煤矿JQP04内部质量审核管理程序内部质量审核管理程序

文件编号JQP-04版本A/0生效日期页次7/61 目的 规范公司质量管理体系的内部审核工作，查记各项品质活动是否符合所计划（品质手册、程序书、各种三阶支援文件等）的安排，确定管理体系的符合性，确保管理体系持续有效运行，并为其改进提供依据。2 范围 适用于公司质量管理体系所覆盖的所有区域和所有要求的内部审核。3 职责3.1 总经理3.1.1 批准年度内审计划和审核实施计划； 3.1.2 批准内部质量管理体系审核报告。3.2 管理者代表3.2.1 内审计划的拟订及组织、实施；3.2.2 任命内审组长及内审员；3.2.3 审核项目的列出及工作分派；3.2.4 召集管理审查会议。3.3 内审组长3.3.1 编制、实施本次内审计划；3.3.2 纠正与预防措施的追踪及召开成效检讨会；3.3.2 编写内审报告。3.4 内审员3.4.1 按照编制的内部审核实施计划和组长分工要求，编制各自的现场审核检查记录表；3.4.2 完成分工范围内的审核任务、报告审核结果。3.5 受审核部门3.5.1 各受审核部门按审核实施计划的要求接受审核，指派专人陪同内审组，提供审核所需资源、资料，配合审核员工作。3.5.2 确有不合格项时，相关责任人要在不合格报告上签字认可。3.5.3 根据内部审核报告，对涉及本部门责任的不符合项分析产生的原因，制定纠正措施并实施。4 定义4.3 内审员：质量管理体系的内部审核员。4.4 内审：质量管理体系的内部审核。5 流程图流程图见附图。6 工作内容6.1 确定全年内审任务6.1.1 一般情况下，每年（不超过12个月）必须对公司相关部门进行一次质量审核，要求覆盖质量管理体系全部要求；另外出现以下情况时可增加临时审核，由管理者代表及时组织进行内部质量审核： a) 组织机构、管理体系发生重大变化； b) 出现重大质量事故，或客户对某一环节连续投诉； c) 法律、法规及其他外部要求的变更； d) 在接受第二、第三方审核之前； c) 在质量认证证书到期换证前。6.1.2 每年初由管理者代表编制年度内审计划,经总经理批准后按期实施。年度内审计划包括以下内容：a) 审核目的、范围、依据和方法； b) 受审部门和审核时间；c) 审核组成员及分工安排。6.1.3 当年度内审计划不能按期执行时,管理者代表编制年度内审变更计划报总经理批准后实施。6.1.4 当管理者代表有需要时，也可专门针对某几项要求或部门进行重点审核，但全年的内审必须覆盖质量管理体系全部要求。6.2 选定内审人员与工作编组6.2.1 管理者代表任命内审组长及内审员。内审人员由相关资格人员、外聘专家及其他指派者担任（具内审员资格）。6.2.2 管理者代表确认工作编组，工作编组应考虑由与被审核业务无直接责任的人员组成。6.3 列出审核项目清单6.3.1 内审组长拟订内部质量审核实施计划，经管理者代表审核、总经理批准后通知相关内审员和被审核单位。6.3.2 内部审核实施计划的编制要具有严肃性和灵活性，其内容主要包括：a) 审核目的、范围、方法、依据；b) 内部审核的工作安排； c) 审核组成员；d) 审核的时间、地点；e) 受审部门及审核要点；f) 预定时间，持续时间；g) 开会时间；h) 审核报告分发范围、日期。 6.3.3 在了解被审部门的具体情况后，内审组长组织编写“内部质量审核检查表” 作为审核的参考，内审检查表要详细列出审核项目、依据、方法，确保无要求遗漏，以使审核能按计划顺利进行。6.3.4 内审组长于内审前5天将内审实施计划通知被审部门，被审部门对内审时间如有异议，应在内审前三天通知内审组长。6.4 实施审核6.4.1 首次会议 a) 与会人员：内审组成员和被审核方负责人、有关部门负责人，与会者在“会议签到记录表”上签字；b） 会议主持：审核组长；c) 会议内容：由审核组长介绍内审目的、范围、依据、方式、组员和内审日程安排及其它有关事项。 6.4.2 现场审核 6.4.2.1 内审组根据“内部质量审核检查表”对被审核部门的程序和文件执行情况进行现场审核，将体系运行效果及不符合项详细记录在检查表中。 6.4.2.2 内审组长需每日召开内审会议，全面了解该日内审情况，对不符合项进行核对。 6.4.2.3 内审时审核员要公正而又客观地对待问题，审核时应注意：a) 采取合理的审核方式、调查方法、提问技巧和抽样方法寻找客观证据，通过面谈、查阅记录、观察、提问及实际检测来收集客观证据，并填写“内部质量审核检查表”，作为审核记录保存； b) 把握好对审核进度、审核活动、审核结果的控制，使审核顺利地按预期安排完成； c) 内审员超过一人时，审核组长应安排好内部沟通及汇总的时间，讨论、评估在审核时所得到的证据； d) 所有的现场审核结束后，审核组应与被审核方沟通交流，包括被审核方确认不符合项并签字认可，审核组对管理体系的综合评价、审核结论，审核组提出纠正措施要求。6.4.2.4 不合格/不符合类型6.4.2.4.1 出现以下几种情况情况可判为严重不合格/不符合项:a) 体系系统性失效(如被审核方某一要素、某一关键过程重复出现失效的现象，又未能采取有效的纠正措施加以消除，形成系统性失效)；b) 体系运行区域性失效(如某一部门各个要素都控制不好而出现的全面失效现象)； c) 出现严重质量、安全、环境事故或给公司信誉造成严重不良影响的；c) 影响体系运行的严重不合格情况，导致纠正难度大，需较多的人力、财力和时间。6.4.2.4.2 出现以下现象判为一般不合格/不符合项: a） 对满足体系文件要求而言，是个别的、偶然的、孤立的性质轻微的问题； b） 对保证所审区域的体系而言，是个次要问题，对系统影响不大，纠正较容易； c. 出现一般的不符合。6.4.3 末次会议a) 与会人员：审核组成员及被审核方负责人、其他有关人员，与会者在“会议签到记录表”上签名；b) 会议主持：审核组长主持；c) 会议内容：（1） 审核组介绍审核情况，包括符合和不符合情况，使受审核方能够清楚理解审核结果；（2） 审核组对不符合要求的向受审核方提供“不合格报告”，该报告单一式两份，受审核方、审核组各一份；（3） 审核组宣布审核结果和审核结论；（4） 审核组向受审核方提出采取纠正措施的要求；（5） 被审核方负责人就审核结论和纠正措施要求作简短表态，并适当说明今后打算。6.5 编写审核报告6.5.1 审核完成后，经审核小组讨论，编写具体的审核报告。6.5.2 审核报告的内容：a） 审核目的、范围、方法和依据； b） 审核组成员、受审核方代表名单； c） 审核计划实施情况总结； d） 不合格项分布情况分析、不合格数量及严重程度； e） 存在的主要问题分析； f） 对公司质量管理体系有效性、符合性结论及今后应改进的地方。6.5.3 编写审核报告需注意：a) 写明不符合规定或有缺陷的所有发现点及特定事例，若有明确的原因必须加以记载。b) 写出缺点事例和不合格报告给被审核单位。c) 建议事项汇总后以书面方式通知相关责任单位处理，可不开“纠正行动要求表”。d) 所有不符合规定或有缺陷的地方应经责任部门主管会签认可。6.5.4 审核报告由审核组长在完成全部审核后1周内送达管理者代表，经管理者代表审批后，原件由文控中心留存，复印件分送公司有关领导和被审核方。6.5.5 将审核报告提交公司管理评审。6.6 纠正行动及预防措施的跟踪6.6.1 收到审核报告后，被审核单位应针对不合格项/不符合项提出对策报告，并送审核员确认。6.6.2 纠正行动及预防措施确认后，必须呈报管理者代表。6.6.3 矫正行动及预防措施执行后，审核小组应填写“纠正行动要求跟踪记录表”决定是否需要再审核，或召开跟踪检讨会。6.6.4 审核双方纠正措施跟踪责任6.6.4.1 审核组的责任：a） 确认不合格/不符合项； b） 提出纠正措施要求（含实施期限）； c） 进行纠正措施的跟踪。6.6.4.2 被审核方的责任： a） 分析不合格/不符合项的原因； b） 进行纠正措施需求评价； c） 确定和实施纠正措施； d） 验证完成的纠正措施； e） 认真记录，不断改进体系。6.7 成效检讨内部质量审核的成效检讨，应在良好的构架下，在内部广泛的进行，其内容包括：a) 质量系统各要项的审核结果；b) 质量管理系统到质量目的整体有效性；c) 随着社会及环境条件的变化，对管理系统进行调整、修改或更新。6.8 内部审核资料的整理审核组长在纠正措施验证合格后，将下列资料移交给文控中心：a) 内部审核实施计划表； b) 会议签到记录表； c) 内审检查表及审核记录； d） 不合格/不符合项报告； e） 审核报告。6.9 提交管理审查成效检讨的结果呈报公司管理评审。7 相关文件 无相关文件。8 附件8.1 年度内部审核计划表。8.2 内部质量审核实施计划表。8.3 会议签到纪录表。8.4 内部质量审核查检表。8.5 不合格报告。8.6 纠正行动追踪记录表。附图：内部质量审核管制流程图责任单位 流程图 使用表单制订年度内审计划管理者代表 年度内部审核计划表核准总经理 N Y内审编组管理者代表列出审核项目内审小组 内部质量审核实施计划表内部质量审核检查表实施审核会议签到记录表内审小组 不合格报告 编写审核报告内审小组 纠正措施追踪内审小组 纠正行动跟踪记录表 不合格报告成效检讨相关单位 不合格报告整理资料内审小组提交管审内审小组