财务管理制度

第 1 页 共 8 页 贸易有限公司 财务管理制度 第一节 总 则 第一条 为了加强公司财务管理工作 规范财务收支行为 统一报销程 序及规定 合理调度资金和提高资金使用效率 严格控制费用 根据国 家有关法律 行政法规及公司的规定 特制定本办法 第二条 员工应本着 高效 节约 的原则处理公司各项事务 有计 划 有控制地安排各项开支 第二节 会计核算基本原则 第三条 公司的会计核算按照国家规定的会计制度进行处理 第四条 记账方法 借贷记账法 第五条 核算基础 权责发生制 第六条 记账本位币 人民币 第七条 会计核算方法前后各期应当保持一致 未经合伙人会议同意不 得随意变更 第八条 固定资产折旧年限 一 房屋 建筑物 20 年 二 机器 机械和其他生产设备 10 年 三 交通运输设备 8 年 四 电子设备 电脑 办公及文字处理设备 3 年 第九条 财务部门要定期和不定期的进行财产清查工作 确保公司财产 安全完整及帐实相符 提高公司资产使用效率 如果发生财产盘盈或盘 亏 应及时查明原因 并按规定程序报批后处理 第 2 页 共 8 页 第三节 货币资金管理 第十条 经营中取得的各项收入必须及时入账 任何人不得以任何理由 或形式截流 挪用 第十一条 资金的使用必须严格按照规定的签批权限 第十二条 现金收支管理 一 金额在 1000 元以上的支出 原则上使用支票支付 特殊情况 经总经理同意后 可支付现金 二 为确保现金安全 同时又不影响现金的合理使用 库存现金一 般不超过公司三天的日常零星开支 超过部分应及时送存银行 三 每笔现金收支必须根据审核无误的原始凭证办理 并及时登记 入账 任何人均不得以未经批准或不符合财务规定的票据 白条等充抵 现金 更不能挪用现金 财务负责人应当对出纳库存现金随时进行抽查 确认是否相符并做好抽查记录 四 库存现金必须做到日清月结 账实相符 发现问题要及时查明 原因并予以纠正 给公司造成损失的 责任人应承担赔偿责任 第十三条 支票管理 一 现金支票和转账支票由公司出纳根据用量到开户银行购买 同 时做好登记和保管工作 二 为加强内部控制及审核程序 严禁让一人保管签发支票的所有 印章 财务专用章由财务负责人保管 法人章和支票由出纳保管 三 出纳员应及时 正确登记各项收支业务 及时反映银行存款余 额 定期与银行对账并编制银行存款余额调节表 保证账账相符 账实 相符 四 严禁将支票出租 出借或转让给其他单位和个人使用 第十四条 采用银行汇票 汇兑等其他结算方式的 应严格遵守 票据 法 和银行的有关规定 第 3 页 共 8 页 第四节 会计档案管理 第十五条 会计档案包括会计凭证 会计账簿 会计报表 经济合同 纳税申报表 银行对账单及与生产经营管理有关的其他资料 第十六条 财务应设置专人负责保管会计档案 定期将会计档案按类别 和顺序进行整理 装订 立卷及登记 第十七条 会计档案保管期满需要销毁时 由档案管理人员提出意见 经财务负责人初步审查后 报公司总经理批准后执行 需报合伙人会议 或者国家有关行政部门批准的 按照有关规定执行 第二十一条 会计档案除总经理和执行总经理外 不得让财务以外的任 何人查询翻看 特殊情况需征得总经理同意 第二十二条 会计人员因工作变动 会计档案需要移交的 必须办理交 接手续 并由监督人 移交人 接收人签字 第五节 费用管理体制 第二十三条 日常费用主要包括办公及劳保用品 通讯费 水电气费 业务招待费 差旅费 交通费 网络专线费 报刊费 邮政费 环卫费 维修费 包括设备 办公器具等维修和维护保养等 绿化费等其他公 杂费等经常性费用 第二十五条 费用借支 各部门由于财务事项必须先付款后取得发票的 支出 日常开支备用金 出差人员经费纳入借支款项管理 费用借支应 遵循 当月借支 当月归还 的原则 第二十六条 费用支出方式 1000 元以下的以现金结算 1000 元以上 的使用支票或公司账户转账结算 第二十七条 费用报销 费用支出部门报销时应提供真实 合规的发票 确保交易背景的真实性 对费用支出的真实性 合规性 合理性负责 一 发票付款人必须填写 武汉法雅品质贸易有限公司 发票付 款人不可漏填或填写 个人 定额发票除外 二 发票开具后必须加盖新版发票专用章 椭圆型外观 仅加盖 第 4 页 共 8 页 财务章或旧版发票不可作报销凭证 发票专用章上单位或个人名称应与 发票领用人 开具人一致 三 手工发票必须书写规范 涂改发票一律无效 第二十八条 费用报销基本要求 一 必须取得合法 有效的原始凭证 二 所有原始凭证必须按照经济业务性质 如 差旅费 招待费 办公费 小车费 分类 分次 分页粘贴填制 并由经办人注明用途 所报销的原始凭证张数和合计金额必须准确无误 粘贴要求整齐 美观 三 涉及一次购买多项商品和物资的业务 必须附有明细清单 加 盖收款单位公章 清单的金额必须与发票金额一致 四 对于购买的实物 如 办公用品 劳保用品 必须由使用人 或保管人员签字 五 财务人员应当对报销单据所反映经济业务的合理性 合法性 真实性进行认真审核 必要时有权向经办人或相关单位 个人进行核实 六 对于已报销的单据 出纳应当在票据上即时加盖 现金付讫 银行付讫 或 已核销 章 第二十九条 差旅费的报销 一 员工因公出差可以向公司借支 出差人员应填写 借支单 经相关授权人员签批后 到公司财务办理借款 二 出差人员回公司后应当在一周内报销差旅费 不得累积后合并 报销 出差借支应遵循 前账不清 后账不借 的原则 财务人员要及 时督促借支人员按时报账 月底对借支情况进行清理 三 出差人员报销差旅费 经相关授权人员签批后 到公司财务办 理 四 出差期间发生的交通 住宿 伙食 电话及补助等各项费用 按照公司 出差管理规定 的相关标准进行报销 第 5 页 共 8 页 第三十条 办公用品及低值易耗品的报销 一 需购买办公器具 办公用品包括办公桌椅 文件柜 沙发 茶 几 文具 文印用品 电脑等劳保用品的 应填写 办公用品购买申请 表 经执行总经理审批后 统一采购 办公器具要登记造册 明确使 用地点和使用人 办公用品综合办公室必须指定专人对其办理领用登记 手续 出纳员定期对办公器具使用情况进行盘点 办公用品的购买 领 用 库存情况进行检查 二 报销办公用品和劳保用品费用时 应当附有 办公用品购买申 请表 和相关验收 入库凭据 第三十一条 业务招待费的报销 一 经办人员报销招待费时 应注明招待事由 来客人数和陪同人 员等内容 招待费原则上接待一次报销一次 不得累积后合并报销 二 因工作需要接待客户的物品做好购买和使用登记 需在外接待 客户的 事先填制 业务接待申请表 招待标准严格按照公司 业务 招待管理规定 执行 三 招待费的报销标准和接待规格 严格按照公司 业务招待管理 规定 执行 第三十二条 通讯费用 交通费用 保险费用的规定 一 通讯费用 执总以上管理人员据实报销 其他工作人员通讯补 贴发放根据工作情况另行拟定相关规定后执行 二 交通费用 因工作需要发生的直接交通费用据实报销 三 保险费用 1 公司财产保险 经执总和总经理商议后购买 2 人身保险 按照国家规定缴纳公司在册员工的 五险 并为公 司员工购买意外伤害保险 第六节 财务管理分工 一 会计 记账员 采购员 工作项目 第 6 页 共 8 页 一 记账员 1 按国家统一会计制度规定设置会计科目 划清费用的开支范围 及营业内外收入 2 及时确认销售收入 计算财务成果及各种税金 按期缴纳各种 税款 3 负责公司的凭证审核 及时准确记帐 按日登记明细帐 定期 不超过三天 登记总帐 不允许先出报表后记账 4 对会计帐目及凭证要按期装订成册 妥善保管 5 按财务制度规定正确核算利润分配 6 债权 债务及时登记 及时查清 按月做好财务状况分析 7 外欠款项的催收和公司财产的记账 清查和核对工作 8 负责与审计 财政 税务等主管部门的工作接洽 9 财务档案立册 严格执行查阅制度及保管制度 10 负责渠道销售 团购提成的办理 11 固定资产的折旧 无形资产的摊销 低值易消耗品的摊销 坏 账准备 存贷盘亏 毁损和报废的净损失管理 二 采购员 1 店面货品的采购 2 货品交期的控制 3 卖品市场行情的调查 4 查证卖品的品质和数量 5 卖品品质和数量异常的处理 6 与供应商有关交期 交量等方面的沟通协调 二 出纳 出纳员 保管员 工作事项 一 出纳员 1 出纳员负责现金 支票 发票的保管工作 要做到收有记录 支有签字 2 现金要日清月结 按日逐笔记录现金日记帐 并按日核对库存 第 7 页 共 8 页 现金 做到记录及时 准确 无误 3 按期与银行对帐 按月编制银行存款余额调节表 随时处理未 达帐项 4 负责员工销售提成 绩效考核奖金的核算及发放 5 负责员工薪资的核算 每月 10 日发放上月工资 6 负责渠道销售 团购提成的核算 7 按照国家规定缴纳公司在册员工的养老保险 8 业务印刷费 电脑耗材 专业保安费 保洁费及勤杂人员费用 按照合同统一对外支付 9 按照规定支付各项税金 10 公司印章管理 公司各项证照 设施设备说明书和售后保障卡 管理 二 保管员 1 货品 物品申购单的下达 2 管理好库存物资和帐目 严格物资进出库手续 物品进出库必 须过秤 点数 验收 开入库单 做到帐目相符 对不合格物品有权拒 收 3 做好月终盘点和结帐工作 做到日清月结 4 库存物资妥善保管 做好收 支 晒 封 贮 藏等各项工作 做好七防 防毒 防火 防鼠 防虫 防窃 防潮 防霉 工作 保持 库房清洁卫生 物资摆放整齐 各类食品先进先用 防止变质 5 库内不存放个人或其它单位的物品 食品库房不准放入其它杂 物及危险物品 库房经常保持通风 防止食品受潮发霉 6 向供应商索取生产厂家营业执照 卫生许可证复印件和产品合 格证 质检证等有关供货资料 7 各类物品悬挂标志卡 标明进货日期 保质期 品名 产地 厂址 8 公司资产 物品的每月盘点 申购 采购 入库验收 登记台 第 8 页 共 8 页 账 领用 盘点 报损等书面记录档案的整理和保管 第七节 财务管理规定 一 公司财务报销规定 1 日常办理时 单笔 2000 元以下的支出由执总签批办理 单笔 2000 元以上的支出由总经理签批后办理 2 日常办理时 单笔 1000 元以下的业务招待费用由执总签批办理 事后经总经理签批入账 单笔 1000 元以上的业务招待费用由总经理签 批后办理 二 员工薪资按公司既定的 公司员工薪资方案 执行 如需调整 由执总申请 须经总经理签批方可执行 三 公司经营项目的收费标准和促销优惠政策按公司既定的 公司 营销方案 执行 如需调整由执总申请 须经总经理签批方可执行 四 每月预提费用 1 每月按月销售额的 5 计提接待费用 2 每月按月销售额的 5 计提员工活动经费 二 O 一四年五月