艾博物业管理软件A8版使用手册

艾博物业管理A8使用手册目 录艾博物业管理系统A8版本介绍5艾博物业管理A8的优点5本手册的所有约定符号6一、艾博物业物业管理A8版运行环境配置71.1运行所需的硬件环境71.2运行所需的软件环境7二、安装物业管理A8版72.1软件的安装72.2加密狗的安装8三、启动和退出83.1物业管理系统在本地工作站第一次运行配置83.2启动物业管理系统93.3退出物业管理系统9四、界面描述9五、如何使用帮助10六、如何使用打印11七、系统管理127.1用户单位设置127.2操作员管理137.3数据库工具14八、重新软件配置15九、数据库备份与还原15十、在线升级15十一、基础数据的建立1611.1房产基本数据建立1611.1.1操作流程1611.1.2房屋操作1711.1.2.1房产资料1711.1.2.2管理处信息1711.1.2.3楼盘功能1811.1.2.4楼分类1811.1.2.5相关图纸1811.1.2.6楼盘信息的修改和删除1811.1.3楼操作1811.1.3.1室（单元）基本资料的建立1911.1.3.2楼信息的修改和删除2011.2房产资料的各项设置2011.2.1房型规格设置2011.2.2验收检查项目设置2111.2.3房间自用表设置2211.3房屋分布图的操作2411.4建立室信息资料2511.5物业设施设备2611.6相关报表2611.7关键字段解释26十二、住户管理2612.1住户基本资料登记2612.1.1购房未入伙住户登记2712.1.2新购房住户入伙登记2712.1.3新租房住户入伙登记2712.2住户常规业务处理2812.2.1住户信息查看2812.2.2删除住户2812.2.3房屋转售2812.2.4房屋代租2912.2.5住户退房2912.2.6住户换房2912.3特殊业务处理2912.3.1已购房未入伙住户业务处理2912.3.2已购房并办理入伙住户业务处理2912.3.3已租房住户业务处理2912.3.4其他业务说明3012.4其他管理3112.4.1住户投诉管理3112.4.2住户抱怨管理3212.4.3住户意见征询3212.4.4住户服务管理3312.4.4.1委托服务操作3312.4.4.2报纸征订服务3312.4.4.3报纸分发服务3312.4.5住户访问管理和住户通知单管理3312.5查看方式3312.6相关报表3412.7业务处理过程中的一些问题3412.7.1即将到期租户查找3412.7.2一个住户同时购买多套房屋34十三、费用管理3513.1费用管理操作流程3513.2项目设置3513.2.1固定收费项目设置3513.2.1.1新增固定收费项目3513.2.1.2项目收取住户设置3613.2.2不定时收费项目设置3713.2.3公用事业费项目设置3713.2.3.1自用表项目设置3813.2.3.2公摊表添加3813.2.4住户预交款项类别设置3913.2.5进户收费项目设置4013.3成批业务处理4113.3.1固定收费项目生成4113.3.2自用表费用、共摊表费用、房屋空关费单据生成4213.3.3单据成批收款4213.3.4单据成批删除4213.4各类费用单据打印4313.5某一住户操作4413.5.1进户收费4413.5.2预交款管理4513.5.3支票管理4613.5.4银行划帐4613.5.5收款与退款4713.5.5.1收款处理4713.5.5.2单据的修改或删除4713.5.5.3计算滞纳金4813.5.5.4拆单4813.5.5.5款项新增4913.5.5.6收款单据的打印4913.5.5.7条形码收款功能4913.5.6退款操作4913.6历史单据的查看4913.7相关报表5013.8业务处理中的几个问题50十四、维修管理5214.1管理主窗口介绍5214.2维修管理5214.2.1维修项目设置5214.2.2维修人员设置5314.3报修处理5314.3.1新增报修单5314.3.2查询、修改删除报修单5414.3.3报修单的执行5414.3.4报修单的查找5514.3.5相关报表5514.4维修管理5514.5维修基金管理5514.5.1帐号管理5514.5.2期初金额设置5614.5.3收入操作5614.5.4支出操作5714.5.5相关报表5714.6房间管理5714.6.1查看方式5714.6.2报修单5714.6.3维修单57十五、设备管理5815.1窗口介绍5815.2工具栏菜单5815.2.1当前操作楼盘5815.2.2操作5815.2.3相关报表5815.3设备管理设备资料5815.3.1设备类别设置5815.3.2设备添加5915.3.3设备日常运行与维修处理5915.3.4相关报表6215.4能耗管理62十六、人事管理6316.1人事设置6316.1.1员工类别设置6316.1.2员工补充信息设置6316.1.3字段选项设置6316.1.4重定义字段6316.2人事操作6316.2.1部门操作6316.2.2员工操作63十七、保安管理6517.1主窗口介绍6517.2日常处理6517.2.1保安人员设置6517.2.2保安装备登记6517.2.3装备移交记录6617.2.4保安事件管理6617.2.5保安消防管理6617.2.6消防监控报警记录6617.2.7动火记录6617.2.8出入证管理6617.3人员查询66十八、保洁绿化6718.1主窗口介绍6718.2保洁管理6718.3绿化管理6718.3.1植被基本信息6718.3.2月检查记录6818.3.3绿化工作日记68十九、社区文化6919.1主窗口介绍6919.2功能介绍6919.2.1社区宣传6919.2.2社区活动、社区参观、社区荣誉、社区人才6919.2.3远程社区用户管理70二十、办公管理7120.1主窗口介绍7120.2物业文档管理7120.2.1新增文档类别7120.2.2新增文档信息7120.3物业设备请购清单7120.4大批物品采购验收单7220.5服务过程标识使用登记7320.6服务质量检查考核7320.7供方调查考评表7420.8检查标准7420.9物业合同管理7520.9.1设置类别7520.9.2新增合同资料档案7520.9.3固定资产清点表76二十一、经理查询7720.1住户资料查看7720.2系统报表77前言 软件介绍 u 艾博物业管理系统A8版本介绍艾博物业管理A8基于广域网,采用C/S结构体系的大型数据库系统,是一个支持群件系统(根据管理职责协同作业)、工作流系统（突出过程管理）的MIS系统。艾博物业管理A8先进的技术水平和优秀的管理使之卓尔不凡，更强有力地帮助客户创造成功。u 艾博物业管理A8最大优点在于：& 加强信息沟通，实现资源共享，提高工作效率；& 强化团体的协同工作，构建扁平化原理架构，提升管理绩效；& 以ISO9000的管理思想为指导，科学规范业务流程，强化业务重组，提升行业竞争力；& 同用友、金蝶、博科等财务软件实行接口，用户轻轻松松出凭证；& 大厦、小区各智能化系统的数据采集与集成管理；u 本手册对艾博物业管理软件A8版的安装、操作全过程进行详细的介绍说明，认真阅读本手册，将使您更快、更好地掌握本系统。u 现将手册的所有约定符号，进行简单介绍。本手册约定符号模块表示采用【 】注明，如【房产资料】模块；功能菜单 : 表示采用注明，如房屋操作各项设置【房屋分布图】等功能菜单；菜 单: 一般采用注明，一般出现在功能菜单下,另一种情况主要由单击鼠标左右键得出，如房屋操作功能菜单下的新增楼盘修改楼盘等,再比如鼠标右键弹出的查看房间信息等菜单； 按 钮: 表示采用注明，如按钮 ； 本管理系统模块共12个，如上图所示，它们分别是【房产资料】【住户管理】【费用管理】【维修管理】【设备管理】【人事管理】【保安管理】【保洁绿化】【社区文化】【办公管理】【经理查询】【系统管理】第一部 软件以及加密狗的安装一、 艾博物业物业管理A8版运行环境配置1.1运行所需的硬件环境& 服务器l 要求：PIII800或以上，内存256M，硬盘空间至少2G以上；l 显示要求：支持800*600以上分辨率；& 工作站l 微机要求：PII400或以上，内存128M，硬盘空间至少200M以上；l 显示要求：支持800*600以上分辨率；& 远程管理数据传输l 要求最少2M数据传输速率；& 打印机的要求:建议采用针式打印机，进行单据的打印输出。1.2运行所需的软件环境& 服务器Windows 2000 server、 Sqlserver2000& 局域网工作站Windows98、WindowsME中文版& 远程工作站Windows98、WindowsME中文版二、 安装物业管理A8版2.1软件的安装物业管理必须安装在硬盘下才能运行，安装方法及次序如下：1) 开机后，首先启动操作系统Windows98、WindowsME；2) 将软件安装盘放入光盘驱动器内；3) 鼠标左键双击我的电脑；4) 在我的电脑中选择光盘驱动器盘符，鼠标左键双击打开光驱；5) 选择“艾博物业管理软件A8版软件安装包.exe”图标,双击鼠标运行它；6) 进入安装画面，按照画面提示安装艾博物业管理系统；7) 软件安装完毕后，系统将自动在桌面建立“艾博物业管理A8版”图标。2.2加密狗的安装：安装完软件后，重新启动计算机，有两种加密狗安装方式：1) 并口加密狗安装：直接把并口加密狗插在打印机接口上即可。2) USB口加密狗安装：把USB加密狗插在USB口上，然后安装驱动程序。驱动程序位置在软件安装目录的“DOG”文件夹里。第二部 基 本 操 作三、 启动和退出3.1物业管理系统在本地工作站第一次运行配置1) 双击桌面上的“艾博物业管理A8版2) 输入SQL数据库的密码；3) 选择所使用的软件狗类型；4) 点击确定。3.2 启动物业管理系统 系统以后的运行，则可用以下启动方法：1) 一种方式,鼠标左键双击桌面“艾博物业管理A8版”快捷方式图标；2) 另一种方式，用鼠标单击屏幕左下脚的“开始”键，将鼠标移到“程序”菜单上，系统将自动拖出下一级菜单，将鼠标移动到“艾博软件”菜单上，用鼠标单击其下级菜单上的【艾博物业管理A8】即可。如图:3.3 退出物业管理系统以下两种方法可退出物业管理系统：1) 在物业管理系统主界面上，用鼠标单击按钮，可退出系统；2) 用鼠标点击主界面右上角的“关闭窗口”按钮，可退出系统；四、界面描述系统主界面系统主界面是由标题栏、常用按钮、模块三部分组成；1) 标题栏：显示当前所使用的系统名称为“艾博物业管理A8版”。2) 常用按钮：为用户提供功能、常用工具、帮助和退出四个常用按钮；功能：包括模块功能和系统管理；常用工具：可以直接调用Windows中的计算器和记事本工具；帮助：调用软件自带的帮助系统和配置软件、在线升级软件的等功能；退出：退出艾博物业管理软件。3）功能模块：主要用于进行业务操作管理。 4）颜色说明：不同的颜色标识代表不同的房间状态；具体见系统中的说明。5）查看方式：可按房屋分布图、住户一览表、楼盘历史住户一览表来查看。标题栏模块常用按钮五、如何使用帮助艾博物业管理系统支持全程上下相关帮助，无论在什么操作状态下，您都可以得到当前操作相关的帮助。使用帮助按钮和F1键都可获得帮助信息。第一种方法 使用帮助按钮帮助内容的正文都在帮助按钮中，点击帮助按钮后，弹出“帮助主题”对话框如图，对话框中有两个标签“目录”和“索引”。1) 使用“目录”标签在帮助目录之前的图标，表示此帮助目录还有下级内容可以打开。双击某一帮助目录打开后，出现该目录的所有下级内容（目录或正文）。在有的帮助目录前有图标，点取它将直接打开相关的帮助正文。在帮助正文中有的文字显示为绿色，这样的文字称为跳转点。把鼠标指针移动到跳转点上时，鼠标指针变成手状，单击鼠标可调出相关内容。2) 使用“索引”标签点取“索引”标签后，帮助主题对话框显示如下图，在列表中列出所有物业管理系统的菜单。在编辑框中键入想要查找的名词，会弹出已找到的主题对话框。例如输入名词“室信息操作”后，弹出如上对话框，用户可看见光标停留在“室信息操作” 处，用户在此只需鼠标左键双击光标停留处，在右边即可弹出相关的帮助内容。第二种方法 使用F1键在物业管理系统主界面或二级界面中，按下F1键则弹出“帮助主题”窗口，可在其中查找帮助内容。如果要寻求某个功能的帮助，则进入次功能，然后按下F1键，将调出相关帮助内容。六、如何使用打印用户在操作时，如果需要打印报表或其他相关的如“租售统计报表”等，可以按以下方式进行：1）用鼠标直接单击工具栏上的按钮；屏幕显示打印预览界面如图2）在打印预览界面下，可以完成以下功能：另存为HTML格式：选择此功能后，系统将当前表格存储为以“.htm”结尾的自命名文件，当用户需要对此文件另外编辑时，可采用“EXCEL”打开该文件，即可进行编辑工作。注意：必须是EXCEL2000以上的版本才可打开此类型文件。当前页数按钮： 可进行打印范围和打印页数，选择如果为多页，用鼠标左键单击上下按钮，可显示上（下）一页按钮。放大、缩小按钮：或在显示区域内双击鼠标左右键，可对当前显示内容放大、缩小显示。关闭按钮：选择此菜单，将当前报表窗口关闭。打印机按钮：在使用打印机选项处，选择所需要的打印机型号。使用纸张按钮：纸张大小可以根据打印纸的大小进行设置。打印输出方向分为纵向和横向两种，用户可以根据自己的需要选择。打印按钮：所有调整完毕，直接点击按钮，即可进行打印输出。第三部 系统工具七、系统管理7.1 用户单位设置单击主界面中的【系统工具】模块或单击功能按钮下系统管理菜单里，可进行用户基本信息的设置。具体操作方法：1） 进入以下窗口，选择窗口上边的用户单位设置菜单；2） 然后根据下面的提示进行公司信息的设置。目的：只有在此输入单位名称、地址、开户行等信息，在报表或单据抬头才是本单位抬头及相关信息。3）如何在报表抬头左边放置本单位的LOGO，具体操作如下：a) 首先，将已有的LOGO存储为“ICON.BMP”,文件名为“ICON”，文件格式为“.BMP”；b) 打开windows任务栏中开始 程序 附件 画笔；c) 在此窗口下，打开已有文件，即“ICON.BMP”，将该图片修改成80*80大小；d) 修改完毕，将其另存为c：(或其他盘符)下ABLESOFTA_WYGLICON.BMP即可。7.2操作员管理在【系统管理】模块里，可进行操作员的管理；1）新增操作员：点击此按钮，进行操作员基本信息录入。2）操作员修改：点击操作员修改按钮，进行操作员的姓名和口令的修改。3）删除操作员：选中需要删除的操作员，点击删除操作员按钮，进行删除。注意：每新增加完一个操作员，系统默认它的权限为全部权限，因此需要对不同人员设置不同操作权力。4）操作员权限赋予对于不同操作员，根据业务需要进行不同权限设置。a) 首先选择操作员，点击权限赋予按钮，进入权限设置界面。b) 其次在需要赋予权限的功能模块小方框处，单击鼠标左键选中。如果要取消其权限，只需在已有标记小方框处，单击鼠标左键取消选中状态。 菜单权限：设置每个操作员具体操作菜单的操作权限； 房屋权限：控制每一栋楼的操作权限；说明：在物业管理权限设置中，历史单据（新增、查看、修改）权限的设置同时也控制了收款处理中的新增、修改与删除权限。7.3数据库工具数据库清理：当长期使用的数据库存在的多余信息，造成数据库庞大，速度变慢，点击按钮，可以恢复数据库最佳性能。八. 重新软件配置 此功能主要用于设置网络版的数据库服务器名称、数据库服务器用户名、操作密码和对软件狗的选择。九、数据库备份与还原此项工作只需在服务器上进行操作即可，具体方法如下：打开“开始”菜单-“程序”-“艾博软件”-“艾博物业管理A8版网络服务程序”-“数据库管理”-“备份数据库”，选择备份路径，输入SQL数据库密码，单击“确定”即可等待提示备份完毕。十、在线升级系统提供了强大的在线升级功能。在主界面帮助菜单下，选择在线升级，系统将自动连入网站，自动识别您当前使用的是否为最新的版本，如果不是，系统将会自动为您进行更新。注意：前提条件是，您必须具备拨号上网的条件，并已经连入Internet 网上。第四部 使用手册十一、基础数据的建立主要针对物业公司所管理的项目进行基础资料建立（包括楼盘资料、楼资料房间信息资料以及住户信息资料），系统提供图形方式进行表述，以便看上去更加直观、一目了然。11.1房产资料房产基本数据建立11.1.1 操作流程楼盘基本信息录入管理处基本信息录入新建楼盘资料楼盘功能描述楼分类室信息资料录入物业设施设备新建楼资料各项设置（主要用于写字楼管理客户群）(对楼盘所属的各类工程设施设备进行档案登记）验收检查项目设置房间自用表设置房型规格设置图纸资料房产资料相关图纸11.1.2 房屋操作楼盘概念:针对房地产开发商或物业公司来讲,一个小区、一栋写字楼、一片商业区、一个停车场，均可当作单独的楼盘进行设立。注意：商铺、停车场最好单独设立为独立的楼盘选择【房产资料】模块，进入房产资料设置窗口，在窗口左边房屋操作中选择新增楼盘菜单选项，弹出新增楼盘信息窗口，用户在此可建立新楼盘，同时进行该楼盘详细资料登记。新增楼盘信息窗口:主要包括房产资料、管理处信息、楼盘功能、楼分类、相关图纸五个表签。 11.1.2.1房产资料：主要进行楼盘总体信息描述，如楼盘代号、楼盘名称、物业类别、接管日期、楼盘地址、软件方案、设计单位、开发商、承建商、开工日期、竣工日期、进驻日期、占地面积、人口数、建筑面积、实用面积、绿化面积等。楼盘代号、楼盘名称为必输项：楼盘代号最多支持0-99个（第99个为试用版编号），因此建议楼盘号输入采用2位数字如：01、12、88等；软件方案：因为小区与写字楼管理的类型不同，因此要求也不一样，在此建议用户根据楼盘实际情况进行选用；注意：楼栋数和总套数不必输入，系统会根据用户设置的楼数、室数自动进行统计。11.1.2.2管理处信息:主要记录管理处主任、副主任、人员编制、部门设置、办公地点、电话、传真、e-mail等信息，以便查阅。11.1.2.3 楼盘功能：根据楼盘所属功能进行选择（办公、商场、餐饮、娱乐、会所、客房、公寓、停车场、其他），然后在相关项目后手工输入描述，如办公选项描述：第10层，面积923平方米；第15层，面积1009平方米；第18-35层，面积6000平方米；合计7932平方米。再如停车场描述:地下几层；每层车位数等。11.1.2.4楼分类：主要用于物业公司对小区楼进行分片区管理。A) 选中系统默认的“所有楼”，点击按钮，输入分类名称。如“一组团” 或“松苑”等；B) 输入完毕，点击按钮，输入其他分类名称；如“二组团” 或“桂苑”等；C) 如输入错误,可直接选中错误的项目，点击或按钮进行修改或删除操作。注: 如果没有分类的则可不必进行此项操作，直接采用系统默认的“所有楼”即可。11.1.2.5相关图纸：主要对于楼盘相关图纸存放进行记录，具体操作：A) 添加图纸存放信息：在相关文本框内输入图纸编号、名称、选择存放位置；B) 点击添加按钮，即可增加记录；C) 用户需要查看图纸时，只需选中在表格框中选择某条图纸记录，点击查看图纸按钮即可。注意:系统支持的可查看图纸格式有：BMP、SWF、JPG等，对于AUTOCAD文件需先转换为以上格式，存储后，方可进行查看。以上表签内资料输入完毕后，点击窗口右边确定按钮，即可保存信息。11.1.2.6 楼盘信息的修改和删除：在此窗口下，直接选中需要进行信息修改的楼盘，点击相应的、按钮，进行修改信息、删除楼盘操作。11.1.3楼操作建立某一楼盘下属的每栋楼信息操作如下：进入【房产资料】模块窗口，在窗口左边房屋操作中选择新增楼菜单选项，弹出新增楼信息窗口，用户在此可建立新楼，同时进行该楼详细资料登记。如有楼分类，必须选择好对应的分类来新增楼；注：该栋楼房间数、已售房间、已租房间不必输入，系统会根据用户设置的室信息自动进行统计；11.1.3.1室（单元）基本资料的建立室信息录入方法有三种：第一种方法：手工录入法在进行上述楼操作中新增楼操作时，有一表签房间生成快捷方式，如果选择不需要，则需执行此方法才能录入室信息。l 选择不需要后,按确定按钮，退出新增楼窗口；l 选择左边房间分布图操作中的新增行或新增列操作方式进行房间分布设置。l 然后鼠标左键双击房屋分布图上的房间，即可弹出新增室窗口；l 在此用户只需输入相对应的单元号、室号，选择房型即可。第二种方法：编码方式同样在房间生成快捷方式中，如果选择编码方式，用户只需几秒钟的时间就可生成完1栋楼的全部室信息。具体操作如下：l 将光标选中编码方式，输入该栋楼的单元数以及每梯户数；l 输入完毕，按回车按钮即弹出“顺序户型选择”网格栏；l 根据本栋楼情况，选择相应的户型，具体操作为将光标移至顺序户型任一表格栏处，点击鼠标左键，即可看见下拉列表按钮，将光标移至下拉列表按钮处，点击鼠标左键，即弹出所设户型，然后选择相应户型。l 所有操作完毕，按窗口右边的确定按钮，即可看见系统将自动生成该栋楼的所有房间，包括房间编号、每间房间对应的户室规格以及面积信息。注意事项：执行此项操作前提是必须在各项设置菜单中事先进行房型规格设置。（具体操作见下一页房型规格设置）第三种方法：复制法如果新增的该栋楼与前面所建立的楼资料相同，系统支持自动复制功能，具体操作如下：l 输入楼编号、楼名称后，同样在房间生成快捷方式中，选择复制方式按钮；l 点击复制目标下拉列表按钮，选择需要复制的楼。注意：复制的前提条件是必须有同样或类似楼已经建立好了。11.1.3.2楼信息的修改和删除：在此窗口下，直接选中需要进行信息修改的楼，点击相应的、按钮，进行修改信息、删除楼操作。11.2房产资料各项设置11.2.1房型规格设置：设置该楼盘中所有的房型规格。l 新增房型设置：在各项设置菜单下，选择房型规格设置菜单选项，点击新增按钮，进行房型和户室规格名称录入以及建筑面积、使用面积、销售面积几租赁面积的设置，如：A型房，120平方米，二室一厅一厨一卫等。新增完毕，点击确定按钮，退出名称输入框；然后重复以上操作，进行下一房型的输入；所有名称增加完毕，点击户室规格设置窗口右边的关闭按钮，进行所有操作的输入保存，关闭窗口退出；l 修改房型户室规格：同样，选中需要进行修改的房型户室规格名称，点击修改按钮，进行名称修改；l 删除房型户室规格：选中需要进行删除处理的房型户室规格名称，点击删除按钮，进行删除。l 自动调整所有该房型数据功能：主要用于已经建立了室信息，而在实现收费的时候，原定房型所对应的合同面积需调整时使用该功能。具体操作为：进入房型规格设置菜单选项，选择需调整的房型，鼠标点击按钮，就可进行购房、租房、自用、代租住户的合同面积调整，调整后的数据将会覆盖当前所有该类房型的数据；注意：此面积调整对历史住户无法调整。11.2.2验收检查项目设置:设置房间信息验收的各个项目。1）新增验收项目：l 在【房产资料】下的各项设置中，选择验收检查项目设置菜单选项，弹出窗口，点击新增按钮，选择验收项目，在光标闪烁处，输入验收项目名称。如输入“墙面”注：房屋验收检查项目：在此验收项目为检查项目的上一级。l 验收项目名称录入完毕，选中该验收项目，进行其下一级检查项目名称或内容的设置；具体操作为先选中某一验收项目，点击新增按钮，选择检查项目菜单选项，在光标闪烁处，进行名称输入2)修改验收检查项目：在同一窗口下，选中需要进行名称修改的验收或检查项目，点击 修改按钮，进行修改。3)删除验收检查项目：在同一窗口下，选中需要进行删除的验收检查项目，点击删除按钮，进行删除。11.2.3房间自用表设置主要进行如水电煤等走表类的费用名称以及表分布情况进行设置，针对不同的情况，在系统中我们将此类费用表分为两大类:一类为自用表，主要指分布在各个房间内的表；另一类为公摊表，此类情况多数用于写字楼类型的物业管理公司，如除房间内设表外，每层楼面同时存在总表，因为存在路灯等公用设施，因此各层楼面总表同本层楼面的房间表之和必定存在差异，这类表我们通常将其归类为公摊表。自用表添加具体操作:1)首先定义费用名称在各项设置窗口下选择房间自用表设置弹出设置窗口,点击新增弹出具体设置窗口;“费用名称”项填入费用的名称,如:水费;设置完名称后确定按钮退回到前一窗口；2)进行子表设置子表概念：在云南地区水费多数由冷水表、太阳能水表或温泉水表等级块表读数组成。因此用户在设定完费用名称后可根据实际情况进行子表的新增、删除工作。3)进行自用表分布设置主要用于设置该表所对应的房间，进行表分布设置。可以手工填写分布编号，也可以采用系统自动编号方式；具体操作：l 在房间自用表设置窗口下,选中需要进行表分布设置的自用表费用名称，点击表分布设置按钮，弹出设置窗口。l 点击添加表按钮,出现选择房间窗口,在此可对需添加表的房间进行选择,选择完毕后,点击选择确定按钮,退出窗口;l 在自用表分布设置窗口中,如果采用系统自动编号，则只需选择使用自动编号按钮，即可。清空所有表编号：选择此按钮，则将所有表编号进行清空 。清空所有没有住户表编号：如果采用系统编号，将会对没有出售或出租的房间进行表编号。用户进行表读数录入时，没有住户的表也将显示；所有可采用此选项先将没有住户的表编号进行清空。表设置完毕，点击按钮，进行数据保存，关闭窗口退出。l 如不采用系统编号，用户可在表编号栏内输入相关的编号。注:此项操作设置后,在室信息中可以设置表编号;在【住户管理】模块下住户进户时可设置期初读数.11.3房屋分布图的操作对房屋分布图的操作可在【房产资料】模块下的房屋分布图菜单或选中房屋分布图后,单击鼠标右键来操作：新增行（列）：在【房产资料】模块下的房屋分布图菜单中，选择新增行新增列菜单选项，系统将自动在您所选择的位置处添加一行或一列；删除一行（列）：选中房屋分布图上，选择需要进行删除的一行（列）或多行（列），选中后，按或删除列按钮，即可删除。字体：如果对图上显示房间的字体不满意，可以用鼠标右键点击要修改字体的房间，将弹出快捷键，选择字体菜单进行修改。行高与列宽：对该房间格子显示的高和宽进行修改，用鼠标右键点击要修改的房间，将弹出快捷键，选择行高或列宽菜单。以选定单元格调整所有字体：用鼠标右键点击显示字体满意的房间，选择该菜单，该楼所有房间的显示字体都以选中房间为参照，全部调整。以选定行为参照调整所有行高：用鼠标右键点击显示行高满意的行，选择该菜单，该楼分布图的每行行高都将调整成选定行的行高。以选定列为参照调整所有列宽：用鼠标右键点击显示列宽满意的列，选择该菜单，该楼分布图的每列列宽都将调整成选定列的列宽。向右合并：选择要向右合并的房间，如果该房间右侧有空格，可以选择该菜单，那么该房间在该行就多占了一个格子。如果要向左合并，可以先移左一格，再向右合并。（如果该房间已经向下合并过，无法使用该功能）向下合并：一般用于复式楼。选择要向下合并的房间，如果该房间下方有空格，可以选择该菜单，那么该房间在该列就多占了一个格子。如果要向上合并，可以先移上一格，再向下合并。（如果该房间已经向右合并过，无法使用该功能）移动：用于房间位置调整，但要移动的方向必须有空格。11.4建立室信息资料对于每套房间的资料、验收、装修、设备、图纸情况用户可将其填充进去。具体操作为，在房屋分布图上选中需要输入资料的房间，鼠标左键双击或单击右键选择查看房间信息按钮，即可弹出以下窗口。1）房产资料：主要记录该房间的基本信息，但需注意在该界面下的房屋状态选择，可在此处将房间状态设为自用。2）验收资料：输入房间在期初验收时的资料，要进行房间验收检查项目设置后才能输入数据。如果该项目一切正常，请不要输入，否则将被统计进验收不合格房间统计表中。3） 装修情况：此装修情况为开发商的装修情况，可用下方的新增行和删除行按钮控制网格有效行数，在网格中输入数据（如果没有输入装修项目，数据将不会保存）。4） 房间设备：可直接输入该套房间相关的配套设施记录以便备档查询。5） 图纸资料：主要用于存放该房间相关图纸。具体操作同楼盘操作中的图纸资料操作。11.5物业设施设备主要用于写字楼的各种工程设备设施管理,如强电系统、弱电系统、电梯运载系统、空调系统的档案记录。具体操作：在房屋操作功能选项下，选择物业设施设备菜单；弹出窗口，根据需要选择输入对象，点击按钮即可进行登记。见下图：11.6相关报表：提供了房产状况一览表、验收不合格房间一览表，用户可进行打印预览和输出。11.7关键字段解释：楼名称：在一个楼盘中，每一栋楼的名称都不能相同。因此，如果对一个楼盘进行了分类，而且每个类别中都有1栋，那么，在楼名称中应该输入类别名称+1栋，以免在统计时发生混淆。注：已售套数、已租套数和总套数是软件自动统计出来的，所以不需要输入。室编号：自动根据单元号和室号组成，也可以进行手工更改。在本软件中，这是一个非常重要的字段，每栋楼中每个室编号是唯一的，不能重复，室编号显示在主界面的房屋分布图上。十二、住户管理12.1住户基本资料登记12.1.1购房未入伙住户登记 详细对已购房还为入住的住户进行登记，具体操作如下： 选择需要办理手续的住户所在的楼盘以及楼；在房屋分布图上，选中该住户所购买的房间（如同时购买或租用几套，则只需要选择其中一套即可）；单击鼠标左或者右键，弹出菜单，选择购房未入伙住户登记 在此窗口可对业主信息、物业信息和合同信息进行登记12.1.1.1 业主信息：可对住户的姓名、编号、性别、户籍、文化程度几照片等情况进行详细登记；12.1.1.2物业信息：可对合同编号，合同签订日期，产权证、合同面积等信息进行登记；在物业信息录入处需注意事项选择房屋：如果该住户同时购买几套房时，则在购房住户基本资料登记完后，点击选择房屋按钮，进行房间号选择，确定后返回即可。合同面积：该合同面积根据【房产资料】所输入过的“建筑面积”自动计算出来的；也可进行手工修改。12.1.1.3合同信息：用户可以采用系统提供的合同信息输入栏，进行合同主要内容的输入。也可以在此直接调看WORD 软件里的原有合同，但必须先在 WORD里将该文档转换成 RTF格式，才能调看。 注：信息登记完毕退出，即可看见房屋分布图上，该房间颜色已变成淡绿色，同时在房间号下出现购房户姓名，则表示登记成功。12.1.2新购房住户入伙登记详细记录购房住户档案资料，以及相关物业信息进行详细录入。具体操作如下：选择需要办理入伙手续的住户所在的楼盘以及楼；在房屋分布图上，选中该住户所购买的房间（如同时购买几套，则只需要选择其中一套即可）；单击鼠标左或者右键，弹出菜单，选择新购房住户入伙登记；在此窗口可对业主信息、拥有车辆、物业信息和合同信息进行登记12.1.2.1业主信息同12.1.1.1；12.1.2.2拥有车辆：住户车辆信息设置，可点击新增车辆按钮，录入车牌号、车辆说明及选择车位信息的操作；12.1.2.3物业信息：大致同12.1.1.2需注意以下两点：期初表读数：在此根据合同登记的读数直接记录表期初读数。电话信息：可登记业主多个联系电话，点击新增行删除行即可进行记录。12.1.2.4合同信息同12.1.1.3注：购房住户信息登记完毕退出，即可看见房屋分布图上，该房间颜色已变成绿色，同时在房间号下出现购房户姓名，则表示登记成功。12.1.3新租房住户入伙登记操作同上需注意：l 物业信息中的租赁日期的设置l 该信息登记完毕退出，即可看见房屋分布图上，该房间颜色已变成黄色，同时在房间号下出现租户姓名，则表示登记成功。12.2住户常规业务处理选中要进行查看的房间单击鼠标右键即可对该房间进行业务操作，如下图：12.2.1住户信息查看：（在此可对进户信息进行修改）在房屋分布图上选中需要进行住户信息或合同信息查看或修改的住户，单击鼠标右键，弹出菜单选项，选择住户信息查看菜单选项，进行信息的查看或修改。12.2.2删除住户如该住户信息不需要或录入错误，可进行删除，选中需要进行删除的住户，单击鼠标右键，弹出菜单选项，选择删除住户菜单选项，进行删除。12.2.3房屋转售对于已购房用户，可委托物业公司代为出售该房屋，或自行出售；但物业公司需将住户信息进行变更。具体操作如下：l 选中需要进行房屋转售的住户，单击鼠标右键，选择房屋转售弹出房屋转售窗口，进行房屋转售处理；l 在此窗口下，可进行该套房屋原有房主信息查看，然后进行现有房屋业主信息和物业合同信息的录入，操作完毕，按保存按钮，关闭窗口退出。12.2.4房屋代租：对于购房住户，可委托物业公司代为出租。具体操作同上房屋转售。12.2.5住户退房：选中需要进行退房处理的住户，单击鼠标左键，弹出菜单，选择住户退房菜单选项，弹出住户退房窗口，输入退房日期，退房原因，按确定按钮进行信息保存，关闭窗口退出。12.2.6住户换房：选中需要进行换房处理的住户，单击鼠标左键，弹出菜单，选择住户换房菜单选项，弹出住户换房窗口，进行房间选择，输入换房日期、换房原因，按确定按钮进行信息保存，关闭窗口退出。即可看见房屋分布图上该住户所属的房间已变。12.3特殊业务处理12.3.1已购房未入伙住户业务处理对于已购房未办手续的住户后期来办理入伙手续时，只需选中该住户，单击鼠标右键，即可弹出以下菜单选项l 住户入伙业务处理对于已购房，但未办理入伙手续的可先进行住户信息登记，事后再在此菜单中选择住户入伙业务处理。如输入入伙日期，期初表读数，进行同住人员资料登记l 同住人员资料的录入在此系统提供该住户同住人员档案信息管理。注:此项操作须先进行新购(租)房住户进户操作后才能实现.1) 新增人员信息：在住户信息查看窗口，同住人员菜单点击新增人员按钮，输入同住人员信息档案资料，同时系统支持相片调看功能。用户只需将相片通过扫描仪输入电脑，存成某种图片格式，点击图片框下的照片设置按钮，进行选择图片以后，即可调看人员照片。2) 查看人员信息：在同一窗口下，点击查看人员信息，进行同住人员信息档案查看。3) 修改（删除）人员信息：选中要修改或删除的人员,点击修改人员信息或删除人员信息按钮，进行信息修改或删除。12.3.2已购房并办理入伙住户业务处理选中此状态下的房间，单击鼠标左键，即可弹出菜单：住户信息查看、删除住户、住户退房、住户换房、房屋转售、房屋代租（这几项操作同上）、住户再购房、去除住户入伙信息。12.3.2.1去除住户入伙信息：由于误操作，造成未办理入伙手续的住户在电脑上登记为已办理入伙手续的，则可采用此选项。即选中该住户，鼠标左键弹出菜单，选择，确定即可。12.3.2.2住户再购房：原有住户已经购买一套或几套房间，后又添置，则必须采用此功能。这样避免后期费用单据打印时几套房间的单据打印在一个业主头上。12.3.3已租房住户业务处理选中任一出租户，单击鼠标右键，即可弹出以下菜单：12.3.3.1住户信息查看、删除住户、住户退房、住户换房、房屋历史租售信息同购房户操作同上12.3.3.2租户再租房：对于租户房租到期，需续租则必须执行此项操作。l 住户信息:查看现租户以及房屋租赁信息;l 物业信息:输入合同编号、合同日期、物业续租起止时间段；原租房屋显示目前所租用的房屋信息;本次租赁房屋选择要再租的房屋,通过选择房屋按钮来选择再租房,录入本次租赁表期初读数后保存信息.l 合同信息：续租合同登记。12.3.4其他业务说明：12.3.4.1单元交接流转单：主要用于记录该套房屋由物业公司交付住户作用时的房屋情况确认单。通过系统可直接填入住户姓名，入伙日期，然后进行保存打印。物管员可持打印出来的单元交接流转单带领客户去实地验收房屋，然后将验收结果以及交接情况填写在此表单上，用户签字后存档。12.3.4.2房屋历史租售信息：系统将自动记录该套房屋从建成后的住户、入住、变动或出租、退租等情况记录。12.3.4.3二次装修资料此项设置在住户管理里面，找到需要的住户左键或者右键盘单击，选择房屋二次装修，弹出窗口 l 装修申请单填制进入房屋二次装修，选择弹出操作窗口;在此可进行申请单号、申请人等装修申请信息填写，完成后点击按钮进行信息保存处理.l 二次装修流程管理装修审批:用户首先选择需要进行审批的申请单,选中后,在右边申请单下,选择表签,输入审批人姓名、日期以及处理意见。交付押金：在此可进行装修押金的收取工作，选择同表签并列的表签,点击按钮,即可进行押金收取基本信息录入.l 出入证办理:在保安管理模块中办理，详细操作见后。l 装修监督:同操作.主要用于物业公司对该住户装修情况是否符合物业公司规定进行监督检查.l 验收:操作同.l 整改通知：对于装修验收不合格的发出整改通知并且纪录在案。操作同上。l 动火记录：主要用于在装修过程中使用到了电焊，就必须进行登记。具体登记在在保安管理模块中进行。12.4其他管理12.4.1住户投诉管理选择其他管理菜单下的住户投诉管理菜单选项，弹出窗口，进行信息录入。l 新增投诉单：在此窗口下，鼠标点击新增按钮，弹出投诉信息录入窗口，在此可进行投诉内容以及处理意见的信息档案记载。l 修改删除投诉记录：在列表栏内选择，需要进行内容修改或进行内容删除的记录，鼠标左键双击该记录，弹出投诉具体内容窗口，点击该窗口下的修改或删除按钮；进行内容修改或删除，最后按保存按钮退出。l 打印投诉记录：在此系统提供两种打印条件，一种为某一时间段的所有投诉记录打印；另一种为指定住户打印。某一时间段的所有投诉记录打印：直接选择投诉管理的时间段后，点击汇总按钮，进行汇总后，点击打印按钮，进行打印输出。指定住户投诉内容的打印：鼠标选中选择住户下拉菜单进行住户选择，点击打印按钮即可。12.4.2住户抱怨管理同12.4.112.4.3住户意见征询主要用于住户意见搜集、分析。具体操作：l 征询项目类别设置：弹出征询项目设置窗口，点击新增按钮录入意见征询类别，点击“+”按钮添加类别下的项目内容，然后点击确定按钮进行信息保存。l 针对该意见类别处理：确定征询时间，在主窗口输入某年某季度；征询数统计: 在窗口左边填入客户总数、征询数；意见满意程度统计：选中窗口右边某个意见类别，输入满意权数、基本满意权数、不满意权数等； l 点击进行计算按钮，进行意见调查分析。12.4.4住户服务管理:在此住户服务分为两类，一种为委托服务（不定时），一种为报纸征定以及分发服务（固定）12.4.4.1委托服务操作l 在此界面下，首先定义住户服务项目，点击委托服务项目设置按钮，弹出新增窗口；点击此窗口下的新增按钮，输入服务名称、种类、负责人、收费标准、状态；l 在委托服务表单模式下，点击主窗口的新增按钮，弹出服务委托填写单，在此进行服务内容、服务时间、服务对象的选择，服务收费金额的输入，在此用户可打印出服务委托单，交住户签字确认并交相关工作人员开展工作。l 全部填写完毕，点击保存按钮，进行数据保存。12.4.4.2报纸征订服务：l 在服务窗口下，选择报纸征订服务表签；l 点击新增按钮，选择征订报纸的住户，同时输入其他相关信息；l 点击表格栏右边的“+”按钮，输入住户需要征订报刊的名称，征订时间，费用、份数等内容，然后按确定按钮进行保存；12.4.4.3报纸分发服务操作同上报纸征订服务12.4.5住户访问管理、住户通知单管理主要用于对住户调查访问以及通知单发放的档案登记，具体操作如下：l 点击新增按钮，进行住户选择，输入对应的信息，按保存按钮进行保存即可。l 在相应的表单下，选择需要进行修改、删除处理的项目，点击主窗口下的修改、删除按钮进行操作即可。12.5查看方式的选择系统在此提供了三种查看方式：一种为房屋分布图方式：用户只需点击查看方式菜单下的房屋分布图方式，则呈现在用户面前的则是采用图形界面表现方式，在此用户可清楚地看到房间号以及住户姓名资料。另一种为住户一览表查看方式：用户只需点击查看方式菜单下的住户一览表方式，可看见住户姓名、房间位置、进户日期等。楼房历史住户一览表查看方式：用户只需点击查看方式菜单下的楼房历史住户一览表方式即可查看。12.6相关报表在此可进行住户信息查询与统计功能，可根据不同的住户性质进行分析统计。有以下几类报表：住户查找、到期租户查找、退户住户一览表、住户续租记录一览、租售统计报表、同住人员一览表、住户换房记录一览；12.7业务处理过程中的一些问题12.7.1即将到期租户查找：系统在进行住户查找时，同时提供到期租户查询功能，用户只需输入到期期限或租户性质，点击开始查找按钮，即可进行查询。12.7.2如果一个住户购买两套房屋，该如何处理。一个住户购买两套或以上的房屋，在进行住户进户处理时，输入住户基本信息后，只需进行房屋选择，选择多套房间。如用户不进行选择，则在该住户其他房间进行住户入住处理时，住户信息将进行重复输入，同时后期的费用单据将根据房间进行单独打印，而不能打印在一张单据上。十三、费用管理13.1费用管理操作流程费用收取项目设置其他异常情况处理收款业务处理费用缴纳通知单打印生成各种费用应收款13.2项目设置费用收取前需进行项目设置，收费项目分为：固定收费项目、不定时收费项目、公用事业费项目、住户预交款项类别、进户收费项目13.2.1固定收费项目设置13.2.1.1新增固定收费项目进入【收费管理】模块，选择固定收费项目设置，点击新增按钮，弹出计算公式设置窗口如下图：1）输入费用名称；2）选择计算方式，计算方式分为一般计算和条件计算两类；3）选择计算时段，可按每天、每月、每季度、每年、固定或时间段来进行时间段的选择；4）输入计算公式（可以直接输入收取金额数字）或者选中可选参数中计算公式所需的参数，双击选中参数；或者单击可选参数旁的向上按钮，即可看到该参数已表现在计算公式栏上，选择好参数后，可对计算公式进行编辑，如物管费公式为该住户合同面积*0.4；5）在单价或公式说明处为该公式备注说明，如物管费按合同面积的每平方米0.4元收取，该备注说明可在打印给住户的费用单上显示；6）如果默认的计算参数不能满足需要，那么可以自定义计算参数。a) 选择自定义参数下面的增加，输入所需要的计算参数，点确定。b) 选重自定义的计算参数，点旁边的上箭头，自定义计算参数就出现在计算公式栏里，然后再编辑公式即可。7） 进行完整个新增固定收费项目设置后，点击确定即可。13.2.1.2项目收取住户设置 1）选中新增的项目名称，点击项目收取住户按钮，如下图： 2）用鼠标点击是否收取处，选择进行收费的住户。3）若设定了自定义参数，可对自定义的计算参数进行设置，然后保存即可完成固定收费项目的设置。13