现代企业档案管理

现代企业档案管理目录第一章 现代企业文件与档案工作管理1一、企业文件与档案的概念、构成11、文件的概念12、企业文件与档案的构成1二、企业档案（Business Archives）31、企业档案的概念32、建筑安装企业档案及其特点4三、企业档案工作的内容41、企业档案业务管理工作42、企业档案行政管理工作5四、企业档案工作的任务61、基本任务62、完成企业档案工作基本任务的条件73、完成企业档案工作基本任务的手段7五、企业档案工作的管理体制81、企业在档案工作建设和发展上的职责82、企业档案工作的领导93、企业档案综合管理94、企业档案工作机构和企业档案工作者10第二章 企业档案管理运作10一、现代企业文件的形成和积累111、企业文件的形成112、企业文件的积累13二、现代企业文件的整理与归档131、企业文件的整理132、企业文件的案卷组织143、案卷的编目154、企业文件的归档16三、企业档案的整理与保管181、企业档案的分类182、企业档案的保管20四、企业档案的鉴定22五、企业档案的检索与编研231、企业档案的检索232、企业档案的编研24六、企业档案的利用服务26第三章 实际操作27一、党群行政类档案27二、科技档案产品类（工程类）、基本建设类、设备仪器类27三、专门档案会计档案30四、特种载体类档案33五、干部职工档案：（企业档案分类与组卷实用参考P78）3738现代企业档案管理第一章 现代企业文件与档案工作管理一、企业文件与档案的概念、构成1、文件的概念是指组织或个人在履行法定职责中形成的具有现成执行效果和历史查考作用的任何形式的记录材料。此概念既包括形成、积累、传递执行阶段的现行文件，也包括包保存备用阶段的档案。对企业而言，现行文件是指企业在管理活动、技术开发及产品生产过程中正在制成和执行的文件，档案是指完成执行效果后的有保存价值的备查、备考文件。2、企业文件与档案的构成企业文件与档案从内容上划分，可以分为管理文件、档案，科技类文件、档案，会计文件、档案和干部职工文件、档案。（1）管理性文件、档案：指企业在经营管理、日常行政管理、组织管理、科技与生产管理等工作中形成的直接记录，具体包括以下四类：经济管理类：包括企业在建立现代企业制度中形成的改革、改组及改造方面的战略性决策文件与档案；企业新产品开发规划和市场营销方面的文件、档案，组织计划、统计、财务及物料管理等方面的文件与档案。行政管理类：包括企业在行政事物、公安保卫、法纪监督、人事管理、教育卫生、审计、外事及后勤等方面形成的文件与档案。组织保障类：包括企业党委、工会、共青团、纪检、协会等部门形成的文件与档案。科技与生产经营类：包括企业在新产品开发、技术创新、质量、能源、标准化、定额、安全生产管理等方面形成的文件与档案。（2）科技类文件与档案：是指企业在产品生产、工程项目的建设、科研课题的开发研究等工作中形成的文件与档案，具体包括以下四类： 科研类：包括企业在课题立项、研究、试制、成果坚定等推广应用等方面形成的文件与档案。产品类：包括企业在产品开发、工艺准备、加工制造、产品鉴定、检验、包装、广告宣传等方面形成的文件与档案。设备类：包括企业在设备购置、安装调试、使用维护、改造更新、报废等方面形成的文件与档案。（3）会计文件与档案：是指企业在会计工作中行成的会计凭证、会计帐簿、财务报告等。（4）干部职工文件与档案：指企业在劳动人事管理工作中形成的企业干部职工个人的文件与档案。由于企业的现状是企业历史的延续，而企业的现状又将成为企业未来的历史，因此企业当前和未来的经营管理、科技开发及产品生产都离不开对企业原有的人、财、物、产、供、销等各种管理和生产技术条件的准备掌握，而所有这些信息都凝结在企业文件与档案中。文件是企业进行经营管理、技术开发及产品生产的执行依据和工具，其完成执行效用以后，有保存价值的部分则转化为档案，在企业管理和生产技术活动中发挥凭证和参考作用，从而使档案中有价值的内容又融入了新的文件之中。可见，文件与档案在企业经营管理，技术开发及产品活动中是相互补充、共同发挥作用的。二、企业档案（Business Archives）1、企业档案的概念是指企业在各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录。正确理解此概念，应把握四点：（1）企业档案是企业各项活动的历史记录企业档案的形成范围是具体的，即在特定的企业活动范围内形成的，它记述和反映了企业有关活动的过程和成果，并首先为企业的生存与发展提供服务。企业档案的内容构成是复杂的，即企业档案不是单一地记录企业的某一项具体的活动，而是全方位反映企业活动的方方面面，它既包括企业生产经营活动的内容，也包括企业的管理、财务、人事、教育、宣传及其他相关活动的内容，是企业各种职能活动内容的总和，呈现出内容构成的复杂性。企业档案是企业活动的一种历史记录，这说明企业档案所反映的事物或活动不是现行的，也不是将来的，而是已经完成或告一段落的事物或活动。（2）企业档案是企业活动的直接记录企业档案是企业各项活动中直接形成的，这说明企业档案是关于企业活动的第一手材料，而不是事后回忆和事后编写的。（3）企业档案是保存备查的企业活动的记录：并不是所有企业活动的记录都可以转化为企业档案。一般来说，只有那些具有保存价值，即在较长时间内能够发挥凭证、依据作用的企业活动的记录才有可能转化为企业档案。当然，转化是有条件的：办理完毕（完成书面处理程序）具有保存价值是最基本的转化前提条件。履行归档手续、进行必要的整理加工是转化的另外一项重要的技术保障；相对集中地管理也是完成转化的一项原则性要求。“保存备查”简明扼要地概括了上述转化含义，从而是企业档案与一般性的企业文件和其他企业活动的记录区别开来。（4）企业档案是各种文献载体形式是多种多样的 ，除纸质文件外，还有特殊形式的记录载体，如照片、缩微片、录像带、计算机软盘、光盘等，椰油一些以实物形式的材料也被纳入企业档案的归档范围，比如证书、奖品（奖章、奖杯等）、印章、产品样品（如纸织布样、地质矿样等）。2、建筑安装企业档案及其特点建筑安装企业是只从事土木建筑和设备安装工程施工的企业，通常包括建筑公司、工程公司、建设公司等。建筑安装企业档案则是只在上述企业活动中产生的档案。建筑安装企业的产品是各种厂房、矿井、港口、机场、铁路、桥梁、管线、道路、住宅以及公用建筑等建筑物、构筑物和各种设施，其企业活动的主要目的是形成各种生产性和非生产性的固定资产。同制造企业相比，建筑安装企业的活动有几个重要特点：一是生产的流动性；二是生产对象的单件性；三是生产周期的长期性；四是企业行业行为的法律制约性。因此建筑安装企业档案也相应地呈现以下特点：生产技术档案为主体且档案即为产品所有者的竣工档案，成果档案具有双重性；由于建筑无、构筑物等主要产品的使用较长，合同类档案一般具有长远的保存价值等等。三、企业档案工作的内容企业档案，从广义上看有两大部分组成：企业档案业务管理工作和企业档案行政管理工作。1、企业档案业务管理工作企业档案业务管理工作是一库存档案为主要对象，由企业按照有关政策、法规和规章制度的要求在其内部进行的。它带有微观性、业务性的特点。这一工作是整个企业档案工作的主体部分、人们有时直接将其理解为狭义的企业档案工作。企业档案业务管理工作主要包括：（1）对企业文件工作的协助、监督与指导。对企业文件的形成积累、整理立卷和归档移交进行协助、监督和指导，维护归档文件的完整、准确，确保企业档案的初始质量。（2）企业档案的整理。对企业档案全宗进行科学的划分，对企业档案案卷进行分类编号及库存整序，实现企业档案的有序性、系统性。（3）企业档案的鉴定。通过严格的程序和方法对企业档案的保管期限及资产含量等因素进行评价，保证企业档案的精炼和重点档案的安全，维护企业的正当权益。（4）企业档案的检索。对企业档案文件进行著录与标引，建立企业档案检索体系，逐步实现自动化检索，保证企业档案利用的及时性、准确性，提高服务工作的效率。（5）企业档案的编研。对企业档案信息进行加工、浓缩与重组，通过编研成品的广泛传播交流，保证企业档案利用的针对性、主动性和有效性，提高服务工作的档次和水平。（6）企业档案的提供服务。通过各种服务的方式和手段，开展科学的档案用户分析及服务反馈控制，达到库藏信息与利用需求的有效结合，保证企业档案价值的实现。（7）企业档案的统计。建立档案统计指标体系，通过严格的统计程序和方法，保证业务数据的翔实和真实，为企业档案的日常管理和行政决策提供科学的依据。2、企业档案行政管理工作是以企业档案部门的人、财、物为主要对象，由各级档案行政管理机关、专业主管部门中的档案机构和各个企业，从不同的角度按照不同的职责来开展的，是对企业档案业务管理工作的管理。这一工作是整个企业档案工作的重要组成部分，它带有综合性、政策性特点。企业行政管理的工作内容主要包括：（1）统筹规划。对本企业的档案工作作出规划，确定长远方向和中近期目标，保证企业档案工作的可持续发展。（2）组织协调。搞好企业档案工作的内部协调和外部协调，正确处理宏观与微观的关系、“块块”与“条条”的关系、局部与全部的关系、内部建设与外部建设的关系，求得思想上的一致和行动上的配合。（3）统一制度。根据企业档案工作的规律和特点，对其内容、要求、程序和方法作出具体的规定，并切实贯彻落实，提高企业档案工作的规范化程度。（4）实施监督。对企业及有关人员贯彻执行企业档案工作的方针政策、法律法规、规章制度的情况进行检查和监督，及时解决工作中的问题和缺陷。（5）业务指导。通过调查研究、总结经验、召开会议、业务培训、检查评比、提供咨询等多种方式，对企业档案工作中的有关业务问题进行具体的指导。四、企业档案工作的任务1、基本任务企业档案是企业生产经营及其他 管理活动的历史记录，是一种重要的信息资源。企业档案工作是维护企业的经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要工作，是国家全部档案工作的重要组成部分。建立健全企业档案工作，既是企业当前工作的需要，又是企业长远发展要求的；既是多快好省地进行生产经营、提高企业经济效益的重要基础，又是建设企业文化、推进企业的社会主义精神文明的重要内容。企业档案工作的基本任务是：认真贯彻档案法和有关档案工作的政策、法规和标准，科学地管理企业档案，积极地开发企业档案信息资源，及时、准确地提供企业档案，为企业的现实工作和长远发展服务，为党和国家的各项工作服务。2、完成企业档案工作基本任务的条件包括：建立、健全符合实际情况的行之有效的企业档案工作管理体制；设置与企业档案和档案工作发展相适应的档案机构；建设具有一定数量和较高素质的结构合理的企业档案工作队伍；制定有关企业档案工作的 一系列的规章制度、标准与规范；抓好企业档案的各项业务建设工作；配备比较完善的企业档案库房、设备及装具，提供比较充足的档案工作经费。如果没有上述条件，企业档案的基本任务就成了“空中楼阁”，难以落实。上述条件齐备，企业档案的基本任务就会得以顺利完成。既要把企业档案工作的基本工作任务作为着眼点，更要从完成档案工作基本任务的条件方面着手。3、完成企业档案工作基本任务的手段（1）行政手段。是指通过行政命令、规定，贯彻落实党和国家有关企业档案工作的方针政策和法律法规，推行各种有效的企业档案管理的方法与措施，对企业档案工作进行行政监督。（2）法律手段。是指建立、健全企业档案工作的法规体系，按照档案法和其他法律法规的规定，依法制档，维护企业档案工作的正常秩序，使企业档案工作做到有法必依、执法必严、违法必究。（3）经济手段。是指贯彻物质利益的原则和按劳分配的原则，将企业档案工作的有关要求纳入企业相关部门和人员的经济责任制之中，通过物质奖惩的办法激励和推动企业档案工作的健康发展。（4）宣传教育手段。是指宣传党和国家关于企业档案工作的方针政策和法律法规，宣传本企业有关档案工作的规章制度，宣传企业档案在企业发展中的重要作用，增强企业有关部门、有关人员的档案意识和参与、支持企业档案工作的自觉性。（5）指导咨询手续。是指按照有关政策、法规、标准等的规定，为企业单位的有关部门和人员通报情况，“穿针引线”，答疑解惑，交流经验，提供具体的指导和咨询。上述手段的实施，是为完成企业档案工作基本任务的这一总目标服务的。同时，这些手段之间不是彼此孤立的，也不是相互对应的，在企业档案工作中通常需要综合运用。五、企业档案工作的管理体制是指企业对其本身的档案工作进行管理的内部体制，包括企业档案工作的领导关系、企业档案工作机构的设置及其职责、企业档案工作人员的配备等方面的内容。它是企业内部管理体制的一个重要方面。1、企业在档案工作建设和发展上的职责（1）把企业档案工作列入本企业发展和规划之中，统一组织制定本企业的档案工作发展规划和计划；（2）根据本企业发展的需要设置适宜的企业档案工作队机构，建立、健全本企业内部的档案工作网络，配备精干高效、结构合理的企业档案工作队伍；（3）确定分管本企业档案工作的企业负责人，并明确其职责；（4）大力推进企业档案工作的制度化、规范化，认真组织对本企业档案工作的基本规章制度的审查和批准；（5）为本企业档案工作的正常运转提供物质基础，保证企业档案工作所必需的经费和库房、设备等基本条件。2、企业档案工作的领导一个企业的档案工作，要贯彻执行集中统一管理原则，要正常运转和健康发展，就必然涉及到企业内部管理中的各种因素，各种关系。要理顺和协调和好这些因素与关系，企业负责人的认识和决断起着举足轻重的作用。特别是一些直接制约企业档案工作正常开展的关键因素，如机构、人员、制度、库房、设备、资金等，都只有靠企业负责人才能解决。企业负责人的重视和支持，已成为做好企业档案工作的一个关键环节。所以国营企业档案管理暂行规定明确指出：“企业档案管理涉及生产活动和党、政群等各个部门，应有一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日程，作为考核企业领导人政绩的一部分”。乡镇企业档案管理暂行规定也要求：“档案工作应由一名副厂长（副经理）分工领导，并列入企业工作议事日程”。作为企业的档案部门和档案人员，应当加强对企业档案工作的宣传，用事实说明企业档案和企业档案工作的重要作用，以争取企业领导的支持。作为企业的负责人，特别是分管档案工作的企业负责人，应当不断强化档案意识，切实担负起领导的职责，定期听取汇报，认真检查企业档案工作情况，及时研究和解决档案工作中存在的问题，成为企业档案工作者的紧张后盾。3、企业档案综合管理企业档案综合管理，从总体上讲，是指按照企业档案工作的集中统一管理原则，净一个企业形成的各种门类、各种形式的档案材料由专门设立的综合档案工作队机构进行统一的归档保存、分类整理和开发利用。具体来说有以下几方面涵义：（1）企业档案工作要实行归口管理，由专门设立的综合性的档案工作机构来对本企业的档案工作进行整体控制；（2）在本企业的档案工作中要统一制定规章制度，无论对何种门类、何种形式的档案材料，都要统一执行企业档案工作的基本制度；（3）在企业档案工作中，要牢固树立整体观念，把各种门类、各种形式的档案作为一个有机整体来看待和管理，在基础工作中要对企业的全部档案实行统一分类编号，改变各管一摊、自成体系、互不关联的模式；在利用工作中要强调企业档案信息资源的全面开发和综合利用，逐步建立企业档案信息网络，充分发挥企业档案整体的功能和作用。4、企业档案工作机构和企业档案工作者（1）综合档案室的主要任务：（综合档案管理办法中已明确规定）（2）企业档案工作者：要搞好企业档案工作，就必须发挥人的主观能动性，必须建设一支思想伤风过硬、具有较高业务水平、群体结构合理的企业档案工作队伍。热爱档案工作，正确对待名利，热心服务，努力学习档案业务知识、现代科学技术常识、管理科学知识及法律知识等，提高档案人员的组织管理和办事能力。在层次上，高级、中级、初级人才应按小、中、大的比例组成金字塔型的档案人员群体结婚，分别承担不同内容及要求的业务工作；在年龄上应老中青结合，改变人员偏老的情况，增强活力，保证企业档案的长期发展；在来源上，除管理型人才外，还应充实一定数量的专业技术人员，负责有关专业的档案信息的研究与开发。保持企业档案工作队伍的相对稳定。第二章 企业档案管理运作一、现代企业文件的形成和积累1、企业文件的形成企业文件的形成是文件工作的起点和基础。企业文件的形成质量是各职能部门通过质量体系认证的必要条件。因此文件形成不仅是各职能部门的管理职能，同时它又是档案部门必须加以重视和给予指导的工作内容，随着科技进步和时代发展，对企业文件形成的关注程度必须进一步提供。（1）企业文件形成工作的要求：遵循规律：企业文件是在企业开展各项活动过程中，由职能部门依据工作需要，遵循严格一定的科学程序和工作规律而自然形成的。现代企业是在市场经济制度下从事独立生产经营活动的经济实体，它所从事的全部活动，贯穿于从经营决策、产品开发、研制生产到销售服务、取得 反馈信息的全部过程，其中每一次活动都要依据一定的客观规律，有计划有步骤地进行。例如企业的经营决策必须按照以下程序进行：搜集信息资料、确定经营目标、提出可行方案、方案的评优选定、决策方案的实施、反馈信息的收集等。在市场环境发生变化时，又要重复上述决策过程，制订新的经营决策，以适应市场经济和立足市场的需要。在每次活动的各个不同的工作阶段，都会形成反映该阶段活动内容的文字记载，即企业文件，因此说企业文件是有规律地自然形成的。真实客观：企业文件的形成，真实、客观地反映了企业活动的面貌，不允许有人为的篡改和虚假的内容。企业文件是企业现行活动的写实，它要全面、系统、真实、客观地反映企业的面貌。它既可作为记载和考核企业活动是否达到预期目标的见证，又可利用已形成文件对各项企业活动予以指导、监督和控制，还可在发生经济纠纷时作为提供法律诉讼的有关凭证。因此企业文件的真实性直接影响到企业各项管理工作的顺利进行和对企业自身权益的合法保护，另外企业文件的真实性要求实际上也是企业通过质量认证的起码条件。在国际质量标准中规定，企业的每一项活动，都要“写成文件”，上至企业的质量方针、质量体系运行的程度和规程，下至各项活动的控制方法、质量记录等。都要有文字记录。这些被“写成”的文件，必须是真实的、准确的，绝不允许有与企业活动不符的虚假的数据信息，否则只会给企业千万贻误和带来损失。质量符合标准：企业文件不仅有现行利用价值，而且其中绝大部分对今后工作有长期参考的借鉴价值，需要归档保存，因此企业文件的形成要有严格的质量标准。外在和内在的两种表现，外在表现包括：记录载体（如纸张、光盘、磁盘）是否安全可靠，记录方式（如书写、磁盘记录、光盘刻录等）是否合格、耐久等，内在表现包括：记录格式、内容是否标准，数据信息是否真实有效等。在文件形成过程中，知心朋友对文件质量实施有效控制，编制文件控制程度。（2）企业文件的形成渠道：在市场经济下，现代企业已不再是封闭的内向性管理模式，而是面向市场和用户的开放型的经济实体，一方面除生活、技术活动在企业内部完成外，其他活动如原材料和设备的选 购、人才引进、市场调查、产品销售、用户反馈等均需由企业伸向外部的触角部门来完成，另一方面即使完全由企业内部完成的活动，也要及时接收外产听信息，如专利技术、产品动态、国内外科技情况、国际市场经贸信息等，并据此适时调整企业内部的产品开发和科技研究方向，以适应市场竞争的挑战。企业内部生活经营及管理部门：这是企业文件的主要形成渠道和部门，他们主要提供在企业内部各次生产经营活动及管理工作中形成的信息文件。这类文件记录了企业人、财、物等资源状况及生产经营活动的基本数据信息，可以作为从事生产经营活动的原始记录，证实企业达到了相应的质量标准要求，是构成企业文件质量体系的主要部分。企业物质采购、经营销售及服务部门：这是企业内部和外部的接口部门，他们不仅要形成本部门工作的实际情况，例如合同、计划等，还要及时了解用户服务、同行业竞争等方面信息，并将这类信息洪成本企业可以利用的信息文件 ，供企业领导层及管理层作为制订经营决策的主要依据。国家或地方的贸易、金融、投资、情报部门：这些部门虽不在企业编制范围之内，但他们掌握了企业所处宏观环境的全部信息，包括经贸、财物、技术等方面的情报信息，这部分信息是企业决策必不可少的重要依据。企业必须通过相关部门设置专人从事这类信息的收集的工作，并将其形成企业文件。2、企业文件的积累企业文件的积累是避免文件散失、损坏，维护其安全、完整的必要手段。积累的方式：职能部门、档案部门（或办公部门），职能部门积累是指由文件的形成或经办部门形成文件的统一积累，并由专人负责保管。比如党政管理文件 ，一般由企业办公（秘书）部门积累，生产经营文件，一般由生产经营管理部门积累，科技文件一般由原形成的科技部门积累，这种积累方式便于各职能部门形成和经办的文件的日常利用，是较为普遍采用的一种方式。档案部门或办公部门积累：指由档案部门或办公部门对企业文件实行统一积累和保管，这种方式主要用于企业规模较小，职能部门和人员较少，或文件使用范围较为广泛的情况下。二、现代企业文件的整理与归档1、企业文件的整理企业文件的整理是归档的准备工作。通过整理，将在企业各项活动中形成和积累的文件系统化，把它们分门别类地按照其形成规律与特征，恰当地组织成若干保管单位案卷，并编制目录以备检索，使之构成一个具有整体联系的企业文件管理系统。档案部门应给予重视，并指导、协助各职能部门做好这项工作，以确保归档工作的质量。企业文件种类别之间如何区分？以文件的记录内容作为区分的主要原则：从记录内容看：以记录党群工作和行政事务管理活动为主要内容的，构成了党政管理类文件，以记录科技生产活动为主要内容的，构成科技类文件，以记录生产经营活动为主要内容的，构成了生产经营管理类文件，从信息性质上看党政管理类文件多属于静态的、历史的信息；科技类文件多是指导现实生产和科研活动的信息；生产经营管理类文件则不仅是现实信息，而且具有动态性及一定的情报性（比如市场调查文件）。因此以文件记录内容作为区分的主要原则比较实用和相对可靠。以文件的形成部门作区分的参考方法：在企业内部，各职能部门担负着不同的任务和职责，在分工负责的活动中所产生和形成的文件也各不相同。技术和生产部门从事并分工负责科技、生产活动，主要形成以科技内容为主的科技文件；党政管理部门从事党群工作和行政管理活动，主要形成党政管理文件；生产经营管理部门从事生产经营活动及其管理工作，主要形成生产技术管理和经营管理文件。在进行种类文件区分时，以职能部门为参考原则，可以使文件的区分与档案的收集工作相结合，用来区分那些单纯从内容上比较难以区分的文件。以保持种类文件的系统性为最终原则。比如科技文件具有成套性的特点，党政管理文件常有来文和复文。2、企业文件的案卷组织案卷是指一组具有有机联系的企业文件的集合体。为方便保管起见，同一案卷中的企业文件应具有相同的密级和保管期限，并在一定的数量范围内，由档案部门提供的标准的保管单位卷、册、袋、盒来组织。组卷的方式比较多，主要的有按问题（同一问题为一卷或数卷）、名称（会议记录、统计报表）、按时间（同一时间形成或反映相同时间内容）、地区（产品市场、用户材料）、收发文机关（报告、批复）、作者（同一作者形成的科研成果）、结构（事物内部基建子项目）、专业（基建工程的图样文件可按建筑、结构、通风、水暖、电气等不同专业分别组卷）。案卷的组卷方法是在实践经验的基础上，不断积累和探索而产生的。在具体应用时，应根据企业的客观情况，选择能保持企业文件的有机联系，又方便管理和利用的方法，也可以选择两、三种方法结合组卷，比如经营管理类文件可以采用问题文件名称或文件名称时间两种方法结合，或问题文件名称时间三种方法结合进行组卷。卷内文件的排列：按时间、问题每个问题的文件中再按时间顺序、按作者、按地区、按重要程度、重要文件在前，次要文件在后，文字在前，图样在后，按反映对象的结构隶属关系排列：如基建工程设计的总体布置图在前，子分包图居中，平、立、剖面图和大样图在后，按文件形成的逻辑关系：复文在前、来文在后，正文在前、附件在后。3、案卷的编目案卷的编目是以案卷为对象，通过一定的形式，系统整理的成果，揭示案卷内文件内容与成分的工作，它是在企业文件归档前，由各职能部门从事案卷组织的同时进行的，是文件整理工作的一项重要内容。编页（张）号、填写案卷内文件目录、填写备考表，填制案卷封面等。编而（张）号：是指案卷内排列好的文件按顺序编上页（张）号，以固定它们在案卷内的位置、明确卷内文件的数量，便于保护和查找利用。通常在文件的右上角或右下角编注阿拉伯数字以示其页（张）号，如果文件中已编有错误！链接无效。，可以另外编号。填写案卷内文件目录：是详细登载内每一份文件情况的表格材料，对于管理和利用案卷有重要作用。主要登录项目有：序号是指该份文件的字号，所在页号该份文件在案卷中的页码或页码区间，责任者文件的编制单位或个人，日期该份文件的编制时间，备注是指应说明的其他问题。对于科技文件而言，如果有图样目录或文件目录、可尽量利用原目录。填写备考表：用来说明案卷内文件在归档前后的基本情况及其变化的表格材料。内容分二部分：一部分是根据文件整理、归卷过程中的问题，对该案卷内文件情况的基本记载和说明，在归档前由各职能部门填写，并注明组卷人及组卷时间以示负责。另一部分是在移交后及归档后管理过程中，各有关该案卷变化情况的登载和说明，由档案部门的有关人员负责填写，备考表放在卷内文件的最后，它是记录案卷移交过程的交接凭证，一方面明确双方的责任，另一方面便于保管人和利用者更好地掌握案卷情况。填制案卷封面：是以一定格式概要介绍案卷内文件的内容、成分和形式特征的一种工具，它起着保护卷内文件和指引查找利用的作用。内容有：全宗名称企业名称，文件的形成单位、全称、类目名称全宗内分类方案的第一组类目名称，如党群类，案卷标题又叫案卷题名，指案卷内文件的综合名称，主要包括作者、主题和文种（管理类文件）或项目名称，内容特征和文种（科技类文件）三个基本部分，也可在中间加上卷内文件所共有的其他特征，卷内文件所针对的时间、地区等，要求能简明、准确地揭示与反映案卷内文件的内容、性质特点，卷内文件页数卷内文件的总页数，卷内文件起止日期卷内文件的开始和终止日期，保管期限案卷的保管期限，全宗号、目录号、案卷号指案卷的隶属编号，应与档案编号相同。4、企业文件的归档企业文件在完成现行使命后，应由各职能部门将在本部门形成的、具有 保存价值的部门整理后移交基层档案阅读集中保存，这项工作称为归档，归档工作是企业文件向档案转化的关键，为保证归档工作的质量以及归档文件的准确、完整、系统，必须建立现代企业文件归档制度，归档制度是企业各职能部门进行归档工作的标准与规范，又是基层档案部门协助、指导各职能部门做好归档工作的基本依据。归档制度通常包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续等内容。归档范围：正确划定企业文件的归档范围是保证企业档案齐全完整、符合质量标准要求的关键环节和重要措施，因此归档范围是归档工作的核心内容。确定的主要依据是：在企业文件完成现行使命后是否具有长远保存和继续使用的价值。凡是直接记述和反映本企业生产经营和科技活动面貌、具有现实和长远查考价值的企业文件，均应列入归档范围，也就是说，列入归档范围的企业文件必须：一是在本企业活动中直接形成，二是在当前或一定暑期内具有依据凭证作用，三是对企业具有长远的历史查考价值。归档时间：归档时间是指办理企业文件归档交接手续的时间。在现代企业中，各类文件有着不同的形成规律和现行利用期限，归档时间过晚，文件长期散失在各部门或人员中，不利于安全保管，有可能丢失重要的文件；归档时间过早，有可能影响各职能部门对文件的现行使用，对企业政党业务工作的开展产生不利因素。一般地：A按年度归档：对一般管理类文件 ，通常按年度接收归档，对于活动周期较长或年度时间特征较强的科技文件也常采用这种方法。B按活动结束时间归档：一项基建工程结束后归档。C按工作阶段归档：形成周期过长，需几年乃至几十年完成的产品、科研或工程项目，因为文件数量庞大，通常可以按各项活动的工作阶段将其接收归档。D随时归档：对一些机密性较强的文件（如人事文件）、调查研究或从外单位收集来的文件等，为避免丢失或泄密，通常采用随时归档的方法，以确保企业档案的完整与安全。归档份数：归档份数指同样一件文件应归档几份。确定合理的归档份数既可满足长远的利用需求，有效地保护企业档案的安全，又可避免浪费，给企业造成损失。应考虑：一是文件的重要性，二是文件的利用率，三是某些专门需要。通常只归档一份，重要的利用比较频繁的文件应适当增加归档份数。归档要求：归档要求是指对企业文件将近归档工作的基本要求，是确保归档工作质量的重要措施，A企业文件的交接归档工作应由各职能部门与档案部门共同完成：职能部门进行初步整理成案卷后向档案室移交，档案部门给予必要的指导与协助，B必须保证归档文件 质量：档案部门对各职能部门移交的企业的内在和外在质量进行检查和验收，然后再办理归档手续。需归档的文件内容要真实，信息要准确，书写清楚，包装要良好，同时要以载体质量和记录方式规定相应原质量标准。档案部门要严把质量关，对不符合要求（质量）的，要限期改正后再接收归档。归档手续：档案部门在进行质量检查合格后，还需办理一定的交接手续，以示负责并备考。A科技文件应编写归档材料简要说明，并经项目负责人审核签字。说明的主要内容，项目情况（包括名称和代字），任务来源和依据，任务实施情况，项目水平、质量和效益等，本项目科技文件的完整、系统、准确情况，本项目负责人和参加人分工情况，归档材料整理人，说明书撰写人姓名和撰写日期等。B填写归档文件移交清单：这是企业文件交接归档的原始凭证，一般填写一式二份。在办理文件移交归档手续时，交接双方职能部门和档案部门按清单移交点收，并在签字和注明日期后双方各留存一份，以备查考。三、企业档案的整理与保管1、企业档案的分类指企业档案实体的分类。国家档案局1991年7月颁布的工业企业档案分类试行规则将企业内的全部档案分为十大类：党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工。党群工作党务工作、组织工作、宣传、统战、纪检、工会、共青团、协会工作等。行政管理行政事务、公安保卫、法纪监察、审计工作、人事管理、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等。经营管理经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、产品销售、企业管理等。生产技术管理生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、档案和信息管理等。产品按种类或型号。科技研究按课题性质或课题设置，（内容上侧重于产品的开发与改进或生产过程、生产工艺的革新、以应用研究为主）。基建按工程性质或工程项目。按性质保分为“生产性设施”，“生活福利设施”，“公用设施”，“其他设施”等，按工程项目设置多少项工程设多少个类目。设备仪器按种类或型号。会计档案类会计凭证、会计帐簿、财务报告、其他。干部职工指企业职工的个人人事档案。设科技人员、职员、工人、离退职工、残废职工。档号的编制，档号是企业档案部门在整理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，某一企业档案的档号建立后，就成为存取该档案的标志。页码是确定每份文件在案卷内的具体位置，档号是确定该案卷在全宗档案中的位置，都具有唯一性，行业标准DA/T13-94档号编制规则，将档号结构分为三种。全宗号案卷目录号案卷号件、页号，全宗号类别号案卷号件、页号，类别号项目号案卷号件、页号，根据企业档案具体情况，综合上述几种结构的优点，企业档案的档号结构可概括为：全宗号类号（分类号）案卷号件页号。2、企业档案的保管（1）企业档案保管，是指对已整理入库的企业档案进行妥善的维护，创造适于保护企业档案的条件与环境，健全有关库房管理的规章制度，建立良好的企业档案库藏秩序。二方面任务：一是维护企业档案实体的理化状态和内容的安全性，进行科学的预防和及时的抢救，避免和减少自然因素或人为因素对企业档案的损害；二是维护企业档案实体的秩序状态，进行科学的整架排序，使企业档案库藏始终井然有序。企业档案保管是企业档案部门一项经常性的业务工作，这项工作不是简单的“看摊守摊”，而是有着完整而科学的业务内容的；A日常性的保管和保护工作；温湿度的观察监测、库房清洁、库房的安全保卫和企业档案的入柜上架整理等。B预防性的保管与保护工作：防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染、防盗等而采取的维护措施。C抢救性的保管与保护措施：对破损或载体变质的企业档案进行修补、复制等。D条件性的保管与保护措施：主要指库房的规划建设与使用、企业档案装具的挑选及设备的购置与维护等。（2）企业档案保管的物质条件与防护措施：A企业档案库房：档案库房建筑设计规范的有关规定为依据，如没有条件新建库房的，在将办公用房用作档案库房时，应进行必要的改造，尤其要注意：库房应选择干燥的楼层，不宜放在地下室、顶层或平房之中。应远离民用住宅、远离易燃易爆物和污染源，减少不利因素对企业档案的威胁。库房的门窗应坚固、密闭性好、能有效地防尘。库房应与办公室、阅览室、晒图室等隔开。库房应具有安装空调、去湿机等有关设备的条件。B企业档案装具：装具是指用以存放档案的柜、架、箱。有木制装具和金属装具之分，金属装具有利于防火防虫、且较美观，在实践中应用更多。可分为组合档案柜和密集架，密集架不仅防火、防光、防尘的性能良好，而且可以节省档案库房的空间及库房建设的费用，但它对地面承重能力的要求较高。在选择时，可以根据库房空间的大小、档案数量的多少、楼板的坚固程度及企业的经济实力来确定。C企业档案保管设备：企业档案保管设备一般是指具有固定资产性质的配置在企业档案库房及有关业务用房内的各种技术设备。有很多种类，如空调、去湿机、防火报警器、灭火器、缩微拍照设备及缩微品阅读器、防盗报警器、闭路电视监控设备、消毒无菌设备、企业档案进出库的搬迁工具等。D企业档案的防护措施：防火：企业档案的制作材料大多是易燃物质，防火问题事关重大，一方面配备效果良好、数量充足的消防器材，如灭火器、消防栓等，经济条件较好的企业可安装烟雾报警器和自动灭火装置，另一方面，要建立严格的防火制度和消防器材的使用管理制度，库房讷严禁吸烟和使用明火，明确火灾抢救的分工，定期对库房进行消防检查，消灭一切火灾隐患。防潮、防高湿：不适宜温湿度影响企业档案制作材料的耐久性，加大其他不利因素对企业档案的危害程度，因此防潮、防高温、控制和调节温湿度，对企业档案的保护具有重要作用。湿度1424，相对湿度45%60%，特殊载体档案应做特殊处理。措施：一是通过减少库房门窗、设置两道门和过渡间、密闭窗户等措施、防止和控制库外的高温高湿影响库内，二是温湿度监测和控制调节设备，加强温湿度的监测，及时降低库内的高温、高湿。防虫、防鼠：有害昆虫对档案的危害相当大。在高温、高湿情况下，害虫繁殖很快，直接威胁着企业档案的安全，只要控制好温湿度、保持清洁、在库房柜架上放防虫剂、入库前将档案进行消毒，同时要经常进行检查，一旦发现虫害应及时治理，老鼠会对企业档案造成严重损害，库房内尽可能杜绝老鼠生存和繁殖的条件，禁止堆放食品及杂物，库房墙壁应坚固、平滑，档案柜架应与墙壁保持一定距离，发现老鼠后尽快采取措施予以消灭。防火：自然和人工光等对档案本身有损害，特别是紫外光，具有强烈的光化作用，对档案破坏性很大。基本方法：尽量减少光照时间，避免阳光对档案的直接照射，所以库房要开窄窗、安装窗帘，库房内应对灯光加以控制，灯上可加灯罩，无人时及时灭灯。防尘防污染：灰尘成份复杂，损害表现一是物理破坏，使档案字迹模糊不清，损坏纸张纤维，二是化学破坏对档案本身产生腐蚀作用，三是生物性破坏向企业档案传播各种细菌，防尘问题重要的是一定要保持库房和装具的清洁卫生，库房周围适当种草、植树、进行绿化，以防风沙和尘土。防污染是指防止有害气体对档案的破坏。库房应远离污染源，并具备较好的封闭功能，及时通风、净化空气。柜架的排列自门口从左到右统一编号，档案排列从上到下。四、企业档案的鉴定企业档案的鉴定是指按照一定的原则与方法，科学地判定企业档案的价值，确定其保管期限；并通过严密的程序，对档案进行定期检查，将已失去保存价值的档案予以销毁的工作。确定应保存的档案及其保管期限，是在档案形成前期进行的，先由各职能部门在档案部门的协助下，对应归档材料进行鉴定，确定其完整性、准确性和保存价值，然后按价值大小确定其保管期限，后部分工作由档案部门完成。档案保管期限表：档案保管期限表将档案的来源、内容和形式特点用表或册的形式予以列举，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是档案室进行档案保存价值的鉴定工作以确定档案的保管期限的依据和标准。国家档案局档案保管期限表永久、长期、短期保管期限表由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等几部分。条款：一组类型相同的档案文件的名称或标题。保管期限：据种类档案的保存价值确定的，1987年12月4日国家档案局关于机关档案保管期限的规定，定为永久、长期（1650年左右），短期（15年以下）。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保存，凡是反映本单位一般工作活动、在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料列为长期保存，凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料列为短期保管，如一般事务性文件。五、企业档案的检索与编研1、企业档案的检索是指将企业档案的各方面信息，利用一定的方式和途径，从馆（室）藏中索取出来，向利用者提供服务的一项工作。按检索途径可分为人工检索和计算机检索两大体系。常用的手工检索工具：a案卷总目录依照归档时间或案卷排架顺序进行系统登记编制而成的目录，它是企业档案库藏情况的一种目录，又在一定程度上起到辅助检索的作用，是企业档案的总登记，以适应案卷保管、鉴定、统计等工作的需要。总顺序号归档时间案卷题名档号份数页数编制密级保管期限备注年月日单位日期B案卷分类目录以案卷为对象，按照企业档案实体分类的整理顺序，进行以类别为单位的系统登记排列、编号而成的目录。一般以企业档案的大类为基本单元，每一个大类设置一个分类目录，既反映了库藏档案的分类整理成果，又对检索利用起到辅助作用。C专题目录如人事任免专题、职称评定、获奖工程专题等。计算机检索：相应的设备与软件，键入相关主题词即可检索到。2、企业档案的编研编研材料应以室藏档案为基础，首先了解需求、熟悉家底，围绕中心工作，供企业领导和职能部门管理人员使用，作为经营决策和日常管理的依据。A大事记按时间为序简要地记载一定历史时期发生的重大事件要素：历史背景、时间、地点、人物、经过、产生的影响（结果）。范围：领导视察、本单位重要决策、各项中心工作，媒体上重要的宣传报道、灾难性事件、基本建设项目落成等。要求：突出中心内容、文字简洁B全宗介绍以文章叙述的形式介绍和揭示全宗内档案的内容、成份。组成：立档单位沿革：成立的时间、地点、性质、职能、隶属关系、所辖区域，内设机构情况。档案工作基本情况：建档时间、分类、数量。全宗内档案内容与成份：主体部分，按类介绍也可按卷介绍，一般是混合介绍，C组织机构沿革系统地记载一个机关、地区或专业系统的组织机构或人员编制体制的变革情况。内容：单位的历史概况：成立时间、依据、办公地点、名称。性能、职能、任务人员编制情况：干部职工人数内设机构的设置情况内设机构的负责人单位主要工作成绩D基础数据汇编以数据的形式来反映一定地区或某一方面的情况。来源：统计年报表。通过对专题性的（如全面、业务、行政、人事等）数据分析，找出规律。E发文汇编把本单位全年内的发文、按文号进行汇编。F法规文件汇编把上级成文机关所颁发的法律、条例、方法、决定等法规性文件，按一定的选题汇集成册的汇编。G会议文件汇编把重要会议产生的具有查考利用价值的文件汇集成册的汇编。H获奖工程汇编将获奖工程的开工时间、建筑面积、竣工时间、获何奖项等内容汇集成册，图文并茂。I人才流动、重大事故汇编等。J会议简介时间、地点、主持人、参加人员、会议简要经过、结果或决议。K年鉴一年一本，按年出版发行，是知识密集型的、权威性的工具书。内容：概况、大事记、重要文件汇编、统计资料（人事、业务）、编合篇、附录、前言（材料来源、人员等）第一章概述、第二大事记、第三章业务经营数据。设备更新和技术改造信息汇编、基本建设概况统计、企业史志、重大外事活动、优秀人物、电网线路图集、设备选购手册、材料供应手册。六、企业档案的利用服务1、档案出借：企业内部用户注意：在同一时间内，对同一用户出借档案的数量应予以适当的控制，不宜过多；二是不向用户出借与其职能活动无关的企业档案。外单位人利用的规定保密、查阅制度：借阅范围：人事会计档案不外借、珍贵档案不借原本借阅时间借阅数量借出档案的保护催还和续借手续2、提供复制件3、阅览服务开辟阅览室，供利用者直接查阅利用企业档案，有阅览室和一定的设备。4、信息公布通过向社会、企业公布档案及其加工材料信息，实现为用户服务的方式。这是企业增加凝聚力、扩大社会影响、提高知名度的一种有效方法，可以通过展览或陈列介绍企业发展状况（注意原件的安全保护），也可以内部打印分发（如企业周刊），可以将档案汇编资料公开出版向社会发行，可以向媒体单位提供宣传介绍企业生产经营状况的资料，也可以进行目录交流（对内交流，可以向企业其他员工揭示企业档案信息的内容和成份，促进其利用档案，对外交流，可以宣传企业档案信息资源情况，介绍企业科技成果情况，促进成果的有偿转让）。5、咨询：咨询服务是指企业档案人员以档案信息为依据，以口头或书面形式，为用户解答有关企业档案状况或有关企业生产技术、管理状况的一种服务方式。6、制发档案证明服务：为企业人员提供有关职称、奖励情况、参加工作时间、工资级别等方面情况；为司法部门审理土地所有权案件提供产权证明材料。注意：应据档案原件注明出处及编写方法，不得根据主观认识擅自解释有关档案内容，加盖印章后方可使用。所制发的档案说明，只是真实地反映某种事实在档案中的记载情况，而对事实本身，不具有下结论的权力，更不能赋予用户以某种权利。第三章 实际操作一、党群行政类档案按“年度问题保管期限”组卷程序：分类划分保管期限对卷内文件进行组合排列编页号编卷内目录、备考表装订填写案卷封面排列案卷编制案卷目录。案卷各部分排列：案卷封面卷内文件目录文件备考表封底二、科技档案产品类（工程类）、基本建设类、设备仪器类1、工程类档案按招投标、进场施工直至工程创优全过程进行组卷基建类档案从工程立项直到工程创优、改、扩建全过程组卷设备仪器档案按单方设备从设备购置、安装调试、运行、维护修理直至报废装盒：分装订不装订两种：图纸不装订外面套盒，文件材料装订外面套盒卷盒封面卷内目录文件材料图纸备考表盒底盒内文件材料的排列：文件材料在前，图样在后。蓝图见光后要褪色，采用盒装，其折叠方法：图面折到里面，从下往上折以A4（297210）纸为标准，再从右往左以210的方法像手风琴一样折，折好后都要求看到图标栏，往下翻个三角再打号。折图纸时二、三张上折，二、三张就要下折，显得美观，以免大肚皮，295208的纸片做模子，折图时就方便了。2、基本建设类：工程项目或建筑项目同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。基本建设方面文件材料的整理，同样要遵循企业档案分类的基本原则，要将单项工程作为文件 材料整理的基本范围，从工程立项到工程设计、施工、竣工单项工程作为文件 材料整理的基本范围，从工程立项到工程设计、施工、竣工验收和工程创优过程的文件材料，凡是涉及本单次工程的文件材料，都要一并进行整理。（一）有关工程建设的前期：项目的立项批准文件、计划任务书、设计任务书以及其他有关协议、合同和委托书等，工程项目的环境调查、地形地貌、水文、地震等基础文件材料、工程占地、征地、拆迁工作的各种原始工作数据等。（二）有关工程设计施工阶段：工程总体规划、技术设计、施工设计、施工批准文件、工程施工招投标文件、城市规划红线图、开工报告、工程图纸会审纪要、施工组织、施工方案、施工日记、隐蔽工程记录、原材料及构件出厂证明、质量鉴定和试验报告、设计变更、材料代用核定、事故报告、交工验收记录、施工财务概算等。（三）有关工程项目竣工验收阶段：工程竣工验收报告、竣工图、工程财务决算资料、工程质量评审材料、工程现场验收记录、竣工验收决议文件等，竣工图必须加盖竣工章8050工程竣工图施工单位名称编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理（四）有关工程的设备、仪器安装：施工安装记录、质量检查、焊接试验记录、探伤检查记录、强度、密闭性试验报告、隐蔽工程检查验收记录、设备仪器安装系统调试记录等文件材料、统一按单项工程的运行生产流程进行整理，工程竣工后移交设备仪器大类进行整理归档。工程设备仪器施工安装的基础土建部分文件材料，按生产流程整理归入基本建设类。设备仪器与建工程很难截然分开的，都按基建整理，各种与设备连接的管道统一归基建大类整理。（五）有关工程的涉外文件材料整理：工程涉外的询价、报价、投标、合同、协议、议向书、洽谈记录、工作备忘录等材料，围绕工程建设出国考察收集的材料、设计过程有关来往电函、国外设计文件、设备和原材料到货开箱验收记录，商检和设备储运材料，国外现场技术人员提供的文件材料。3、设备仪器类：职能部门收集整理好后于次年6月前移交档案室。同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。就是要求设备仪器文件材料整理，要在遵循企业档案分类基本原则和分类方法的基础上，要求具体按单台设备仪器来整理其从购置到安装、运行、维护修理全过程的文件材料。（一）有关设备仪器购置阶段：购置申请和批准文件、购置资金申请、购置洽谈订货签约、人员培训材料、设备仪器到货开箱验收记录、随机文件材料和商检、储运文件等。（二）安装调试、运行维护阶段：安装调试记录，设备仪器验收报告