行政管理SOP标准作业流程

SOP标准化作业流程行政管理中心 章 数文 件 名页 码第一章行政管理中心组织架构和人力资源配置2第二章行政管理职责范围4第三章行政管理各岗位职责范围8第四章文秘管理31第五章人事管理48第六章劳资管理60第七章培训管理64第八章绩效考核管理95第九章行政事务管理97第十章车辆管理101第十一章物资管理103第十二章保密工作116第十三章行政监督管理120第十四章对内沟通协调工作143第十五章工会的管理151第十六章对外沟通协调工作152第十七章行政管理中心与公司各中心之间的工作关系159第十八章公司薪酬制度162目 录 第一章 行政管理中心组织架构和人力资源配置一、 部门组织架构图二、 人员组织架构图 三、 人员编制及规模确定(一) 根据不同阶段和企业的战略方向适时调整人员编制规模。具体方法：1、 根据业务量分析法2、 作业标准化计划法3、 同业同类工作比较法（二）行政工作所涉及的后勤管理根据企业为员工提供福利情况来设定诸如采购和相关管理人员编制。（三）人力资源管理可根据企业的规模和战略来设定人力开发、培养、储备及信息化程度来设定人员编制。（四）员工培训及考核可根据企业的培训机制和考核体系的建立来设定相关岗位的人员编制。第二章 行政管理中心职责范围一、 负责公司的文秘管理（一）负责公司各项规章制度的组织起草、印发。（二）负责公司重要文件、函件的起草、印发。（三）负责公司领导讲话稿件的起草、印发。（四）负责公司函、电、传真、电子邮件的收发、整理及记录。（五）负责公司报纸、杂志的订阅、收发和借阅。（六）负责公司文献资料的立卷、归档、保管及借阅。（七）负责组织公司各项会议，做好会议纪要的编写、印发；督促检查会议决议的执行情况。（八）负责公司大事记和史、志的编写。（九）负责公司印鉴使用、保管工作，保证公司印鉴的正确、合理安全使用。（十）负责接待来访的客人，安排公司领导的接见或会见事宜。（十一）负责公司日常打字、复印、传真收发及打字、复印、传真设备的使用和日常维护保养。（十二）负责完成公司领导交办的其它事宜。二、负责公司的人事管理（一） 负责制定、贯彻执行公司的人事政策和制度。（二） 负责公司的岗位设置、机构调整、岗位职责的制定。（三） 负责公司员工的招聘、聘用、上岗、调动、晋升、解聘等人事管理工作。（四） 负责员工的培训、技能训练、素质训练工作及相关的政治思想工作。（五） 负责公司员工业务素质考核和工作业绩考核管理及相关的奖罚管理。（六） 负责协调公司与劳动用工管理部门、社会保障部门等政府相关管理部门的工作。（七） 负责员工的考勤、劳动纪律考核、劳资管理及相关的奖罚管理。（八） 负责公司员工档案的建立与管理。（九） 负责公司员工工牌的制作与发放。（十） 负责公司员工工作积极性的激励调动，劳资关系的协调以及相关的思想政治工作。（十一） 负责公司的人力资源开发，后备人员的培养、选拔。三、负责公司的行政事务管理（一）负责公司日常办公秩序的组织和管理。（二）负责办公设施、办公用品、办公耗材、印刷品、员工工装、物业耗材等物资需求计划的制定，计划内的费用审核。（三）负责公司各类物资登记、保管、发放、回收利用等工作。（四）负责公司车辆使用、调配和维修。（五）负责公司的福利政策的制定及员工福利的发放。四、负责公司的行政监督工作（一） 负责公司各项规章制度、决定的落实、实施的组织协调、督促检查。（二） 负责公司各中心工作计划完成情况、中心职责执行情况的监督检查。（三） 负责公司员工岗位职责的执行情况的监督检查。（四） 负责接待和查处各种行政投诉。（五） 负责公司各类违法乱纪事件的核实及处理。五、负责公司的后勤保障工作（一） 负责公司及门店的安保人员的配置、调遣及保卫工作。（二） 负责各门店物业及设备的正常运转、维护、管理工作。（三） 负责与各门店所在的物业管理公司的衔接，保证其水、电、通讯设备等费用的收缴等工作。（四） 负责与各门店其水、电、通讯设备、物业设施的修缮工作。（五） 负责日常公务用车的调配、使用、维护、保养及交通安全工作。（六） 负责公司各类物资需求的采购、定制及验收。（七） 负责职工后勤保障和临时用工的管理工作。六、负责公司的内外协调沟通工作（一）负责公司内部各中心之间的协调沟通。（二）负责传达落实领导各项批示和公司方针政策。（三）负责公司各中心相关情况的汇总上报。（四）负责公司与各中心沟通。第三章 行政管理中心各岗位职责规范一、行政管理中心总监岗位职责 （一） 上岗条件1、 具有大本以上文化程度。2、 熟悉行政管理环节、程序、标准和有关行政管理法规。3、 具有较强的分析判断能力和应变能力。4、 组织协调能力强，能协调和会同有关中心完成总经理布置的任务，统筹兼顾，合理安排全局性和综合性的工作。5、 语言、文字功底扎实，表达能力较好。6、 善于处理人际关系，能对外建立正常联系，有较强的公关意识。7、 能精打细算，有较强的责任感和事业心。（二） 岗位职责1、 负责行政管理中心整体工作的把握和布置。2、 负责拟订本中心各阶段的工作计划，布置和安排各项工作有计划开展。3、 负责本中心员工业务的培训，指导和帮助本中心员工的工作，不断强化和提高员工素质。4、 负责组织考核和考评本中心员工，调动员工工作积极性，加强本中心员工的凝聚力。5、 负责制订公司人事管理、培训管理、行政管理、物资管理的规章制度，并督促检查执行情况。6、 负责为公司各项决策提供信息、方案和建议。7、 负责危机公关及重大突发事件的处理。8、 协助卖场营运中心组织全员有效树立和推广企业文化。9、 负责组织公司各种会议的召开，并督促、检查会议决议的落实、实施。10、 负责审核公司物资需求计划，并督促执行。11、 负责公司行政印章的保管及印章的使用审批。（三） 岗职规范1、 根据公司下达的计划指标，结合公司的实际情况和市场的发展趋势，制定本中心工作计划，确定阶段工作目标，按计划、目标组织开展各项工作。2、 督促人事经理、行政经理、后勤保障经理制定各种工作计划，确定阶段工作目标并组织开展工作。3、 检查、指导人事管理、培训管理、行政管理、后勤保障等各项工作的开展。4、 研究本企业的规章制度，借鉴其它企业的先进管理经验，做好本公司的制度建设工作。5、 做好公司的文秘管理工作。监督做好文件收发、立卷存档工作。6、 组织安排好各项会议的会务工作。7、 及时督促检查公司各项决议、决定的落实情况，检查公司各项规章制度的执行情况。8、 落实检查员工绩效考核工作。9、 每周召开一次中心员工工作总结报告会，与中心员工及时沟通、交流，做好中心内部员工的思想工作。10、 及时与公司各中心沟通交流做好中心间的协调工作。11、 协调各中心及公司的对外社会关系，做好沟通工作。12、 组织有益的文化活动，搞好企业文化建设。13、 做好公司各类设备、物资、印刷品、办公用品的计划审核、定购和发放管理工作。14、 做好公司的各项后勤保障工作。15、 日常检查（1） 每天检查各岗位员工工作情况，随时进行监督、指导。（2） 分周、月、季检查各种报表，随时发现和解决工作中存在的问题。16、 处理突发事件时要沉着冷静。17、 及时、准确地完成领导交办的其他日常工作。二、人事经理岗位职责规范(一) 、上岗条件1、 大本以上文化程度。2、 具有人力资源管理专业知识和人力资源工作经验。3、 语言文字沟通能力好，有深刻的理解能力。4、 具有正直的品格，能坚持原则，克已奉公，善解人意，待人诚恳。5、 有较强的协调能力及组织协调能力和管理能力。6、 做事认真细心，处理琐碎事情有耐心，具有较强的敬业精神。7、 具备一定的计算机应用的理论知识和熟练的操作技能。8、 具备一定的公文写作能力。(二) 、岗位职责1、 对中心负责人负责，根据安排管理人事部内相关事宜。2、 负责员工的招聘、培训、考核、晋升、解聘等各项人事工作。3、 负责公司各中心的定岗定编员工作的制定及审核。4、 负责员工人事档案的建档及管理。5、 负责员工的培训业绩考核。6、 负责员工的劳资管理。7、 负责员工的各项社会保障及员工福利政策制定、发放。8、 负责与劳动主管部门和社会保障部门的协调。(三) 、岗位规范1、制定、贯彻执行公司的人事政策和制度，在总经理、行政管理中心负责人的领导下努力完成工作任务。2、协调公司和劳动用工部门、社会保障部门等政府相关管理部门的关系。3、根据公司的经营发展战略，制定公司人事年度工作计划和员工年度培训大纲，并制订出切实可行的措施，组织、落实对员工的培训和考核。4、检查、督促公司各中心的考勤，加强考勤管理。5、坚持定岗定编的管理原则，从总体上控制公司员工的数量，实现中心之间余、缺人力资源的合理调配。6、加强公司劳资管理，从总体上控制公司的工资总额。7、检查、指导人力资源程序管理体制及其电脑管理软件的开发。8、负责组织建立、健全员工人事档案。9、负责执行劳动纪律，实施奖惩措施。10、制定、完善、落实各项绩效考核政策和考核制度。11、根据各岗位变化的情况及员工流动情况及时作好人事分析工作，为领导决策提供依据。三、档案管理员岗位职责规范（一）、上岗条件1、大专以上文化程度。2、具有一定的人力资源管理专业知识和相当的人力资源工作经验。3、语言文字沟通能力好，有深刻的理解能力。4、具有正直的品格，能坚持原则，克已奉公，善解人意，待人诚恳。5、有较强的公关意识和协调能力。（二）、岗位职责1、对人事部经理负责，根据安排协助经理管理部内相关事宜。2、负责员工的招聘、考核、晋升、解聘等各项人事工作。3、负责公司各中心的定岗定编员工作的制定及审核。4、负责员工人事档案的建档及管理。7、负责员工的各项社会保障档案的建档及管理。8、负责协助经理与劳动主管部门和社会保障部门的协调。（三）岗位规范1、制定、贯彻执行公司的人事政策和制度，在人事经理的领导下努力完成工作任务。2、协助经理处理好和劳动用工管理部门等政府相关管理部门的关系。3、根据公司的经营发展战略及各门店的人员配置分门别类作好人员档案归类工作。4、根据公司的经营发展战略及门店分级原则为人事经理提供各门店人员配置标准的基础数据。5、坚持定岗定编的管理原则，从总体上控制公司员工的数量，实现中心（门店）之间余、缺人力资源的合理调配。6、负责组织建立、健全员工人事档案。7、根据各岗位变化的情况及导购员流动情况及时作好人事分析工作，为领导决策提供依据。8、完成领导交办的其他工作。四、劳资管理员岗位职责（一） 上岗条件1、专科以上文化程度。2、品德优秀，具有公正廉洁，克已奉公的工作作风。3、做事认真细心，处理琐碎事情有耐心，具有较强的敬业精神。4、具备一定的计算机应用的理论知识和熟练的操作技能。5、具备一定的公文写作能力。6、具有一定的组织协调能力和管理能力。（二） 岗位职责1、负责公司的日常考勤管理，认真执行公司的考勤制度。2、负责公司各部考勤记录的审核、汇总。3、负责公司员工每月工资的计算，填制和报审公司员工工资表。4、负责公司新入职员工工资存折的办理、建档、发放。5、负责公司离职员工工资的计算。6、负责起草公司劳资工作的各类文件。7、负责与政府相关劳动管理部门、社会保险事业单位的协调，进行劳动政策咨询相关手续的办理、审批。8、负责与公司财务信息中心共同开发公司劳资工作的电脑化、自动化管理。（三）岗职规范1、 每月5日前依据上月考勤卡、请假单、各中心上报的考勤记录及电脑的考勤数据，审核员工的实际出勤，填写员工考勤表，作为计算员工当月应发工资的依据。2、 每月6日前依据各中心员工前月的考勤记录，调薪通知单，奖励报告、罚款单及时计算员工当月应发工资。3、 每月8日前填制公司员工工资表并上报公司领导审批。4、 每月13日前将公司领导审批的公司员工工资表送交财务信息中心。5、 工资发放完毕，按月把公司员工工资表、福利、奖励、罚款等各项通知分类装订成册，妥善保管。6、 按月把员工调薪、调职、降职报告转交档案管理员存档。7、 遵守国家政策、法规，灵活与政府相关劳动管理部门、社会保险事业单位沟通交流，维护公司的社会形象。8、 统计、核算的各项数据要求及时、准确无误。9、 遵守职业道德，作风严谨、廉洁，不徇私舞弊，弄虚作假。五、培训管理员岗位职责及规范（一） 上岗条件1、 具有大专以上文化程度。2、 有扎实的专业理论知识和丰富的培训工作经验。3、 很强的事业责任感和敬业精神，热爱本职工作。4、 有较强的组织协调和文字、语言表达能力。5、 具有较高的公关外联水平。6、 具备较好的个人形象，语言文明，举止得体，能“为人师表”。（二） 岗位职责1、 根据公司的发展计划，员工实际状况及用人计划，负责协助人事经理制定出公司年度培训计划。2、 根据公司年度培训计划细分为月度培训计划、周培训计划。3、 负责督促各中心做好培训计划。4、 负责落实各项培训计划的实施，检查中心培训计划的执行情况。5、 负责组织培训考试、考核，检查培训效果。6、 依据培训考核的情况，负责对培训计划及培训效果作出评估分析。7、 随时掌握员工素质状况及各中心岗位设置的变化情况，根据需要，及时调整培训计划，负责组织相应的培训。8、 负责协助人事经理与各阶层管理人士沟通，聘请专家指导、讲课，提高培训效果。（三） 岗位规范1、 工作态度积极，具备优良品质，大公无私，不徇私情。2、 具备本公司岗前培训内容所需的基本知识。3、 每次培训从计划、实施到考核，安排周密并达到预期目标。4、 培训本着务实的原则，讲究时效和实际成果。5、 岗前培训使新员工在短期内尽快熟悉公司情况，掌握工作要领，顺利上岗。6、 提高公司员工的综合素质，开阔员工眼界，扩大员工知识面，使员工自觉改善其工作态度，积极完成工作任务。7、 培训费用的开支本着合理、节约的原则，做到尽量少开销，多见效益。8、 积极更新知识，虚心学习，刻苦钻研业务知识。六、行政经理岗位职责和规范（一） 上岗条件1、 大本以上文化程度。2、 熟悉行政管理环节、程序、标准和有关行政管理法规，并有较强的分析判断力。3、能不断提高行政管理水平，充实行政管理制度，完善行政管理手段。4、能不断结合公司发展情况，完善公司规定及制度。5、有较强的事业心和责任感。（二） 岗位职责1、 对中心总监负责，根据管理行政部内相关事宜。2、 负责公司各项文件的制定、下文、监督、执行。3、 负责组织各项会务及整理公司会议纪要的初审。4、 负责办公设施的配置与管理，办公耗材的使用及管理。5、 负责公司各中心的工作协调、监督、及时反馈各中心的工作情况。6、 负责对外联络、协调、接待。7、 负责公司通讯事务的管理。8、 负责公司办公环境秩序的管理。9、 负责各类行政投诉的接待、查处。 10、负责公司各类违法违纪事件的核实，处理。 11、负责公司领导日常活动的事务工作。 12、完成领导交办的其它工作。（三） 岗职规范1、 根据公司经营发展，制定公司行政事务，行政监督的阶段工作计划，并落实执行。2、 认真组织各项会务，安排有关人员做好会议纪要，并下发到相关中心。3、 根据各部工作计划，检查、监督各部工作计划执行情况，并将检查结果呈报有关领导。4、 随时掌握公司各中心各方面的工作动态（进展情况），做到上传下达、下情上达，随时协调解决工作中存在的问题。5、 做好公司重要的对外联络工作，协调各种社会关系。6、 认真做好督促、检查各中心对规章制度学习、落实、执行情况。7、 指导、监督公司往来函、电、传真的收发，登记及处理。8、 指导、监督公司公文的收发、整理、存档。9、 负责收集、整理公司重要文献资料，编写公司大事记。10、 热情接待来访客人，安排好领导接见工作。11、 认真做好日常办公秩序的组织管理工作。12、 认真做好办公设施的配置、管理、办公耗材的使用、管理及往来支出费用的建帐管理工作。七、行政管理员岗位职责和规范（一） 上岗条件1、 大专以上文化程度。2、 熟悉行政管理环节、程序、标准。3、 熟悉办公物资的保管、发放的环节、程序、标准。4、 能精打细算，有较强的事业心和责任感。（二） 岗位职责1、 负责公司财产、物资、办公用品的登记建帐、保管、发放。2、 负责公司物资仓库内物品的码放、保管、保持库房清洁。3、 负责编制公司所需物资、办公用品、工装等的采购计划。4、 负责公司工装材料的购置和服装制做、发放、回收。5、 负责公司包装袋、票据、表格的印制联系业务。6、 负责公司所需办公用品、办公设施及其它物资的采购。7、 负责公司废旧物资的回收及销售处理业务。8、 完成领导交办的其它工作。（三） 岗职规范1、 根据领导批准的出库通知单发放物品，严禁白条出库。2、 认真填写出入库帐目，帐卡要妥善保管，不得丢失和私自销毁。3、 做好库存物品的保管工作，严防存放物品霉变、损坏，对损坏和过期物品根据公司规定，经请示公司领导批准后方可处理。4、 每月结库存物品进行一次盘点。每半年对办公设施和500元以上办公用品进行一次检查，盘点清查结果要详细记录，盘点清查出的问题要书面报告行政管理中心处理。5、 根据库存和物品发放情况，及时提出采购建议。6、 经常向领导汇报工作，及时提出意见和建议。7、 认真落实上级指示，搞好物资管理，物品发放工作。8、 恪守公司机密，维护公司利益。9、严格监督公司各项规章制度的执行。八、行政文员岗位职责和规范（一） 上岗条件1、 大专以上文化程度。2、 理解判断能力：能正确理解本中心工作意图，及时准确地进行文件、资料的分发、流转和归档，做好传达工作。3、 组织协调能力：能独立协调、督促有关文件的收发，传阅和处理。4、 业务实施能力： 具有迅速、准确无误地分析、处理各类公文函电的能力，能保证函电文件的完好无损，在办事过程中能及时发现问题，促进工作效率的提高。5、 语言文字能力：有较强的应用文体的写作能力。6、 形象气质好，为人谦虚。7、 良好的职业道德和敬业精神。（二） 岗位职责1、 负责接待来访客人，根据来访人员的意图，安排相应的中心人员会见。2、 负责来往公文、函、电、传真、内部刊物、报刊、信件的收发。3、 负责公司的打字、复印。4、 负责公司文件资料的存档管理。5、 负责公司会议室的管理。6、 负责本中心的日常事务工作及中心交办的其它事宜。7、 参与公司各项会务组织工作，负责记录、整理会议记录，编写会议纪要。8、 负责收集各方面信息，供领导决策参考。（三） 岗职规范1、 接待来访客人热情大方，语言文明，举止得体。2、 根据工作计划合理安排各种办公会议，做好会议通知的下发。3、 记录整理好各类会议记录，编写会议纪要。4、 做好公司的打字、复印管理工作，做到认真、及时、准确并保守机密。5、 收到上级机关或外单位的文件、公文、函、电，要进行统一收文编号登记，交中心负责人批转，呈送有关领导传阅，并按领导批转要求分送各有关中心阅办。6、 对分发的各类文件，月底检查一次，督促及时流转和归档，防止公文积压、遗失，并妥善保管。7、 严格遵守保密制度。8、 检查督促各中心工作计划的落实及政策措施的执行，随时将落实、执行情况上报公司领导。九、后勤保障经理岗职规范（一） 上岗条件1、 大本以上文化程度，中级工程师技术职称。2、 较强的组织协调能力，领导能力，善于处理各方面的关系。3、 具有良好的敬业精神和职业道德。4、 熟悉公司的物业设施、保洁、保卫工作的管理制度，并能真正贯彻落实。5、 深刻领会公司的经营理念，服务理念，并能落实到实际工作中。（二） 岗位职责1、 负责制定公司及各门店物业环境规划方案，并组织实施。2、 负责制定各门店物业管理各项规章制度，并监督执行。3、 负责公司及门店水、电、空调、通讯、电梯等设施的供给、维护、维修，使之处于良好的受控状态。4、 负责制定公司节约用电、用水、延长设备使用寿命的措施，降低物业成本。5、 负责编制和审核物业工程费用预算和物资采购计划。6、 负责公司所有办公物质的采购，以原始发票验收，采购物资，货票相符后，在发票上签字并建帐入库。7、 负责公司物业资产的管理、监督、检查使用情况。8、 负责公司财产安全、人员安全的安全保卫工作。9、 负责对公司及门店保安、保洁人员的调配、调换工作。10、 负责公司环境卫生和保洁工作的管理，确保公司良好的购物环境。11、 负责处理突发性事件。12、 负责公司卫生保洁计划的制定、实施。13、 负责公司室内外环境规划、绿化方案的制定、预算和实施。14、 负责公司环境、保洁制度的制定、实施、监督。15、 负责公司办公区域和门店日常卫生清洁。16、 负责公司客户卫生环境的维护、监督和检查。17、 负责与公安、消防等相关政府部门的协调、沟通。18、 负责公司保洁设备、材料的管理、使用和保养。19、 负责车辆及驾驶员的监督与规范；20、 负责车辆证照、保险办理及车辆调度；21、 组织参与行车事故的调查处理和善后处理工作；22、 拟定车辆年度保养、维修计划；23、 行车事故的稽核及后勤保障的全面管理。24、 完成公司领导交办的其它工作。（三） 岗位规范1、 定期检查各门店物业设备、设施的维护、保养情况；根据检查结果，提出处理意见；按计划时间段对各门店的水、电耗能的相关数据进行统计和制定相应标准。2、 有计划组织相关技术人员检查公司及门店内基本设施的运行情况，检查、指导有关人员的日常操作，发现问题及时纠正。3、 督促、指导作好安全保卫、防火、防水、防盗、防暴工作。4、 做好物业工作人员的日常管理。5、 组织物业人员业务培训，不断提高员工的管理水平和业务能力。6、 负责物业人员业绩考评，激发员工的工作积极性，创造性。7、 处理突发性事件时沉着、冷静。8、 恪守职业道德，保守公司秘密。十、司机岗位职责和规范（一） 上岗条件1、 经过专业培训和严格考核后，取得机动车辆驾驶证。2、 熟练掌握交通规则，并能自觉执行。3、 维护车辆和国家财产，热爱本职工作，能吃苦耐劳，有较强的责任心。4、 具有高中以上文化水平。（二） 岗位职责1、 积极参加业务学习，服从调动、听从指挥。2、 及时、准确、安全地按规定的行车路线驾驶好车辆，并完成各项运输、接送任务。3、 负责车辆的养护和简易维修，妥善保护随车必须携带的工具与证件。4、 经常对车辆进行全面检查，及时排除各类故障，保证随时派工随时出车。5、 负责填写车辆维修记录表，逐级报领导审批，并负责落实车辆的维修费用的报销。6、 严格遵守交通规则，确保行车安全。7、 遵守纪律，对未经领导同意或未办理用车手续的用车要求，应予拒绝，对违反交通规则或不合理的用车申请，应予拒绝。8、 不准擅自动用车辆去办私事，运输接送途中不准装载与本单位无关的人员和货物。（三） 岗职规范1、 检查出车：（1） 接到出车安排通知单后，查看前往地点和出车时间，明确行驶路线。（2） 检查车辆燃油是否足够，如不够，应及时加油。（3） 每天出车前必须检查水箱和机油容量，不足时应立即补充，启动发动机时，观察仪表工作是否正常，听测声音是否有异响，检查各种灯光是否齐全，“转向”有无松动，“刹车”是否有效，查看轮胎是否漏气。如发现故障应及时报告或自行检修。2、 安全行车：（1） 不得超载。（2） 执行任务之前及行驶过程中，不能喝酒，要集中精神驾驶，随时注意路上的车辆和行人动态，不能超速行驶。（3） 行车途中，不能停车办私事，如因公事或其它原因需中途停车，要注意看管车辆，防止被盗。（4） 行车途中，如车辆发生故障，要立即停车检修，待修复后，方能继续行驶。（5） 行车途中，如发生交通事故，要保护好现场，并及时通知行政管理中心和交通管理部门处理，如有受伤人员，要想法尽快送医院治疗。3、 检查回车：（1） 回来后，将车停放到指定地点。（2） 检查汽车各部位是否正常，如发现问题，要及时检修，自己不能修理好的要填写“车辆报修单”，列出车辆故障情况，报后勤保障部门负责人安排修理。（3） 车上备用的零件、工具、一定要完好。4、 保养车辆：（1） 每周至少对车辆用水喷洗一次，保持车辆清洁。（2） 车辆每行驶一千公里，对需要加黄油的零件要加黄油，并清洗机油滤清器和空气滤清器。5、 待班：（1） 上班前先检查车辆是否保持良好状况，做好出车准备工作。（2） 待班时间需在指定位置休息等候，不能随便离开，如因有事离开，需经领导准假并在规定时间内返回。（3） 当有出车任务时，必须做到随叫随到。十一、维修技工职责规范（一）上岗条件1、中专以上文化程度。2、有较强的组织协调能力。3、处理突发事件沉着、冷静。4、专业知识精通，发现问题，解决问题的能力较强。5、具有良好的职业道德和敬业精神。（二）岗位职责及规范1、在后勤保障部经理的领导下，全面负责公司设备的修缮工作。2、负责公司设备修缮的工作计划，并落实。3、负责制定设备维修的各项规章制度。4、负责公司水、电、空调的供应和设备使用运行保障。5、负责设备的计划、选型、安装、调试和验收，以及使用、维护、保养、革新改造、报废等。6、负责审定公司及各门店的物业设备的维修、更新、改造计划，组织编制设备的预防性维护保养、检修计划、并负责实施。7、研究解决公司及各门店设备中的疑难问题，并对设备管理方针、目标和重大问题作出决策。8、定期检查公司及各门店的设备维护保养，随时掌握设备运行情况，确保设备“安全、可靠、经济、合理”地运行。9、定期给中心负责人汇报公司及各门店设备的检查情况，发现存在问题，提出解决方案，并执行解决。10、完成上级交办的其它工作任务。十二、保安队长岗位职责 （一）上岗条件1、 中专以上文化程度或复员军官，从事2年以上保安工作。2、 具有较强的组织、协调、领导、指挥能力。3、 原则性强、服从指挥。4、 具备一定的制敌技巧、预防和制止突发事件发生的能力。5、 具有良好的职业道德和敬业精神。6、 具备处理突发事件沉着、冷静的素质。 （二）岗位职责规范1、 在后勤保障部经理的领导下，全面负责保安处的工作。2、 负责制定保安处的各岗位职责和各项规章制度。3、 负责制定保安处各项工作计划，并组织实施。4、 制定公司及各门店安全消防、培训方案，并组织实施。5、 制定公司重大活动安全保卫方案和措施，并组织实施。6、 负责公司卖场二次装修安全审核、监督。7、 制定各种警具、器械的配置计划，并负责管理和保养。8、 督促、指导、检查保安人员对公司进出商品、清场、夜间巡逻、值班情况，发现问题及时处理。9、 定期检查公司各部门防火安全制度的落实和消防物品、器材完好情况，及时纠正存在的问题。10、 随时检查保安人员在岗、工作状态情况，督促、指导下属精神饱满地完成工作。11、 定期召开各门店保卫人员的工作例会，总结工作，发现问题，提出解决措施，督促、指导下属工作。12、 负责与各部门及内部员工的协调沟通，营造良好的工作氛围，提高工作效率。13、 负责保安人员的纪律，工作业绩的考核工作。14、 有计划地组织保安人员的培训工作，提高员工的业务素质。15、 熟悉公司及各门店环境，能迅速、及时、适度地处理突发事件。 第四章 文秘管理一、公司文件的管理（一） 政府及上级主管部门发文的收发呈送1、登记：对政府及上级主管中心收件进行收文，按公司文件管理规定登记，代号为“F”。2、呈送：将政府及上级管理部门的收件交相关中心负责人传阅，形成意见后，送总经理或主管领导批阅。3、转发：按总经理及主管领导批示交相关中心承办，相关中心签收文件后，按批示具体办理。4、督办：对已交有关中心承办的文件，及时查询，催促工作进度和完成情况。5、存档：对已完成上述程序的文件，行政文员按规定的分类标准进行存档，备查，并提案。确定保密程度，加盖“密级”章印，定期查阅。流程图（）：政府上级主管部门行政文员总经理行政中心总监对 口 中心行政中心分类存档对口中心复印、立卷、归档。重要一般指示交办督办重要一般行政文员 （二） 对政府及上级主管部门呈文的拟订和呈送1、拟订：各中心对需要呈送政府及上级主管部门的公文，要经各中心负责人批准后，到行政管理中心申请正式发文，填写文件签发单，拟定初稿。2、审核：行政管理中心对初稿进行审核，提出修正意见。3、会签：主办中心拟定的文稿如涉及其它中心的问题时，必须征得有关中心的同意，由有关中心负责人签署会签意见。4、签发：会签后的文稿需报公司总经理最后审定，签发。5、登记：签发后的文稿须交行政管理中心行政文员登记，编发文号，记载呈文范围等。6、印发：签发后的文稿必须按标准式样打印，加盖公章，发送相关中心。7、存档：文件发送完毕，将附文件签发单的初稿及原件1-2份交行政文员存档备查。流程图（）：发文审批单拟稿中心总监核签总办审核行政中心审核打印行政中心审核总经理签发行政文员呈送、立卷、存档相关中心会签（三）公司文件下发的原则和范围1、公司文件下发的范围包括：（1）对各级政府及相关部门上报的请示和报告。（2）对公司各中心下发的指导性、批复性文件。（3）公司各中心制定的规章制度和管理办法。（4）公司各项会议形成的会议纪要。（5）对其它单位的商洽函。（6）有关的重要通知。2、公司文件下发的原则为：（1）文件要简明扼要。（2）可发可不发的文件不发。（3）应以中心下发的文件及管理规定不以公司名义发放。（4）涉及多中心的文件要经过讨论，会签后才能发放。（四）公司文件下发的程序1、拟稿：各中心下发的指导性、批复性文件需经行政管理中心批准后申请正式发文，填写文件签发单，拟定初稿。2、审核：中心负责人对初稿进行审核，提出意见。3、会签：主办中心拟定的文稿如涉及其它中心的问题时，必须征得有关中心的同意，由有关中心总监签署会签意见。4、签发：会签后的文稿须报行政管理中心最后审定，签署表示核准的意见后，上报总经理签发。5、登记：签发后的文稿须交行政管理中心文员登记，编发文号，记载发文范围等。6、印发：签发后的文稿必须按规定格式打印，加盖公章，发送相关中心或个人。7、存档：文件发送完毕后，将附有文件签发单的初稿及原件1-2份交行政管理中心文员处存档、备查。（五）行政管理中心各项文件的拟订和审批涉及行政管理中心工作职能的各项文件、公文由行政经理负责起草，交行政管理中心负责人审核修改后，由文员送总经理或主管领导签批。对涉及中心内不同主管的文件或公文起草后，要经共同研究讨论，由行政管理中心负责人定稿。对涉及其它中心的文件要与相关中心沟通协调后，起草成文。（六）其他中心各项文件的收集和审批行政管理中心文员按公司的公文管理规定，进行公文的收集审批工作，具体工作程序为：a) 中心索取文件签发单。b) 经主管领导批准后，起草文件。c) 经中心负责人或主管领导签批后交文员送总经理或主管领导签批。d) 签批后的文件经打印、盖章后下发，同时文件签发单及打印稿交行政文员存档。（七）公司领导各项文件的拟订公司有关领导需要下发的各类文件或公文，按下列工作程序进行：1、 行政管理中心文员或委托各中心按公司的相关决定，会议纪要或领导主持拟定的提纲和内容，拟定初稿。2、 初稿交公司领导审阅，提出修改意见进行修改定稿。3、填写发文审批单将原文交公司领导审定签批。（八）公司文件的分类和归档公司的文件按以下分类，归档管理。1、 政府及主管部门的文件。2、 政策法规性文件。3、 外来公函。4、 公司管理性文件、规章制度、条例。5、 公司上报政府及管理部门文件。6、 公司各类决议、决定、计划。7、 公司各类会议纪要。8、 中心管理文件。9、 各类通知。（九）公司文件的保管1、公司的各类文件存档由行政管理中心文员负责。2、公司下发的中心各类文件、通知存档由各中心内勤文员或其中心指定人负责。3、文件的保管人必须依照公司文献资料管理规定、遵守保密制度，保证文件的安全、保密。（十）公司文件的查阅1、各中心或个人需要查阅公司相关文件的要填写文件查阅申请单，经中心负责人或主管领导、行政管理中心负责人签字同意后，可到文员处查阅相关文件。2、公司的文件查阅只限于当面查阅，如有特殊情况需要借出、复印、摘录、拷贝，需经行政管理中心负责人书面批准。二、报刊信函的管理（一）报刊订阅的原则和范围1、 公司各类报刊的订购要本着实用、必需的原则。2、 各中心的一般性报刊由行政管理中心按照报刊征订计划统一安排。3、 各中心所需专业报刊的订阅由所需中心申请，经主管领导批准后由行政管理中心安排订阅。（二）报刊的收发程序1、 报刊的收发管理由行政文员负责。2、 每月初行政管理中心将本月各中心订阅的报刊明细表交行政文员，行政文员按各中心订阅的报刊明细分发报刊。（三）报刊的保管和存档1、 各中心要妥善保管好各类报刊，各中心需指定专人要将当日报刊收藏保管，对一些重要报刊要建档保存。2、 中心月末或季末要将建档保存的报刊目录报行政管理中心存档，以备各中心共享查阅。3、废旧报刊的处理。公司的废旧报刊按公司的物资管理办法，由行政管理中心后勤保障部统一回收、处理，月末或季末各中心将废旧报刊统一交给行政管理中心后勤保障部。（四）信函的收发程序公司的信函统一由公司总服务台负责收发，具体的收发程序为：信函公函行政文员领取公文收发处理未署名信函本人领取行政文员签收登记署名信函1、行政文员接到信函后，登记信函记录、通知收信人或各中心指定人员领取信函。2、署名信函原则上由本人领取，如出差或特殊情况可由他人代领。3、署名信函及署名公函由行政管理中心文员负责领取。4、文员领取信函后，进行信函登记，根据信函内容交有关领导批示和相关中心传阅。5、行政文员根据有关领导批示，交相关中心办理，结束后将信函交还行政文员，存档、保管。（五）公函的保管和存档公函的保管由行政管理中心文员负责、公司的公函按普通公函、政府及各中心公函分类存档。（六）公司发送信函的原则和范围1、公司发送的信函包括：向政府及上级主管部门发送的函件；向相关业务部门发送的函件；以公司名义向其它部门或个人发送的信函。2、信函的发送由行政管理中心负责，特殊情况由发信人直接发送，事后到行政管理中心登记备查。3、各中心需要发出的信函，经中心负责人同意，由中心的相关人员起草，报其主管领导批阅后可到行政管理中心办理信函发送。（七）回复信函的拟订和发出1、各中心在收到行政管理中心转交的信函，需要回复的，由中心领导及主管研究、讨论信函内容，作出处理意见，由行政文员按照处理意见拟订回函。2、来函及回复函件的处理结果和意见交行政管理中心。3、行政管理中心登记、发出回复函件。（八）报刊费用的计划和审批1、各中心在年初制定本年度和月度的报刊费用计划。2、费用计划报财务信息中心经有关领导审批同意后，财务信息中心做此项费用的支出，行政管理中心制定考核标准，各中心按公司审批的费用计划执行。三、公司印章的管理见总办下发公司印章管理制度。四、 各项会议的组织和管理（一）会议的类型1、总经理办公会议：确定公司总的管理目标、利润目标、市场发展方向，公司发展战略、机构与人事的决策等重大问题而召开的由总经理主持召开的会议。2、经理级以上例会：由总经理主持召开公司所有中心负责人和部门经理参加的业务会议。一周召开一次，总经理对上周工作进行讲评，对下阶段工作进行策划和决策。3、员工大会：公司重大活动召开的全体员工大会。4、培训例会：行政管理中心为组织员工培训，确定的固定日期召开的会议。5、座谈会：由行政管理中心组织员工或相应的合作伙伴参加的会议，疏通公司与员工、员工与员工、公司与合作伙伴之间的关系。6、协调会：为解决或实施某一具体方案而组织相关中心参加的工作协调会议，由行政管理中心负责组织召开。7、专题会议：专门为研究某项工作，组织召开的会议，由行政管理中心负责组织召开。8、各中心组织召开的各类会议。（二）会议的组织1、会议组织工作的原则（1）综合协调，统筹安排。（2）充分准备，不开无准备的会议。（3）严密组织，各项程序有条不紊，保证会议顺利进行。（4）服务周到细致，善始善终做好会议服务的各个环节细节。2、会议工作的环节（1）会议预案，即会议的筹备方案，包括下列内容。a、会名：明确开什么会。b、议题：这是会议的中心和主题。c、会期：会议时间长短要和议题结合起来考虑。d、出席范围：出、列席会议的成员要根据议题来确定。e、议程和程序：保证会议顺利进行的基本保证。f、会场布置：包括出席安排、会标、标语、花卉置放、音响效果、照明通风控制、茶水供应等，会场布置为会议服务，要与会议的规格、类型、规模有机结合起来，根据会议的性质和内容而定。由卖场营运中心配合行政管理中心做好会场布置。（2）材料准备，由行政管理中心负责收集和整理会议所用的各种材料，包括公司领导出席会议发言稿的整理、各项议案的收集整理等。（3）会议通知a、会议通知的六要素：会名、议题、会期、超始时间、地点、出席范围。b、会议的通知的下发。、公司组织召开的各项专题会议、员工大会、办公例会、培训例会等由行政管理中心进行会议通知，各中心组织的各类会议，由会议召开的中心进行会议通知。、在会议召开前的12小时以书面形式发出，重要会议要在会议召开前三日或前一周发出，固定的办公例会、培训例会可不发出书面会议通知。、中心组织召开的会议，需要其它相关中心参加的要会同其他中心商定时间后，发出会议通知，会议通知要送行政管理中心备案。、会议通知要写明会议召开的时间、地点、参加人员、会议议题及内容、要求准备的相关资料、发言人及发言要求等。（4）会前检查a、会议之前，由行政管理中心对会议的各项准备工作进行全面细致的检查。b、检查采取现场检查的方法，按会议议程，逐项进行。c、检查重点是材料的准备，会场的布置及通知下发情况。（5）会间服务a、与会者签到。b、发放会议有关材料。c、做好会议记录。d、提供茶水供应。e、做好会议调度工作，对会议出现意外情况，如会议进行中临时调整议题、临时动员、增加与会人员或发生其它特殊情况，则根据实际情况，采取应急措施。（6）会后工作a、整理会场。b、根据会议的决定，编写会议纪要或简报，上报或下发。c、向未到会的人员传达会议概况和决定。d、会议文件立卷归档。e、对会议形成的决议，协助有关中心进行落实，并将执行情况上报总经理。3、会议的组织程序（1）公司召开的各类专题会议、员工大会、办公例会、培训例会等各类会议，以及涉及多中心的各类专题会议由行政管理中心负责会议组织，中心召开的各类会议由会议召开中心负责会议组织。（2）会议的组织程序a、公司如开的各类会议，由行政管理中心制定会议计划，经主管领导或总经理批准后，由行政管理中心负责会议的组织工作。其程序如下：、根据会议召开计划，确定会议召开的时间、地点、议题、出席范围、起始时间、会期、并成立会务组。、下发会议通知。、收集整理会议所需材料及购置各种物资备品。、确定发言代表。、配合有关中心布置会场。、负责与会人员签到。、提供会间服务。、整理会议纪录或简报。、监督、检查会议决议的执行。b、各中心组织如开的各类会议，由会议发起中心提请召开会议的计划，经公司主管领导或总经理批准后，由行政管理中心配合会议发起中心负责会议的组织工作，其程序同上。（三）会议的纪律各类会议的召开要在充分准备之后进行，要遵守以下会议纪律。1、按时参加会议，不得迟到。因某种原因不能按时到会的要事先通知会议组织中心。重要的会议，参加人不能按时出席会议的要在会议召开前一天通知会议召开中心，以主管领导或总经理批准后可以缺席会议。对于无故缺度会议的除事后检讨外，要依公司考勤管理规定做旷工处理。2、参加会议人员应在会议召开前5分钟到达会场，对无故迟到超过5分钟以上者，将视情节进行批评并罚款20-50元。3、会议期间要遵守会场纪律，要注意听讲，不得大声喧哗和私下议论，中途离开会场，要向主持人请示，会议期间，关闭通讯工具或调至振动设置。4、参加会议的人员要文明使用会场的设施和会议用具，因人为因素使会议设施造成损坏的要进行赔偿。5、要保持会场的环境和会场清洁，会场内禁止吸烟，会议召开中心使用公司会议室要严格遵守公司会议室使用管理规定。（四）会议纪要1、会议纪要的内容。（1）会议的情况概述，包括会议类型、时间、地点、出列席者和主持人名单。（2）会议的主要精神，包括：a、对某项工作情况的分析，取得的成绩，存在的问题。b、会议讨论的结论性意见，解决问题的措施、方法和要求。2、编写会议纪要的关键是“一纪实”、“二扼要”。纪实，就是要忠于会议实际，不可将执笔人的个人见解掺杂进去，不可随意增删和发挥，扼要就是要对会议精神作概括归纳，突出要点，不要成为会议记录稿。3、会议纪要由行政管理中心文员起草，行政经理及中心负责人逐级核稿，请总经理签发即可。中心组织的会议，会议纪要的编写，由会议发起中心配合行政文员起草，送行政管理中心负责人核稿，总经理签发即可。4、各相关人员或中心接到会议纪要后要认真学习，落实会议的精神，并按公司的保密制度做好保密工作。5、各种会议纪要由行政管理中心负责立卷归档。五、 规章制度的制定和管理（一）规章制度的制定公司行政、人事、劳资等各项规章制度及管理规定由行政管理中心制定，各项专业的规章制度和管理规定由各专业管理中心制定。（二）规章制度的审批公司的各项规章制度的制定由行政管理中心或专业中心起草后，要组织相关中心进行讨论，会同行政管理中心，报主管领导、总经理审批后下发，重要的规章制度要经领导集体讨论审定。（三）规章制度的下发1、公司或各中心制定的各项规章制度和管理规定必须报行政管理中心，经主管领导、总经理批准后方可下发。2、制度的下发按照公司的公文管理规定及程序执行。（四）规章制度的保管1、公司下发的各项规章制度由各中心负责人指定的人员负责保管。2、对各类规章制度要妥善保管，不得丢失。3、各中心人员变动时要对所有规章制度进行认真交接。（五）规章制度的存档1、公司各项规章制度由行政管理中心统一存档管理。2、行政管理中心对各类规定、制度要按分类作好登记、建档、保管，具体的存档、保管由行政管理中心文员负责。（六）规章制度的查阅1、中心或个人需借阅公司规章制度及有关管理规定的要填写借阅申请单，经中心负责人签字，行政管理中心负责人批准后才能借阅。2、公司的各项规章制度、管理规定的借阅要在行政管理中心文员的监督下借阅，如确需要带出存档管理地点的，要经行政管理中心负责人批准并做好借阅登记。3、公司的各类规章制度、管理规定原则上不许复印、复制，如确需复印、复制的需经行政管理中心负责人批准，对于私自复印、复制的要依公司保密制度等相关管理规定进行处罚。第五章 人事管理一、员工的招聘和试用（一）员工的招聘和试用1、员工招聘的程序：（1）公司统一招聘：a、由公司集中发布招聘广告，行政管理中心统一收集应聘人员资料，按应聘岗位和中心分类。b、初试。招聘管理员从应聘人员资料中挑选其中优秀的人员进行初试。初试时，由应聘人员本人填写应聘人员登记表并带身份证、毕业证、技术等级证或操作证的原件、一寸彩色照片两张，相关证件原件经验正后留复印件一份。c、复试。初试合格的人员，根据其应聘岗位的级别由人事经理或行政管理中心负责人进行复试。经理级以上职员，推荐给各中心负责人进行复试和总经理面试。经理级以下职员推荐给各中心负责人进行复试和主管领导面试。d、复试合格后即可办理入职手续，上岗试用。流程图：招聘广告收集应聘人员资料人 才 储 备 档 案 库人 才 储 备 档 案 库初试 不合格 不合格 合 格复试一般职员经理级以上人员部门负责人复试主管总监复试不合格 不合格不合格 合 格 合 格 主管总监面试总经理面试 不合格 合 格 办理入职手续上岗试用