初级会计电算化考试重点

初级会计电算化 第一部分关于考试全部上机考试，题库抽题。时间：120分钟分数：150分题型：理论考试：60分单选、多选、判断实务考试：90分采用通用版财务软件完成考试大纲实务操作部分内容的考核。第二部分重要考点第一章会计电算化基础知识一、会计电算化、会计信息化概念的提出“会计电算化”一词是1981年8月中国财政部和中国会计学会在长春召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出的。1999年4月，在深圳召开的“会计信息化理论专家座谈会”上，首次提出“会计信息化”这一名词。二、会计电算化的概念1.狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用。2.广义会计电算化是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，其基本内容主要包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。三、会计信息系统的构成该系统由人、计算机软件硬件（含程序和数据文件）和运行规程三个元素组成，其核心部分是功能完备的会计软件。四、会计电算化数据处理特点1.会计数据输入代码化2.会计数据处理自动化3.会计数据存储电子化4.会计数据传递规范化5.内部控制程序化五、会计电算化的作用（一）提高会计核算的水平和质量1.减轻会计人员的劳动强度，提高工作效率2.缩短会计数据处理周期，提高会计数据的时效性3.提高会计数据处理的正确性和规范性（二）会计职能得以更好发挥，从而推进会计理论与技术的研究和发展1.财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础2.推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步发展六、会计软件的概念1.会计软件是指专门用于会计核算、管理和决策工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序、设计文档、使用说明书和相关的数据文件。2.会计软件属于应用软件的范畴。七、会计软件的分类（一）从会计软件的适用范围分类从会计软件的使用范围分类，会计软件分为通用会计软件和专用会计软件两种。（二）从会计软件的系统结构分类会计软件从其硬件系统结构划分，可以分为单用户版和多用户版，多用户版又分为主机系统版、F/S版、C/S版、多层C/S版和B/S版。（三）从会计软件的功能结构分类从会计软件的功能分类，会计软件可分为部门级、企业级（财务业务一体化）和集团企业会计软件。八、会计软件的选购策略配备会计软件主要有三种方式：选购通用会计软件，这是最经济，也是见效最快捷的方式，采取这种方式的单位更侧重成本和效益的考虑；定点开发专用会计软件，这种方式侧重于软件功能考虑，适合于内部管理要求较高、整个企业管理均需要实现计算机化管理的大中型企业采用；通用与定点开发会计软件相结合，这是对成本、功能、效率三方面都有所考虑的方式。其中常见的是选购通用会计软件。（一）通用会计软件的主要特点与定点开发的专用会计软件相比较，通用会计软件具有以下特点：1.通用性强。通用性是商品化软件的决定性因素之一2.安全可靠性高3.软件由厂家负责维护（二）通用会计软件的选购策略选购通用会计软件一般可以考查以下几个方面：1.了解会计软件功能是否满足本单位业务处理的要求2.会计软件是否全可靠性3.会计软件对运行环境的要求4.软件厂家的商誉和售后服务体系此外，在选购会计软件时还应考查软件操作的方便性、系统开发文档资料是否规范、齐全等。九、会计软件的功能（一）会计软件的功能模块会计软件的功能模块也称为子系统，是指会计软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分，如账务处理、固定资产核算、工资核算等。企业应用的企业资源计划（Enterprise Resources Planning，简称ERP）软件中用于处理会计核算数据部分的模块，也属于会计核算软件范畴。 1.会计核算软件的功能模块主要由账务处理、应收/应付款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等模块构成。2.会计管理软件的功能模块其功能结构主要由财务系统、购销存系统、管理决策与报告系统三部分构成。3.会计核算软件与会计管理软件的联系会计核算软件是基于财务会计原理设计的，主要为企业外部利益相关集团提供财务信息；会计管理软件则侧重于为内部使用者提供管理信息，发挥会计的管理职能。（二）会计核算软件各模块间的数据关系构成会计核算软件的功能模块中，总账模块是会计核算软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起，构成完整的会计核算系统。因此，会计核算软件中各功能模块之间的数据流主要是各类转账凭证。功能模块之间的数据如何进行联系，直接关系到整个企业的财务报告的完整性和可靠性。十、会计软件的运行平台会计软件的运行平台由硬件、系统软件、数据库管理系统三个主要部分组成。十一、会计信息化会计信息化，指的是会计的信息化。究其实质，主要是指企事业单位的工作全面实现业务流程的数字化和网络化。包括会计数据采集的数据库化和代码化，会计数据处理的电子化和计算机化，会计信息传递的标准化和实时化，会计信息输出的无纸化。十二、ERP系统企业资源计划（Enterprise resource planning，ERP）是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Garter Group Inc. 最早提出的一种管理理念，也是一整套企业管理系统体系标准。所谓ERP系统是指以信息技术为支撑，运用先进的企业管理思想，系统化地集成企业内外各种资源的全方位信息，即整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体，实现跨越地区、部门、公司的企业资源管理系统。ERP系统管理的对象是几乎涵盖了企业维持正常经营的所必需的各种资源和信息，即是指企业的人、财、物、信息等资源，如人力资源、客户、供应商、企业资金、厂房、存货、生产线等，从形态上可以划分为物流、资金流、信息流三种形态。第二章会计电算化工作环境一、计算机的产生和发展1.产生：1946年2月，美国，ENIAC，用于弹道轨迹计算（军事目的）2.发展阶段：（划分标准）电子管、晶体管、集成电路、超大规模集成电路二、计算机的性能指标1.计算机速度2.字长3.存储容量 三、计算机的主要应用1.科学计算2.数据处理：管理信息系统（MIS）决策支持系统（DSS）专家系统（ES）办公自动化系统（OA）3.过程控制4.计算机辅助系统计算机辅助设计（CAD-Computer Aided Design）计算机辅助教学（CAI-Computer Aided Instruction）计算机辅助制造（CAM-Computer Aided Manufacturing）5.计算机通信6.人工智能（AI）机器人四、计算机中的数据和编码（补充、重要）（一）数据在计算机内部的表示：在计算机内部采用二进制表示数据，即用“0、1”代码表示数据。优点：电路简单、工作可靠并稳定、运算简单、逻辑性强（二）数据的存储单位：（补充）位bit：用于表示一个二进制位、存储信息的最小单位。字节Byte：存储信息的基本单位1字节=8位 1Byte=8bit换算单位：1KB=1024B2 10B1MB=1024KB2 20B1GB=1024MB2 30B字长：计算机一次能处理的二进制的位数。常用：8位、16位、32位、64位（三）计算机中的编码：计算机中的数据：数值、文字、图形、图像，声音数据在计算机中采用二进制编码（1）数值：二进制（2）字符：包括：英文字母、数字符号、标点符号、运算符号、控制符号ASCII码-美国标准信息交换码（二进制）基本ASCII用7位二进制数表示，占用一个字节，最高位为0。例：英文字母B的7位ASCII码为100 0010。存储时为0100 0010。五、计算机系统概述计算机系统由硬件系统和软件系统组成。 六、计算机的工作原理计算机体系结构的基本思想：冯诺依曼原理1.二进制表示数据和指令2.存储程序控制（最重要）指令：指挥计算机工作的命令程序：有序的指令集合工作过程：取、分析、执行3.五大部件：运算器、控制器、存储器、输入设备和输出设备七、计算机硬件（一）中央处理器1.中央处理器（CPU）2.组成：控制器：指挥系统，从RAM中取出指令执行运算器：算术运算、逻辑运算3.技术参数：（1）型号：486.586.Pentium、PentiumI、PentiumII、PentiumIII、Pentium4Core 2 duo Core 2 quad（2）主频：CPU工作的时钟频率。主频越高，速度越快。单位MHZ、GHZ。PentiumIII800中的800即为主频。4.CPU是衡量计算机性能的最重要的部件。（二）内存储器（内存、主存）1.作用：在计算机内部，用于存放CPU待加工处理的数据、中间结果以及最后结果。2.分类：ROM（只读存储器）：系统信息、只读不写、关机（断电）后，信息不消失。RAM（随机存储器）：用户信息、可读可写、关机（断电）后，信息消失。Cache（高速缓存）：Cache是位于CPU和内存之间的规模较小但速度很快的一种存储器，目的是解决CPU和RAM之间速度不匹配的矛盾。增加Cache不会改变内存的容量3.存储容量：目前微机内存（RAM）容量一般为512M，1G，2G4.内存容量的大小是衡量计算机性能的另外一个重要指标。5.CPU和内存构成了主机。（三）外存储器（外存、辅存）1.作用：用于永久地存放大量的程序和数据。运行时，从外存调入内存。2.外存、内存、CPU之间的关系3.磁盘存储器：（1）软盘：大小和容量：3.5英寸、1.44MB特点：便于携带、容量小、读写速度慢（2）硬盘：容量：100GB 160GB 240GB 360GB特点：固定于主机箱中、容量大、读写速度快硬盘使用注意事项：尽量不要震动，以免对数据造成破坏。4.光盘：（1）分类：只读型光盘、一次写入型光盘、可擦写型光盘、数字通用光盘（2）常用：只读光盘（CD-ROM）：700MB光驱：数据传输率是衡量光驱的的技术指标之一。150KB/S为一倍速。目前40倍速以上。读写速度比较：硬盘光盘软盘（四）输入设备：1.常用：鼠标、键盘、光笔、扫描仪2.鼠标：串行接口鼠标（微机常用）、总线接口鼠标、USB接口鼠标（笔记本常用）机械式和光电式两键和三键3.键盘：微机必备的输入设备之一。键盘分为四个分区：主键盘区、小键盘区、功能键区、光标控制键区常用键： ：大小写字母转换键 ：转换键 ：回车控制键 ：退格键 ：空格键 /：不能单独使用，需与其他键配合使用。（五）输出设备：1.常用：显示器、打印机、绘图仪2.显示器：监视器。显示系统由显示器和显卡构成。显示器：CRT：微机常用LCD：笔记本常用、轻、薄、耗电少、无辐射显卡：3.打印机：击打式：针式非击打式：喷墨、激光4.微机必备的输入输出设备是：键盘、鼠标、显示器5.兼有输入输出设备功能：外存、触摸屏6.外存、输入设备、输出设备构成了微机的外部设备八、计算机软件（一）系统软件系统软件包括操作系统、语言处理程序、数据库管理系统、各类支持服务程序等。1.操作系统作用：是系统软件的核心。用于管理计算机中的软硬件资源。最靠近硬件。常用：Windows2000/ WindowsXP/Vista/Windows72.语言处理程序包括：汇编程序、解释程序和编译程序。任务：将源程序翻译成计算机能执行的机器指令。计算机语言分类：（1）机器语言由机器指令（二进制）构成，直接执行。（2）汇编语言由汇编指令（助记符）构成，翻译（汇编）之后方可执行。（3）高级语言由语句（接近自然语言和数学公式）构成，翻译（解释和编译）之后方可执行。常见：BASIC C C+ Java因此，必须配备一种工具，把用高级语言编写的源程序翻译成计算机可执行的机器语言程序（目标程序）。有两种方式可以实现高级语言程序的翻译，即：解释方式和编译方式。3.数据库管理系统（DBMS）关系型（最常用）、层次型、网状型小型：Visual Foxpro Access大型：ORACLE SQL SERVER SYBASE数据库与会计软件联系紧密，会计软件必须有数据库支持。4.支持服务程序（二）应用软件定义：在硬件和系统软件的支持下，用户为了解决各类实际问题而编制的各种计算机程序及相关文档均称为应用软件。举例：会计核算软件、文字处理软件（WORD）、电子表格软件（EXCEL）通用应用软件： 文字处理软件 表格处理软件 图形图像软件 网络通信软件 演示软件 统计软件九、计算机网络概念及功能1.计算机网络是计算机技术和通信技术结合的产物。2.主要功能：资源共享：硬件资源共享、软件资源共享、信息资源共享信息传送：数据交换、信息检索、消息发布、邮件传递等，以便实现网络会议、电子邮件、信息检索等功能。分布处理：由于计算机网络中的设备相对分散，以便对数据进行分布式处理。十、计算机网络分类按地理有效范围划分：1. 局域网（LAN）：距离短，一般不超过10公里。2.广域网（WAN）：长距离通信线路，电话线、卫星、微波、光纤Internet是世界上最大的广域网。十一、因特网（一）因特网应用因特网的主要应用领域包括电子邮件、远程登录、文件传输、新闻组、万维网、电子公告板等。从使用者角度，因特网的主要应用领域有浏览网络信息、运行网络应用软件、收发电子邮件等。（二）Internet网址1.IP地址：（1）概念：正式接入Internet的每台计算机都有一个惟一的数字地址。（2）构成：32位二进制数、分成四个部分。每个部分用十进制数来表示。每个数的范围是0255，彼此之间用“.”分隔。例如：202.201.108.2（3）分类：网络类型IP地址特征应用A类第一个数字小于126大型网络B类第一个数字在128191之间中等规模网络C类第一个数字在192223之间校园网2.域名地址：一种字符形式的地址。一般形式：主机名.单位名.类别型域名.最高层域名（顶级域名）例：顶级域名通常以地理位置划分，表明主机所在的国家和地区也叫一级域名。例：cn代表中国，hk代表香港，jp代表日本。类别型域名通常说明所属的组织类型也叫二级域名。例：gov代表政府，“edu”为教育机构，“com”商业机构，“net”为主要网络支持中心，“mil”为军事组织，“int”为国际组织“ac”为科研机构，“org”为非营利组织。对应关系：网络中的每台计算机都有一个唯一的IP地址，但不一定都有一个域名。必须事先在域名系统中建立某个IP地址所对应的域名。网络系统只识别IP地址，当输入域名时，由网络中的域名系统将域名转换成IP地址，按地址找到主机并实现访问。十二、计算机病毒防范（一）计算机病毒的定义 计算机病毒是指编制、或者在计算机程序中插入的、破坏计算机功能或者毁坏数据、影响计算机使用、并能自我复制的一组计算机指令或者程序代码。（二）计算机病毒的特征和危害 计算机病毒具有以下特性：1.灵活性2.隐蔽性3.潜伏性4.传染性5.破坏性（三）计算机病毒的分类 计算机病毒通常可分为如下几类：1.系统引导病毒2.文件型病毒3.复合型病毒4.宏病毒（四）计算机病毒的检测和清除（1）一般方法：杀毒软件（KV3000，瑞星，金山毒霸）局限性：新病毒的出现无法检测，定期升级（2）最彻底的清除方法：格式化第三章计算机基本操作一、windows资源管理（一）关于文件和文件夹操作的两个重要内容1.选择文件和文件夹在对文件和文件夹进行操作之前，通常要选定文件夹。选定方法是：（1）单个：单击要选择的对象。（2）连续多个：单击第一个按住shift同时单击最后一个。（3）非连续多个：单击第一个按住ctrl依次单击要选择的对象。（4）全部：“编辑”“全部选定”（ctrla）2.执行操作命令（1）菜单法（2）工具栏法（3）快捷方式法（右键菜单）（4）快捷键法（二）创建文件夹步骤：1.选择目标（磁盘或文件夹）2.执行“文件|新建|文件夹”命令。或通过快捷菜单操作。3.键入新文件夹名，然后按ENTER键。（三）重命名文件或文件夹1.选择目标2.执行“文件|重命名”命令。3.键入新文件夹名，然后按ENTER键。重命名文件或文件夹也可两次单击文件或文件夹名字。（四）复制或移动文件或文件夹复制文件或文件夹：1.选择目标2.复制：执行“编辑|复制”命令。3.定位4.执行“文件|粘贴”命令。移动文件或文件夹：1.选择目标2.剪切：执行“编辑剪切”命令。3.定位4.执行“文件|粘贴”命令。剪贴板：内存的一块区域快捷键：复制（crtlc） 剪切（crtlx）粘贴（crtlv）拖动法：同一磁盘：移动：直接拖动 复制：ctrl拖动不同磁盘：移动：shift拖动 复制：直接拖动（五）删除文件或文件夹1.删除硬盘上的文件会被暂时放入“回收站”中。恢复：在回收站中可以将文件进行还原清空回收站：永久删除2.步骤：（1）选择目标（2）执行“文件|删除”命令。（DEL）（3）显示“确认文件删除”对话框。（4）单击“是”，文件被移到回收站中。也可直接将文件拖放到“回收站”中3.说明：若被删除的文件不放入回收站中可直接按ShiftDel 删除。（六）搜索文件和文件夹1.文件名：2.位置：（七）文件和文件夹的属性1.通过“属性”对话框查看。2.常见属性：两种只读隐藏二、WORD文档编辑软件（一）Word窗口元素（1）标题栏（2）菜单栏：菜单栏位于标题栏下面，它包含了在ord中所需要的绝大部分操作命令。（3）工具栏：工具栏由带图标的按扭组成，代表菜单中常用的命令。在默认情况下，“常用”和“格式”工具栏以固定的形式并排显示在菜单栏下方。用户可以通过“视图”菜单中的“工具栏”命令，显示或隐藏其中的任何一种或者全部工具栏。（4）标尺（5）文本区编辑区：在文档编辑区中，有一个不停闪烁的“”形光标，称为插入点。（6）滚动条（7）状态栏（8）选取区 （二）Word的操作：（补充）1.对Word文档的相关操作都是通过命令方式来实现的。2.使用命令的方法：（1）利用菜单栏（2）利用工具栏（3）利用快捷菜单（右键菜单）（4）利用快捷键3.说明：（1）并不是所有的操作四种方式都可实现。（2）在介绍操作命令时，主要以前两种方法为主。（三）Word文档管理1.新建文档（1）启动Word后，Word 将自动新建一个“文档1.doc”。（2）打开文档（3）保存、另存文档（4）关闭文档：（四）Word的文档输入与编辑文本选择1.文本块：一个字、几个字、一句话、一段话、一篇文章都可看做是一个文本块。通常对文本块要进行整体操作（例：移动或复制）2.选取方法：（1）利用鼠标选择文本某些文字：shift一行：单击多行：单击拖动一个自然段：双击整个文档：三击 CTRLA 编辑-全选纵向选择文本：alt（2）使用扩展模式选择文本进入扩展选取模式F8选取文本退出扩展选取模式 ESC3.说明：（1）被选择的文本呈“反白”显示。（2）取消选择：单击文档的任何位置。文档编辑1.插入/改写字符（1）插入/改写状态注意，在进行插入操作时，状态栏的“改写”按钮为灰色，即编辑处于插入状态。如果“改写”按钮为黑色，需双击“改写”按钮使其变为灰色，否则输入的文本会自动替换插入点后的内容。作用：“插入”状态下，输入的字符将插入在插入点位置，后面的字符向后移动。“改写”状态下，输入的字符将取代原有字符。设置方法：双击“改写”按钮。按键盘上的“Insert”键。（2）插入字符“插入”状态下：（3）改写字符“改写”状态下：（4）在文档中插入特殊符号2.删除字符（1）删除字符BACKSPACE：删除插入点前字符DELETE（DEL）：删除插入点后字符（2）删除一块文本3.复制文本（1）作用：（2）方法：（选择 复制 定位 粘贴）4.移动文本（1）作用：（2）区别：（3）方法：（选择 剪切 定位 粘贴）5.查找和替换字符（1）作用：（2）方法：（3）说明：6.撤消和恢复操作这是Word为纠正编辑过程中发生的错误而提供的操作。“撤消”命令是指撤消前面进行的操作。重复命令则是指重复执行上一次的编辑命令或操作。具体操作时，可以单击“编辑”菜单中的“重复”或“撤消”命令，也可以单击常用工具栏上的按钮，还可以按CtrlZ（撤消）和CtrlY（重复）。 （五）Word的文档排版字符排版1.设置字符的字体、字号（1）默认字体、字号中文字体：宋体英文字体：Times New Romam字号：五号（2）设置方法2.设置字符颜色（1）默认：黑色（2）设置方法：3.设置字符修饰4.设置字符间距段落排版1.文字对齐：左对齐、右对齐、居中和两端对齐2.设置段落缩进左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进3.设置行间距4.设置段落间距页面排版1.纸张类型：A4.B52.页面边距：3.页眉、页脚：三、EXCEL电子表格处理（一）三个基本概念Excel工作薄是运算和储存数据的文件，它由若干张工作表组成。一个Excel工作薄中可以包含1255个工作表。在系统默认状态下，一个Excel工作薄含有3个工作表，分别被命名为sheet1.sheet2和sheet3，这些工作表名出现在工作簿底部的工作表标签上。可以对工作表进行插入、删除、移动、复制和重命名等操作。工作表也称电子表格，它由若干单元格组成，是Excel存储和处理数据的最主要的形式。单元格：工作表中行与列相交的位置称单元格，它是工作表中最基本的存储单位。工作表中的每个单元格由惟一的单元地址标识。单元地址由单元格所在列的列号和单元格所在行的行号共同组成，行号：用1.2.3等阿拉伯数字表示，列号：以A、B、C等字母形式表示。且列号在前，行号在后。如“B5”表示的单元格处于工作表B列与第5行交叉的位置。全选框：位于行号与列号的交点处，单击它可将整个工作表选中。（二）工作簿基本操作1.创建工作簿工作簿文件的扩展名是xls。每次启动Excel时，系统将自动建立一个新工作簿，文件名为Book1.xls。用户在保存工作簿时可以将其另存为其他的文件名。2.创建工作表在新建工作簿时，会自动创建三个工作表，分别为sheet1，sheet2，sheet3。可根据需要插入和删除工作表。工作表的相关管理操作可参见本节第五个方面的内容“工作表的管理”。3.工作表的其他操作（三）工作表的编辑1.选择区域：（1）选定一个矩形区域。方法一：拖动例：选择A1：C4方法二：Shift例：选择A1：C4方法三：扩展选取模式例：选择A1：C4（2）选择整行、整列或全表。选择整行（整列）：单击行号（列号）例：选择第一行，选择第C 列。选择若干行（若干列）：在行号（列号）上拖动鼠标。例：选择第一行到第四行，选择第A列到第C列。选择整个工作表：单击全选框或CtrlA例：选择整个工作表（3）选择不连续区域：Ctrl例：选择A1，B2，C3，D4（4）释放选择区域：指向任一单元，单击。 2.输入数值型数据：（1）说明：（2）输入注意问题：对齐方式：输入的数值型数据在单元格中自动右对齐。超长处理：当输入的数值型数据超过它所保存单元的宽度时，系统自动将其转换为科学计数法的形式。3.输入字符型数据：（1）说明：（2）输入注意问题：对齐方式：左对齐超长处理：单元格的宽度是有限的，当输入的字符型数据超过它所保存单元的宽度时，如果其右侧相邻的单元为空，则超出的内容自动延伸至右侧单元格内显示；如果其右侧相邻的单元不为空，则超出的内容自动隐藏，不再显示出来，当用命令将该单元所在列的列宽调整到足够宽时，被隐藏的内容将自动显示出来。数字字符串的输入：对于一些毋需计算的数字代码（如电话号码、职工编号等），通常的处理方法是将它们保存为由数字字符组成的数字字符串。数字字符串不参加数学运算。为了与数值进行区别，输入时要在数字字符串的左侧加入一个引导输入符号，即单引号“”，这个引导符号仅在编辑栏中显示，不出现在单元格中。也就是说，引导输入符号“”仅为控制符号，它不是字符串的组成部分。数字字符串：以开头（四）表格数据计算1.公式：Excel中的公式是由运算符、常量、单元格地址、函数和括号等组成的。输入公式时必须以“”开头。2.函数Excel提供了11类函数，每一类有若干个不同的函数。函数可以单独使用，也可以出现在公式中，合理地使用函数将大大提高表格计算的效率。3.常用函数：（1）求和函数SUM例如，SUM（3，2）是求数值3和2的和。SUM（A1，B2）是求A1和B2单元中数值的和。SUM（A1：B2）是求A1：B2区域（4个单元格）中数值的和。SUM（A1：C5,E15）是求A1到C5区域中各单元与E15单元中的数值之和，也就是对16个单元求和。（2）求平均函数AVERAGE第四章通用账务处理模块的基本操作一、新建账套（重点）新建账套是在建账向导指引下进行的，通常要确定账套号、账套名称、账套路径、记账本位币、科目级次与编码长度、会计期间以及账套启用期间等。1.账套号必须唯一；2.账套名称是用于标识账套所属的会计主体，在输出凭证、账簿和报表等会计资料时可直接调用，所以一般应使用单位名称；3.账套路径是指账套文件在计算机的存储器中的存储位置；4.科目级次和编码按照“遵循统一规定，考虑实际情况，同时留有余地”的原则设置，一般应按行业预置会计科目；会计软件一般都提供多种会计期间界定方式，我国规定会计年度实行公历年度，会计期间一般采用自然月份，账套启用会计期间即指开始电算化工作的期间，由会计主体根据实际情况设置。二、设置操作员及其权限（重点）1.操作员的设置及其权限管理，应按照内部控制制度对岗位分工的要求，严格贯彻不相容职务分离的原则，设置操作员并授予相应的操作权限。2.会计软件一般都有一个默认操作用户，如“Admin”、“Manager”、“System”等3.电算化系统是按照分级管理原则进行人员及其权限管理，根据岗位责任制、操作管理制度等要求，严格贯彻不相容职务分离，对不同的操作员授予不同的操作权限。所有操作员都只能在授权范围内操作，绝不允许越权操作。一般账套主管（电算主管或会计主管）拥有账套的最高操作权限。三、设置会计科目（重点）设置会计科目时，必须按照新建账套所设定的科目级次和级长，遵循国家统一规定，结合会计主体实际，进行会计科目的增加、修改、删除的设置。在通用会计软件中，一般不固定会计科目，而是按行业的不同预置一级会计科目，由用户根据本单位自身的需要灵活选择设置。设置会计科目实质上是按核算和管理要求对会计科目的属性进行设置，主要有如下内容。1.会计科目设置原则目前通用会计核算软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，而明细科目则由用户根据各企业情况自行确定，确定原则如下：（1）设置会计科目要考虑到与会计核算软件其他功能模块之间的衔接。在账务处理模块中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收其他模块转入的数据。（2）设置会计科目必须满足会计报表的编制要求。凡是报表中所用数据，需要从账务处理模块中取数的，必须设定相应的科目。（3）设置会计科目要注意保持科目间的协调和完整。不能只有下级科目，没有上级科目，既要设置一级科目，又要考虑明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料。（4）设置会计科目要注意保持相对的稳定。（5）一级会计科目名称必须要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂、易记、好用、易推广。2.会计科目设置内容及注意事项（1）会计科目编码。手工方式下，会计科目通常采用汉字名称的形式来表示。但由于汉字名称常会有重名现象出现，且无法反映出科目间的逻辑关系，所以在电算化方式下，必须对会计科目进行统一编码。设置会计科目编码的时候要注意以下问题：必须按照科目级次的先后次序建立。首先应该从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。科目编码必须唯一，不能重复，也不能为空，其结构必须与账套参数中会计科目编码方案一致。科目编码通常用数字（或英文字母）等来表示，不得使用一些无意义、无次序性的字符，如 &、空格等，以利于科目按科目编码进行排序检索。科目编码必须与科目名称一一对应。会计科目编码结构如表所示。会计科目编码结构表科目编码科目名称2221应交税费222101应交增值税22210101进项税额22210102销项税额22210103已交税金（2）会计科目名称。会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示。科目名称与科目编码不同，科目编码是供计算机系统使用的，而科目名称则是企业与外部交流信息所使用的标志，是在证、账、表上打印的标识。在设置科目名称时应注意：科目名称不能为空。科目应避免重名，以免影响科目运用的准确性。科目名称的设置必须严格按照会计制度的规定，做到规范化、标准化。（3）科目类型。科目类型是指该科目属于资产、负债、共同、所有者权益、成本和损益类中的哪一类。科目类型是计算机自动识别科目进行汇总管理的依据。在财政部颁发的会计制度中，会计科目编码的第一位就标识了科目类型，其中科目编码首位为1.2.3.4.5.6，分别代表资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类科目。（4）科目属性。科目属性也就是用户根据本单位的核算和管理的需要来设置科目的相关性质。包括设置会计科目的余额方向，设置外币核算科目，设置数量核算科目，以及对需要进行部门核算、项目核算等专项核算的会计科目进行辅助核算设置。这样在今后的处理中就可以根据性质完成外币业务处理、辅助业务核算和管理等功能。会计科目属性图示3.调整会计科目时的要求与限制（1）增加科目时的要求与限制当新增科目为明细科目时，其上级科目必须存在，否则会导致明细科目没有上级科目。如果一个科目是明细科目，且已经有发生额或余额产生时，则不能再为该科目增加下级科目，只能在年初时进行调整，否则会导致上下级科目金额不符。（2）修改科目时的要求与限制科目一旦使用，科目代码不能修改。科目如果已经有余额、发生额，表明巳有业务发生，即使涉及该科目的记账凭证还没有记账，也表示该科目巳使用。如果一个科目有下级科目，科目代码不能修改，否则会造成其下级科目没有对应上级科目的错误。若科目设有辅助账，辅助账使用后科目代码也不能修改。如果修改，将造成其辅助账信息不完整的错误。（3）删除科目时的要求与限制科目已经使用，就不能被删除。科目有下级科目时，也不能被删除。如果删除，会造成其下级科目没有对应的上级科目的错误。若科目设有辅助账，当辅助账启用后科目不能删除。四、录入科目期初余额（重点）为了保证会计电算化中的数据能与手工方式下的数据衔接，保持账簿数据的连续性和完整性，在应用会计电算化系统之前，需要将经过整理的手工账目的期初余额录入到会计电算化系统中。在录入科目期初余额时要注意如下问题：1.若企业是年初建账，则期初余额等于年初数。2.若企业是年中建账，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方发生额与累计发生额计算清楚。也就是说，此时录入科目期初余额时，需录入年初余额或建账月份的月初余额，以及年初到该月的各月借贷方发生额或累计发生额。3.若科目有辅助核算，应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。开展了辅助核算的会计科目的期初余额不能直接录入，应该录入辅助项目的期初金额，然后由系统自动计算生成该会计科目的期初余额。4.录入科目期初余额时，应注意调整有关科目的余额方向。如果借贷方向不能改变，可在数据前加“-”号表示与默认的方向相反。5.录入科目期初余额时一般只针对最末级科目，上级科目的期初余额通常会由系统汇总所属下级科目的数据自动计算出来。6.科目期初余额录入完毕后，必须使用软件提供的功能，进行试算平衡，以保证初始数据的正确性。五、编制凭证（重点）在会计电算化下，凭证模块的记账凭证可通过三种方式获得，即手工键盘录入、自动转账生成、由其他模块生成传入。1.凭证头部分（1）凭证类别与凭证编号。录入凭证时，首先应按在初始化时设置好的凭证类别代码或名称进行选择。在确定凭证类别后，一般账务处理模块会按凭证类别的不同按月对凭证进行自动连续编号。录入凭证类别及编号时要注意：凭证编号由凭证类别编号（或凭证类别名）和凭证顺序号共同组成，例如转字0002等。不同类别的凭证每个月分别从1号开始连续编号。凭证号作为记账凭证的标识，按会计制度要求，同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号断号。（2）凭证日期。也就是录入记账凭证的日期，包括年月日。输入记账凭证时，必须输入凭证日期。由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序，所以输入凭证日期时要注意：凭证日期应随着凭证号的递增而递增，不能大于前张凭证的日期。凭证日期不能超过系统日期。（3）附单据张数。指所编制记账凭证所附原始凭证的张数。附单据张数应根据录入记账凭证所依据的原始凭证实际张数输入。但并不是所有的记账凭证都有附件，如更正错账的凭证、期末结转损益的凭证就没有附件。2.凭证体部分（1）摘要。指对发生的经济业务内容的简述。凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随该行会计科目在明细账、日记账中出现。摘要的输入可以在录入凭证时根据经济业务内容用键盘输入，也可以在系统初始化时对常用的摘要内容定义好，当输入凭证摘要时，根据经济业务选择相应的摘要。（2）科目。输入会计科目时，该会计科目必须在系统初始化会计科目设置中已经设置，且必须是最末级明细科目，不能有非法对应科目。凭证输入时，会计科目通常通过科目编码输入，不需输入科目的汉字名称，计算机会根据科目代码自动切换为该代码所对应的会计科目名称。在凭证科目栏，可以通过查找或参照功能调出一张科目编码和科目名称对照表供使用者根据经济业务的内容进行选择。（3）辅助信息。对于要进行辅助核算的科目，系统会自动弹出辅助信息资料输入界面提示操作用户输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算、数量单价以及银行结算信息等。（4）金额。即该笔分录的借方或贷方发生额。任何一张凭证都必须满足“有借必有贷，借贷必相等”的基本原则。每条分录的金额均不能为零3.编制凭证的操作界面记账凭证图示六、审核凭证（重点）1.所有凭证都需审核为确保登记到账簿的每一笔经济业务的真实、正确和可靠，记账凭证必须要经过审核。由于无论是直接在计算机上根据巳审核的原始凭证编制记账凭证，还是直接将手工编制并审核的凭证输入系统，都经过了人工的操作处理，所以都需要经过审核后，才能作为正式凭证进行记账处理。2.具有凭证审核权凭证审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对凭证录入员填制的记账凭证进行合法性和正确性检查。3.注意问题在账务处理模块中，所有录入的凭证都必须经过审核签章后才能记账。在这个过程中要注意如下问题：1）按财务制度要求，审核凭证与填制凭证不允许是同一个人，只有具有审核权限的人员才允许进行凭证审核工作。2）审核人员发现错误或有异议的凭证，不得直接进行修改，必须由凭证录入人员本人修改后再交由审核人员重新审核。3）凭证审核签章后，不能直接对其进行修改和删除，必须取消审核后才能修改和删除。4）要取消原审核签章，即将该凭证变为未经审核的状态，则必须由审核人员自己进行。重新保存。七、凭证记账（重点）记账是以记账凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到账簿中的一种方法。记账凭证经审核签字后，就可以据此登记有关账簿，包括各种总分类账、明细分类账和日记账。记账一般采用向导式，在记账向导的指引下逐步进行，由计算机在短时间内按照预先设计的记账程序自动完成。记账处理过程通常包括以下几步。1.查验记账凭证2.记账前备份3.开始记账4.记账标记5.记账完毕注意的问题：（1）记账功能比较重要，一旦记账，凭证不再能修改。因此，可将记账功能限定为专人使用。（2）在记账过程中，不得中断退出。（3）每月可多次使用记账功能，分批将凭证记入各种账册，业务多的单位可每天记一次账。（4）上月未结账，则本月不能记账。（5）凭证记账后如发现凭证有错，只能用冲销凭证或补充凭证的方法进行修改。记账后，如果确有特殊需要，可以利用系统提供的反记账（取消记账）功能恢复到记账前状态。这一功能通常只有账套主管（电算主管）才有权执行。八、银行对账为了能够准确掌握银行存款的实际余额，知晓实际可以动用的银行存款数额，防止记账发生差错，企业必须定期将银行存款日记账与银行开具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表，消除未达账项的影响。1. 银行对账期初数据输入为了保证银行对账的正确性，在使用银行对账功能进行对账之前，必须先将各币种的银行存款日记账的期初余额、上期未达账输入出纳的对账系统中。其基本操作步骤为：2.银行对账单输入要实现机内银行对账的勾对操作，就必须在每次定期对账前将银行开具的银行对账单的记录输入出纳系统中，存入“对账单文件”。银行对账单的输入可视具体情况采取手工逐字笔录入或从外部引入的方式来完成。3.银行对账银行对账功能包括自动对账和手工对账，出纳人员应根据银行日记账和银行对账单的记录选择不同的对账方法进行对账，确保能进行正确无误的勾对。自动对账是由出纳系统根据对账依据自动进行核对、勾销，对账的依据通常包括“截止日期、日期相关天数、结算方式、结算号、金额”等。手工对账是对自动对账的补充，由出纳人员逐笔核对日记账和对账单的记录，并对手工对核对无误的双方记录添加勾对标记，完成对账操作。一对一可以自动对账，一对多、多对一、多对多的情况就只能采用手工对账的方式进行核对、勾销。4.银行存款余额调节表出纳系统提供了根据对账结果自动生成银行存款余额调节表的功能。在银行对账结束后，出纳人员可以执行余额调节表查询功能，进行银行存款余额调节表界面，查询并打印银行存款余额调节表。九、期末结账结账是指在当期发生的全部会计业务登记入账的基础上，计算、记录并结转各账簿的本期发生额和期末余额，终止本期账务处理工作。在手工会计处理中，都有结账的过程，在会计电算化系统中也应有这一过程，以符合会计制度的要求，因此账务处理模块提供了“结账”功能。结账只能逐月进行，且只能每月进行一次。结账后月末余额转入下月，本月结账后不能再输入本月记账凭证。在结账操作的过程中，系统将自动检查账务处理情况是否符合结账的要求。如果检查到不符合期末结账要求，系统将会发出警告并中断结账。在会计电算化中，结账处理通常包括如下几方面。1.结账检查2.数据备份3.结计余额4.结账标记每期结账后，系统将自动产生结账标记，表示该期账务业务处理完毕。结账完成后，系统将自动进入下一个会计期间。当然，如果因特殊原因，也可以利用系统提供的反结账（取消结账）功能恢复到结账前状态，此功能一般只有账套主管（电算主管）才有权执行，应谨慎操作。第五章通用会计报表模块的基本操作一、会计报表结构不同会计报表的格式和内容各不相同，而且不同会计软件的报表模块也各有其特点，但是就会计报表的框架结构来说，一般由表头、表体和表尾几个部分组成，如图所示。会计报表结构示意图1.表头表头通常用来描述报表的名称、报表编号、编制单位、编制日期、货币计量单位等内容。2.表体表体是报表的主要部分，由表样单元（项目及项目名称）和数据单元（报表数据）组成。在报表编制过程中，表样单元输入的内容一般为文字，数据单元输入的内容为数字（数值），而且数字是通过预先定义好的取数公式自动计算生成。3.表尾表尾主要是指报表表格下方的说明及附注等，既包括文字说明，也包括部分数据。如报表附注等补充资料、制表人、会计主管、单位负责人等。二、新表格式化在会计报表模块，报表的显示状态通常有“格式”状态和“数据”状态两种。报表格式化等格式设计操作一般在“格式”状态下进行，如行列数、报表属性、各种公式的定义等；而数据处理等操作则一般在“数据”状态下完成，如计算生成报表、报表审核等。要进行相应的操作就应该将报表切换到对应的显示状态。（一）新表表样设计所谓表样，是指未计算生成数据前的空表格式，一般包括表头、表体的行列标题以及行次或列次、表尾。表样设计主要是指新表结构设计、单元属性设置和表样文字录入等操作，使报表从外观样式和内在属性上符合所编报表的要求。1.报表行、列数定义行、列数定义就是设置新表需要多少行和多少列，但不同的会计软件的报表模块对行列数的定义是不同的，有的行列数包括表头、表体、表尾等全部内容，而有的却只包括表体（即表格部分）。2.行高、列宽定义为了让每个单元能较好的显示相关内容，需要根据单元内容对报表的行高和列宽进行调整。通常都可通过鼠标直接拖动和菜单命令进行设置。3.单元属性设置单元也称作单元格，是报表的最小单位，是报表行和列交叉的最小方格，一般都是用列标加行标的方式表示，列用字母表示，行用数字表示，如第B列和第二行交叉的单元就表示为B2。整个报表就是由一个一个的单元组合而成的。根据报表的编制要求，可以对相应单元进行合并或拆分的操作。报表中不同单元需要输入的内容不同，因此其单元属性也就有所不同。（1）单元类型及数字格式。（2）字体颜色。（3）对齐方式。（4）边框设置。