打印及其他使用技巧

打印及其他使用技巧打印及其他使用技巧1 快速打印Office文件做好很多Office文件给领导审查后，要再进行重 新打印，通常一般是先打开这个文件，然后再选择打 印，如果有很多的话，这样一个个打开进行打印确实 很麻烦，有没有更好的办法呢？答：有，在找到这个文件所在的地方后，然后用鼠 标右键单击该文件图标，在弹出菜单中会看到有个打 印选项，然后选它就可以直接打印了，如果有很多文 件需要同时打印，可以按住“ Shift ”或“Ctrl ”键选 取批量文件，然后单击鼠标右键打印，可以省去很多 时间，在Excel中也可使用。2 使Word打印更清晰对于使用的针式打印机的用户，在打印 Word中图 片时，常发现效果不清晰，请问有没有办法增强清晰 度呢？答：在Word中，可以对插入的图片进行属性设置， 使其以灰度方式打印，这样可以把图片中纯白色部分 去除，从而使得打印效果更加清晰。具体操作方法为： 单击“插入图片来自文件”命令，将图片文件插 入后会出现“图片属性”窗口，单击“属性”工具栏 的第二个按钮，选择“灰度”，或者在图片上单击鼠 标右键，选择“设置图片格式”选项，再在“设置图 片格式”窗中选择“图片”选项卡，在颜色栏选择“灰 度”即可。小提示：如果是以彩色方式打印，此技巧不起作用。3 轻松进行缩放打印有些用户需要利用Word来制作一些文件，但有时 为了只打印一个大致效果，为了节约成本而想进行缩 放打印，请问在 Word中可否实现？答：在Word 2000以前的版本中，文件编辑与打印 使用的“纸型必须相同。而在 Word2000及WordXP 中，只需单击菜单栏“文件-打印”命令，在“打印” 对话框中单击“按纸型缩放”下拉列表，从中选择打 印所使用的纸张。如果当前页面设置为 A4,而想使用 B5纸进行打印，可以在下拉列表中选择 B5, Word会 通过缩小字体和图形的尺寸，将A4纸型的文件打印到 B5纸上。反之它会自动放大字体和图形的尺寸，将较 小纸型的文件打印到较大的纸张，同时不会发生版式 变化。小提示：在 Word使用过程中，有没有碰到这种尴 尬，即按某种纸张大小设置好了版面，却发现要打印 纸张大小不一致，此时该怎么办呢？难道按新纸张大 小重新更改版面设置吗？其实此时也完全不必，同样 可利用上面讲方法在“按纸型缩放”下拉列表中选定 新打印纸型即可。4 在Word中进行多版打印按上面介绍的方法在进行缩放打印时发现一个新 问题：有没有办法在一张纸上打印多个页面，以更好 地节省纸张及观看效果呢？卩”答：可以，打开欲打印的文件，单击“文件打印 命令打开“打印”对话框，在对话框中单击“每页版 数下拉列表，选择每张纸打印的版数。对于A4之类 的小规格纸张，可选择“ 2版”或“ 4版”。使用 开纸时选择“ 2版”，可以打印“公文”格式的两分 栏文件（即在一张8开纸上打印两页16开文件）。 要打印机的分辨率足够高，甚至可以在1张纸上打16版，从而节约大量纸张。小提示：Word 2000以前的版本没有提供多页文件 打印到一张纸上的功能，如果有这类打印需要，可以 借助Fineprint虚拟打印软件完成。5 轻松实现文件异地打印有些需要把家里制作好的Word文件带到单位进行 打印，但单位的机器没有安装 Word,请问有没有办法 在单位机上不安装 Word的前提下完成打印任务呢？答：可以，首先在自己的计算机上安装一个和单位相同型号的打印机，方法是：进入“控制面板”，打 开“打印机”进行添加，然后按提示放入打印机安装 盘进行安装即可。接下来再打开要带到单位打印的 Word文件，再单击“文件打印”命令打开对话框， 选中其中的“打印到文件”复选框，按“确定”按钮 后弹出“打印输出到文件”对话框，在其中输入文件 名并选择保存位置，如文件.prn，完成后再单击“确定”按钮。接下来把该文件拷贝到单位计算机上 （如C:盘根目录下），再在 MS-DOS窗口提示符号后 输入命令“ copy c:文件名.prn prn /B ，即可将编辑 好的Word文件打印出来。6 轻松进行选择打印在Word中，可以根据页码范围进行打印，但究竟 是如何操作呢？答：打开要选择打印的文件文件，再单击“文件 打印”命令，在“打印”窗口“页面范围”下便可进 行打印页面选择，如只打印该文件第 1页及第5页， 则可在“页面范围”栏直接输入“ 1.5 ”，再单击“确 定”按钮便可打印第1页及第5页。而利用短横线可 起到起始页至终止页的作用，如输入“ 2-10 ”，贝哙 打印第2页至第10页；并且可对多个连续页中用逗号 进行分隔，如打印第37页和第911页，可输入“3-7 , 9-11 ”。如果只要打印某节文件，则可按“ S 节号”的格式输入指令，例如“ S3”表示打印第3节。对于不连续的节，仍然用逗号加以分隔，如“ S2, S6表示打印第2节和第6节。若打印一节内的某页，可 输入“ P页码S节号”，例如“ P5S3表示打印第 节的第5页，“ P3S2-P4S5表示打印第2节的第 页至第5节的第4页。如果仅仅打印文件的某一部分 可以将该部分先选中，再单击“文件f打印”命令打 开“打印”窗口，在“页面范围”下选择“所选内容” 复选框，再单击“确定”按钮进行打印即可。7 任意调整打印Word文件在打印一些文件的文字内容时为了追求美观需按 非常规的方式来打印，比如需要将文字信息旋转一定 的角度再打印到纸上，请问该怎么实现？答：其实要实现这种旋转打印文字信息是办得到 的。可以通过把文件信息转换成图片的形式，然后再 设置旋转该图片，最后打印的效果是一样的。具体操 作如下：首先选择要打印的文件信息，然后单击“复 制”按钮，然后再单击“编辑”菜单栏中的“选择性 粘贴”选项，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择图片”格式，单击“确定”按钮，将内容粘贴到文 件中。这样，刚才选定的文件信息就转换成了一张图片，可以通过“绘图”工具箱对其进行任意的调整（当 然也包括旋转），设置好后再进行打印即可得到不错 的效果。8 如何实现双面打印在使用Word编辑打印文件资料时，需要将编辑出 的文字资料打印在同一张纸的正反两面上，要求在装 订后，不能使反面的资料被遮挡。请问该如何操作。文答：要实现在同一张纸上实现双面打印，并且反面 内容不会因为装订而被遮挡，这就要求正反两面的宽 度不能设为一致，要使其中一侧的宽度比另一侧宽一 些以便装订。具体实现步骤如下：首先单击“文件” 菜单栏中的“页面设置”选项，在弹出的设置对话框 中，主要是对“页边距”选项卡中内容进行设置，它 决定能否进行双面打印。对页边距中的上、下、内侧、 外侧、装订线等值进行设置，内侧、外侧一般可以按 默认的，装订线的值一般为11.5厘米左右，也可根 据纸张和用户的要求来具体设置。然后选择“对称页 边距”复选框。使其处于启用状态，这样双面打印的 页面设置完毕。接下来还要对打印进行设置。单击 件T打印”命令，再单击“设置”按钮进入打印设置 窗口，在其中选择双面打印。需要注意的是由于激光 打印机出纸的顺序的不同，在设置时也要有所区别，如使用打印机为上出纸，要进入“选项”设置，在“双面打印”选项中，将“打印顺序 2”选中。如果使用下出纸，就不要进行该步设置。通过打印设置后，就 可实现上述的双面打印效果了。9 即时取消后台打印在使用Word进行打印时，有时刚刚执行完打印命 令，突然发现还要修改，想取消打印。不知道是否有 什么好方法取消打印？打答：一般来说，当执行了打印命令后，系统会自动 将打印任务设置为后台打印，同时在状态栏上出现“ 印机”图标，“打印机”图标旁边的数字显示的是正 在打印的页的页码。如果突然想要取消该操作的话， 只要用鼠标右键双击“打印机”图标打开“打印”窗 口，在要取消的打印项上单击鼠标右键，选择“取消 打印”选项即可，不过动作得快，要赶在打印机真正 开始打印之前才行，一般也就在10秒之内。小提示：另外也可把打印机的联机关闭，使其处于 未联机状态，稍等便会弹出一个对话窗口，从中单击 “取消”按钮即可取消打印操作。10 自动按纸张大小调整打印若在打印时想让 Word配合纸张大小，自动进行调 整页面大小进行打印，请问这可以做到吗？答：是的，可以如下操作：单击“文件打印”命 令，在“缩放”中选“按纸型缩放”即可把多页文件 打印在一张纸上。11 减少多余页在编辑好Word文件进行打印多份时，总会在打印 完两页后产生一张白页。查看文件内容，发现空白页 （无内容）是由于前一个表格而产生的，请问有没有 办法去掉这一张空白页？答：对于多出的空页，很多朋友都是采用调整字号 或删去字符的方法来进行，其实在Word中为我们提 了这项功能，单击菜单栏“文件打印预览”命令， 单击工具栏中的“缩至整页”按钮， Word就会通过 小字号等方法消除孤行，如果不满意，可以单击“编 辑”菜单下的“取消缩至整页”命令还原。小提示：我们也可尝试采用这种方法来去掉空页， 只需要把插入点移到文件的最后一段，把这一段的行 间距设置为固定值“ T就可以了。12 消除Word打印文件时的空白页在用Word 2000打印文件时，最后有时会出现一张 空白页，但文件中最后并没有空白页，请问这是什么 原因，该如何消除？答：出现这种情况是因为最后一页可能存在空白段 落。只要单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标 记”选项，显示段落标记。这样文件最后一页中的文 字的段落标记会显现出来，删除它即可。然后可以再 单击“打印预览”按钮，预览打印出的文件的外观， 确保在文件结尾没有空白页即可。13 页面版式精确打印在打印时有时发现用 Word打印出的页面版式有误， 和设置的版式有明显差别。请问这是什么原因，该如 何解决？答：出现这种情况很可能正是因为在打印用其他语 言版本编辑的Word的文件，并且文件的纸张大小也 与当前打印机的要求不同。要使 Word为文件设置格 式，并使其符合所用打印机的纸型，请按如下操作： 单击“文件”菜单中的“打印”命令，在“缩放”下 的“按纸型缩放”框中选择所用纸型。这样Word将会 自动调整页面使其适合所用的纸型。如果想要在每次 打印时都以这种方式调整文件比例，可单击“工具” 菜单中的“选项”命令，然后单击“打印”选项卡， 选中允许重调A4/Letter纸型复选框即可。14 巧妙隐藏不需打印的部分文本在Word打印过程中，有时候不想打印其中的某一 部分文本，又不能把它删除。有什么好的办法能够实现这一要求吗？答：方法如下：首先选中要隐藏的文本，然后单击“格式”菜单中的“字体”命令，再单击“字体”选 项卡，选中“隐藏”复选框即可。如果要取消该隐藏， 只要重复前面的步骤就可以了。15 打印隐藏的文字对于已设置为隐藏的文字，如果想在不更改其属性 的情况下，能否打印出这些被隐藏了的文本呢？选答：可以，单击菜单栏“工具-选项”命令打开 项”对话框，然后再选择“打印”选项卡，选择“隐 藏文字”复选框，再单击“确定”按钮即可。16 让Word当翻译在平时处理文件时，如果碰到一些不知其意的英文 单词，有没有办法让 Word翻译？答：单击“工具T语言T翻译”命令，然后在“文 字”栏输入要翻译的英文单词，并在“词典”栏要选 择好翻译的类型，如“中文（中国）到英语（美国） 最后按回车键即可在“结果”栏得到该英文单词的含 义。17 Word中直接启动Outlook有时工作需要而想在 Word中完成文件后，立即启 动Outlook来进行设置发送，请问有没有办法在Word 中直接进行？答：在Word中可以直接调用 Outlook ,首先在 Word 中选择“工具t自动更正-自动套用格式”中的“ In ternet及网络路径替换为超级链接”选项，然后 在文件中输入“ Outlook : inbox ，然后按回车键， 此时该文字下方出现下划线，用鼠标左键双击该链接， 即可启动Outlook的收件箱。按照这种方法，输入“ Outlook : contacet ”或“ Outlook : calendar ”贝U 可打开Outlook的联系人和日历。18 Word启动技巧有些用户常看到“办公高手在启动 Word时用到 了一些很特别的方式，这些究竟是什么，另外它们的 作用又是什么？答：Word在启动时我们可以利用一些参数加以更多 控制，单击“开始运行”命令，然后输入 Word所在 路径及参数确定即可运行，如“ C: PROGRAM FILES MICROSOFT Office Office 10 WINWord.EXE /n ”， 这些常用的参数及功能如下：/n :启动Word后不创建新的文件。/a :禁止插件和通用模板自动启动。/m:禁止自动执行的宏。/w :启动一个新Word进程，独立与正在运行的Word 进程。/c :启动 Word,然后调用 Netmeeting。/q :不显示启动画面。另外对于常需用到的参数，我们可以在 Word的快 捷图标上单击鼠标右键，然后在“目标”项的路径后 加上该参数即可。19 Word巧制web网页初学者常听人家说可以通过 Word制作网页，究竟 是如何操作呢？答：网页其实是由超文本标记语言（HTML来定义 的，Word确实可以快速制作初级的Web网页，方法是 这样的：首先在 Word中输入并设置好想制作的网页 后，然后单击“文件保存”命令（或单击工具栏上 “保存”图标按钮），在弹出的窗口中下端“保存类 型”中选择“ Web页”，然后再输入文件名及设置好 保存的目录，再确定保存即可。20 Word中自动滚动翻页有些用户常在Word中阅读资料文件，请问能不能在 Word中设置出像Readbook那样的自动翻页功能？答：可以。首先单击菜单“视图工具栏自定义” 命令，在打开的对话框中，选择“命令”选项卡中的“所 有命令”项，此时在右边便会列出这些所有命令详细信 息选项，我们从中找到“ AutoScroll ，如图1-33所 示，利用鼠标将该命令直接拖至工具栏上，以后在阅读 长文件并需进行自动滚动翻页时，可单击该按钮，然后 向上或向下移动鼠标便可进行滚动翻页。图1-33 设置滚动翻页小提示：或者在“类别”下选择“工具”项，然后 在“命令”下找到“自动滚动”项，并将其拖入工具 栏即可。以后在需要滚屏时，可单击“自动滚动”按 钮，鼠标指针就会进入竖直滚动条。若将三角形指针 放在滚动条上半部，页面自动向上滚动。若将倒三角 形指针放在滚动条下半部，页面自动向下滚动，单击 鼠标就可以将自动滚屏功能关闭。如果想停止页面滚 动，只需将指针放到滚动条中部（成为双向指针）即 可。上述情况下的屏幕滚动速度可以用指针位置调节, 指针越靠近滚动条两端速度越快，反之越慢。对于阅读长文件是相当方便的21 选择IE方式的文件前进（后退）有些用户非常喜欢浏览器IE上的“前进”、“后 退方式，请问在Word中是否也能做成这种方式进行 阅读？答：在Word中同样可以增加类似的按钮，具体做 法是：单击菜单栏“工具-自定义”命令，在打开的 对话框的“命令”选项卡中，选中“类别”下的“所 有命令项，然后在“命令下找到“ Nextwi ndows ” 按钮，按上面相同的方法拖入工具栏，以后只要打开 了多个文件，单击“ Nextwindows 按钮就会跳到下一 个文件，而“Prevwindows按钮则可返回前一个文件。22 简体与繁体中文快速转化有些用户常需输入繁体文字（或者把简体文字的 Word文件转换成繁体文字的Word文件），请问在Word 中有没有办法帮我轻松完成？答：中国大陆采用的是 GB码，而中国台湾采用的 是BIG5码（即大五位码），虽然现在市面上有许多 GB与 BIG5码转换软件，能够在这两种编码之间相互 转换，但只能进行“直译。其实在 Word中，我们便 可轻松做到“两地通”：首先打开要转换的文件，再 单击菜单栏“工具-语言-中文简繁转换”命令打开 转换窗口，如图1-34所示，然后根据需要在转换方向 下选择转换方式，最后单击“确定”按钮便可快速完 成文件语言转换，并且在确定前选择“转化时包括词 汇”复选框，则Word在转换时会自动地根据两地语言 的习惯进行翻译，转换完成后再进行保存，这样便可 根据需要得到简体中文信函或繁体中文信函了。图1-34 中文简繁转换23 如何加快文件操作在新建或打开Word文件时，可利用快捷键来加快 操作，请问能否介绍一下？答：当然可以。在 Word中确实有很多的快捷键帮 助我们快速进行操作，在对文件操作时，常用的快捷 键有：（1）Ctrl+N :建立一个Word默认模板的新文件（若 要建立其他模板文件的新文件，可单击“文件”菜单下的“新建”命令，再从模板选择框中进行选择）（2）Ctrl+O :快速打开文件（它相当于单击菜单 栏“文件打开”命令操作）。（3）Ctrl （或Shift ）键配合选取：一次打开多个 文件（在打开对话框中每次只能选择一个打开，若要 一次打开多个文件，可利用“ Ctrl ”或“Shift ”键选 择，完成后再单击“打开”按钮）。（4）Alt+F+1 （或2、3、4）:快速打开最新编辑 过的4个文件（相当于单击“文件”菜单，再从其下 选择最近打开的四个文件）。小提示：如果要在“文件”菜单下显示更多最近打 开过的文件，可单击菜单栏“工具选项”命令，再 在选项窗口中选择“常规选项卡，在“列出最近使 用文件数”项中便可设置显示的数目，但最多只能设 置为9个。（5）Ctrl+F6 :在打开的文件中循环切换。（6）F12:快速把当前文件另保存其他文件。（7）Ctrl+F4 （或Alt+F4 ）:关闭当前文件，若还 没进行保存，会弹出确认框选择是否保存。24 保存文件对话框中的快捷键在看一些“高手”们操作时，心里确实羡慕，他们 所有操作都几乎不用鼠标，比如他们在保存文件对话框操作时都可不用鼠标，请问在这有些什么快捷键? 答：这些快捷键其实很有规律，它们分别如下：Alt+1 :回到上一个文件夹。Alt+2Alt+3Alt+4Alt+5Alt+6回到当前文件夹的上一级文件夹。从网络上搜索文件。删除当前选中文件。在当前文件夹下新建一个子文件夹。循环改变文件显示模式，如预览、详细资 料、属性、列表等Alt+7 :显示工具菜单，如查找、删除、重命名、 打印、添至“收藏夹”、映射网络驱动器等。25 恢复字体所见即所得功能有些用户在设置字体时发现，在字体栏中以前可以 显示字体形状，但现在怎么不可以了，请问有没有办 法去恢复它？答：除少数常用中文字体外，多数字体可能都没有 什么印象。在Office 2000中便提供了所见即所得的功能。要恢复它可这样去操作：单击菜单栏“工具f 自定义”命令，再在“自定义”对话框中选择“选项” 选项卡，选择“其他”下“列出字体名称时显示该字 体的实际外观”复选框，如图1-35所示，完成后关闭 自定义窗口，此时再打开“字体”列表，字体的实际外观又可显示了图1-35恢复字体外观26给文件嵌入字体有些用户也常遇到这种情况，自己花了很多精力制 作的漂亮文件但在对方计算机上显示不了，因为没有 安装所使用的字体，请问有没有办法解决这个问题？答：字库是属于系统资源而存在的，如果使用了一 个对方系统上没有的字库，则 Win dows会自动以系统 默认的字库来代替，原先的效果就会大减。但在 Word 中有一项嵌入字体技术，它能够将一篇文件和这篇文 件所包含的字体结合成一个文件，以便传输到另一台 计算机上。具体操作方法如下打开要嵌入字体的文件，单击“工具”菜单中的选 项”命令，再选择“保存”选项卡，然后选中“嵌入 TrueType字体”以及只嵌入所用字符复选框，如图1-36所示。图1-36给文件嵌入字体27 快速启动屏幕程序在编辑Word文件时，如需马上离开，请问有没有 办法快速启动屏幕保护程序？答：快速启动 Windows屏幕保护程序，不但可以保 护屏幕，同时还可利用屏保的密码功能保护他人偷看 文件内容。其实在Ofice XP安装成功后会在安装文 件夹中产生一个“ osa9.exe ”文件，运行时给它加上 一个“ -s ”参数就可以立即启动屏幕保护程序，具体 操作方法如下：首先在桌面上单击鼠标右键，新建一个快捷方式， 并在命令行方式输入：“ C:Program Files Microsoft Office OfficeOSA9.EXE ” -s （前面的路径根据具体 情况进行更改），然后修改快捷方式名称为快速启动 屏保”，以后便可双击该快捷方式运行屏保。小提示：如果Windows系统中没有设置屏保护程序， 则运行此程序后会弹出警告窗口，此时我们可在显示 属性窗口中进行设置28 给Word文件减肥一篇相同的Word文件，为什么有些用户创建之后 的文件要比他人的大，请问有没有办法对它进行“减 肥”？答：也许大家不知道， Microsoft Word在存DOC文 件时只是把一些后来的信息存入，这样就会出现哪怕 删除了文件中的内容也会使它的文件越来越大的情 况。因而根据它这种特性，可以通过这四种方法来为 它减肥：1 另存法在编辑的Word文件中，只要使用“另存为”命令， Word则会重新将信息进行整理存盘，这样可能会使得文件的容量大大减少2 选项法使用第一种方法每次都要另存为，比较麻烦。 其实只要我们打开 Word,单击菜单中的“工具f选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选 择 快速保存 复选框，以后Word就会在每次保存文另外，如果我们使用了 Word的嵌入字体技术，则 入件时自动进行信息整理并存盘，这样便可达到“另存 为”方法的效果。pe在选中嵌入Truetype字体后，还应选中“只嵌丿 所用字符”复选框，否则Word会把所用到的Truety 字体统一“打包”，大大增加文件的大小。3. “虚假”法在保存之前，单击“文件”菜单下的“页面设置” 打开对话框，然后用鼠标任意单击几下其中的“纸张 大小”、“页边距”等选项卡（其中的内容可以不改 动），单击“确定”按钮后再保存。通过这一系列的 假动作，会发现文件也莫名其妙地变小了。4. RTF文件法RTF格式我们知道如果把Word文件保存为文本文件，那毫 无疑问文件肯定会小很多，但关键是保存成了文本文 件后，其中的格式会丢失。而试着另存为一 的文件后，不但格式完好如初，而且能够被许多 Win dows应用程序所支持，同时容量还大大地减少。29 让 Word 2000 与 Word XP 共存Word XP的功能比 Word 2000确实要强大，但由于 机器为多人共用，有些用户习惯使用不同版本的 Word,请问有没有办法让 Word2000与 WordXP共存?答：对于 Word 2000与Word XP不兼容的问题确实 有很多用户都感到头痛，在安装最新版本的Word XP时，系统总会先删除以前的版本，这样就无法使得 Word 2000与Word XP共存。但我们可以使用一些技 巧来完来突破这个限制：在安装 Word XP时不选择“ Upgrade NoW 选项，而是选择“ or choose an in stall type选项，并选择complete 项，注意把安装文件夹更改至 Ofice XP下，与原先安装 Office 2000 安装文件夹不相同；在弹出的下一步窗 口中选中“ Removing Only The following applicatio ns ，并取消选中所有选项；然后为 Word 2000和 WordXP中的 WinWord.exe各建立一个快捷方 式，要使用时选择快捷图标运行即可。小提示：有时可能会出现一个正在安装Office的窗口，不要用管它，过一会儿即可正常使用。30 Word中批量转换文件如果要对多个Word文件进行另存为其他格式的文 件，如纯文本文件，此时若一个个打开进行保存，工 作量相当大，请问有没有方法在 Word中进行批量转 换？答：如果有多个文件需要转换，而若采用单击“打 开-另存为”命令的方法确实会累得要命。其实在Word中提供了批量转换文件的功能。首先单击“文件 -建立新文件”命令，打开“新建”对话框（注意不 能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N ”组合键，这样Word会使用其默认模板建立一个新文 件），在右侧“根据模板新建”下选择“通用模板”（而在Word 2000中会直接打开“新建”对话框，因 而不需上步的选择），然后在模板窗口中选择“其他 文件”选项卡，用鼠标左键双击其中的“转换向导” 项目，如果机器中没有安装此模板，系统会自动启动 Office 2000或XP的安装程序，并会提示插入office 安装源光盘，再根据向导完成转换向导安装即可，然 后利用该转换向导便可把要转换的 Word文件转换成 纯文本格式。小提示：利用转换向导可以将 Word 2000/XP中所 有支持的文件格式批量相互转换，包括RTF文件、Web 页文件、WP敦件、Lotus1-2-3、Microsoft 工作表、 Outlook工作簿表。31 让 Office XP 支持 Acrobat 5在网上下载一些教程后发现是 PDF格式，后在网上 发现它可利用Acrobat来生成，但在Office介绍中发 现其也支持PDF格式的生成，请问该如何去做？答：其实在安装完的Office XP中，Office XP菜单 栏中是没有PDF相关菜单项的，因而也无法生成PDF文 件。不过如果我们将“ Acrobat 5.0 PDFMAKER下的 、PDFMAKCE.X复制到 “Office 10STARTUP”文件夹中，并将“ ACROBAT 5.OPDFMAKEROffice 2000 中的 PDFMExcel.DLL PDFMPOWERPOINTDPJDFMVord.DLL拷贝至V Office10 文件夹中，然后启动Office XP,它会询问是否使用宏， 单击启用宏，此时我们会发现，ACROBAT 5.会被添加 到了菜单栏中了，这样我们就可以非常方便地使用 Word 来生成PDF文件了。32 巧用“插入文件”功能合并多个文件有些用户由于工作需要需把多个 Word文件保存成 一个文件，此时若利用“复制”及“粘贴”来进行操 作非常繁琐，请问还有别的方法吗？答：要合并文件，可以使用“复制”及“粘贴”命 令来完成。但是如果文件太多，一步一步执行起来的 确很麻烦。其实可以利用 Word的“插入文件”来很方 便的实现。具体操作是：首先打开源文件，然后在该 文件中单击“插入”菜单中的“文件”命令，在弹出 的对话框中输入要插入的文件即可。如有多个文件， 则可以按住鼠标左键拖动全部选中，则可以一次性全 部完成。33 巧用“版本”功能保存修改信息 在用Word编辑文件时，有时要经常对文件进行改 动。可是有必须要保留改动前的内容。通常的做法是 每改一次就用一个文件名将它保存起来。可是这样做 却使文件越来越多了，这样不仅占用了硬盘空间，而 且管理、查看起来也不方便。不知道有什么更好办法 可以解决这个问题吗？版按答：如果有这方面的需要，可以使用Word中的 本”功能来很发便的解决。具体操作如下：当打开一 篇Word文件，然后对其进行修改，修改完成以后， 击“文件”菜单栏中的“版本”命令，在弹出的对话 框中单击“现在保存”按钮，这时会弹出一个文本框, 要求输入对当前修改要保存的版本的注释，此时可根 据实际情况输入，如“Wordxp”，最后单击“确定 钮就完成了。如果再次修改后重复上述操作即可。就 是注意在输入版本注释时，最好加入对各次修改后的 情况的注释。以区别不同的版本。这样当我们需要调 用该文件的早期修改版本时，就可以再次单击“版本 命令，通过“查看注释”就可以更准确快捷的找到我 们想要的文件。最后单击“打开”按钮即可。如果在弹出的“版本”对话框中选择“关闭时自动 保存版本”复选框。这样当每次修改完一个文件，在保存关闭该文件时，系统会自动文此次修改建立一个 备份版本。34 同文件双窗口浏览在编辑Word文件时，经常要参考文件中的某部分 来修改另一部分，可是由于文件太长，而且两处文字 相隔太远，所以修改时要不停的在文件中来回切换位 置，这样实在太麻烦了。请问可以在多个窗口打开同 一文件，来相互切换窗口浏览吗?答：其实遇到这种情况则可以使用两个窗口来同时 浏览一个文件的不同部分。实现在多个窗口打开浏览 同一个文件，可以这样操作进行：先找到窗口右边可 使滚动条向上移动的黑三角形按钮上方的一个小横杠（这个是文件分隔标记），移动鼠标指向该标记，这 时鼠标就会变成一个上下可以移动的指示箭头，然后 双击鼠标左键，这样当前窗口就会一分为上下两部分。 这样就可以在其中一个窗口显示要查考的段落，另一 个定位于要修改的段落。当然还可以拖动该分隔标记, 把窗口分成两个大小不同的窗口。如果修改完成后， 只要再用鼠标左键双击两个窗口中的分隔条就可以恢 复到一个窗口模式。这样的对照编辑就很方便了35 通配符的使用技巧在Word的查找功能中可以使有通配符。可是对通配符了解的比较少，请介绍一下它的一些技巧？答：通配符我们可能并不怎么看重它，可是使用好 了它，可以得到很多意想不到的收获。下面介绍一些 用得上的通配符及其使用方法。1“ ？”该通配符可以用来代表任意单个字符，当大家不清 楚查找目标中指定位置的内容是什么的时候，就可以 用“？”来代替。注意一个“ ？”只能代表一个未知字 符。如果要查找不止一个字符，可以用多个“？ ”来 通配表示。但是如果我们不知道到底有多少个字符， 该如何使用呢？如果是这样，就必须要用到下面这个 通配符了。2 “ * ”比如我们输n”结尾的单该通配符可以用来代替任意多个字符 入“ *n ”，系统就会自动找出所有以“ 或字符集，而不管它前面有多少个字符3“ ”(er) ”，该通配符可以表示单词的结尾。如输入“系统会自动查找以“er ”结尾的单词，如“thinker ” , 但不查找“ in teract ”。5. x1x2. ” （x1 , x2 表示任意字符）该通配符可以指定要查找该括号内（x1, x2）的 任意字符。如输入“ maen ” ,则系统会查找“ maH和meH。6. x1-x2 ” （x1 , x2表示任意字符）该通配符可以设置指定范围（x1到x2之间，包括 “x1 和x2”）内任意单个字符。如输入r-tight , 则系统会查找right 和sight 。（即在r”和 “t ”之间的任意单个字符）。需要注意的是。括号内 的字符要按升序的方式来排列。如不能输入t-right来表示该范围。7. !x1-x2（x1, x2 表示任意字符）该通配符可以设置括号内指定字符范围（x1到x2 之间，不包括包括x1 和x2）以外的任意单个 字符。如输入“t!a-mck ” ,则系统就会查找到“tock ” 和tuck ”，但不查找tack 和“ tick ”。8. “ n ”（n表示正整数）该通配符表示n个重复的前一字符或表达式。如输 入“ ro2m 查找“ room,但不查找“ rom。9. n, （n表示正整数）该通配符表示至少n个前一字符或表达式。如输 入“ fe1,d ，则系统会查找“ fed ”和“ feed ”。10. “n,m ”(n，m表示正整数)该通配符表示n到m个重复的前一字符或表达式。如输入“ 201,3 ” 查找“ 20”、“ 200” 和“ 2000”。 小提示：在使用过程中需要注意四个方面：(1 )在使用通配符时我们可使用括号对通配符和 文字进行分组，以指明处理次序。例如，可以通过键 入“ ”来查找“ presorted ”和“ prevented ”。(2) 可使用“n”通配符来搜索表达式，然后将 其替换为经过重新排列的表达式，例如，在“查找内 容”框键入“ (Newt:on)(Christie)，在“替换为” 文本框键入 “21 ” , Word 将找到 “ Newton Christie ” 并将其替换为“ Christie Newton ”。(3) 在选中“使用通配符”复选框后，Word只查 找与指定文本精确匹配的文本(请注意，“区分大小 写”和“全字匹配复选框会变灰而不可用，表明这 些选项已自动选中，不能关闭这些选项)。(4) 如果要查找已被定义为通配符的字符。请在 该字符前键入反斜扛()，例如，要查找问号，可键 入“ ？ ”。36 多个文件一次关闭若在编辑Word文件时经常要打开好多的文件，可 在结束时要逐个单击 Word的“关闭”按钮来关闭它们， 这实在太麻烦了。请问有什么好方法可以一次性全部 关闭它们？答：当然有，可以按住“ Shift ”键的同时，再单 击“文件”菜单。这时会发现原有的“关闭”选项已 变为“全部关闭”，单击它就可以一次性关闭多个文 件了。37 一次性保存多个文件在打开了多个Word文件时，可不可以一次性在Word 环境下全部保存好，来避免一个个保存的麻烦？答：当然可以。方法就是，按下“ Shift ”键不放， 然后单击“文件”菜单，这样在下拉菜单中会多出来 一个“全部保存”命令，单击它就可以一次性保存所 有已打开的文件。38 为多个相关文件建立超级连接在处理 Word文件时，有时要参考其他 Word文件、PowerPoint文件或Excel文件中的内容，可是每次 都要先打开这些文件，然后在它们之间相互切换，这 样很不方便。请问有什么好的方法来实现这种功能 吗？答：这种情况我们是经常碰到的，其实要实现这种 功能可以试试 Word中的超级连接。大家都知道超级链接主要是用于 Wet页的链接，其实它也可以用于文件之间的链接，有两种方法来实现：方法一：首先请打开源文件和目标文件文件，然后 重新设置这两个程序窗口的尺寸，使它们同时可见。 再在目标文件选择要链接的文本、图片或其他内容， 然后用鼠标右键将选定内容拖至源文件要建立超级链 接的位置，这时就会弹出一个菜单，选择“在此创建 超链接”选项，这样就再次建立了超级链接。方法二：要建立这种超级链接还可以通过粘贴的方 式来实现。首先复制好要链接的文本内容，再在要插 入文本的位置单击鼠标左键，然后选择“编辑”菜单 中的“粘贴为超链接”选项即可。这样建立好超级链接后，选定的超级链接的内容就 会以蓝色字体显示在源文件中。如果下次要参考这些 内容时就不用在打开目标文件了。在要查看整个目标 文件的内容时，可以按住“ Ctrl ”键，然后再单击该 超级链接，系统就会自动打开该目标文件。39 巧设置隐藏书签有时在Word中要对一篇很长的文章进行编辑时， 需要使用在文中的一些特定的内容来参考。可是又不记得它们在什么位置了，而查找起来又非常困难，请 问有什么好方法来标记这些内容以方便快速地找到这 些信息吗？答：其实可以使用隐藏书签来很容易地标记它们。 操作如下：可以把它们放在想要的任何地方。首先在 文件中要插入书签的位置单击鼠标，然后在“插入” 菜单选择“书签”选项，在弹出的“书签”对话框中 给该书签命名，最后单击“添加”按钮完成。当想使 用或是查找这个书签时，可以单击“编辑T查找”命 令来打开“查找和替换”对话框，单击“定位”选项 卡，然后在“输入页号”中键入书签名，再单击“定 位”按钮系统就会自动跳转用书签标记过的内容了。40 快速翻页在一个有很多页的Word中翻页非常麻烦，请问有 没有什么快捷的方法翻到指定的某一页？答：在使用普通鼠标浏览 Word长文件时可以使用 如下技巧来做到快速翻页：首先把指针移到右侧的垂 直滚动条上，再按下鼠标左键不松开，并对滚动条按 需要上或下拖动，滚动块旁边的提示框便会显示页码 和标题等信息，页面内容也会随之上或下滚动。当显 示的页码为想要移到的页码时松开鼠标左键即可。这 种方法对根据页码或标题查找文件时非常适用。41 打开文件也有技巧很多用户可能不知道，其实在打开文件时也有很多 技巧。请问能不能介绍一些比较有用的技巧?答：可以。单击Word工具栏中的“打开”按钮， 将“打开”对话框中的文件选中。单击“打开”下拉 按钮，即可看到一个打开方式菜单，如图 1-37所示， 其中“打开”命令是默认的文件打开方式，和直接单 击“打开”按钮效果相同。若选择其中的“以只读方 式打开”选项，则对文件所做的任何修改，只能以“另 存为”方式保存，不能直接修改并保存原文件。选中 某个文件并“以副本方式打开”，则系统会在原文件 所在目录“克隆”出一个副本。例如，以副本方式打 开了 C盘下“ Elong ”文件夹中的“简介.doc ”，则在Elong ”文件夹中会出现一个名为“简介（2）.doc 的新文件。如果在“打开”对话框中选中了“ Web页”或URL则菜单中的“用浏览器打开”命令有效，选 择该命令可用浏览器打开Web页或拨号连接到某个Web站点图1-37打开文件方式42 更改Word邮件发送默认软件有些用户在利用 Word中“文件”菜单下的“发送功能发送邮件时，总会自动启动其默认软件OutlookExpress，请问有没有办法更改为自己安装的其他邮件 发送软件？答：要改变 Word默认调用的邮件发送程序来发送 邮件，我们只要在In ternet Explorer 中将使用的 件发送软件设为系统默认的发送程序即可。操作如下（1）打开 Inter net Explorer 。（2）选择工具菜单中的In ternet选项 再选择“程序”选项。（3）将正在使用的邮件发送软件设为系统默认E-mail 程序。43 妙用剪贴板进行替换Word中的替换功能非常有用，但听人讲还可进行图 形或特殊字符的替换，请问这又是如何操作的呢？答：这是利用剪贴板来进行操作的，因为在Word剪贴板中的最后一项内容可以参与替换。其操作方法 是：打开“查找和替换”对话框，在“替换”选项卡 的“查找内容”框内输入被替换的内容，将光标停留 在“替换为”框内，单击“高级”按钮展开选项卡， 再单击下面的“特殊字符”按钮，在 Word 2000中可 从菜单中直接选择“剪贴板”，而对于 Word XP则可 从中选择相应类型，最后单击“替换”按钮即可。44 快速打开Word格式文件在用Word打开一个DOC文件时，很多用户都采用 执行“文件”菜单下的“打开”命令或者单击工具栏 下的“打开文件”按钮，请问还有没有更快的方法进 行快速打开Word格式文件？答：快速打开Word格式文件还有以下方法可用：一 种是，如果Word已经开启，可以直接将要打开的DOC 文件图标用鼠标左键按住并拖动到 Word窗口中再放 开，凡是Word支持插入的对象都可以这样做。另一种 就是，如果Word还没有启动，那么如果在桌面或者快 捷工具栏上有Word快捷方式的图标的话，可以把这个 DOC文件的图标拖到 Word快捷方式的图标上，Word会 立即启动并直接开启这个文件，这种方法相当于把两步 操作只用一步完成，当然更快捷。45 用Word打开WPS格式的文件如果要对WPS格式的文件进行编辑，且使用的计算 机上没有安装WPQffice系统，请问能不能利用Word 来打开WP或件进行编辑？答：可以，我们知道 WP呵以打开Word格式的文 件，其实 Microsoft Office中也附带了 WPS勺转换器，它可以帮助我们将 WPS格式文件导入到W ord中 进行编辑，但是它不是默认的安装选项。如果要安装 这个转换器，可以在第一张安装盘上找到pfiles 文件夹(其中有相当多 的文件转换器)，运行wps2Word.exe即可。当重 新启动Word 2000并单击“文件”菜单中的“打开” 命令时，就会在“文件类型”列表框中找到“ WPSDOS file ”导入和“ WPSile (*.WPS)”项，利用这一转 换器便可以打开 WPS for DOS WPS 97和 WPS 2000 所有文件，并且会保留原文件的大部分格式信息和嵌 入对象。46 快速获取帮助信息Word使用新手在使用过程中经常需要助手提供帮 助，请问有没有办法快速获得帮助信息？答：有，可以利用“Shift+F1 ”组合键（或单击“帮 助”菜单下的“这是什么”命令），光标就会变成一 个带有箭头的问号形状。用它单击文件中的文本或图 片，就会显示有关格式信息的对话框。如果用它单击Word 2000窗口中的元素（如工具栏按钮或标尺等）， 可以看到关于它们的功能描述，使用结束后按一下“ Esc”键，即可恢复光标的正常功能。47 五秒钟输入3万个汉字这是一个有趣的功能，可以让 Word在五秒钟内自动输入3万多个汉字，请问这是怎样进行操作的呢？ 答：其实这是利用了 Word中一个彩蛋做到的。首先新建一个 Word文件，然后输入：“ =Rand（200,99）（双引号不用输入，同时括号及逗号都需采用半角）回车后再单击“工具f字数统计”命令看看，令你很 吃惊吧!48 窗口元素使用技巧听说利用窗口元素可以达到一些意想不到的效果， 能否介绍一些呢？答：Word窗口由若干窗口元素构成，如工具栏、标 尺和状态栏等。用鼠标左键双击它们能执行许多操作: 双击Word水平或垂直标尺的空白处，可以打开“页面 设置”对话框；双击水平标尺两端的某个缩进标记， 可以打开“段落”对话框；如果在水平标尺上设定了 制表符，只要用鼠标左键双击它，就可以打开“制表 位”对话框；鼠标左键双击状态栏上的任意位置，可 以打开“查找和替换”对话框，执行“查找”、“替 换”和“定位”操作；鼠标双击工具栏右端的空白处， 可以打开“自定义”对话框，调整工具栏或增减其中 的按钮，以满足自己的要求。49 Word快捷键列表巧妙查 在Word中通常设置了很多快捷键，请问有没有办 法快速得到这些快捷键的列表？答：可以利用两种方法快速得到快捷键列表。第一一 种方法可利用按下“ F1”键，在弹出的帮助系统的搜 索窗口中输入“快捷键”三个字，单击“搜索”按钮， 就会弹出搜索结果列表，如图1-38所示。在列表中单 击“键盘快捷方式”或“打印快捷键列表”就可把快 捷键列表显示或打印出来。图1-38 搜索结果列表第二种方法是利用“宏”来完成。单击“工具-宏” 菜单下的“宏”命令。在弹出的对话框中，找到“宏 名”区域，在其下拉列表中选择“ ListCommands选 项，同时在下面的“宏的位置”下拉列表中选择“Word 命令”选项，单击“运行”按钮。在随之出现的对话 框中根据自己的要求，选择“当前菜单和快捷键设置” 或“所有的Word命令”中的一项，再按“确定”按钮 即可显示出相关列表。50 快速预览文件内容对于Word文件，能不能像在Windows中其他文件 一样进行预览？答：预览可以帮助用户了解文件内容，以便打开自 己想要的文件。在“打开”对话框预览文件的方法是： 选中要查看预览的文件，单击“视图”菜单中的“预览命令，则被选中的文件的内容可在右窗格中显示， 如Word文件可以看到它的正文、BMP等图片可以看到 缩略图。如果被选中的文件无法预览，则会在预览窗 格中出现“无法预览”的提示。51 快速缩放Word文件在Word使用过程中常常需要缩放显示比例来查看 整个文件的布局，有什么快捷方法吗？答：如果使用的是一个滚轮鼠标，可以直接按“Ctrl ”键不放的同时，滚动滚轮（向上放大、向下 缩小）便可调整文件显示比例。此方法在其他 Ofice 文件中也可适用。52 巧在Word中调用外部程序在Word使用过程中，有时候需要调用一些外部程 序，如：Winamp ACDSe等。通常我们每次调用，要 在桌面或“开始”菜单中找到相应快捷方式再运行， 相当麻烦。能不能在 Word中直接调用它们呢？答：当然能。具体操作步骤如下：（1）运行Word后,按下“Alt+F8 ”组合键弹出“宏” 对话框。在宏名”文本框中输入宏的名称，女口： Win amp 再单击“创建”按钮。（2）Word自动弹出一个VB代码窗口。在插入点所在位置添加一行代码：Shellc:Program Files Winampwinamp.exe（注意双引号必须输入，Shell 是Word宏中调用外部程序的命令，空格后双引号内是 调用的外部程序的路径和文件名），再关闭该窗口。（3）用鼠标右键单击工具栏任意位置，在弹出的 对话框中选择“命令”选项卡，在左边的“类别”下 拉列表中选择“宏”项，在右边的下拉列表中找到一 个名为“ 的命令，并把 它拖放到工具栏上。我们就可以通过单击这个按钮来 调用相应外部程序了。53 避免文字被错误超链接在使用Word编辑文件时发现，如果文件中包含了 “符号，有时 Word会将它解释为电子邮件地址， 并自动超级链接。如何避免这一情况发生呢？答：方法其实很简单，只要进行如下操作就可以了： 单击“工具-自动更正选项”命令。单击弹出对话 框的“键入时自动套用格式选项卡，找到“键入时 自动替换”选择区域。取消选择“Internet及网络路 径替换为超级链接”复选框即可。54 隐藏空白增大视野很多用户都喜欢采用Word “页面”视图模式，但每 个页面之间总会有因上、下边距而产生的空白区域， 请问有没有办法去掉这些空白区域，以增大编辑视野？答：在Word XP中可以将鼠标指针放到两页文件交 界的空白处，指针便会改变，并会显示“隐藏空白” 的提示，如图1-39所示，此时单击即可将空白去掉, 显示一条黑线，再次单击该处即可恢复原有的空白。如图1-39 隐藏空白55 利用 Word创建PowerPoint演示文稿听说在 Word中可以实现PowerPoint演示文稿的创 建，请问怎样进行操作？答：首先要打开用来创建PowerPoint演示文稿的 Word原文件，然后单击“文件发送Microsoft PowerPoint ”命令即可。56 巧妙设置，消除一些眼疲劳在长时间使用 Word时，其默认的白底黑字方式常 易使眼睛感到疲劳，请问有没有方法改变默认设置，降低眼睛疲劳?答：可以，单击“工具f选项f常规”命令，选择“蓝底白字”复选框，单击“确定”按钮即可把文件 显示为监底白字，