建立科学的管理模式实现卫生监督行政的人性化管理

建立科学的管理模式实现卫生监督行政的人性化管理 建立科学的管理模式实现卫生监督行政的人性化管理【摘要】建立科学的管理模式是实现卫生监督行政相对人档案规范化、标准化管理的基础，作者从卫生监督行政相对人档案整理规则、建档和管理流程入手，介绍了镇海区卫生监督所行政相对人档案管理模式，并进行了优势分析，以期为同行提供借鉴。【关键词】行政相对人 档案 管理模式卫生监督行政相对人档案是卫生监督机构综合档案的重要组成部分，是单位主要职能活动的真实记录，加强这类档案的规范化、标准化、科学化管理，是深人发展卫生监督事业的重要依据和必要条件。根据浙江省卫生监督行政相对人档案整理规则(试行)等有关规定，镇海区卫生监督所结合实际，建立了辖区内的卫生监督行政相对人档案管理模式，现介绍如下，以期为同行提供借鉴。1基本情况1.1镇海区卫生监督机构基本情况镇海区卫生监督所负责辖区内6个街道(镇)的卫生监督执法工作，目前共有在职职工36人，其中一线卫生监督人员26人，共设5个科室:办公室、综合监管科及三个分所。办公室主要负责党、政事务的综合管理;综合监管科下设发证窗口，主要负责业务工作的综合管理，包括食品卫生、公共场所卫生的统管和指导工作，全区生活饮用水卫生、化妆品卫生、职业卫生、放射卫生、学校卫生、医疗机构卫生、传染病卫生及消毒产品卫生的监督管理工作;分所主要负责管辖街道(镇)内的食品卫生、公共场所卫生的监督管理工作，并配合综合监管科完成其它类别卫生的监管工作。该所对监督员实行网格化、责任制管理，一名监督员包干负责一定数量行政相对人的监管工作。 1.2镇海区卫生监督行政相对人基本情况目前，镇海区共设6个街道(镇)，区域面积246平方公里，总人口45.3万人。根据卫生许可(申报)数据统计，至2008年6月30日，有效卫生监督行政相对人共7500户，其中食品卫生类5678户、公共场所卫生类1198户、生活饮用水卫生类5户、职业卫生类359户，放射卫生类16户，医疗机构卫生类253户。2卫生监督行政相对人档案整理规则2.1归档范围镇海区卫生监督所依法对行政相对人进行行政许可、监督管理过程中直接形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、磁性载体、电子文件等历史记录。凡是反映行政相对人管理的行政许可、变更、延续、复核、日常监督管理、不良行为、注销等活动的文件材料均属归档范围，该所制订了详细的行政相对人文件材料归档范围和保管期限表。2.2归档要求2.2.1归档文件材料必须是原件，能齐全、完整地记录对卫生监督行政相对人管理的全过程。2.2.2纸质文件材料的纸张质量和规格符合要求，字迹材料必须使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合档案要求的耐久性材料。如原件为圆珠笔字迹、传真件、复写件等有不耐久性字迹材料的，应复印一份附在原件后作为一份材料一并装订，且应编页号，并在复印材料正上方的空白处写上复制件。 简历大全 /html/jianli/ 2.2.3归档文件材料不得带有普通钉书针、回形针等易腐蚀的金属物，应去除后归档。论文联盟2.3保管期限卫生监督行政相对人档案的保管期限以申请单位的有效期为准，一般在申请单位歇业满五年后，即可销毁。2.4归档时间卫生监督行政相对人的文件材料处理完毕后，各科室(分所)应及时收集、整理，当年的所有文件材料最迟应在次年一月底前归档，具体时间为:(l)行政许可、变更、延续文件材料应于卫生行政许可出证之日起二个月内归档;(2)复核(年检)、注销文件材料应在工作结束后一个月内归档;(3)监督管理活动的文件材料应及时收集，可按年度整理，最迟应在次年一月底前归档;(4)不良行为文件材料(即不良行为登记卷目录及行政处罚决定书复印件)自结案之日起一个月内完成资料收集和卷目录登记工作，次年一月底前完成组卷归档工作。2.5归档方法2.5.1卫生监督行政相对人整理成相对独立的保管单位，行政相对人的管理文件材料按照卫生许可证发放，建立一证一档，职业危害企业按申报建档，建立一户一档。若一个行政相对人有多种监督类别，按许可证分别建档。一个行政相对人档案可以整理成一盒或若干盒，如多盒应排列在一起，并在档号后编上分号，如:*一1、。月。 作文 /zuowen/ 2.5.2一个行政相对人档案分别由行政许可(申报)、变更、延续、复核、日常监督管理、不良行为、注销共七类的若干卷组成(以下简称七类)。以同一年度下每一类的文件材料为一卷(件)整理归档。2.5.3档号编制2.5.3.1制订全宗内行政相对人档案的各类代码:(1)10种卫生监督类别分别用01一10代码表示;(2)6个街道、镇(即地区)分别用A、B、C、D、E、F代码表示。2.5.3.2各类行政相对人档案，档号由监督类别及地区号一案卷号组成，监督类别及地区号填写监督类别与地区的组合代码，一个监督类别同一地区的档案编一个流水号，如olA一0015。2.5.3.3档案编制流水号时，按照许可(申报)的时间顺序(如时间相同按照许可证号顺序)排列、编号。2.5.4目录编制2.5.4.1行政相对人登记档案目录。包括档号、行政相对人名称、行政相对人地址、许可证号(或申报号)、发证日期、注销日期、备注七项内容，为便于分别检索、统计食品卫生中餐饮业、生产加工业、自制零售业、食品经营业的行政相对人档案，要求在备注栏中填写相应类别的代字:餐、生、自、经。2.5.4.2盒内目录。盒内目录分总目录和分类卷目录。 毕业论文 2.5.4.2.1盒内总目录。包括件号、内容、日期、页数、备注五项，放在盒内文件材料的最上方，在该年度资料整理装订完毕后填写。每盒编一个流水件号，并按年度一类别排序填写，同一年度按照七类的顺序，产生几类文件材料依次填写，没有文件材料的类别不用填写。2.5.4.2.2卷目录(即件内目录)。卷目录放在该卷文件材料的最上方，根据七类卷的性质不同，项目设置有所区别，不良行为登记卷目录包括序号、处罚文号、案由、起止日期、违法事实、处罚决定、备注七项内容，其余六类卷目录包括序号、文号、文件题名、日期、页号、备注六项内容。在各类卷目录右上方设置档号章，包括全宗号、类别号、案卷号、件号四项内容。同一年度每一类的卷内文件材料应将结论性的放在前面(如许可核准单)，其余按文件材料依次形成的时间顺序排列、编序号。2.5.5页号编写及装订2.5.5.1卷内文件有图文的页面均应编写页号。一个行政相对人档案同一 论文代写 2.5.5.2每一年度同类卷的文件材料(包括卷目录)装订成一本，用不锈钢订书钉在左上角装订，如较厚则采用三孔一线方法在左侧装订。2.5.5.3档案形成后装人盒内，并填写盒封面和盒脊，档案盒按GB/四705一1998规定，根据浙江省卫生监督所下发样式，由该所统一印制，盒脊根据需要分别设Zcm、4cm两种厚度。2.5.6盒内备考表的编制。备考表放在盒内所有归档文件之后，内容包括:本盒情况说明、立卷人、检查人和立卷时间。3卫生监督行政相对人档案建档和管理流程3.1发证窗口在发放食品、公共场所卫生许可证后，负责将相应卷资料(许可、变更、延续)整理排列、编写页号、编制卷目录及装订，每月编制一次档案资料移交清册，移交清册按各类别及地区分别编制，每月1一10日将上月档案资料移交给分所档案员，双方核对无误后在资料移交清册上签字。3.2由综合科负责生成的，需归人行政相对人档案的资料(如:采样单、检验结果及评价报告书等)，应在资料生成之日起一个月内移交至分所。3.3分所负责区域内食品、公共场所卫生行政相对人档案的建档、管理和提供利用。3.3.1分所档案员根据发证窗口移交的许可卷资料，在巧日内建立行政相对人档案。各行政相对人按要求分类、排序后编制档号，填写盒封面、盒脊及备考表，编制行政相对人登记档案目录。并将建立的行政相对人档案移交给相应责任监督员，同时编制分所内部行政相对人档案移交清册，双方核对无误后在移交清册上签字。做好档案建立后新生成资料的收集工作，并于收到之日起ro日内移交至责任 监督员。 毕业 3.3.2责任监督员负责管辖的行政相对人档案的资料收集、整理、归档和管理工作，同时做好档案的利用工作，填写行政相对人档案借阅利用登记册，如一次性利用多个责任监督员管理的档案，由分所档案员统一填写。3.3.3注销卷材料归档完毕后，责任监督员在盒封面填上注销日期，可按月或按季度(最迟应在次年l月底前)，将注销的行政相对人档案移交给分所档案员，同时编制分所内部注销行政相对人档案移交清册，双方核对后签字确认。分所档案员将注销的行政相对人登记档案目录剪切至当年注销行政相对人档案移交清册，并填写注销日期。3.3.4分所档案员负责对分所内行政相对人档案的统管和指导工作。应在每年行政相对人档案归档工作结束后(次年2月初之前)对分所内档案的数量、归档质量、利用效果进行一次核对和自查，督促责任监督员按时、保质完成相应工作。3.3.5分所档案员于每年2月底前，将上年度行政相对人档案借阅利用登记册及数据截至上年度12月31日的行政相对人登记档案目录上交综合档案室(包括至该日期止已发证但未注销的所有行政相对人档案目录)，该目录应能与分所存放的档案相对应。同时将上年度1月1日至12月31日注销的档案和当年注销行政相对人档案移交清册移交综合档案室，双方核对无误后在移交清册上签字。移交完毕后，分所将移交清册中的目录剪切至已注销行政相对人登记档案目录。 思想汇报 /sixianghuibao/ 3.4其它监督类别的行政相对人档案由综合监管科相应责任监督员负责档案资料的收集、整理、建档、管理、提供利用、移交等工作。3.5综合档案室负责全所行政相对人档案建档和管理的指导工作及注销档案的管理工作。3.5.1每年3月底前，完成全所上年度各类别行政相对人登记档案目录的整合、更新工作。3.5.2对同一注销年度的档案按档号先后顺序编制一个流水序号，按序排列存放。3.5.3注销档案保存5年后，经鉴定对已失去保存价值的档案，编制消毁清册，按规定程序销毁。4管理模式优势分析4.1加强制度建设，强化规范管理镇海区卫生监督所在开展此项工作前，本着既规范档案管理又减少工作量的原则，经过充分调研，制定了卫生监督行政相对人档案管理的各项制度，如整理规则、建档和管理流程、考核办法等。而且各类目录、表单由综合档案室统一设计，力求科学、规范，如:为每一个档号编制类别建立一个Exeel工作簿，其中设三个表:(l)行政相对人登记档案目录;(2)当年注销行政相对人档案移交清册;(3)已注销行政相对人登记档案目录。这样的设计，即方便各分所档案员分别录人，利于综合档案室将数据导入档案软件统一管理;又可减少工作量，分所档案员只需录人表(1)，在编制表(2)时进行剪切操作即可，每年注销档案移交给综合档案室后，将表(2)内容再剪切至表(3)，可使各分所对已注销的档案目录留存备查，需利用时方便向档案室调用;而且一簿三表的流水操作能促进目录信息及时变更，提高工作效率。总之，通过科学的制度来规范档案管理工作，使档案管理在归档、利用、考核等各个环节做到有据可依。 4.2发挥网络组织作用，统一与分散管理并进在行政相对人档案管理工作中，领导非常重视，将此作为一项重要的业务工作来抓;综合档案室充分发挥监督和指导作用，开展调研、参与决策、制定各项制度、设计专业文书、组织业务知识培训，并负责全所档案的统管工作;各科室档案员负责科内档案的统管和协调工作，在综合档案室和责任监督员中起着桥梁作用;责任监督员具体管理所管辖的行政相对人档案。全所形成了完善的档案管理网络系统，实行统一与逐级分散相结合的管理模式，即能实时掌握全所行政相对人档案管理动态，又使责任监督员在日常工作中形成的资料能及时收集、整理、归档。同时该所对每一环节的时限作了明确规定，而且责任到人，这对增强职工的责任心，保证材料归档的及时与完整，从而更好地开展档案管理工作都发挥着积极作用。4.3便于档案开发利用，注重档案实际效益建立行政相对人档案的最终目的是提供利用，使其为卫生监督执法工作服务。这类档案完整、系统地归集了对行政相对人监管的各环节的资料，能为日常的监督工作提供数据分析和决策参考的依据，责任监督员是这类档案的主要利用者。档案由责任监督员直接管理，减少了档案调用的中间环节，方便责任监督员查找利用，提高了工作效率。同时要求填写行政相对人档案借阅利用登记册，将借阅档案、利用效果等要素及时记录下来并定期反馈给综合档案室，使综合档案室了解档案信息资源的开发利用情况，为档案室进行档案实际效益分析，开展专题编研工作，提供了宝贵的基础数据。 毕业论文 5建议卫生监督行政相对人档案数量多、流动性强，致使档案管理工作量和难度都比较大。在目前人员紧张，监督执法主导工作繁重的状况下，要做好行政相对人档案管理工作，在科学、规范管理的基础上，毕业还应坚持以人为本。首先应加强职工的思想素质和档案业务知识培训，使职工充分认识这项工作的重要性，增强工作的责任心和主动性，熟悉操作技能，提高工作效率。同时，采取一些激励措施，如:将各科(分所)档案管理工作的考核结 无忧 果直接与奖金挂钩;每年评比档案管理工作先进科室和先进个人，对优胜者给予精神和物质奖励;对工作中严重的失职或违反制度的科室或个人给予一定的处罚等，通过奖优罚劣，充分调动职工的主观能动性，从而促进和保证行政相对人档案管理工作的顺利开展。其他参考文献Baker, Sheridan. 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