档案管理办法及工作职责

档案管理办法及工作职责（一）总 则1.为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，为社会服务，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案实体分类办法、高等学校档案工作规范和高等学校档案管理办法等法规，结合本校实际，特制定本办法。2.我校档案是指建校以来学校在从事党政管理、招生、教学、科研、人事、财务等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。作为党和国家的宝贵财富，均属于本校档案，需由学校档案室统一保管。3.学校档案工作是学校的各项工作的组成部分，是学校建设和发展重要的基础性工作，是反映学校和维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应把档案工作纳入总体发展规划，各部门、各单位必须将档案工作纳入本单位、本部门的工作计划，纳入议事议程，纳入教学、科研和行政管理人员职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。4.学校实行文件材料形成部门、课题组立卷归档制度。学校各种门类、不同载体的档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。同时接受省、市地方档案行政主管部门对学校档案工作的业务指导、监督与检查。（二）领导体制、机构设置与人员配备1.学校由一位校级领导分管档案工作，其主要职责是：（1）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（2）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（3）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（4）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。2.学校档案机构为综合档案室，是档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供本校档案的机构。3.学校综合档案室设专职档案工作人员，负责全校各类档案的接收、管理和利用工作。各系、部、处、室即各立卷单位有一名负责人分管本单位档案工作，并由一名兼职档案员承办本部门的档案工作。 4.学校综合档案室、专、兼职档案员的主要职责（1）学校综合档案室主要职责：1）宣传、贯彻执行国家与档案工作有关的方针、政策、法律、法规和上级关于档案工作的指示、规定、办法等，并完成上级主管部门下达的有关档案业务工作；2）负责制定和组织实施学校档案工作的各项规章制度和学校档案工作的发展规划，并负责学校各单位的档案业务的指导、检查监督工作。加强档案工作的规范化、标准化建设，不断提高现代化管理水平；3）督促、检查和指导档案立卷部门对档案材料进行完整、系统正确的立卷归档；4）负责收集（征集）、整理、分类、保管、鉴定和统计学校各类档案，维护档案的完整与安全；5）开展档案的开放和利用工作，办理档案的借阅；编制必要的检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，提供利用档案信息资源，为学校各项工作服务，为社会服务；6）做好档案检索工作的编制工作，开展档案的编研工作；开发档案信息资源为学校和社会服务；7）收集、整理保管反映学校各方面工作的报刊、杂志等资料，并提供利用；8）积极参加校内外档案学术研究与交流活动，与本系统各院校进行交流，相互促进； 9）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时对档案室所藏已过保管期限或保密期限的档案负责组织鉴定，并提出处理意见； 10）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。11）在档案库房现有条件下，最大限度地做好档案库房的保洁工作，定期清扫、通风、更换防充用品，延长档案寿命；12）负责学校档案工作的网络建设和兼职档案工作人员的业务培训和指导工作；13）承办学校交办的其他工作。（2）学校专职档案员应当具备的条件与主要职责：1）热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，不断学习，提高管理水平和业务水平；2）认真学习、宣传、贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，制定档案管理规章制度；3）督促、检查、指导各部门做好档案文件的积累、整理、立卷、归档工作。负责对归档材料的检查、验收；4）参加科研成果鉴定、基建工程竣工验收前归档材料的审查验收，设备随机文件材料的清点、登记、编目工作；5）熟悉档案业务，掌握各种档案工作流程，履行档案工作各种制度，执行档案管理各项规定，维护学校档案资料的安全和保密；档案管理人员要熟悉本室所保存的档案内容，了解客观需求，了解本学校职能和分工，积极热情的提供档案资料；6）负责各类档案的接受、整理、保管、统计、编研工作，参加档案价值鉴定和销毁工作；7）做好编制各类档案的检索工具和参考材料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的借阅和催还工作；8）每年底进行一次案卷全面清点核对工作，发现问题及时处理；9）做好档案库房的“八防”、破损档案修复和各种仪器设备的维护、使用；10）严格保密制度，遵守保密纪律，对密级档案内容不泄密、不失密，确保档案的安全；11）做好资料的收集和保存，负责档案信息的网上发布，定期更新网页；12）积极参加档案学会的活动，进行经验和学术交流；13）完成领导交办的其他任务。（3）学校兼职档案员主要职责：1）学习国家档案工作法律、法规，掌握学校档案工作规章制度；2）向本部门的领导和有关人员宣传档案法规、制度、规定；3）掌握本部门档案工作流程，履行本岗位兼职档案员工作职责，执行档案工作的各项规章制度；4）各部门兼职档案工作人员维护本部门档案的完整与安全，参加岗位培训，提高档案业务和管理水平；5）按照学校档案管理的有关规定，做好本部门文件材料收集、整理、分类、立卷、归档等工作；6）认真执行平时归卷制度。根据本部门业务范围和当年工作任务，将处理完毕的文件材料及时收集归类，核对准确，加以系统整理，集中统一保管；7）按归档要求，将整理好的本部门的文件材料在每年的六月份以前，完整、准确、系统的，并按规定时间向学校档案室移交；8）接受档案部门的业务指导、督促和检查；9）维护本部门文件材料的安全和保密工作。5.对学校某些具有独立性的经济实体单位所产生的文件材料，需特殊或利用频繁的档案，根据具体实际情况，可设立档案分室，分室是学校综合档案室的业务分支机构，业务上受学校综合档案室的领导，每年向学校综合档案室报送新增库存档案目录，并定期向学校综合档案室移交永久保存的档案。（三）档案管理1.学校综合档案室对接收的档案，按照便于保管、利用的原则，对各类档案进行科学的分类、整理、微机录入和编号、排架。2.学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：（1）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。（2）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。（3）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。（4）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围(87)教办宇016号)的相关规定执行。 （5）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定（国档发19876号）执行。（6）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发19884号）执行。（7）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 （8）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。（9）出版物类：主要包括高等学校自行编制出版的学报、其他学术刊物。（10）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。（11）财会类：按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法（财会字199832号）执行。学校根据实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。3.档案的鉴定与销毁（1）档案的鉴定工作在主管领导的领导下由学校档案室与档案形成部门的负责人组成鉴定小组，负责对已过保密期限或保管期限的档案进行鉴定，做出处理决定。（2）需要销毁的档案，应登记造册报请主管部门领导批准方可销毁。4.档案的统计学校档案室要对档案的收集和移出，案卷数量、档案的利用等情况进行统计,并按照有关规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计。5.立卷各归档部门、单位将应归档的各类文件材料由兼职档案员按照锦州师专档案立卷办法的要求，整理本部门档案。作到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地保存。6.案卷质量要求归档的档案材料齐全完整，分类准确、质地优良、书绘工整。提名确切便于查找，卷内排列系统条理。保管期限准确，密级划分恰当。蓝图折叠符合要求，卷皮打印美观整洁。案卷装订整齐，声像资料清晰。符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法以及电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）执行。7.档案的归档时间：（1）党、政部门按年度归档的部门，于次年的六月底前归档；（2）教学部门和可以按学年度归档的档案部门，应在次学年寒假前归档；（3）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建工程、仪器设备档案，应在项目结束或鉴定三个月内归档；（4）录像带、录音带、照片的归档时间与该活动文件材料同时归档；（5）当年的财会档案在年终后，由计财处保存两年；期满后于次年六月底前归档。8.档案的移交手续：学校综合档案室接收档案时，必须履行手续。归档时交接双方当面点清，填写档案移交目录一式两份，双方各持一份，并存档。9.本校的科研成果、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，须由档案部门的人员参加，需要鉴定、报奖的科研成果，必须有档案部门的审查并签署意见，对归档材料不齐全、完整的项目和课题，不予上报、评奖。10.凡由本校及其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担的任务有关的档案正本以外，还应将复印件送主办单位保存。11.个人在其从事教学、科研、党政管理等职务的活动中，形成的各种载体的文件材料，必须按统一的移交时间，将文件材料交给本部门兼职档案员或直接移交给学校综合档案室集中统一管理。对个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案室有权向他们征集或接受捐赠，对捐赠的档案，视其贵重程度，学校给子奖励。（四）档案的利用与公布1.学校综合档案室是学校信息化建设的涉及机构之一，逐步提高开发和利用档案信息资源的能力，实现档案信息资源共享。2.学校综合档案室为利用者提供方便，凡利用室藏档案的均应按照规定办理利用手续。3.学校综合档案室档案利用范围分为开放档案和未开放档案两部分。利用方式为查阅、借阅、咨询、复制、出具档案证明等等。4.凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。5.档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布： （1）涉及党和国家机密的； （2）涉及专利和技术秘密的； （3）涉及个人隐私的；（4）档案形成部门或个人规定限制利用的。6.高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按档案著录规则（DA/T181999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。7.高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。利用档案实行无偿和收费服务相结合的原则，根据档案法实施办法、辽宁省物价局和学校有关利用档案收费的规定，档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。 社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。8.寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。9.积极开展档案编研工作，出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。10.人事和组织档案工作因有其特殊性，查阅和利用人事和组织档案，应参照中组部、国家档案局发布的干部档案条例执行。11.高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。（五）条件保障1.学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。2.学校为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的库房，按照档案馆建设标准（建标1032008）的要求及时进行改扩建或者新建。存放涉密档案应当设有专门库房。 存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。3.学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。（六）奖励与处罚1.根据学校有关规定，对档案工作表现优秀的专、兼职档案员和有突出服务与研究成果的，以及对档案事业建设有重大贡献者，建议学校应给予表扬和奖励。具有下列之一者给予表彰与奖励：（1）在档案的收集、整理、提供利用等工作中做出显著成绩的；（2）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；（3）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；（4）向学校捐赠重要或珍贵档案的；（5）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。2.对违反中华人民共利国档案法的行为，由学校根据中华人民共和国档案法实施办法规定的程序和处理办法予以处惩，学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。（1）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（2）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（3）涂改、伪造档案的；（4）擅自出卖、赠送、交换档案的；（5）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；（6）其他违反档案法律法规的行为。档案室管理制度一、 非本室人员一律严禁入内。 二、档案室内严禁吸烟或燃烧废纸。 三、严禁在档案室内外存放易燃易爆物品。 四、经常检查档案室的照明等用电设备，发现问题及时处理。 五、档案室要专人管理，经常检查门、窗和门锁。 六、保持档案室的清洁卫生，装具案卷等排列整齐。 七、档案室内必须做到：防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘、防 强光、防高温、防有害气体。 八、档案霉要有防火设备，对防火设备要经常检查，做到有备无患。 九、严格遵守保密守则。