跟老外沟通的必备绝招

第1招妥善安排会面的约定IdliketomakeanappointmentwithMr.Lee.当你计划到海外出差，顺道拜访客户时，必须先以书信通知对方。出国以前再以Telex或电话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访，也要通过对方的秘书安排，告诉她：IdliketomakeanappointmentwithMr.Lee.（我想和李先生约见一次。）让对方对你的造访有所准备，才会有心情和你洽谈。 第2招向沟通对手表示善意与欢迎-Iwillarrangeeverything.如果沟通是由你发起，提供对手一切的方便，能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的，你热心地告知他：“Iwillarrangeeverything.(我会安排一切。）不但表现出你的诚意，也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下，专心与你进行沟通。第3招沟通进行中应避免干扰Nointerruptionsduringthemeeting!如果沟通的地点是在你的公司，那么请叮咛你的部属，勿在沟通过程中做不必要的干扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。第4招遵守礼仪-Behaveyourself!沟通时，仍然要遵守一般奉行的礼仪和保持良好的仪态，这样可以增加人们对你的好感，提高你的沟通效率。此外，坐姿不良，在对手讲话时左顾右盼，都足以使人对体产生不良的印象，而减低与你洽谈的兴致。第5招适时承认自己的过失-Itsmyfault.如果你明显地犯了错，并且对别人造成或大或小的伤害，一句充满歉意的“Imsorry.Itsmyfault.（对不起，是我的错。）通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼，至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩解，只能火上加油，扩大事端。第6招抱怨不是无理取闹Ihaveacomplainttomake.以激愤的语气向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使结果适得其反。服务员上错了菜，旅馆女服务员忘了整理你的房间，送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况，着实令人懊恼。但是生气并不能解决问题，不如心平气和而语气坚定地告诉对方Ihaveacomplainttomake.”（我有怨言。）然后告诉他所发生的事。第7招资料须充实完备WehaveapamphletinEnglish.具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说WehaveapamphletinEnglish（我们有英文的小册子。）或Pleasetakethisasasample（请将这个拿去当样品。）时，一定会兴趣大增，进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面，便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。第8招缓和紧张的气氛-Howaboutabreak？当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时，做无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的。如果能在不打断对方的情形下提出“Howaboutabreak？”（休息一下如何？）对方必能欣然接受，紧张的气氛也立刻得以经解。当你们再回到会议桌时，也能以清晰的思路继续沟通。第9招做个周到的主人Youcanuseourofficeequipmentifnecessary.如果沟通是在你的公司进行，除了应向沟通对手提供舒适的场所以外，更应该尽量配合对手，向他提供有助于沟通进行的服务与设备。例如，大大方方地告诉他“Youcanuseourofficeequipmentifnecessary.”（如果必要的话，您可以使用我们的办公室设备。）协助对手对沟通内容做正确的衡量，其结果可能也是对己方极为有利的。第10招询问对方的意见Whatisyouropinion?每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时，除了说出自己的想法以外，随时可加上一句“Whatisyouropinion？”（你的意见是？）或“Idliketohearyourideasabouttheproblem”（我想听听你对这个问题的看法。）不但让对方感觉受到重视，更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议。第11招清楚地说出自己的想法与决定IthinkIshouldcallalawyer.如果在沟通场合中，你无法详实地说出心中的意念，不仅会使对方听得满头雾水，说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解，而失去和你沟通的兴致。试想假如你在向警察描述车祸的发生时，不能提醒他“Ihadtheright-of-way.（我有优先行驶权。）或没告诉他“IthinkIshouldcallalawyer.（我想我该叫个律师。）你也许因此而吃了大亏。还有很多情况是特别需要提供详实资料的，例如：向医生叙述你的病痛，告诉理发师你所要的发型，向客户讲解产品的特性等。平常多注意英美人士对这类场合的应对，您这方面的英语一定会大有进步！第12招找出问题症结-Whatseemstobethetrouble？任何一个冲突或误解的产生，都有潜在原因。为什么你的老客户这回不向你的公司订货？为什么对方不能达到你的要求？这种情况发生时，要立刻积极地探索原因。向对方探询“Whatseemstobethetroubte？”（有什么困难吗？）或问一句“Istheresomethingthatneedsourattention?有什么需要我们注意的吗？）都能表示你对事情的关切。知道问题的症结，才有办法进行沟通。第13招要有解决问题的诚意Pleasetellmeaboutit.当客户向你提出抱怨时，你应该做的事是设法安抚他。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意。你的一句“Pleasetellmeaboutit”（请告诉我这件事的情况。）或“ImsorryformyerrorandassureyouIwilltakegreatcareinperformingthework”（我为我的错误感到抱歉，并向您保证，我会尽全力处理此事。）令对方觉得你有责任感，也会恢复对你的信任。第14招适时提出建议-Wellsendyouareplacementrightaway.当损失已经造成时，适时地提出补救方法，往往能使沟通免于陷入僵局，甚至于得以圆满地达成协议。例如：你运送到客户手上的货物，的确不是订单上所标明的，而你又能立即向他保证Wellsendyouareplacementrightaway.（我们会立即寄给您一批替换品。）或者告诉他“Wecanadjustthepriceforyouifyoukeepthematerial”（如果您留下这批材料，我们可以为您调整价格。）那么，客户心中的忧虑必定立刻减半，而愿意考虑您的提议。第15招随时确认重要的细节Isthiswahtwedecided?商务洽谈中，一牵扯到金额、交货条件和日期时，除了洽谈当时要用口头复述加以确认外，合约拟好后，更要详细地过目一遍。一旦发现疑点，应立刻询问对方“Isthiswhatwedecided?”（这是我们说定的吗？）合约内容真的错得离谱，就应告诉对方“Illhavetoreturnthiscontracttoyouunsigned.（我得将这份合约退还给你，不能签名。）以示抗议。任何合约上的问题，宁可罗嗦一点，也决不可含糊。第16招听不懂对方所说的话时，务必请他重复Wouldyoumindrepeatingit?英语不是我们的母语，听不懂是很自然的。听不懂又装懂，那才是有害的。其实请人家重复或再讲清楚一点并不难，你只要说”Wouldyoumindrepeatingit?（您介意再讲一遍吗？），相信对方不但会再说一遍，而且连速度都会放慢些。如果你还是没听懂，那么仍然要用这个老方法：“Couldyouexplainitmoreprecisely?”（您能解释得更明白一点吗？）第17招使谈判对手作肯定答复的问题Isitimportantthat?连续发问沟通对手给予肯定答复的问题，最后引导他对你的主要建议也作有定的答复，是绝对须要花费一番心思的。通常沟通对手只对自己有利的问题，才会痛快地回答“Yes”。因此，在沟通场合开始前，不妨先细心地想一下，你所希望对方接受的条件，对他有什么好处，试着以“Isitimportantthat?”（是不是对您很重要？）或“Isithelpfulif?”（如果是不是对你有帮助？）未获得他的肯定，那么要使你的建议通过也不难了。第18招做适当的让步Thebestcompromisewecanmaksis.沟通双方的互相让步，最常见的例子就是讨价还价。买方希望卖方减价一百五十元，而卖方只想减价五十元，双方一阵讨价还价之后，最后减了一百元。不论你的对手是如何的咄咄逼人，你总得做一个最后的让步：“Thebestcompromisewecanmakeis”（我们所能做的最好的折衷办法是）或是“Thisisthelowestpossibleprice”（这是最低的可能价格了。）然后坚定不移，否则如果让步得太过，你可就要有所损失了。第19招不要仓促地做决定Pleaseletmethinkitover.在商场上讲求信用，一旦允诺人家的事情，要再反悔，会令人产生不良印象。因此，在下决定之前，务必要经过深思熟虑。如果你正在和客户商谈一件无法遂下决定的事时，不妨请他给你一点时间“Pleaseletmethinkitover”（请让我考虑一下。）或“Woulditbeallrighttogiveyouananswertomorrow？”（明天再答复您行吗？）切记，仓促地下决定往往招致严重的后果！第20招说“不”的技巧-No,but在商务沟通上，该拒绝时，就应该斩钉截铁地说“No”拐弯抹角地用“Thatsdifficult（那很困难。）或“Yes,but.（好是好，可是）来搪塞，会令对方觉得你答应得不够干脆，而不是在委婉地拒绝。如果你说“No，but”对方便清楚地知道你是拒绝了，但似乎还可以谈谈。这个时候，你因为已先用“No”牵制对方，而站在沟通的有利位置上了。第21招不要催促对手下决定-StopaskingHaveyoudecided?当你的沟通对方需要时间来考虑一下方案时，千万不要一直催促他“Hareyoudecided?”（你决定了没有？)那样，你不但干扰了他的思考，也可能激怒他。结果原本可能达成的协议或许就此泡汤了。第22招沉默是金Silenceisgolden面对对方所提无法接受的提议，沉默是最有力的回答。这种无动于衷所带给沟通对手的压力，远大于浇他一盆冷水。将所达成的协议逐一列入记录Letshavetheagreeditemsrecorded.为了避免签约时的争执或重新商议，交涉中达成协议的项目应做成记录，并在会议结束时传阅。因此，每达成一项协议，要记得提醒对方“Letshavetheagreeditemsrecorded.我们声达成协议的项目记录下来。）第23招过分吹牛，足以败事-Dontboast!磋商者往往为了达成协议而向交涉对手做过份不实的吹嘘。这种情形在向他人推销产品时，尤其常见。顾客因听信你的吹牛而购买产品，进而造成损失，轻者不再与你打交道；严重的，恐怕还要告你欺诈，多划不来！所以在向他人做“Wecangiveyouaguarantee100years.”（我们可以给您一百年的保证。）这一类的承诺时，最好先斟酌一番。第24招不浪费沟通对手的时间-.thenIlldriveyoutotheairportforyourflightat7:00.在沟通开始以前，最好事先得知沟通对手的行程表，并尽量配合。当你和客户谈好了一切细节以后，你对他说“Illhavemysecretarytypethecontractforyoutosignatonce,thenIlldriveyoutotheairportforyourflightat7:00.(我会让我的秘书立刻将合同打好给您签名，然后，我开车送您去机场搭七点钟的飞机。）想必他一定会感激你的周到细心，因此也会采取合作的态度。第26招达到目地，立即离开Imgladtohavemetyou,Mr.Lee.如果协议达成，而你仍流连忘返，则有以下两种危险：沟通对手改变主意；或者你可能因松懈而目不择言，说错了话。因此商议一完成，立即以Imgladtohavemetyou,Mr.Lee.（李先生，很高兴认识您。）收场，告别离去。三，如何使沟通顺利进行8招第27招充满信心地进行沟通Youcanaskmeanyquestion.任何有心沟通的人，都希望他的沟通对手是个举足轻重的人物。让对手认为你是有决策力的人，最直接的方法便是一见面就告诉他“Youcanaskmeanyquestion”（您可以问我任何问题。）如果你在对方面前处处显得紧张兮兮，不是一直抽烟，就是不断干咳，对方必定会怀疑他跟你之间的沟通效果。因此面对每一个沟通场合，一定要充满信心。第28招对沟通对手的专长与能力表示认知-Iknowyouaregoodat.每个人都对自己的才能引以为荣。向你的沟通对手表示你认知他的能力，并寄希望他有所表现：“Iknowyouaregoodathandlingdifficultsituations,andIbelieveIcancountonyou.（我知道你擅于处理棘手问题，并相信我可以依赖您。）相信他一定不愿意让你失望。第29招以肯定的语气，谈论对手的问题Ibelieveourexpertscangiveyouhelpfuladvicefortheprobleminyourcompany.当对手正在为某个问题烦恼，而你正好能够帮他忙，一句Ibelieveourexpertscangiveyouhelpfuladvicefortheprobleminyourcompany.（我相信我们的专家能提供对贵公司问题有帮助的建议。）必能使他宽慰不已，立刻表现合作的态度，而你的沟通力也大大增加了。第30招委婉地透露坏消息Badnews，Imafraid.要向他人透露坏消息，也需要一点技巧。老师在公布成绩以前，总是光透露有多少人不及格，以使考得不好的同学预先做好心理准备。同样，在向客户透露涨价或其它坏消息时，先告诉他“Badnews，Imafraid”（恐怕是坏消息喔。）也能收到相同的效果。人对某件事的发生预先有心理准备时，总是较容易接受的。第31招强调沟通双方相同的处境Ourcostsarewayuptoo.说服沟通对手的技巧之一，就是强调双方的相同点，使其产生认同感，进而达成协议。一个卖主告诉老客户产品涨价的最常见理由就是“Ourcostsarewayuptoo,（我们的成本也上涨了。）以使客户觉得他的对手和他一样，正面临着涨价的处境。这时候买主再不愿意，也只好接受涨价的必然结果了。第32招向谈判对手略施压力ThespecialpricewillbeeffectiveuntilMay30.为了促使谈判对手尽快做决定，略施压力有时也是值得考虑的手段。例如，聪明的卖主都知道，订出“最后期限”，能够刺激原本无心购买或犹豫不决的买主。一句“UnlessyouordrinFebruary,wewontbeabletodeliverinApril.”（除非您在二月就下订单，否则我们无法在四月交货。）或者“TheSpecialpricewillbeeffectiveuntilMag30”（特价的有效期限到五月三十日。）都能使潜在的买主迅速地在心里盘算一番！第33招不要幸灾乐祸-Dontsay“Itoldyouso!当你以前曾告诉或警告过对手的事被你不幸言中时，用不着再来提醒他“Itoldyouso!我告诉过你吧！）这种话对你们的沟通没有帮助，却只有使听者更加反感。第34招保留沟通对手的面子Yourviewsregardingmanagementdifferfrommine.要使沟通彻底失败，最好的办法就是使你的沟通对手颜面尽失。可是，这该不是你所要的结果吧？因为如此一来，沟通不但要破裂，也会招来对手的怨恨。虽然你重重地打击了对手，自己却也成了失败的沟通者。因此向对方提出质疑时，要确定将矛头指向事情本身，而不是对手身上：“Yourviewsregardingmanagementdiffermine”（您的经营观点和我的不同。）有时候，你甚至于可以将责任归咎于不在场的第三者身上，而不是直接推给沟通对手：Someonemusthavegivenyouwronginformation.（一定是有人把错误的情报给了你。）这样的说法可以引导对方修正他的观点，而不会触怒了他，使他拂袖而去。