小天鹅集团行政管理制度

集 团 行 政 管 理 制 度目 录重庆小天鹅集团公文管理制度2会议管理制度18印鉴管理规定21介绍信管理规定24档案管理制度26重庆小天鹅集团商标使用管理办法31电脑设备管理制度39车队管理制度45关于集团总部行政事务管理若干问题的规定49固定资产管理制度56保密制度61重庆小天鹅集团公文管理制度第一章 总 则 第一条 为使重庆小天鹅集团（以下简称集团）的公文管理工作规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 第二条 集团的公文，是集团在企业管理过程中形成的具有法定效力的规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。 第三条 公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第五条 公文管理必须严格执行企业保密制度，确保企业秘密的安全。 第六条 集团各级负责人应当高度重视公文管理工作，模范遵守本制度并加强对本单位、部门公文管理工作的领导和检查。 第七条 集团行政部是公文管理的管理机构，主管集团的公文管理工作并指导下级单位、部门的公文管理工作。 第八条 集团总部各部门、子公司的内部公文管理逐步通过OA系统实行无纸化办公，并配备专兼职人员负责公文管理工作。第二章 公文种类 第九条 集团的公文种类主要有：（一）报告适用于向上级单位、部门汇报工作、反映情况、答复上级单位、部门的询问。（二）请示适用于向上级单位、部门请求指示、批准。（三）批复适用于答复下级单位、部门的请示事项。（四）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位、部门不适当的决定事项。（五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（六）意见适用于对重要问题提出见解和管理办法。（七）通知适用于批转下级单位、部门的公文，转发上级单位、部门和不相隶属单位、部门的公文，传达要求下级单位、部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（八）函适用于不相隶属单位、部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（十）MEMO适用于集团内部各一般性文件的统筹，即集团内部有关批复、函、一般性通知等文种均纳入MEMO范围。第十条 集团的公文根据使用要求，划分为：集团公文对外行文内部行文上行文报请意告示见平行文 决通通函意 定报知 见MEMO 一批 般复函性通 知其他会议纪要上行文报请意告示见下行文 重批决通要复定报通知第三章 公文格式第十一条 公文一般由秘密等级、紧急程度发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。集团内部行文除红头的下行文外,其余文种可免去发文字号、印章、主题词、印发单位、印发日期等内容；（一） 涉及集团不同程度秘密的公文应当标明密级，其中“绝密”级公文限在集团领导中传阅，“机密”级公文限在集团总监，子公司总经理以上管理人员中传阅，“秘密”级公文限在集团部门经理级以上管理人员传阅。（二） 紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”、“特急”要求半小时内送达并传阅，“急件”要求2小时内送达并传阅。（三） 使用红头行文，其发文字号应当包括单位、部门代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位、部门发文字号（部门发文字号由集团行政部确定）。（四） 行文应当注明签发人、会签人姓名，以本单位、部门名义引文，由主要负责人或主持工作的负责人签发，禁止使用外文和拼音签名。（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（六）主送单位、部门指公文的主要受理单位、部门，应当使用全称或规范化简称、统称。（七）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（八）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位、部门负责人的签发日期为准。（九）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十）抄送单位、部门指除主送单位、部门外需要执行或知晓公文的其他单位、部门，应当使用全称或规范化简称、统称。（十一）为了统一各单位、部门公文的拟定格式，集团行政部针对各种公文制作了模板，各单位、部门根据需要选择相应的模板拟定公文(见附注).第十二条 凡对外公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章 行文规则第十三条 行文应当确有必要，注重效用。 第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 第十五条 集团各单位、部门依据自身职权可以相互行文和向下一级相关业务单位、部门行文。集团各部门除行政部以集团名义外，一般不得对外正式行文。 第十六条 集团子公司，因业务工作需要，可采用“请示”、“报告”、“决定”“通知”、“通报”、“批复”、“函”、“会议纪要”八项公文种类向外发文，并抄报集团行政部备案，抄送集团相关部门知晓。第十七条 属于部门职权范围内的事务，由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。第十八条 单位、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级单位、部门有权责令纠正或撤销。第十九条 向下级单位、部门或者本系统的重要行文，应当同时抄报直接上级单位、部门。第二十条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位、部门，需要同时送其他单位、部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位、部门。 第二十一条 除上级负责人直接交办的事项外，不得以本单位、部门名义向上级负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第五章 发文办理 第二十二条 发文办理指以本单位、部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、打印、用印、登记、分发等程序。 第二十三条 草拟公文应当做到： （一）符合企业的有关规章、制度。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。 （五）应当使用国家法定计量单位。（六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十四条 拟制公文，对涉及其他单位、部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关单位、部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位、部门会签后报请上级单位、部门协调或裁定。 第二十五条 各单位、部门草拟，以集团名义印发的公文，传送集团负责人签发前，应当由集团行政部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则公文格式是否符合本制度等。第二十六条 单位、部门合并时，全部公文应当随之合并管理。单位、部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后，按有关规定移交档案室归档。第二十七条 各级公文正式印制前，各级文秘人员应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。第六章 收文办理 第二十八条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第二十九条 收到下级单位、部门上报的需要办理的公文，文秘人员应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位、部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及集团有关规定；涉及其他单位、部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 第三十条 经审核，对符合本制度规定的公文，文秘人员应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关单位、部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本制度规定的公文，经行政部负责人批准后，可以退回呈报单位、部门并说明理由。 第三十一条 承办单位、部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按所标明的紧急程度时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位、部门职权范围或者不宜由本单位、部门办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。 第三十二条 收到上级单位、部门下发或交办的公文，由文秘人员提出拟办意见，送负责人批示后办理。 第三十三条 公文办理中遇有涉及其他单位、部门职权的事项，主办部门应当主动与有关单位、部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级单位、部门协调或裁定。 第三十四条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 第三十五条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第七章 公文归档 第三十六条 公文办理完毕后，应当根据有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。 第三十七条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位、部门的主要工作情况，便于保管和利用。第三十八条 联合办理的公文，原件由主办单位、部门整理（立卷）、归档，其他单位、部门保存复制件或其他形式的公文副本。第三十九条 本单位、部门负责人兼任其他单位、部门职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。第四十条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期归档。第四十一条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张材料必须符合存档要求。第八章 公文处理 第四十二条 公文由文秘人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第四十三条 上级单位、部门的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，可以翻印。翻印时，应当注明翻印日期、份数和印发范围。 第四十四条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第四十五条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经行政部负责人批准，可以销毁。 第九章 附 则 第四十六条 本制度自2003年2月1日起施行。 第四十七条 本制度解释权属集团行政部。附注：在选择文本模板拟定公文时注意以下几点； 1、采用上行文、下行文或平行文时，落款处（主题词、抄送、印发单位/部门部分）应抵满该项放在最下方；当遇到日期或落款部份单独占了一页（即没有正文内容）时，应在该页上面抵满处注明（此页无正文）；2、为了尽量做到无纸办公，所有对内公文的收、发都通过OA系统，如遇特殊情况需打印，再在公文内容中注明签发人、签发部门、抄送、抄报。3、以集团名义发出的文，由行政部负责编制文号。 4、后附各公文模板的图释。图示集团对外上行文代码份数重庆小天鹅投资控股（集团）有限公司文件 小天鹅（20XX）X号 签发人：关于XXXXX的报告/请示/意见报送机关名称：正文内容.1标注文号标注年份集团对外平行文代码份数重庆小天鹅投资控股（集团）有限公司文件小天鹅（20XX）X号关于XXXXX的决定/通报/通知/函/意见报送机关名称：正文内容. （盖单） 年 月 日 主题词：XX XX 决定/通报/通知/函/意见抄报：XXXXXX抄送：XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX重庆小天鹅投资控股（集团）有限公司 20XX年XX月X日印发1标注文号标注年份加盖集团公章 平/下行文格式，首页抵满页头，落款抵满页底。集团内部下行文代码份数重庆小天鹅投资控股（集团）有限公司文件小天鹅X（20XX）X号 关于XXXXX的批复/决定/通报/通知正文内容.主题词：XX XX 批复/决定/通报/通知抄报：XXXXXX抄送：XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXX XXXXXX重庆小天鹅投资控股（集团）有限公司 20XX年XX月X日印发1部门字号标注文号标注年号集团内部行文：MEMO签发部门时间重庆小天鹅投资控股（集团）有限公司 (部门)/MEMO 2003-01-01MEMO=致：（部门）自：（部门）关于：XXXXXXXX的批复/通知/函日期：= 正文内容.签发：姓名/职务签字： 抄报：抄送： 集团内部行文：会议纪要重庆小天鹅投资控股（集团）有限公司 (部门)/会议纪要 2003-01-01会议纪要-时间：地点：主持：姓名/部门职务参加：姓名/部门职务= 正文内容.签发：姓名/职务签字： 抄报：抄送： 落款（签发、签字、抄报、抄送）应抵满页底。内部上行文重庆小天鹅投资控股（集团）有限公司 (部门)/(报告/请示/意见) 2003-01-01报告/请示/意见-致: 自:关于: 关于XXXXX的报告/请示/意见日期: = 正文内容.签发：姓名/职务签字： 抄报：抄送：会议管理制度(一)总则1.集团性会议：股东会会议、董事局会议、监事会会议、行政年会、行政例会。2.专业性会议：经营活动分析会、技术工作会、经营洽淡会、现场办公会、安全工作会、新闻发布会等。3.部门性会议：各部门内部会。（二）会议安排1、集团性会议：由集团主管领导指示、行政部负责牵头安排召开。2、专业性会议：由集团分管领导指示、主管业务部门负责牵头安排召开。3、部门性会议：由职能部门负责人安排召开。除部门性会议外，凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须集团分管领导批准后，由牵头部门与行政部联系，以便统一安排会议地点。（三）会议规范1、 股东会会议、董事局会议、监事会会议：集团以上三个会议按中华人民共和国公司法要求规范进行。2、 集团行政年会：行政年会每年一季度举行一次，由集团总经理主持，集团领导、职能部门负责人、子公司负责人参加，必要时邀请加盟商代表列席参加。会议主要围绕贯彻集团股东会、董事局有关决议，研究集团经营策略，明确集团当年度经营思想、经营方针、经营目标、经营措施。3、 行政例会：行政例会，每两周召开一次，原则上每月第二周、第四周星期二上午9：00-11：00时各召开一次，由集团总经理主持，职能部门负责人，在渝子公司负责人参加。会议主要传达集团领导指示和有关文件精神；参会各部门、单位汇报上周工作情况及本周工作重点；总经理对本周各项工作重点给予批示和布署。具体召开时间由行政部通知。4、 专业性会议：集团各项专业性会议由集团分管领导指示不定期举行，由集团分管领导或其指定管理人员主持，相关业务人员参加。会议围绕相关专业主题进行，具体召开由业务主管部门，子公司通知。5、 部门性会议：集团部门性会议，由部门负责人主持召开，本部门人员参加，必要时可邀请子公司对专业管理人员列席参加。会议主要围绕本部门相关业务进行。（四）会议要求1、各类会议主持人、召集部门和与会人员在会前都应做好有关准备工作，以保证会议召开质量。2、会议进行中，要求与会人员精力充沛、思想集中、言简意赅、中心明确、允许保留意见，但会上一经形成的决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行；3、严守会议纪律，不迟到不早退、不开小会，手机置于振动状态，在会议重要事项未正式公布以前，不得私自泄露会议内容。4、做好会议记录，根据不同会议要求形成会议纪要，落实会议决定事项的督查跟办工作，及时向会议主持人反馈会议决定事项的贯彻执行情况。印鉴管理规定(一)总则1、集团总部印鉴管理，主要指对集团向工商登记注册的集团印章、合同专用印章、集团法人印章、总裁印章、总经理印章、部门印章的管理；（二）、印鉴管理1、根据集团经营管理实际需要，各类印鉴实行专人员责制，分别由下列各部门人员进行管理：（1）集团印章、总裁印章由行政部总裁秘书进行管理；（2）合同专用的章由财务经理进行管理；（3）集团法人印章由财务部出纳员进行管理；（4）总经理印章由行政部总经理秘书进行管理；（5）各部门章由部门指定专人进行管理。 为确保集团各类印章使用安全，所有印章管理人必须向上级部门签订“印章管理责任书”。2、一切用印应通过印章管理人，印章管理人应坚守工作岗位，若暂离岗位，须必向部门主管领导报告，并由后者指定他人代管，印章管理人不能擅自委托他人代管印章；3、印章应存放于保险柜或抽屉内，必须上锁，不得随意将钥匙交给他人，节假日或因故暂停使用印章时，要将印章存放在安全之处，加锁并且贴上封条，重新启用时要验锁验封条；4、使用印章要在办公室内，一般不得将印章携出总部以外使用，如遇特殊情况需外携印章，必须经集团总经理批准；5、印章管理人员接收新印章，必须办理移交登记手续；6、印章应及时清洁，确保用印清晰；7、一旦发现印章有异常情况或丢失，应保护现场，及时报告主管领导和保卫部门，以便查明情况，及时处理。（三）印鉴使用 印章使用是对公文和其他文字材料正确无误，严肃认真的表示，是证明公文和其他文字材料有效性的重要标志。用印总的要求是：严格履行审批手续，一切用印的程序和要求是：6、 严格履行审批手续。集团印章对内、对外正式行文、承诺、委托、担保等项内容的用印，应以集团领导签字为准，一般常规用印由行政部总监批准，或依惯例使用，但也应有文字批准使用手续；部门印章的用印由本部门总监批准使用；合同专用章的用印，必须填写用印申请表，由合同签署部门、财务部门、法务部门会签后，报集团领导签字批准，方可用印；领导人名章用印，须经领导者本人同意后使用。7、 审阅用印内容。印章管理人员对用印负有监督权，必须严格坚持用印手续，认真审核有无领导签字，审阅用印内容，发现问题要及时向领导反映，并请求复议，不能有求必“印”，以保证用印准确无误。8、 进行用印登记。使用印章必须进行用印登记，逐项填写，用印登记薄应妥善保管，必备查用。凡集团总部各类印章使用出现问题，查明情况后，视其损失的大小，给予责任人警告、罚款、降（免）职、辞退的处分，造成严重后果者追究法律和经济责任。9、 集团各子公司印鉴管理，参照本规定执行。各子公司印章一律不得用于担保印鉴。介绍信管理规定(一)总则1、介绍信是对外联系工作，商洽事务的派出人员持有的身份凭证，具有介绍和证明双重作用。集团印章管理人员也同时是集团介绍信管理者。（二）、介绍信种类1、存根介绍信。即由两联构成的，铅印成册的介绍信。一联是存根，一联为外出者特用的凭证，两联具同一编号，用于向市区党政职能部门请示汇报工作、与有关单位联系商洽某项内容较为重要的事宜。2、普通介绍信。即直接在信笺上书写的一种书信式的介绍信，为联系某项工作，但因内容多、无法用简洁的词句在存根介绍信上表述，而采用书信方式开具的介绍信。（三）介绍信管理10、 介绍信的管理。集团介绍信由行政部总裁秘书负责管理。11、 使用介绍信的要求，使用介绍信必须做到：（1）使用介绍信要履行审批手续，原则上由介绍信使用人提出申请，部门总监签批后，到介绍信管理人员处开具介绍信；（2）原则上不开空白介绍信，如果实际情况确实需要开空白介绍信时，应严格控制数量，并做好记载。（3）严禁介绍信存根部分与持用部分不一致，介绍信存根要归档，保存期5年。（4）介绍信开出后未使用，应交回介绍信管理人员，后者负责粘贴在存根上。（5）为子公司转开介绍信，应将子公司介绍信粘贴在介绍信存根上备查。（6）介绍信要同印章一样管理，使用专柜并加锁。一旦介绍信丢失，介绍信使用人应及时报告部门总监，如果涉及重要事项，还应通知前往办事单位，以防冒名顶替，给工作造成不得影响。（四）介绍信的填写1、 开具介绍信应用钢笔或签字笔填写。2、对方单位的名称要使用全称或规范化简称。3、被介绍者的姓名、身份、人数。涉及一定保密内容的事项，还应写明政治面貌。4、要接洽的事项。接洽事项必须明确具体，不能使用含糊笼统，含混不清的词语。5、开具介绍信的日期及介绍信有效时限。6、加盖集团印章。档案管理制度(一)总则第一条 根据集团规范内部文书档案管理工作的要求，特制定本制度。第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，集团总部各部门、子公司在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料原件，都要按照本制度的规定，进行年终清理，并送档案室归档。第三条 文件材料承办部门或承办人员应保证经办文件材料的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。(二)文件材料的收集与管理第四条 坚持部门收集、整理文件材料制度。各部门均应按规定负责整理本部门的文件材料，并保持相对稳定、完整。人员变动应及时通知档案室。第五条 凡本集团缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由行政部统一收集管理。第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要文件材料，由主办部门收集整理并送档案室归档。会议文件由会议主办部门收集整理并送档案室归档。第七条 各部门专（兼）职文员的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集整理本部门的文件材料。2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每年的三月份前应将应归档的文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。(三)归档范围第八条 企业设立和变更的申请、工商注册登记的相关文件材料及相关证照。第九条 企业章程、投资各方签订的合同或协议。第十条 股东会会议、董事局会议、监事会会议，总经理办公会形成的会议记录。第十一条 集团管理人员任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。第十二条 集团劳动工资、人事、法律事务方面的制度及文件。第十三条 财务前三年报告（含电子报表）、帐簿、凭证，经济活动分析、产品成本与定价，财产低押和贷款，以及税收完成情况、审计评诂方面的文件材料。第十四条 集团在生产经营过程中形成的各种记录、合同、协议、电子邮件、统计报表等文件材料。第十五条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第十六条 上级机关发来的与本集团有关的决定、决议、批复、命令、条例、规定、计划等文件材料。第十七条 本集团对外的正式发文与有关单位来往的文书。第十八条 本集团的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、简报。第十九条 本集团的历史沿革、重要活动、大事记及企业在对外宣传的过程中形成的各种文字材料、剪报、照片、录音、录像等。第二十条 区级以上党政职能部门、协会、商会等团体授予集团各类荣誉称号、奖励的证书、牌匾、文件等原件。(四)平时归卷第二十一条 各部门都要履行文书档案平时收集整理工作职责。第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交档案部门归档。(五)立卷(案卷质量要求)第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室配合，档案室档案员负责立券、组卷、编目。 第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件材料的页数均应齐全完整。第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件材料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。第二十七条 不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件材料放在会议开幕年。第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。(六)附则第三十三条 本制度解释权归集团行政部。第三十四条 本制度自印发之日起实施。重庆小天鹅集团商标使用管理办法 第一条 重庆小天鹅饮食文化（集团）有限公司（以下简称集团）的注册商标是集团的无形资产，为维护集团注册商标的信誉，规范重庆小天鹅集团有关成员企业使用集团注册商标的行为，根据中华人民共和国商标法、中华人民共和国商标法实施细则，结合重庆小天鹅集团具体实际，制定本办法。 第二条 集团行政部是集团商标事务的归口管理部门。集团各职能部门。集团各职能部门协助行政部办理商标注册和商标使用管理。 第三条 集团行政部商标使用、管理职责： （一）组织商标的创制、宣传工作； （二）申请商标注册（含涉外注册和国际注册），办理商标的续展和变更注册； （三）签订和办理注册商标的转让和使用许可合同，并报商标局备案； （四）负责注册商标证书、文件、资料、转让和使用许可合同等的管理和归档工作； （五）办理商标纠纷和协助国家司法机关和行政执法机关查处假冒伪劣，保护集团注册商标专用权，对商标专用权实行监控管理； （六）负责注册商标的标识管理，并会同企划部督察注册产标标识的发放工作； （七）监督商标的规范使用情况； （八）监督检查集团各成员单位商标使用费用的收缴情况； （九）提供商标咨询的法律服务，组织检查考核，开展评选活动。 第四条 商标的设计和产标的注册 （一）商标商讨应遵循“显著性、合法性“原则，由集团根据标准化组织设计或对外公开征集并负责其显著性，集团行政部配合并负责其合法性审查，报集团审定。 （二）商标不得使用下列文字、图形： 1、同中华人民共和国的国家名称、国旗、国徽、军旗、勋章相同或者近似的； 2、国外国的国家名称、国旗、国微、军旗相同或者近似的； 3、同政府间国际组织的旗帜、徽记、名称相同或者近似的； 4、同红十字会 红新月的标记、名称相同或者近似的； 5、本商品的通用名称和图形； 6、直接表示商品的质量、主要原料、功能、用途、重量、数量及其他特征的； 7、带有民歧视的； 8、夸大宣传并带有欺骗性的； 9、有害于社会主义道德风尚或者其他不良影响的。 县级以上行政区划的地名或者公众知晓的外国地名，不得作为商标（地名具有其他含义的除外）。 （三）集团对经销的商品，需要取得商标专用权的，应当向国家商标局申请商标注册。 （四）集团自行设计开发的新产品应当申请商品商标注册，新产品在试制基本定型后应当尽快申请商标注册。 （五）为保护集团产品在国际经济交往中的利益，防止商标侵权，应在进口本公司产品的国家或地区逐步申请商标的国际注册或涉外注册。 第五条 商标的使用 （一）商标使用的文字、图形或者其组合，应当有显著牲，便于识别。使用注册商标的，并应当标明“注册商标”或者注册标记。 （二）集团所属部门必须依照国家商标局核准的商标图案、文字、使用商品类别，规范地使用集团的注册商标。 （三）集团的注册商标原则上仅限于本集团的产品、产品包装、产品说明书、产品广告及广告宣传品、产品合格证和产品展览上。集团内各报纸刊物及票面、证件及员工服装，种类印刷品及徽章纪念品、建筑物标记等，如需使用注册商标，报经集团总经理批准同意后方可使用。 （四）集团的控股子公司（包括已签署加入集团协议的企业）需使用集团注册商标的，应向集团行政部提出书面申请，并同时报送集团备案。申请应注明使用方式和商品类别，由集团行政部召集有关部门对其申请进行可行性论证后报请集团总经理办公会审批准。 （五）集团所属各部门对外签订购销、技术转让及许可使用、售后服务、技术协议等合同时，合同中如约定或涉及有关商标的条款，不能代替专门的商标使用许可合同。 第六条 注册商标的转让和使用许可合同 （一）注册商标的转让或使用许可必须按“有偿使用、等价交换和聘请专家评审”的原则进行。 （二）集团转让注册商标或许可使用注册商标必须由集团行政部牵头，召集有关部门进行可行性论证，经主管领导组织慎重研究，报经集团审批后方可办理。擅自办理属违纪行为，应当严肃处理。 （三）办理注册商标的转让和使用许可，必须签订转让和使用许可合同，并由集团行政部承办和签章，报工商管理机关备案。该合同复印件送集团财务部备查。合同必须载明： 1、许可使用的商标名称、注册证号、核定使用的商品名称及范围、注册商标的图样； 2、许可人与被许可人双方的名称和住址； 3、许可使用的时间期限和地域界限； 4、被许可人应在商品上注明本企业的名称或作出附加标记，以区别于许可人所制商品； 5、对商品质量的保证条款，包括被许可人所制商品达到质量要求的措施和许可人有权监督、抽查质量的规定； 6、许可费用的计算方法及支付期限； 7、争议的解决、违约条款及变更、解除合同的条件。 （四）商标转让和使用许可合同签订后，根据核定的费用及付款方式，凭集团出据收款通知，由财务部结收账款。 第七条 商标使用许可管理 （一）商标使用许可严格实行有偿使用，其收费管理原则上按使用商标的商品销售收入的一定比例收取费用； (二）经许可使用商标的成员企业未按时支付商标使用许可费的应暂停执行许可合同，同时缴纳每日1%的滞纳金。（特许加盟企业使用集团商标，按集团特许公司“商标使用合同”办理。） 第八条 标识管理 （一）注册商标标识是商标的实物形态。集团产品凡印有注册商标图案相一致的实物、印有商标图案的合格证、产品包装物上印有商标图案等均属商标标识范围。 （二）集团商标标识设计图纸和制作工艺应严格保密。 （三）负责承制集团商标标识的单位，必须是持有由县（市、区）级以上工商行政管理核准、以及由公安机关按特各行业管理规定准予的生产经营许可证的专业生产制造单位。 （四）应加强对印制集团商标标识的单位管理，对商标不标识的印就应当定数量、定去向，不允许向第三者出售。生产过程中和废次商标标识应予销毁。 （五）被许可使用集团注册商标标识的单位和组织由售公司定期提供商标标识的配套职能部门建议台账制度和检查使用效应。 （六）聘请专业部门以及人员对集团注册商标标识设计防伪标记。 第九条 商标专用权的保护 （一）加大商标宣传力度，提高全体员工的商标保护意识，防止滥造和因管理不善给假冒伪劣产品造成可乘之机，损害集团产品名牌信誉。 （二）凡经集团许可使用并签有注册商标许可使用合同的单位，应在公司商标管理部门的监督下组织生产、销售，对损害集团名牌信誉的，取消其使用集团注册商标的资格。 （三）由集团商标管理部门集团行政部实施管制权，发行监督、检查、纠正、查究、建议处分的职权。 （四）有下列行为的，均属侵犯集团注册商标专用权： 1、未经集团许可，在同一种商品或类似商品上使用与集团注册商标相同或相近似的商标的； 2、擅自制造或销售集团注册商标标识的； 3、经销明知或者应知是假冒集团注册商标的商品的； 4、在同一种或者类似商品上，将与集团注册商标相同或者近似的方字、图形作为商品名称或者商品装潢使用，并足以造成误识的； 5、故意为侵犯集团注册商标专用权提供仓储、运输、邮寄、隐匿等便利条件的； 6、对侵犯集团注册商标专用权的，任何单位和个人均可和工商行政管理机关、国家技术监督管理机关或者司法机关检举和控告，也可书面向集团行政部提供线索。 第十条 奖励与惩罚 （一）集团实行商标管理奖励制度，用以奖励在商标管理、收取商标费用等工作中作出积极贡献的单位及个人。 （二）作出下列成绩，由集团给予精神或者物质奖励： 1、设计商标图样，最终被采纳使用的； 2、积极策划和宣传集团商标，作出突出贡献的； 3、在打击假冒伪劣、保护商标专用权、维护集团商标信誉方面作出贡献的； 4、为集团商标事务管理出谋献策、提供建议和信息取得名牌效应的、在收取 标使用款起积极作用的牵头单位或个人。 （三）在下列行为之一的单位和个人，给予经济处罚或行政处分，构成犯罪的，由司法机关处理： 1、凡违反本办法有关规定以及泄露集团商标注册、转让、使用许可和防伪等秘密的； 2、将商标设计图纸私自转卖、赠与他人或者将注册商标标识私自转卖、赠与他人的； 3、其他违反本办法，损害集团商标信誉的。 第十一条 附则 （一）本办法有关商品商标的规定，适用于集团服务商标， （二）本办法适用于集团范围内的商标事务，其适用期限在未颁发新的规定前具有延伸和扩展效力。 （三）对其他事实上已取得重庆小天鹅集团注册商标使用许可的集团参股层、协作配套层企业以及非重庆小天鹅集团成员企业，参照本办法执行。 （四）本办法由重庆小天鹅集团行政部负责解释。 （五）本办法自公布之日起实施。电脑设备管理制度一、电脑的设备使用管理（一） 由使用部门负责本部门电脑的日常保管；（二） 使用部门须爱惜电脑，仅允许本部门员工按正规程序进行使用操作；（三） 只有电脑员才有开启电脑机箱的权利，电脑设备出现故障，须立 即通知电脑员进行维修，严禁自行修理；（四）为保护电脑的正常使用，各部门不得删除，修改系统文件。安装软件需要填写软件安装申请单经部门总监签字确认后，传行政部由电脑员安装。二、电脑设备的日常维护工作及要求（由电脑员负责完成）（四） 每周五下午对电脑杀毒以及升级病毒库。（五） 每周四下午各部门员工进行电脑外壳清洁（六） 每月检查打印机的打印情况，提前准备好打印耗材的数量。(时间：每月1日)（七） 每半年统一进行一次硬盘碎片整理。 （时间：6、12月最后一个星期）（八） 每年进行一至二次电脑开箱维护 。 （时间另定）（九） 每一次维护完毕后，由维护员填写维护单，由部门经办人签字认可。（十） 除电脑维护员在经部门负责人同意后才能打开电脑机箱外，其他人都不得擅自打开电脑机箱，否则将根据集团公司的有关规定进行处理。（十一） 月底将维护单汇总交行政部及财务部备案和结转各部门费用三、电脑设备的维修程序（十二） 在电脑设备使用过程中发现故障，请按下列程序处理。根据情况诊断分析原因软件故障硬件故障若能自行修复，就自行修复，在自行修修不了且设备在保修期内的情况下，即时与经销商联系，在保修后则即时向上级领导汇报，若能修复则送修，不能修复时按规定程序申请购买、更换根据实际情况找出原因解决。填写维修记录表（见附表2-1）部门签字月底电脑维护员向行政部交月报表（见附表2-1、2-2、2-3）出现故障，使用部门立即通知电脑员，电脑员赶到现场（十三） 在电脑使用过程中发现故障或异常情况，请及时与电脑维护员联系，如擅自处理，造成的硬件损失由当事人全部赔偿；造成文件或数据丢失将视情节轻重处100-500元的罚款，如后果严重，将赔偿全部损失，并给予行政处罚。四、电脑及配件的购买、出借（十四） 部门购买电脑和电脑相关设备和配件，须由经办人填写集团请购单递交部门总监，部门总监签字后递交行政部初审，由行政部根据实际情况做出调整或购买的意见，附上电脑配置清单，交采购部核价后传财务部审核、总经理批准签字后，安排电脑员购买。（电脑员需完善新购电脑设备入帐手续）购买报批流程：部门经办人填写集团请购单部门总监签字行政部初审签字采购部核价财务部审核签字总经理签字总裁签字2000元以上（十五） 各部门使用电脑所发生的维修费用分别入该部门的费用；（十六） 对新购买回的电脑设备须在行政部登记入册； （十七） 凡出借电脑及其相关设备（或因其它原因将电脑搬出）需填写电脑设备的借出单经部门负责人、行政部签字同意，由电脑员记录电脑借出时、返还时的配置情况；（十八） 对于借出返回的电脑须由行政部电脑员检查电脑配置和封条，如果一经发现电脑配件被更换或损坏，将追究当事人责任，按市场价赔偿；五、电脑内部调拨流程部门经办人填写内部调拨申请单部门总监签字行政部审核签字财务部审核签字总经理签字电脑员登记实施六、电脑报损流程部门经办人填写报损申请单部门总监签字行政部审核签字财务部审核签字总经理签字电脑员登记实施七、电脑设备的盘点清理（十九）各部门电脑设备的盘点清理由行政部电脑员统一进行。车队管理制度为了加强集团车辆管理,提高车辆使用效率、确保安全运行，规范驾驶员工作，特制定本制度。一、 车队管理（一）、集团行政部是集团车辆归口管理部门，集团行政部下设集团车队。集团车队具体负责集团车辆的购置、建档、检查、维护保养、安全和使用管理工作。（二）、车队队长经集团授权具有集团车辆的管理、调度权和车队驾驶员管理、工作调配权，并具体负责车队的安全教育、车辆检查、办理车辆购置、转让出售、保险、养路费、年检，负责车辆维护、保养，送修初审，事故处理和协调对外关系等职责和权限。（三）、专职驾驶员负责本人驾驶车辆的日常清洁、维护、保养和行车安全。（四）、车队队长和驾驶员必须遵守国家各项交通法规，做到文明驾车、安全行驶。（五）、驾驶员应自觉遵守集团各项规章制度、坚持出车登记、回来报到、不私自出车、无派车单不出车等。（六）、驾驶员要爱护集团的资产，对所管车辆和设备应勤检查、勤保养，坚持周检制度。（七）、驾驶员要保证正常的工作用车、做到不开有病车、出现故障隐患时报车队队长处理。（八）、出车任务完成后，驾驶员应及时将车辆开回指定停放地点，严禁在外逗留。（九）、驾驶员要每天保持车内外的清洁卫生，了解车况，及时解决车辆的突发事件。二、 驾驶员管理（一）、专职驾驶员必须具备相应车辆的驾驶资格，专职驾驶员必须具备两年以上驾龄。（二）、专职驾驶员由集团车队统一招聘，经过车队队长考核后方可上岗驾驶。（三）、驾驶员必须遵守本制度和交通规则，主动参加安全学习，因违反交通规则被吊销或暂没收驾驶执照的，一律取消上岗驾驶资格。三、 车辆管理（一）、集团车队建立集团车辆台帐，内容包括：品牌、型号、车牌号、发动机号、行车执照、购车原价、购车时间、经办人、养路费情况、车辆购置附加、年检情况、修理情况、行程统计等。（二）、坚持车辆“定期保养、定点维修”的原则，确保车辆处于良好状态。集团所有车辆，包括集团领导专车，公务车、各子公司营运车，运输车的维修必须到集团指定的汽车修理厂定点维修，其程序为：本车驾驶员提出申请-车队队长审查-总经理子公司总经理审批。（三）、车辆送修期间，本车驾驶员必须全过程监督、检查更换部件，督促检修测试、确保价格质量。（四）、车辆检修完毕，必须由车队队长验收合格后，才能报销费用，报销费用时必须附上验收报告费用是明细、换件明细。（五）、集团车辆所用油料及维修费用由集团各经济核算单位自行支付。四、 车辆使用（一）、集团董事局主席、总裁、总经理配备领导专车和专职驾驶员，集团领导专车未经领导本人同意，集团任何员工不得私自使用。（二）、集团子公司配备公务车和专职驾驶员，供子公司领导及其职能部门公务使用；集团子公司所属分公司配备客货营运车和专职驾驶员，供分公司领导公务及货物运输使用。（三）、集团总部配备公务车和专职驾驶员，供集团各职能部门公务使用。（四）、集团部门及各子公司根据各自具体情况制定相应的用车管理规定，并严格遵照执行，集团车队队长有权检查规定执行情况，并对违规情况作出处罚。（五）、所有车辆驾驶必须由专职驾驶员操作，凡乘座者不得以自己会驾驶为借口，自行驾驶操作（专职驾驶员不在岗时除外）。（六）、凡遇假节日前一个工作日下班后，集团总部及各子公司公务车必须停放集团总部，车钥匙交重庆小天鹅宾馆大堂副理处。假节日期间，确因工作需要用车，在电话请示集团总经理同意后，由集团车队队长通知派车。五、 违规与处理（一）、违反车队及车辆管理制度的，视其情节，每次罚款50100元，给集团造成损失的，予以加重处罚。（二）、违反车辆使用规定的，视其情节每次罚款1050元，直至取消用车资格。六、 附则（一）、本制度从2003年3月1日起执行；（二）、本制度解释权归集团行政部。关于集团总部行政事务管理若干问题的规定总则（一）、为加强集团总部行政事务管理，理顺集团总部内部关系，使各项行政事务管理标准化、制度化、提高办事效率，特制定本规定。（二）、本规定所指行政事务包括办公用品管理、公务用车管理、图书管理、打复印管理、加班用房管理、公务宴请管理、经理用餐管理、名片印制管理，通讯费用管理等。一、办公用品管理规定（一）、行政部库管人员根据集团财务部统计的各职能部门和子公司办公费用（用品）需求制定集团次月办公用品计划及预算，经行政部总监审批后，由各部门指定专人签字领取办公用品；（二）、除每月正常配给办公用品外，若还有其他急需增加，且单价超过100元的办公用品，由各部门专题报告，交行政部初审后，送财务部、总经理审批，由物配中心采购，行政部庫管发放；（三）、集团新聘员工的办公用品，行政部庫管根据各部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘员工的正常工作；（四）、行政部庫管人员要做到办公用品齐全，品种对路，量足质优，庫存合理，开支适当，用品保管好