公司办公室管理制度 (2)

管 理 制 度标题：办公管理制度 编 号：BG001版 次：A/0发布日期： 制 定： 审 核： 顾 问：林 染 批 准： XXXX有限公司管理部制 XX年X月 标题：公司办公管理制度编 号制 定审 核顾 问批 准生效日期版 次页 码BG001林染A/01/5公司办公室管理制度1、目的：为了做好公司办公管理工作，规范公司工作场所，达到提高公司经营管理水平的目的。2、范围：本制度规范了公司办公的基本功能、内容及要求等，适用于公司办公管理规定。3、职责：3.1公司管理部负责公司办公日常管理工作，负责制定办公行政事务及办公场所的日常管理工作，同时制定公司办公的管理制度，对违反办公管理制度的人和事进行处罚。3.2其他部门及人员应积极配合综合管理部做好公司办公事务的日常管理工作，并遵守公司制定的相关办公管理的规定。4、管理办法4.1公司办公场所管理4.1.1公司办公场所是公司经营使用的场所，每位员工应爱惜公司的财产，若有损坏照价赔偿。4.1.2办公场所应保持安静、清洁卫生（卫生管理参照公司卫生管理制度）。4.1.3公司办公场所分为总经理室、副总经理室、行政室、会议室、综合办公区、仓库等，每位员工应自觉遵守公司各项规定。4.1.4公司因经营所需配置的办公用品应合理使用及妥善保护，不得损坏，否则予以相应处罚或依损失大小处以一定赔偿。4.2公司人员文明守则4.2.1公司人员要文明礼貌，不得说脏话、粗话。4.2.2同事之间要以礼相待，团结互助。4.2.3与主管要以职务相称，不得直呼其名。4.2.4不得随意翻动别人的东西及查看别人的资料。4.2.5热情接待来访客人，当客人与主管谈话要懂得回避。4.2.6上班时要全心投入，没事要懂得找事做。4.2.7要做好工作计划，事情做完要及时回报。4.2.8遵守公司各项规章制度。4.3印鉴管理4.3.1公司印鉴由管理部专人负责保管。标题：公司办公管理制度编 号制 定审 核顾 问批 准生效日期版 次页 码BG001林染A/02/54.3.2公司印鉴的使用，必须由总经理签字许可后，管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果，由直接责任人员负责。4.3.3公司所有需要盖印鉴的介绍信说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询存档。4.3.4公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经总经理签字批条，方可开出持空白介绍信，外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的使用情况，未使用的空白信条必须交回公司管理部予以销毁。4.3.5 盖章后出现的意外情况由批准人负责。4.4档案管理4.4.1归档范围4.4.1.1公司的规划、年度计划、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议合同、项目方案、通告通知、客户档案、购销合同等具有参考价值的文件材料等。4.4.1.2公司根据经营档案资料将分为三类：A类为合同资料；B类为内部管理资料；C类为技术、业务、客户等资料。各档案资料定期由各部门将档案资料归集到管理部，管理部要建立档案柜，将公司各类档案进行整理、分类、建立目录，以便查阅。4.4.1.3档案管理要指定专人负责明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须设定保密登记，并采取相应的保密措施。4.4.2档案的借阅与索取4.4.2.1总经理借阅档案，可通过档案管理人员，办理借阅手续直接提档。4.4.2.2公司其他人员需借阅档案时，要经上级主管批准，并办理借阅手续。4.4.2.3借阅档案必须爱护、保持整洁、严禁涂改、注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要必须摘录和复制，凡属密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案经档案管理员批准方可摘录和复制。4.4.3档案的销毁4.4.3.1任何人非经总经理允许无权随意销毁公司档案材料。4.4.3.2若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案文件须经档案管理员批准后方可销毁。4.4.3.3经批准销毁的公司档案文件，档案人员要认真填写编制销毁清单由专人监督销毁。4.5公文打印管理标题：公司办公管理制度编 号制 定审 核顾 问批 准生效日期版 次页 码BG001林染A/03/54.5.1公司公文的打印工作由管理部负责。4.5.2各部门打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字交管理部打印。4.5.3 公司的资料整理、制度编写要做到起草、修改、打印、校对、批准、发放。4.5.4公司的制度统一由管理部打印、发放、管理、其他部门要制定制度应报管理部审核或备案。4.5.5所有公司的制度由管理部统一发放。4.6办公用品的管理4.6.1办公用品的分类4.6.1.1固定资产：是指价值在100元以上的办公用品，如：电话、手机、传真机、复印机、电脑、计算器、办公桌、办公椅、沙发、空调、冰箱、柜子、电风扇、车辆等耐用品。4.6.1.2低值易耗品：是指100元以下的办公用品，如：便签、铅笔、圆珠笔、钢笔、笔筒、电池、办公夹子、档案袋、回型针、墨水、笔记本等低值易耗办公用品.4.6.2办公用品的管理4.6.2.1管理部负责公司办公用品的管理工作，对办公设备、低值易耗品、通讯设备的采购、保管、维护与发放。 4.6.2.2公司各部门将所需办公用品于每月25日报至管理部。管理部根据实际用量和库存情况制定采购计划，经总经理批准后购置。 4.6.2.3每天要及时做好办公用品入库和领出登记，在日清月结的条件下，月末对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。 4.6.2.4管理部建立公司固定资产总账，对每件物品需进行编号，每半年进行一次普查，如发现非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。4.6.2.5管理部负责收回公司离职人员的办公用品和物品。4.6.3办公用品的采购4.6.3.1各部门所需特殊办公用品的采购,应先填写办公用品申请单 (见附表一)，经主管审核、总经理审批后,由管理部进行采购。4.6.3.2管理部根据所需部门提出的办公用品采购计划单进行采购,由专人进行采购, 采购前由采购人员填写请款单,经财务审核,报总经理批准后，到市场进行采购.4.6.3.3采购人员将采购的办公用品进行入库,入库前由管理部专管人员进行核对品种、数量,质量、规格等，并将所采购的办公用品进行入库登记.4.6.4办公用品的发放4.6.4.1办公用品发放时间为每周星期二、五下午，其它时间不予发放。特殊情况如新进人员领用办公用品,或其它临时性办公用品领用经总经理特批的，则不在此列。标题：公司办公管理制度编 号制 定审 核顾 问批 准生效日期版 次页 码BG001林染A/04/54.6.4.2管理部要根据正常用量准备适量库存低值易耗品以备日常领用，对特殊的固定资产及批量较大的低值易耗品，遵循谁申请谁领用的原则。采购人员在采购时应货比三家,选择价廉物美的商品.4.6.4.3办公用品的领用要进行登记（低值易耗品），并将领用的物品填写在办公用品领料登记表 (见附表二). 4.6.4.4在领取固定资产时，要填写领料单(见附表三), 领料单要经部门主管和总经理批准.4.6.4.5管理部对有关固定资产要编号造册,如办公桌椅及柜类等。4.6.5办公用品的使用标准职务标准备注总经理级大班桌、电脑、茶井等2000元以上经理级办公桌、电脑等500元以下主管办公桌、电脑等200元以下职员办公桌等50元以下临时人员配制相关物品20元以下注:具体办公用品的申请按标准范围内申请,但要进行批准.特殊人员及办公要求由管理部申请配制,由总经理批准实行.4.6报刊及邮件管理4.6.1 报刊管理人员每半年按照公司要求及各部门需求，做出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。4.6.2报刊管理人员每日负责将报刊取回，并进行处理、分类、登记并分别送到有关部门，有关部门处理后一周内，交回管理部，由报刊管理人员统一保管存档备查。4.7.3任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经管理部批准。4.7.4公司邮件的收发必须有专人负责。4.7.5负责收发人必须每天查收邮件，及时反馈信息。4.7.6未经总经理同意，其他人员不得随便查收、查看公司邮件。4.8电脑及传真管理4.8.1电脑是公司的办公设备，由管理部统一管理。4.8.2未经同意任何人都不能随意动用公司电脑里的资料。标题：公司办公管理制度编 号制 定审 核顾 问批 准生效日期版 次页 码BG001林染A/01/54.8.3公司电脑的密码不能随意改动，以免造成其他使用电脑人员的不便。4.8.4电脑里的所有文件、档案资料，未经总经理同意不得拷贝、打印等。4.8.5公司的传真必须由专人负责。4.9电话的管理4.9.1公司的电话是对外联系的窗口。4.9.2 接打电话时，要文明礼貌。4.9.3上班时不能打私人电话。如需要打私人电话，也要长话短说。5、其他5.1本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见，提交管理部研究，并提请总经理批复。5.2本规定经总经理批准后生效。6、附件表一：办公用品申请单表二：办公用品领料登记表 表三：领料单(购买)表四：入库单(购买)表一： 办公用品申请单部门: 年 月 日名称数量用途需求时间备注 批准： 审核: 制定: 办公用品申请单部门: 年 月 日名称数量用途需求时间备注 批准： 审核: 制定: 办公用品申请单部门: 年 月 日名称数量用途需求时间备注 批准： 审核: 制定: 表二：办公用品领用登记表序号物品名称数量领料人领料人部门领料日期批准人1234567891011121314151617181920附表一入库登记表序号入库日期名称规格单价原库存量入库量现库存量经手人1234567891011121314151617181920附表二出库登记表序号出库日期名称规格单价原库存量出库量现库存量经手人123456789101112131415161718192010