关于统一邮件书写规范

关于统一邮件书写规范的通知各位同事，大家好：为统一邮件文化，提高办公效率，提升内外形象，现将邮件书写规范要求明确如下：一、 邮件主题1、 主题要求简单明了，与邮件内容相对应，不能出现空白的主题。2、 对方回复邮件时，应根据邮件内容适当修改标题，不要RE内容过多。3、 主题格式：【 】+主题内容【 】里的内容为邮件的性质，通常情况下【 】内的性质划分如下： 工作报告或汇报【汇报】 常规的事务往来【沟通】 需要进行通知的事宜【通知】 知识的传递【分享】 需要收件人批复【请批复】 申请类邮件，依据申请性质【费用申请】【调账申请】 需要收件人反馈【请反馈】 资料的传递，无需反馈【请查收】二、 邮件的称呼和问候语1、 邮件的开头要称呼收件人，在多个收件人的情况下可以称呼大家、Dear all。2、 邮件开头都要有问候语，最简单的写一个“您好！”。3、 结尾常用“祝好！” “Best Regards”等，若是尊长应使用“此致，敬礼！”。4、 称呼与问候语的格式 称呼要在第一行顶格写。 开头问候语在称呼换行空两格写。 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利” “敬礼”为再换行顶格写。三、 邮件的正文内容1、 邮件正文要简明扼要，行文通顺，不要出现让人晦涩难懂的语句。2、 根据收件人与自己的熟悉程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质的不同，选择适当的语气和表述方式，多用请、谢谢之类的语气词。3、 如果事情复杂，最好使用1、2、3、4列几个段落进行清晰准确的说明，保证邮件内容的简短干练。4、 对于重要信息可以通过改变颜色、加粗等合理提示。5、 正文格式 每一段落前都要空两格，句子结束时要加合适的标点符号。 邮件正文字体统一设置为微软雅黑、五号字。四、 邮件的附件1、 邮件如带有附件，应在邮件正文提示收件人查看附件内容；如有多个附件，应对附件内容做简要说明。2、 附件文件应按有意义的名字命名，最好能概括附件的内容。3、 附件数目不宜超过4个，数目多时应打包压缩成一个文件。五、 邮件的签名1、 邮件末尾必须加上签名，签名采用统一标准格式，字体微软雅黑、五号字。详情如下：姓 名公司名称部门联系地址： 联系电话： E-mail： 2、 设置方式：（以Outlook为例）“文件”“选项”“邮件”“签名”“编辑签名”六、 邮件的发送1、 发送邮件时，主送人为必须知悉该邮内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。2、 代表本部门与其他部门联系工作时，应得到本部门负责人授权，发送邮件时抄送本部门负责人；根据岗位职责与其他部门相关责任人联系重要工作时，应同时抄送对方直接上级。3、 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件被人，确定需要引用的内容部分。对同一收件人不同主题的邮件，应新建邮件，而不是直接回复。