选定要设置添加底纹的文本、段落“开始”“段落”组中，单击边框和底纹按钮，或单击“边框和底纹”命令，在边框和底纹对话框中进行设置,二、边框和底纹,3、设置页面背景颜色与填充效果,“页面布局”“页面背景”组中单击“页面颜色”按钮的下拉箭头，在下拉列表中直接选择准备用于背景的颜色；或者选择“其他颜色”命令，打开“颜色”对话框选择其他颜色；或者选择“填充效果”命令，打开“填充效果”对话框，设置完成后单击“确定”按钮即可。,4.4Word的模板与样式,宋京燕,学习指导,用户对一篇长文档进行排版时，需要不断的要设置字体、字号、颜色等字符格式以及行间距、段落缩进、对齐等段落格式，让用户感到很吃力。样式作为一种高效的排版工具解决了这个问题，让用户的工作变得更加轻松自如了。用户先设置一种样式，然后对需要使用相同格式的文本应用该样式即可。这样不但避免了重复劳动，而且使文档的段落格式统一。,一、样式,1、样式的概念,样式是一组有关字体、字号、对齐方式等字符和段落格式的集合。按照作用范围的不同，样式分为字符样式和段落样式。字符样式只包含对字符的格式设置，如字符的字体、字号、粗体、斜体等效果，它可以应用于文档中任意选定的文本；段落样式不仅包含字符格式，也包含了段落格式，如段落的缩进、对齐方式、间距等，它可以应用于文档任意选定的段落。Word提供了若干内置的样式（标准样式），也允许用户自己定义样式。,一、样式,2、应用内置样式,若是应用字符样式，选中需要套用样式的文本，若是应用段落样式，将插入点置于该段落的任意位置或选定任意数量的文字。“开始”“样式”组中，单击“更改样式”按钮右侧的下拉箭头，在下拉列表中选择“样式集”菜单项，再从弹出的下拉列表中选择所需的样式。,一、样式,3、创建样式,“开始”“样式”组右下角单击“展开”按钮，打开“样式”对话框单击左下角的“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框，填写样式名称，选择样式类型。如果想以内置样式或已定义的自定义样式作为新建样式的基础,则在下拉列表中选择一种样式。在后续段落样式中选择应用于下一段落的样式。在“格式”区域，设置新样式所包含的字体、字形、字号、段落等格式。,一、样式,4、应用自定义样式,选中需要套用样式的文本“开始”“样式”组中，单击“快速样式”按钮，在下拉列表中直接选择需要应用的样式，或者选择“应用样式”命令，打开“应用样式”对话框，从“样式名”下拉列表中选择所需的样式。,一、样式,5、修改样式,在下图中单击“修改”按钮，打开“修改样式”对话框，在“格式”区域中修改字体、字形、字号等。,二、模版,用户为了提高排版效率，希望套用其他文档的格式，Word中的模板工具解决了这个问题。,1、模版的概念,所谓模板，就是由多个特定的样式组合而成的，具有“固定格式”编排的一种特殊文档。模板分为共用模板和文档模板。共用模板包括Normal模板，所含设置适用于所有文档。Word提供了若干内置的模式，也允许用户自己定义模板。系统提供的模板类型有：报告类、备忘录、出版物、信函和传真等。,二、模版,2、创建模版,打开要作为模板的文档，设置一些样式，包括标题样式、页眉页脚样式等“文件”选择“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，设置模板保存位置（在对话框左窗格的上方选择“Templates”文件夹）、模板的文件名，在“保存类型”下拉列表框中选择“Word模板”。单击“保存”。,二、模版,3、使用自定义模版,“文件”单击左侧“新建”命令，在“可用模板”中单击“我的模板”打开“新建”对话框，单击需要的自定义模板样式，单击“确定”按钮。,4.5Word表格的建立与编辑,宋京燕,学习指导,页面设置是针对文档的宏观格式设置。一个文档要打印在纸介质上，就有页面安排的问题，如纸张大小，页边距、页眉与页脚等。,