IT资产管理制度

IT资产管理制度2011年11月目 录1目的32范围33IT资产相关定义与分类33.1 IT资产相关定义33.2 IT资产的分类44IT资产硬件类管理44.1 IT资产硬件类管理中涉及的相关操作类型44.2 硬件类入库验收规定54.3 硬件类资产库存管理规定54.4 硬件类资产使用申请规定64.5 硬件类资产的借用规定64.6 闲置硬件类资产的回收与发放规定74.7 硬件类资产的转移84.8 硬件类资产转交管理84.9 硬件类资产报废规范94.10 硬件类资产的改造升级规范105耗材类资产管理115.1. 耗材资产范围115.2. 耗材资产管理流程116. 软件资产管理146.1. 软件资产范围146.2. 软件分类146.3.软件资产管理过程中的相关规定146.4. 相关责任界定157. IT资产盘点与对帐167.1. 盘点的方式167.2. 盘点人的指派与职责167.3. 资产对帐规定178罚则179附则171目的为加强公司IT资产的有效管理，实现长效管理，使IT资产管理更加规范化，特制定本制度。2范围本制度适应于公司所有划分为办公IT资产的管理。3IT资产相关定义与分类3.1 IT资产相关定义（1） 本制度所称IT资产主要包括为保证员工正常办公而配备的个人PC机与笔记本及配套软件、为构建办公网络环境而购置的网络设备、以及为保证办公网络系统持续管理而购置的相关软件、配件、耗材与工具等，包括资产性支出固定资产部分和费用支出非固定资产部分。（2） 本制度所称受益人主要是指IT资产的实际使用者，通常为员工个人，也可以是多个使用者中的代表，受益人对所使用的办公IT资产负有直接的保管责任。（3） 本制度所称主管部门主要是指由公司授权负责代为管理IT资产的部门。主管部门负责所有库存IT资产的直接保管和登记以及在使用中的办公IT资产的维护与使用监督等责任，本制度中规定主管部门为技术保障中心IT支持部。3.2 IT资产的分类IT资产类别类别细分说明主管部门硬件类终端办公设备PC显示器、PC主机、笔记本电脑IT支持部网络设备路由器、交换机防火墙、HUB等IT支持部办公类服务器打印服务器、公司办公类服务器等IT支持部耗材类配件硬盘、内存、网卡、显卡、主板、CPU等IT支持部耗材键盘、鼠标、风扇、光驱、软驱、网线和电源线以及电源插座等IT支持部软件类个人办公使用办公必用软件、办公辅助软件IT支持部服务器使用操作系统软件与服务器应用软件等办公必用软件IT支持部综合使用网络管理软件与财务软件等办公辅助软件IT支持部4IT资产硬件类管理4.1 IT资产硬件类管理中涉及的相关操作类型IT资产硬件类属于资产性支出的固定资产部分。在IT资产硬件类管理过程中，不同阶段会出现资产的入库验收、库存管理、使用申请、借用、转移、报废等操作。以上所有操作都必须严格遵守相关操作规程方可执行。4.2 硬件类入库验收规定（1） 本制度中所称硬件类入库验收是指主管部门接收到行政部按采购申请单采购的个人电脑等IT硬件类资产后，办理资产入库前对相关资产进行的资产清点、外观检查等查点和核实的过程。（2） 在资产入库验收时如发现所验货物与装箱单等不符或设备外形出现严重变形，主管部门负责人有责任将验收结果反馈给行政部门，由行政部门负责处理退货或更换等事宜。（3） 主管部门在取得相关IT资产并验收完之后在发放给受益人之前依其类别和科目与财务部门达成统驭关系予以分类粘贴资产编号标签。（4） 所有经过验收后入库的资产均由主管部门负责保管，如出现由于保管不利而造成的资产遗失、人为损坏等情况，主管部门将承担主要责任。（5） 主管部门在办理完入库验收工作后，必须对所有入库资产进行登记，填写验收、入库、出库登记表。4.3 硬件类资产库存管理规定（1） 本制度所称硬件类库存管理是指主管部门在资产经过验收入库到资产分配到受益人这段时间内对库存资产进行管理的过程。（2） 对于入库的个人PC机与笔记本，主管部门负责进行软件初始化工作，检查或安装办公必用软件、系统补丁与软件补丁等。（3） 资产主管部门应根据验收、入库、出库登记表中的信息，随时掌握库存情况，对某些类别的应保证一定库存量的硬件类资产应急提出采购申请。（4） 存货的放置应力求整齐、集中、分类存放等。4.4 硬件类资产使用申请规定（1） 本规则中所称硬件类资产使用申请是指采购申请提交人在物品到货入库后，由受益人向主管部门提出使用意向后，主管部门按照采购申请单进行资产发放，同时领用人填写IT硬件类资产领用申请单的过程。（2） 主管部门必须严格按照最初的采购申请单进行发放，并针对发放的硬件类资产填写验收、入库、出库登记表。4.5 硬件类资产的借用规定（1） 员工个人或部门在由于业务需要而暂未申请采购或已提出申请但所申请采购的硬件类资产未能及时到位时都可以向主管部门提出硬件类资产借用申请。（2） 所有借用操作都必须由受益人向主管部门提出借用申请并同时提交借用申请单，由主管部门根据库存情况进行安排；如申请人已与某一受益人达成共识，对方可暂时让出申请人所需之硬件类资产，申请人也必须向主管部门提交借用申请单，经过必要的签字和资产核实等规程后，由主管部门具体安排借用事宜，同时核对已粘贴在资产上的资产编号，并在验收、入库、出库登记表进行登记。（3） 除主管部门外，任何受益人都无权出借硬件类资产或安排出借硬件类资产事宜。（4） 如借用时间较长，则应考虑发生在借用期间的折旧问题。（5） 主管部门的硬件类资产登记台帐应反映出借用部分，保证使用权和其它权限的清晰明确。4.6 闲置硬件类资产的回收与发放规定（1） 本制度所称闲置硬件类资产是指由于员工离职、升迁、调动或办公服务器原有应用需求取消带来的空闲硬件资产。（2） 当部门或中心由于以上原因出现闲置硬件类个人PC机时，资产管理人员负责上报主管部门，由主管部门进行回收，并在验收、入库、出库登记表中进行相关登记。（3） 闲置类硬件资产回收后，主管部门将根据评估其性能等，并记录闲置类资产台帐中，根据以后的需求情况进行再次发放和调控，投入再使用。（4） 对于回收的硬件类资产在进行再分配原则上遵从哪回收分配到哪的原则，如回收的硬件类资产分配到不同的部门或中心，则此部分回收的资产分配参照资产转移规范进行操作，并在资产转移登记表中进行登记。4.7 硬件类资产的转移（1） 员工由于工作调动或业务需要等原因，而引发的资产在不同的部门之间转移时，硬件资产受益人所在中心的资产管理人员必须督促受益人提交资产转移申请单，必须在得到主管部门以及财务的确认认可后方可发生转移行为。（2） 资产转移申请单一式两份，资产管理人员留底一份，主管部门签署意见后留底一份，同时在资产转移登记表中进行登记。4.8 硬件类资产转交管理硬件类资产的转交主要发生在终端办公设备的使用过程中，主要发生在员工与员工之间的一种行为。是指原有终端办公设备在一定程度上已经无法满足某一受益人的需求，而此受益人将此终端办公设备转交给另一受益人使用或主管部门的过程。（1） 原受益人在进行终端办公设备中的PC机转交之前是必须经过主管部门的同意，由主管部门做好登记后就可进行；如转交设备属笔记本，如转交后不产生新的采购申请，则主管部门同意并做好登记后即可，如转交后产生新采购需求，则必须提交转交申请单，由经过必要的审批后方可执行。（2） 转交只允许发生在同一部门之内，或发生在某一受益人和主管部门之间，否则将作为资产转移处理。4.9 硬件类资产报废规范4.9.1. 本制度规定办公IT硬件资产的报废采用两种方式，即主动报废方式和被动报废方式。4.9.2. 被动报废方式是指当硬件类资产受到严重损伤且简单维修无法恢复使用时，其价值明显减少的情况下应提交申请报废。此外这种报废还包括已经满折旧年限且无法维持正常工作的硬件类资产部分。被动报废方式是通常意义上的报废方式，相关报废规定如下：（1） 主管部门按照规定提交相关报废申请，由财务或行政部门安排报废，并由财务作相应的会计处理。（2） 报废的发起人为IT支持部，个人无权申请报废。（3） 报废时主管部门必须填写报废申请单，同时在报废登记表中进行登记，反映已经报废的那部分资产。（4） 报废的编号不重新使用。4.9.3. 主动报废方式是指硬件类资产由于使用时间的增长，作为办公平台所能提供的性能、效率、可靠性和稳定等已经很难满足公司办公的最低端业务的需要时，由主管部门根据资产本身的性能指标分析并结合受益人的意见，提请对硬件类资产的报废。主动报废方式是从办公效率和新业务需求等角度去主动地做适当的淘汰。主要操作规范参照被动报废方式的相关规范4.10 硬件类资产的改造升级规范4.10.1. 硬件类资产的改造升级可分为两种：主动升级和被动升级。4.10.2. 本制度中所称被动改造升级适应于涉及面和代价较小的改造升级部分，主要作如下规定：（1） 当硬件类资产原有的配置经主管部门确定确实不能满足现有的需求，但仅作少量投入就可以达到需求标准时，则受益人可以申请对相关的硬件类资产进行改造升级。（2） 在进行硬件类资产改造升级过程中，增强其能力和延长其使用年限的部分应计入该硬件类资产的价值中。对于替换式升级则应计算其差价部分，如做增加式升级则直接计算增加部分的价值。如仅做维修以维持使用效果的费用应计为一般性费用支出。4.10.3. 本制度中所称主动升级主要是从公司IT资产管理的整体角度出发，全面调节和配置公司IT资产，达到改造升级和节省在投入的目的，主要规范如下：（1） 主管部门根据掌握的全公司的IT硬件类资产的配置、性能和使用时间 长度以及使用部门的需求等信息，从主管部门的角度在多个中心或部门间安排资产的转移，转移的相关操作见本制度第4.7条中的相关规定。（2） 在主动升级过程中，主管部门的职责是提出主动改造升级的可行性方 案，并提交相关申请，经必要的审批和确认后执行。（3） 在进行主动升级过程中，最后被淘汰的硬件类资产将按报废方式处理或拆整为零的方式投入在使用。5耗材类资产管理5.1. 耗材资产范围本规则中所称耗材类资产主要是指PC机与服务器等设备的主要配件和相关耗材。5.2. 耗材资产管理流程在耗材类的管理过程中主要涉及耗材类的采购申请、入库验收与库存管理、分配管理、修理和报废等操作。5.2.1.耗材类的采购申请规定（1） 耗材类中的配件部分采购申请主要由受益人根据其使用的PC机或服务器配件的性能状况等提出更换或升级需求，经主管部门确认后由其部门主管提出采购申请。另外主管部门可根据公司平时配件的损害统计，申请采购一定的配件作为库存，以应付日常故障维修的需要。（2） 耗材类中的耗材部分的采购申请原则上全部由主管部门负责提出，采购数量和规格以日常的消耗情况为依据。（3） 采购申请遵照公司的相关采购制度执行。5.2.2. 耗材类的入库验收和库存管理（1） 主管部门在办理耗材类入库验收时必须按照采购清单进行详细资产清点、外观检查等核实与检查的工作。验收完成后由主管部门相关责任人填写验收、入库、出库登记表。（2） 在资产入库验收时如发现所验货物与装箱单等不符或设备外形出现严重变形、损坏时，主管部门负责人有责任将验收结果反馈给行政部门，有行政部门负责处理退货或更换等事宜。（3） 主管部门在取得相关资产后依其类别依其入库的先后顺序编写顺序号并填写验收、入库、出库登记表，做好登记。（4） 耗材类中的所有类别都划为费用支出部分，不算入资产支出部分，不进行资产编号和粘贴标签。（5） 资产主管部门应根据库存情况编写和更新验收、入库、出库登记表，准确反映耗材类中配件与耗材的库存情况。（6） 存货的放置应力求整齐、集中和分类并置标志牌。（7） 所有经过验收后入库的资产均由主管部门负责保管，如出现由于保管不利而造成的资产遗失、人为损坏等情况，主管部门将承担主要责任。5.2.3.耗材类的分配管理规范（1） 配件中由受益人申请采购的部分，由主管部门办理入库验收和相关登记之后依采购申请单分配给具体的受益人，并填写验收、入库、出库登记表；由主管部门统一申请采购的部分在主管部门办理好入库验收后，由主管部门作为库存进行管理，根据日常维护的需要进行发放。分配时受益人必须填写配件使用申请单。主管部门必须在配件发放登记表中进行发放登记。（2） 耗材由主管部门办理入库验收后，由主管部门作为库存进行管理，其中耗材中的一部分由主管部门根据各中心的实际需求，以批量的方式发放给各中心的资产管理人员，按中心进行批量登记，受益人根据客观需要到各资产管理人员处进行领取，资产管理人员在耗材领用登记表上进行领用登记。（3） 主管部门每两周负责对耗材类的使用情况进行一次统计，跟踪库存情况和耗材类的使用情况，并及时补充库存。（4） 所有耗材类资产在分配过程中，都必须遵从以旧换新原则，回收的耗材类资产由主管部门根据其性能部分投入在使用，不能使用的部分参照耗材类报废规定进行处理。5.2.4. 耗材类报废规定（1） 本制度中所称耗材类报废非严格意义上的固定资产报废，只是一个广义上的报废概念。（2） 当耗材类因自身损耗严重或受到严重损伤且简单的修理也无法恢复使用时，可以由主管部门提请报废。此外报废的耗材类还包括因性能落后已无法满足工作需要而被淘汰下来的部分。（3） 对于无法继续使用的原价值在两百元以上的耗材类按规定提交报废申请单申请报废，由公司统一进行折价出售等处理并作相应的会计处理。6. 软件资产管理6.1. 软件资产范围本制度所称软件资产是指公司根据业务实际需要而采购的相关办公软件，包括操作系统、办公平台软件和开发平台软件等软件构成的那部分资产。其上所指软件资产不包含那部分未购买版权而只是付一定费用以换取一定时段使用权的那部分软件。6.2. 软件分类从业务需要的角度出发，将公司使用软件分为三类：（1） 办公必用软件：计算机操作系统、Office等等对办公环境或个人办公来说都是所必须依赖的最基本的那部分软件；（2） 必要软件：oracle,tomcat,weblogic等等与核心业务有密切关系的、业务化需求表现较强的那部分软件；（3） 非必要软件：并非办公所必需的或与公司办公无多大关联甚至毫无关联的那部分软件。6.3.软件资产管理过程中的相关规定6.3.1. 软件采购申请规定软件采购申请由主管部门以部门或中心为单位进行统计，将公司各中心或部门需求汇总后统一提交采购申请。统计表单和相关申请流程单见附件。采购的软件支包括办公必用软件和办公辅助软件两类软件。6.3.2. 软件的入库验收和库存管理软件采购完成到货后，主管部门负责软件的验收工作，验收完成后由主管部门做好软件库存管理登记，随时掌握软件资产的库存情况。6.3.3. 软件资产发放办法（1） 主管部门在发放PC或服务器时必须完成办公必用软件的安装和初始化工作；（2） 主管部门负责批量发放办公辅助软件，软件受益人自行安装，管理可以提供安装和配置等方面必要的技术支持等。对于以上两种软件，主管部门必须做好发放登记和统一管理。6.4. 相关责任界定（1） 主管部门负责所有办公必用软件的初始化安装和重新安装，任何未经软件主管部门同意所进行的办公必用软件的初始安装行为和重新安装行为非公司行为而均属个人行为，由此引发的一切后果与将公司无关。（2） 主管部门负责统计各中心或部门所需要的办公辅助软件的采购需求，统一采购和发放。办公辅助软件的安装由各中心或部门按采购上报人进行针对性发放，由软件受益人自行安装。任何未经上报需求的个人不得私自安装具有同类型的非采购范围内的软件，否则均属个人行为，由此引发的一切法律后果将于公司无关。（3） 公司任何个人不得私自安装非免费的非必要性软件，否则均属个人行为，由此引发的一切法律后果将于公司无关。（4） 主管部门负责每月进行一次软件使用情况抽查，将抽查结果反馈给相关行政部门，以便形成有效监督。7. IT资产盘点与对帐7.1. 盘点的方式（1） 年中(终)盘点：盘点的范围包括存货盘点和已发放财产盘点，这种盘点方式有主管部门和财务部门于年中(终)时，实施全面的清点一次。（2） 季度抽点：主要是主管部门抽样检查。（3） 主管部门有义务根据财务部门的专项需要配合随时实行盘点。7.2. 盘点人的指派与职责（1） 主盘人：由财务部门指派人员担任，负责实际盘点工作的发起、推动和实施工作；（2） 盘点人：由财务部门指派人员担任，主要负责点计数量以及盘点数据的整理与报告的编写等工作；（3） 协点人：由主管部门指派人员担任，负责盘点过程中资产的分布指引。7.3. 资产对帐规定主管部门每个月末给财务提供一个硬件类资产新增、借用、转移、库存和报废方面的报告，由财务进行对帐。8罚则（1） 对所保管的资产有盗卖、调换或化公为私等营私舞弊者，将赔偿同等金额并报送人事部门做相应的处理，情节严重者将保留追究法律责任的权利。（2） 如受益人在未提交以上相关条款规定的申请单并得到必要的签字确认，擅自转移、拨借或人为损坏不报而事后被查实者，将视情节严重或造成的影响程度做出扣罚不等的奖金相应的处理。（3） 主管部门或受益人由于未尽责任或由于过失而导致资产被窃、损坏等情形，事后必须追究责任。（4） 主管部门在执行IT资产管理制度的过程中，发现任何违反本制度以上条款规定的行为，都有权对此行为提出警告或将相关人员名单提交人力资源部，由人力资源部按情节严重程度做出相应处罚。9附则本制度自发布日起正式实施 。