Project-2002教程

Microsoft Project 2002 教学手册 Microsoft Project 2002 教学手册 1 目录 第一章 什么是项目管理 1 使用 Microsoft Project 来管理项目 2 第二章 Microsoft Project 2002 的新功能 7 Microsoft Project 产品的演变历程 7 Microsoft Project 2002 系列产品简介 7 Microsoft Project 2002 的新功能 8 分配资源对话框 14 第三章 项目基本设定与快速上手 18 利用范本方式进行部署 18 利用现成的文件快速变更成自己的部署计划 22 从空白项目开始制作起 火速上线 22 如果你还想要 28 了解 项目信息 更多功能 28 定义项目工作时间 29 将新建的日历分享出去 34 第四章 项目工作的安排与设定 36 项目任务的输入 37 在任务名称中输入资料 37 读取来至 Excel 的资料 39 周期性任务 43 输入与设定任务工期 44 直接估计并输入 44 里程碑 45 利用 任务信息 功能来输入 45 以 任务拆分 进行弹性工期设定 47 调整任务的阶层 48 设定任务间的关联性 50 为项目任务加入更多信息 53 第五章 项目工作分派与设定 58 将项目任务分派给小组成员 58 建立项目所需的资源 59 将资源分配到任务中 61 掌握资源分配状况 64 资源分配状况报表 64 资源调配 66 第六章 项目成本设定与监控 67 以阶段方式呈现信息 69 更多项目成本的探讨 70 资源成本 71 实际成本的运作 72 第七章 美化建立好 的项目信息 75 甘特图向导进行甘特图的美化工程 76 Microsoft Project 2002 教学手册 2 条形图样式的应用 79 利用文字效果加强摘要任务 82 第八章 项目任务分派与沟通协调 83 进行项目协作前的一些必要的设置工作 84 利用 Project Server 进行项目协作 84 共享项目文档 94 第九章 在项目间建立更多检视方式 102 如何轻易掌握所有项目状况 102 利用筛选器筛选要观看的信息 106 利用群组依据建立跨部门项目活动 107 第十章 项目报表制作 110 如何制作各类项目报表给您的主管看 111 将制作好的项目数据与 Office 文件整合 115 结论 117 Microsoft Project 2002 Server 安装与相关注意事项 118 安装 Microsoft Project 2002 Server 之前的环境准备 118 用户账户设置准备 119 Microsoft Sharepoint Team Services 安装方式 125 Microsoft Project 2002 Server 安装方式 129 配置 137 Microsoft Project 2002 教学手册 1 第一章 什么是项目管理 项目管理是为完成一个预定的目标 而对任务和资源进行规划 组织和管 理的程序 通常需要配合时间 资源或成本方面的限制式 项目计划可以很简 单 例如笔记本上列出的任务以及它们的开始和完成日期 也可以很复杂 例 如包括成千上万项任务和资源以及上百万元项目预算的项目 大多数项目管理工作多涉及一些相同的活动 其中包括将项目分割成便于 管理的多个任务 子任务 在小组中交流信息以及追踪任务的工作进展 所有 的项目都包括 Sharepoint Team Services 三个主要的阶段 1 制定计划 2 追踪和管理项目 3 结束项目 这三个阶段进行得越成功 顺利完成项目的可能性就越大 在进行项目时有三个基本要素是十分重要的 这三个要素分别为 时间 反映在项目计划中的项目完成所需时间 资金 即项目的预算 取决于资源的成本 这些资源包括完成任务所需 的人员 设备和材料 范围 项目的目标和任务 以及完成这些目标和任务所需的工时 时间 资金和范围这三个因素构成了项目三角形 调整其中任何一个元素 都会影响其他两个元素 虽然这三个元素都非常重要 但通常有一个元素 Microsoft Project 2002 教学手册 2 对于项目有决定性的影响 这些元素之间的关系随着项目的不同而有所变化 它们决定会出现的问题 种类 以及可能的解决方案 了解什么地方会有限制 什么地方可以灵活 掌握 将有助于规划和管理项目 使用 Microsoft Project 来管理项目 Microsoft Project 是一个功能强大而且可以灵活运用的项目管理工具 我们 可以用该工具来控制简单或复杂的项目 它可用来安排和追踪所有的活动 让 我们对活动的项目进展了若指掌 同时 Microsoft Project2002 更是新一代 Microsoft 项目管理软件 相比较 Microsoft Project 2000 具有更多主要新增功能与各项强化特点 其产品系列为 Microsoft Project 标准版 Microsoft Project Professional 与 Microsoft Project Server 加上 Microsoft Project Server CAL 在这一版本中我们可以有三种项目 管理的方案 项目管理 单独使用 Microsoft Project 标准版时 它具备了一套支持基 本项目管理的全方位功能 其中包括了任务排程 资源管理 追踪及报 表等功能 团队项目管理 Microsoft Project 标准版 加上 Microsoft Project Server 和 Microsoft Project Server CAL 的组合 能提供您的组织一个能让所 有项目成员与利益关系人存取项目信息并且进行协同作业的任务群组环 境 企业项目管理解决方案 在企业项目管理的解决方案上 您的组织需要 同时拥有 Microsoft Project Professional Microsoft Project Server 和 Microsoft Project Server CAL 透过这些产品的新功能 您的公司能使 用自订企业代码管理 检视与分析您组织的整个项目公文包 确保输入 数据与报表的一致性 并透过集中式的资源数据库管理资源 Microsoft Project 2002 教学手册 3 在制定项目计划时 Microsoft Project 将根据我们所提供的信息 包括预计 完成的任务 执行这些任务的人员 用来完成任务的设备和材料以及有关成本 计算并建立一个工作计划 一旦制定项目计划之后 我们就需要进行管理 而透过 Microsoft Project 所 提供的功能例如 利用 项目向导 指导您完成项目管理的过程 并提供您进行学习与探索的能力 利用 Excel 任务清单模板 允许项目经理人先利用 Excel 开始建立项 目计划 接着轻易地将其相关任务 资源与各项任务分派移至 Microsoft Project 中 利用 筛选和分组 可以将注意力集中在需要注意的信息 使用 条形图样式 来自订 甘特图 的显示方式 这样不必使用额外 的工具 就可以检视特定的信息 透过选择 视图和图表 可以显示要检阅的正确信息 随时对项目及其 进度进行检阅和分析 您可以进行必要的变更以确保项目在预算范围内 正常执行 透过 自订字段 加入灯号 以便预警项目是否有出现状况 利用 任务分派对话框 允许您依据如技术 可用性程度和工资率等信 息为基础搜寻特定资源 您亦可从您的通讯簿 Microsoft Project Server 企业资源数据库或 Active Directory 增加资源信息 而减少数 据输入的时间 Microsoft Project 2002 教学手册 4 在与他人交流项目信息时 我们更是可以 利用 报表 以书面形式向他人展示项目信息 利用 发布为 HTML 格式或将项目计划存储于 Web 服务器上 使得其 他人可以在 Web 站点上存取项目信息 利用于 Microsoft Outtlook 整合 轻易将项目任务于 Outlook 的工作相 互整合 利用 协作 功能将项目信息发布到 Microsoft Project Server 上 让我们 何以在世界各地轻易取得项目信息 Microsoft Project 2002 教学手册 5 最后 为了随时在工作时获得协助 我们更是可以 利用 项目向导 可以让你轻松上手开始项目管理之路 当你一步一步的 按照她的提示进行项目任务 资源 跟踪 报表的建立并管理项目的步 骤之后 你会吃惊的发现原来项目管理也可以如此得心应手 利用 线上教学课 程 可以协助如何开始使用 Project 利用 项目地图 可以协助你完成立即的目标 同时 无论你是否熟悉 Microsoft Project 都会发现此基本目标先导非常有用 而 Office 小助手 则可以在遇到疑问的时候 透过交谈式的程序协助我 们找到所需要的正确信息 Microsoft Project 2002 教学手册 6 有了这些贴心的设计 再也不用担心不知如何进行一个项目规划或者是 管理了 Microsoft Project 2002 教学手册 7 第二章 Microsoft Project 2002 的新功能 学习完本章后 你将可以 了解 Microsoft Project 产品的演变历程 了解 Microsoft Project 2002 的系列产品 了解 Microsoft Project 2002 的新功能 Microsoft Project 产品的演变历程 Microsoft Project 到现在已经经历了整整四代的生命周期进化了 从 Microsoft Project 1 4 x 的面向个人使用者 到 Microsoft Project 98 面向团队使用者 到 Microsoft Project 2000 面向企业使用者 一直到 Microsoft Project 2002 面向价值链使用者 Microsoft Project 的眼光越放越远 不断为用户提供超乎想像的应用价值 特别是基于 NET 联机能力的 Microsoft Project 2002 将为用户提供更大的企业灵活性 使企业的项目管理水平有了一个新 的飞跃 Micr osoft Project 2002 系列产品简介 Microsoft Project 2002 已经延伸为以下几个系列产品 Microsoft Project 2002 标准版 为我们的新版核心项目管理工具 当使用者仅是利 用个人桌上型计算机管理项目的个别使用者时 可单独使用 Microsoft Project 标 Microsoft Project 2002 教学手册 8 准版便可 当使用者必须协同作业并且与团队分享数据时 则可搭配 Microsoft Project Server 使用 Microsoft Project 标准版 Microsoft Project 2002 专业版 乃是专门针对有企业项目管理功能需求的组织所设 计之新版桌上型应用软件 Microsoft Project Professional 涵括了所有 Microsoft Project 标准版 的功能 更新增许多功能 此外 同时使用 Microsoft Project Server 与 Microsoft Project Professional 更能完全获得企业项目管理功能的好处 Microsoft Project Server 2002 是针对团队与企业项目管理设计之新平台产品 可 做为 Microsoft Project Central Server 使用者之升级选择 我们在 Microsoft Project Server 中新增多项功能 相对于 Microsoft Project Central Server 包括加强 的安全性以及与 Microsoft SharePoint Team Services 的整合 让您能组织 储存 与追踪包括文檔 问题和在某集中共享区的报表等等的项目相关信息 Microsoft Project Server 客户端存取授权 CAL 是一项让使用者有权存取 Microsoft Project Server 服务的授权 具有 Microsoft Project Server CAL 的使用者 能透过称为 Microsoft Project Web Access 的网络接口检视与更新 Microsoft Project Server 中的项目信息 其中包括更新时程表 追踪问题与储存文檔 公文包管理 与任务委派等 每个桌上型应用软件已包含一个 CAL 授权 零售版的 Microsoft Project Server 则具有 5 个 CAL 授权 额外的 CAL 授权可透过大量授权取得 有了这四个系列产品我们可以轻而易举的实现三种项目管理方案 项目管理 团队项 目管理 企业项目管理方案 如第一章所述 总的说来 它们之间最大的差异就在于 Microsoft Project 2002 标准版更着眼于个人生产力提升上 而 Microsoft Project 2002 专业版 和 Microsoft Project Server 2002 更着眼于企业项目管理方案上 Microsoft Project 2002 的新功能 Microsoft Project 2002 有助于项目经理和资源经理支持整个企业的资源 进行项目合 作以及分析项目信息 Microsoft Project 使用 Microsoft Project Server 为企业提供了一个可 扩展 可自定义的解决方案 它具有强大的报告 方案分析和资源管理功能 相比较 Microsoft Project 2000 而言 Microsoft Project 2002 新增了许多激动人心的强 大功能 并且进一步强化了它的以往版本中富有特色的东西 这些新功能设计着眼与提高 Microsoft Project 2002 教学手册 9 在项目中进行日程安排 与资源协作 跟踪进度和交流状态的能力 Microsoft Project 2002 提供的新特性使项目经理用个人电脑就能很容易地创建 管 理 调整项目计划 在用户反馈基础上 增加了智能标记和项目向导以简化操作 强大的 工具和内建的项目管理协助所有用户 从新手到经验丰富的项目经理 都能更有效地完成项 目计划和报表 下面我们将快速过一遍 Microsoft Project 2002 的新增功能 让你能够第一时间体会 到 Microsoft Project 2002 为你带来的全新快感 项目向导 Microsoft Project 有时被认为是一个复杂而难于使用的应用程序 许多用户对项目 管理领域缺乏充分的认识和了解 并且不可能化掉许多的时间来学习该产品的许多重要功 能 对于项目经理而言学习软件不是目的 开展业务才是硬道理 项目向导能最大限度的 指导您完成项目管理的过程 并提供您进行学习与探索的能力 项目向导旨在 为新用户提供一个明确的指导 帮助他们完成项目管理过程中的主要步骤 使用户更方便地发现该应用程序中的主要功能 将 制订决策 环境和领域知识与交互式用户界面相集成 项目向导包含四个目标区域 任务 资源 跟踪和报表 侧窗格提供了循序渐进的说 明 帮助完成项目管理过程中的主要步骤 项目向导不仅是一个帮助文件 它能在您使用 Project 的时候交助地提供相关信息 项目向导带领您创建 管理项目计划 所以即使您不熟悉项目管理方法 您也可以利用项 目向导便捷地创建新项目 管理任务和资源 指定和更改工作时间 跟踪项目和报告项目 信息 在以后的章节中 我们将项目向导为指路标将大家带入 Microsoft Project 2002 的专 业殿堂 Microsoft Project 2002 教学手册 10 智能标记 Microsoft Project 2002 有一个很聪明的帮助功能 智能标记 透过智能标记 你可 以在对项目计划进行修改时轻松地得到反馈 尤其是当这些修改影响到工期的时候 在经 过编辑动作后的储存格中其左上方会显示一绿色三角形在表示该编辑动作已对拥有多种计 划分枝的任务造成了变更 此标记仅会出现在甘特图 窗体和使用状况等视图类型 当移 动鼠标到标记上方将显示计划变更的通知 而按一下标记则会显示替换选择 通常只要编 辑动作可以复原就会显示标记 而在完成新的编辑动作后 标记便会消失 Microsoft Project 提供四种智能标记 进行下列操作会出现标记 资源分配 编辑开始日期和结束日期 编辑工时 单位或工期 在名称列中删除 若要关闭智能标记 可到 工具 菜单按一下 选项 选择 界面 页 再取消选取 为下列显示 标记 和 显示 按钮 区中的所有复选框 如下例所示 当我们更改项目任务的工期时 Microsoft Project 便会给你相关的建议 协作菜单 本菜单替换 Microsoft Project 2000 中的 工具 菜单下的 工作组 子菜单 这个新 菜单和新的指令使得 Microsoft Project Server 更容易使用 因其更直觉化 且仅须较少 步骤便可达成特定目标 Excel 任务清单模板 全新的 Microsoft Excel 模板能用于 Excel 中开始项目计划 以方便快速而轻松地从 Microsoft Project 2002 教学手册 11 Microsoft Project 导入 导出数据 此模板系储存于 Office 的模板目录中 磁盘驱动器 Program Files Microsoft Office Templates 2052 因此可在 Excel 中轻易找到 在活页 簿中有三个主要任务表 分别为任务 信息和任务分配 第四个任务表名为信息 表 但应 避免修改其所载信息 任务 表 任务表的预设字段为标识号 名称 工期 开始时间 完成时间 前置任务 大纲级别和备注 资源 表 任务表的预设字段为标识号 名称 缩写 类型 材料标签 组 电子邮件地址 Windows 用户账号 最大单位 标准费率 每次使用成本和备注 而名为 任务分配 表 的任务表预设字段为任务名称 资源名称 工时完成百分比 工时和单位 当用来从 Microsoft Project 导入或导出数据时 无须进行 数据域位对应 然而若您修改了模板 Microsoft Project 也会尽其所能自动对应任何其它 字段 协同作业菜单 本 协作 菜单替换了 Microsoft Project 2000 中的 工具 菜单下的 任务群组 子 菜单 这个新菜单和新的指令使得 Microsoft Project Server 更容易使用 且更直觉化 使得仅须较少步骤便可达成特定目标 Microsoft Project 2002 教学手册 12 发布 包含一个指令子菜单 指令与功能性列叙如下 全部信息 透过一个步骤来发布项目计划与变更的任务分配 新建及变更的任务分配 此对话框允许您传送新的任务分配与任务分配的变更 项目计划 此指令会复制项目计划到 Microsoft Project Server 中以提供项目检视 重新发布任务分配 此选项让您将服务器重新与 Microsoft Project 同步化 以下为 发布新建及变更的任务分配 对话框 发布新建及变更的任务分配 下拉式清单包括 整个项目 目前的检视 如同一筛 选或折迭式的检视 以及选取的项目 选取的项目是指您在启动此对话框之前便已 选取的任务 您可选择依据资源或任务进行群组 如果选择 以电子邮件通知所有受影响的资源 则会传送电子邮件通知给相关资源 不论 Microsoft Project Server 中是否已取消选取此选项 编辑消息正文让您审视和修改传送到资源的电子邮件讯息 开始与结束日期是给任务分配而非任务之用 这是对 Microsoft Project 2000 的改 良 项目计划 此指令会传送项目到 Microsoft Project Server 且您能选择只发送项目计 划的摘要信息或整个项目计划 其不再需要第二个数据库用作储存项目计划 重新发布任务分配 此指令替换 重新传送全部讯息 并包括二个新的选项 此对 话框如下 Microsoft Project 2002 教学手册 13 若钩选 改写由资源输入的实际工时 其会将任务分配传送到 Microsoft Project Server 并覆写原来的任务分配 若未钩选 则任务分配信息会传送到 Microsoft Project Server 但会保留已记录的实际值 成为这些任务分配信息的管理员 让您能接手选定的任务而成为管理人 从而 实现多重项目经理的管理 项目中心 在让项目经理人能在 Microsoft Project 中检视位于 Microsoft Project Server 中的相 关信息 而无须在二个应用程序窗口间进行切换 在侧边窗格中您可以按一下连结到 Microsoft Project Server 中 即会自动针对开启项目筛选信息 并显示在 Microsoft Project 中 如果您有联机到 Microsoft Project Server 则下列 Microsoft Project Server 的视图可显示在您的 Microsoft Project 中 Microsoft Project 2002 教学手册 14 Microsoft Project Server 工具列 除了新增的菜单外 亦有工具列提供对应到 协作 菜单功能的按钮 分配资源对话框 本对话框已变更为支持新的功能性 以下为新的 分配资源 对话框 Microsoft Project 2002 教学手册 15 当按下在 资源列表选项 左侧的按钮时会显示或隐藏筛选器信息 当钩选 筛选依据 后 便能启用下拉式清单与 其它筛选器 按钮 下拉式清 单中列出所有的资源筛选器 其它筛选器 按钮会显示 其它筛选器 对话框 而如果使用者建立了一个新的 筛选条件 即会立即出现在 筛选条件 下拉式清单中 当钩选 可用工时 后 每个资源对所选取任务工期的剩余可用时数便会被计算 并与对话框内的数值做比较 可用时数等于或大于选定数值的资源便会与选定任务 已被分配到的资源一同显示于清单中 可用工时 是用以下列方式进行计算 对于每个资源而言 日历与可用性作业分布是已知的 而选定任务的工期也是已知 的 资源对选定任务的任务时数是以资源的日历为基础来计算 然而 可用性作业 分布可能会使任务时数有所增减 且可用性会因为资源在同一天进行了不同分配而 减低 因此 可用任务时数系先乘以可用性作业分布数目 再减去现有的任务分配 透过此种方式 您可见到每个资源的全部的剩余可用时数 例如 某任务开始于第 1 天而结束于第 12 天 第 6 和 7 天为周末 且项目日 历上第 8 天为假日 因此其工期仅有 9 天 如果要指派资源给此任务 则其须花 费 72 小时的任务时间于此任务 但若资源的可用性作业分布设为 50 则会减 为 36 小时 且如果其已于第 1 与第 2 天被分配 50 的资源 每天 8 小时 则可用之剩余时数为 28 小时 新增资源 按钮允许您新增资源到资源清单 您有好几种选项可以取得 资源的名称 然而这些选项必须视您的环境而定 这些选项包括 Active Directory 通讯簿和 Microsoft Project Server Microsoft Project 2002 教学手册 16 o Active Directory 按一下这个选项 您能搜寻使用者或群组以加入资 源到您的项目计划中 o 通讯簿 按一下这个选项可以显示您的 Exchange 通讯簿 接着您便 可选择要加入项目计划的资源 o Microsoft Project Server 导入 Microsoft Project Server 资源 对 话框会出现 您可在此选择现有的 Microsoft Project Server 资源 最近新增的资源也会出现在清单中 即使其未满足任何筛选条件 然而这 些资源只有在新增的时候能够看到 其余时候皆无法使用这些资源 图表 按钮会开启对话框让您选择针对何种信息与那些资源显示图表 此能协助您选择最佳的资源给任务 资源信息的选择是由 可用剩余 任务 与 任务分配工时 而定 右侧图例显示那些资料线与那个资源 对应 不钩选资源则会自图形化视图中去掉资源的数据 以下为显示任务 分配工时的对话框 便于使用的小功能 1 DEL 键不再删除一整列 而仅清除选定的储存格 当在名称字段中选择 Del 键 时 回馈标记会询问是否删除整列 或仅删除任务名称 2 可手动调整标题列高度及标题储存格文字换行 现在标题储存格的高度可手动调整 而且亦提供让文字在标题储存格中自动换行 Microsoft Project 2002 教学手册 17 的能力 依预设是启用储存格的文字自动换行选项 若要手动调整列高 只需拖曳列 底的框线至适当高度即可 手动调整标题列高度会关闭文字自动换行功能 不过您只 要按两下标题储存格并选择 最佳匹配 即可重新启动文字自动换行功能 3 当文字换行设为真时 可自动调整列高 4 当切换至其它应用软件再切换回 Project 时 编辑模式仍维持不变 5 可轻易调整使用状况检视时幅表的字段大小 6 可在不同屏幕编辑字段 Microsoft Project 2002 教学手册 18 第三章 项目基本设定与快速上手 学习完本章后 你将可以 如何利用现有范本快速完成项目 如何由旧有项目建立一个新项目 如何由零到有快速建立一个项目 Microsoft Project 是一个功能强大而且可以灵活运用的项目管理工具 我们 可以利用 Project 来控制简单或复杂的项目 它可以用来安排和追踪所有的活动 让我们对活动的项目进度了若指掌 制作一个项目首先便是制定项目计划时 Microsoft Project 将根据我们所提 供的信息 包括预计完成的任务 执行这些任务的人员 用来完成任务的设备 和材料以及相关的成本 计算并建立一个工作计划 实际上要开始进行一个项目 我们可以由以下几种方式开始 利用范本方式进行部署 利用现成的文件快速变更成自己的部署计划 从空白项目开始制作起 下面我们将逐一说明如何进行一个项目 利用范本方式进行部署 联信股份有限公司为一家从事贸易的公司 在最近 由于公司快速的成长 面临了企业快速变更的挑战 公司决定全方位导入知识管理系统 实际上 在 原本传统的作业下 总是老业务带领着新业务 而知识都只是藏在老业务的脑 海中 而一旦老业务离职或者是高升时 这些知识也就随着老业务的离职而消 失 最近 公司决定不如数字化工作环境 于是也决定导入 Microsoft Project 2002 以便能够好好将知识传承下去 而你便 是这项工作的执行者 我们要做的第一道工作便是了解如何快速进行 Microsoft Project 2002 部署计划 并告知老板知道 这向计划老板要求能够在两个月内完 成 此时 我们应该怎么办呢 正所谓前人种树 后人乘凉 直接套 用范本是最快而最有效率的方式 所幸 Microsoft Project 提供我们许多范本供 我们直接套用 只需选择适合我们使用的范本再将项目的时间与日历变更好 这样 项目便几乎规划完成了 要进行这项工作其方法为 1 开启 Microsoft Project 2 由 文件 新建 或由 任务窗格 新建项目 中选取 根据模板新建 通 用模板 Microsoft Project 2002 教学手册 19 3 最后选取 Project 模板 4 此时便会出现许多模板供我们选择 有模板中选择 项目管理办公室 注意 如果 Microsoft Project 2002 没有完全安装这些模板将不会出现 5 接着 按下 确定 一个初具原型的项目计划就出现在我们面前了 感 觉真的是很过瘾 好多步骤 Microsoft Project 2002 已经为你想到了 那 么下面就是把这个计划真正变成自己的计划了 6 这时 首先需要关注是 a 项目的日程排定方式 由项目开始之日起或是由项目完成之日起 Microsoft Project 2002 教学手册 20 b 项目进行时的日历 7 由 项目 菜单选取 项目信息 以便进行上述信息调整 8 由于老板要求能够在两个月内完成 因此我们在 日程排定方法 中设 定 由项目完成之日起 安排我们的计划 9 接着在 完成日期 中输入为二个月后 其中 有红色圆圈的地方按一 下可以跳到今天的日期 10 接着 在 日历 中设定自己公司的工作日历 11 最后 按下 确定 12 这时 你会发现我们的项目管理办公室计划已经变成我们所需的时间 了 13 可是 如果这样的时间是老板不能接受的该怎么办呢 14 不要紧 试着改变自己在运作上真正的时间 同时把不要的工作任务 删除 我们便会发觉 Project 便会再自动的帮我们计算最终的结果 15 试着利用鼠标拖拽不要的任务 再按下右建后 选择 删除任务 Microsoft Project 2002 教学手册 21 16 所需的工作时间又会重新计算了 17 当然 如果改变工期同样也会重新计算的 18 利用如此方式便能快速制作出一份真正属于自己公司的项目管理办公 室建立计划了 Microsoft Project 2002 教学手册 22 利用现成的文件快速变更成自己的部署计划 如果文件早已经由之前的人制作完成了 我们也可以拿以往的项目资料直 接修改成为新的项目计划 不过 偷也要有技巧的 不要偷了之后却不知道如 何修改才是 要直接修改之前的文件 其方法为 1 打开要修改的项目文件 2 由菜单中选择 项目 项目信息 3 此时又回到了之前我们所说明的对话方块 4 试着 变更排程方式 开始或者是完成日期 日历状况 按下 确定 按钮即可 5 当然了 如有必要也可以变更其任务内容或者是工期时间的长短 然而 这至少你不用从零开始制作起了 从空白项目开始制作起 火速上线 如果正巧这个项目从没有人进行过 而范本也没有类似的项目 这时 我 们只好从零开始了 但是不用担心 Microsoft Project 2002 有一个非常激动人心 的新的交互式工具 它将帮助你更加快速更加有效的开始你的项目计划编制 这个项目向导将会一直贴心的停留在左窗格 帮助你建立一个新的项目 管理 任务和资源 跟踪你的项目和报告项目信息 好了 让我们白手起家 开始产 生并建立一个全新的项目吧 联信公司计划开发一款新颖的 mp3 产品 研制时间越早开始越好 项目经 Microsoft Project 2002 教学手册 23 理杨辉洲已经在头脑中构思好了一个行动框架计划 嗯 还是赶快开始 将它 做出计划向老板汇报吧 1 开启 Microsoft Project 2 试着在 任务窗格 中找到并按下 新建 图示 3 这时 项目向导就会出现在左窗格处 4 那么 我们就按照项目向导的提示开始 定义项目 既然希望越早开 始越好 项目开始时间就确定在 9 月 2 日正式开始 定义好项目估计开 始的日期之后 单击 保存并前往第 2 步 Microsoft Project 2002 教学手册 24 5 接着 项目向导就会询问你是否在项目工作组中更新你的项目信息 如 果你没有在服务器上安装 Microsoft Project Server 或者目前你不希望发 布你的项目信息 那么就请选择 否 反之 则选择 是 由于 mp3 新产品开发还处于构思阶段 项目工作组还没有正式成立 目前还没有 考虑信息发布问题 故此处选择 否 然后 单击 保存并前往第 3 步 Microsoft Project 2002 教学手册 25 6 接下来要做的就是保存你的项目 请单击 保存 在弹出的文件保存 窗口中 辉洲决定以 开发 mp3 新产品 作为他的文件名 保存在 我的 文档 夹中 单击 保存 按钮 然后 单击 保存并前往第 4 步 6 现在 就是开始录入你的项目任务和所需的时间的时候了 Microsoft Project 2002 教学手册 26 7 这个 mp3 新产品开发包含以下内容 任务名称 工期 立项 7d 策划 5d 研发和工程化 25d 模具开发 25d PCB 开发 15d 软件开发 15d 质量评测 10d 量产 10d 产品上市 2d 8 此时在画面右方的甘特图便会自动变长 9 接着选择任务 4 6 按下 降级 图示 使整个项目结构变得更有结 构性 10 但是这还不够 老板们都希望看见项目的整体情况 难道我们还需要 将每一项加起来吗 不用 Microsoft Project 早就为我们准备好了 在菜 单中选择 工具 选项 在弹出的 选项 窗口中选择 视图 页 甘特图 Microsoft Project 2002 教学手册 27 接着 在 视图 页找到 显示项目摘要任务 然后将其钩选上 这时 你会发现你得到了项目的情况总览 12 由于开发 mp3 新产品 首先要做的是立项 成立 Team 小组 进行初 步市场研究等 然后才进行项目具体行动的策划工作 因此 我们选择 立项 以及 策划 两项任务 13 按下工具栏中的 连接任务 图示 14 此时在甘特图中出现一个连接线代表所选择的第一个任务完毕后才会 进行第二选取的任务 同时 这两个项目的时间也会相应的进行自动调 整 Microsoft Project 2002 教学手册 28 15 重复 12 13 步 很快一份完美的计划就呈现在辉洲的面前 包括项目 的总工期 开始和完成时间都自动计算出来了 进行一个项目计划工作就是这么容易 不难吧 如果你还想要 进行一个项目当然不是如我们所说的每一个都是如此的顺利 或许你可以 在设定时想到了有一些需要变更 那该怎么办呢 没问题 以下告诉您怎么 做 了解 项目信息 更多功能 在一开始出现 项目信息 对话窗口时实际上还有许多选项供我们设定 这些选项功能有些简易的项目计划是较少使用的 接着 我们便一个一个详细 说明 开始日期 如果项目的排定是由项目开始日来排定便可以在此输入项目开 Microsoft Project 2002 教学手册 29 始的日期 完成日期 如果项目排定是由项目完成日来排定便可以在此输入项 目完成日期 日程排定方法 设定项目是由项目开始之日来排定或是由项目完成 之日来排定 当前日期 通常指的为此 Project 文件开始建立的日期 状态日期 由于项目规划的初期 其所预估的时间 成本等等皆有 可能根据实际的情形而需要修正 这时 项目经理除了需要适当修正外 也可能想要保留原本预估的信息以便于后期进行比较时使用 此时 我 们便可以在 状态日期 中输入想要保留的日期 再结合 Project2002 的 存储比较基准 的功能便可以追踪比较同一个项目档案在不同时机 点的规划时间 成本情形 如果将 状态日期 设定为 NA 那么 Microsoft Project 便会将目前 日期当做状态日期 日历 设定此项目的日历 如果需要加入更多的日历或变更其设定 我们将于下节中说明 优先顺序 Microsoft Project 2002 可以轻易的整合多个项目 当多 个项目同时进行时 资源的分配便可能发生不足的情形 此时 当资源 在跨多个项目进行分配时 便可以在此设定优先权限 其中 我们可以 输入 0 1 000 之间的数字 数字愈高表示任务具有较高的优先权 Microsoft Project 会先考虑任务层级的优先顺序 然后再考虑项目层级 的优先顺序 项目统计 为 Microsoft Project 2002 新增功能 可以使你多纬度的 一目了然的了解项目的开始及完成时间 工期 工时 成本以及项目完 成百分比 随着项目的进展更会告知实际与计划的差异情况 定义项目工作时间 在选择 日历 时不知大家是否有发觉 如果自己公司的日历正巧在 Project 中没有提供这该怎么办呢 例如 项目经理杨辉洲发现 他的项目时间 跨度是 9 月 2 日 11 月 22 日 可是公司因为十一国庆节放假 有一个星期项 Microsoft Project 2002 教学手册 30 目小组成员都不在 没有关系 Mircosoft Project 2002 提供了十分方便的修改工 具 1 还是利用 任务窗格 的向导帮助完成修改工作 找到 定义常规工作 时间 2 此时会出现 定义项目的常规工作时间 窗口 我们就选择在 标准 日历上作修订 右边窗格可以预览 标准 日历的工作日设置为 每周 周一至周五 8 00 12 00 13 00 17 00 为工作时间 一共作五步操作即可 完成日历设置 够简单吧 接着结束第一步的工作 单击 保存并前往 第 2 步 3 接着需要 定义工作周 决定一周中的哪些天是工作日 缺省是周一 到周五 正是联信公司的每周工作日安排 故不用变更 单击 保存并 前往第 3 步 Microsoft Project 2002 教学手册 31 4 接着出现 设置假日和倒休 窗格 这就是我们此次日历变更的关键之 处 单击 更改工作时间 5 接着便会出现 更改工作时间 对话框 Microsoft Project 2002 教学手册 32 6 接着 我们可以利用鼠标 Ctrl 键进行不连续选取 也可以利用鼠标 Shift 进行连续选取 7 十一放假为 10 月 1 日 10 月 7 日 那么就把这一段时间选取上吧 再 选择设定为 非工作日 而 9 月 28 日 9 月 29 日为调休时间 故应将 其选择上后 设定为 非默认工作时间 当然还可以输入 从 至 到 的工作时间 按下 确定 按钮 回到 项目工作时间 窗格 这一步也完成了 那么我们就单击 保存并前往第 4 步 吧 8 接着出现的就是 定义时间单位 窗格 需要我们决定每个工作日的工 作工时 每周的工时 每月的工时 标准日历的缺省为 每日工时 8 小时 每周工时 40 小时 8 小时 天 5 天 每月工作日 20 天 这个 正好是联信公司的工时安排 故不用变更 直接单击 保存并前往第 5 步 Microsoft Project 2002 教学手册 33 9 接着便会出现 项目日历已设置 的提示窗格 告诉你 一切都大功告 成了 等等还是一步 当然是别忘了 保存并完成 当然如果你不希 望在 标准 日历上作修订 你也可以通过按下 定义附加日历 创 建属于你们公司的或者你们项目自己的工作日历 一个与前面 项目工 作时间 设置类似的向导回带领你 轻松完成附加日历的创建工作的 10 当然 我们还有其他途径也可以设定你的项目日历 在菜单中选择 工具 更改工作时间 你同样也可以得到 更改工作时间 对话框 进行上述操作 11 那么 在这儿我就教大家一个不用向导创建一个属于你们公司的或者 你们项目自己的工作日历的方法 12 在 更改工作时间 对话框中 按下 新建 便可建立一个新的日历 13 接着 为此项目日历建立一个名称 例如 开发 mp3 新产品 同时选 Microsoft Project 2002 教学手册 34 择复制来至于原来 Project 中的哪个日历 按下 确定 按钮 14 预设工作时间可以在 选项 中变更 15 按下 选项 后 会出现另外一个对话框 在此可以 设定 财政年度开始于 默认开始时间 默认结束时间 每日每周 工时 以及 每月工作日 等等信息 17 按下 设为预设值 后 可以将改变变更为预设值 18 在这儿新增的项目日历与用项目向导新增的项目日历相比最大的不同 是 在这儿并不是设定完毕就好了的 我们还需将这个项目也要套用为 新的日历才行 19 由菜单中选择 项目 项目信息 此时又会回到之前我们所说明的项 目信息对话框 20 在 日历 中选择套用新的日历 开发 mp3 新产品 按下 确定 这样目前开启的项目才会套用成为新的日历 21 当然用项目向导建立项目日历是不用额外操作这一步的 项目向导会 自动给我们建好的 将新建的日历分享出去 建立好的新日历在预设状况下当我们再建立一个新的项目或是开启以往的 Microsoft Project 2002 教学手册 35 项目档案时都会发觉这个日历不会存在 然而 如果我们想要把日历分享出去 或是在另外一台电脑中也能够使用这个建立好的日历 该怎么做呢 下面告诉你如何进行 当我们打开一份新的项目时可发现之前定制的日历在预设状况下并不存 在 1 由 工具 菜单中选择 管理器 此时便会出现 管理器 对话框 2 在此对话框中选择 日历 3 此时我们便可以看到此项目档案所有的自订日历 4 点选想要分享的日历按下 复制 到 GLOBAL MPT 中 注意 如果想要将不要的日历删除 我们也可以在此对话框中选择 删除 5 当信息复制到 GLOBAL MPT 后 下回再新建任何项目时便会发觉多了 一个我们所建立的自订日历了 当我们再新建一份项目时可发现自订的日历在预设状况下便会存在了 6 如何把建立好的自订日历分享到其他电脑呢 很容易的 只要把 GLOBAL MPT 这个复制到其他电脑中并取代之这样便可以了 7 在预设状况下 我们可以在 C Program Files Microsoft Microsoft Project 2002 教学手册 36 Office Office 2052 找到 GLOBAL MPT 这个文件 第四章 项目工作的安排与设定 在上一章中 我们学习了如何快速开始编制项目计划 特别是如何利用项 目向导开始我们的项目管理第一步 而在本章中 你将进一步学习项目工作的 安排与设定 学习完本章节 你将可以 了解如何在项目中建立任务 了解如何输入任务的工期 了解如何调整任务的层次 了解如何设定任务之间的关联性 了解如何在任务中加入更多说明 联信公司最近开发了一款新产品 而由于工作的需要 产品经理马强北要 求负责推进这项上市活动项目 当然 为了好好表现利用电脑来管理项目是必 要的 在以往 马强利用最熟悉的 Excel 来绘制与管理项目 虽然 Excel 的报 表同样也可以让我们以类似甘特图般的方式来观看项目 然而 一旦计划变更 天啦 你能想像吗 光是重新调整报表 马强便要花上一天的功夫来进行这项 工作 Microsoft Project 2002 教学手册 37 利用 Execl 来绘制与控制项目 不好吧 所幸 在公司的全面改革下 公司导入了 Microsoft Project 2002 而马强也 正好可以利用这个好机会好好的重新规划新产品上市活动项目 现在 你将与 马强一起来完成这项工作 因为老板正想了解这个上市活动你打算在何时进行 项目任务的输入 在任务名称中输入资料 1 首先 我新建一份 Project 文件 2 利用上章所述方法 使用项目向导建立新项目计划 其中 日程排定方 法 使用 从项目开始之日起 而日历使用 标准 3 接着 把所需任务输入到 Project 环境中的 任务名称 栏位中 在 任 务 向导中找到并按下 列出项目中的任务 4 接着便会出现 列出任务 窗口 提示你有两种方式可以录入你的项目 任务到 Project 环境中的 任务名称 栏位中 其一为人工方式一一把所 需的任务录入 其二为从 Excel 导入任务 Microsoft Project 2002 教学手册 38 5 手工方式只需在 任务名称 栏位中逐列往下写即可 技巧 我们也可以以两种方式来掌控项目的总体信息 1 在输入任务时 可以把第一个任务视为项目的名称 通过 使其成为第一层任务 2 在菜单中设定 工具 选项 在 视图 页中的 大纲选项 中的 显示项目摘要任务 勾选上即可 预设值是没有开启的 Microsoft Project 2002 教学手册 39 读取来至 Excel 的资料 实际上 有不少使用者在不懂 Project 时便是把资料建立在像是 Microsoft Excel 中 一旦要调整时间进度 少则几小时 多则甚至高达一天 便是为了重 新再绘制一份项目报表 因此 学习利用正确的工具来进行项目工作将可事半 功倍 效率上也会提升不少 可是如果资料早已经建立在 Excel 中了该怎么办呢 重新输入资料一次 还是有更好的办法 当然有 利用 Excel 导入向导 1 在 列出任务 窗口中 按下 导入向导 即可从 Excel 中导入任务 2 接着就会出现打开文件对话框 选择一个目标 Excel 文件 单击 打开 按钮 Microsoft Project 2002 教学手册 40 接着出 现 导入向导 对话框 单击 下一步 按钮 4 接着出现 导入向导 映射 对话框 为了确保将 Excel 信息导入到 Microsoft Project 的正确的域中 故而需要创建或编辑 选择 使用现 有映射 导入映射 在此我们选择 新建映射 然后 单击 下一步 按钮 Microsoft Project 2002 教学手册 41 5 接着出现 导入向导 导入模式 对话框 根据我们已经建立的 Excel 情况主要为任务方面的数据 故选择要导入的任务数据为 任务 有 三种导入文件的方式 在此我们选择 作为新项目 然后单击 下一 步 按钮 6 接着出现 导入向导 任务映射 对话框 这时系统会自动读出我们要 导入的 Excel 文件的工作表 由于产品经理马强的任务数据都放置在 任务计划 表中 故映射任务数据时 选择 源工作表名称 时选取 任务计划 工作表 Microsoft Project 2002 教学手册 42 7 系统会自动将 任务计划 工作表中的列名称 一览无疑清凉秀 读入 从 Excel 域 中 并可以从下面的 预览 中看见该列的信息情况 8 接着我们要将任务信息 从 Excel 域 映射 到 Microsoft Project 域 从 到 Microsoft Project 域 选择要映射的 Microsoft Project 域 名 称 按 回车键 即可选定 9 如果还有其他信息需要 从 Excel 域 映射 到 Microsoft Project 域 则改变工作表中的域 重复步骤 8 的操作即可 10 以上映射完毕之后 单击 下一步 按钮 结束本对话框操作 11 到此 我们的数据导入工作便大功告成了 单击 完成 按钮关闭对话 框 Microsoft Project 2002 教学手册 43 12 最后映射来至 Excel 的任务 技巧 实际上我们还可以利用剪贴 即复制来至 Excel 的信息 粘贴到 Project 的任务名称中 或是拖曳方式 把 Excel 中的工作项目信息 转换到 Project 环境中 Microsoft Project 2002 教学手册 44 利用拖拽方式便可以把 Excel 中的工作项目转换到 Project 环境中 周期性任务 除了直接输入或是读取来至 Excel 的任务资料外 如果我们的任务是一项 重复发生的任务 如 月例会或是连续几次的相同而重复的工作 便可以定义 为周期性任务 要输入周期性任务的方法为 1 由菜单中选择 插入 周期性任务 此时便会出现 周期性任务信息 对话框 2 在 任务名称 栏中键入此任务名称 如 周例会 3 在 工期 方块中键入此任务发生所需要的时间 4 在 重复发生方式 下按一下 每天 每周 每月 或 每年 并指定任务发生的频率 Microsoft Project 2002 教学手册 45 5 最后 在 重复范围 中设定反复次数或是结束的日期 6 按下 确定 按钮便完成了输入周期性任务的工作 完成后的情形 依设定状况不同而有不同 输入与设定任务工期 输入完任务名称后 接着便是估计并输入此任务所需要花费的时间 而在 输入时 Project2002 提供许多弹性的功能让我们输入工期 这些方式包括了 直接估计并在 工期 栏中输入数据资料 0 天 里程碑 利用 周期性任务 方式输入任务工期 利用 任务信息 功能来设定条件 以 任务分隔 进行更弹性设定 接着 我们便一一探讨其使用方式 直接估计并输入 输入工期最简