西安长鸣包装有限公司合同管理规定

精选资料受控状态分发编号 QC/CM101001-2009 合同管理规定编制：综合管理部 审核：张驰东 批准：刘占稳2009年4月10日发布 2009年4月15日实施西安长鸣包装有限责任公司文件编号：QC/CM 1010012009 标题：合同管理规定版 号：1 目的 加强公司合同管理，保障公司合法权益。2 适用范围 本规定适用于公司各类合同的管理。公司合同是指为实现其经济目的与中国境内（外）法人、自然人或其他经济组织所签订的以权利、义务为内容的书面协议。合同管理指从合同的准备、谈判、签订至合同履行完毕归档止这一过程中一系列的行为。合同管理人是指公司合同管理中所有参与人，包括合同批签人、合同谈判人、合同签订人、部门合同管理员、合同审查人等。 3 职责3.1根据公司业务需要与对方协商、拟订合同草案、组织合同初审、送审、经审核批准后签订合同、送综合管理部盖合同专用章（生效）、执行合同条款，负责反馈合同执行过程中遇到的违约、纠纷等情况，办理合同变更的送审，根据合同完成情况进行总结验收等；3.2 综合管理部负责合同管理人的上岗培训、考试、证书等岗位资格的管理，对合同的合法性、合规性、公正性、有效性等进行审查，对合同的执行情况进行检查、监督，组织处理合同违约情况，审核合同变更业务，对合同纠纷进行处理等；3.3 综合管理部财务负责人负责对合同的价金、货款结算方式、与合同价金有关的其他条款等进行审核、确定（超权限的转公司领导审批），对核准的合同加盖合同专用章，检查、监督合同的执行情况，协助处理合同违约情况，审核合同变更业务，办理合同有关的资金收付与帐务处理，将合同材料按规定进行存档管理等。4 工作流程 合同管理工作流程（见后页）5 相关文件5.1采购价格管理工作流程 5.2销售价格管理工作流程 5.3工程及设备（资本性）价格管理工作流程 5.4 财务管理审批权限合同管理工作流程图综合管理部职能部门财务负责人公司领导合同审核监督签订合同执 行变更或终止总结验收组织初审合同草案监督合同审核资金收付与帐务处理核 定合同盖章存 档审 批审 批合同管理工作流程标准序号流程块工作标准期量标准1合同草案签订合同的相关职能部门经办人根据双方所达成协议拟订合同草案。1）公司合同管理、合同谈判人员（含采购员、综合管理员、广告业务员）、合同签订人及各部门主管合同工作的领导，必须经过公司办的合同法基本知识培训后才能从事合同管理工作。2）除合同管理员外，其他人员经由董事长特别授权为指定的合同签订人，由公司颁发法人授权委托书，以界定其签约权限、授权范围及授权时间。持证者无权以授权者的身份向他人转授其权限。3）严禁任何人为规避其权限之目的，把本可以用一个合同订立就能完结的交易分成两个或两个以上的合同订立。4）合同签订人的申请签约权限：合同签订人申请签约金额一般合同签订人单笔10万元以下（含本数，下同）职能部门领导合同签订人单笔30万元以下公司高级管理合同签订人单笔100万元以下注：a.公司的高级管理人员申请签约权限由董事长；b.金额特别巨大的合同，合同签订人须获得公司董事长特别授权。5）合同的审批权限，执行公司的财务管理审批权限。6）公司在核实且认定相关人员无能力从事本岗位工作时，有权收缴该人员所持授权书，或减少其签约权限。7）合同管理人员在每年必须接受再培训、考试方能上岗。8）调离本岗位或调出公司或被辞退或被开除的人员，在其办理相关手续时，必须收缴其所持授权证件，并交公司综合管理部予以注销。9）凡是不符合本规定条件而从事合同管理相关工作的，供销部和综合管理部有权拒审合同并及时向公司领导汇报。因合同管理人员违规操作而使公司遭受损失的，公司将追究其个人和其所在部门领导的责任，直至交由国家司法机关处理。10）公司的任何交易必须以书面合同的形式进行，下列除外：以公司核准的价格销售本公司产品且能即时清结的；用于购置零星办公用品的；金额在1000元以下且能即时清结并经部门经理批准的；金额在5000元以下且能即时结清并经综合管理部经理批准的；金额在10，000元以下且能即时清结并经总经理批准的。11）合同签订前必须经过谈判程序，下列除外：同一合同主体就相同或相类似的标的物已订立过条件相同或相类似的合同的；因公司利益的特殊需要而不必经过谈判过程的；其他不需要谈判且征得综合管理部或财务负责人和公司领导同意的；该合同不具有实质重要性的。12）以下合同的谈判必须有公司领导和财务人员参加：合同的标的额可能达到人民币300，000元以上（含本数）且非用于销售我公司产品的；商标、商誉、专利技术及非专利技术等无形资产的购买、出售、转让和租用的；融资性合同；通过订货会形式而签订的所有合同；其他具有涉及公司重大利益因素的合同。13）要求或必须需要有关人员参加谈判的，具体负责部门和人员必须在谈判之日前三天将有关材料送达参谈人员。14）合同主体各方就合同条款达成一致意见后，由具体负责该合同的部门合同管理人（必须具有合同管理资格）作为签订人签名并报有权批准合同签订的领导批签。15）对有权批签合同的人及其批签数额的确定，由综合管理部根据实际情况拟订后，经公司总经理核准后由董事长批准。2组织初审职能管理部门（或其合同管理员）组织相关单位、人员对合同进行初步审核，初审通过后送综合管理部审核。1）公司高级管理人员不兼部门经理或虽兼部门经理但所签合同非属本部门业务范畴的合同，经财务负责人审查即可；其他合同必须经合同管理员的初审。2）合同管理员的审查范围：对合同条款进行初步审核；签订人的签约资格和权限；合同对方主体资信情况；合同是否属计划内；合同是否需修改或补充。1日3合同审核1）综合管理部根据合同法、相关法律法规对合同的合法性、合规性等进行审查。公司领导的审查范围：合同主体对方的资信状况、相关证明、手续完备情况；对初审进行核审；对合同所有条款进行统审；对合同主体各方的责任、权利、义务进行综合平衡后，审查合同的公正性、有效性和合法性。2）财务负责人对合同的价格可行性、货款支付方式等进行审核、合同价格；合同价金的结算条款；与合同价金有关的其他条款；合同主体对方履行合同的条款或验收标准、方法及相关证明文件的条款。3）对经审不符合要求的合同严禁从上一道审查程序流转到下一道审查程序。合同审查人员认为所审合同不合格的应提出书面修改意见。下一程序合同审查人员对上一程序审查不合格的合同，有权拒绝审查。4）严禁公司内任何人或任何单位用虚假事由或其他非正当手段干扰合同审查工作。3日4审批超权限范围的合同由公司领导审批。2日5核定综合管理部对经公司领导审批的合同进行审核确定。2日6签订合同公司法定代表人或其委托代理人签订合同。1日7合同盖章经审批后的合同由综合管理部加盖合同专用章（符合条件的，也可加盖公司法人印章）。1）公司刻制一枚合同专用章，由综合管理部经理和财务负责人共同掌管。2）合同上也可以加盖公司法人印章，但只有下列合同才加盖公司法人印章：合同主体对方要求的；只有加盖公司法人印章后才能生效的其他合同。3）加盖公司法人印章须经公司领导签字或盖章。4）公司任何人不得携带公司法人印章、合同专用章外出签订合同。5）严禁携带盖有公司法人印章或合同专用章的空白合同文本外出签约。否则，无论是否给公司造成损失都将按有关规定追究个人及其所在部门责任。6）所有合同只有按本规定审查合格后才给予加盖公司合同专用章或公司法人章。7）在合同加盖合同主体各方印章后，按合同规定的条件或时间生效。8）对于以公司支出钱款为主要义务的合同，当财务负责人从公司资金周转方面考虑而认为合同生效日期需要延后时，综合管理部及主管合同工作的各级领导有权要求公司业务单位和合同主体对方进行协商，对合同生效日期作延后修改，并送综合管理部及相关领导审核。1日8执行职能管理部门执行已生效的合同条款。1）合同履行过程中，如出现下列情形之一的，该合同签订人或者其所属单位应在两天内通知综合管理部和公司负责领导：a.合同需变更的；b.合同需补充的；c.我方有可能或已违约的；d.合同主体对方有可能或已违约的。2）合同管理人员或财务负责人等相关人员在知道上述情况时应立即与有关部门联系，组织处理已发生或将发生的情况。3）合同履行过程中发生纠纷：a.双方进行协商，达成协议，解决纠纷；b.协商不能解决纠纷的，公司具体负责单位应在法律规定的诉讼时间前六个月，向公司综合管理部申报，凡超过诉讼时效申报，致使公司丧失胜诉权的，追究有关部门和个人的责任；c.凡申报到公司综合管理部的案件，相关单位领导和经办人员必须密切配合，提供有关证据材料，提供的材料包括：合同文本原件，与合同有关的会议纪要信函、电报、传真和变更、解除的协议；送货、提货、托运、保险、验收发票等有关凭证；产品质量协议、技术质量标准及相关数据、样品样箱等；有关对方违约的证据材料；与本纠纷有关的其他材料。合同有效期内9变更或终止已审合同在履行过程中需变更的，更改或补充部分仍需审查，送审时应附原合同；双方协商一致决定终止则终止合同。不定期10监督综合管理部和财务负责人对合同的执行情况进行检查、监督，并有权随时检查有关部门的重大合同履行情况。公司部门、单人员违反本规定，合同未经合同审查程序，擅自以本部门、个人名义对外签订合同，加盖本部门、单位公章的，无论是否给公司造成损失都将追究部门、相关合同签订人员的责任。对合同管理过程中违反本规定的行为，按财务管理考核规定和公司相关规定进行考核。合同有效期内11总结验收职能管理部门（相关部门配合）根据合同规定的权利、义务完成情况进行总结验收。12资金收付与帐务处理综合管理部财务负责人根据合同总结验收的凭证资料进行资金收付及相关帐务处理。按要求13存 档综合管理部财务负责人将合同材料按有关档案管理规定进行存档管理。1）公司各部门应选派专人负责合同归档工作。2）所有盖有公司法人印章或公司合同专用章的合同，综合管理部必须保留一份存档；因合同主体对方未签字盖章的，必须先做记录，随后限期让对方签字盖章后收回存档。3）各部门的合同管理人员在归档时应按归档时间的先后顺序给合同编号，并且对合同档案进行登记。4）每一份合同档案原则上应包括以下材料：合同文本一份；合同审查单（审批表）一份；合同的补充、变更材料一份；从合同谈判到合同归档时止，合同主体各方往来的电传、信函及其他相关材料一份。1日THANKS !致力为企业和个人提供合同协议，策划案计划书，学习课件等等打造全网一站式需求欢迎您的下载，资料仅供参考可修改编辑