XX置业(集团)有限公司费用报销和资金支付管理制度

重庆xx置业（集团）有限公司费用报销及资金支付管理制度目 录.目的3.适用范围3.正文3一、个人借款管理办法3（一）个人借款的定义及种类3（二）个人借款及报销（冲帐）的程序3（三）借款限额管理4（四）个人借款的其他相关规定4二、差旅费的管理5（一）差旅费的定义及分类5（二）市内出差交通、伙食及住宿标准5（三）会议、培训、学习等临时外派人员交通及伙食补助标准7（四）出差天数的计算8（五）借款及费用报销流程8（六）其他相关管理规定8三、商务费的管理10（一）商务费的定义10（二）招待费的申请10（三）招待费标准（含洒、水）11（五）礼金管理规定12（六）业务用烟、酒管理规定12（七）商务费报销的其他规定13四、办公费用的管理14（一）办公费用的定义14（二）办公用品的分类14（三）办公用品的采购14（四）办公用品的领用标准15（五）领用办法16（六）其他管理规定16五、通讯费用的管理16(一)通讯费用的定义16(二)通讯费用的管理规定17(三)通讯费用的报销标准17六、汽车费用的管理18（一）汽车费用的定义18（二）费用标准：18（三）汽车费用的管理20七、其他费用的管理20（一）其他费用的内容及定义20（二）其他费用管理的相关规定21八、资金支付的管理22.费用报销/资金支付控制工具及相关管理要求23（一）费用报销控制工具23（二）费用报销/资金支付单据类别及格式23（三）对原始票据的要求23（四）原始票据的粘贴方法24（五）单据填写及费用报销方法25（六）费用审批流程：26.其他26.目的为了加强集团公司及下属公司各项费用开支的管理，有效控制费用支出，降低成本，最大可能提高费用的利用效率，确保集团本部和各公司各年度费用控制目标的顺利完成，根据国家有关法律、法规和财经管理制度的规定，结合集团实际情况，特制定本制度。.适用范围 本制度适用于xx集团本部及下属公司费用的预算、月度计划以及费用报销、考核、分析等活动。.正文一、个人借款管理办法（一）个人借款的定义及种类个人借款是指，公司员工因公出差、接待客人、零星采购等向公司的借款，待事务完成后根据发票冲销（归还现金核销）。个人借款分为备用金借款和日常事务借款两类。（二）个人借款及报销（冲帐）的程序1、差旅费及日常事务性借款单位内部员工借支的差旅费应于回公司三日内到财务部门结清欠款。日常经营活动中的事务性借款，应于该项工作完结后（取得相关发票或单证）本月内（扎帐前）到财务部门结清欠款。若前次欠款未结清，则不得再次借款，同时月末从当月工资薪金中扣回。2、备用金借款及范围单位内部员工借支的备用金，按季到财务部门结算，需续借再重新办理备用金借款手续。工程现场备用金借款人员的备用金借款按年到财务部结算。借款人应于调离该项工作岗位或离职时到财务部门结清欠款，否则从薪金中扣回。备用金借款的人员范围包括：工程现场人员、采购员、驾驶员、食堂人员等。（三）借款限额管理1、公司工程现场人员的备用金限额最高为5000元；其他岗位备用金的借支限额最高为1000元。2、外出出差人员出差前应有详细的出差计划，并根据出差计划拟定详细的费用预算单据，借款限额为领导审批后的出差计划；3、零星采购的借款限额为采购部门根据计划采购数量和询价计算的金额（借款申请单上应明确计算过程），除特殊情况外，如上次借款未核销，下次不得再次借款；4、其他事务性借款以事务活动的实际需求额度为借款限额；（四）个人借款的其他相关规定1、未经集团董事长批准，个人不得因个人原因向公司借款；2、未经集团董事长批准，单位外部人员不得借用公司款项；3、按月对账和催收管理：财务部门月末应对个人借款进行清查、函证，即时关注欠款变化情况，加强催收。二、差旅费的管理（一）差旅费的定义及分类本办法所指的差旅费包括：公司员工因为公务到异地解决融资评估、抵押办理等问题、重大设备和设施采购、学习、培训、考察、开会等所发生的交通、住宿、餐饮等费用。按照差旅费发生的地点将差旅费分为常驻工程地点差旅费和非常驻工程地点差旅费。常工程地点的差旅费是指，驻工程现场人员离开工程现场所指地（包括回公司）总部发生的交通、住宿、餐饮等费用。在工程地点驻地发生的费用不算差旅费，不适合差旅费的报销标准（工程在本县城市的情况除外）。非常驻工程地点的差旅费是指非工程地点的常驻人员离开公司本部到外地（包括工程所在地）出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。（二）市内出差交通、伙食及住宿标准1、本市内临近（能当天返回的）区、县境内出差的差旅费报销标准：（1）凡乘坐集团内车辆出差不报销交通费，乘坐公共汽车、中巴车的费用实报实销。原则上出租车费不得报销，特殊情况下要乘坐出租汽车的须经所在部门经理审核，经分管领导审批、董事长批准后方可报销。（2）本市临近区县出差伙食补贴原则上不报销。特殊情况可按10元/天报销，报账时须经所在部门经理在报销单的备注栏中注明同意报销该伙食补助，由分管领导审核、董事长审批后方可报销。（3）统一安排就餐的，不报销伙食补贴。（4）市内临近区县出差一律不报销住宿费用。2、市内远距离及市外、沿海特区出差的报销标准：（1）交通工具标准： 级别董事长/总裁级别总监级别经理级别主任、主管及相应级别一般工作人员交通工具飞机头等舱经济舱经济舱经批准可以坐经济舱经批准可以坐经济舱火车软席软席硬席硬席硬席轮船二等舱二等舱三等舱三等舱三等舱长途汽车按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销市内出租车按实报销经董事长签字后可以报销经董事长签字后可以报销经董事长签字后可以报销经董事长签字后可以报销注：1、凡坐火车24小时内可到达出差地的(如：重庆-北京，重庆-贵阳，重庆-成都,重庆-西安,重庆-汉口,重庆-昆明,重庆-宜宾,重庆-郑州,重庆-攀枝花等),出差人员原则上只能乘坐火车（如打折后的机票价与火车票相近，也可乘坐飞机），特殊情况需乘坐飞机的，各公司出差人员需报公司董事长批准。常驻工程地人员的交通工具参照本标准。2、凡坐飞机、火车、轮船出差的员工，应将出差审批单交集团行政部，由行政部统一在集团指定的地方为其购买飞机票、火车票、轮船票，每月末由行政部凭出差审批单统一到财务部结算并支付票款，凡未在行政部统一订票的出差人员，不得报销票款。(2)住宿标准及伙食补助：元/人.次级别董事长/总裁总监及相应级别部门经理及相应级别主任、主管及相应级别一般工作人员所到城市住宿费伙食补助住宿费伙食补助住宿费伙食补助住宿费伙食补助住宿费伙食补助特区、沿海城市、直辖市500120300100250602005015050其他城市40010025060200401503010030市内郊县50503050205020注：a.特区、沿海城市、直辖市仅指北京、上海、天津、广州、深圳、福州、海南、杭州等。b.出差地有xx集团签约酒店的,出差人员必须在签约酒店入住,不得入住其他酒店。（三）会议、培训、学习等临时外派人员交通及伙食补助标准1、会议、培训和学习在15天以内的差旅费报销按条款（二）标准执行。外出参加会议如缴纳会务费的，不再报销伙食补贴；所缴培训、学习等费用中含有伙食费、住宿费的，也不再报销伙食补贴和住宿费。2、连续工作或学习15天以上3个月以内的差旅费报销。临时外派人员：指外派到县外某地连续工作或学习15天以上3个月以内的员工。（1）经批准到县外参加培训、学习的员工，伙食补贴按20元/天的标准进行补贴。所缴培训、学习等费用中含有伙食费、住宿费的，不再报销伙食补贴和住宿费。（2）所在地城市内交通费不再报销，其他交通费按本办法条款（二）的报销标准执行。（3）临时外派到集团所属外地工程地实习或工作的，分公司或办事处提供住宿的，不再报销住宿费。（四）出差天数的计算1、在中午12：00以前出差的出差时间按全天计算，在12：00以后出差的按半天计算。按车票或机票的离港时间计算。（五）借款及费用报销流程见xx集团审批流程（六）其他相关管理规定1、公司员工因公出差需要预借款时（不预借款的需要口头或电话请示董事长），出差前需填写“出差申请单”书面说明出差原因和计划，经分管领导同意方可出差，出差回来后必须有出差报告，呈分管副总审阅并签字，报销时附在出差报销单后，作为差旅费报销凭据。除特殊情况获得董事长批准外，实际出差期限、地点、路线、交通工具如超出批准规定，其超出部分费用不予报销；2、在报销标准以内的费用，按发票据实报销。超过标准限额的，按标准限额报销；3、市内较远距离出差的住宿费及伙食补贴的标准，按其他城市标准执行；4、集体出差，统一住宿的，其住宿费标准按最高级别标准报销，5、出差人员如发生招待用餐，应从伙食包干标准中按比例扣除，其扣除比例为：早餐为标准的20%，中、晚餐各为标准的40%。出差申请表 申请人：出差人部门出差时间及费用预算日期路线交通工具交通费伙食费住宿费其他小计合 计：出差事由部门领导：分管领导：董事长：6、集团本部所有人员，在集团所属外地工地所在地区出差，其伙食补助按伙食补助包干标准的50%报销（如能从工程所在地信息中得知全部为出差人员发生的，可报100%，同时工程所在方不得再报该费用）。7、常驻外人员应更换当地的电话卡，电话费按通讯费管理办法相关规定执行，公司其他人员出差的电话漫游费，总额控制在当月手机费标准总额内的全额报销；因公业务产生的、超过当月控制标准的漫游费凭发票提请集团董事长批准后给予报销。8、出差期间顺路旅游或非因公发生的一切费用不得报销。9、需要预借款的出差人员出差前必须按所列栏目认真填写出差申请表一式二份，经批准后，一份出差借款时附在借款单后，到财务部申请借款，财务部以此作为借款及审批依据，另一份交行政部，作为订票通知，行政部月末凭此单在财务部结算订票费用。三、商务费的管理（一）商务费的定义本办法所称商务费用包括：招待费（对外招待客人所发生的餐费、内部聚餐费、住宿费、娱乐费等）、礼金。（二）招待费的申请公司所有人员发生招待费/内部聚餐费都必须事先进行申请，招待费的申请应填写“招待费/聚餐费申请单”（格式见下表），将接待客人级别及人数、主陪级别及人数、费用预算、是否有饭后娱乐活动等进行说明，并按照相应的审批流程报领导审批后方可发生。如领导不在，或招待紧急等情况应事先电话告知领导，并待费用发生后完善“招待费申请单”手续。招待费/聚餐费申请单申请人申请部门招待/聚餐时间招待/聚餐事由申请费用额元招待/聚餐单位主宾级别主宾人员1、 2、 3、 4、 5、 6招待/聚餐地点主陪人员1、 2、 3部门负责人分管领导董事长说明：a.招待单位项目中注明所招待的单位和人员级别，以便预算标准的确定； b.要求将所有陪同人员的名单全部在“陪同人员”栏目中罗列完； c.备注栏中必须注明是否饭后娱乐，如需要饭后娱乐的必须注明娱乐的预算金额； D原则上主陪人员不允许超过主宾人员。（三）招待费标准（含洒、水）主宾级别及标准（元/人.餐）主 陪董事长/处级以上总经理/处级副总/科级部门经理其他集团董事长350300250总监/副总300250200200部门经理200150100主任/主管人员 1501008060一般业务人员 6040注：对政府、事业单位等直接管辖的，对公司利益影响大的客人报销差旅费，经分管领导同意，可上调一个报销级别。（四）公司内部聚餐费标准注：各部门在工作过程中，确需通过聚餐来加强员工之间的沟通，由部门提出申请，经董事长批准后方可就餐，按上表所列标准控制，原则上一年一个部门或公司不允许聚餐次数超过二次。（五）礼金管理规定 1、所有礼金赠送必须事先按权限申请报批。2、礼金报销必须附明细，明细项目应包含：受赠人单位、姓名、职务、金额;3、礼金按xx集团审批程序报批。（六）业务用烟、酒管理规定1、业务用烟、酒由行政部统一采购并建立台帐进行管理，领用部门填写“领料单”（或者签字）进行领用。2、领用部门领用业务烟、酒时必须在“领料单”上注明招待客人名称（名字、职位）、业务洽谈时间（或用餐次数）、数量、领用品牌等，并严格按照对应级别所使用的标准进行领用。3、领用后未使用完的整包(瓶)烟（酒）必须交回行办管理。4、业务用烟、酒的标准。主 宾主宾级别及标准（元/包或瓶）项 目领用限额董事长/处级以上总经理/处级副总/科级部门经理其他烟1包/半天.人业务用烟一般用云烟香烟，重要客人用天子酒1瓶/4人.餐50030020010050注：a.烟的领用标准必须严格控制，同时应根据业务洽谈时间控制领用数量，一般情况下按照每位客人半天1包的数量进行控制，公司人员不得领用。 b.酒的标准根据客人最高级别确定标准，根据陪同人数和客人数量合计按照1瓶/4人.餐的标准对数量进行控制。（七）商务费报销的其他规定 1、公司各部门因业务需要招待客人，应先报请领导同意，销售公司销售人员招待客户应事先报请销售部经理同意。商务费报销的审批流程见xx集团审批程序。2、公司内所有人员严禁签单消费。3、招待费及内部集体聚餐费报销单据上必须注明事由、主宾级别、主陪/主持人级别、内部聚餐单位、人数、报销标准、超标比例，其余事项按费用报销单据填写规定据实填列。4、所有招待费用、集体聚餐费报销均必须附正规发票。5、各审批环节的领导应了解清楚自己所掌控的商务费用总额,并对商务费用的发生频率进行监控,防止标准未超标总额超标的情况发生.6、业务招待原则上仅限于用餐，如确有必要发生娱乐费、住宿费、机票、车票费等，须先填写招待费用申请单报董事长批准。娱乐费的消费总额度不能超过招待费的总额度。7、经办人员须在业务招待后一周之内，到财务部报销费用；如业务接待后即出差外地或出差期间业务接待，需在返回公司后一周之内到财务部报销费用，逾期不予报销；如因公司领导出差或其他原因影响，不能及时签字的可延期报销。四、办公费用的管理（一）办公费用的定义 办公费用是指公司各部门为开展正常的工作所发生的办公用品和办公耗材的耗用。包括笔墨纸砚、打印机耗材、其他办公用品等。（二）办公用品的分类办公用品按其使用性质并结合管理需要可分为三大类：一类为个人用消耗性办公用品；二类为集体消耗用办公用品；三类为耐用性办公用品。现将这三类办公用品明确规定：个人用消耗性办公用品，主要指信笺、便笺、记事簿、墨水、圆珠笔芯、签字笔芯、小夹子、回形针、大头针、订书钉、复写纸、胶水、橡皮、电池等。集体用消耗性办公用品，主要指各类印刷单据，各种报表、投放表、帐册、凭证、复印纸、复印碳粉、打印墨盒及纯净水等。耐用性办公用品，主要指使用时间较长，一般为一年以上，且可反复使用的物品，如计算器、笔类、订书机、尺子文件夹、文件袋、背包、各种印章以及工程技术人员专用性物品等。为便于办公用品费用的控制，减少浪费，办公用品由行政部负责管理并核实提出采购计划，核定采购价格，呈董事长批准后才能安排采购。 （三）办公用品的采购对个人用消耗性办公用品的采购，由行政部办公用品管理员根据月耗用量和实际库存情况，提请安排日常采购。提请安排采购量的原则是此类物资库存不能为零，而月末库存量不能大于一个月的正常消耗量。（带公司名称的信笺；便笺在为节省印刷成本的前提下可略大于一个月库存。）集体用消耗性办公用品的采购，由使用部门提出请购计划申请（须经使用部门领导签字）交到行政部，经行政部办公用品管理员结合库存情况，初步拟出当次采购量，再报董事长批准后执行。此类办公用品中除印刷品的库存量可以为三个月的使用量外，其他物品均不能超过一个月的消耗量。财务部稽核人员必须根据经核批的采购计划稽核费用报销，否则处罚财务部稽核人员。耐用性办公用品的采购：除新进人员时，由行政部根据工作性质及时采购相应物品外，其他物品的采购必须由使用部门提出请购计划，交行政部初批后，再报董事长审批后安排采购。此类办公用品一般情况下实行随买随用，不留库存。此类办公用品的采购报销必须附经批准的请购计划，否则不予稽核报销。 服装的采购由行政部结合库存及新进员工的数量，拟定采购计划，报董事长批准后交配套部采购。名片的印制实行每次申报制，经董事长审批同意后才能予以印制、领用。（四）办公用品的领用标准耐用办公用品领用标准：名 称使用时间（年）备 注对讲机2.51、 计算器、专用性用品除第一次领用外，第二次领用必须“以旧换新”；2、 超支（未到使用年限领新时）费用自理。计算器2订书机2专用笔、尺、文件夹1文件架、工作包2专用性办公用品1个人用消耗性办公用品领用标准人员及部门费用标准元人月备 注董事长、总监、总经理按实1、新进管理人员，第一个月按20元标准执行。2、 物业公司清洁工和保安只领辅料；3、 按部门考核，超支扣部门领导工资标准金额中含耐用品价值（规定年限为“新”领标准）部门经理6开发、工程部门财务部门85其他部门2.5集体用消耗性办公用品，采用控制、检查方式管理。定额标准见附表：“办公用品定额总表”。 （五）领用办法办公用品领用人必须按照“一料一单”填写领料单，经部门领导签字后，持所有“三联”到行政部领用，办公用品管理员须在领料单上标明实发数和单价。第一联留底由领料人带回本部门保存。该部门需随时掌握领料总额，避免超支。月底，办公用品管理员需按照领用部门归类，分别统计出某部门当月个人消耗性办公用品合计金额，并提出考核意见发领用部门、财务部，由财务部进行审核，核对完毕后将考核结果发人力资源部，对有超支的部门领导扣减当月工资。 （六）其他管理规定办公用品管理人员须每月盘存库存办公用品，并向公司财务部报送盘存表，如个人消耗性办公用品库存量大于规定数量，将对办公用品管人员处以10元种罚款。五、通讯费用的管理(一)通讯费用的定义通讯费是指公司员工因业务需要所发生的座机电话费、手机电话费以及网络通讯费。(二)通讯费用的管理规定（1）因工作需要使用电话、手机等通讯工具，须报董事长批准后购置,按公司规定报销费用。（2）申请报销移动话费的员工，必须由本人提出书面申请，交部门领导复核，呈董事长审批，由公司行政部统一在中国移动公司办理入网后才能按公司的有关标准报销。（非移动公司网络用户不予报销）（3）经批准享受报销手机话费的员工,必须加入公司集团V网,手机彩铃使用集团公司彩铃，否则取消其报销资格。（4）手机费、办公室电话费由行政部统一缴纳，实行限额报销，手机费超额由个人承担，办公室电话费超额由部门部长承担后，落实本部门员工承担。(三)通讯费用的报销标准办公电话费、手机话费报销标准（见附表）标准额度待讨论部门办公室电话（元/月）职务手机（元/月）备注总经办按实报销董事长按实报销500总经理（建筑公司）300200总经理（物业公司）100行政部300元行政总监100部门经理60科 员10开盘除外财务部200财务总监100财务经理60会计人员30出 纳120开发部250部门领导100科 员10采购部200采购人员100质安部50安全管理人员80信贷部120部门领导100科 员10古昌建筑公司1000办公室人员10工地管理人员100旺博物业公司300现场经理80片区主任50办公室人员10网络通讯费标准根据相关网络收费标准实际发生情况报销。六、汽车费用的管理（一）汽车费用的定义 汽车费用是指公司为维持公务车以及交通车所发生的各项费用。包括：油费、过路过桥停车费、洗车费、修理费、保险费、年审费、货车运营费以及其他费用，还包括为员工上下班提供交通车的交通车费用。（二）费用标准：（1）汽车保险费标准类别险种车辆价值及标准使用年限3年内使用年限3年以上10万以下20-50万元50万元以上10万以下20-50万元50万元以上强制险种交强险非强制险种1、车辆损失险2、第三者责任险3、司机乘客意外伤害险4、自燃损失险5、不计免赔特约险注：保险公司年度返回的“年度未有出险记录给予无偿赔款10%优惠”的款项，保险经办人员必须交回公司，由公司拿出30%对无出现事故记录的车辆驾驶员给予一定奖励。、油费标准车 型性 质油耗（升/100公里）冬季夏季金杯看房车旧车1416全顺看房车老车新车1113黑色捷达新车7.59银灰色捷达新车7.59注：a.使用2年内为新车，使用2年以上为老车；b.新增商务车按照上述同类车辆的油耗标准计算；c.每年6-10月份适用夏季标准，其他月份适用冬季标准。、年审费标准：年审费属于规费范畴，据实报销。、路桥费标准：路桥费根据派车单所经路段收费标准据实报销。、停车费、洗车费：停车费用需经用车人确认并在停车票上签字认可后方能报销；原则上每月报销洗车费不得超过150元/车，超过的不予报销。保养费及修理费：每年初，由行政部牵头对汽车修理单位进行一次招标，统一确定定点维修汽车的汽车修理厂；年度中，汽车达到保养期限或需要修理时，由公务车驾驶员填写汽车修理申请单报批后再到定点的修理厂进行维修。汽车修理申请单汽车牌照号申请人使用部门行驶里程送修原因定点修理厂名行政部审核金额分管副总审批董事长批准修理厂报价（三）汽车费用的管理 1、公司车辆管理部门应该严格对公司公务车辆进行公里油耗管理和考核，按月记好每车的起始里程数和油耗使用数，以此计算每公里单位油耗，加强对公司公务车以及驾驶员的管理和考核。2、公司公务车出车必须有派车单，驾驶员须根据派车单报销所发生的过路费、过桥费等。3、车辆管理员根据车型、车况提出修理费用计划，分清是正常保养、事故修理等原因进行费用预算，送财务部备案，报董事长批准后，实行预算控制送修，由车辆管理员签字认可后凭据报销。4、其它费用和超标准、超预算费用，须在费用报销单上注明原因和超标准金额，经董事长批准后，方可报销。七、其他费用的管理（一）其他费用的内容及定义 其他费用是指除上述第六条所包含的费用以外外的其他费用，包括：保险费、职工薪酬及福利费、会议费、规费、修理费、水电费、低耗品、广宣以及运输费等公司日常经营活动中的费用。（二）其他费用管理的相关规定其他费用和上述第六条所列费用一样，需要公司采用各种有效的手段进行控制，挖掘利润空间。所不同的是，第六条各项费用都有费用标准可参照，其他费用只能通过完善审批等方式进行控制。1、保险费：集团公司目前保险费的范畴只包括财产保险，财产保险的参保必须按照公司领导临时决定的参保范围进行参保，同时对房屋、机器设备中的大额参保还必须采用招标的方式进行，确保费用的有效控制。2、职工薪酬及福利费：严格按照集团人力资源部制定的薪酬管理制度进行管理。3、会议费：分为内部会议和外部会议，内部会议是指公司召开的经销商会议、配套会议等所发生的场地租赁、餐饮、住宿、娱乐等费用，该部分费用应该取得合法的发票纳入会议费科目进行核算。外部会议是指公司员工外出到外地参加商会、行业协会、政府、其他组织等召开的会议所发生的会务费用，取得合法的会务发票在本科目中核算，会务费以外的其他自理的住宿、餐饮、交通等费用按照差旅费管理规定的要求进行报销。公司内部会议作为专项预算工作进行单独开展，公司外部会议必须经过分管领导审批后才能参加。4、规费：规费包括社会保障基金、专利费、产品认证费用、商标费、印花税、品牌使用费、产品公告费、诉讼法务费、利息支出、金融手续费、汇兑损益、票据贴现利息、房产税、土地使用税、车船使用税等。规费属于不可控固定费用，一般情况下根据实际发生直接报销。5、修理费用：修理费用分为机器设备的修理、办公用品及房屋的修理、IT设备的修理等。修理部门必须就待修理设备或用品进行评估，做出内修、外修或者是报废建议，经过分管领导批准后执行（报废需经董事长同意）。以实现设备和用品达到最大的利用效率。6、水电费：各部门应该按照行政部拟定的相关规定节约使用水、电、气。同时，生产部门应该合理组织生产，保证能源的最好利用。另外，能源管理部门应该不定时的和电力公司、自来水公司等进行沟通，获取电力波峰波谷使用时间等，从而调整我公司生产组织，保证最大限度的节约。八、资金支付的管理1、资金支付项目包括：分包费用支付、工程借款、建安工程款支付、土地征用及拆迁费支付、前期工程费支付、公共配套设施费支付、开发间接费用支付、材料款支付、设计费支付等；2、所有的工程款（包括材料款）项目必须实现拟定合同，合同中除了对合同期限，进度要求以及质量验收等条款外，还必须拟定款项的支付进度、发票的收取等情况，一边支付时参照执行； 3、所有的工程款支付必须要个参照合同进行（合同付款期和合同支付比例），并按合同要求获取相应发票；4、所有的工程款项都必须预留保证金，保证金额度需要按照合同总额的大小和合同风险进行预留，由工程部门提出建议，报请董事长批准后执行。合同期限不得低于1.5年；5、对于某工程项目的结算，必须待工程单位、材料供应商将所有的发票资料备齐后才可支付最后一笔款项；6、支付给政府部门的公共设施费用，按照政府相关规定支付。.费用报销/资金支付控制工具及相关管理要求（一）费用报销控制工具暂时用手工报销的方式进行，待条件成熟的情况下可考虑信息化报销。（二）费用报销/资金支付单据类别及格式1、借支单：用于公司员工的工程借款或者预付外单位/建筑公司的工程款；2、借款审批单：用于公司员工的费用性质的借款；3、费用报销单：用于公司员工对日常经营费用（差旅费、招待费、办公费、汽车费、通讯费等）的报销/冲账；4、支付凭证：对工程单位的工程款项或材料款项的支付（有发票进行结算的时候使用）；5、收款凭证：出纳收取款项时使用；单据格式见附件！（三）对原始票据的要求1、所有票据必须是合法的票据（如发票、行政事业性收据等），一般收据及白条不予报销；公务中因个人原因造成的违章罚款、滞纳金等走书面报批流程，单独报销。2、从外部单位取得的原始票据，必须盖有出票单位的有效印鉴；从个人取得的原始票据，必须有出票人的签名或盖章。自制的原始票据必须有经办部门负责人或其指定人员的签名或盖单。 3、凡填有大、小写金额的原始票据，其大写与小写的金额必须相符。4、发现原始凭证有错误的，应当由出票单位重开或者更正；大、小写金额错误的不允许更正，只能重开。更正错误的应在更正处加盖出票单位的有效印鉴。5、购买实物的原始票据，必须有验收证明。实物购入后，应按规定办理验收手续，先由经办人员在原始票据上签名或盖章后，交由实物保管人员或使用人员进行验收，并由实物保管人员或使用人员在票据上签名或盖章。 6、取得一式几联的原始凭证，必须注明取得联次的用途。7、经上级有关部门批准的费用事项，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在单据上注明批准机关名称、日期和文件字号。（四）原始票据的粘贴方法1、各类报销的票、证、单据等，均应分类、有层次的粘贴在报销单上，且不超出报销单所指定的粘贴区域。票据较多可使用粘贴单； 2、粘贴范围以报销单或粘贴单大小为界，在报销单/粘贴单的背面粘贴，须紧靠粘贴单顶上界和右边界，从右往左横向粘贴且不能超出左边界。覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴。票据不得竖向粘贴； 3、原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴；4、对报销单中要求分明细项目进行报销的费用，原始单据的粘贴必须按明细项目进行分类进行。 如澎湖湾费用、华盛春天费用等。（五）单据填写及费用报销方法1、单据的填写：各费用报销人员严格按照“本制度”的要求填写报账单，然后将原始单据按照粘贴要求粘贴到原始单据后交部门负责人对费用的真实性进行初审。初审签字后，将报销单交财务部财务经理审核。2、单据的审核：财务部财务经理拿到报账单后应该严格按照报销对原始单据规范的要求、报销对原始单据粘贴的要求、报销单的填写要求以及报销单摘要填写要求等对费用报销单进行审核，认真判断报销原始单据是否合法、真实、规范；判断费用报销签字手续是否完善；判断报销单据的粘贴是否规范；判断报销单的填写是否符合要求，摘要是否描述清楚，是否需要补充附件；判断费用报销所适合的标准以及是否超标等进行审核。3、费用复核：财务经理审核后原始报销单传递到财务总监环节进行费用复核，对费用的超标报销与否、资金足够与否以及其他事项进行复审；4、费用的审批：董事长或审批流程规定的相关终审领导审批后费用报销审批手续完成，单据流至出纳处。5、费用结算：董事长或相关终审领导审批完成后，报销人将原始费用报销单传出纳，出纳完成相应付款结算手续。对于无借款的费用报销单出纳只需要按单据金额结算即可；对于有借款的费用报销单，出纳在审批时除要正确报销外，还需要对往来借款进行核销，确保个人往来清晰；（六）费用审批流程：费用报销采用纸质单据报销的方式进行，总体操作流程为：各部门业务人员填写费用报销单，粘贴整理附件部门负责人初审传财务经理进行审核，保留原始单据财务总监审批董事长或相关领导批准出纳报销、报销人在报销单上签字完成报销。一定盖“现金付讫”或“银行转讫”章。费用审批具体流程见附件。.其他（一） 本制度由集团董事长批准后开始执行。（二） 本制度由集团财务部负责解释。第 26 页 共 26 页