公文格式标准与应用

公文格式标准与应用第一部分：公文的种类与应用（一）公文处理的概念公文处理工作指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。（二）公文处理的原则公文处理应当坚持实事，精简、高效的原则，做到与时、准 确、安全。（三）公文的种类（15种）决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、 通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等（四）公文种类划分以行文关系（隶属关系和职权围）、公文的用途为标准，公 文可分为上行文、下行文、平行文。下级机关的公文报送给上级机关为上行文：报告、请示、意见。上级机关的公文传送给下级机关为下行文：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、批复、纪要。不相隶属机关之间公文往来为平行文：意见、议案、函。（五）公文文种区别1 .决议和决定的区别决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定：适用于对重要事项作由决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。(1)从制作程序上说：“决议”须经莫一级机关或组织机构的 法定会议讨论通过，然后形成正式文件，并以会议的名义公布。“决定”却不一定经过法定会议讨论通过的程序，它既可以是莫种会议讨论形成正式文件予以公布，也可由各级领导机关直接制作并予以公布。(2)从作用上说：“决议”一律要求下级机关执行。 而“决定” 只有“部署性决定”才要求下级机关执行， “宣告性决定”只起 知照性作用，一般不要求下级机关执行。(3) “决议”是党委文件，政府基本不用；“决定”党政机关均可用。2 .公报、公告、通告的区别公报适用于公布重要决定或者重大事项。党委文件。公告适用于向国外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于在一定围公布应当遵守或者周知的事项。(1)发布机关不同。(2)发布容不同。(3)发布对象不同。(4)发布方式不同。3 .（命令）令、决定、通报用于表彰的区别命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、 嘉奖有关单位和人员。规格高，仅见中央首脑机关，国务院各部门、地方各级政府较少使用。 政府令属发布令，用于发布行政法规和规章。对于一些没有立法权 的市级政府来说，就是发布政府规章。决定一般用于本行政区域或本系统最高规格的表彰，如省劳模、市劳模，省科学技术奖等。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要 情况。使用频率较高，一般性表彰、表扬均可使用。4 .请示、报告、意见的区别请示适用于向上级机关请求指示、 批准。报告适用于向上级 机关汇报工作、反映情况， 回复上级机关的询问。 意见适用于对 重要问题提由见解和处理办法。请示和报告 都属上行文；意见可以用作上行文、 平行文、下 行文。请示产生于事前，不可以“先斩后奏”；报告一般产生于事 后和过程中。报告适用于向上级机关汇报工作， 反映情况，答复上级机关 的询问，不得夹带请示性事项； 意见适用于对重要问题提由见解 和处理办法。请示和作为上行文的 意见都是需要办理的，是办件；报告是 阅件，不需办理。5 .请示的写作要点请示适用于向上级机关请求指示、批准。属上行文。请示产生于事前，不可“先斩后奏”。写作要点：(1) 请示的语气必须谦恭，不能以决定的口吻说话。在写请 示事项时，只能写“拟”怎么办，不能写“决定”怎么办。(2) 关于请示的标题和结语。6 .印发、批转、转发类通知通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项。主要用于印发本机关、批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文。印发类通知 的围比较广，形式灵活。凡不能单独成文的文字材料 都可以通知印发。印发类通知的容应非常简练。批转类通知 通常是下级机关向上级机关的请示、 意见等以上级机 关名义予以批转。制发的通知主体是上级机关， 批转后下级机关 的意见即具有上级机关发布的效力。批转类通知的容是批转机关对批转对象的态度即批示、批语，-般也较为简练。转发类通知 都应提由贯彻意见，因此，较前两类而言，此类通知 篇幅较长。7 .批复的写作要点批复适用于答复下级机关的请示事项。批复要紧扣请示事项作答，不可答非所问，复非所求。批复的受文单位一般应是上报请示的下一级机关。不越级行文。批复要求文字精炼，言简意赅。同意性批复可不复述同意的 理由；不同意的批复，应阐述原由，但也要简明扼要。8 .函的应用函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。一般来说，应一函一事。函的惯用语：“请复函”，而不应用“请批复”；“特此函复”， 而不应用“特此批复”；“函告”，一般不用“报告”、“汇报” 等。函也讲究对等关系。9 .纪要的写作要点纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。主要有会议纪要、会谈纪要、会商纪要等。纪要不能写成领导讲话，也不能写成部署工作的通知。会议纪要用“会议”作主语，即“会议听取了 、“会议讨论 了”、“会议认为”、“会议指由”、“会议强调”、“会议议定”、“会 议确定”等。会议纪要既要虚实结合，更要条理清晰。10 .议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或 者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（法规案、任免案）第二部分：公文格式（一）公文版式公文版式按照党政机关公文格式（中华人民国国家标准， GB/T9704 2012）执行。2012年7月1日起实施。1999年公文 格式停止使用。11 公文用纸标准公文用 A4纸型210mrK 297mm12 版面尺寸页面设置：天头（上白边）：37 1mm地脚（下白边）：35 1mm订口（左白边）：28 1mm翻口（右白边）：26 1mm版心尺寸：156mrK 225mm13 排版规格：每页：22行X 2笄=616字，行间距用固定值 28磅(二)标题与正文14 公文标题(1)标题字体：一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中 排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰 当。(2)标题行间距：多行标题行间距用固定值 35磅(3)标题排列形式：公文标题的排列布局大体有如下3类13种：单行式。此种标题一般字数较少， 排列时应将其置于一行 正中，两边空由相等距离，以示鲜明醒目，匀称美观。双行式。此种标题分上下两行排列，其字数相对较多，如挤占一行则有失美观，在这种情况下，即分双行排列。它又包括如下三种情形：一是上下等长 (又称两行等长)；二是上短下长； 三是上长下短。多行式。此种标题一般分上中下三行 (少数则在三行以上)排列, 字数较多，尤其在批转或转发性公文标题之中更为常见。它又包括如下九种情形：正梯型、倒梯型、上下短中间长、上下长中间 短、上短中下等长、下短上中等长、上长中下等短、下长上中等 短、上中下等长。上述诸种公文标题的排列方式都能给人以一定的形式美感。值得注意的是，公文标题的排列应尽可能控制在 3行以，否则即 应在容表达上尽量求简，以充分发挥其应有的作用。止匕外，要做到形式美，还必须注意掌握这样几个具体问题： 第一，按照国家行政机关公文格式的规定，公文标题“可分 一行或多行居中排列。”如果字数较少，则居中排成一行。对于 只有两个字的标题如“布告”、“通告”、“公告”等，排列时字与 字之间要适当空由一定的距离，既不能过分“拥挤”，也不能流于松散，一般以空由 35字为宜；如果字数较多，排列时超过 一行3/5以上的，则应分成两行或三行。要尽量避免四行甚至 更多行数标题的由现。第二，要注意保持词或词组的相对完整性， 不要随意割裂，将其分置两行之中o 如果这样，即使各行字数匀 称相等，也不符合公文标题的形式美要求。第三，对于标题中的标点符号， 应将其与正文中的标点符号 同等对待；但是，双行或多行排列的标题， 每行末尾的标点符号 可以省略。总之，公文标题的制作要着意讲求美， 既要有美的容，又要 有美的形式，并将二者有机地结合起来， 达到高度的统一。讲求 标题美，建立公文标题的美感机制，是公文发展的客观需要。15 公文正文公文正文一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行 顶格。正文的数字、符号与英文字母一般采用黑体。文中结构层次序数依次可以用“一、，“（一），.，”（1）， 标注；一般第一层用黑体字、 第二层用楷体字、第三层和第四层 用仿宋体字标注。（配图片说明）16 附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后 标全角冒号和附件名称。 如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附 件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。 附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（配 图片说明）17 成文日期成文日期就是公文撰写完后的落款日期用阿拉伯数字将年、 月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 （配图片说明）单一机关行文时，成文日期右空4字编排。18 公文用印用印就是给公文盖章，他是公文格式的一个重要组成部分， 也是公文产生法律效力的标志，除会议纪要外（因其有特定的版式）和以电报形势发生的以外。 公文均应加盖印章。 用印要注意 清晰、端正、位置准确。一般用印的方法是印章在成文日期至上， 形成骑年压月、上大下小之势。联合行文时，印章之间排列整齐， 不相交、不相切，印章不超过版心，最后一个印章下压成文日期。19 公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之 下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm单页码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。20 公文中的横排表格A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致， 单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。21 公文中计量单位、标点符号和数字的用法公文中计量单位的用法应当符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），标点符号的用法应当符合 GB/T 15834,数字用法 应当符合GB/T 15835 o22 装订要求23 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm裁切后的成品尺寸允许误差士 2mm四角成90 ,无毛茬或缺 损。24 骑马订或平订订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差 4mm25 骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为 3mm-5mm26 装订要做到无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。第三部分：公文发文流程（一）公文草拟公文起草一般根据工作性质和管理围划分，由职能单位根据领导或实际工作需求起草。 如我矿安全方面文件一般由安监处牵 头起草，党建方面一般文件由政工部起草，地测防治水方面文件一般由地测科牵头起草，技术类文件一般由技术科牵头起草。 （二）办公室核稿需要下发的文件，在文件起草定稿后（上会研究或征求意见） 填写发文稿纸，附在纸质文件上交办公室核稿（核稿由秘书或分管主任负责）。特别说明的是所有文件与附件必须打印纸质交办 公室核稿，为了是存入档案管理。（三）领导会签文件会签一般由起草文稿单位的分管矿领导或责任管理围的分管矿领导进行会签，会签领导可以是1人，也可以多人。（四）领导签发分管领导会签后找主要领导签发， 一般按照责任分工，行政 方面的文件（安全生产、经营管理等）由矿长签发。党建方面（组 宣作、群团工作、文明创建等）由党委书记签发。制作校对、复合套红、公文分发等 环节的工作由办公室文书 负责通过协同办公系统完成。（五）收文确认办公室通过系统分发文件后，相关单位、相关人员会通过协同 办公系统受到文件，通过文件进行点击阅办，一般批示语为“已阅”。上级来文分时，主要领导为了强调或安排工作， 一般批示语 为“请*领导阅办”，分管领导一般批示语为 “请各单位落实或 请*单位落实”。第四部分：公文写作中常见标点符号误用例析常见错误一：多个书名号或引号并列时使用顿号分隔例1:四大名著是指三国演义、西游记、水浒传、红 楼梦四部中国古典章回小说。（错误）四大名著是指三国演义 西游记水浒传红楼 梦四部中国古典章回小说。（正确）例2:公安部门要加强校园“警务室”、“护学岗”、“安全网” 建设，落实护校制度。（错误）公安部门要加强校园“警务室”“护学岗” “安全网”建设，落实护校制度。（正确）解析：标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之 间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书 名号之间，宜用顿号。常见错误二：在标示数值和起止年限时使用连接号不规例3:制定并实施学校安防达标建设三年行动计划 （2013-2015 年）。（错误）制定并实施学校安防达标建设三年行动计划（2013-2015年）。（正确）例4:要加快工程进度，确保科技园3-5年建成。（错误）要加快工程进度，确保科技园35年建成。（正确）解析：标示时间、地域的起止一般用一字线（占一个字符位置），标示数值围起止一般用浪纹线。常见错误三：在并列分句中使用逗号统领例5:各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其 职、互相配合，工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从 事经营活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电 器产品维修行业；公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。（错误）各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合；工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营 活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品 维修行业；公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。（正确）解析：用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。常见错误四：在并列分句中使用句号后再使用分号例6: 一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同 企业员工一样纳入企业职工基本养老保险；二是医疗保险安置。 城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。（错误）一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企 业员工一样纳入企业职工基本养老保险。二是医疗保险安置。 城镇居民医疗保险制度已建立， 可参加城镇居民医疗保险。（正确）解析：分项列举的各项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。常见错误五：同一形式的括号套用例7:围绕政府半年工作开展回头看， 认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。（责任单位：各镇（街道）（错误）围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。责任单位：各镇（街道）（正确）解析：同一形式的括号应尽量避免套用，必须套用括号时， 应采用不同的括号形式配合使用。常见错误六：阿拉伯数字表示次序时使用点号不当（这是最常见的错误）例8:1、督促主办单位按时办结。（错误）1.督促主办单位按时办结。（正确）例9: （1）、督促协办单位按时办结。（错误）（1）督促协办单位按时办结。（正确）解析：带括号的汉字数字或阿拉伯数字表示次序语时不加点号，不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母做次序语，后面用下角点（圆心点）。常见错误七：在图、表说明文字末尾使用句号例10:（加图表说明）注：以上各项数据统计截至时间为 2012年12月31日；城 市人口指常住户籍人口 ；规模工业企业个数统计为新口径。（错误）注：以上各项数据统计截至时间为2012年12月31日；城市人口指常住户籍人口 ；规模工业企业个数统计为新口径 （正确）解析：图或表的短语式说明文字， 中间可用逗号，但末尾不 用句号。即使有时说明文字较长，前面的语段已由现句号，最后结尾处仍不用句号。常见错误八：在标示发文年号时使用括号不规例11:根据港矿安20181号文件精神， （错误）根据淮矿安20181号文件精神， （正确）解析：标示公文发文字号中的发文年份时，应使用六角括号。常见错误九：书名号用顿号表示停顿例12:根据国家安全监管总局、国家煤矿安监局关于开 展职业健康执法年活动的通知（安监总安健201827号）文件要求，（错误）根据国家安全监管总局国家煤矿安监局关于开展职业健康执法年活动的通知 （安监总安健201827号）文件要 求，（正确）解析：书名号标示停顿时用空格。常见错误十：句括号行文末尾使用标点符号不当例13:隐患排查小组下设办公室（组长由安全副总工程师 兼任，副组长由监处副处长兼任。），负责隐患排查工作的协调处 理。（错误）隐患排查小组下设办公室（组长由安全副总工程师兼任， 副组长由监处副处长兼任），负责隐患排查工作的协调处理。（正 确）解析：括号行文末尾需要时可用问号、叹号和省略号。除此之外，句括号行文末尾通常不用标点符号。常见错误十一：附件名称后使用标点符号例14:附件：1. X X区查处取缔无证无照工作领导小组成员；（错误）附件：1. X X区查处取缔无证无照工作领导小组成员 （正确） 解析：附件名称后不用任何标点符号。常见错误十二：二级标题在换行分段情况下使用句号例15：（一）整合监管职能和机构。为减少监管环节，保证上下协调联动（错误）（一）整合监管职能和机构为减少监管环节，保证上下协调联动（正确）（一）整合监管职能和机构。为减少监管环节，保证上下协 调联动（正确）解析：二级标题在换行分段时不使用句号，如使用句号则不需要换行分段。第五部分：公文的写作特点和一般要求（一）公文写作的特点1 .目的的实用性2 .成文的程序性3 .语言的庄重性注意区别公文语言与讲话稿语H格式的规性（二）公文写作的一般要求1 .符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。2 . 一切从实际由发，分析问题实事，所提政策措施和办法切 实可行。3 .容简洁，主题突生，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文 字精炼。4.文种正确，格式规。5 .深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。6 .公文涉与其他地区或者部门职权围的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。7 .机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。