员工出差费用管理规定

员工出差费用管理规定一 . 总则为规范公司出差行为，提高工作效率，加强差旅费及有关费用开支的控制与管理，特制定本制度1. 本制度适用于公司的销售人员及技术人员出差差旅费、业务费 借支及报销。2. 各类原始报销票据必须真实、合法。员工报销各项费用须经过 各部门的经理签批。3. 各部门经理睬出差或休假时，应授权委托其他相关人员代行费 用签批职责。二 . 职责：1. 出差计划由部门经理安排，并报总经理审批。部门经理出差计 划由总经理安排和审批。2. 部门经理负责审查本部门出差人员的计划，核实差旅费、出差 逗留时间、路线及相关费用。总经理负责审查部门经理出差人员的 计划，核实差旅费、出差逗留时间、路线及相关费用。3. 行政部负责核定出差实际天数，计算当月工资应扣除误餐补助 次数。4. 财务部负责审查出差人员的费用额度和报销票据，预支和发放 出差费用。三 . 出差借款及报销：1. 员工因公出差，需提前一天向部门经理汇报出差计划，并确认所需费用额度，经同意后，到财务部填写借款单，由部门经理核实借款事项的真实性、必要性后签署意见后一并交财务部审核。财务部应根据不同职别出差报销标准支付相应借款数额，从成都出发的单程或往返飞机票、火车票由行政部统一安排订购。2. 业务招待费借支须填写费用申请单，预计金额伍百元以下的由部门经理审批，预计金额伍百元以上的招待费需由总经理审批。申请人需将审批手续完毕的费用申请单报财务部备案，否则发生的招待费一律不予报销。3. 部门经理出差所需请款手续同上，但必须由总经理签署意见后转财务部4. 所有借款需报经总经理批准方可借支 （ 遇总经理不在公司 , 又急需借款的情况, 可由出纳通过短信或电话方式请示总经理批准, 事后由出差人员补办签字手续） 。5. 出差员工应于出差归来后三个工作日内进行报销，并按规定填写差旅费报销单，经部门经理核实后，向财务部提交单据审核，如遇特殊情况需报请总经理批准后，方可适当延期报销。借款人获准批复的延期报销申请应及时交财务备案，否则将按逾期未结账予以处罚。6. 员工借款应专款专用，一般情况下，第一笔借款未结清或未归还之前，不得借支下一笔款项 （ 总经理特批除外） 。7. 预计借款超过一千元的个人，需提前一天通知财务部备款，否则不保证有足够的现金余额支付四、报销范围一） 。差旅费1. 差旅费是指员工因公外出到成都五城区以外，在出差期间发生的公杂费 （ 交通补助、通讯补助、伙食补助 ） 和住宿费、城市间交通费。2. 实际出差天数按出差返回日期减去出差起程日期加一天计算天数; 出差当日发车时间晚于中午11 点，公杂费按0.5 天计算 ;返回当3 点，公杂费按0.5 天计算 ; 上述二种出差情形当日需到公司考勤。3、公司统一制定差旅费报销标准，各项费用在标准内据实报销，超标部分由个人承担。(1) 城市间交通费：出差人员乘坐长途汽车、飞机、火车和轮船的，按车票据实报销乘坐飞机必须由总经理审批同意，机票费、机场建设费、航空保险费。陪同公司总经理出差的随行人员，其往返交通费据实报销。(2) 住宿费出差人员发生的住宿费，分级别按公司规定的标准内据实全额 报销。确因工作原因需要超标住宿的，必须事前报总经理批准并向财 务部备案，否则按出差标准报销。(3) 公杂费公杂费是指市内交通补助、通讯补助和伙食补助，根据补助标准和实际出差天数计算, 由财务部在报销时一并支付( 凭票报销 ) 。出差期间若发生招待费，按招待次数，正式员工每次扣除补助费 10 元，试用员工每次扣 5 元。4、员工参加外单位、政府部门组织的异地学习、会议、培训等团体活动，已缴纳会务费用并由组织单位统一安排食宿的，凭学习或会议通知，按实际发生费用报销，不再报销其他出差补助。如未统一安排食宿，则按出差标准报销。5. 员工到外地进行商务活动和技术服务，由接待单位提供免费食宿，按实际发生费用报销，不再报销其他出差补助。二) 、业务招待费1、各部门应严格控制业务招待费的开支，超预算支出一律不予 报销。2、员工发生业务招待费，实行单笔大额费用事前申报制度。按单笔业务招待费预计发生金额，事前必须向相关主管申报。凡未事 前申报的，主管应拒绝签批。(1) 销售人员单笔支出小于500 元时，需向部门经理事前申报，并向财务部备案(2) 销售人员单笔支出大于500 元时，需向总经理事前申报，并向财务部备案(3) 员工出差途中确需临时增加业务招待费支出，可由本人通过短信或电话方式请示总经理批准, 事后向总经理补办签字手续。(4) 员工一旦发生该费用未事先申请，先行支出后再补办相关申请手续的行为一律视同无效，财务部有权将其报销凭证退回，由经 办人自行负担。五、报销票据规范要求1、票据的合法性要求(1) 交至财务部报销的有效票据票必须是正规发票 ( 由各级地方税 务局监制 ) ，或专用收据( 由各级财政部门监制 ) 报销，在票面上必须加盖收款单位的“财务专用章”或“发票专用章”。(2) 对于某些特殊费用，若无法取得发票，在报经相关领导批准 后另寻正规发票方可报销。(3) 无论何种形式的原始单据，其基本要素必须完整，包括：原始单据的名称、填制凭证的单位名称或填制人姓名、经办人员的签字或盖章、填制日期、接受单位的名称、经济业务的内容、数量、单价和金额等，如以上要素不齐全或不清楚，财务可根据具体情形要求报销人另附相关证明文件，否则不予审批。2、票据的粘贴和报销单的填写(1) 报销人应在每张票据背面用钢笔或签字笔 ( 不得用圆珠笔或铅笔)签上中文全名，注明费用实际发生日期。原始单据要求粘贴整齐、规范。单据较多时，同类票据粘贴在同一张“原始凭证粘贴单”上，不能用订书机装订或用胶带粘贴。小型凭证应由下到上或由左到右依次摆开均匀粘贴，较大的票据粘贴后不能超过粘贴单的长度和宽度，票据本身长度、宽度超过粘贴单的，应折叠后粘贴。(2) 报销单应按财务部的规定格式填写完整，如实填报费用项目、票据张数、申报金额。申报金额要写合计数，注意字迹清晰、金额不能涂改。六、出差补助报销标准表如附表：七、附则1、本制度从起执行。2、本制度解释权属公司行政部。