中国中铁HR业务操作指导手册V2.0正式版

中国中铁股份有限公司人力资源管理系统（eHR）业务操作指导手册中国中铁eHR项目组二零壹零年十一月目 录一、权限管理51-1 权限管理流程51-2 如何为下级单位管理员分配权限51-3 如何为本单位业务人员分配权限61-4 如何为本单位领导分配权限71-5 如何为本单位自助员工分配权限81-6 如何为新建单位分配登陆权限81-7 如何对已经锁定的用户解锁81-8 如何查询本单位所有人员登录信息81-9 权限管理常见问题及解答9二、组织机构管理112-1 如何创建新（下级）单位112-2 如何创建新部门112-3 部门常用业务操作（修改、调整层级、部门合并等）122-4 如何维护项目部（指挥部）信息122-5 如何创建新岗位及常用操作132-6 如何将项目部（指挥部）人员批量划转132-7 如何将人员由按部门管理转换为按单位管理142-8 如何将人员由按单位管理转换为按部门管理142-9 如何设置部门及岗位编制152-10 如何查看单位的组织机构图152-11 组织机构常见问题及解答16三、人员信息管理173-1 如何录入人员信息173-2 如何查询并导出人员信息173-3 如何维护人员信息183-4 如何实现对关键人员的管理203-5 如何使用总公司现有的人员卡片和人员花名册203-6 如何分配干部和工人的人员查询权限213-7 如何不通过人事令实现本单位人员调动223-8 如何不通过人事令增加（免除）兼职233-9 如何不通过人事令实现本单位人员的离退243-10 如何不通过人事令实现跨单位人员调动243-11 如何返聘/再聘人员273-12 如何通过人事令进行人员调动273-12-01人事令操作流程273-12-02 如何设置人事令大类283-12-03 如何设置人事令模板293-12-04 如何下人事令293-12-05 单人令303-12-06 专业技术职务令303-12-07 兼职令313-12-08毕业生招聘令313-12-09 如何批量下令（一人一令）323-12-10 如何下多人令（多人一令）323-12-11 如何实现跨单位人员调动333-13 人员管理常见问题及解答33四、合同管理364-1 如何与新员工签订合同364-2 如何续签合同364-3 如何解除合同374-4 如何终止合同374-5 如何修改合同信息384-6 如何变更合同信息384-7 如何使用合同台账394-8 合同管理常见问题及解答40五、薪酬管理415-1 薪酬管理操作流程415-2 单位初次使用薪酬的初始化设置425-3 每月薪酬导入前的准备工作445-4 如何导入并处理薪酬数据445-5 如何调整薪酬发放项目455-6 如何查询以往发放的薪酬数据455-7 如何修改已结账的薪酬数据455-8薪酬管理常见问题及解答46六、社保管理476-1 社保管理操作流程476-2 单位初次使用社保时的初始化设置486-3 每月社保导入前的准备工作496-4 如何导入并处理社保数据496-5 如何修改已结账的社保数据506-6 社保管理常见问题及解答50七、员工自助527-1 自助用户如何修改个人密码527-2 自助用户如何查看修改个人信息52八、IUFO报表538-1 IUFO报表操作流程538-2 如何登陆IUFO548-3 如何为IUFO用户分配权限568-4如何填报并上报报表578-5 如何修改IUFO的登陆密码668-6 IUFO报表常见问题67九、操作小技巧68十、附录69附录一：各模块节点分配列表69附录二：单位层级表70附录三：部门层级表70附录四：调配及离职业务类型70一、权限管理1-1 权限管理流程系统中的“用户”指的是单位中具体的某一员工，如张三、李四、王五等。系统中“用户”统一由单位的e-HR管理员在【人员信息维护】节点通过增加自助用户按钮功能进行创建。系统中的角色指的是某一个权限的集合，具体表示为单位中具有相似操作权限或功能的某一职责、某一工作或某一任务等。角色的不同是由用户权限的不同而决定的，具有同一权限的用户，创建一个角色即可。操作前提：1、人员信息已录入到系统内（即在【人员信息维护】节点能查询到“用户”姓名）。2、理解系统中“用户”和“角色”的概念。3、根据单位中的人员情况，明确出在系统中需要建立哪些角色。公司操作图解：2-创建1-创建4-委派用户角色3-分配权限操作步骤：步骤一：创建“用户”。在【人员信息维护】节点通过增加自助用户按钮将需要分配业务操作权限的员工设置为自助用户。步骤二：创建“角色”。在【角色管理】节点，创建需要的角色类型。步骤三：分配权限。通过“权限分配”为角色分配相应的功能权限。步骤四：“用户”与“角色”进行关联。在【用户管理】节点，通过委派角色按钮，将用户与角色建立关联，这样，“用户”就拥有了“角色”所具备的功能权限。1-2 如何为下级单位管理员分配权限e-HR管理员指的是每个单位中的系统管理员，其主要职责是为单位中的员工、业务人员、领导等角色分配在系统中的功能及业务权限。根据中铁下管一级的管理模式，在系统中，下级单位的e-HR管理员权限由上一级单位的e-HR管理员来进行分配。操作前提：1、已经确定了下级单位的e-HR管理员姓名。2、该管理员已录入到系统内（即在【人员信息维护】节点能查询到该人员）。第一种情况：该下级单位无下级单位（一般为公司目录中的末级单位）步骤一：登陆到该下级单位中，通过【人员信息维护】节点的批量增加自助用户按钮，将该单位的管理员设置为自助用户。步骤二：在【角色管理】节点，选择到该下级单位，在该下级单位中新建一个角色“e-HR管理员”，并为这个角色分配【人员信息维护】及其他节点的操作权限。步骤三：在【用户管理】节点，选择到该下级单位，找到下级单位的e-HR管理员姓名，通过委派角色按钮，为其委派“e-HR管理员”及“CORPAD 公司管理员”这两个角色。第二种情况：该下级单位有下级单位步骤一：登陆到该下级单位（一般是局或处本部）中，通过【人员信息维护】节点的批量增加自助用户按钮，将该单位的管理员设置为自助用户。步骤二：在【用户管理】节点，选择到该下级单位（一般是局或处本部），找到下级单位的e-HR管理员姓名。通过用户调动按钮，将该管理员上调至其上一级单位中（一般是局或处集团公司）。步骤三：在【角色管理】节点，选择到该管理员上调后的单位（一般是局或处集团公司）中，新建一个角色“e-HR管理员”。通过分配按钮为这个角色分配所有的下级单位登陆权限，并通过权限分配按钮为这个角色分配【人员信息维护】及其他节点的操作权限。步骤四：在【用户管理】节点，选择到该下级单位，找到下级单位的e-HR管理员姓名。通过委派角色按钮，为其委派“e-HR管理员”及“CORPAD 公司管理员”这两个角色。注意事项：1、系统中的角色分为“自定义角色”和“系统预置角色”两类。“CORPAD 公司管理员”这个角色为系统预置的角色，该角色默认具有【权限管理】下各节点的操作权限；系统自定义角色，是为了给用户操作系统的权限，而手动在系统内建立的角色。一般单位中常用的自定义角色有：组织机构管理、人员管理、薪酬管理、合同管理、社保管理、领导角色等。2、“CORPAD 公司管理员”角色只有单位的管理员才能关联。3、“e-HR管理员”角色是自定义的角色，是为各单位的系统管理员而专门设立，为保证中铁全系统内的规范，统一命名的名称，该角色必须要分配的一个节点为【人员信息维护】。4、如果单位有下级单位，一定要先通过分配按钮分配下级单位的权限，然后再通过“权限分配”按钮分配功能节点的权限。1-3 如何为本单位业务人员分配权限本单位业务人员指的是单位内人力资源部门或社保中心负责日常人力资源具体事务的人员。如组织管理员、人事管理员、薪酬管理员、社保管理员等等。本单位业务人员的权限，由本单位的e-HR管理员来分配。操作前提：1、业务人员信息已录入到系统内（即在【人员信息维护】节点能查询到该人员）。2、业务人员的人员归属范围为“在职人员”。第一种情况：本单位无下级单位（一般为公司目录中的末级单位）步骤一：通过【人员信息维护】节点的批量增加自助用户按钮，将本单位的业务人员设置为自助用户。步骤二：在【角色管理】节点，为业务人员创建符合其身份的角色名称，并为其分配系统相应节点的操作权限。各模块分配节点请参照附录一。步骤三：在【用户管理】节点，通过左侧的用户列表选择到该业务人员，通过委派角色按钮，为其委派步骤二中创建的角色。第二种情况：本单位有下级单位（一般是局机关或处机关）步骤一：登陆到本单位的本部单位（一般是局或处本部）中，通过【人员信息维护】节点的批量增加自助用户按钮，将该单位的业务人员设置为自助用户。步骤二：快速切换或登录到局或处集团公司，在【用户管理】节点，选择到本部单位（一般是局或处本部），找到通过步骤一新创建的业务人员用户，通过用户调动按钮，将该业务人员上调至其上一级单位中（一般是局或处集团公司）。步骤三：在【角色管理】节点，选择到该业务人员上调后的单位（一般是局或处集团公司）中，创建一个符合该业务人员身份的角色名称。通过分配按钮为这个角色分配其管理权限的下级单位登陆权限；通过权限分配按钮为这个角色分配相应节点的操作权限。步骤四：返回到【用户管理】节点，找到该业务人员（注意：用户已上调一级到局或处集团公司），通过委派角色按钮，为其委派在步骤三中所创建的角色上。1-4 如何为本单位领导分配权限单位领导是指单位中部长级别以上的管理层人员。一般来讲，单位的管理员和业务人员希望只分配给领导系统查询或浏览的权限，不建议他们有对系统进行修改或维护的权限，所以这里对本单位领导的权限进行单独说明。本单位领导的权限，由本单位的e-HR管理员来分配。操作前提：1、单位领导的信息已录入到系统内（即在【人员信息维护】节点能查询到该领导）。2、单位领导的人员归属范围为“在职人员”。操作步骤：步骤一：通过【人员信息维护】节点的批量增加自助用户按钮，将该单位的领导设置为自助用户。步骤二：在【角色管理】节点，为领导创建符合其身份的角色名称，如单位管理层，并为其分配系统相应节点的操作权限。这些节点包括：组织机构管理模块：岗位信息查询、组织机构图、常用查询分析节点；人员信息管理模块：人员卡片、人员花名册（业务人员需先在系统内设置好常用的人员卡片、花名册、Word卡片，然后将其分配给领导）、统计分析、常用查询分析节点；人员变动管理模块：调配统计分析、离职统计分析、常用查询分析节点；人员合同管理模块：合同台账、常用查询分析节点；薪酬管理模块：单类别薪酬报表、多类别薪酬报表、常用查询分析节点；社保管理模块：常用查询分析节点；综合报表：自定义查询节点。步骤三：在【用户管理】节点，通过左侧的用户列表中选择到该领导，通过委派角色按钮，为其委派步骤二中创建的角色。注：如果某领导还需要登陆下级单位，请参照1-2如何为本单位业务人员分配权限进行操作，具体的操作节点仍参照步骤二中列出的节点进行分配。1-5 如何为本单位自助员工分配权限自助员工指的是允许通过自助系统进行系统登陆来查看个人信息或薪酬信息的员工。将员工设置为自助用户由本单位的e-HR管理员来操作。操作前提：1、员工的信息已录入到系统内（即在【人员信息维护】节点能查询到该员工）。2、该员工的人员归属范围为“在职人员”。添加为自助用户在【人员信息维护】节点，查询出这些员工，通过批量增加自助用户按钮，将这些员工设置为自助用户，添加为自助用户的员工将会出现在【用户管理】节点的用户列表中。删除自助用户权限如果要删除该员工的自助用户权限，可在【用户管理】节点直接将该员工删除即可。注意事项：用户编码必须为字母或数字，不能为中文。1-6 如何为新建单位分配登陆权限在系统内新创建一个下级单位后，e-HR管理员需要在系统内重新为所有拥有登陆该下级单位的人员（本人、业务人员、领导）分配权限。操作前提：新的下级单位已在系统内设立并且建账。操作步骤：步骤一：在【角色管理】节点，选中人员相对应的角色，通过界面上的分配功能按钮，将新建的单位勾选上。步骤二：在【用户管理】节点，选中人员，点击委派角色按钮，在弹出的对话框中选中步骤一中的角色名称，将角色下的新建单位选中。1-7 如何对已经锁定的用户解锁当用户在登录系统时，连续三次输入错误密码，系统会自动将该用户的账户锁定，使用户的账户和密码暂时处于不能使用状态。此时，需经单位的e-HR管理员解锁后才能使用。操作步骤：在【用户管理】节点，通过左侧列表中找到并选中该用户，点击修改按钮，将右侧界面“锁定标志”前的勾去除，然后保存即可。您也可以通过此界面，重新给用户输入新的密码，然后将新密码告知员工。1-8 如何查询本单位所有人员登录信息系统提供将单位中所有员工登陆系统的用户名和密码一次性查询出来，然后由单位的e-HR管理员统一告知单位中各部门的负责人或直接告知员工本人。此功能一般适合于人数较多的单位，e-HR管理员需要将几百名或数千名自助用户的用户名告诉给每个员工，如果逐一查询，既浪费时间又麻烦，故项目组制作了一个查询报表供大家使用。操作前提：该人员已是自助用户身份（即该人员已在【人员信息维护】节点被添加为自助用户）。操作步骤：双击【人力资源】-【人员信息维护】下的【常用查询分析】节点，找到“用户花名册”，使用该功能，即可以将本单位的用户名单全部查询出来。注意事项：此查询只能查询出所有的用户名，员工的密码无法查询出来，因为人员的登陆密码是由设置为自助用户的人员来决定的。1-9 权限管理常见问题及解答1、为什么在【权限管理】下找不到【用户管理】和【角色管理】节点，只能看到【用户权限查询】和【角色权限查询】节点？答：在为员工分配权限时，操作者必须登陆到自己所拥有登陆权限单位中的最高一级单位中，如一局的e-HR管理员在为下级单位e-HR管理员或本单位用户分配权限时，必须登陆到0100局集团有限公司中。这时，在【权限管理】下，就能看到【用户管理】和【角色管理】节点。2、为什么在【用户管理】节点找不到新增加的用户姓名？答：作为单位的e-HR管理员，分配权限时，需要登陆到自己所拥有登陆权限单位中的最高一级单位中，而新增加的用户，一般是下级单位的用户，所以，需要在【用户管理】页签左上角的【公司】中，选择到该“用户”所在的单位才能找到这位“用户”。3、【用户管理】节点创建的用户与通过【人员信息维护】节点增加的用户有何区别？答：目前，在系统中，增加用户既可以通过【用户管理】节点来增加，也可以通过【人员信息维护】节点来增加。其区别在于，通过【用户管理】增加的用户，将来不能登录系统的自助用户平台。一般情况下适用于该员工不在系统内或不在当前的单位中，但该员工又是单位的e-HR管理员，而通过【人员信息维护】节点的批量增加自助用户方式增加的用户，默认拥有“自助用户”角色，是可以登陆系统的自助用户平台的。建议各单位通过【人员信息维护】节点的批量增加自助功能来增加用户。4、登录系统时提示登录密码失效，如何处理？答：在【客户化】【权限管理】【用户管理】节点，通过修改按钮调整生效时间和失效时间。建议生效时间设置为2010-01-01，失效日期为空。5、登陆系统时，提示密码即将到期，但是并没有设定该用户的失效时间，如何处理？答：没有设定失效时间，但是提示密码即将到期，是因为密码的级别选择的为管理级。管理级的密码需要定期更换。6、为什么新增单位后，在【人员信息维护】节点看不到该单位？答：这是因为没有给该人员分配新建单位的登陆权限。每当新建单位后，管理员均需要在【角色管理】节点将角色分配给新增的单位，同时，在【用户管理】节点，选中人员，点击委派角色按钮，在弹出的对话框中选中步骤一中的角色名称，将角色下的新建单位勾选上。7、在查询模板分配节点已对两位业务人员分配了人员信息维护_工人的查询模板（只分配了集团公司），但进入到单位后，发现业务人员仍能查询出包含干部和工人的所有人员名单，为什么？答：出现上述问题，是因为在分配模板时，选择了按照用户进行分配。如果选择按照用户进行分配，则必须将除集团公司外的该业务人员拥有登陆权限的其他所有单位均进行分配才可以。建议按照角色进行分配，就不会出现上述问题。 8、本单位社保业务员仅负责维护人员信息中的个别社保信息，工作、履历、职称等信息不需要社保业务员维护，如何为本单位社保业务员分配权限？答：首先，需要先给社保业务员分配【人员信息维护】节点权限。其次，在【客户化】【模板分配】节点，在左侧节点列表中选择【人员信息维护】节点，然后选中社保业务员，点击分配按钮，在【节点标识】下选择600791，【模板名称】选择“人员信息单据cec_社保”，勾选进行分配，保存后重新登陆系统即可。9、各集团公司定义的单据模板、查询模板，如何能够直接分配其所属公司操作人员？答：通过【客户化】【模板管理】【模板设置】里的分配模板功能实现将本集团的模板分配给下级单位业务人员使用，分配时注意切换单位。二、组织机构管理2-1 如何创建新（下级）单位根据中铁下管一级的管理模式，当有新单位成立时，须由该单位的上一级单位在系统内创建。单位建立的原则：独立法人或具有独立人事权。当在系统内创建新单位后，请及时告知项目组，以便项目组维护相关信息。操作前提：在系统外，新单位的成立已经通过审批。操作步骤：步骤一：录入单位信息。在【公司目录】节点，选中新单位的上级单位，通过增加按钮，录入新单位的基本信息和联系信息。步骤二：单位建账。通过【新建公司帐】节点，启用新单位需要的模块（全部勾选），选择启用的会计期间（2010年1月份之前建立的单位，统一为2010-01，即2010年1月份；2010年1月份后建立的单位，按照实际建立日期启用会计期间）。步骤三：在【单位管理】节点，维护单位的辅助信息及单位补充保险信息。注意事项：1、新建单位，涉及到单位层级的选择。单位层级选择详见附录二。2、对于已经建账的单位不能删除，只能在【公司目录】节点进行封存。封存后的单位信息默认不显示在公司目录中。3、单位辅助信息维护时，有【已退休人数】【已离休人数】【工伤1-4级人数】【工伤5-10级人数】几个信息项，这里的人数指的是数据体检之前单位已经发生且记录在案的已退休、离休及工伤人数，其目的在于今后统计的需要。2-2 如何创建新部门各单位负责本单位部门的新建及修改操作。操作前提：掌握部门名称、部门层级、部门在公司中所处的位置（即新部门的上级部门）等信息。操作步骤：【部门档案】节点，在左侧部门树中选择新建部门的上级部门，通过增加按钮，在右侧输入新部门的名称、部门层级、部门成立时间等信息，保存后，完成新部门的创建。注意事项：1、中铁所有的项目部和指挥部按照部门来建立。2、部门编码为系统自动生成的8位编码，前4位为单位编码，后4位为流水码。部门编码也可以手动进行修改。3、“部门层级”选择详见附录三。2-3 部门常用业务操作（修改、调整层级、部门合并等）对创建后的部门，可以根据业务需要，对部门进行修改或变更。通过修改按钮，可以修改部门的名称、部门的层级（即通过调整该部门的上一级部门来完成）等信息；通过变更按钮，可以修改部门的名称，对部门进行合并、转移、撤销等操作。常用业务操作介绍业务一：修改部门名称在【部门档案】节点，选中部门，通过修改按钮，直接修改部门的名称，或者通过变更下的“名称变更”来修改部门的名称。业务二：调整部门的层级方法一：在【部门档案】节点，选中该部门，通过修改按钮，修改该部门的“上级部门”，完成该部门的部门层级调整。方法二：在【部门档案】节点，通过变更下的“转移”将部门转移到另一个部门下。业务三：部门合并在【部门档案】节点，选择接收部门，通过变更下的“合并”功能，将被合并部门中岗位、人员合并到另一个部门中。业务四：部门撤销及反撤销在【部门档案】节点，选中该部门，通过变更下的“撤销”可将该部门撤销。撤销时，需保证部门下无下级部门且部门无“在职人员”及“其他人员”。对已撤销的部门，系统默认不显示出来，通过勾选“是否显示撤销部门”按钮，可以显示出已撤销的部门。通过变更下的“反撤销”功能可将已撤销部门恢复。注意事项：1、“修改”与“变更”业务的区别：“修改”是直接对部门的信息进行修改，系统不保存任何的纪录；而“变更”是一项业务操作，通过“变更”操作后，系统将自动生成一条部门变更信息，该变更记录可在【部门管理】节点中的“部门变更历史”页签来查看。2、部门“反撤销”操作后，部门下的岗位不会自动恢复，还需要在【岗位信息】节点对该部门下的岗位进行“反撤销”操作。2-4 如何维护项目部（指挥部）信息根据中国中铁的业务，项目部和指挥部按照部门来建立，且需要对项目部和指挥部的“是否铁路项目”以及“是否在建项目”属性进行维护。操作前提：项目部或指挥部已经通过【部门档案】节点进行了创建。操作步骤：在【部门管理】节点，选中项目部或指挥部，在打开的操作界面中，选择“部门辅助信息”页签，通过项目类别选择该项目部是“铁路项目”还是“非铁路项目”。如果该项目是在建项目，勾选“是否在建项目”，反之，不勾选。注意事项：1、【部门管理】的“部门辅助信息”页签只需要对项目部和指挥部进行维护，其他部门如人力资源部、财务部，则不需要维护。2、如果部门的部门编码变为“*0001”时，请与项目组联系解决。2-5 如何创建新岗位及常用操作各单位负责本单位岗位的新建及修改操作。操作前提：岗位的所在部门已经在系统内创建。常用业务操作介绍业务一：创建新岗位在【岗位信息】节点，选择该岗位所在的部门，通过增加按钮，输入岗位的名称、岗位关联的职务、从事专业、从事业务板块等信息，保存后，完成新岗位的创建。业务二：查询现有岗位在【岗位信息】节点，点击查询按钮，不输入任何查询条件，即可查询出单位中各个部门所有岗位信息。业务三：查询岗位人员选中某个岗位，通过界面上的岗位人员功能按钮，即可查询到该岗位上的在职人员信息。业务四：复制岗位对于某些部门，可能有些岗位信息是相同的，可以使用系统提供的复制功能来实现。在【岗位信息】节点，点击复制按钮，选择被复制的部门、被复制部门下的岗位以及待选部门（岗位复制到的部门），完成岗位的复制操作。注意事项:1、岗位编码为系统自动生成的8位流水码。2、岗位必须依托部门来创建，在创建岗位前，必须先创建部门。2-6 如何将项目部（指挥部）人员批量划转按照部门建立的项目部或指挥部因为变动比较频繁，一个项目结束了，可能需要将全部的人员、岗位统一划转到另外一个项目部。下面提供两种方法来解决项目部或指挥部统一划转的问题。操作前提：原部门的所有必填信息均已维护完整。业务一：本单位内两个项目部批量划转通过部门合并来操作步骤一：在【部门档案】节点，创建一个新的部门项目部（指挥部）B。步骤二：通过变更下的“合并”将项目部（指挥部）A合并到项目部（指挥部）B。在执行部门合并时，可将项目部（指挥部）A中的岗位及人员转移到项目部（指挥部）B中。注：上述操作适合于项目部人员的全部划转。业务二：跨单位两个项目部批量划转使用部门复制及【人员调配】来操作步骤一：登陆原单位，在【部门档案】节点，通过复制按钮，将项目部（指挥部）A复制到目标单位，且勾选“是否同时复制岗位信息”将项目部（指挥部）A下的所有岗位一起复制。步骤二：登陆目标单位，在【部门档案】节点，将复制过来的新部门的“部门编码”及“建立时间”手工修改。步骤三：通过【人员调配】将项目部（指挥部）A中的人员调到项目部（指挥部）B，并将人员安排到相应的岗位上。步骤四：登陆原单位，在【部门档案】节点，将项目部（指挥部）A撤销。注意事项：业务二中的步骤三，也可以通过人事令相关操作来完成。2-7 如何将人员由按部门管理转换为按单位管理目前，某些单位因业务变更或其他情况，需要将之前按部门管理的人员转换成按单位管理的人员，现将这块业务整理出来，供大家参考。操作前提：1、操作员需有创建单位的权限。2、操作员分配了【调配申请】【调配审批】【调配记录】三个节点的权限。操作步骤：步骤一：在【公司目录】节点，创建一个新的单位并建账。（可参照2-1操作）步骤二：在【权限管理】节点，将新建单位的登录权限进行分配。（可参照1-6操作）步骤三：在新的公司中创建部门和岗位，或通过复制的方法创建。（可参照2-2、2-5操作）步骤四：通过【调配申请】【调配审批】【调配记录】三个节点，将部门的人员通过跨单位调动到新建单位中，并安排到正确的部门及岗位上（可参照3-21操作），或者通过人事令来完成。步骤五：部门的人员调出后，根据需要，可将部门撤销。注意事项：1、将一个部门的人员全部转移到一个新单位，是属于跨单位调动业务类型。2、上述所有操作可由具有权限的一名人员操作来完成。如果需要配合完成，可在创建新单位的部门、岗位后，先将新单位的e-HR管理员先行调入，将其设置为用户，并为其分配权限（可参照1-2操作），这样就可以实现两人配合来完成跨单位调动工作。2-8 如何将人员由按单位管理转换为按部门管理目前，某些单位因业务变更或其他情况，需要将之前按单位管理的人员转换成按部门管理的人员，现将这块业务整理出来，供大家参考。操作前提：业务员分配了【公司目录】【部门档案】【调配申请】【调配审批】【调配记录】等相关节点的权限。操作步骤：步骤一：在人员将要调往的单位中，通过【部门档案】节点创建一个新的部门。（可参照2-1操作）步骤二：在新部门下，创建新的岗位。（可参照2-5操作）步骤三：通过【调配申请】【调配审批】【调配记录】三个节点，将原单位的人员通过跨单位调动到目标单位中，并安排新的部门及岗位上。（可参照3-21操作），或者通过人事令来完成。步骤四：原单位的人员调出后，可根据需要，在【公司目录】节点将单位封存。注意事项：1、将一个部门的人员全部转移到一个新单位，是属于跨单位调动业务类型。2、上述所有操作可由具有权限的一名人员操作来完成，也可以由调往单位的一名业务人员配合操作来完成。2-9 如何设置部门及岗位编制目前，中国中铁上一级单位对于下一级单位的编制未进行控制，各单位负责本单位部门及岗位的编制设置。操作前提：1、部门、岗位已在系统内创建。2、部门、岗位的编制数量已在系统外确定下来。操作步骤：步骤一：在【部门编制】节点，首先在左侧选中需要设置编制的公司，通过增加年度编制设置编制的年度，然后保存。步骤二：选中当前年度、部门，通过编辑部门编制按钮，设置该部门当前年度的编制数量，保存。步骤三：选中步骤二中部门下的各个岗位，通过编辑岗位编制按钮，设置该部门当前年度岗位的编制数量，保存。步骤四：通过计算人数按钮，可以将系统内所有部门、岗位的人员目前占编数量提取出来，并计算出部门及岗位的超缺编数量。注意事项：1、在设置部门及岗位时，必须选择当前年度进行设置。即，如果现在是2010年，则“年度”项只能选择2010年。2、如果需要在2010年去设置其他年度的部门及岗位编制，可以通过系统的“快速切换”，切换到其他的年度日期。2-10 如何查看单位的组织机构图单位、部门、岗位等设置好后，可以在系统内生成单位的组织机构图。系统提供三种组织机构图的类型：公司、公司-部门以及公司-岗位。操作前提：1、 部门、岗位等已在系统内创建。2、 人员卡片已在系统内设置并给操作员分配了权限。常用业务操作介绍业务一：生成及查看组织机构图在【组织机构图】节点，选择需要生成的组织机构图类型（公司、公司-部门、公司-岗位），选中结构树列表中的单位或者部门，通过生成按钮，生成并查看组织机构图。业务二：查看组织机构图上的人员在生成的组织机构图上，选中一个组织单元框，通过右键的浏览节点相关人员按钮，可以查看到该组织上的在岗人员。选中一个人员的照片，可以通过下方的人员信息按钮以人员卡片的方式浏览或导出某个人员的信息。业务三：保存及查看历史组织机构图对生成的组织机构图可以根据需要通过保存按钮保存下来，并在以后通过历史按钮进行查看。2-11 组织机构常见问题及解答1、在系统中，工人的职务、任职起始日期该如何维护？答：在系统中，工人是需要关联职务的，所有工人的职务在“生产操作职务”中进行选择；如果未发生过岗位变动，到本单位日期即为任职起始日期；如有岗位变动，则任职起始日期为开始担任该岗位的日期。2、建立岗位时，岗位成立日期都是2009-01-01，能否修改？答：目前，岗位成立日期统一设置为2009-01-01，各单位可在系统中的【岗位信息】节点，通过修改按钮将该成立日期进行修改。3、已经建账的单位如何删除？答：对于已经建账的单位无法删除，建议使用封存功能将该单位封存起来。默认情况下，已经封存单位是不会显示出来的。4、已经建账的新公司，在单位管理节点查看不到，导致无法维护单位信息，如何处理？答：新建账的公司，需要为角色和用户分配该公司的登陆权限。详见1-65、如何调整单位的上下级关系？例如单位A是单位B的下级单位，但是由于操作失误，把A与B建成了平级，该如何修改？答：在【公司目录】节点，直接修改错误单位的上级单位即可。6、做部门【变更】下的【撤销】操作，编辑后点击“确定”，无反应，为什么？答：点击确定按钮，界面无反应的原因是，部门的创建日期为空。解决办法：在【部门档案】节点将部门的成立时间进行维护，然后再对该部门进行撤销操作。7、进入单位管理中，我想修改单位成立时间，可是修改键为灰色，怎么样才能修改？答：原因是操作的地方不对，单位成立时间应该在【组织机构管理】【组织信息】【公司目录】里进行更改。三、人员信息管理3-1 如何录入人员信息各单位负责本单位新进人员信息的录入工作。这里录入的人员信息，指的是中铁系统外的人员信息，如新招聘的应届大学生，而从外单位调入的人员信息无需再录入。操作前提：知道新近人员的姓名、身份证号、性别、民族、籍贯、参加工作日期等个人必要信息及所在部门、岗位、职务、人员类别等必要的工作信息。操作步骤：步骤一：录入员工主集信息。【人员信息采集】节点，在左侧选中新进员工的所在部门，通过增加按钮，输入员工的姓名及身份证号，并依次录入员工的个人信息及工作信息（蓝色信息项为系统必输项），并进行“保存”。步骤二：录入子集信息。选中界面下方的某个子集页签，通过子集编辑按钮下的“增行”、“插入行”、“编辑行”、“删行”录入或编辑子集信息，录入完成后，进行保存。点击返回列表，可以返回到操作主界面。步骤三：新员工入职。如果单位对新员工不使用入职令，您可选中该员工通过转入人员档案来实现人员的入职。如果单位使用入职令，具体操作请参照本手册“3-18 毕业生招聘令”部分。注意事项：1、 录入员工信息时，系统要求的蓝色必输项必须输入完全，否则系统将不允许保存。2、 主集信息必须在初次采集时一次性录入完成，子集信息可稍后再完善，蓝色页签子集不必在此时录入。3、 转入人员档案时，需要点击选中左侧的单位并勾选人员后，方可转入人员档案。4、人员返聘/再聘：如果录入的员工为单位返聘/再聘人员，则在录入正确的员工的姓名和身份证号后，系统会自动将该员工的其余信息带出，在对一些工作信息进行修改维护后，保存即可。如果录入的信息不正确，则系统不会自动带出其余信息。5、通过查询功能可以查看到本单位新录入但未转入人员档案（或未下入职令）的人员信息。3-2 如何查询并导出人员信息查询是进行人员信息维护的基础，只有先通过查询功能查询出人员信息，然后才能进行修改、删除、增加子集、编辑子集、查看人员卡片等其它操作。操作前提：人员已通过转入人员档案或入职令进入到人员信息维护节点中。第一种情况：通用查询通过查询按钮打开查询操作对话框，不输入任何查询条件，可查询出左侧所选部门或单位范围内的所有人员信息。第二种情况：有条件查询通过查询按钮打开查询操作对话框，从左侧双击添加查询条件到右侧界面，设定查询条件，可查询出符合查询条件的人员信息。例：查询单位中所有中级职称人员并导出步骤一：查询人员。点击查询按钮，在查询对话框中，将左侧的“个人信息”信息集下的“专业技术职务编码”双击添加到右侧，将右侧的“专业技术职务编码”设置为“包含”，然后在信息栏中输入“%3”后确定，即可查询出所有的中级职称人员。步骤二：导出人员。对于查询出来的人员，点击打印按钮，进入打印操作界面，然后选择打印界面中第三个“输出excel”功能按钮，将人员导出，或者使用花名册功能进行导出。注意事项：1、在进行人员查询时，需先选择人员的归属范围。不同的人员归属范围对应不同的人员类别。人员归属范围与人员类别的对应关系为：“在职人员”“在册、不在册人员”；“解聘人员”“离职人员”；“离退人员”“退休人员”；“其他人员”“其他人员”。如要查看已退休人员的信息，就需要先将归属范围选择“离退人员”，然后再查询。2、在查询“专业技术职务等级”时，查询人员名单与条件设置关系对应如下：所有正高级人员个人信息【专业技术职务编码】【 包含】 %1所有高级人员 个人信息【专业技术职务编码】【 包含】 %2所有中级人员 个人信息【专业技术职务编码】【 包含】 %33、通过查询浏览人员信息时，只能浏览到本单位及拥有登陆权限的下级单位内的人员信息。4、项目设置按钮可以用来调整在查询出的界面中具体显示哪些项目。5、调整顺序按钮可以用来确定在查询出的界面中人员的先后显示顺序。3-3 如何维护人员信息各单位负责本单位人员信息的维护工作。操作前提：人员已通过转入人员档案或入职令进入到人员信息维护节点中。常用业务操作介绍：业务一：修改人员信息1、修改单个人员信息。在左侧选中单位名称，查询出人员后，选中某个人员，点选修改按钮，修改的将是人员的主集信息；如要修改子集信息，先双击进入人员详细信息界面，选中需要修改的子集信息，通过子集编辑按钮，修改子集信息。2、批量修改人员信息。在左侧选中单位名称，查询出具体的人员后，选中这些人员，通过批量修改按钮，可批量修改员工的信息。例：对某些人员的“档案保管单位”进行批量修改步骤一：选中单位，通过查询按钮，查询出人员，并勾选需要修改的人员。步骤二：点击界面上方的批量修改按钮，在弹出的对话框中首先在“信息集”中选择“个人信息”，在下面的“信息项”中选择“档案保管单位”，在最后的“值”中输入正确的信息，然后确定，完成“档案保管单位”的批量修改操作。业务二：批量增加子集某些人员同时进行了同一动作（如一起培训、一起出国、一起获奖等），可以在系统内通过批量增加子集来完成该动作的记录。例：单位几位领导一起出国考察，在系统内批量增加他们的“出国出境”记录。步骤一：通过查询按钮，查询出这些领导，并勾选这些领导人员。步骤二：将界面上的显示子集按钮勾选，子集页签将显示在界面下方，选中“出国（出境）情况”页签。步骤三：点击批量增加子集按钮，按照系统提示，输入出国出境的信息，完成子集的批量增加。业务三：查看人员卡片或花名册1、卡片。选中单个人员，通过卡片浏览展现员工的信息。2、花名册。对于查询出的人员名单，可通过花名册浏览及导出。业务四：增加自助用户对于查询出来的人员，可通过增加自助用户按钮将员工设置为自助用户。注意事项：1、人员部门、岗位、类别信息项不能修改，这些信息项的修改需要通过【调配记录】或【人事令】来操作。同样，修改子集信息时，只能修改非业务子集，蓝色页签子集为业务跟踪子集，不能修改。2、批量增加子集，只能批量增加非业务子集信息。3、通过卡片或花名册按钮查看人员卡片或花名册时，必须首先在【人事报表设置】节点先进行了卡片及花名册的制作，并分配了卡片或花名册的使用权限。4、选中人员照片区域，双击可以上传人员的照片。导入照片的尺寸要求为：96 x 128。3-4 如何实现对关键人员的管理关键人员管理范围：单位内的班子成员、专家、正高级职称人员、高级职称人员、高级技师、项目经理六类人员。操作前提：关键人员已经存在系统内，即在人员信息维护节点可以查询到这些关键人员。操作步骤：步骤一：登陆局集团或处集团公司，在【关键人员管理】节点，选择局或处集团公司，通过关键人员组按钮下的“增加关键人员组”在其下创建一个关键人员组，填写名称等信息后保存。步骤二：选中步骤一创建的关键人员组，通过关键人员维护下的“参照选择增加”或“条件选择增加”按钮，将下级各单位的关键人员添加进去。以后再查看关键人员时，需要通过查询按钮显示出来。注意事项：1、上级单位及下级单位可以控制关键人员的信息是否在【人员信息维护】节点被修改，该设置可以通过【人员信息管理】模块下的【参数设置】的“是否允许人员在人员信息管理节点被修改”实现。（需注意：上级单位和人员所在的单位的参数设置均设置为“否”才能控制）。2、当关键人员的有效期结束后，通过【关键人员维护】下的“删除关键人员”或“封存关键人员”来操作。其区别在于，“删除关键人员”会彻底将此人从关键人员组中删除；而“封存关键人员”只是将人员封存起来，平时默认不会显示出来，点击包含历史人员可以将封存的关键人员显示出来。3、对关键人员组，也支持“删除关键人员组”及“封存关键人员组”功能，操作与上类似。需要注意的是，在删除关键人员组时，需要先将此关键人员组中的关键人员清除。3-5 如何使用总公司现有的人员卡片和人员花名册总公司已在系统内创建了大量的人员卡片及人员花名册，各单位可以查看引用。如果各单位业务人员发现有适合自己单位的人员卡片和人员花名册，可以将总公司现有的人员卡片和人员花名册分配后使用。该分配操作可以由单位的e-HR管理员或业务人员来完成。操作前提：业务人员已被设置为用户，且被分配了【人事报表分配】节点。常用业务操作介绍：业务一：分配人员卡片和花名册步骤一：登陆公司，点选【人员信息管理】【基础设置】【人事报表分配】节点，进入人员报表分配操作界面。步骤二：在“集团”下，您可以查看到股份公司预置的人员卡片及人员花名册。在左侧，选中一个卡片或花名册，点击分配按钮，在右侧界面勾选待分配的用户或角色，然后保存，完成卡片或花名册的分配。业务二：使用人员卡片和花名册在系统的多个节点，均可以使用人员卡片和花名册。在【人员卡片】和【人员花名册】节点，可以直接使用。通过【人员信息采集】【人员信息维护】【关键人员管理】等节点的卡片和花名册按钮也可以使用。注意事项：被分配的卡片或花名册，各单位只有使用的权限，不能修改。3-6 如何分配干部和工人的人员查询权限中国中铁各单位存在依据单位内人员分类的不同，即干部身份还是工人身份，由不同的业务人员分别管理的情况。根据这一需求，项目组在系统内设置了不同的查询模板，通过将不同的查询模板分配给相应的人员来实现。负责管理干部的人员被分配了模板后，该人员在【人员信息维护】节点操作时，只能查询出干部身份的人员名单；负责管理工人的业务人员被分配了模板后，该人员在【人员信息维护】节点操作时，只能查询出工人身份的人员名单。查询模板的分配由单位的e-HR管理员来完成。操作前提：1、业务人员已被设置为用户。2、该人员是负责管理干部或负责管理工人的人员之一。操作步骤：步骤一：登陆局或处集团公司，点选【客户化】【模板管理】【查询模板设置】节点，进入相应的操作界面。步骤二：在操作界面，展开【人力资源】-【人员信息管理】-【人员信息维护】，此时，在【人员信息维护】前会出现一个“+”号，展开这个“+”号，您会看到设置好的“600707-gb 员工信息查询_干部” 和“600707-gr 员工信息查询_工人”两个模板。步骤三：选中干部或工人的模板，点击界面上方的分配模板按钮，在弹出的对话框中，将相对应的人员从左侧移动到右侧，然后进行保存。步骤四：如果该人员还拥有管理下级单位干部或工人的权限，还需要在上图的“公司”中，选择相应的下级单位，用同样的方法对用户进行权限分配。3-7 如何不通过人事令实现本单位人员调动人员部门、岗位、职务的调整，人员类别的变更等属于人员调配业务。如果不通过人事令，可以通过系统的【调配记录】节点来操作。操作前提：1、业务人员已被设置为用户，且分配了【调配记录】节点。2、明确知道了人员调配后新部门、岗位、人员类别等信息。操作步骤：步骤一：查询人员。在【调配记录】节点，点击查询按钮打开查询对话框，选择“人员信息查询”，查询出单位内所有的人员名单，或者在查询对话框中，输入将调配人员的姓名，查询出人员信息。步骤二：人员调配。选中一个人员，界面下方出现选中人员的当前任职记录。点击增加按钮，在界面下方增加的一行中，填写新的任职起始日期、调配类型、调配后的部门、岗位、人员类别等信息，点击保存，系统将新的任职信息保存。步骤三：同步工作履历。保存后，系统会弹出“是否同步工作履历”的提示对话框，点击“是”，同步工作履历。在【人员信息维护】节点，查询该人员，可以看到该人员已经发生了调动，且在人员的“任职信息”和“工作履历”子集中均自动添加了一条记录。注意事项：1、在【调配记录】节点进行本单位人员调配，点击查询时，选择“人员信息查询”才能查询出人员。如需要在【调配记录】节点查询出个人或某个部门的人员信息，可选择查询对话框中的“普通”页签，设定查询条件进行查询。2、人员调动信息保存后，即使选择“不同步工作履历”，系统也会自动回写一条记录到“任职信息”子集中。3、通过任职记录产生的履历信息，任职记录调整后，可自动更新该条履历信息。3-8 如何不通过人事令增加（免除）兼职对单位内人员增加、免除兼职，可以通过系统的【调配记录】节点来操作。操作前提：业务人员已被设置为用户，且分配了【调配记录】节点。常用业务操作介绍：业务一：增加兼职步骤一：查询人员。在【调配记录】节点，点击查询按钮打开查询对话框，选择“人员信息查询”，查询出单位内所有的人员名单，或者在查询对话框中，输入将增加兼职人员的姓名，查询出人员信息。步骤二：增加兼职。选中一个人员，界面下方出现两个页签，选中“人员兼职借用情况”页签，点击增加按钮，在界面下方增加的一行中，填写人员的兼职信息，点击“保存”。步骤三：同步工作履历。兼职记录保存后，系统会弹出“是否同步工作履历”的提示对话框，点击“是”，同步工作履历。在【人员信息维护】节点，查询该人员，在“兼职信息”和“工作履历”子集中均会自动添加了一条记录。业务二：免除兼职（结束兼职）步骤一：查询出人员。在【调配记录】节点，点击查询按钮打开查询对话框，选择“人员信息查询”，查询出单位内所有的人员名单，或者在查询对话框中，输入将增加兼职人员的姓名，查询出人员信息。步骤二：免除兼职（结束兼职）。选中一个人员，界面下方出现两个页签，选中“人员兼职借用情况”页签，选中一条要结束的兼职记录，点击“修改”按钮，将“任职终止日期”填写上，并在“结束标志”上打钩，保存并同步工作履历。注意事项：1、在【调配记录】节点进行本单位人员调配，点击查询时，选择“人员信息查询”才能查询出人员。如需要在【调配记录】节点查询出个人或某个部门的人员信息，可选择查询对话框中的“普通”页签，设定查询条件进行查询。2、人员调动信息保存后，即使选择“不同步工作履历”，系统也会自动回写一条记录到“兼职信息”子集中。3、通过兼职记录产生的履历信息，兼职记录调整后，系统会自动更新该条履历信息。3-9 如何不通过人事令实现本单位人员的离退单位内人员离职、退休业务，可以通过【离职记录】节点来实现。操作前提：业务人员已被设置为用户，且分配了【离职记录】节点。操作步骤：步骤一：查询人员。在【离职记录】节点，点击查询按钮打开查询对话框，选择“人员信息查询”，查询出单位内所有的人员名单，或者在查询对话框中，输入将离退人员的姓名，查询出人员信息。步骤二：离退处理。选中即将离职、退休人员，点击增加按钮，在界面下方增加的一行中，填写该人的离职（退休）日期、离职（退休）后挂靠部门、离职类型、原因等信息项，点击保存按钮。步骤三：同步工作履历。离职记录保存后，系统会弹出“是否同步工作履历”的提示对话框，点击“是”，同步工作履历。您也可以根据需要，选择“人员离退待遇”页签，补充人员离退后的待遇等信息，完成人员离职或退休的操作。通过【人员信息维护】节点，在“在职人员”中已经查询不到离职、退休人员，需要在人员归属范围中选择“离退人员”（已退休人员）或“解聘人员”（已离职人员）才能查看到该人的信息。注意事项：在【离职记录】节点进行本单位人员调配，点击查询时，一定要选择“人员信息查询”才能查询出人员。3-10 如何不通过人事令实现跨单位人员调动对于跨单位人员调动，系统可通过两种渠道来实现。一种方法是通过人事令功能（详见3-12-11操作），一种方法是通过【调配申请】【调配审批】【调配记录】节点来实现。操作前提：负责操作的人员分配了【人员变动管理】下【调配申请】【调配审批】【调配记录】各节点的操作权限。使用【调配申请】【调配审批】【调配记录】（需两单位配合操作）步骤一：填写申请单据：在【人员调配】之【调配申请】节点，通过增加按钮打开一个调配单据操作界面，“调配业务类型”一定要选择“跨单