加快财务月结关账的建议

关于加快财务月结关账的建议下面是关于加快财务月结关账的思考及建议，请审阅及支持。一、当前现状当前公司月结关账耗时较长。根据对四月的关账时间调查，A公司用了5天时间（由于出现异常，较原关账计划延迟1天），B公司用了10天时间（未设定全流程或跨部门的关账计划，仅有本部门的关账计划）。当前关账流程中，各个模块的耗时图示如下：A公司5月开始关账12345678910111213应收模块关账应付模块关账固资模块关账库存关账成本关账总账关账个报出具合并报表出具B公司5月开始关账12345678910111213应收模块关账应付模块关账固资模块关账库存关账成本关账总账关账个报出具合并报表出具、世界标准下面的表格是从美国生产力与质量中心获取的数据，显示在成本效率、流程有效性、员工劳动生产率和财务报表关账流程周期时间的标杆对比（此处仅节选了周期时间）：周期时间最佳表现中等绩效基本在业务部门层面进行月底关账的时间周期2.95在业务部门层面进行年底关账的时间周期2.67.5、月结关账周期目标建议财务月结关账周期目标确定为：基本目标是4个工作日（关账3天，报表1天），拉伸目标是3个工作日。A公司在加快财务月结关账实践活动方面的经验表明：在3个工作日内完成关账，第4个工作日完成个报及合并报表，是可行的。四、上市公司的业绩披露实践据统计，2015年港股上市公司最早发布业绩公告及年报或半年报的最早时间是：（1）年报最早是1月15日及21日。（业绩公告或年报，下同）（2）半年报最早是7月4日及7日。2015年沪、深股市上市公司最早发布业绩公告及年报或半年报的最早时间是：（1）年报最早是1月15日及23日。（2）半年报最早是7月13日。有关上市公司披露业绩的时间统计如下：港股2015年数量年报1月172月863月1543长城汽车3月20日4月1104AB公司4月27日7月498月1622长城汽车8月22日9月930AB公司9月12日半年根据上述统计，有近半数上市公司能够提前1个月披露业绩或发布年报。有研究表明，业绩较好的上市公司都倾向于尽快披露业绩。最现实的例子是，长城汽车始终提前披露业绩，较AB公司披露时间早30-40天五、我们的业绩披露实践在现有财务关账月结时间进度基础上，我们的整个审计及业绩披露周期基本占用到最大周期，即基本是赶在最后两三天公布业绩。这种“追赶末班车”的状况，至少会给公司带来三个方面的风险：（1）“追赶末班车”导致有效工作时间不足，导致业绩报告编制质量下降，其中可能会有若干错误不能及时发现，有时可能会构成重大差错，造成信息披露的违规或重大错报漏报。（2）当公司管理层需要对公司经审计的业绩表现进行进一步讨论时，已经没有时间了，只能被动接受。（3）因为有大量此类“追赶末班车”的上市公司存在，所以业绩披露时间大限来临之前的两三周，审计师的时间需求是极度具有竞争性的，这会导致审计师与管理层不会有充分沟通的机会，也会导致审计师的工作质量下降。六、业绩披露周期建议结合公司实际情况，建议公司加快业绩披露进程，分两步走：（1）近两年，加快15天（2）两年后，再加快15天即，近两年的业绩披露周期目标是：半年报45天（7月1日一一8月15日）年报75天（1月1日一一3月15日）七、业绩披露周期作业计划经与审计师协调及确认，按照上述目标设计的2015财政年度业绩披露周期计划是:2015中期完成日期事项2015/7/5此日期前完成国内账定稿及审计清单2015/7/6这周开始审计师到现场审计，为期2星期2015/7/20此日期前合并报表初稿提交给审计师，并在本周完成现金流预测2015/7/27这周审计师进行内部复核工作及技术部门审阅，及解决审核未定事项2015/8/3这周合并报表疋稿2015/8/7业绩稿2015/8/14报告出具日2016年审完成日期事项2016/1/11此日期前完成国内账定稿及审计清单，填好银行询证函2016/1/18开始审计师到现场审计，为期3星期2015/2/8中国春节，应于这时间前把合并报表初稿提交给审计师2015/2/15本周初期完成现金流预测2015/2/22这周审计师进行内部复核工作及技术部门审阅，及解决审核未疋事项，需时229/02/2015这周合并报表疋稿2016/3/7业绩稿2016/3/15报告出具日（具体执行时会略有修订，最终执行以修订版为准）按照上述业绩披露周期计划，其对月结关账周期的时间要求是：不超过4个工作日。八、实施策略实现财务月结关账流程的加快是保障加快业绩披露进程的基本保障。实施的基本思路、关键路径、主要障碍及对应解决思路如下：基本思路：通过移除时间延迟和作业并行化减少月结关账的周期时间，提高财务报告出具时间的可预期性。关键路径：应收模块库存模块成本模块总账模块报告模块。主要障碍：1、缺乏对业务流程或业务端的关注。业务流程或业务端的运作准确性会影响财务记录的准确性。输入的是垃圾，输出的一定是垃圾。根据A公司的经验，业务端的同事未必对ERP系统足够熟悉和熟练，业务端同事的更替也会导致录入错误率提高，更加严重的是业务端的同步录入性太低，大量工作不能日清日毕，而是积累到月末一次处理，加剧提高出错率，增加了业务处理及更正延迟时间,还会对服务器处理能力增加压力进而导致宕机概率大大提高。解决思路：（1）建立及发布月结关账全流程时间计划（关账清单），涵盖业务端及财务端，确定关键节点责任人，明确其闭环递交数据工作的具体时间和要求，提出关账绩效考核要求。（2）关账前一周每隔一天运行一次试关账，收集所有异常信息，包括业务单据处理延迟、信息录入错误、物料价格未录入或录入错误等。（3）每次试关账结果公开发布给相关业务端。对业务端的作业质量要求是零延迟和零差错率。（4）月结关账完成后，公开发布关账绩效结果给相关业务端，指出优劣及改善要求。2、降低信息系统不可靠性。当前信息系统不可靠性主要来源于升级或打补丁。解决思路：（1）升级或打补丁完成一周后或月结关账前，试运行一次关账。（2）备份系统，在备份中运行关账，检查是否存在运行障碍。（3）或者可选择增加X-a会计期间，对升级或打补丁前的X会计期间进行关账。（4）6月中下旬和12月中下旬尽量避免升级或打补丁3、不区分重要性水平。重要性水平没有合理设定，大量时间花费在部分细枝末节事项上，实际对最终报告数字影响较小。如，A公司应收模块月结关账时间较长，主要原因往往在于获取全部银行收付款回单及利息单等耗时较长，尤其是利息单。主要银行账户基本都开有网银，主要交易也是集中在开有网银的账户，未开网银的账户的重要交易很少且获取回单较容易，所以，未达账项的重要性水平一般很低，如部分账户的利息单，在此类重要性水平较低的事项上花费较多时间则得不偿失。解决思路：（1）区分重要性水平，放弃对细枝末节的追求，延迟确认该类交易事项，或采取其他合理方式，具体可视具体事项而定，但是建议处理方式要尽量保持前后一致性。（2）针对银行回单而言，打印网银回单代替银行回单，或之后获取银行回单后再附加在凭证后面，或每月延迟的银行回单标记对应凭证号码之后单独装订，附在最后一本银行凭证订本后面。4、缺乏足够灵活的并行化或前置化处理。限于部门职责或岗位职责等划分或其他种种原因，部分事项处理流程采取的是串联式处理方式。流程改善的四大基本工具是“取消、合并、简化、重排”，最常用和最简单的方式是重排，主要是并行化或前置化处理。解决思路:（1）交易数据的检查与核对前置化处理，在关账之前多次执行，并将执行结果导出公布。杜绝类似关账时才发现料品档案还未开始维护或未完成维护，由于缺少料品价格等信息而无法执行关账的现象。另外，通过梳理从业务数据录入到财务报表出具流程，可以发现若干可前置化处理或并行化处理的业务，比如，固定资产折旧计算的会计准则规定是当月投入使用次月开始计算折旧，因此，该事项可安排在每月第1周或第2周完成折旧计算和计提，而非延迟至月末最后一天。（2）至少在关账前3个工作日检查核对总账及分类账、总账模块与业务模块。（3）公司合并报表技术由顺序分层合并法改为平行合并法。该方法可灵活设定及任意增减合并层级，且能够准确实现个别报表与合并报表的同时出具，也可以出具多个合并范围的合并报表。比如，集团合并范围内可同时出具集团合并、集团本级合并、子集团公司合并等不同目的的合并报表。（4）应收应付模块关账后开始核对内部往来与关联往来，与库存或成本关账平行处理，同步完成。（然后就可以开始同步编制个别报表和合并报表了。）这里要强调的是，核对内部往来与关联往来是月结关账过程中必须执行的步骤，但可豁免发出纸质签章版对账函，采用EXCEL+EmaiI传递简单核对一致即可。对于差异项，因为是连续对账，所以查明原因耗时不多，被动记录方（一般是债务方）可采取暂估方式保证账簿记录一致。如有例外情况，可通过设定合并抵消规则（取大、取小、取主动方（一般是债权方）、取被动方等）对差异额在合并底稿层面进行调账。该对账记录形成合并报表工作底稿中的抵消分录工作底稿，构成多个合并范围下的抵消分录的数据来源，（详细格式可参考我之前发出的（一次）平行合并法下的合并底稿）。对于合并资产负债表中的少数股东权益，可按等效股权计算少数股东权益的份额并抵消内部股权投资(5) 附属公司的月结关账时间不超过2个工作日。可要求在期后第2个工作日下午提交个报报表，否则无法及时与总部核对内部往来和关联往来。增加报表出具后的逻辑检查和分析性复核程序。已知当前已经在报表底稿中设置了基本的逻辑检查公式，可检查或验证数据的逻辑性错误，但缺乏分析性复核程序。有些错误要等到使用者使用时才会被发现，或者很久之后才被发现，降低了财务信息对决策支持的增值性。5、其他障碍实际运行过程中，还存在其他更多障碍，不再一一列举。有计划性的消除或使其受控，都能够促进加快月结关账速度，提高报表出具时间的可预期性。九、总结月结关账流程体现的是财务部门及时、准确完成并报告期间财务信息的能力，是决策支持职能的基础保障。持续及深度提升这种能力的方法既是多维度的，如流程层面、信息技术层面、人员及组织优化层面，也是多流程环节的，如交易处理环节、数据收集环节、关账及数据提交环节、报表编制及合并环节、内外部报告环节、财务分析环节等。在这些方面，我们还有很多任务要做，具体待有需要的时候，可以再做详细分析和报告。基本建议是：先提速后提质，然后持续改善，再深度优化。当前我们的关注重点是：提速！希望领导可以支持实施上述建议。文中不正之处，敬请随时指正2015年5月27日附件:1、会计管理程序3-月结工作时间节点（A公司）2、巧用内部往来汇总合并财务报表（该文思路与我之前设计的内部往来对账管理程序的思路类似，但由于修改涉及到会计科目表，可归于深度优化层级）