招标项目档案资料管理系统

-招标工程档案资料管理一、档案资料招标过程中所有的文字资料含电子资料、视频资料都是档案资料的组成局部，在工程完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有工程含分公司工程都必须统一归档，分公司工程除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进展抽查。二、归档及备案时间总公司工程，在工程分成前必须完成档案资料的归档。分公司工程在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个工程资料归档前将该工程的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应催促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。监管机构资料备案时间：序号工程类型监管机构最迟备案时间备注三、档案资料的整理1、电子资料电子资料文件夹格式为“工程编号+工程名称如：HNZK-11368省耒宜高速公路管理处“职工之家房建工程施工招标，所有与本工程有关的电子资料包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书 、投标文件等都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP操作方法详见?公司电子档案归档指南?，正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资工程，资料应上传中央投资工程管理，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的工程。2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。实施时间11.06HNZK11111招标人名称工程名称1/1保存期至：2.2省政府采购工程档案资料档案盒应设盒目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册编码用机编码，档案盒资料一般包括如下资料：2.2.1盒目录2.2.2备案资料2.2.3招标文件2.2.4投标文件正本2.2.5中标通知书2.2.6资料移交登记表2.2.7客户反响意见表2.2.8其它资料成册的资料要求胶装中标通知书、资料移交登记表、客户反响意见表不装订。公开招标采购归档盒目录招标HNZK- 工程名称：序号公开招标采购归档容份数保存位置页码备 注1采购方案申报表2采购需求表3委托代理协议或合同4进口产品采购申请及论证5招标文件论证资料6采购人对招标文件确实认资料7招标文件可另册装订8招标公告附打印的网页9招标文件出售资料10澄清修改资料11评审专家抽取记录12投标文件递交登记表13开标唱标记录表14评标委员会签到表及有关工作人员签到表15评审专家评审承诺书16评标实施细则17评审报告18评审专家评审工作情况记录表19投标人投标文件正本可另册装订20采购人对评审结果确实认资料21中标公告附打印的网页22中标通知书23质疑投诉处理文件24采购合同25政府采购合同验收报告单26废标情况记录27资料移交登记表28客户反响意见表29其他有关的重要文件工程负责人： 日期：邀请招标采购归档盒目录招标HNZK- 工程名称：序号邀请招标采购归档容份数保存位置页码备 注1采购方案申报表2采购需求表3委托代理协议或合同4变更采购方式申请及审批文件5采购人对招标文件确实认资料6资格预审公告附打印网页7选择被邀请参与投标供应商的方式及8进口产品采购申请及论证9招标文件可另册装订10招标公告11招标文件论证资料12招标文件出售资料13澄清修改资料14评审专家抽取记录15投标文件递交登记表16开标唱标记录表17评审委员会签到表及有关工作人员签到表18评审专家评审承诺书19评标实施细则20评审报告21评审专家评审工作情况记录表22投标人投标文件正本可另册装订23采购人对评审记结果确实认资料24中标公告附打印的网页25中标通知书26质疑投诉处理文件27采购合同28政府采购合同验收报告单29废标情况27资料移交登记表30客户反响意见表31其他有关的重要文件工程负责人： 日期：竞争性谈判采购归档盒目录招标HNZK- 工程名称：序号竞争性谈判采购归档容份数保存位置页码备 注1采购方案申报表2采购需求表3委托代理协议4采购方式申请审批文件5谈判小组成员组建资料6采购人对谈判文件确实认资料7谈判小组对谈判文件确实认资料8谈判文件可另册装订9谈判采购信息公告附打印的网页10谈判文件的出售资料11澄清修改资料12谈判文件递交登记表13谈判记录及报价文件14谈判小组成员签到表及有关工作人员签到表15谈判小组成员评审承诺书16谈判小组评审报告17谈判小组评审专家评审情况记录表18供应商谈判响应文件正本可另册装订19采购人对谈判结果确实认资料20成交公告附打印的网页21成交通知书22质疑投诉处理文件23采购合同24政府采购合同验收报告单25资料移交登记表26客户反响意见表27其他有关的重要文件工程负责人： 日期：询价采购归档盒目录招标HNZK- 工程名称：序号询价采购归档容份数保存位置页码备 注1采购方案申报表2采购需求表3委托代理协议4采购方式申请审批文件5询价小组成员组建资料6采购人对询价文件确实认资料7询价小组对询价文件确实认资料8询价文件可另册装订9询价采购信息公告附打印的网页10询价文件出售资料11澄清修改资料12询价文件递交登记表13询价小组成员签到表及有关工作人员签到表14询价小组成员评审承诺书15询价小组评审报告16询价小组评审专家评审工作情况记录表17供应商报价文件正本可另册装订18采购人对询价采购结果确实认资料19成交公告附打印的网页20成交通知书21质疑投诉处理文件22采购合同23政府采购合同验收报告单24资料移交登记表25客户反响意见表26其他有关的重要文件工程负责人： 日期：单一来源采购归档盒目录招标HNZK- 工程名称：序号单一来源采购归档容份数保存位置页码备 注1采购方案申报表2采购需求表3委托代理协议4单一来源采购论证资料5单一来源采购批复文件6单一来源谈判文件7单一来源采购公告附打印的网页8谈判小组成员签到表及有关工作人员签到表9谈判小组成员评审承诺书10单一来源谈判报告11谈判小组评审专家评审情况记录表12供应商谈判文件正本可另册装订13成交公告14成交通知书15质疑投诉处理文件16采购合同17政府采购合同验收报告单18资料移交登记表19客户反响意见表20其他有关的重要文件工程负责人： 日期：2.3省建立工程类工程档案资料档案盒应设盒目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册编码用机编码，档案盒资料一般包括如下资料：2.3.1盒目录2.3.2招标投标情况报告2.3.3备案资料2.3.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料含工程量清单2.3.5中标人投标文件2.3.6中标通知书2.3.7资料移交登记表2.3.8客户反响意见表2.3.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及；备案资料一般包括归档盒目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、中标通知书、资料移交登记表、客户反响意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装中标通知书、资料移交登记表、客户反响意见表不装订。省建立工程招标投标归档盒目录招标HNZK- 工程名称：序号资 料 容份数保存位置页码备 注1招标条件1发改委招标方案批复复印件2建立工程规划许可复印件3初步设计审查批复复印件4施工图审查备案表复印件5建立方银行资金到位证明复印件2委托代理合同3招标代理中标通知书4招标方案书5招标方案6资格审查文件另册7招标文件邀请招标附投标人购置招标文件情况登记表另册8招标公告含“两报两网之一发布的9资格审查评审报告10投标邀请函邀请招标11答疑纪要及补充通知12招标控制价或合理价及相关资料含工程量清单13招标投标情况报告14中标候选人公示含“两报两网之一发布的15中标通知书16资格审查申请文件另册17中标投标文件另册18未中标投标文件标注存放地点19招标人评委资料20其他法律、法规、文件应提交的资料21资料移交登记表22客户意见反响表必需有，不装订工程负责人： 日期：2.4市本级各区县政府采购工程档案资料档案盒应设盒目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册编码用机编码，档案盒资料一般包括如下资料：2.4.1盒目录参考市政府采购归档表2.4.2备案资料2.4.3招标文件2.4.4中标人投标文件2.4.5中标通知书2.4.6资料移交登记表2.3.7客户反响意见表2.4.8其它资料成册的资料要求胶装资料移交登记表、客户反响意见表不装订。政府采购一般工程归档盒目录类 别编 号归档编号2021一、根本情况合同编号、申报表编号采购办填写，其他由代理机构填写工程名称工程编号政府采购代理机构原采购方式变更采购方式合同情况标段标段简称合同编号申报表编号预算额中标额中标人简称二、工程归档资料代理机构填写序工程资料是否提交页码序工程资料是否提交页码一工程前期19投标人授权代表签到表1政府采购申报审批表20评委监委采购人签到表2非公开方式审批表21开标会情况记录表3工程委托通知单22评委承诺书二进口产品审批23资格性符合性审查表4进口产品申请表24变更采购方式的通知5行业主管部门意见25更改谈判文件实质性条款的通知6专家组论证意见26询标答疑记录表7专家组成员27竞争性谈判投标报价汇总表8专家论证意见公示28评分统分表三工程专家论证29评委意见书9政府采购随机抽取表30评标结论书10专家组个人论证意见六定标上网公告11专家组综合论证意见31工程定标备案登记表*12论证意见采纳说明32中标废标公告四工程上网公告33中标人投标书副本13工程公告备案登记表*34中标结果变更公告14委托代理协议七合同备案15采购公告35工程合同备案登记表*16采购文件36中标通知书17工程变更公告37政府采购合同五开评标会资料38超预算单位来函18政府采购随机抽取表说明：1、“表示提交，“表示未提交。2、凡公示公告均要求为打印版。3、采用简单询价方式的，提交所有投标书正本。4、标记“的，由采购办经办人提交。5、标记“*的，要求紧随本表装订。代理机构经办人签名：提交日期： 年 月 日采购办监管一科经办人签名：审核日期： 年 月 日采购办方案核算科经办人签名：备案日期： 年 月 日三、公司要求的资料序工程资料份数保存位置备注1未中标人投标文件2资料移交登记表3客户意见反响表必需有，不装订2.5市市本级各区县建立工程类工程档案资料档案盒应设盒目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册编码用机编码，档案盒资料一般包括如下资料：2.5.1盒目录2.5.2招标投标情况报告2.5.3备案资料2.5.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料含工程量清单2.5.5中标人投标文件2.5.6中标通知书2.5.7资料移交登记表2.5.8客户反响意见表2.3.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反响意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装资料移交登记表、客户反响意见表不装订。市建立工程招标投标归档盒目录招标HNZK- 工程名称：序号资 料 容份数保存位置页码备 注1招标条件1发改委招标方案批复复印件2规划局工作联系单复印件3初步设计审查批复复印件4建立方银行资金到位证明复印件2委托代理合同3招标申请书4招标文件邀请招标附投标人购置招标文件情况登记表另册5招标公告含“两报两网之一发布的和交易中心发布的6资格审查资料7投标邀请函8答疑纪要及补充通知9标底或上限值及相关资料10评标报告11中标候选人公示含“两报两网之一发布的和交易中心发布的12中标通知书13投标文件未中标投标文件标注存放地点另册14工程负责人招标备案资料15劳务分包招标备案资料16其他法律、法规、文件应提交的资料171招标方法人代表证复印件或授权委托书原件182建立方工程款支付承诺书3投标文件电子光盘另册4招标人评委资料5评委承诺词19工程招标投标分段征求意见表20资料移交登记表21客户意见反响表必需有，不装订工程负责人： 日期：2.6公路交通建立工程类工程档案资料档案盒应设盒目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册编码用机编码，档案盒资料一般包括如下资料：2.6.1盒目录2.6.2招标投标情况报告2.6.3备案资料2.6.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料含工程量清单2.6.5中标人投标文件2.6.6中标通知书2.6.7资料移交登记表2.6.8客户反响意见表2.6.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反响意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装中标通知书、资料移交登记表、客户反响意见表不装订。公路工程招标投标归档盒目录招标HNZK- 工程名称：序号资 料 容份数保存位置页码备 注1招标条件1发改委立项批复2发改委招标方式核准3施工图设计审查批复交通主管部门2委托代理合同3资格预审公告或招标公告“省招标投标监管网和日报4资格预审文件另册5答疑及补充通知6资格预审报告7资格预审申请文件另册8招标文件、工程量清单或合理定价清单另册9答疑纪要及补充通知10评标报告11中标候选人公示“省招标投标监管网和日报或省交通运输厅12中标通知书13中标投标文件另册14未中标投标文件标注存放地点15资料移交登记表16客户意见反响表必需有，不装订工程负责人： 日期：2.7土地整理工程招标投标档案资料档案盒应设盒目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册编码用机编码，档案盒资料一般包括如下资料：2.7.1盒目录2.7.2招标投标情况报告2.7.3备案资料2.7.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料含工程量清单2.7.5中标人投标文件2.7.6中标通知书2.7.7资料移交登记表2.7.8客户反响意见表2.7.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反响意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装中标通知书、资料移交登记表、客户反响意见表不装订。土地整理招标投标归档盒目录招标HNZK- 工程名称：序号资 料 容份数保存位置页码备 注1招标条件发改委招标方式核准2委托代理合同3资格预审公告或招标公告“省招标投标监管网4资格预审文件另册5答疑及补充通知6资格预审报告省部级投资工程除外7资格预审申请文件另册8招标文件、工程量清单或合理定价清单另册9答疑纪要及补充通知10评标报告11中标候选人公示“省招标投标监管网12中标通知书13中标投标文件另册14未中标投标文件标注存放地点15资料移交登记表16客户意见反响表必需有，不装订工程负责人： 日期：2.8货物设备招标投标档案资料档案盒应设盒目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册编码用机编码，档案盒资料一般包括如下资料：2.8.1盒目录2.8.2招标投标情况报告2.8.3备案资料2.8.4招标文件2.8.5中标人投标文件2.8.6中标通知书2.8.7资料移交登记表2.8.8客户反响意见表2.8.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反响意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装中标通知书、资料移交登记表、客户反响意见表不装订。货物设备招标投标归档盒目录招标HNZK- 工程名称：序号资 料 容份数保存位置页码备 注1招标委托协议2立项批复如有的话3招标人技术及商务要求4招标文件评审专家意见5招标人反响意见表如有的话6招标文件审批表7招标文件8招标文件送审函机电办9招标文件购置记录表10招标文件补充文件及投标人回执11投标保证金登记表12评标报告含全套开标、评标资料13中标通知书14投标人投标文件正本15招标过程中的其他重要资料和文件16资料移交登记表17客户意见反响表必需有，不装订18对残缺资料的情况说明工程负责人： 日期：2.9省外分公司档案资料的要求省外分公司工程如果当地监管机构对档案管理有要求的，将相关要求报送总公司备案后按当地要求进展整理。如果没有具体要求的统一按省工程的要求进展整理。3、未中标投标文件未中标人投标文件应先用纤维绳捆扎牢靠，后用牛皮纸打包。侧面贴上归档标签，一般工程未中标投标文件保存期限为5年，重点工程的未中标投标文件保存期限另行确定。实施时间11.06HNZK11111招标人名称工程名称1/3保存期至：正面贴上归档目录，当投标人多需分包时，需在备注栏用“标注本包所包含的投标文件。未中标投标文件目录招标HNZK- 工程名称：序号投标人名称商务标书技术标书其他文件备 注1填写份数填写份数填写份数工程负责人： 日期：4、资料移交向委托人招标人、监管机构移交资料时应当面清点，填写资料移交登记表，资料移交登记表应进入档案盒。资料移交登记表招标HNZK- 工程名称：序号资料名称份数备 注1招投标情况报告2备案资料3评标报告4中标通知书5招标文件投标文件序号投标人名称商务标书技术标书其他文件备 注1234移交人： 签收人： 移交时间：特别说明： 移交人： 签收人： 时 间：说明：1、本表格资料如果不是一次性移交，请在对应资料备注栏注明具体移交时间，资料签收人。2、投标文件填写按中标人-未中标人的顺序填写，同时在中标人序号上加“以示区别。3、如有特别事项如工程委托人需要将所有相关资料带回保存等请在特别说明中注明，以备查。4、本表格作为归档资料保存在工程档案中。5、客户意见反响表省招标办、市招标办执业手册填写的需复印后归档省管工程及市工程建立类工程客户反响意见表按省招标办、市招标办执业手册上的表格样式，建立工程类工程参照省招标办、市招标办执业手册上的表格样式，非建立工程类工程的客户意见反响表均按下表，所有需注明的地方均应按标注。客户意见反响表尊敬的客户：衷心的感您对我司的信任和支持！为不断提高我们的效劳质量，完善我们的工作，为向您和其他客户提供更优质的效劳，在致以我们诚挚问候的同时，请您在百忙之中填写以下意见反响表。并期盼您对我们的工作提出珍贵的意见和建议，我们将不胜感谢，！ 客 户 信 息客户名称联 系 人客户地址联系工程信息工程名称效劳围工程施工材料采购设备采购效劳采购其它评价围评价容评价结果从业规是否签订招标代理委托合同是 否招标围是否符合国家法律法规是 否是否按国家法律法规发布招标信息是 否是否按核准备的招标方式进展招标是 否招标程序及评标方法是否符合国家法律法规是 否质疑投诉处理是否有投诉、质疑以及行政主管机关最终认定结果效劳质量是否按委托合同规定的效劳围和标准提供效劳是 否是否按规定时间组织采购人与中标人签订采购合同是 否评价结论及建议 反响单位盖章： 20 年 月 日为能及时收到您的反响意见及建议，并确保反响意见的公正性，请不要将此表直接交给我司工作人员，在填写完毕后 至我公司， 为0731-84439000，再次感您的支持！中科工程管理6、册目录每本单独装订成册的资料均应有编写册目录，主要资料均应在目录中列明，注明页码，方便查找。页码编码及可以用自动机打码，目录页码可以手工填写。自动打码机目录示具体容根据归档资料结合盒目录的要求进展编列：目 录1.招标委托协议012.立项批复如有的话033.招标人技术及商务要求074.招标文件评审专家意见105.招标人反响意见表136.招标文件审批表17四、档案资料的归档程序 档案资料到达归档要求后，操作人员按上述要求整理电子资料和纸质归档资料，将电子资料上传到公司FTP，中央投资工程到达规模应上传中央投资工程管理的应将相应资料上传，并经集团资质管理员确认，档案管理员根据本文件所列目录查阅电子资料和纸质归档资料，符合要求的准予归档。 招标业务资料含中标人投标文件档案收藏于八楼档案室，档案管理员做好相应的记录。未中标投标文件打包后收藏于其他档案室，按实施年份堆垛，档案管理员做好相应的记录。档案登记台账序号工程编号工程名称资料名称份数是否完整电子档归档时间归档人存放地点接收人备注五、档案资料的借阅 所有归档档案实行借阅审批登记制度。 1、资料除非董事长或其授权人可以直接查阅之外，其它均需经董事长批准前方可借阅；2、集团直属部门、子公司负责人含副职借阅非资料可以直接到资料管理员处办理借阅手续；3、其他工作人员借阅资料需由其所在部门公司的主管领导审批前方可借阅；4、借阅资料的要求：保护档案，保持整洁，严禁涂改；注意平安，严禁转借或遗失；5、招标人或行政监视部门因需要调用已存档资料应经董事长批准前方可借阅。档案管理员应有资料借阅登记台账，注明借阅人、借阅缘由、借阅时间、预计归还时间、批准人。档案资料借阅审批单工程编号工程名称借阅人借阅时间预计归还时间借阅缘由审批人签字 时间：资 料 列 表序号资料名称份数备注档案借阅台账序号工程编号工程名称资料名称份数借阅人借阅时间预计归还时间借阅缘由审批人备注实际归还时间六、归档资料的销毁1、档案管理员每年的第一季度清理一次档案室存档的到期资料，并开列存档到期资料目录清单，由董事长签字，并在董事长指派的专人监视下进展销毁；2、任何个人或部门公司在未经许可的情况下不得销毁档案资料；3、到期资料销毁清单应永久保存。年度到期档案销毁清单目录序号工程编号工程名称资料名称到期时间备注 档案管理员： 监视人： 批准人： 时间：公司电子档案归档指南一、公司网FTP登录，FTP上传软件下载安装。1、在浏览器里面输入：2、在空白处单击鼠标右键，选登录；3、登录身份验证用户名：download 密码：1234564、点击“常用软件文件夹，下载软件，安装到本机。二、电子文档的上传1、双击桌面图标，启动FileZilla客户端，如以下图；2、在以下图主机里框填写：192.168.10.218 ，用户名填写：dangan，密码填写：123456，端口不用填，点击快速连接。3、将按要求整理好的电子文档文件夹拖拉到如下所示区域三、电子档案查询已归档电子档案按上述方式一或二登陆，用户名：danganc*，密码：123456；正在归档电子档案按上述方式一或二登陆，用户名：dangan，密码：123456；四、电子档案资料要求电子资料文件夹格式为“工程编号+工程名称如：HNZK-11368省耒宜高速公路管理处“职工之家房建工程施工招标，所有与本工程有关的电子资料包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书 、投标文件等都必须拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP，正式归档前由档案管理员查看后才能办理纸质档案归档手续。中央投资工程，资料应上传中央投资工程管理，经集团资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。五、特别说明：自即日起，所有归档工程需先上传电子文档，才能办理纸质档案归档手续，2021年度已经纸质档案归档但未办理电子档案归档的工程，请于2021年7月31日前将电子档案上传FTP，过期未上传的，后续工程不予办理归档手续。 总工办 2021年7月3日. z.