2021年物业行政事务制度文件管理

制度2021年物业行政事务制度：文件管理单位名称：XXXX部门：XXXX日期：2021年XX月XX日管理制度2021年物业行政事务制度：文件管理物业行政事务制度：文件管理文 件 管 理第一条 公司颁布的各类文件对公司内部具有约束性、指导性和强制性，是上传下达公司旨意的有效手段。第二条 公司文件分为公司文件和部门文件两种，公司综合服务部负责公司文件的草拟、修改、发放和存档和控制。第三条 涉及部门以上的文件，原则上由部门提出，公司统一发文颁布。第四条 公司各部门颁布的文件，必须抄送公司综合服务部存档备查，各部门涉及规章制度、考核等方面的规定、条例，参照公司统一颁布的制度制订，并经公司综合服务部核稿方为有效。第五条 各部门应积极主动传阅有关文件，并把工作落实到实处。各部门应有完整的文件登记、收发、阅读记录，如有异议，在两天内向归口部门提出，直到解释圆满。第六条 文件传阅后要求妥善保管，不得遗漏和丢失。各兼职文书、记录管理员应积极主动配合部门负责人做好此项工作。如发现遗漏和丢失的，将追究部门负责人的经济责任。第八条 文件行文管理程序和要求：一、 拟稿：根据重大决策内容，有必要下发的，应指定有一定业务素质人负责拟稿，内容要求简明扼要、实际，语句通顺，通俗易懂。二、 核稿与签发：一般情况下，各种文件拟稿完毕后，必须由部门负责人核稿，无差错后方可由主管人员签发，涉及面广的，应有会签记录。三、 文件的下发：文件必须手续齐全，打印完毕后，及时下发各有关部门和个人，在下发时，做到有专人收签名，不经签名不发，发文簿及收文簿清晰。各部门应设收文登记簿，按文号及标题登记，以利于工作和便于传阅。公司综合服务部定期对部门文件进行检查，并作为经济责任制进行考核。 篇2：肥料企业技术文件管理制度肥料企业技术文件管理制度本公司制定并执行技术文件管理制度，以控制技术文件的发布、更改和处置。程序具体表述如下：一、目的与适用范围规定技术文件审批发布、评审更新、更改、保管和作处置的控制，确保文件使用处均可获得使用有效版本文件。适用于本公司技术文件和与技术管理活动有关的外来文件(如国家标准、法律法规等)的控制。二、职责1、技术文件由办公室负责技术文件管理。2、各部门负责相关文件的编制、使用和保管的控制。3、技术负责人负责公司技术文件的审批。三、管理程序1、文件的编制由文件的主管部门负责，并组织相应人员审核，同技术负责人批准，以确保文件适宜性。凡技术文件都应经过审批程序，签字确认后，方可发布实施。2、技术文件应依照有关规定或国家标准进行编制，指标不得低于标准要求或与国家标准相抵触。3、一切技术文件必须经标准化审查：A、图面是否整洁，图样是否正确;B、检查主题栏的各项内容填写是否正确、齐全，符合有关规定;C、技术要求文字是否通顺，符合技术术语的规定，标点符号是否正确;D、文字编排格式是否符合规定。4、文字审批后由办公室统一编号并组织打印、发布，按经批准的发放范围进行发放，文件发放和收回予以记录。技术文件未经批准，不得实施、影印或外借。5、技术文件在发放时应做好登记。6、文件实施后，每年对其适用性进行评审。涉及到文件修改时，遵循原审批程序进行批准。7、企业标准检验规程的修订制度A、化验室参照有关国家标准、行业标准和有关法规制订本企业产品的企业标 准，并结合实际情况，进行企业标准的修订工作。B、根据各自的企业标准，制订各产品的检验规程。C、企业标准、检验规程的制订应在充分征求意见的基础上，先制订出草案，试行段时间后，再征求意见，确定正式版本。企业标准要到技术监督部门备案登记。检验规程也要在企业内部进行编号登记。8、本公司确保文件使用场所均得到有效文件，及时收回并处置废弃文件。9、与技术文件有关的外来文件由技术质监部保管，相关部门使用备份，予以编号标识，并登记分发情况。技术开发部技术文件中录入外来文件进行管理，与发行机构联系，确保及时得到最新版本外来文件。10、文件使用和保管部门应保持文件整洁、齐全、清晰，防止损坏、弄污。11、文件可以是任何媒体形式。12、文件的多少与详略程度与本公司的生产规模和人员素质相适应。篇3：品牌顾问公司文件管理办法品牌顾问公司文件管理办法第一节 公文、合同、客户档案管理第五条 公司的档案管理工作遵循规范化、制度化、科学化;第六条 合同、客户付款凭证等重要文件需及时交于公司负责人处统一保管，员工不得擅自留存、更不得擅自复印、扫描和其他任何形式的备份;第七条 每个项目收尾时，必须将项目文件、客户资料等所有资料交于专人处统一保管，要安全保密，不得随意堆放，严防毁损、散失，如出现问题视情况追究有关人员责任。第二节 公司外发资料管理办法第一条 公司外发资料指印刷版本的公司资料和电子版本的公司介绍、项目建议书、报价等;第二条 公司资料的使用规定1)公司会对所有能够外发的文件进行不定期的更新，项目人员需按公司统一要求对外发送最新文件，不得外发任何其他版本和格式的资料;2)外发资料须经过公司审批，任何人不得随意发送任何公司资料。第三条 我方在对外提供资料时，须遵循以下流程：第一步：初步接洽的客户，首先由前台登记对方单位、人名、职务及联系方式;第二步：前台核实确认身份后，将客户信息登记表.pdf或医院导向系统应用导入前实施环境调查表.pdf以传真或邮件形式发给对方，请对方自行打印、填写，并发回传真;*我方接洽人员在发送传真时需登记发送客户信息登记表纪录;第四步：前台收到对方发回的传真后，根据项目类别和所属区域转交相应项目人员;第五步：项目人员通过企业医院数据库检索是否有交集并跟进联系，根据需要发送相关公司资料。第四条 报价方案的使用规定1)目前公司对外公开报价有医院VI设计套餐报价单-北京企业)、医院标识系统规划设计报价单-北京企业)、医院VI成品印刷报价单-北京企业)等三个文件;其中医院VI成品印刷报价单-北京企业仅发给老客户;2)若客户在收到套餐报价后，需定制个性化报价方案，项目负责人需填写医院VI定制价格与内容明细-北京企业.ex.，在公司统一报价完毕后，再外发给客户;3)未经公司允许，任何人不得擅自报价。第五条 资料的发送1)公司资料或者报价必须由指定的项目负责人通过公司指定邮箱发送，同时抄送至XXX.PMCEO.COM，且保存在邮件服务器上，具体规定见第五节 电子邮件管理制度;禁用或msn发送报价及任何项目方案;2)公司资料、报价方案、项目方案、合同等文件的外发格式一律为.pdf格式，任何人不得外发任何其他格式的文件;3)邮件(传真)发送成功后，项目负责人须于当日内以电话或短信形式告知对方。第三节 电脑中文件的管理制度第一条 所有公司的重要文档保存在本地硬盘的D、E分区上;第二条 保持机器内部文件的整齐有序，员工个人必须建立清晰明确的文件管理系统，按照大项类别、客户名称、项目名称、文件类型等进行清晰的分类;第三条 每月必须整理文件夹，及时清理不需要的过期文件和垃圾文件，保持文件的时效性;第四条 每次项目最终完成，设计师需按项目名称将设计文件进行光盘刻录予以备份，并交由设计总监统一保管;保管时须按照序号整理光盘，时间、内容、命名准确清晰;第五条 公司将派专人不定期对员工电脑中文件管理情况进行检查，经提醒两次以上不合格者酌情每次处于50元罚款。第四节 文件的格式说明第一条 文件页面设置。统一规定为：“页边距”上下左右各为2厘米;行间距为单倍行距;页脚采用公司统一规定(如下示意)，不可自行添加或修改。第二条 字体、大小。中文：宋体10号;英文：Arial10号。第三条 规范页脚。对外：第四条 文件名称的定义。1.文件名由5部分组成：客户名称+项目名称+文件内容+创建时间+创建人姓名;2.所有名称、姓名也可以用统一规定的缩略名代替;3.公司内部文件需加“创建人姓名”，外发文件则不加;对内文件命名示意：北大医院VI项目总结2021.6.1-Lisa，对外文件命名示意：北大医院VI设计方案初稿2021.6.1;第五条 公司外发的每类项目方案均有统一的文件模版，每次编写文档在模版中进行。格式不得任意变更。第五节 电子邮件管理制度第一条 公司内部管理制度、文件传送、日常联系采用电子邮件方式，提倡无纸办公;第二条 定期删除垃圾邮件，保存邮件到您的电脑上;(网管需要定期清理服务器数据，所以建议您使用OUTLOOK等软件把邮件接收到本地电脑上);第三条 发送电子邮件，发件人在主题和附言中应简单明了写清内容，留下发件人的姓名、单位，使用附件时应加以提醒;使用群发时注意称谓和内容的恰当得体;第四条 邮件主题规范：1.外发邮件主题由4部分组成，客户名称+项目名称+邮件目的+“来自北京企业”;如：“吉林省中医院画册设计项目中文文字请确认-来自北京企业”;2.内发邮件主题由2部分组成，邮件目的+发件人姓名;如：“赴吉林省中医院差旅报销申请Lisa”;第五条 发送合同、报价等保密邮件时，发件人必须带签名模板，务必在个人签名模板之下增加保密条 款;第六条 邮件签名规范模板示意如下第七条 员工收到电子邮件后要在一个工作日内处理并回复，如遇到特殊问题不能给发件人准确地答复，也必须告知对方已收到邮件，并尽快答复;第八条 如员工姓名在“收件人”一栏，必须回复发件人;如员工姓名在“抄送人”一栏，不必一定回复，可依据实际情况和信件内容酌情而定。优质文档9