货代操作流程

货代操作流程 根据货代的工作特征 日常工作中货代操作流程划分为以下 接单 订舱 拖车 内装 报 关 文件 费收和其他 各环节 各环节相辅相成 一 货代操作流程的接单部分 接单工作原则上应该成为日常中 最优先 的工作环节 一般要求接单必须快捷 高效 在 第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排 接单人员一般要求自接到委托书后 15 分钟内完成以下三部分基本信息的确认 注 对于部分无法短时间内确认的信息 依然必须及 时安排并予以跟踪 如根据客户和操作需要流转到下一环节 先安排流转后跟进处理 以保证 下一环节的有序操作 1 审核客户委托内容和确认客户服务要求 客服或者接单员 1 接单人员必须预先审核客户的委托内容 客户发来的订舱单需显示以下信息 但不限于此 托运人 发货人 船公司 船期 起运港 目的港 中转港 货名 柜型柜量 运价条款与运价 托运人的签字或盖章等 2 接单人员必须预先确认客户服务要求 客服或者接单员 普通服务要求一般包括是否需要 到 预付订舱 拖车 内装 商检和报关等 到 预付订舱 确认即对 1 内容的确认 对于拖车 内装 商检和报关的服务要求 必须同时确认货物和单证备 齐时间 服务要求时间等 注明在客户订舱单上 特殊服务要求一般包括是否需要 普通服务 外其他的附加服务 对于特殊服务要求 必须得到部门主管和 或者其他相关职能的核批后才可 以接受和安排 2 运价核对 确认 客服或者接单员 客服人员收到订舱单后 必须对运价和其他服务费用进行确认 1 对来自销售部的业务 须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确 并由销售员在 订舱单上签字确认 然后再向相应船公司订舱 注 特殊情况可先口头与销售员确认 待销售 员返回公司再补签字确认 2 对于公司业务 须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱 3 舱位确认 客服或者接单员 根据客户委托 确认反馈符合要求的舱位 二 货代操作流程的订舱部分 一般要求预定开航日 7 天前必须安排订舱 对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱 旺季时候根据市场情况适当提前 一般要求在预定开航日 5 工作日前完成订舱 对于该时间限制 以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱 最迟一个工作日内完成订舱 1 新建委托 订舱操作员 订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号 新建业务档案 输入业务有关数据 输 入业务数据包括但不限于此 业务各属性 发收通信息 服务要求 提单要求 船名航次 如可 能 开航日期 起运港 中转港 目的港 箱型箱量 货名与数量 以及代理 如需要 等 2 订舱过程 订舱操作员 订舱过程包括以下环节 膳制与发送订舱单 订舱号或提单号确认 预配和报关舱单发送 确认 中转港代码确认和场站收据制作等 任何其中一环节未完成均视做订舱未完成 订舱完 毕后 应及时将配舱信息输入操作系统 输入时应确保准确 并特别注意以下信息 船公司名 称 订舱号或者海单号 船名航次 开船日期 箱型箱量以及运费 运输条款等内容的核对 3 舱位通知 订舱操作员 无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务 订舱确认单或者配船通知单等都必须第 一时间通知客户 确保上面的订舱号与船名航次要清晰 准确 以免造成混淆 如有问题 积 极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题 三 拖车 内装 调度 客户委托的拖车 内装和 或者报关等要求 必须根据船公司 码头 货物性质和市场环境 等情况予以预先审核 对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险 1 拖车安排 1 得到相关销售或者客服确认后方能安排 2 根据船公司 码头和航线等情况 前瞻判断合适的拖车时间时间 如同客户具体情况有 冲突 必须同客户友好协商并告知可能的风险 3 安排拖车前 根据前期约定的拖车服务时间要求 提前 2 工作日与客户再次联系确认 装柜时间及地点 4 同客户确认时间要求后 在同一工作日及时把信息通知拖车行进行服务要求预约 5 向拖车行委托时间 一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前 并 在当日下午 4 点前确认安排 包括拖车行是否已经领取设备交接单 提箱点的确认已经空箱状况 确认 对于特种箱业务 必须同船公司确认空箱状况 必要情况下通知船公司提箱时间 6 安排拖车时 需向拖车行发出书面委托 清晰注明配船信息 包括船公司 船名航次 订舱号 提单号 箱型箱量 起运港 中转港代码 目的地等 装柜时间 装柜地点 工厂联 系人及联系电话 协议费用等 7 必要情况下 应要求拖车行提供司机姓名 手机号码 柜号 并报给工厂 8 跟踪装箱 装箱单 进港 9 其他注意事项 在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场 避免发生额外费用 若有发生超堆费 超期柜租 等额外费用 需立即通知客户 要求其书面确认并登记对于客户业务退关 需要确认是否发生 安排拖车的前期费用 若有发生预配打单费等 需立即通知客户 要求其书面确认并登记 2 内装安排 1 得到相关销售或者客服确认后方能安排 2 根据船公司 码头和航线等情况 前瞻判断合适的装箱时间 如同客户具体情况有冲突 必须同客户协商并告知可能的风险 3 根据前期约定的到货时间 提前 1 工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间 4 向仓库做内装委托 需向仓库发出书面委托 清晰显示配船信息 包括船公司 船名航 次 订舱号 提单号 箱型箱量 起运港 中转港代码 目的地等 装柜时间 货物数据 包括 件数 毛重 体积 协议费用等 5 向仓库委托时间 一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前 并在 当日下午 4 点前确认安排 包括仓库是否已经领取设备交接单 提箱点的确认 空箱状况确认 6 向仓库委托时 必要情况下应注明提空柜的时间要求 7 跟踪到货物情况 8 跟踪装箱 装箱单 进港 四 货代操作流程的报关部分 操作员 1 得到相关销售或者客服确认后方能安排 2 根据船公司 码头 航线和货物等情况 前瞻判断合适的报关时间 如同客户具体情 况有冲突 必须同客户友好协商并告知可能的风险 3 最迟在同客户约定报关日期的前一工作日 再次同客户确认报关资料的发送情况 4 收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审 有问题立即处理 5 在约定的报关日期前一工作日下班前 把完整的报关资料送报关行 6 对于报关资料 要求复印留底 对于重要报关资料如核销单等 必须在做登记 7 跟踪反馈报关结果 五 货代操作的流程相关文件部分 1 提单确认 文件员 1 提单确认件的膳制和发送 提单确认件的膳制和发送要及时 一般预定开航日 2 个工作日前必须发送 2 催促提单确认件 一般预定开航日前一工作日必须从客户获取完整 正确的提单确认件 货代操作流程图 二 我国国际货代业发展中存在的主要问题 1 缺乏核心竞争力 盈利方式不合理 从货源结构看 国内货代企业尤其是中小企业主要以承揽出口预付货为主 营销手段 主要是靠比拼低运价和社会关系 而对已超过我国对外贸易比重 80 的 FOB Free on Board 指定货 这些货物运输主要由全球网络优势跨国货代公司所控制 由于缺乏海外 代理网络因素 往往力不能及 目前中小货代企业在运价 舱位等方面对承运人的过分依 赖 以赚取差价和订舱佣金为主要收入来源 企业忽视了对市场需求的细分 造成中小货 代的业务可替代性强 客户稳定性差 专业化服务程度低 市场竞争力低下 2 战略定位不清 缺乏发展规划 当前 全球的货代业都在向现代物流业转变 要实现这种转型 必须根据自身条件 把握市场变化 不断挖掘潜力 开发不同层次的物流增值服务 在这种形势下 中国大多 中小货代企业管理理念仍然落后 提供的服务简单且范围小 服务方式单一 更没有主动 细分市场 研究市场变化和客户需求心理进行市场定位 并制定企业发展战略 一直处于 低层次的经营状态 无法为客户提供个性化的物流方案 更不用说供应链的组织能力 3 配套基础设施差 专业人才缺乏 由于货运代理属于服务业 基本上不存在行业壁垒 市场进入门槛低 我国很多货代 公司都规模不大 企业的所谓信息化往往只是使用电子邮件 即时通讯软件以及利用办公 室软件制作简单的表单文档 而利用计算机进行信息的收集 存储 管理和利用方面的能 力较弱 未能形成自己的核心优势 另外 制约货代公司发展缓慢的一个重要因素是缺乏 专业人才 尽管货运代理资格证书的培训在不断发展 然而从业人员仍然不能满足实际需 求 据统计 中国现有货运代理从业人员大约 30 万 但其中经过正式培训的人员寥寥无 几 这严重影响了中国国际货代业的竞争力 4 市场秩序不规范 严格地讲 未具外经贸部颁发的国际货运代理资格批准证书的货代都属于非法货代 而我国仍有众多非法货代 这些非法货代常常为了争夺货源 对于大客户不惜降低运价 给予回扣 进行不正当竞争 而对于一些零星小客户 则利用他们对航运市场的不了解 巧立名目乱收费 也恰恰如此 他们能迎合一些货主的需要而能长期存在下来 使得货代 市场竞争更加激烈 合法货代企业生存空间因此越来越小 四 加快我国国际货代企 业发展的对策 1 合理配备资源 以物流为导向提供服务 完善的物流设施和先进的物流技术是货代企业向现代物流方向发展的基础 也是为客 户提供一流服务的保证 例如 采用条形码技术对货物进行动态管理和跟踪 采用先进的 物料搬运设备和识别系统 提高搬运效率 降低货损 货差等 企业应根据顾客需求来制 定物流服务方案 合理地配置资源 通过向顾客提供合适的成本节约 高质量和服务为先 的解决方案 使企业和顾客双方满意 2 细分市场 采取相应的竞争策略 对于中小货代企业来说 现有行业内的竞争者是同地区内经营方式相同的大型国有 中外合资的货代企业 他们有较完善的全国性网络 规模大 资金实力雄厚 大多都在向 第三方 第四方物流企业转型 积极开展综合物流服务 对此 我国中小货代企业可以针 对客户的需求 在货代服务的基础上 以较低的服务费提供高层次的增值服务 如给予物 流方案的咨询等 立足国内并赢得市场 3 开发和完善物流信息系统 强化企业核心竞争力 科学技术的发展使得供应链中的货物运输变得越来越 可视化 全球定位系统 GPS 电子交换技术 EDI 智能运输系统 ITS 等系统的出现 大大提高了物流作业效率 对于货 代企业 信息不仅仅包括单纯的与运输 包装 装卸 存储等活动有关的信息 还包括与 其他流通活动有关的信息 如商品交易的信息和市场信息等 只有充分掌握有关的信息 货代企业才能利用这些信息对物流过程中的各个活动进行有效的计划 控制 协调和管理 通过信息的不断传递 一方面应把不同层次的经济行为协调起来 一方面把各部门 各岗 位的经济行为协调起来 通过信息技术处理人 财 物之间的关系 强化核心竞争力 提 供低成本 高质量 高效率的物流服务 4 加大人才培养的投入与管理 企业之间的竞争从根本而言是企业员工素质的竞争 是人才的竞争 对于货代企业而 言 其工作性质决定了从事这项业务的人员必须具有广博的有关国际贸易运输方面的专业 知识 丰富的实践经验和卓越的办事能力 熟悉各种运输方式 运输工具 运输路线 运 输手续和各种不同的社会经济制度 法律规定 习惯做法等 精通国际货物运输中各个环 节的种种业务 与国内外有关机构诸如海关 商检 银行 保险 仓储 包装 各种承运 人以及各种代理人等有这广泛的联系和密切的关系 5 实行规模经营 走联合之路 对于小规模 管理较差 但尚有回旋余地的货代公司 可通过联合 合并 控股等形 式实现规模化经营 以资产和效益为纽带 打破地域 行业 企业等界限 在业务上通过 空运销售代理 海运订舱代理等经营方式 促进货源的规模化 集约化 在财务上 通过 集中融资 吸纳外资和私营等民间资本 从资金上为推动战略联盟提供保障 在管理上 通过经理层年薪 竞争上岗等机制创新 加大货代横向之间联合 兼并 重组的步伐 整 合货代固有资源 推动其发展壮大 以联盟整体名义进行市场竞争 通过联盟 企业可提 高信用等级向银行贷款 规避一定的经营风险 可购置先进物流技术设施发挥规模效应 投资建设信息管理系统 以较小的成本较大地改善信息化状况 实现与客户之间的信息共 享和货物跟踪 实现效率化服务 降低单位物流服务成本 提高服务能力 6 规范货代业发展的市场秩序 市场秩序的规范更多的还是要依靠政府有关部门的行政力量 政府部门应在货代业发 展中要从政策法规方面提高保障 集中精力从事行业的宏观管理及政策指导 完善货代业 的管理法规 参照国际惯例 统一行业内的一些单证 加强国际货代市场的监管力度 加 强对货主的管理 管住不法货代的源头 整顿非法货代的市场 制造良好的经营秩序 在 加快对外开放步伐的同时 相关政策法规应促使我国货代企业向国外先进经验学习的同时 努力创新 走出适合自己发展的道路 中小型货代公司的服务相对单一 主要体现在业务范围单一 沿海大部分中小型货代公司 只做国际海运服务 竞争激烈生存困难 优势航线单一 有的货代公司可能只做日韩航线 且达不到一定箱量 所代理的产品品名单一 货代公司只在单一航线上代理单一品名的货 物 这样货量永远是相对的达不到一定的规模 以上几点可以看出中小型货代企业普遍存 在的现象 仍然是夹隙中求生存 从而为货代企业生存带来很多不确定的因素 中小型货代公司忽略对人才的培养 一个企业的发展壮大不是靠个人的努力能做到的 需要有一个相对稳定 成熟的集体共同努力 货代企业需要长期稳定的合作伙伴 更需要 专业化的人才 同发达国家相比 目前我国对货代人才培养模式还比较单一 尚未形成以 货代科技创新和知识型货代人才为核心的教育体系 货代行业的高级人才更是少得可怜 中小型货代公司融资难 对于货代公司的融资问题可以说不是件容易的事 融资最常 见的是贷款 入股等 贷款手续繁琐 费用高 风险大 入股的话公司员工又不多 竭尽 全力之后也没有什么成效 中小型货代公司网络化程度亟待提高 现在的货代企业都是以自己为核心建网络 最 多是以某一个行业或小系统建立贷代网络 这些企业的电子网络尚未形成真正意义上的电 子网络化 也没有一个网络或者几个网络联盟起来 足以构成一个遍布全国 遍布全球的 能够让大家真正应用的电子化网络 对于规模小资金少的中小货代企业来说 网络化更是 望尘莫及 金融危机对中小货代公司的冲击很大 企业想生存想发展 那么就要化危机为契机 加快调整 使企业适应市场需求的变化 发展货代企业的核心业务 根据自身的现状 从 企业管理 业务模式及人才培养等方面调整 来应对行业洗牌 完成业务能力升级 获得 竞争优势 货代流程中存在的问题 集卡车到达时间和工厂完货时间的冲突 一种情况 是集卡车因为某种原因 比如 前面的箱子晚了 提箱排队 路上堵车 车坏了 甚至 加油加不到等 诸多因素 晚到了 工厂这边都已经准备好了 装卸队一早就在等了 车子迟 迟没来 这样双方就很容易产生矛盾 还一种情况 车子很早就到 货还没好 或者 没人装 甚至是 货压根就才 做了一半 要等上很久才能开始装 这个时候 车队司机 车队调度就像疯了一 样找货代 除了上面的情况 其他问题 比如 报关资料和实际情况不符 可能是来 不及改 也可能是工厂故意如此 其他问题 很多很多的 不过最多的还是车 队和工厂的时间问题