大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究

大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究 摘要随着大数据时代的到来，将大数据技术运用到事业单位的档案管理工作是现代化事业单位管理改革的必然开展趋势，能够实现对传统档案管理工作的优化与整合，促进事业单位档案管理模式的不断创新与开展。本文立足于当前事业单位档案管理的现状及面临的困境，结合大数据技术的特点，对如何将其应用在档案管理具体工作中进行了探讨。关键词大数据技术；事业单位；档案管理2021中圖分类号D630.1；G275.9文献标识码A文章编号1673-0194202118-0-02随着互联网技术的飞速开展，信息全球化趋势已悄然到来。人们的工作和生活方式发生了巨大的改变，事业单位档案管理工作迎来了新的开展机遇与挑战。从我国事业单位档案管理的现状来看，受大数据的影响，我国事业单位档案管理逐渐朝着信息化的方向开展，并在实践中取得了一定的开展成果，提高了档案管理质量与管理效率，促进了我国事业单位档案管理快速开展。1大数据时代档案管理面临的挑战从我国事业单位档案管理模式来看，普遍运用传统的档案管理模式，该模式下的档案管理理念与现代化思想之间具有较大的差距。在传统理念下的档案管理工作是由档案管理人直接对档案资料进行整理分类，并做好相应的标记，为后期查询工作提供便利。随着大数据时代的到来，在现代化信息理念的影响下，产生了大量的数据信息，增加了传统档案管理的信息量，并存在档案信息交叉现象，运用传统档案管理理念、管理流程已无法迎合现代化档案管理的需求，导致现代化事业单位档案管理工作无法顺利开展。保存方法提出了新的标准与要求从目前数据信息的管理方式来看，受现代化信息技术的影响，电子信息记录与储存方式已经代替传统的纸质档案管理方式，实现对文字信息、图片信息、音像信息的数字化储存与管理。通过运用电子信息储存方式能够优化传统档案管理模式，实现档案信息的多元化储存，为档案管理工作带来极大的便利，使档案储存、查询工作能够顺利开展，有效节约了储存时间、提取时间。标准大数据技术需要运用计算机技术、移动通信技术等现代化信息技术开展相应的信息操作工作，整个操作过程具有较高的复杂性、系统性、交叉性与互补性，档案管理人员在管理过程中一旦出现一点失误，均会对档案信息管理工作带来极大的负面影响。为确保大数据时代事业单位档案管理工作能够顺利开展，需要不断提高档案管理人员的专业技能，提高档案管理人员的业务素养，使档案管理人员能够正确使用大数据操作技术，确保档案管理的质量与效率。2事业单位档案管理当前面临的困境缺乏合理性从我国现阶段事业单位档案管理的情况来看，大数据技术并没有很好地应用在档案管理工作中，档案管理信息化开展得不全面，特别是在档案信息资源开发与利用环节，尚且存在诸多不合理的现象。从国家档案资源管理角度分析，没有实现档案管理的信息化，将会对大数据时代的档案管理模式带来不利影响，无法实档案管理的全面化、系统化、一体化，进而会影响档案管理的可持续开展。在事业单位开展的过程中，档案管理对其开展具有直接影响，不利于对档案信息进行合理开发、科学利用。相关研究显示，将大数据技术应用在档案管理工作中，能够实现档案管理的现代化、信息化与一体化，全面整合档案管理的各项信息与资源，实现事业单位档案资源共享，优化国家体制配置，为档案管理工作提供一个良好的开展空间与应用平台，实现档案管理的精细化、科学化与合理化，简化了档案管理流程，提升了档案管理工作的质量与工作效率。缺乏平安措施从我国事业单位档案管理的实际情况来看，档案管理具有极强的私密性，涉及众多社会公民的个人隐私，然而档案管理人员在开展档案管理工作时并没有重视档案信息的私密性，导致档案信息的私密性较差，为档案信息管理工作埋下了严重的平安隐患。尤其是档案信息涉及诸多重要的内容，需要管理人员对其进行严格保密，不可出现信息外漏的现象。国家事业单位员工对国家建设与开展具有积极的促进作用，个人信息泄露将直接威胁事业单位员工的人身平安、财产平安。为此，国家事业单位在开展档案信息管理工作时，应重视信息内容管理，落实各项平安管理工作。然而，我国事业单位在开展档案管理工作时，并没有全面落实平安管理职责，对信息管理不够重视。尤其是在纸质答案转化成电子档案的过程中，受诸多外界因素的影响，导致档案缺失，影响档案信息的完整性与平安性。此外，电子信息主要利用计算机系统开展管理工作，一旦开展档案管理的计算机遭受黑客入侵，将会出现电子档案信息泄露等现象。3大数据技术在事业单位档案管理中的应用为积极应对大数据时代为事业单位档案管理带来的机遇与挑战，实现档案管理工作的现代化、信息化与一体化，图书馆首先需要从管理理念与管理方法入手，将信息化管理理念与传统管理理念结合起来，使事业单位档案管理人员的思想能够协调统一，紧跟时代开展潮流，树立长远开展眼光，提供多种途径提升档案管理的质量与管理效率。从我国事业单位档案管理的实际情况来看，受我国传统档案管理理念的影响深远，尽管传统档案管理方式在实际应用中具有一定的优势，但是该管理方式与现代化社会开展之间有出入，无法实现对档案信息的快速管理与整合，信息化进程相比照较缓慢。为此，事业单位在开展档案管理工作时，应从档案管理信息化的目的入手，注重结合传统管理理念与现代信息化管理理念，充分发挥传统档案管理和现代信息化档案管理的优势，不断提高档案管理的质量与效率。事业单位首先应做好员工的培训工作，定期对事业单位档案管理人员开展相关培训，使档案管理人员能够正确使用信息化硬件设备及软件技术，根据实际情况选用合理的信息化管理技术，使传统管理与先进管理能够协调统一。例如，我国很多图书馆的管理就是传统档案管理理念和现代管理理念的结合，当人们想要到图书馆找一本书时，可以先到图书馆的电脑上查看这本书的具体位置，然后再根据阅览室里书架上的标签进行查找，这样不仅节省了时间，也提高了效率。事业单位在开展档案管理工作时需要提高对档案信息资源平安管理的重视，落实各项平安管理工作。在大数据时代，我国事业单位的档案管理工作不断得到完善与整合，实现纸质档案向电子档案的有机转化，增强了档案馆的全面性、统一性与协调性。为此，事业单位在开展信息化档案管理工作之前，首先应做好纸质档案的管理工作，防止纸质档案丧失，并对纸质档案进行加密处理，提高纸质档案的私密性。其次，档案管理人员在开展信息录入工作时，应严格按照纸质档案中的各项内容，准确无误地将档案信息填到信息档案中，实现纸质档案到电子档案的真实转化，提高电子档案信息的准确性、可靠性与真实性，防止信息录入错误给后期管理与使用工作带来不必要的困难。再次，档案管理人员在完成档案录入工作之后，应严格落实纸质档案管理工作，不可将纸质档案随意丢弃，为后期档案管理、档案使用提供可靠的理论依据。最后，档案管理人员应提高对电子档案管理工作的重视，在计算机系统中安装具有可靠性、平安性的安保设备，及时对破坏电子档案系统的信息进行抵御与处理，提高电子档案信息的平安性与可靠性，防止电子档案信息出现泄露现象。为加大电子档案信息的开发力度，提高信息技术在事业单位档案管理中的应用率，需要深入挖掘档案信息中的各项资源，提高档案信息的利用率和档案信息管理质量，不断完善电子档案管理体系。从电子信息技术在档案管理中的实际应用来看，信息化的档案管理模式比传统档案管理模式更加快捷、简单，能够在较短的时间内完成档案录入、分类、管理、查询和运用等工作，极大地提高了档案管理的效率与管理质量，充分开发档案资源，防止档案信息浪费。例如，在写一篇文章时，只要在网上输入这篇文章的关键词，那么和关键词有关的文字记录都可以在网上找到，然后可以根据自己的需要进行挑选。但是如果只是查找纸质资料，那就会加大工作量，毕竟在看纸质资料时需要逐字逐句进行浏览，从而会看到大量的无用信息，降低了寻找信息的效率。与此同时，档案管理信息化能够丰富档案信管理模式，将文字信息、图像信息、声音信息、动画信息等多种信息方式结合在一起，优化档案管理方法，使档案信息具有完整性、一体性与系统性。4结语大数据有效推动了我国事业单位档案管理的信息化、现代化与一体化，优化了档案管理方式，提高了我国事业单位档案管理的质量与效率，使我国事业单位档案管理工作能够紧跟时代开展的潮流，在最大程度上能够满足现代化档案管理的各项需求。主要参考文献【1】王程程，穆佳桐.大数据背景下档案管理价值提升策略研究J.兰台世界，20215.【2】张欣.解讀大数据时代下档案管理的价值提升J.理论观察，20211.【3】周耀林，朱倩.大数据时代我国数字档案馆的建设与开展J.信息资源管理学报，20212.