第4章信息管理的全过程

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第,4,章 信息管理的全过程,思考,:,1.,谈谈,CIO,应该具备怎样的素质。中国的,CIO,的前途怎样,?,2.,信息管理的物理过程应包括哪些活动？,关于课程的学习,开课强调,：,认真,思考 参与,交流,授课内容学习：,系统思考,整体观点，注重联系，,理清思路，缕出线条,课程的全局：概念、原理、方法、过程、应用,内容间联系：各种概念间、不同应用领域间等,可勾画出知识结构图,/,表,重点归纳,读书、提炼,重点内容的讲授、讨论不惜浓墨重彩；提问、作业,分析、整理、判断、精化 精髓,综合提升,概括、飞跃,温故而知新；学习的目的在于提高（积累、表达、能力）；注重学习内容和过程的收获,进一步考虑,思,有心、思考,勤,勤劳、努力,记,记忆、记性,志,理想、抱负,例,：韩国总统李明博,从穷孩子到韩国现代公司执行总裁、再到总统，非凡的成长经历的背后是非凡的付出。,“,我的,12,年等于,24,年,”,。,第,4,章 信息管理的全过程,信息管理的实质在于管理过程。但信息管理过程并没有统一、固定的模式。我们按大致的时间过程进行讨论。,基本环节有四个,形成一个闭环。,4,1,信息需求与服务,为什么要进行信息资源管理，为什么要建设信息系统？,归根到底，是为了满足人们生存与发展的需要,信息需要。,美国心理学家马斯洛著名的人的,7,个需求层次：,生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要、求知需要、求美需要、自我实现需要,。,需求层次逐级上升。,同样，人的信息需求也永远不会停止。,4,1,信息需求与服务,一、信息需要,1.,信息需要的特征,广泛性：人类实践活动是广泛的。,凡事皆需要信息，每人皆有信息需要。,社会性：人是社会的细胞，人的信息需求与社会密切相关。,人离不开社会环境和社会活动。,发展性：社会是发展和进步的。人的信息需要不断扩大。,多样性：一个人,属于不同角色；不同人,关心的问题前差万别；事物、活动、因素具有多样性。从而导致信息是多样化的。,4,1,信息需求与服务,2.,信息需要的结构分析,信息需要的结构可以分成两种：,层次结构；内容结构。,（,1,）信息需要的层次结构,信息需要可分为,2,类,认识到的和未认识到的。,信息需求,：认识到的信息需要。,现实需求,：认识到且表达出来的信息需要。,潜在需求,：认识到而未表达出的信息需要（,只可意会,）。,信息提问,：用户向信息服务机构提出的信息需求（,书面、口头,）,。,4,1,信息需求与服务,2.,信息需要的结构分析,（,2,）信息需要的内容结构,用户的信息需要主要表现为两大类：,对信息的需要（最终目标）,目的：了解情况，增长知识，进行决策，解决问题。,信息内容,：某领域针对问题求解的特定信息（本质）,信息类型,：多种多样,数据、事实、知识；图书、期刊；文字、图形、图象等。,信息质量,：准确、可靠、完整、全面，而不是错误、模糊、零散、片面,信息数量,：适度，方便用户有效地消化吸收（防止信息过载）,4,1,信息需求与服务,2.,信息需要的结构分析,（,2,）信息需要的内容结构,对信息服务的需求,由于信息激增，致使用户个人获得信息的能力有限，需要专门的信息机构提供帮助。,服务方式：检索、咨询、复制、借阅等。,服务设施：设备、场所等。,服务质量：要求是多方面。如适时性、针对性、经济性、易用性、方便性、可获取性等。,4,1,信息需求与服务,二、信息服务,有广义和狭义之分。,狭义的信息服务,：,以信息产品形式，及时、准确地传递给特定用户。由专职信息服务机构提供，也称信息提供服务。,广义的信息服务,：,各种信息劳动，以产品或劳务形式提供。指信息服务产业范围内的所有活动,。,信息服务的三个基本要素：,信息产品、信息用户、信息服务者。,其中，信息服务者是信息产品和信息用户的桥梁。,4,1,信息需求与服务,二、信息服务,1.,信息服务的原则,（,1,）,针对性,。特定的时间、特定的用户、特定的信息需要。（,如研究人员、学生,）,（,2,）,适时性,。强调选择恰当的时机，在用户最需要时传递给用户（,不早不晚,）。,（,3,）,精炼性,。精心筛选，简明扼要，浓缩性强。（,满足用户解决问题的需要为前提,）,（,4,）,方便性,。注重可近性、易用性，消除用户的陌生感和不信任感（,对用户友好性,）。,（,5,）,效益性,。用户：投入,产出效益；信息服务机构：费用,效益（,互利共赢为原则,）,（,6,）,竞争性,。信息服务市场竞争日益激烈。,（,机遇与挑战并存,）,4,1,信息需求与服务,2.,信息服务的主要方式,（,1,）文献服务,场所,图书馆、资料馆、档案馆。（传统形式）,服务方式：阅览、借阅、复制等。,（,2,）报道服务,多种渠道：信息发布、展览演示、信息出版物（主要方式）。,信息出版物：,指信息机构对原始文献信息进行选择整序后形成的、用于宣传报道文献或文献线索的出版物,。,表,3.1,中国信息出版物分类表,检索类、报道类、研究类,（,3,）检索服务,狭义的信息检索：为用户找出并提供信息的过程（,查寻,）。,广义的信息检索：将信息按一定方式组织和存储起来，然后在用户需要的时候提供信息给用户。（,存储和检索,）,4,1,信息需求与服务,2.,信息服务的主要方式,（,3,）检索服务,检索服务方式：,定题情报服务（,SDI,）：系统方工作人员把用户信息需求转换成一定的检索式，存入计算机；检索系统定期为用户检索新文献，并及时提交给用户。用户可定期获得所需要的最新信息，及时掌握同类专题的动态和进展。（如半月,/1,月）,专题回溯检索（,RS,）：对数据库中的信息，查找一定时间范围内或特定时间以前的文献。,特点：查找信息的系统性，适于课题调研、成果查新等,。,4,1,信息需求与服务,2.,信息服务的主要方式,（,4,）咨询服务,咨询受托人帮助客户解决各种疑难问题的一种高级智能型信息服务。,（通常是一种有组织的智力劳动）,需要专业知识背景、实践经验、创新能力等。,咨询服务分为五大主要类型：,政策咨询；,管理咨询,；工程咨询；技术咨询；专业咨询。,（,认真阅读！,）,（,5,）网络服务,第,4,章 信息管理的全过程,4,2,信息收集与加工,信息收集,：,按照一定的原则、设计的程序、科学的方法，通过一定的渠道，对信息进行有计划、有步骤地吸收和汇集。,一、信息收集,1.,信息收集的原则,（,1,）,针对性,根据信息服务机构的性质、任务和服务对象，确定信息收集的范围和重点。,如综合性机构、专业信息中心、同行业的两个企业等，收集的范围和重点都有差别。,（,2,）,系统性,连续地、系统地收集和积累信息，保持信息的系统性、连贯性、完整性。,避免时续时断、支离破碎、不成体系。,（,3,）,预见性,密切注视科学技术和经济的发展水平、动向和趋势，随时留意新信息源和信息渠道的产生和发展，预测信息源的集散、增衰趋势，充分估计未来的信息需求，有预见地收集信息。,4,2,信息收集与加工,一、信息收集,1.,信息收集的原则,（,4,）,科学性,经常采用科学方法研究信息源的分布规律，选择和确定信息密度大、信息含量多的信息源。,（,5,）,计划性,事先制定比较周密详细的信息收集计划。包括时间、内容等。,2.,信息收集的基本程序,（,1,）明确目标需求，制定信息收集计划,目标需求，即要解决什么问题、需要哪些信息,（,2,）设计,数据结构,包括数据的类型、数据项,（,3,）信息收集,（,4,）提供收集结果,4,2,信息收集与加工,一、信息收集,3.,信息收集的方法或途径,（,1,）采购,一种经常性的、稳定的、系统的搜集和获取信息的有效方式。,许多公开出版的书刊、发行的数据库（根据公开发行的指南）。,订购、现购、邮购、委托代购等。,（,2,）调查,现场调查、访问、发放问卷、样品搜集等。,现场调查,可以获得第一手材料。,形式有现场会、展览会、实地考察、经验交流会等。,特点：详细、可靠、及时、直观。,访问调查,直接面谈、电话采访。,需事先拟定调研提纲，选好采访对象，预约采访时间。,通常应掌握一定的技巧，使对方愿意配合。,4,2,信息收集与加工,3.,信息收集的方法或途径,（,2,）调查,发放问卷,事先设计调查表，发给被调查者填写，并回收。,调查的质量和效果取决于调查表的设计质量、被调查者的配合程度、回收率高低。,样品调查,通过对某件实物样品的调查和分析，获取信息。,内容通常包括：样品存放线索的调查；样品获取方式，如购买、馈赠、租借、互换等；样品实物信息的获取，即通过拆卸、重装、测试、实验、观察和分析，从实物样品中提取信息。,（,3,）交换,不同系统和单位之间交换信息源（如出版物），互相补充和调剂。,交换的信息源多属于内部资料、非卖品。不通过中间环节。,4,2,信息收集与加工,3.,信息收集的方法或途径,（,4,）索取,对尚未发表的信息源，或不必通过购买即可取得的信息，可免费索取。,如，厂商推销产品：赠送产品样本、说明书、期刊、产品目录等。,又如，有的机构因职能变动、机构合并等，将全部或部分文献资料免费赠送给其它单位。,（,5,）检索,手工检索,通过采用各类检索工具获得信息源的线索。,计算机检索,联机、脱机、光盘、网络方式。其中，网络检索正在取代其它检索而成为主流。网上有各种类型的信息源。,4,2,信息收集与加工,二、信息加工,信息加工,：指对原始信息进行判别、筛选、分类、排序、计算、研究、著录、标引、编目及组织，而使之成为二次信息的活动。,1.,信息加工的基本过程,(1),信息的筛选和判别,对原始信息，可能有残缺模糊、拼凑、夸大等情况，需鉴别其真伪。,(2),信息的分类和排序,原始信息多为零乱、孤立状态。,分类、排序 规则、有序、系统化,(3),信息的计算和研究,分类、排序后的信息的,计算,、分析、比较、归纳，及推理判断更为系统、深刻、有价值。,4,2,信息收集与加工,二、信息加工,1.,信息加工的基本过程,（,4,）信息的著录和标引,按照一定的标准、格式，对原始信息进行特征描述和记载，再按一定的规律加注标识。,（,5,）信息的编目和组织,将著录和标引的结果，按一定规则编制目录，作为检索指南和查找工具。实际上，著录、编目均来自文献管理。,2.,信息加工的方式,信息加工与数据处理很难严格区分。,按照处理功能的深浅，可分为三类加工：,预处理加工,对信息简单整理；,业务处理加工,对信息进行分析，结果是辅助决策信息；,决策处理加工,进行统计推断，产生决策信息。,4,2,信息收集与加工,二、信息加工,2.,信息加工的方式,按加工处理响应时间，大体分两类：,实时处理型,将传递来的数据立即处理；,批处理型,将传递来的数据存起来达到一定的数量和时间后，再集中处理。,按计算机配置，可分为,集中式,和,分布式,：,集中式,将计算机放在指定位置，由中心计算机集中承担处理功能。,分布式,以统一规划为基础，将适当规模的计算机系统安装在多个部门，分别承担处理功能。,3.,信息加工的基本方法 （,自己认真阅读,）,附：成功的企业,优秀的企业重点强调的是,“,认真,”,成功的企业,善于,总结,美国企业管理学家戴明博士，使日本的制造业战后快速崛起。美国人问究竟教给日本人什么秘诀，他说,“,我告诉日本人，,每天进步,1,%,”,OEC,管理法是,“,Over all every control and clear,”,的缩写，即全面地对每人每天所做的每件事进行控制和清理，,“,日事日毕,”,，由日本企业所发明,海尔集团将,OEC,管理法运用到自己的企业生产管理中，并加以创新，增加了,“,日清日高,”,的内容,谢 谢,!,第,4,章 信息管理的全过程,上次课内容,:,4,1,信息需求与服务,4,2,信息收集与加工,第,4,章 信息管理的全过程,思考问题,:,1.,请举例说明信息服务的基本要素。,2.,管理咨询的主要内容有哪些,?,3.,简要解释信息的筛选和判别的基本方法,。,第,4,章 信息管理的全过程,信息管理