工程档案管理办法

中国华西企业有限公司产品（工程）档案管理办法第一章 总则1.0.1 为加强产品（工程）档案管理工作，实现产品（工程）档案管理的科学化、制度化和规范化，充分发挥产品（工程）档案的作用，依据档案法和国家档案局关于企业档案管理规定、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/11822-2000）以及四川华西集团企业档案分类规则实施方案等有关规定，结合产品（工程）档案管理工作的实际情况，制定本办法。1.0.2 产品（工程）档案是指建筑工程项目在招投标、经营管理、工程管理、施工生产、施工监理、竣工验收、评优、等活动中形成的应当归档，并按规定整理好的各种纸质、电子、光盘、磁盘、照（底）片、胶片、声像等文件材料的总称。产品（工程）档案是建筑施工企业档案管理的重要组成部分，是施工企业管理工作的重要基础，它反映了企业主要职能活动的历史面貌，是施工过程的原始记录，是企业文化的重要表现。同时，也是全面鉴定工程质量、工程管理、技术改革和企业规避风险的原始凭据。1.0.3 本办法适用于各土建公司（以下简称各公司）产品（工程）档案的管理工作。各公司都应依照本办法做好产品（工程）档案的管理工作。工程总承包范围内的装饰装修工程，可参照本办法有关条款执行。 建筑设备安装、机械施工、场道、混凝土等专业公司，应遵照国家有关规范，结合各自专业特点，参考本办法有关条款制定本公司的管理办法，并报集团公司审核后实施。第二章 档案管理和职责2.0.1 产品（工程）档案要坚持统一制度、统一规范、统一标准、集中统一管理的原则。1.在四川省档案局和华西集团档案处的指导下，产品（工程）档案采取统一的制度、规范、标准和集中管理的措施。各公司应根据自已的实际情况不断完善产品（工程）档案管理制度，并将制度和管理网络图上墙。建立以产品（工程）档案为主的档案管理体系和以各公司档案室为中心，公司各部门、分公司、项目部为基础的档案管理网络。即一是档案人员和立卷、技术内业人员（以下简称：归档人员）网络，二是档案文件材料流向网络。2.产品（工程）档案以法人为单位实行集中管理，确因保管条件有限一时不能“绝对”集中的，应积极创造条件，早日实现集中管理。3.产品（工程）档案工作必须在分管领导的直接领导下，建立以档案部门（档案人员）为指导，办公室、工程(生产技术)部及有关部门相配合，项目经理负全责，归档人员具体办理的自上而下的责任保障机制。做到各司其职、各尽其责，协调有效运转，确保产品（工程）档案的齐全、完整、准确。4.坚持产品（工程）档案“三纳入、四同步、四参加”制度。“三纳入”：即将档案管理纳入工程管理各个环节中、纳入工程项目承包责任状中、纳入领导及有关部门和人员的职责范围之中；“四同步”：即下达工作任务时同时下达档案归档要求、检查工程进度时同时检查归档情况、总结验收时同时验收档案、考核奖惩时同时验证归档合格证明；“四参加”：即档案人员参加工程竣工验收会、参加设备开箱会、参加科研成果鉴定会、参加生产科技会。5.各公司应配备相适应的专职档案人员或以产品（工程）档案为主的兼职人员。相关部门、项目部的归档人员兼任产品（工程）档案的归档工作。配备的人员应当忠于职守、遵纪守法，具备相应的档案专业知识和业务能力。档案人员和归档人员应保持相对稳定。依照国家有关规定，档案人员在职务晋升、职称评聘及其它待遇方面与工程技术管理人员享受同等待遇。6.定期对档案人员和归档人员进行业务培训，提高他们的专业素质，争取早日实现持证上岗。2.0.2 各档案室和档案人员负责指导、监督、检查本公司归档人员对产品（工程）档案的立卷归档工作；负责档案的保管、鉴定、检索、编研、提供利用等工作；实现产品（工程）档案管理的制度化、同步化、网络化、现代化。主要职责是：1.贯彻执行国家有关法律法规和集团公司档案处制定的相关办法，结合实际，制订本公司产品（工程）档案的实施意见或办法。2.指导、督促、检查各级归档人员做好产品（工程）档案平时立卷（建立“文件包”制）工作及归档工作。3.运用计算机管理产品（工程）档案，指导归档人员运用计算机归档，提高工作效率。4.做好产品（工程）档案的统计工作。掌握各工程项目开工、竣工时间，按施工进度跟踪各种文件材料的收集、整理、归档情况；建立日常档案收进、移出、累计等各种统计台帐。5.做好产品（工程）档案的保管及安全工作。应有符合国家标准的专门库房和档案装具，库存容量必须预留十年以上空间，排架科学、合理、美观，符合国家标准，坚持“八防”措施，确保档案安全。6.做好产品（工程）档案的保密工作，严格执行各项保密规定，坚持档案借阅登记制和反馈记录制，严防丢失、更改、损毁档案。7.充分发挥档案在企业各项工作中的作用。积极编制各种实用的档案检索工具和编研资料，做到利用方便、快捷，为企业各项工作提供高效服务。8.按照开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定（试行）（国家档案局档发字199413号文）精神，积极申报利用档案资源获经济效益科技成果奖。9.负责接收下属撤销机构的产品（工程）档案。第三章 档案分类和档号3.0.1 产品（工程）档案类目设置和档号编制规则。根据国家有关规定，产品（工程）档案类目设置和档号编制规则如下：4 为产品（工程）档案（一级类目号）11 为工程管理（二级类目号）12 为工业建筑（二级类目号）13 为民用建筑（二级类目号）14 为工业产品（二级类目号）一、二级类目原则上不作变动。在二级类目下，按项目编顺序号，破拆号后编案卷顺序号。档号编制规则为：全宗号.目录号.一级类目号.二级类目号.项目顺序号案卷流水号。例如：4.13.001-001。全宗号由集团公司档案处确定，档号编制应简便、科学、统一。类目设置和档号一经确定，不要轻意改变。第四章 档案内容4.0.1 产品（工程）档案形成的文件材料内容主要包括九个方面：经济管理文件材料；质量保证文件材料；质量管理技术文件材料；质量检验评定文件材料；安装施工文件材料；施工监理文件材料；项目竣工验收文件材料；竣工图；特殊载体文件材料。第五章 归档范围和保管期限5.0.1 在建筑工程项目施工过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围（见附件一产品（工程）文件材料归档范围及保管期限表）。5.0.2 归档文件材料的来源：1.各公司所属部门、直属公司、分支机构(含境外机构)、施工项目部应当归档的文件材料。2.所有对外合作工程项目，合作单位均应按要求向我方提交应当归档的各类文件材料。3.归档的文件材料包括纸质、电子、光盘、磁盘、照（底）片、胶片、声像、实物等各种载体形式。第六章 归档时间6.0.1 归档时间。根据产品（工程）档案形成的特点和规律，针对工程项目管理和施工过程中形成的文件材料，可视情况分为四个阶段归档：1.对在工程项目上形成的重要的、属永久或长期保存的文件材料，在企业改制、内部机构变动及职工调动、离岗时滞留在部门和个人手中有关工程项目的各种文件材料，对外合作工程项目形成的重要文件材料，领导交办的文件材料等，都必须随时形成随时按规定整理归档。2.对在公司管理部门形成的与工程项目（含对外合作工程项目）有关的各类文件材料，经过整理后，按年归档（与文书档案归档时间同步）。3.对在工程项目施工过程中形成的各类文件材料，要按规定进行整理，从工程项目竣工验收之日起，3个月内向档案室移交。4.对工程项目决算这部分文件材料，待决算办理完毕后再补充归档。要杜绝因决算未办理而使已竣工验收完毕的文件材料迟迟不能归档的现象。第七章 归档要求7.0.1 归档的文件材料应遵循文件材料的形成规律、保持其有机联系、区分其保存价值整理成卷，案卷应符合国家（GB/11822-2000）科学技术档案案卷构成的一般要求的标准。7.0.2 应当归档的文件材料必须依照相关规定，由形成部门的归档人员收集齐全，在档案人员的指导下进行立卷，经审查合格后向档案室移交。任何单位、部门和个人，不得把在实施工程项目全过程中形成的应当归档的文件材料据为已有。任何拒绝归档的行为都是违法的。 国家规定不得归档的文件材料禁止擅自归档。7.0.3 归档的文件材料必须齐全、完整、准确，能如实地反映工程项目全过程的面貌。7.0.4 归档的文件材料应字迹工整、图样清晰、用纸规格标准统一、签字盖章手续完备，图片、照片等应配以文字说明。7.0.5 归档的文件材料必须是原件。特殊情况只有复印件的，必须在复印件上注明原件的流向,并加盖项目或公司相关部门印章。7.0.6 案卷与卷内文件材料的排列应符合案卷质量标准，要具有逻辑性、条理性。7.0.7 归档的文件材料严禁使用由铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等形成的字迹材料。需归档的传真件（普通纸除外），必须及时复印，与相关文件材料一并归档。7.0.8 在实施工程项目的初始阶段，归档单位应与甲方在合同或协议中明确约定所有与项目有关的文件材料均需提供一份原件给我方归档，避免因文件、图纸份数不足而造成归档不齐全、或用复印件代替原件的现象发生。7.0.9 建立“文件包”制度。从开始实施工程项目起，归档人员应对照产品（工程）文件材料的归档范围，对形成的各类文件材料进行逐件、分类、装盒积累。“文件包”的形成与工程项目施工进度同步。1.建立由管理层各有关部门归档人员对平时形成的与工程项目有关的各类文件材料进行装盒积累的“文件包”。2.建立由工程项目部归档人员（内业技术人员）对平时在施工过程中形成的各类文件材料进行装盒积累的“文件包”。3.建立由档案人员对平时形成的重要的、属永久或长期保存的文件材料进行装盒积累的“文件包”。按照规定的时间，对“文件包”进行加工整理，符合案卷质量标准后向档案室移交。档案室原则上不接收零散文件。7.0.10 在项目经理协助下，归档人员负责向建设、设计、监理等有关单位收集属于产品（工程）档案应归档的文件材料。7.0.11 建立产品（工程）档案“归档说明”和“索引卡”。归档说明包括：档案形成的内容、载体简介、数量、案卷质量问题、整理过程处理情况、文件缺失说明、目录表、主要参加（整理、撰写）人员（姓名、职务）、日期等。 “索引卡”内容包括：工程项目情况简介（档案管理软件中已有统一格式）。7.0.12 归档手续。移交档案必须办理交接手续，将“案卷目录”作为“档案移交目录清单”，一式三份。移交单位保存一份，接收单位保存两份。交接双方清点无误，签字和盖章后方算手续完备。7.0.13 各公司应采用先进技术和手段，逐步实现产品（工程）档案的数字化及网络化管理，提高工作效率。公司内部应使用统一的档案管理软件，便于数据共享，有效利用。7.0.14 归档时，应将与归档文件材料相应的电子文件按规定移交档案室，产生电子文件的（软硬件环境及相关数据）须符合有关要求。归档文件中反映同一内容而载体不同的文件材料应保持其一致性，注明互见号（关联档号）。7.0.15 各公司应配备必要的档案保管设施，确保档案安全。7.0.16 两个以上单位合作完成的工程项目，主体单位与协作单位应各自保存一套档案，另交一套给总包单位。7.0.17 对因各种原因停工的工程项目，项目经理必须要求内业人员立即对前期施工过程中形成的各类文件材料进行清理、造册、封存。封存后如遇内业人员工作变动，项目经理必须指定专人接收并办理移交手续，然后继续封存。项目经理必须对已被封存的各类文件材料的安全和完整负责。如项目经理接手新的工作，或停工项目复工无期（含烂尾楼），该项目经理必须与内业人员一起把被封存的各类文件材料按规定整理后向公司档案部门移交，并办理移交手续；同时，在管理层形成的与该项目有关的经济管理文件材料，也一并按规定向公司档案部门移交。第八章 控制措施与奖罚8.0.1 建立产品（工程）档案“归档保证金”制度。1.各公司在与合作单位或项目经理签订工程项目施工合同（协议）时应将移交合格的产品（工程）档案列入合同（协议）条款之中，并明确规定如不按时按规定移交档案，则扣取一定比例的“归档保证金”。2.各公司与项目经理签订责任状时，应明确提出移交合格的产品（工程）档案的要求。3.根据本公司下达的施工生产任务计划表，档案人员应向已经开工的工程项目部出具扣取文件材料“归档保证金”的通知和扣取文件材料“归档保证金”计划表（附件二、三），并加盖分管档案的部门印章及分管领导的签字，交本公司财务部门（结算中心或内部银行），由财务部门（结算中心或内部银行）根据各工程项目的建筑面积扣取项目部一定比例的“归档保证金”（扣取金额的比例由各公司自定）。各公司不准挪用“归档保证金”。4.项目部从工程项目竣工验收结束之日起，在3个月内必须将全部文件材料按规定归档。在向档案室移交后（决算文件材料可适当延后归档），由管理产品（工程）档案的人员出具归档保证金退还通知（附件四），经档案主管部门和分管领导签字后，由财务部门（结算中心或内部银行）凭归档保证金退还通知，全额退还“归档保证金”。凡不能按时按规定移交产品（工程）档案的，每超期一天，即按百分比扣取归档保证金（扣取金额的比例由各公司自定）。5.对在产品（工程）档案收集、整理、归档、保管和开发利用等各项工作中做出突出成绩的，应给予表彰和奖励（奖励标准由各公司自定）。6.对违反有关规定，造成产品（工程）档案及文件材料失真、损毁、丢失或拒交的人员，应给予批评和罚款（罚款标准由各公司自定）。情节严重者，应按照档案法的规定给予严肃处理。7.为防止文件材料丢失，任何人不得以任何理由留存各种文件材料原件。确因工作需要，可留存复印件。各级管理人员在办理调动、离岗、退休手续前，必须将个人保存的在实施工程项目过程中形成的文件材料移交给档案室，并由分管档案工作的部门负责人和档案人员签字后方能办理相关手续。第九章 归档方法9.0.1 采取树样板、学经验、抓检查、办培训等形式，提高归档人员的业务水平，确保案卷质量。9.0.2 产品（工程）文件材料的组卷方法。1.档案人员应及时深入到部门和工程项目上，在文件材料齐全、完整、准确的基础上，协助归档人员确定其保管单位（组成案卷）、拟写案卷题名、排列案卷顺序、给定档号、安装档案管理软件、指导录入编目方法。2.各部门和工程项目的归档人员，在档案人员的协助和指导下，排列卷内文件材料顺序、编制页号，运用档案管理软件录入卷内目录、案卷目录（一式三份），放置备考表，装订成册，打印粘贴封面和脊背，办理移交手续。3.组卷过程中，对一部分已经成册的文件材料，对照产品（工程）档案的案卷质量标准采取加工、调整、补充、说明的方法。4.各公司在管理层形成的有关工程项目的文件材料（如：招投标书、中标通知、委托书、履约类保函、修正澄清文件、会议纪要、预决算书、往来函件等），在第二年文书档案立卷归档时一并归入产品（工程）档案。归档案卷，可采取两种分类和档号编制方法：一种分在产品（工程）档案的工程管理类，即档号为：，另一种方法分在每个工程项目案卷之首，即档号为：或，待竣工文件材料收齐后再一并归档。无论采取何种方法，一经确定不得轻易改变，在同一全宗内保持一致。第十章 档案保管与借阅10.0.1 对接收的产品（工程）档案应科学排列柜架，库内标注档案存放示意图，柜架上标明指引标记。要采用现代化管理手段，尽快实现电脑检索。10.0.2 做好档案保管工作。要求办公室、阅览室、库房三分开，库房必须采取“八防”（即防盗、防火、防高温、防湿、防尘、防鼠、防虫、防有害气体）措施，定期打扫卫生。逐步使用无酸卷皮卷盒，柜、架数量充裕且质量好，库房设施齐全，对破损及变质档案要及时采取补救措施，对涉密档案要严格保密，确保档案信息安全。10.0.3 查阅、复印、借阅产品（工程）档案必须办理查、借阅手续，经相关部门负责人（重要档案由分管领导）签字批准后方可查、借阅及复印。在查、借阅档案的过程中，严禁私自拆页、损坏、涂改、摘抄、散失、转借等。否则，按档案法追究责任。每次借阅时间最长不得超过一个月。对逾期不归还者，各公司可根据实际情况，自行制定收取押金、超期扣款的规定。原则上不向外单位提供档案。第十一章 档案鉴定11.0.1 产品（工程）档案分短期、长期、永久三种保管期限。短期为15年（含15年）、长期为50年，永久为50年以上，保管期限表见附件一。11.0.2 由公司分管领导、总工程师、工程部及有关部门、档案人员组成档案鉴定小组，共同对过期档案进行鉴定。经鉴定，对需销毁的过期档案要编制档案销毁清册，提出鉴定销毁的请示（附销毁清册），由公司法定代表人签字，报集团公司档案处审核后，公司方能批复销毁。销毁的请示与清册、批复归入文书档案永久保存。第十二章 附则12.0.1 本办法从2006年 月 日起实施，四川华西集团有限公司档案处负责解释，原规定与本办法不一致或相抵触的，按本办法执行。附件一：产品（工程）文件材料归档范围和保管期限表二00九年九月八日附件一 ：产品（工程）文件材料归档范围及保管期限表土建工程施工文件材料（一）产品 （工程） 经济管理文件材料1.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期1.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和澄清文件、修正文件永久1.3中标通知书长期1.4合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件长期1.5工程分包（含专业分包、单项分包）、设备租赁、劳务、材料及构件配件供应等合同、协议长期1.6工程预算、经审查签字的工程决算书长期1.7工程合同范围以外，应向建设单位收取费用的凭证、文件长期1.8工程结算后形成的债权文件长期1.9工程竣工报告、竣工验收报告永久1.10交工验收记录、证明及相关文件材料长期1.11工程评优材料及评优证书永久1.12针对工程索赔等涉及法律事务的文件永久（二）产品（工程）质量保证文件材料2.1原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期2.2建筑材料试验报告长期2.3土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录长期2.6结构吊装、结构验收记录长期2.7中间检验记录长期2.8隐蔽工程验收记录长期（三）产品（工程）质量管理技术文件材料3.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期3.2施工组织设计（方案）及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件长期3.3设计变更通知、工程更改洽商单、技术核定单长期3.4材料代用核定审批手续、业务联系单、备忘录等长期3.5施工定位（水准点、基准点、导线点、控制点等）测量、复核记录、地质勘探文件长期3.6各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告长期3.7防水工程抗渗试验记录长期3.8大体积混凝土浇灌令及相关技术措施文件长期3.9分部、分项工程技术复核记录长期3.10施工安全技术交底记录长期3.11施工日记、大事记长期3.12技术总结长期（四 ）产品（工程）质量评定文件材料 4.1分项工程质量检验评定文件长期4.2分部工程质量等级评定文件（按 地基与基础分部、主体分部、地面与楼地面分部、门窗分部、装饰分部、屋面分部、采暖卫生与煤气分部、电气安装分部、通风与空调分部、电梯安装分部等10个分部工程及所含分项工程质量检验评定文件整理）长期4.3单位工程观感质量评定文件长期4.4质量保证资料核查文件长期4.5单位工程综合评定文件材料长期安装工程施工文件（五）安装工程（给排水、电气、暖通、电梯、消防环保等）施工文件材料5.1 设备及管线安装施工文件5.1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期5.1.2施工组织设计（方案）及审批文件、施工计划、技术措施文件长期5.1.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期5.1.4建筑材料试验报告长期5.1.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零（部）件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等长期5.1.6焊接试验记录、施工检验、探伤记录长期5.1.7隐蔽工程检查验收记录长期5.1.8强度、密闭性试验报告长期5.1.9设备网络调试记录长期5.1.10施工安装记录、安装质量检查评定及施工处理报告长期5.1.11系统调试、整定记录长期5.1.12管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录长期5.1.13管线标高、位置、坡度测量记录长期5.1.14中间交工验收记录、证明、工程质量评定长期5.1.15竣工报告、竣工验收报告、施工预算、决算长期5.2 电气、仪表安装施工文件5.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期5.2.2施工组织设计（方案）及报批文件，施工计划、技术措施文件长期5.2.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单，建筑材料试验报告长期5.2.4设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录长期5.2.5系统调试、整定记录长期5.2.6绝缘、接地电阻等性能测试、校核 -长期5.2.7材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录，质量检查评定、事故处理报告长期5.2.8操作、联动试验报告长期5.2.9电气装置交接记录长期5.2.10中间交工验收记录长期5.2.11竣工报告、竣工验收报告长期工程监理文件（六）产品（工程）监理文件材料6.1 施工监理文件：6.1.1设计变更、材料、零部件、设备代用审批单长期6.1.2监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、往来函件长期6.1.3工程材料监理检查、复检、实验记录、报告长期6.1.4监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录长期6.1.5各项测控量成果及复核文件、外观质量文件、检查、抽查记录长期6.1.6施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告长期6.1.7工程进度计划、实施、分析、统计文件长期6.1.8变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期6.1.9单位工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估文件长期6.1.10主要材料及工程投资计划、完成报表长期6.2 设备采购、监造工作监理文件 6.2.1设备、材料采购招投标文件、合同、出厂质量合格证明长期6.2.2设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划长期6.2.3市场调查、考察报告长期6.2.4设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格审查表长期6.2.5原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告长期6.2.6开动、复工审报表、暂停令长期6.2.7会议纪要、往来文件长期6.2.8监理工程师通知单、监理工作联系单长期6.2.9监理日志、监理月报长期6.2.10质量事故处理文件、设备制造索赔文件长期6.2.11设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件长期6.2.12设备采购、监造工作总结长期（七）项目竣工验收文件材料7.1项目竣工验收报告长期7.2.2工程设计总结长期7.2.3工程施工总结长期7.2.4工程监理总结长期7.2.5项目质量评审文件长期7.2.6竣工验收会议文件、验收证书及验收委员名单、签字、验收备案文件长期7.2.7项目评优报奖申报材料、批准文件及证书长期（八）竣工图8 按建筑、结构、给排水、电气、暖通、电梯、消防、环保等顺序整理排列组卷长期（九）特殊载体文件材料9包括：产品（工程）在招投标、施工生产、竣工验收、各个阶段形成的记录技术类、管理类和其他有保留价值的磁盘、光盘、照片、磁带等声像材料长期