X省创联医药商业企业流通管理解决方案

X省创联医药商业企业流通管理解决方案 1、医药商业企业面临从功能管理向过程管理的转变 传统的管理将选购、存储、销售、配送等功能活动分割开来、独立运作，而这些功能都具有各自独立的目标和计划，这些目标和计划经常会冲突，所以不仅在企业内部要向过程管理过渡，在企业外部，管理供应链上游、下游的各个合作伙伴的业务活动，也需要从功能管理向过程管理过渡。 2、业务流程管理中存在的问题和需求 企业最关心的是如何更好地对业务活动进行规范管理以提高自身的竞争力。业务订单从销售部门发出后，销售管理人员往往不知道哪一批货物正在运输途中，哪一批正在订货阶段，哪一批正在仓库中，客户是否签收等等状况。同时，客户也想知道订单目前的执行状况。信息化管理需要通过联结不同物理地点的销售点、配送中心、仓库等，保证信息的准时互流，首先使企业内部能监控整个订单流淌的各个状态；然后通过Internet技术，把订单状态发到WEB上，向客户供应透明可视的服务。如此，企业可以对每一项业务的状况了如指掌，工作效率大大提升。信息反馈准时、通畅、精确，企业生产运作井然有序，进入一个良性循环体系，这对一个企业的运作来说无疑是一个最抱负的模式，也是将来企业信息化建设成功的一个重要标志。 4、如何解决库存管理问题 仓库管理是医药管理系统的基础。药品的仓库管理有其特别性。企业对待库存的心理一直都非常矛盾，一方面库存是财宝，必需拥有；另一方面库存又是成本和累赘，必需尽可能摆脱。另一方面，由于药品的种类繁多，且药品具期效性，对它的管理比较复杂。针对仓库管理睬出现报损、报溢、销毁等状况，要进行不同方式的处理。仓库保管员以所保管的药品需要实时了解状况，以便采取不同的措施。 5、客户管理问题的重要性客户是企业的命脉，谁把握了客户谁就具备了生存的基本条件。对客户信息进行统一规范的管理，可以加强与客户的交流，准时了解客户定货状况、信用额度、应收、应付款帐龄分析等最新信息，增加客户的再次订货量，并能使企业能有效把握药品的流向，为企业经营决策供应精确牢靠的材料。 6、物价管理需求 商品价格管理分为物价、限价二部分。药品物价的制定受到严格的掌握，要由多个部门审批，同时，针对不同的地区或不同的销售对象会出现一些特定物价和协议价格。对药品价格的把握程度影响到公司业务的开展状况，并有可能对整个药品市场产生作用。 7、财务管理上存在的问题和需求财务系统对数据的精确性要求极高，资金的风险性、安全性等的考虑是必不可少的。如何合理地使用资金、组织生产、分析效益，成了领导层如何做出科学决策的难题。而其中的大量数据的收集、分析是关键。由于数据量浩大，加上预决算的时效性要求，只能依据部分数据进行分析，因此基础上进行预算与决算，从而严重影响了决策的科学性。 8、系统维护问题现有的计算机系统，可以使整个业务的流程实现微机化管理，这就要求对部门、人员、上下级关系等地蚝严格的权限管理，并且对数据的精确性、安全性和准时性都提出了更高的要求。 9、GSP规范化管理对企业提出的要求 国家大力推进药品经营企业的GSP改造，对提高药品经营企业素养，规范市场行为提出了更高的要求。如何通过各种技术手段全面加强医药流通过程中的规范化掌握管理是摆在每一个药品流通企业面前的挑战。 需求实现技术和解决方案 X省创联软件有限公司依据多年来在证券、金融行业等大型软件开发项目中积累的经验，针对当前医药流通企业的应用需求，运用最先进的软件开发技术，结合国家药品监督管理局GSP管理规范，推出创联医药商业综合管理系统，简称GSM2000。创联医药流通管理系统GSM2000集成了全部传统进销存概念的基本业务处理功能，如订单管理、销售合同管理、出/入库管理、批号管理、效期管理、发票管理、退/换货管理、库存管理、促销管理、价格管理、仓库管理、结算管理、客户管理、应收帐款管理及分析监控、综合查询/统计/报表等，在设计思路上更加侧重于对业务流程的实时监控和成本实时跟踪，强化了业务管理、业务监督考核、经营监控以及经营分析和决策的功能。 本系统在以业务处理为基础，提高管理水平为目标的设计思想上，通过优化药品进销与管理流程，提高医药行业的经营管理水平。 创联医药流通管理系统GSM2000面向医药行业供应了专业化的解决方案，从功能架构、业务处理单元、业务流程定义等一系列环节充分体现医药作为特别商品所应遵循GSP规范管理等。过程记录、批号台帐、三三制检查、先进先出原则、批号的全程跟踪管理等关键思想集成于系统的各个部分，有机地融合在企业日常的业务处理之中。 创联医药流通管理系统GSM2000具备了前台的联机处理与后台的统计分析等多项功能，并可自动生成决策分析所需要的各类业务统计数据，使决策者准时把握企业运行状况，辅助领导决策，最大限度地降低企业的选购风险、库存风险、储运风险、销售风险以及决策风险，尽可能地削减人为处理不当所带来的损失。 创联医药商业综合管理系统在项目实施过程中、强化总体规划、易于实施、使用便捷等概念，充分利用网络功能加强各部门、各岗位操作人员的关联，符合医药药品质量管理规范的要求和发展趋势。 创联医药流通管理系统GSM2000为医药企业开展电子商务供应强有力的支撑，客户、企业以及供应商之间可以通过自己的个性化的门户，实时地进行商业处理与相关的数据信息交换。客户可以通过系统向企业发布选购需求、供货要求，可以随时查看定单的执行状态、企业的供货状况以及相互往来帐务状况；企业可以准时提前了解客户的需求。 【客户管理】 对客户分地区、行业、统计类别等进行统一编码 对同一客户的分支机构，可以分别发货、统一结算 依据不同需求查询、统计、打印客户档案的各种数据【商品管理】 商品按大类、分类、小类及流通渠道建立药品档案并进行管理 销售方式分经销、代销、代理三种 中药、特别贵细商品管理 全部商品进货验收有据可查 设置库存上下限、滞销及过期商品期限 查询经销商品各类数据和务类报表统计 建立商品编码与系统编码的对照表【物价管理】 本模块对药品价格进行全方位掌握，任何变动都能实时体现，并做到有据可查，为全面把握市场，更好地开展业务供应帮助。 同时对无税批发价、含税批发价和零售价三个价格进行处理，可以依据不同销售区域，不同客户制定不同的物价 通过限价系统，指定商品在指定时期内的底价可实现人为掌握 查询、统计所经销商品物价的各种数据，并产生相应报表 对物价变动状况进行分析，了解调价因素【计划管理】 选购合同管理 选购合同审批 选购计划实施【配送管理】 配送网点管理 网点配送计划 网点要货计划 网点配送审批【促销管理】 促销地区管理 促销商品管理 促销网点管理 促销人员管理【业务管理】 本模块包括合同管理、批发零售管理、零售、中药材加工管理、业务移库等子模块，涵盖了整个医药业务的流程，并对一些常见难点相应作出人性化的设计，使各级人员都能便利的使用，从而进一步提高工作效率。 依据两证一照所限定的经营药品范围，掌握进销业务的处理 登记选购合同，并在进货过程中逐笔核销 销售合同需经确认才能转入销售，并相应削减业务帐库存存，在仓库发货页面中显示 可查询已发生的各笔销售业务，可用已知的多个条件或选项进行多重复合查询 对已开票业务只进行价格补差、数量冲正等操作 中药材加工单经核实，可自动进行原库数量削减、加工后成品数量增加、加工后成品产生新均价成本等 单独处理医药公司内部部门之间或总公司与下属零售药店，商场之间进行的无税调拨 自动生成选购计划，并可与INTERNET药品网上集中选购连接【仓库管理】 出入库单据的录入、查询、打印 验收单的登记、冲正、冲红及价格补差 销售退货验收 按保管员建立仓库保管帐，进行商品养护管理 按不同类别统计查询仓库保管帐中各种数据的各类报表 针对不同批号进行跟踪，对不合格商品建立黑名单，并暂停整个批次的销售 可以产生各种包括失效、呆滞和积压、催销药品在内的各种报表【贮运管理】 车辆管理 驾驶员管理 车辆配载管理 发货管理【查询统计】 供应便利的查询统计服务【财务管理】 财务人员只要轻轻点按几键，就能立刻出来财务要求的各种正确的数据与报表，为领导层的科学决策供应了坚实的基础。大大地提高了资金利用率，削减了库存积压。 商品帐管理 应收款管理 选购管理 财务管理 财务帐管理 通用财务接口【网上新闻】 网上新闻组相当于在系统中嵌入了一个精致的办公自动化模块，可以实现医药流通企业组织机构、公司人员之间文书处理、公文流转及其他公用信息的共享，并可在此基础上进一步发展网上通话、网上可视电话、视频监控等新技术。 留言：网上发布短消息、通知等，也可指定部门、接受人进行网上信息交流 最新调价：依据有效天数查询商品最新的调价信息 文档：公司内部公文(文件、通知)及有关部门下发的有关公文的登记、流转及查询 资金调度：对于公司资金帐号期初余额的登记、进出记录的登记(相当于公司帐号的银行流水帐)以及相关人员对公司资金现状及收款、付款状况的查询 任务：公司领导对某一详细部门或责任人详细任务的下达及相应完成状况的反馈【系统维护】 为了使整个系统的参数设置统一、使基础数据安全、精确，本系统设立了系统管理功能模块，可以使详细使用人员的工作更为便利，操作更为简洁。本系统针对不同地区、不同规模的医药流通企业部门设置的不同，将功能模块业务权限逐一细化分别，可依据业务管理需要任意重组。 系统参数：部门、级别、仓库代码、组织机构、业务种类、发货代码、收款方式、摘要编码、收款时间等不同内容进行不同设置 用户注册：对各级操作员的姓名、代码等个人档案及部门和等级所属等的管理，各级权限的设置 系统管理报表：系统始化过程中涉及到或用到的一些工具性报表 期初库存：对期初商品库存数量、单价、金额、批号、效期的录入及对这种调整状况的查询，对期初返差的录入，金额的调整以及单价的补差调整 拼音编码修改：对拼音编码中某些同音字的矫正 数据管理工具：对数据的备份、恢复、复制等 凭证报表设置：对凭证、报表的分类、属性及模式等设置 操作选项：依据各使用单位的特点，对于业务、仓库、财务等环节流转的不同方式进行设定，以体现在统一版本的前提下，每个使用者的自身特点【软件环境配置】 MICROSOFTWINDOWSNTSERVER4.0(或以上版本)中文版 MICROSOFTWINDOWS95/98中文版 MICROSOFTINTERNETEXPLORER4.0/50.中文版 MICROSOFTSQLSERVER7.0(或以上版本) MICROSOFTWINDOWSNTSERVERPACKAGE5.0/6.0中文版【硬件环境基本配置】 服务器：配置PIII500/512M/8G以上 工作站：内存64M硬盘4G以上 网络设备：路由器、交换机、集线器等【系统安全】 数据备份：每天完整或定期加增量 网络安全：INTERNET接入的防火墙/代理服务器，采用DHCP动态安排每台工作站的TCP/IP地址 病毒防护：采用WINDOWSNT版的计算机病毒防护程序，确保系统不受病毒伤害 系统安全：WINDOWSNT的系统用户安全和SQLSERVER数据库的用户安全 软件保护：采用网络加密技术通过主机的USB接口加载，对系统中每台运行本软件的计算机进行合法性检测，推断是否可运行本软件 用户权限：分部门、级别以及是否指定 功能设定：分部门、级别以及是否指定【数据库技术】 易于建立、管理和部署 MICROSOFTSQLSERVER7.0集成数据仓库功能 用代理服务器(PROXYSERVER)通过INTERNET为SQLSERVER7.0分布式数据库供应合并复制功能 支持24*7的商业关键性服务 实现与WINDOWSNT安全性的结合 SQLSERVER7.0在MICROSOFTWINDOWSNTSERVER平台上有最好的性能支持各种数据库和各种操作系统，具有超大数据处理能力，适应任何规模企业的需求。 供应自动负载均衡和容错策略优化访问流量掌握，提升响应速度。 Browser/Server体系结构增加了系统的可使用性，削减了系统的维护工作量。 ： 系统应用效果 GSP管理规范贯穿始终 对于购销客户的登记严格按GSP管理规范要求，对于商品登记则要求注明规格、型号、产地、包装、单位、生产厂家、批准文号(注明证号)、注册商标、质量标准、验收报告、包装说明、首营登记、是否处方药、是否特别、贵细药品、是否进行批号、效期管理等内容及相应仓库的对应进货员、验收员、保管员。 对于整个业务流程，从进货合同中的质量条款、批准文号(进口注册证、口岸报告)，到进货验收、送检、复检、分流，再到合格品库及不合格品库、在库养护、发货复核、退货验收、进货退出验收等内容均有登记。 全程以GSP规范对药品质量进行全面的审核及掌握，同时实现了对每个药品批次的进销存进和行批号、批文号(注册证)、效期跟踪管理。 对于质检人员、专业人员的档案进和登记；对于质检用具、计量用具进行严格规范的管理。 运用INTERNET、INTRANET网络技术，在电子商务的系统平台上，用集中便利的管理和统一的数据标准，实现医药流通行业内各种业务功能，重点突出零售连锁大配送的销售模式，使用户可直接转向全面电子商务销售模式。 通过局域网和广域网技术，使企业的机构和业务管理由分散经营走向集中统筹,成功实现异地分公司管理，支持多仓库、多销售网点、多选购渠道的营销体系，并大幅降低业务运作费用。 完全摆脱机构限制，支持敏捷的机构重组和人员调整，快速适应市场变化 帮助业务人员准时了解客户资信状况、自动管理客户销售返利状况 使财务人员从繁重的记帐工作中解脱出来，加强审计监控，并适应财务按部门独立核算，提高资金运作效率 精确的成本分析和实时的成本跟踪 严密的成本核算体系。成本分均价、返价、补差 实行移动平均成本价。 无日终概念，可随时统计出公司、部门、业务员的销售业绩、毛利及毛利率、应收款、资金回笼帐龄分析进行精确的利润考核。 无缝连接通用财务软件及税控系统 本系统因具备移动平均成本的实时跟踪与即时的成本分析核算功能，因此在业务系统中自带了财务三级明细帐的应收、应付及相应的核销功能，可直接在业务系统中完成各类应收、应付的统计及核销工作，并将数据通过标准通用财务接口转入到通用财务系统上应的科目中，进而生成财务凭证，真正实现与财务系统的无缝连接。 对于要打印的增值税票数据，不需要二次输入，直接在业务系统中完成组票、打印增值税票的附件清单，并将开票信息转入增值税票防伪税控系统，进而打印带有防伪串号的标准机制增值税票。 削减原始凭证的打印联数 原始凭证一次输入、按部门分级授权确认，最终实现数据在网络上的无纸化传递。相关原始凭证直接送至结算部门，由于削减了原始凭证的流转部门，因此，可以削减原始凭证的打印联数。 敏捷的报表系统 对于整个业务流程中所产生的数据，通过SQL命令的重组，直接提取组成报表，即新报表的产和不必重新编写程序，而昌在系统的通用报表设置模块中通过SQL命令组合而成，辚提高效率、便利用户供应可能。 敏捷的自动组票，打印系统 业务员在票时可一次输入已知的全部销售，不必考虑客户或前后顺序，打印销售凭证时，针对销售票一票多单的用户要求，系统依据组票规则(如按应收款方式、保管员、送货地址等)自动将销售发票组合成一票三单或一票四单模式，降低了客户的成本。 打印格式的设定，本系统亦着眼于便利性。用户可依据本单位印制的发票规格，将相应的要素拖动到相应位置进行打印。 解决在途问题，提高工作效率 业务、仓库、财务的三帐流转体系，协作处理时间限定，成功解决在途、积压问题。明确每个人的岗位责任；各司其职，各负其责。 对传统中药材的科学管理 中药材本地药材的收购，严格根据国家有关规定，对于供货来源进行资格审核。对于中药材的加工，依据国家有关规定，分为单品种的加工。在加工的过程中，使原货数量削减，成品数量增加，同时计入加工费用的因素，使成品获得新的均价成本，并对加工成品率进行跟踪掌握。 实现真正的无纸化办公 新型的无纸化流程及货物配送中心模式，以先进的通讯手段及管理软件，达到对资源的合理利用，削减不必需品的损耗。 本系统在保留医药流通领域的一些传统进销模式的基础上，引导客户向真正意义上的无纸化流程靠拢，即业务、仓库、财务等环节，公司各部门之间，可以各打各的票，甚至以清单代替发票。业务的流转不再通过发票等凭证传递，而直接以高度共享的热气及数据处理人员权限跟踪为依据，在数据库中完成各类数据的汇总，每个环节只对自己的相关的数据负责，大量削减工作中相互扯皮，推诿的状况，做到各尽其责。 配送中心的概念则建立在网络数据的高度共享、授权操作的基础上，整合用户全公司的商品储备资源。依据就近、便利、一体的原则，业务员可以在全公司全部仓库的范围内就近、就便发货，避免了传统模式中因部门之间相互调拨而带来的时间的延误、机会的错失、运费的增加。 支持批发、连锁配送、零售、中药材加工业务等多种经营结构模式 - 15 -