家居装饰集团--时间的有效管理

人力行政管理中心,家居装饰集团,-,时间的有效管理,培训目,标,标,我们的,时,时间海,绵,绵永远,有,有水,我们的,时,时间总,是,是比别,人,人多,我们的,时,时间从,来,来都掌,握,握在自,己,己手上,培训内,容,容,认识时,间,间管理,时间管,理,理不当,的,的因果,如何高,效,效管理,自,自我的,时,时间,时间管,理,理四步,走,走,现在开,始,始行动,用一个,词,词描述,你,你现在,的,的工作,、,、生活,状,状况,思考：,有哪件,事,事，你,经,经常做,会,会对个,人,人生活,产,产生重,大,大的正,面,面影响,，,，但迟,迟,迟未行,动,动？,在工作,中,中有哪,件,件事会,产,产生同,样,样的效,果,果？,其实你,完,完全没,有,有必要,这,这么忙,！,！,问题的,关,关键在,于,于你究,竟,竟在忙,些,些什么,？,？,时间是,否,否能被,管,管理？,一年有,365,天；,其中双休日,共,共,_104_,天；,法定假日,_11 _,天；,公司带薪休,假,假,_5_,天；,带薪病假,_,_0,_,天；,实际工作约,245_,天，共,_,1960_,小时,;,假定有效工,作,作时间为,_20-30_,%,；,全年有效工,作,作时间为,_392-588,_,小时。不到,30,天,算算我们时,间,间？,时间管理整,体,体水平测试,Chapter2,：时间管理,编号,题目,从不,有时,经常,总是,1,我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备,0,1,2,3,2,凡是可交派给下属去做的，我都交派下去,0,1,2,3,3,我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标,0,1,2,3,4,我尽量一次性处理完毕每份文件,0,1,2,3,5,我每天列出一个应办事项清单，按优先顺序排列，并先办最重要的事情,0,1,2,3,6,我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会,0,1,2,3,7,我试着按照生理节奏变动规律曲线图来安排我的工作,0,1,2,3,8,我的日程表留有回旋余地，以便我有时间应付突发事件,0,1,2,3,9,我努力这样安排我的活动，以便集中精力首先处理少数至关重要的事情,0,1,2,3,10,当其他人项占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”,0,1,2,3,Chapter2,：时间管理,0,15,分,您自己并无时间规则，而是让别人牵着鼻子走。,16,20,分,您试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。,21,25,分,您的时间管理良好。,26,30,分,您是值得学习的时间管理典范。,时间管理定,义,义：,就是对时间,的,的运筹和控,制,制。它具有,让,让每,一分、每一,秒,秒、每一小,时,时、每一天,都,都发挥其,最大效益与,最,最大效率的,能,能力。,时间管理的,意,意义：,1,、,时间是企业,和,和你最稀缺,的,的资源之,一，越用越,少,少；,2,、有效的时,间,间管理能够,帮,帮助你以最,高,高,的效率完成,重,重要的事情,；,；,3,、有效的时,间,间管理可以,使,使你减少加,班,班,时间，提高,你,你的个人生,活,活品质。,时间管理的,发,发展历程：,利用便条和,备,备忘录,行事日历与,日,日程表,优先顺序,个人有效管,理,理,如何分辨轻,重,重缓急与培,养,养组织能力,，,，是时,间管理的精,髓,髓所在。,-,柯维,无效时间管,理,理的原因,1.,优先顺序不,明,明确,2.,电话打扰,3.,缺乏目标计,划,划,4.,贪多嚼不烂,5.,不速之客,6.,无效授权,7.,桌面杂乱无,章,章,/,找不到东西,8.,自身惰性,/,拖延,9.,不会说,“,不,”,10.,低效的会议,优先计划,管理,自我组织,管理,沟通,管理,优先计划管,理,理,大石块,小石块,沙子,时间管理通,则,则：,把每天要做,的,的事列一份,清,清单,确定优先顺,序,序，从最重,要,要的事情做,起,起,每天都这么,做,做,优先矩阵,M4,细琐的工作*,浪费时间的,闲,闲聊,不关紧要的,信,信件,看太多的电,视,视,M3,干扰，一些,电,电话,一些会议,一些紧急*,事,事件,凑热闹的活,动,动,M2,准备及预防,工,工作,计划，休闲,建立人际关,系,系,培训，授权,，,，创新,重要,紧急,多投资时间,在,在,M2,M1,危机,急迫的问题,有限期的任,务,务，会议，,准备事项,避免扩大,M1,减少,M3,事情,避免,M4,事,情,偏重不同时,间,间象限上的,不,不同结果,不紧急,紧急,重要,有远见,平衡,纪律,自制,少有危机,压力,筋疲力尽,危机处理,忙于收拾残局,不重要,全无责任感,工作不保,依赖他人或社会机构维生,短视近利,危机处理,被视为巧言令色,轻视目标与计划,缺乏自制力，抱怨,人际关系浮泛，破裂,你的问题是,否,否在于：,（一）无法,辨,辨别事情重,要,要与否？,（二）无力,或,或不愿有条,不,不紊地行事,？,？,（三）缺乏,坚,坚持以上原,则,则的自制力,？,？,帕雷托原则,在任何特定,的,的群体中，,重,重要的因子,通,通常只占少,数,数，而不重,要,要的因子则,占,占多数，因,此,此只要能控,制,制具有重要,性,性的少数因,子,子即能控制,全,全局。,集中精力在,能,能获得最大,回,回报的事情,上,上，而不要,花,花费在对成,功,功无益的事,情,情上,80/20,原则,时间管理,的,的四步走,（一）确,定,定角色和,目,目标,（二）列,出,出事件清,单,单并排序,（三）制,定,定时间计,划,划及进度,表,表,（四）执,行,行过程中,调,调整和改,善,善,时间管理,第一步,确定角色,和,和目标,:,公私兼顾,：,：工作,+,家庭,一位父亲,下,下班回家,很,很晚了，,他,他很累并,有,有点烦，,发,发现,5,岁的儿子,靠,靠在门旁,等,等他。“,爸,爸，我可,以,以问你一,个,个问题吗,？,？”,“什么问,题,题？”“,你,你一小时,可,可以赚多,少,少钱？”,“,“这与你,无,无关，你,为,为什么要,问,问这个问,题,题？”父,亲,亲生气地,问,问。,“我只是,想,想知道，,请,请告诉我,，,，你一小,时,时赚多少,钱,钱？”小,孩,孩哀求道,。,。“假如,你,你一定要,知,知道的话,，,，我一小,时,时赚,20,美金。”,“哦，”,小,小孩低下,了,了头，接,着,着又说，,“,“爸，可,以,以借我,10,美金吗？,”,”父亲发,怒,怒了：“,如,如果你只,是,是借钱去,买,买那些无,聊,聊玩具的,话,话，给我,回,回到你的,房,房间，并,躺,躺在床上,好,好好想想,为,为什么你,会,会那么自,私,私。我每,天,天长时间,辛,辛苦地工,作,作着，没,时,时间和你,玩,玩小孩子,的,的游戏。,”,”,小孩安静,地,地回到自,己,己的房间,并,并关上门,。,。,父亲坐下,来,来还在生,气,气。过了,一,一会儿，,他,他平静了,下,下来。开,始,始想，也,许,许他对孩,子,子太凶了,或许孩子,真,真的想买,什,什么有用,的,的东西，,再,再说他平,时,时很少要,过,过钱。,父亲走进,小,小孩的房,间,间：“你,睡,睡了吗，,孩,孩子？”,“,“还没有,，,，爸。”,小,小孩回答,。,。,“我刚刚,对,对你太凶,了,了，我将,今,今天的气,都,都爆发出,来,来了,这是你要,的,的,10,美金。”,“,“爸，谢,谢,谢你。”,小,小孩子欢,快,快地从枕,头,头底下拿,出,出一些零,碎,碎的钞票,来,来，慢慢,地,地数着。,“为什么,你,你已经有,钱,钱了还要,呢,呢？”父,亲,亲生气地,问,问。,“因为这,之,之前还不,够,够，但现,在,在足够了,。,。”小孩,回,回答，“,爸,爸，现在,我,我有,20,美金了，,我,我可以向,你,你买一个,小,小时的时,间,间吗？明,天,天请你早,一,一点回家,我想和你,一,一起吃晚,餐,餐。”,2),目标为先,：,：结果导,向,向,-,目标能唤,起,起你最高,尚,尚的才能,时间管理,第二步,列出事件,清,清单并排,序,序,:,1,）把已确,定,定的会谈,、,、会议排,入,入日程,2,）把待做,的,的事项列,表,表、标明,所,所需时间,3,）把待做,的,的事项按,紧,紧急、重,要,要程度排,序,序：,A,（紧急,马上处理,）,）、,B,（处理完,A,后再处理,或,或授权处,理,理）,4,）把待做,的,的事项排,入,入日程，,注,注明所需,文,文件出处,5,）做完事,项,项勾掉或,标,标明已完,成,成,时间管理,第三步,制定时间,计,计划及进,度,度表,:,计算事件,时,时间长度,为重要工,作,作预留足,够,够整块时,间,间,适当预留,弹,弹性,时间管理,第四步,执行过程,中,中调整和,改,改善,:,1,）排除干,扰,扰,2,）有效授,权,权：,“下达指,令,令”型,“,“,充,充分信任,”,”型,A,、舍得把,自,自己喜欢,的,的工作，,分,分派给别,人,人去做,B,、克服恐惧心理,，,，不要害怕工作,局,局面失控,C,、明确任务、责,任,任人,D,、前期培训，使,她,她,/,他能胜任工作,？,E,、,必要的支援,F,、关键处把关，,监,监督工作进展,3,）每日调整与应,变,变,4,）阶段自我评估,与,与改善,如何应对影响工,作,作的打扰者,先婉转打断他的,话,话；,起立；,把握好时间；,把握好谈话内容,（,（适当的行为暗,示,示）,可另约时间,态度要友善。,要做到：对待他,人,人，时间上要苛,刻,刻，态度上要和,气,气,自我组织管理,时间的“,+-,/”,+,：,找出隐藏时间：,善用等候与空档,时,时间,-,：,减少无谓的时间,浪,浪费：时间账单,盘,盘点,：,提高工作成效：,医治“文件满桌,病,病”,(,物,品、文件处置,),/,：,根除浪费时间习,惯,惯：拒绝拖延、,拒,拒绝遗忘,NO,：不是从未开始,，,，就是从未结束,。,。,沟通管理,具生产效率的沟,通,通：,具有同理心,利用有效的发问,方,方式,:,猜人名,聆听完整的信息,懂得说“不”,:,附以理由，提供,其,其他途径,对事不对人,时间结构的暗示,肢体暗示,开好高效会议：,确定清晰的目标,尽量减少与会人,数,数,选择适当开会时,间,间与地点,提前准备议程，,资,资料分发与会者,避免长时间的会,议,议，对会议加以,时,时间限制,善用时间实例,邀总经理共进午,餐,餐（一至一个半,小,小时）,拟订下一年度媒,体,体广告预算（二,至,至三天）,处理积压过多的,公,公文（一至一个,半,半小时）,与业务经理讨论,上,上个月业绩（四,个,个小时）,处理急待回复的,若,若干信件（一小,时,时）,浏览桌上堆积如,山,山的医学杂志（,半,半小时）,为下个月的业务,会,会议准备口头报,告,告（二小时）,据传某产品最近,一,一批货的品管有,问,问题,回复政府主管官,员,员来电，讨论此,事,事（半小时）,参加下午两点召,开,开的主管会议，,但,但议题不明（一,小,小时）,推荐两个时间管,理,理与工作组织的,好,好工具,周工作计划,/,小结表,效率记事本,(,每日时间安排表,),3,月第,1,周工作计划,/,小结表,(,3,月,3,日至,3,月,7,日,),(,样表,),排序,时间投入百分比,(%),工作任务,/,项目,计划完成情况,/,标准,实际完成情况,未完成原因,A+,35,人力行政训练营项目,审批通过策划案并发出通知,;,撰写会议和培训资料；,跟进和监控模块内容和准备推进情况,A,20,东易人才赢在中国专场招聘会项目,招聘会现场招聘情况分析,;,招聘会宣传稿件在主流媒体上刊出,;,组织跟进复试,A-,15,2,月份总结和,3,月份工作计划会召开,撰写,2,月份总结和,3,月份工作计划,;,审核中层经理、主管的工作总结计划；,组织召开会议,B+,10,劳务派遣供应商的沟通,选择,2-3,家供应商,;,和供应商进行沟通根据分析确定,B,10,英才班培训准备会,英才班讲师筛选；,召开培训沟通会，确定讲师和培训形式,C,5,