办公室工作概况

办公室主要工作内容：办公设备、公共设施的日常管理和维护；办公用品及日常用品的采购、发放管理；固定资产及低值易耗品的管理；秘书事务、行政日常事务、档案的归档管理；各种费用的控制交纳；后勤管理；上级交办事务等。具体工作流程一、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理月末综合办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经主管审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，确保帐物相符。部门申请查看库存请购计划单主管审批物品采购检查验收出入登记月末盘存定期询价议价帐物相符监督检查二、执行固定资产及低值易耗品的管理对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作固定资产、低耗品清单报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。资产分类建立台帐清单每月盘存核对帐物三、各部门基础设备、设施维修管理综合办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。维修申请安排维修维修结束检查验收记录备案四、文件档案的归档管理根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。文件、资料收集分类整理编号立卷归档装订成册存放使用 .传阅控制六、文件资料收发、传真管理各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门；传真往来文件资料的收发行政审阅上传下达准确记录七、各种费用的支付、控制按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如：车辆养路费、车船税等；并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。统计各项所要交纳费用申请审批资金部门主管审批领导审批签字支付各项费用归类登记管理八、对外关系建立维护建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，综合办公室门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。关系建立沟通协调档案经常维护情况汇报合理调整九、处理突发事件公司各种突发事件出现后，综合办公室在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。突发事件出现主要情况收集及时汇报领导妥善解决处理减少不利影响处理结果汇报十、后勤服务保障综合办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，通过有效途径督促集团公司改善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。拟定制度加强检查收集建议提高质量员工满意安抚员工反馈安全工作是企业的一项重要工作，综合办公室是安全工作的主要执行部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充分明确重点安全项目，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。熟悉安全制度明确安全目标规划教育培训提高防范意识组织实施检查确保整体安全十一、日常事务处理综合办公室的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，综合办公室属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。当日计划工作临时事务处理择其轻重处理注重时效结果保证正常工作提高服务意识十二、上级交办事务优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。接受上级交办任务综合办公室及时完成保质保量汇报结果确实了解、记录工作电脑要求系统维护工作流程网络管理员要保证公司网络、各个工作站点能正常工作，保证公司电脑系统的稳定高效，信息通道的畅通，日常工作流程如下：一、公司电脑设备申请流程1、设备的申请： 包括电脑整机、电脑配件、网络和通讯设备、 IC 卡建立主要应用设备标准主要供应商价格信息档案各部门主管提出设备型号采购申请了解当地的相关设申请设备需要审批备的价格、型号项目栏：正确添写什么部门使用什么设备；计算机部门建议电脑用品栏：添写型号、数量、单价、总价；最后备注中简单写明原采购领用申请单因；正确填写到财务领用财务签字认可购买名称及用途、金额“资金审批单”贴上发票的报销单，确认型号无误联系供货商供货商签字填写“报销单”送货上门到财务报帐，付上电脑设备设备到位更新、核对采购单、固定资产申报安装调试，投入使设备档案用2、日常故障处理：各部门有电脑及时到现场是公司内部问题故障处理申请观察处理处理完后做记录处理完后，报告主管。是网络或其他问题及时协调处理，记录事故原因3、日常故障解决出现问题，信息反馈通过多次总结，把常出错的问题解决方案统一打印出来，作为培训教材、发往员工信箱如果出现系统不可挽回的破坏联系供应商解决问题指导操作人员留意避免同类错误记录事故原因费用报销事故报告人事日常工作流程第一第一为使本公司人力资源管理作业正轨化、制度化，能在有序可循的情况下，使本公司人力资源管理作业脉络一贯，并加强人力资源部门与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本程序。第二主 办第二人力资源管理事宜由公司综合办公室负责管辖和办理，下设人事专员一人，负责下列全盘人力资源业务。第三招募甄试第三人员招募作业程序第四收到“增补人员申请单”时，即行拟订招募计划，内容包括下列项目：1. 招募职位名称及名额；2. 资格件限制；3. 职位预算薪金（综合办公室和用人部门主管负责） ；4. 预定任用日期；5. 通报稿或登报稿 ( 诉求方式 ) 拟具；6. 资料审核方式及办理日期 ( 截止日期 ) ；7. 甄试方式及时程安排 ( 含面谈主管安排 ) ；8. 工作能力安排；9. 准备事项 ( 通知单、海报、公司宣传资料等 ) 。第五诉求：即将招募消息告诉大众及求职人，如下：1. 网络招聘：先拟广告稿、主管确认、发布；2. 登报征求：拟广告稿，决定刊登何报、何时，然后联络报社报价、审批、执行。3. 内部推荐：以海报或公告方式进行。第六应征信息处理：1. 诉求消息发出后，会收到应征资料，人事专员定时收集交主管审核后，由主管初审并协调面试时间，通知前来本公司接受甄试。2. 不合格应征资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。为了给社会大众一个好的印象，对所有未录取者发邮件“致谢函 也是应有的礼貌。第七甄试：新进人员甄选考试分笔试及面谈。1. 笔试包括下列：(1) 专业测验 ( 由申请单位拟订试题 ) ；说明：常规情况下，由用人部门在申请人员增补时提供测试题和标准答案；应试人员完成笔试后，由人力资源管理人员、用人部门主管或授权技术骨干、核定权限主管分别面试。各级面试完成均应有面试记录和评价意见填写在面试记录表。(2) 领导能力测验 ( 适合干部级 ) ；2. 面谈：由申请部门主管、综合办公室主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：(1) 要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松；(2) 要了解自己所要获知的答案及问题点；(3) 要了解自己要告诉对方的问题；(4) 要尊重对方的人格；(5) 将口试结果随时记录于 面谈记录表 。(6) 面试过程中，应尽可能满足应试者对岗位和公司的咨询，并通过应聘者提问的方法、出发点等评估应聘者的心理素质。(7) 原则上所有环节的应试（笔试、面试、复试）须按排在连续时间内完成。3. 如初次面谈不够周详或需要特殊安排的，发出“复试通知单 ，再次安排约谈。第八背景调查：经甄试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。 （限管理、技术骨干）第九结果评定：经评定未录取人员，先发出谢函（邮件）通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需。评定录用人员经总经理核准，综合办公室发出“报到通知单 ，并安排职前训练有关准备工作。第十 注意事项：应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权，注意保密工作。第十一 体检安排A 公司人力资源管理人员统一安排体检，尽可能提前一天以上通知；B 派专人全程陪同体检；C 通知面试拟录用的人员体检（强调时间、需空腹）；D告知体检结果需要的时间；E 及时向医院了解体检结果（合格者告知报到时间，不合格者告知情况提醒就医）。第十二 体检结果有重大疾病的，不可直接告知当事人；必要时强调当事人有不健康现象，指导当事人尽快安排就医。第十三 体检结果有重大疾病的，人事专员除报告主管外，不可以在任何场合透露，以尊重当事人隐私。第四任 用第十四 经核定录用人员，由综合办公室依据甄选报名单发给 报到通知单 ，请他于报到时携带下列资料：( 一) 填写本公司新进职工录用表；( 二) 缴验学历证、职称证及身份证；( 三) 缴验近期正面半身免冠照片；( 四) 原单位劳动合同结束证明；( 以上应缴资料视情况可增减第十五 管理人员任用，视情况可发给 聘任书 和“任免通知”。第十六 新进人员于报到日，综合办公室应检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资可暂扣发。第十七 综合办公室随后应亲切有礼地引导新进人员报到，逐项协助办理下列：( 一) 领取员工相关文具用品；( 二) 发放考勤卡并解释使用；( 三) 领取办公桌锁匙；( 四) 视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲（参照“工作程序”）。( 五) 综合办公室应引导新进人员向部门主管报到，跟踪新员工适应情况和工作安排。（参照“工作程序”执行）第十八 人员报到完毕随后应办理下列事项：( 一)更新员工花名册( 二)收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案( 三)填报集团公司所有资料。第五试 用第十九原则上所有员工试用期为三个月，期满合格者，办理转正手续才正试聘用，个别试用成绩突出者，可提前转正。综合办公室每月 15 日发出当月转正人员考核表，由被考核人提交述职报告后，部门主管、综合办公室考核确认；行政人员经部门主管、综合办公室考核后呈相关领导核定；转正后的员工经分管部门主管及人力资源管理人员和权限程序审批后可签订劳动合同。第二十综合办公室根据考核表发给 试用期满通知 。第二十一综合办公室发出“试用期满通知”后，并依不同的批示，办理下列事项：(一)试用不合格者，另发给通知单。(二)调 (升)职者，由综合办公室办理异动作业。(三)薪资变更者，由综合办公室主管办理调薪。第二十二前办理完毕后，考核表应归入个人档案中。第二十三 新进人员在试用期中，表现不合要求，部门主管认为有必要停止试用时，可立即提前办理考核，按程序报请权限主管核定停止试用。第六异动第二十四晋升 ( 升职、升级 ) 及降级由申请人填写 人事异动申请单 及办理临时考核，部门主管签署后转综合办公室签注意见，呈权限主管批示。第二十五调职由申请人填写 人事异动申请单 送调职部门会签，转综合办公室签注意见后，呈权限主管核定。第二十六未批准的升、降、调申请单退回申请部门；经批准的申请单则由综合办公室依据发布 人事异动通知 ，副本抄送申请部门及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职。综合办公室应立即变更薪资名册。第二十七经批准异动后，涉及调整薪资者，综合办公室应根据人事异动申请单批示，填制“薪资调整通知单 办理调薪。第七请假第二十八员工因故请假应按有关规定办理，综合办公室备案，依权限逐级呈核，再转回综合办公室登记于考勤表上。第二十九请休假作业应另参照员工手册有关规定办理。第八考勤第三十 各部门主管应于每月3 日前将上月份考勤表审核后送综合办公室备查。第三十一所有请假记录将作为员工工作表现考核依据之一。第三十二员工因调休、请假，应按有关规定办理，综合办公室备案；经权限主管核准后转综合办公室查核并登记于考勤表上。第三十三员工请假超过三天以上的，原则上应事先办理。第三十四因公而未考勤，应通知综合办公室呈上级主管核签。第三十五下班忘记打卡，可由本人找直属主管或综合办公室签证，若未签证者一律以旷工论。（每月签证不超过 3 次）第三十六综合办公室于每日检视出勤状况，遇异常状况或违规事情，应即主动与部门主管联络。第三十七 员工出勤情况，综合办公室应于每月终了编制调休、请假一式两份，一份本部门留底，一份交给各部门公布，限三日内接受更正申请。第三十八综合办公室应建立每一员工一份年度考勤统计表( 印于个人资料卡中 ) ，逐月依据考勤表予以登录，经登录后考勤表即可销毁作废。第三十九每一年度终了，综合办公室应即依据年度考勤统计表，统计是否有未休完特别假的人员。第四十 每一年度终了后，综合办公室应即调查编制次年度享有特别假人员名单，予以造册呈准后公布实施。第四十一有关考勤作业，请参照有关规定办理。第九出差第四十二出差作业，应参照财务部 出差管理办法 和相关规定办理。第十奖惩第四十三员工遇有功过奖惩时，可由建议人填报 奖惩建议申请单 公文，先由综合办公室签注调查意见后，呈经理核定。第四十四综合办公室根据核准奖惩建议申请单发布奖惩通知单 公文，副本抄送本人部门及本人知照，另一份留底本部门月底加扣薪资。第四十五综合办公室应按月将人事奖惩通知单登录于个人资料卡内。第四十六奖惩作业应另参照 奖惩办法 及相关规定办理。第十一考核第四十七 考核按考核制度执行，部门内有考核体系的，记录应报综合办公室备案。试用期考核：员工试用期三个月，由试用单位主管、综合办公室负责考核，并报公司分管领导审核，期满考核合格者，填具“试用人员考核表”，依权限逐级呈核后转正。( 三) 临时考核为申请升降职，应附办理临时考绩，以作上级批示决策参考依据。第四十八考绩表办理完毕，存于个人资料袋内，并予以登录。第四十九考绩作业应另参照 考绩办法 规定办理。第十二薪资第五十 综合办公室应于每月5 日前整理上月到职的新进人员，将核准工资登录于 薪资名册 ，更正人事资料。第十三训练第五十一职前训练新进人员于报到后，综合办公室应办理以下职前教育：( 一) 介绍公司历史背景、经营方针、工作环境；( 二) 简介各部门组织、职责、作业状况；( 三) 相关人事管理制度及注意事项；( 四) 介绍各部门办公室及主管。第五十二在职训练( 一)综合办公室于年度开始，依所需培训目标、课程、教材、预算，拟订训练计划。( 二)综合办公室于培训期中，应严予考核。( 三) 员工于接受培训后，视需要提出心得报告，成绩优劣列入考核依据。第五十八专业培练( 一) 专业知识，视必要可办理专案培训。( 二) 搜集专业报导或讲座教材，印发给每位员工。( 三) 各部门主管可自行申请或由公司指派参加国内外各种培训机构举办的讲座、观摩、训练。第五十三培训作业应另参照 培训办法 规定办理。第十四辞职第五十四 正式任用的员工如感工作不适或其他原因想辞职，应于 15 天前提出辞职申请书，由部门主管及综合办公室主管签具意见后，呈公司经理核准，再转回综合办公室，综合办公室凭此办理停薪手薪。第五十五 综合办公室依据辞职申请书发给 离职通知单 ，通知本人于批准离职日当天下班前依离职通知单上应办理事项，逐项办理移交，办理完毕由综合办公室审核并签署意见后计当月薪资。第五十六综合办公室根据离职通知单于当日即行办理下列事项：( 一) 登记于人员异动记录簿内。( 二) 注销综合办公室控制的人员状况表内登记。( 三) 登记个人资料卡，注销个人资料档案，将资料存入离职档案袋。第五十七 综合办公室视情况应约谈离职人员，并将面谈结果填入离职人员面谈记录档案，视情况对离职人员工作情况进行适度跟踪；以作为人事流动率检查参考。第十五移交第五十八 各级主管人员及业务承办人员因故离职时，应将所负责的公物及经办事务逐件列具清册，在监交人监督下点交接任的人员，并会同接任人员提出移交报告书。第五十九 移交时应造清册名称如下：( 一) 未办或未了重要案件目录( 二) 保管文卷目录( 三) 职责事务目录( 四) 上级指定专案移交事项清册( 五) 集团公司所需表单及事项。第十六 劳工保险第六十 员工试用期满时，由综合办公室登记办理投加保，生效日以到职日为准。第六十一人员于退职日当天，综合办公室应即办理退保。第六十二 投保薪资因调整薪资或其他因素而变动时，应由综合办公室填报 投保薪资调整单 ，具体操作按财务制度执行。第六十三 综合办公室每月统计列册个人负担保费，核算当月工资时从薪资内扣缴。第六十四每月月底核对社保缴费明细，如有误及时与社保局核对。第六十五保存社保相关资料，社保登记证年底需年检。第十七 资料管理第六十七 各种人事命令、通知公布一周后，连同该案核准凭证 ( 申请单或签呈 ) 合并归档。第六十八 每月初依据人员异动记录簿编制 人事异动月报表 ，呈核阅后，列入人事流动率检查依据。第六十九 综合办公室应于每月 10 日编制各主管名册，送总机备查 ( 如未异动可具文报备 ) 。第七十 员工若有需要 服务证明书 或 离职证明书 等，可至综合办公室说明申请理由，由经办人填写证明。第七十一人事单位应备档案包括下列：( 一) 人事基本资料（含证件复印件）( 二) 人事异动记录( 三)人事奖惩记录( 四) 人事考绩记录( 五) 人事训练记录( 六) 人事考勤记录( 七) 文康活动记录第十八其他第七十二 本作业程序，应另参照 人事管理规 有关规定办理，如有疑义，可由综合办公室主管解释运用，如有未尽事宜，应另补充修正。第七十三本作业程序承奉核准后实施，修正时亦同。协助主任做好公司与供电、技术监督、劳动、土地和环保等相关部门的联系1 做好与供电部门的相关联系工作，及时办理变压器等有关用电设备的安装、维修、报停、临时停供电和电量统计等事宜；2 做好与技术监督部门的相关联系工作，及时办理行车等特种设备的报检和操作人员的培训、办证等工作；3 做好与土地、房管、工商等部门的相关联系工作，及时办理营业执照、房产、土地使用和产权证等有关证照的年检、变更等事宜；4 做好与环保部门的相关联系工作，及时处理公司有关环保事宜；5 做好与劳动部门的相关联系工作，及时办理员工社会保险、工伤赔偿等事宜。负责公司安全文明生产检查、考核1 协调主任做好员工安全文明生产知识的培训工作；2 组织相关部门及人员做好安全文明生产的检查、考核工作 。负责公司物流工作1 制定公司物流工作程序，并监督实施；2 做好公司发运货物的安排工作；3 做好物流公司运费结算的审核工作。负责公司党支部、工会的工作1 制定党支部、工会的年度工作计划；2 按领导指示承办党支部和工会的活动、会务等；3 参加党支部和工会的内外部会议和对口联络等。