数据库原理与应用Access创建和使用报表学习教案

数据库原理与应用数据库原理与应用(yngyng)Access创创建和使用报表建和使用报表第一页，共55页。第1页/共55页第二页，共55页。 报表是数据库的对象，它是专门为打印而设计的特殊窗体。窗体主要用于显示查询数据的结果，报表则着重于数据的打印，两者之间的本质区别在于：前者最终显示在屏幕上，并且可以与用户进行信息交流，而后者没有交互信息功能，可以将结果打印出来。 6.1.1 报表的作用 报表是Access中专门为数据计算、归类、汇总、排序而设计的整理打印数据的一种工具。在报表中可以按照一定(ydng)的要求和格式对数据加以概括和汇总，并将结果打印出来或者直接输出到文件中。如果要打印大量的数据或者对打印的格式要求比较高的时候，必须使用报表的形式。 总之，报表是Access数据库对象之一，其主要作用是比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息，并打印出来。第2页/共55页第三页，共55页。图图6-1 纵栏式报表纵栏式报表(bobio) 第3页/共55页第四页，共55页。图图6-2 表格式表格式(g shi)报表报表 第4页/共55页第五页，共55页。图图6-3 图标报表图标报表(bobio) 第5页/共55页第六页，共55页。图图6-4 标签标签(bioqin)报表报表 图图6-4 标签标签(bioqin)报表报表 第6页/共55页第七页，共55页。图图6-5 报表设计报表设计(shj)视图视图第7页/共55页第八页，共55页。1报表页眉报表页眉报表页眉出现在报表的顶端，并且只能在报表的开头出现一次，用来记录关于此报表的一些主体性信息，即该报表的标题。报表页眉出现在报表的顶端，并且只能在报表的开头出现一次，用来记录关于此报表的一些主体性信息，即该报表的标题。2页面页眉页面页眉显示报表中各列数据的标题，报表的每一页有一个页面页眉。显示报表中各列数据的标题，报表的每一页有一个页面页眉。3主体主体是报表显示数据的主要区域，用来显示报表的基础表或查询的每一条记录的详细内容是报表显示数据的主要区域，用来显示报表的基础表或查询的每一条记录的详细内容(nirng)。其字段必须通过文本框或者其它控件绑定显示。其字段必须通过文本框或者其它控件绑定显示。4页面页脚页面页脚出现在报表的底部，通过文本框和其他类型的控件，显示页码或本页的汇总说明。报表的每一页有一个页脚。出现在报表的底部，通过文本框和其他类型的控件，显示页码或本页的汇总说明。报表的每一页有一个页脚。5报表页脚报表页脚显示整份报表的汇总说明，每个报表对象只有一个报表页脚。显示整份报表的汇总说明，每个报表对象只有一个报表页脚。如果对报表的记录进行了分组，报表还可以包括组页眉和组页脚。如果对报表的记录进行了分组，报表还可以包括组页眉和组页脚。第8页/共55页第九页，共55页。6.2 创建创建(chungjin)报表报表 创建报表的一般过程是：根据基础表和查询，利用自动报表和报表向导创建报表的基本框架，然后根据实际情况在报表设计视图(sht)中进行修改。创建报表有多种方法：自动创建报表、使用向导创建报表、使用向导创建图表报表、使用向导创建标签报表等，同时还可以在报表中创建子报表。6.2.1 自动创建报表 “自动报表”功能是一种迅速创建报表的方法。当需要打印纵栏式或表格式报表时，使用自动创建报表最为简单。设计时先选择表或查询作为报表的数据来源，然后选择报表类型为纵栏式或表格式，最后系统会自动生成报表，显示数据源的所有字段。第9页/共55页第十页，共55页。1纵栏式报表纵栏式报表 【例【例6.1】以】以“图书管理图书管理”数据库中的数据库中的“读者读者”表为数据源，使用自动创建报表的方法创建一个纵栏式报表。表为数据源，使用自动创建报表的方法创建一个纵栏式报表。 方法与步骤：方法与步骤： （1）打开要创建报表的）打开要创建报表的“图书管理图书管理”数据库。数据库。 （2）在数据库窗口中，单击）在数据库窗口中，单击“对象对象”列表列表(li bio)中的中的“报表报表”选项，然后单击工具栏中的【新建】按钮，弹出选项，然后单击工具栏中的【新建】按钮，弹出“新建报表新建报表”对话框。对话框。 （3）在）在“新建报表新建报表”对话框中，选择对话框中，选择“自动创建报表：纵栏式自动创建报表：纵栏式”选项；在选项；在“数据来源表或查询数据来源表或查询”列表列表(li bio)框中，选择报表所需要的数据源框中，选择报表所需要的数据源“读者读者”表。如图表。如图6-6所示：所示：图图6-6 新建报表新建报表(bobio)对话框对话框第10页/共55页第十一页，共55页。 （4）单击“确定”按钮，系统将自动创建一个“纵栏式”报表，将数据源的所有字段显示在该报表中。如图6-1所示： （5）如果要保存该报表，单击菜单栏【文件】中的【保存】命令，系统弹出“另存为”对话框，如图6-8所示。在该对话框中输入报表名称(mngchng)，然后单击【确定】按钮。图图6-7 另存为对话框另存为对话框第11页/共55页第十二页，共55页。2表格式报表表格式报表 使用使用Access中的自动创建报表还可以创建另一种格式的报表，就是中的自动创建报表还可以创建另一种格式的报表，就是(jish)经常使用的表格。【例经常使用的表格。【例6.2】以】以“图书管理图书管理”数据库中的数据库中的“班级班级”表为数据源，使用自动创建报表的方法创建一个表格式报表。表为数据源，使用自动创建报表的方法创建一个表格式报表。 方法与步骤：方法与步骤： （1）打开要创建报表的）打开要创建报表的“图书管理图书管理”数据库。数据库。 （2）在数据库窗口中，单击）在数据库窗口中，单击“对象对象”列表中的列表中的“报表报表”选项，然后单击工具栏中的【新建】按钮，弹出选项，然后单击工具栏中的【新建】按钮，弹出“新建报表新建报表”对话框，如图对话框，如图6-6所示。所示。 （3）在）在“新建报表新建报表”对话框中，选择对话框中，选择“自动创建报表：表格式自动创建报表：表格式”选项；在选项；在“数据来源表或查询数据来源表或查询”列表框中，选择报表所需要的数据源列表框中，选择报表所需要的数据源“班级班级”表。表。 （4）单击）单击“确定确定”按钮，系统将自动创建一个按钮，系统将自动创建一个“表格式表格式”报表，它将每条记录的所有字段显示在同一行中，如图报表，它将每条记录的所有字段显示在同一行中，如图6-8所示。所示。图图6-8表格式表格式(g shi)报表报表第12页/共55页第十三页，共55页。第13页/共55页第十四页，共55页。 【例6.3】使用“报表向导”创建一个“学生信息(xnx)”报表方法与步骤： （1）打开“图书信息(xnx)”数据库，在数据库窗口中单击“报表”选项，然后在报表窗口中单击【新建】按钮，打开“新建报表”对话框。在对话框中选择“报表向导”，并选择“学生信息(xnx)”作为数据源，如图6-9所示。图图6-9 新建报表新建报表(bobio)对话框对话框第14页/共55页第十五页，共55页。 （2）单击【确定】按钮，打开“报表向导”对话框（一）。根据实际情况，将“可用字段”中的字段选择性的添加(tin ji)到“选定的字段中”，如图6-10所示。图图6-10 报表报表(bobio)向导对话框（一）向导对话框（一）第15页/共55页第十六页，共55页。 （3）单击【下一步】按钮，打开“报表向导”对话框（二），用来添加分组级别。选择可以分组的字段，将其添加到右边的方框中，这里选择“xb”作为分组字段，如图6-11所示。 提示：并不是所有的字段都可以作为分组字段，只有当该字段的记录具有重复取值时，才能将该字段作为分组字段。同时，在该对话框中，单击【分组选项】按钮，系统会弹出“分组间隔”对话框，如图6-12所示。在“分组间隔”对话框中，可以为“组级字段”选择“分组间隔”。设置完成(wn chng)后，单击【确定】按钮，即可返回。 图图6-11 报表报表(bobio)向导对话框（二）向导对话框（二）图图6-12 分组间隔分组间隔(jin g)对话框对话框第16页/共55页第十七页，共55页。 （4）单击【下一步】按钮，打开“报表向导”对话框（三）。在该对话框中，可以设置明细记录使用的排序(pi x)次序，如图6-13所示。在列表一中选择“xh”字段按升序排序(pi x)，此时下一个列表框被激活。图图6-13 报表报表(bobio)向导对话框（三）向导对话框（三）第17页/共55页第十八页，共55页。 （5）单击【下一步】按钮，弹出“报表向导”对话框（四），如图6-14所示。在这个对话框中可以设置报表的“布局”和“方向”。在“布局”中选择“阶梯(jit)”选项，在“方向”选项中选择“纵向”。图图6-14 报表报表(bobio)向导对话框（四）向导对话框（四）第18页/共55页第十九页，共55页。 （6）单击【下一步】按钮，打开“报表向导”对话框（五），如图6-15所示。在这个对话框中可以设置(shzh)报表所用样式，这里选择“大胆”。图图6-15 报表报表(bobio)向导对向导对话框（五）话框（五）第19页/共55页第二十页，共55页。（7）单击【下一步】按钮，打开“报表向导”对话框（六），通过该对话框为新建报表指定一个标题(biot)“学生信息”，如图6-16所示。图图6-16 报表报表(bobio)向导对话框（六）向导对话框（六）第20页/共55页第二十一页，共55页。（8）单击【完成】按钮，打开预览报表的界面(jimin)，即完成报表的创建工作，如图6-17所示。图图6-17 学生信息学生信息(xnx)报表报表第21页/共55页第二十二页，共55页。图图6-18 新建对话框新建对话框第22页/共55页第二十三页，共55页。 （2）单击【确定】按钮，打开“图表向导”对话框（一），如图6-19所示。在“可用字段”列表框中选择字段，将其添加到“用于图表的字段”列表框中。可以从不同(b tn)的表中选择图表所需要的字段。图图6-19 图表图表(tbio)向导对话框（一）向导对话框（一）第23页/共55页第二十四页，共55页。 （3）单击【下一步】按钮，弹出“图表向导”对话框（二），如图6-20所示。在对话框的左半部分选择图表的类型，在对话框的右半部分就会显示(xinsh)相应图形的类型说明。 图图6-20 图表图表(tbio)向导（二）向导（二） 第24页/共55页第二十五页，共55页。 （4）单击“下一步”按钮，打开“图表(tbio)向导”对话框（三），如图6-21所示。选择数据在图表(tbio)中的布局方式。图图6-21 图表图表(tbio)向导（三）向导（三）第25页/共55页第二十六页，共55页。 （5）单击【下一步(y b)】按钮，打开“图表向导”对话框（四），如图6-22所示。在文本框中输入图表的标题，单击【完成】按钮，创建的图报表如图6-23所示 图图6-23 图表图表(tbio)向导对话框（四）向导对话框（四）图图6-24 图表图表(tbio)报表报表第26页/共55页第二十七页，共55页。图图6-24 新建报表新建报表(bobio)对话对话框框第27页/共55页第二十八页，共55页。 （2）单击【确定】按钮，打开“标签(bioqin)向导”对话框（一），如图6-25所示。指定标签(bioqin)尺寸及其相应设置完成后，单击【下一步】按钮，打开“标签(bioqin)向导”对话框（二），然后设置文本的字体和颜色，如图6-26所示。图图6-25 标签标签(bioqin)向导对话框向导对话框(一一)图图6-26 标签标签(bioqin)向导对话框（二）向导对话框（二）第28页/共55页第二十九页，共55页。 （3）单击【下一步】按钮，打开“标签向导”对话框（三），如图6-27所示，该对话框用来确定标签显示的内容。在“可选字段”中选择要在标签上显示的内容，然后将其添加到右边的“原型标签”中。如果要添加多个字段到“原型标签”中，可以在添加完一个字段之后，按回车键再继续添加下一个字段，这样在预览报表时，系统会分行显示各个字段的值。这里直接从可用字段中选择：xm、xb、xh，作为标签显示的内容。添加到“原型标签”中的字段会用大括号将其括起来。在预览报表时，大括号和里面的字符不会显示在报表中，在报表中显示的是字段名中的值。可以直接在“原型标签”中输入需要显示在标签报表上的内容。例如(lr)，可以在xm、xb、xh的前面分别输入姓名、性别、学号等相关字符，在预览报表时，这些字符会显示在标签报表中。图图6-27 标签标签(bioqin)向导对话框（三）向导对话框（三）第29页/共55页第三十页，共55页。（4）单击【下一步】按钮，打开(d ki)“标签向导”对话框（四）。将“xh”字段添加到“排序依据”列表框中，如图6-28所示。图图6-28 标签标签(bioqin)向导对话框（四）向导对话框（四）第30页/共55页第三十一页，共55页。 （5）单击【下一步】按钮，打开“标签(bioqin)向导”对话框（五），如图6-29所示。图图6-29 标签标签(bioqin)向导对话框（五）向导对话框（五）第31页/共55页第三十二页，共55页。 （6）指定(zhdng)报表的名称为“学生信息”，单击【完成】按钮，系统自动生成一个标签报表，如图6-30所示。图图6-30 学生信息学生信息(xnx)标签报标签报表表第32页/共55页第三十三页，共55页。图图6-31 学生信息学生信息(xnx)报表报表第33页/共55页第三十四页，共55页。 （2）单击“工具箱”中的【子窗体/子报表】按钮，将光标移动到“主体(zht)”区域，按住鼠标左键并拖动鼠标，然后释放鼠标，系统会弹出“子报表向导”对话框（一）。选择该对话框中的“使用现有的表和查询”单选按钮，如图6-32所示。图图6-33 子报表子报表(bobio)向导对话框（一）向导对话框（一）第34页/共55页第三十五页，共55页。 （3）单击【下一步】按钮，系统弹出“子报表向导(xingdo)”对话框（二），从“表/查询”下拉列表框中选择“班级”，将“bjmc”字段添加到“选定字段”列表中，如图6-33所示图图6-33 子报表子报表(bobio)向导对话向导对话框（二）框（二）第35页/共55页第三十六页，共55页。（4）单击【下一步(y b)】按钮，选中“从列表中选择”单选按钮，如图6-34所示。图图6-34 子报表子报表(bobio)向导对话框（三）向导对话框（三） 第36页/共55页第三十七页，共55页。 （5）单击【下一步】按钮，将子报表(bobio)命名为“班级 子报表(bobio)”，如图6-35所示。单击【完成】按钮。图图6-35 子报表子报表(bobio)向导对话框（四）向导对话框（四）第37页/共55页第三十八页，共55页。 （6）打开报表的设计视图，系统在主报表）打开报表的设计视图，系统在主报表“学生学生(xu sheng)信息信息”中生成中生成 “班级班级”子报表，如图子报表，如图6-36所示。所示。 图图6-36 子报表子报表(bobio)设设计视图计视图第38页/共55页第三十九页，共55页。 （7）单击工具栏中的“预览视图(sht)”按钮，切换到报表的打印预览视图(sht)，如图6-37所示。图图6-37 子报表子报表(bobio)预览预览视图视图第39页/共55页第四十页，共55页。6.3 报表报表(bobio)的计算的计算 在实际应用中，报表不仅仅是显示和打印数据的工具，报表还可以对数据进行分析和计算，计算结果可以通过标签和文本框添加在报表对象中，以提供更多的数据信息。例如，可以在报表中计算记录的总计和平均数以及记录数据占总数的百分比等。 6.3.1 在报表中添加计算字段要想在报表中进行数值计算，必须先在报表中创建用于计算数据并显示计算结果的控件，该类控件称为计算控件。常用的控件有文本框和标签。在报表中添加计算字段的具体方法与步骤是：（1）打开报表的“设计”视图。（2）单击工具箱中要作为计算字段的控件按钮，单击设计视图中要放置控件的位置。（3）如果计算控件是文本框，直接(zhji)输入以“=”开始的表达式。第40页/共55页第四十一页，共55页。（4）如果(rgu)计算控件不是文本框，打开该控件的“属性”对话框，单击【数据】选项卡，在“控件来源”文本框中输入表达式。如图6-38所示 图图6-38 6-38 文本框属性文本框属性(shxng)(shxng)对话框对话框（5）修改新控件的标签(bioqin)名称，然后单击【保存】按钮，将报表保存。 第41页/共55页第四十二页，共55页。图图6-39 6-39 表达式生成器对话框表达式生成器对话框第42页/共55页第四十三页，共55页。（3）输入Avg（）函数的自变量参数，这里输入sx，然后(rnhu)单击【确定】按钮，返回到报表“设计”视图中。（4）在报表“设计”视图中，修改新文本框控件的标签名称为“数学平均成绩”，单击【保存】，其结果如图6-40所示。图图6-40 6-40 成绩表预览视图成绩表预览视图(sht)(sht)第43页/共55页第四十四页，共55页。图图6-41 6-41 成绩表设计成绩表设计(shj)(shj)视图视图第44页/共55页第四十五页，共55页。（3）单击数据库窗口(chungku)中“预览”按钮，结果如图6-42所示。图图6-42 6-42 成绩表预览视图成绩表预览视图(sht)(sht)第45页/共55页第四十六页，共55页。制制 DCount 函数执行的数据范围。函数执行的数据范围。第46页/共55页第四十七页，共55页。（3）单击数据库窗口(chungku)中【预览】按钮，结果如图6-44所示。图图6-43 6-43 成绩表设计成绩表设计(shj)(shj)视图视图图图6-44 6-44 成绩表预览视图成绩表预览视图(sht)(sht)第47页/共55页第四十八页，共55页。6.4 报表的打印报表的打印 在报表打印之前，还可以对报在报表打印之前，还可以对报表使用表使用“自动套用格式自动套用格式”，以及对报，以及对报表的页面格式进行设置等工作。页表的页面格式进行设置等工作。页面设置完成后，并在打印预览视图面设置完成后，并在打印预览视图中，没有发现报表有什么问题，就中，没有发现报表有什么问题，就可以进行报表打印了。可以进行报表打印了。6.4.1 设计报表格式设计报表格式报表设计好之后，可以使用系统预报表设计好之后，可以使用系统预定义的格式进行格式设置，方法如定义的格式进行格式设置，方法如下：下：（1）打开某个报表的设计视图。）打开某个报表的设计视图。如果要设置整个报表的格式，可以如果要设置整个报表的格式，可以单击相应的报表选定按钮；如果要单击相应的报表选定按钮；如果要设置某个节的格式，可以单击相应设置某个节的格式，可以单击相应的节选定按钮；如果需要设置控件的节选定按钮；如果需要设置控件的格式，可以选定相应的控件。的格式，可以选定相应的控件。（2）单击工具栏中的【自动套用）单击工具栏中的【自动套用格式】按钮格式】按钮 ，打开，打开“自动套用格式自动套用格式”对话框（一），如图对话框（一），如图6-45所示。在所示。在“报表自动套用格式报表自动套用格式”列表列表(li bio)中选择所需要的风格选项。中选择所需要的风格选项。 第48页/共55页第四十九页，共55页。（3）如果(rgu)需要指定字体、颜色和边框等属性，则单击【选项】按钮，对话框底部将显示“应用属性”选项组，如图6-46所示。（4）设置完毕后，单击【确定】按钮即可。图图6-45 6-45 自动自动(zdng)(zdng)套用格式对话框（一）套用格式对话框（一）图图6-46 6-46 自动套用自动套用(toyng)(toyng)格式对话框（二）格式对话框（二）第49页/共55页第五十页，共55页。6.4.2 报表分页报表分页在报表中可以在某一节中使用分页控制符来标志要另在报表中可以在某一节中使用分页控制符来标志要另起一页的位置，方法如下：起一页的位置，方法如下：打开报表的设计视图，单击打开报表的设计视图，单击“工具箱工具箱”中的中的“分页符分页符”控控件按钮，将光标移动到需要件按钮，将光标移动到需要(xyo)插入插入“分页符分页符”位置，位置，按下鼠标左键并拖动鼠标，创建一个按下鼠标左键并拖动鼠标，创建一个“分页符分页符”控件，控件，分页符将以短虚线为标记放在报表的左边界上，分页符将以短虚线为标记放在报表的左边界上，“分页分页符符”下方的内容将会另起一页。如果要将报表中的每条下方的内容将会另起一页。如果要将报表中的每条记录或者记录组都另起一行进行显示，可以通过设置记录或者记录组都另起一行进行显示，可以通过设置组表头、组注脚或主体的组表头、组注脚或主体的“强制分页强制分页”属性来实现。属性来实现。6.4.3 设置页面设置页面打印的页面设置会影响报表的格式，在打印报表之前打印的页面设置会影响报表的格式，在打印报表之前要进行页面设置。页面设置的步骤如下：要进行页面设置。页面设置的步骤如下：（1）打开要打印的报表，在菜单栏【文件】中单击）打开要打印的报表，在菜单栏【文件】中单击【页面设置】命令，系统弹出【页面设置】命令，系统弹出“页面设置页面设置”对话框，如对话框，如图图6-47所示。在所示。在“边距边距”选项卡中进行页的边距设置，选项卡中进行页的边距设置，在选项卡的右边会显示当前设置的示例图。在选项卡的右边会显示当前设置的示例图。 第50页/共55页第五十一页，共55页。（2）选择【页】选项卡，在【页】选项卡中进行打印方向、纸张大小(dxio)和打印机的设置等，如图6-48所示。 图图6-47 6-47 页面设置对话框（边距选项卡）页面设置对话框（边距选项卡）图图6-486-48页面设置对话框（页选项卡）页面设置对话框（页选项卡）第51页/共55页第五十二页，共55页。（3）选择【列】选项卡，如图6-49所示。在【列】选项卡中，设置报表(bobio)的列数、列宽和列高，以及行间距。如果列数大于1，还需要进行列布局设置。设置完毕后，单击【确定】按钮。图图6-59 6-59 页面设置对话框（列选项卡）页面设置对话框（列选项卡）第52页/共55页第五十三页，共55页。6.4.4预览报表预览报表 打印报表之前，应该先进行预览。预览报表有两打印报表之前，应该先进行预览。预览报表有两种：版面预览和打印预览。种：版面预览和打印预览。1版面预览版面预览 2打印预览打印预览 6.4.5 打印报表打印报表 页面设置完成后，通过打印预览视，没有发现报页面设置完成后，通过打印预览视，没有发现报表有什么问题，就可以将报表内容打印出来，方法有表有什么问题，就可以将报表内容打印出来，方法有以下两种：以下两种：（1）选择工具栏中的【打印】按钮，可立即打印当）选择工具栏中的【打印】按钮，可立即打印当前报表内容。前报表内容。（2）选择菜单栏【文件】中的【打印】命令，打开）选择菜单栏【文件】中的【打印】命令，打开“打印打印”对话框，完成相应对话框，完成相应(xingyng)设置后，单击设置后，单击【确定】按钮，可打印指定范围内的报表内容。【确定】按钮，可打印指定范围内的报表内容。 第53页/共55页第五十四页，共55页。本章小结本章小结 Access 2003 中，报表是一中，报表是一种数据库对象，它能以打印方式种数据库对象，它能以打印方式展示数据。通过本章学习展示数据。通过本章学习(xux)可以掌握以下内容：报表的作用，可以掌握以下内容：报表的作用，类型及组成，报表的创建方法、类型及组成，报表的创建方法、报表中的计算以及报表的打印等。报表中的计算以及报表的打印等。第54页/共55页第五十五页，共55页。