行政部岗位职责说明书

启 懋（惠州）工业有限公司行政部岗位职责说明书（行政部主任）文件编号：QM-3-HR-MA-02版本号：A/0版第1页共1页职务名称行政部主任所属部门行政部晋升岗位行政经理直接上级经理直接下级文员、网络工程师、保安队长、绿化工、泥水工、清洁工、宿舍管理员岗位编号暂缺职 责 内 容1、组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；2、起草及归档公司相关文件，组织制定行政人事管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；3、组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理公司所需各项证照；4、搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记。5、参与制定人力资源战略规划，为重大人事决策提供建议和信息支持；根据部门人员需求情况，提出内部人员调配方案（包括人员内部调入和调出）， 经上级领导审批后实施，促进人员的优化配置；6、根据公司对绩效管理的要求，制定评价政策，组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督控制，及时解决其中出现的问题，使绩效评价体系能够落到实处，并不断完善绩效管理体系；7、制定薪酬政策和晋升政策，组织提薪评审和晋升评审，制定公司福利政策，办理社会保障福利；8、组织员工岗前培训、协助办理培训进修手续，与员工进行积极沟通；9、组织好来客接待和相关的外联工作；10、主持部门内部的建设工作，建设及维护内部网络；11、对控制成本的方法提出建议。领导责任1、对部门工作任务情况完成负责；2、对公司规章制度执行情况负责；3、对公司人员招聘及时性负责；4、对公司工资体系合理性负责；5、对公司网络建立、维护负责；6、对公司整体培训完成情况负责；7、对公司安全负责；工作权限1.对下属人员招聘任用、辞退、晋升及调职、差假、考核、薪资调整、奖惩的人事权；2.对公司全体员工的招聘任用、辞退、晋升及调职、薪资调整人事建议权，请假（3天以内）员工奖惩、各类福利假期审批权；3.对违反公司人力资源及行政管理政策/制度的所有人员有直接处理权。任职资格教育背景:秘书、中文、公关、行政管理等相关专业专科以上学历。培训经历:受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。受过现代人力资源管理技术、劳动法规、财务会计知识和管理能力开发等方面的培训。经 验:6年以上行政管理工作经验。技能技巧:优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；对现代企业人力资源管理模式有系统的了解和实践经验积累，对人力资源战略规划、人才的发现与引进、薪酬设计、绩效考核、岗位培训、福利待遇、公司制度建设、组织与人员调整、员工职业生涯设计等具有丰富的实践经验。熟悉国家的法律法规和地方的政策规章。熟练使用办公软件、办公自动化设备。态 度:做事客观、严谨负责、踏实、敬业。具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。制 作 审 核批 准启 懋（惠州）工业有限公司行政部岗位职责说明书（写字楼清洁工）文件编号：QM-3-HR-MA-03版本号：A/0版第1页共1页职务名称行政文员所属部门行政部晋升岗位助理/专员直接上级行政主任直接下级写字楼清洁工岗位编号暂无职 责 内 容1、编制和维护公司员工花名册；2、办理员工离职手续、入职手续、转正、调动、升迁、休假，根据情况而定，如果有新进人员，办理进厂手续（厂证、电子卡注册、住食），还要对其人员进行一个小时培训（已有备份）；离职人员计算考勤，收回厂证，解除劳动合同，电子卡注销，劳动合同报废，及时更新档案资料；3、依照部门人力需求、外出人才市场招聘；4、对各部门提交的奖惩单、员工迟到早退单进行入档分类，算工资前统计好本月奖惩具体人员，然后输入系统；5、填写公司新进人员或需续签人员劳动合同的手续办理，然后交给该人员部门文员进行逐个签名，留一份备案；6对离职员工人事资料进行分类整理；7、负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给输电网员，不遗漏、延误；8、负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净；9、接受人事主任工作安排并协助好其它工作；10、员工花名册一有变动，必须发给李小姐、林金兔、行政部主任、财务； 11、每个月月初计算本公司所有人员考勤（纸卡、电子卡两种考勤），进行核对，底薪、加班工时、各种津贴、保险、水电费扣款及其它扣款一一输入ERP系统； 12、负责开/锁前台后门；每天下班后关中央空调； 13、申请各部门所需的文具用品；各类文具用品管理； 14、每月月底写好下月各部门纸卡，交由保安部； 15、统计好每月各部门加班申请表、请假条、异常签卡单；次月整理好上月加班申请表、请假条、异常签卡单与考勤记录归档、保存好；16、检查、督促写字楼清洁工的工作，对写字楼的清洁工作负责。 任职资格基本资料：性别：女，年龄：18-28岁，身体健康。教育背景:文秘、中专以上。经 验:2年以上行政人事工作经验。电脑熟练、性格开朗、能独立处理行政人事日常事务。态 度:成熟稳重、善于运算思维、踏实诚恳。具有较强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。制 作 审 核批 准启 懋（惠州）工业有限公司行政部岗位职责说明书（文控文员）文件编号：QM-3-HR-MA-04版本号：A/0版第1页共1页职务名称文控文员所属部门行政部晋升岗位助理/专员直接上级行政主任直接下级无岗位编号暂无职 责 内 容1、文控中心工作： 主要负责文件的登记、分发、回收及销毁工作。 （1）每天打印、复印、扫描及传真相关文件；（2）负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、统计、保管工作；（3）据公司人员需求情况，周六、日与行政文员外出招工；（4）做好文控室防火、防盗、防虫工作，确保文件资料安全；（5）行政部三级文件的整理、制作；（6）领导安排的其他工作。2、报关工作：主要是协助报关员处理关务后勤工作。（1）关务文件整理：跟踪每月进出口货物的报关单、核销单记录、整理、归档工作；收集每份出口退税单证、每月份进出口报关单明细表及出口货物备案单证交财务；（2）制作相关进出口的资料： 进出口报关资料制作（发票、装箱单、出货清单），制作合同；（3）关务数据的收集，企业内部的沟通、进出口数据的收集等。 任职资格基本资料：性别：女，年龄：18-28岁，身体健康。教育背景:文秘、中专以上。经 验:1年以上文控工作经验，电脑熟练、性格开朗、能独立处理日常事务。态 度:成熟稳重、善于运算思维、踏实诚恳。具有较强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。制 作审 核批 准启 懋（惠州）工业有限公司行政部岗位职责说明书（写字楼清洁工）文件编号：QM-3-HR-MA-05版本号：A/0版第1页共1页职务名称写字楼清洁工所属部门行政部晋升岗位后勤组长直接上级行政文员直接下级无岗位编号暂无职 责 内 容1、爱岗敬业，工作要有责任心，上班要整齐穿戴好工作服、厂牌、精神饱满，注意塑造好良好的后勤服务形象；2、分区包干，责任到人按时上班；3、写字楼所设置的垃圾桶、垃圾篓每天清理一次，并清洗干净；4、当天清扫的垃圾，要及时清运至垃圾桶内，不许堆积，不得随意乱倒，违者予以处罚；5、沟渠、下水道堵塞，要及时疏通，若确实难以疏通的，要及时向行政文员反映，及时处理；6、不得乱放杂物，不准在走廊、厕所旁堆放清洁工具、废纸、杂物等，废品要当天处理。清洁工具要统一存入并摆放整齐，放在指定位置，要爱护清洁工具及用品；7、工作中如发现门窗、桌椅、锁匙、灯线、水管、水龙头等公共设施有损坏的，应及时向企管部报告，如拾到别人遗失的物品，就通知行政部进行验证处理，对拾金不昧者给予表扬奖励；9、不斤斤计较，不拈轻怕重，服从分配，听从指挥，工作积极主动 。任职资格基本资料：性别不限，年龄：40-55岁，身体健康，形象较好。教育背景:不限经 验:1年以上写字楼清洁工工作经验。态 度:成熟稳重、踏实诚恳、吃苦耐劳。责任心强。制 作审 核批 准启 懋（惠州）工业有限公司行政部岗位职责说明书（厂区清洁工）文件编号：QM-3-HR-MA-06版本号：A/0版第1页共1页职务名称厂区清洁工所属部门行政部晋升岗位后勤组长直接上级行政文员直接下级无岗位编号暂无职 责 内 容1、爱岗敬业，工作要有责任心，上班要整齐穿戴好工作服、厂牌，精神饱满，注意塑造好良好的后勤服务形象；2、分区包干，责任到人，按时上班；3、厂区、车间内所设置的垃圾桶、垃圾篓每天清理一次，并清洗干净。4、当天清扫的垃圾，要及时清运至垃圾桶内，不许堆积，不得随意乱倒，违者予以处罚。5、沟渠、下水道堵塞，要及时疏通，若确实难以疏通的，要及时向泥水工反映，及时处理。6、不得乱放杂物，不准在走廊、厕所旁堆放清洁工具、废纸、杂物等，废品要当天处理。清洁工具要统一存入并摆放整齐，放在指定位置，要爱护清洁工具及用品。7、工作中如发现门窗、桌椅、锁匙、灯线、水管、水龙头等公共设施有损坏的，应及时向企管部报告，如拾到别人遗失的物品，就通知行政部进行验证处理，对拾金不昧者给予表扬奖励。8、清洁人员必须严守职业公德，遵纪守法，如发现偷拿宿舍员工物品者，应进行严肃处理，严重者送当地派出所依法处理。9、不斤斤计较，不拈轻怕重，服从分配，听从指挥，工作积极主动，协助管理者做好工作，完成上级交办的其他任务。任职资格基本资料：性别不限，年龄：40-55岁，身体健康。教育背景:不限经 验:1年以上清洁工工作经验。态 度:成熟稳重、踏实诚恳、吃苦耐劳。责任心强。制 作审 核批 准启 懋（惠州）工业有限公司行政部岗位职责说明书（泥水工）文件编号：QM-3-HR-MA-07版本号：A/0版第1页 共1页职务名称泥水工所属部门行政部晋升岗位后勤组长直接上级行政主任直接下级无岗位编号暂无职 责 内 容1、每天检查工厂房屋情况，如遇破损情况应及时修复；2、在规定时间内解决厂房改建、装修等工作；3、接到房屋漏雨等情况后，及时处理；4、工厂墙壁粉刷；5、一个月对厂区进行二次消毒；6、协助电工处理一些日常工作；7、星期一至星期六每天晚上18:00-21:00打扫宿舍的卫生；8、如遇放3天（含）以上的长假，期间应根据情况用4小时时间打扫卫生；9、上级安排的其他工作。任职资格基本资料：性别：男，年龄：35-50岁，身体健康。教育背景:不限经 验:5年以上泥水工工作经验。态 度:成熟稳重、踏实诚恳、吃苦耐劳。责任心强。制 作审 核批 准启 懋（惠州）工业有限公司行政部岗位职责说明书（绿化工）文件编号：QM-3-HR-MA-08版本号：A/0版第1页 共1页职务名称绿化工所属部门行政部晋升岗位组长直接上级行政主任直接下级无岗位编号暂无职 责 内 容1、负责花木的常规管理，搞好厂里花木的维护保养，适时施肥、施水、松土、防冻、防高温、防旱等，从而达到绿化美化厂区的目的；2、搞好厂里绿化区内的行道树、绿篱、花带的修剪、整型，做到整齐美观，并将修剪下来的枯枝坏叶等杂物进行妥善处理。3、负责绿化区内的杂草、残枝、败叶、垃圾、纸屑等清理工作，保持绿化区内基本看不到杂草杂物。4、搞好厂花木的虫害防治，定期对花木进行防虫、杀虫、刷浆等工作。5、及时处理非正常天气造成折断树木、花卉的清理工作，对折断、枯死花木要及时补苗。6、自己采集母枝，定期培育苗木。做好厂区各种花卉苗木的培育、移栽，做到“以绿化养绿化”，从而增强绿化自我发展的能力，达到增收节支目的。7、做好工具、化肥、农药、汽油的保管。做好出库入库手续清楚，并提醒用药、用肥分量，注意用药、用油安全。防止浪费现象。8、爱护工具，负责剪草机等机械部件的简单维修、检查工作。做好工具房的卫生，保持整洁干净，做好防火，防盗工作，防止一切事故的发生。任职资格基本资料：性别：男，年龄：35-50岁，身体健康。教育背景:不限经 验:5年以上植树养花工作经验。态 度:成熟稳重、踏实诚恳、吃苦耐劳。责任心强。制 作审 核批 准启 懋（惠州）工业有限公司行政部岗位职责说明书（保安）文件编号：QM-3-HR-MA-09版本号：A/0版第1页 共1页职务名称保安所属部门行政部晋升岗位保安班长直接上级保安班长直接下级无岗位编号暂无职 责 内 容1、保安队员要确实维护公司人员及财产安全，预防各类意外事件的发生；2、保安队员上班时要注意仪容仪表，保持军人作风；3、监督员工上下班打卡，维持打卡秩序；4、值班巡逻保安每半个小时要巡视厂区一次，特别要注意对重点部门（危险品存放处，货仓、写字楼、电房等）的巡逻，经常检查各种消防设施，做好防火，防盗工作；5、监督员工出入厂区戴好厂证，违者予以记录；6、加强对厂区水电等公共设施的维护，发现异常及时上报并记录；7、做好值班岗位的清洁卫生；8、做好来访人员，车辆出入登记，员工放行、货物放行单的登记与查检工作；9、突发事件及时处理并立即报告上级；10、保安人员不得监守自盗，滥用职权；11、坚持日常训练，加强业务学习，提高工作水平，树立良好保安形象；12、参加每周的训练；13、遇老板、副总、重要客户进厂时要行军礼，军礼务必准确。任职资格基本资料：性别：男，身高：170cm以上，年龄：25-35岁，身体健康，会打篮球者优先考虑。教育背景:初中以上、有退伍证。经 验:2年以上工厂保安工作经验。态 度:成熟稳重、踏实诚恳。责任心强。制 作审 核批 准启 懋（惠州）工业有限公司行政部岗位职责说明书（保安班长）文件编号：QM-3-HR-MA-10版本号：A/0版第1页 共1页职务名称保安班长所属部门行政部晋升岗位保安队长直接上级保安队长直接下级保安人员岗位编号暂无职 责 内 容1、保安班长与队员一起轮班值日，履行保安人员职责；2、负责对本班保安人员的管理，督导训练与考核；3、负责对本班保安人员值班状况的监督，纠正保安值班人员在工作中的违规违纪行为；4、负责维持当班期间公司正常工作、生产、生活秩序，严格执行公司的各项规章制度和行政部的各种处理规定；5、处理当班突发事件，如遇紧急情况要及时报警，及时向队长及公司领导汇报；6、做好交接班工作，对当班未处理完之事项要向下一班交接清楚；7、要做好值班记录，做好来访接待及车辆人员出入厂，物品出入厂查验，并按时交队长和行政部核实；8、做好安全管理和防范工作，消除各类安全隐患；9、完成队长及公司领导交待的其他工作。任职资格基本资料：性别：男，身高：170cm以上，年龄：25-35岁，身体健康，会打篮球者优先考虑。教育背景:初中以上、有退伍证。经 验:2年以上工厂保安工作经验、一年以上保安班长经验。态 度:成熟稳重、踏实诚恳。责任心强。备注：本岗位以内部提拔为主。制 作审 核批 准启 懋（惠州）工业有限公司行政部岗位职责说明书（保安队长）文件编号：QM-3-HR-MA-11版本号：A/0版第1页 共1页职务名称保安队长所属部门行政部晋升岗位行政主管直接上级行政主任直接下级保安班长岗位编号暂无职 责 内 容1、负责保安队日常管理，督导训练及考核，建立保安工作档案；2、负责厂区、生活区的纪律管理，经常检查警报系统，消防设施的维护与保养，及时对保安和义务消防队进行消防安全培训与演习；3、合理安排保安值班和机动调配、制订保安队训练计划并督导实施，同时要做好考核记录；4、督导检查各班的值班值勤，夜班查岗查哨； a、对保安值班岗位不定时检查，及时纠正值班保安人员的工作懒散和违纪行为，发现值班人员有晚岗，打瞌睡，看书报。玩手机、闲聊及仪容与着装不整，要严肃教导和禀公处理，严禁绚私和包庇；b、每晚加强对岗位保安值班人员及重点部位的检查，督促保安人员加强对厂住和生活区的巡逻；5、领导安排的其他工作。任职资格基本资料：性别：男，身高：170cm以上，年龄：30-40岁，身体健康，会打篮球者优先考虑。教育背景:高中以上、有退伍证。经 验:4年以上工厂保安工作经验、二年以上保安队长经验。态 度:成熟稳重、踏实诚恳。责任心强。备注：本岗位以内部提拔为主。制 作审 核批 准启 懋（惠州）工业有限公司行政部岗位职责说明书（网络工程师）文件编号：QM-3-HR-MA-12版本号：A/0版第1页 共1页职务名称网络工程师所属部门行政部晋升岗位组长直接上级行政主任直接下级无岗位编号暂无职 责 内 容1、 公司网站、邮件服务器、ERP服务器、文件服务器的维护；2、 内部网络、电话线路的维护；3、 电脑硬件的维护维修、软件的安装维护及打印机的维护维修；4、 协调解决ERP在使用中遇到的问题；5、 公用电脑、网络方面物品的申购；6、 其它突发的及临时的事务。任职资格基本资料：性别：不限，年龄：23-35岁，身体健康。教育背景:大专以上，有计算机维护、网络维护等相关培训。经 验:2年以上工厂网络工程师经验。态 度:成熟稳重、踏实诚恳。责任心强。制 作审 核批 准启 懋（惠州）工业有限公司行政部岗位职责说明书（宿舍管理员）文件编号：QM-3-HR-MA-13版本号：A/0版第1页 共1页职务名称宿舍管理员所属部门行政部晋升岗位后勤组长直接上级行政主任直接下级无岗位编号暂无职 责 内 容1、在员工上班之后，检查风扇、水龙头是否关闭，有无需要维修或者更换。2、在员工上班之后，检查灯是否关好，有无私接乱拉现象，有无公司明文禁止使用的电器（例烧水用的、电饭煲等），以免发生火灾。3、及时跟进离职人员的各项事宜。4、员工入职的宿舍床位安排并建档，核对新进员工是否按所分配床位对号入住，以便有序管理，外宿人员的外宿承诺书签订。5、新员工办理入职手续后，有无未上班却在宿舍入住的情形。6、员工离职时检查其门、锁、床、床板等有无损坏，并在员工离职单上签字。7、员工已结工资并消去床位户口，查核有无已离职还继续在宿舍住宿的情况。8、及时检查床位有无松动及接头裂开的现象，便于及时维修，避免造成员工摔伤。9、检查员工上班后门窗是否关好，以免下雨雨水进入宿舍，或别有用心的人进入宿舍，杜绝偷盗事件发生。10、检查员工的宿舍卫生状况，督促宿舍长搞好卫生。对不讲卫生、影响他人休息的行为提请行政部给予处罚。11、揭发检举宿舍内诸如赌博等违纪违法及犯罪行为：检查有无男女无证混住的情形。12、不定时召开宿舍长会议，及时传达宿舍管理及安全方面的工作，及时做好防范工作。13、协助保安、后勤做好宿舍各项工作14、公司娱乐设施的保管、维护工作。15、体育用品的申购，包括乒乓球、篮球、羽毛球、球拍等。16、协助行政主任举办各种活动。17、对宿舍管理、娱乐设施的管理负责。任职资格基本资料：性别：不限，年龄：28-40岁，身体健康。教育背景:初中以上。经 验:2年以上1000人以上宿舍管理工作经验。态 度:成熟稳重、踏实诚恳。责任心强。制 作审 核批 准